Penerimaan Peserta Didik Baru untuk sekolah negeri merupakan salah satu kebutuhan tahunan pada dunia pendidikan pada tingkat SD, SMP, SMA dan SMK. Jumlah daya tampung lembaga pendidikan negeri yang tidak sebanding dengan jumlah tamatan dari jenjang sebelumnya menjadikan seleksi calon peserta didik untuk lembaga pendidikan negeri mutlak diperlukan. Dinas Pendidikan Sidoarjo Provinsi Jawa Timur membuat sistem seleksi penerimaan peserta didik baru melalui sistem online dengan menggunakan metode perangkingan yang realtime untuk memenuhi kebutuhan tersebut pada jenjang SMP .

Aplikasi PPDB SMP Sidoarjo adalah sebuah aplikasi pendaftaran peserta didik baru untuk tingkat Sekolah Menengah Pertama (SMP) yang dilakukan secara online oleh calon pendaftar. Calon Pendaftar dapat melakukan pendaftaran dengan menggunakan PIN dan Username. Perankingan dilakukan secara realtime dan ditampilkan pada aplikasi sehingga pendaftar dapat melihat perankingan kapan saja dan dimana saja. Informasi mengenai jadwal pendaftaran juga ditampilkan pada aplikasi sehingga calon pendaftar akan menerima informasi secara up to date.

Sasaran dari pekerjaan ini yaitu mendapatkan Aplikasi Penerimaan Peserta Didik Baru Sidoarjo 2019 untuk tingkat SMP Sidoarjo dengan layanan prima, transparan dan akuntabel.

Maksud dan Tujuan

Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah untuk mendukung proses seleksi calon peserta didik tingkat SMP Sidoarjo pada tahun penerimaan 2019. Adapun maksud dan tujuan pembuatan aplikasi secara rinci, yaitu :

Dinas Pendidikan Kabupaten Sidoarjo dapat melihat rekap laporan penerimaan peserta didik baru dan sebaran jumlah pendaftar pada masing-masing SMPN di Kabupaten Sidoarjo sehingga perkembangannya dapat dipantau secara berkala;
Tersedianya aplikasi yang dapat mengelola penerimaan peserta didik baru di Kabupaten Sidoarjo baik secara digital dan terkomputerisasi;
Mengurangi pembiayaan dan pengeluaran operasional bagi para calon pendaftar, karena tidak diperlukannya biaya akomodasi ke SMPN tujuan untuk melakukan pendaftaran (Bisa melakukan pendaftaran di rumah masing-masing).

Sasaran

Aplikasi ini ditujukan untuk seluruh siswa lulusan SD yang memiliki Username dan PIN untuk mendaftar menjadi peserta didik baru di SMP Kabupaten Sidoarjo.

Nama dan Organisasi Pengguna Jasa

Dinas Pendidikan Kabupaten Sidoarjo Provinsi Jawa Timur

Sumber Pendanaan

Kegiatan ini diperkirakan membutuhkan biaya sebesar Rp. 400.000.000,00 yang bersumber dari APBN Pendidikan Dinas Pendidikan Kabupaten Sidoarjo tahun 2019

Lingkup, Lokasi, Fasilitas, dan Alih Pengetahuan

Lingkup

Ruang Lingkup kegiatan Pengembangan Sistem Informasi PPDB SMPN Kabupaten Sidoarjo Tahun 2019 yang harus dilaksanakan oleh Tim Pengembang terdiri atas enam tahapan sebagai berikut:

Perencanaan Dan Persiapan Pengembangan Sistem Informasi.
Analisis Dan Evaluasi Terhadap Sistem Informasi PPDB SMPN Kabupaten Sidoarjo tahun 2018.
Perancangan Sistem.
Pembangunan Sistem.
Pengisian data calon peserta didik baru oleh operator SD
Pelatihan Bagi Para Calon Pengguna Sistem (Orang Tua Calon Peserta Didik Baru).
Uji Coba Operasional (Lapangan).
Validasi Data
Penyusunan Laporan Dan Dokumentasi Sistem.

Setiap aplikasi yang dibuat, memiliki ruang lingkup. Adapun ruang lingkup aplikasi yang dimaksud disini adalah, batasan mengenai cara kerja atau hak akses dari setiap pengguna aplikasi. Adapun batasan-batasan yang dimaksud antara lain :

Aplikasi ini digunakan dalam lingkungan instansi Dinas Pendidikan Kabupaten Sidoarjo. Dimana Dinas Pendidikan Kabupaten Sidoarjo berperan sebagai administrator. Sebagai administrator, Dinas Pendidikan Kabupaten Sidoarjo memiliki hak akses untuk melihat semua rekap pendaftaran per jalur. Yang dimaksud “jalur” yaitu terdiri dari jalur Prestasi dan jalur Zonasi. Selain dapat melihat semua rekap pendaftaran per jalur, Dinas Pendidikan Kabupaten Sidoarjo memiliki kewenangan untuk melihat perkembangan pendaftaran calon peserta didik baru di tiap SMPN di Kabupaten Sidoarjo
Operator Sekolah Dasar memiliki hak akses untuk mendaftarkan calon siswa dan monitoring pendaftar
Operator SMPN mempunyai hak akses untuk mengubah alamat sekolah, mengubah longitude dan latitude pendaftar, dan monitoring pendaftar.
Calon Peserta Didik Baru mempunyai hak akses untuk melakukan simulasi pendaftaran, melakukan pendaftaran jalur prestasi dan jalur zonasi, melihat jadwal, melihat pagu, melihat petunjuk teknis, melihat pengumuman secara real-time, mendownload template surat, mendownload bukti pendaftaran dan bukti peneriman peserta didik baru, serta melihat pengumuman penerimaan peserta didik baru

Lokasi

Lokasi pengerjaan Sistem Informasi PPDB SMPN Kabupaten Sidoarjo Tahun 2019 dilakukan di Teknik Informatika ITS. Pada saat pelaksanaan pendaftaran seluruh tim menginap di Edotel Sidoarjo sampai pendaftaran ditutup

Fasilitas

Tempat penginapan
Makan dan minum, Snack

Alih Pengetahuan

Dilakukannya pendampingan yang dilakukan oleh project manager terhadap semua tim yang terlibat

Metodologi

Metodologi yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi PPDB SMP Sidoarjo adalah

Agile

Merupakan metode yang paling sering dipakai. Agile memecah satu proyek ke beberapa iterasi dan bekerja pada satu iterasi sambil menerima feedback. Ketika satu iterasi selesai, maka akan diserahkan ke klien untuk kemudian diberikan masukan. Tim kemudian memperbaiki berdasarkan masukan klien tersebut. Konsep agile berasal dari konsep MVP(minimum viable product)

Kanban

Kanban menggunakan kanban board yang memecah project menjadi beberapa tugas. Kanban biasanya memiliki tiga segmen yaitu to-do, in progress, dan done namun dapat diubah sesuai kebutuhan.

Kanban membuat manajemen proyek lebih mudah dengan melihat area mana yang bermasalah. Apabila satu tugas stuck pada bagian progress maka tugas tersebut bermasalah.

Scrum

Scrum merupakan pengembangan dari agile dengan beberapa langkah tambahan. Contohnya setiap hari harus bertemu selama 15 menit untuk membahas kelanjutan proyek. Adanya scrum master untuk memastikan project tetap dalam timeline dan membantu tim pengembangan mengatasi kendala

Jangka Waktu Pelaksanaan

Pembuatan aplikasi dilakukan dalam jangka waktu selama 3 bulan yang dimulai sejak awal bulan April 2019 hingga akhir Juni 2019

Kualifikasi

Keamanan dan kerahasiaan data terjamin
Metode perankingan yang digunakan cepat, tepat, dan konsisten
Data yang diinput terjamin kerahasiaannya
Menggunakan metode yang baik dan terarah
Komitmen kerjasama dengan pihak pemberi kerja
Komitmen untuk menyelesaikan pekerjaan dengan penuh tanggung jawab
Selama pelaksanaan, sistem tidak terjadi gangguan atau down

Tenaga Ahli

Project Manager (3 Orang)
Programmer Input (2 Orang)
Programmer Kantor (2 Orang)
Programmer Ranking (1 Orang)
Infrastructure (2 Orang)
Web Design (1 Orang)
Dokumentasi (2 Orang)
HRD (1 Orang)

Nama	Role
Fajar Baskoro	Project Manager
Arya Yudhi Wijaya	Project Manager
Ary Mazharuddin	Project Manager
Achmadaniar Anindya Rhosady	Programer Input
Andhika Yoga Perdana	Programer Input
Cahya Putra Hikmawan	Programmer Kantor
Ibrahim Tamtama Adi	Programmer Kantor
Fuad Dary Rosyadi	Infrastructure
Muhammad Fawwaz Zuhdan Nauvali	Infrastructure
Aditya Dwicahyo	Web Design
Dwi Irsalina	Dokumentasi
Desy Nilasari	Dokumentasi
Jonathan Rehuel Lewerissa	Programmer Ranking
Jumali	HRD

Keluaran

Aplikasi Web yang telah di deploy ke server
Dokumen hasil analisis, desain, dan konfigurasi sistem
Program dengan source code
Manual teknis
Migrasi data (Download data)
Pemeliharaan server

Pelaporan

Laporan Pendahuluan
Laporan Interim
Laporan Akhir
Laporan dua mingguan pada rapat rutin