Geschäftsordnung des Vorstands

Freunde und Förderer der W.-A.-Mozart-Schule e.V.

  1. Vorwort
  1. Gemeinsam zum Ziel - Die Arbeit im Verein konzentriert sich auf Gemeinsamkeiten statt auf Unterschiede. Mitglieder und Vorstand sind gemeinsam an der Ideenentwicklung beteiligt, arbeiten bei der Umsetzung der Projekte eng zusammen und achten darauf, dass sich ihre Kompetenzen ergänzen.
  2. Wir gestatten Diskussionen und erwarten Unterstützung. Das Delegieren von Verantwortung stärkt die Mitgliedermotivation erheblich. Das Wissen, mitbestimmen zu können, fördert Eigeninitiative und Kreativität. Machen die Mitglieder oder der Vorstand  Fehler, müssen sie keine Strafen befürchten, sondern erfahren Unterstützung.
  3. Wir reduzieren den Stress im Verein, denn aufgrund eines Vertrauensvorschusses fühlen sich die Mitglieder vom Vorstand und der Vorstand von den Mitgliedern wertgeschätzt. Mitglieder und Vorstand werden dadurch automatisch engagierter. Und da die Verantwortung auf mehrere Personen verteilt wird, können Fehler oder Ausfälle leichter bewältigt werden.
  4. Trotz aller Freiheiten für engagierte Mitglieder kann nicht auf die Durchsetzung von Vorstands- und Mitgliederbeschlüssen verzichtet werden. Bei aller Kooperation im Verein gibt es immer noch Entscheidungen, welche im Sinne des gesamten Vereins getroffen und durchgesetzt werden müssen. Auch bei unliebsamen Entscheidungen sollte ein gewisses Maß an Verständnis vorhanden sein. Das geht nur, wenn man um Transparenz bemüht ist. Es geht daher beim Vorstandshandeln immer auch um die richtige Balance zwischen Offenheit und Entscheidungsfindung.
  1. Modernes Vereinsmanagement
  1. Es gibt vielfältige technische Möglichkeiten, die vereinsinterne Kommunikation zu intensivieren und zu verdichten. Über Websites, E-Mails und neue technische Plattformen lassen sich – auch in Ergänzung traditioneller Informationsmedien – alle Informationen, die den Verein und die Vereinsarbeit betreffen, mühelos an die Vereinsmitglieder verbreiten. Auf diese Weise kann ein beständiger und jederzeit rekonstruierbarer Informationsfluss über das Netz organisiert werden. Im Vorfeld von Entscheidungen und Beschlüssen ist es dann möglich, den speziellen Sachstand, die denkbaren Entscheidungsalternativen und einzelnen Optionen gezielt und präzise zu verbreiten.
  2. Selbst der Diskurs, der Austausch der Argumente und letztlich auch die eigentliche Entscheidung lassen sich auf diesem Wege organisieren. Der Dialog über das Netz kann ein geeigneter Weg sein, wenn eine turnusmäßige Face-To-Face-Versammlung nicht ansteht oder wenn der Verein auf kurzfristige Handlungs-, Reaktions- und Entscheidungsbedarfe reagieren muss.
  3. Tendenzen zur Bildung von Herrschaftswissen, asymmetrischer Willensbildung oder selektiver Informationsweitergabe können weder mit einem Mangel an Zeit, noch mit hohen Kosten oder gestiegenen technischen Anforderungen begründet werden. Stattdessen sollten die modernen Kommunikationstechniken als Hilfsmittel verstanden werden.
  4. Natürlich kann es nicht darum gehen, das direkte persönliche Gespräch, die lebhafte Diskussion Auge in Auge und ein lebendiges Vereinsleben durch virtuelle Formate zu ersetzen. Im Gegenteil: Die Diskurs- und Entscheidungsprozesse in einer konstruktiven, guten Atmosphäre zu organisieren, ist einer der entscheidenden Faktoren eines fruchtbaren und gelingenden Vereinslebens.
  5. Der Vorstand beschließt in dieser Geschäftsordnung die Nutzung und den Einsatz von technischen Hilfsmitteln zur Umsetzung eines modernen Vereinsmanagements..
  1. Inklusion
  1. Inklusion bedeutet, dass jeder Mensch ganz natürlich dazu gehört. Egal wie man aussieht, welche Sprache man spricht oder ob man eine Behinderung hat. Jeder kann mitmachen. Wenn jeder Mensch überall dabei sein kann, am Arbeitsplatz, beim Wohnen oder in der Freizeit: Das ist Inklusion.
  2. Gemeinsam verschieden sein. In unserem Verein können alle Menschen dabei sein und es ist normal verschieden zu sein. Und alle haben etwas davon. In unserem inklusiven Verein sind alle Menschen offen für andere Ideen. Wenn man etwas nicht kennt, ist das nicht besser oder schlechter. Es ist normal! Wir akzeptieren jeden Mensch, so wie er oder sie ist.
  3. Im Verein wird daher auf ein barrierefreien Zugang zu den öffentlichen Inhalten und Veranstaltungen großen Wert gelegt. Zum erleichterten Verständnis für viele Zielgruppen soll die “leichte Sprache“ verwendet werden.
  1. Grundsätze
  1. Diese Geschäftsordnung kann vorstandsintern jederzeit geändert oder aufgehoben werden. Eine Beteiligung anderer Vereinsorgane ist weder vorgesehen noch erforderlich. Die Aufhebung oder Änderung der Geschäftsordnung kann durch einen einfachen Mehrheitsbeschluss innerhalb des Vorstands bewirkt werden.
  2. Die Geschäftsordnung ist wirksam, sobald Sie allen Vorstandsmitgliedern in textform bekannt gegeben worden ist und von ihnen in ihrem Inhalt und ihrer Niederschrift bestätigt wurde.
  3. Es gilt der Grundsatz der Gesamtgeschäftsführung, d. h., alle Vorstandsmitglieder wirken gemeinsam an allen Geschäftsführungsmaßnahmen durch Beschlussfassung mit.
  4. Unbeschadet des zuvor genannten Grundsatzes beschließt der Vorstand intern einen Geschäftsverteilungsplan.
  1. Aufgaben der Geschäftsordnung
  1. Die Geschäftsordnung wurde am 17.01.2019 durch den Vorstand beschlossen und zuletzt am 09.01.2020 geändert. Sie regelt in Ergänzung zur Vereinssatzung folgende Angelegenheiten:
  1. die Vorstandssitzungen
  2. die Beschlussfassung durch den Vorstand
  3. die Zuständigkeiten innerhalb des Vorstandes.
  1. Einberufung zu Vorstandssitzungen
  1. Der Vorstand tritt in regelmäßigen Abständen zusammen, mindestens jedoch einmal im Quartal.
  2. Zu Vorstandssitzungen wird vom Vorsitzenden eingeladen, bei dessen Verhinderung vom stellvertretenden Vorsitzenden. Eine Einberufungsfrist von einer Woche sollte möglichst eingehalten werden.
  3. Zu den Vorstandssitzungen können Beisitzer und Gäste eingeladen werden.
  1. Tagesordnung
  1. Die Tagesordnung wird vom Einladenden vorgeschlagen. Der Vorschlag enthält alle Tagesordnungspunkte, die bis zur Einberufung der Sitzung von den Vorstandsmitgliedern beantragt wurden.
  2. Zu Beginn der Sitzung beschließt der Vorstand die endgültige Tagesordnung, in die auch kurzfristig gestellte Anträge aufgenommen werden können. Anträge können auch noch während der Sitzung gestellt werden.
  1. Abstimmungen, Beschlüsse
  1. Beschlüsse werden mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Stimmenthaltungen bleiben bei der Ermittlung der Mehrheit außer Betracht. Bei Stimmengleichheit gelten Anträge als angenommen, wenn der Sitzungsleiter zustimmt.
  2. Eingeladene Beisitzer haben auf den Sitzungen lediglich beratende Stimme.
  3. Auf den Vorstandssitzungen wird über die aktuellen Anträge aus der Eltern-, Lehrer-, Erzieher- und Schülerschaft beschlossen.
  1. Umlaufbeschlüsse
  1. Der Vorsitzende kann einen Beschluss durch Umlaufverfahren per Mail herbeiführen. Die Formulierung von Anträgen per Umlaufbeschluss wird den Vorstandsmitgliedern per Mail zugeschickt.
  2. Beteiligen sich innerhalb von zwei Wochen weniger als die Hälfte der stimmberechtigten Vorstandsmitglieder an der Abstimmung, gilt der Beschluss als nicht gefasst. Zur Beteiligung ist eine ausdrückliche Enthaltung ausreichend.
  3. Widersprechen wenigstens zwei stimmberechtigte Vorstandsmitglieder dem Umlaufverfahren, ist es ausgeschlossen.
  1. Sitzungsprotokoll
  1. Über die Sitzungen werden Protokolle geführt.
  2. Alle Mitglieder des Vorstandes erhalten die Protokolle.
  1. Geschäftsverteilungsplan (GVP)
  1. Die Aufgabenfelder der Vorstandsmitglieder sind im Geschäftsverteilungsplan (GVP) verbindlich geregelt.
  2. Der GVP wird vom Vorstand beschlossen und regelmäßig überarbeitet.
  3. Die Aufgabenverteilung ist wie folgt vorgesehen:
  1. Vorsitzende/r
  1. Geschäftsführung
  2. Strategie, Lenkung und Steuerung
  3. Außenbeziehungen, Interessenvertretung
  4. Vereinsrecht, Satzungsfragen
  5. Lobbying
  6. Fundraising und Sponsoring
  7. Inhaltliche Vorbereitung der Vorstandssitzungen
  8. Dokumentenmanagement
  1. Stellv. Vorsitzende/r
  1. Vertretung Vorsitzende/r
  2. Anlaufstelle für Anfragen der Mitglieder
  3. Kontaktperson u.a. zur Schulleitung, Hortleitung, Gesamtelternvertretung, Schülervertretung
  4. Kontaktverwaltung und Informationsmanagement
  1. Schatzmeister/in
  1. Kassenführung
  2. Spendenbescheinigungen
  1. Stellv. Schatzmeister/in
  1. Vertretung Schatzmeister/in
  2. Einladungen zur Mitgliederversammlung
  3. Mitgliederverwaltung
  4. Mahnwesen
  5. Steuererklärung und Gemeinnützigkeit
  6. elektronisches Kassenbuch
  1. Schriftführer/in
  1. Protokollierung der Mitgliederversammlung und der Vorstandssitzungen
  2. Formular-Erstellung
  3. Systemadministration
  1. stellv. Schriftführer/in
  1. Vertretung Schriftführer/in
  2. Website und Newsletter
  3. Social Media
  4. Flyer-Erstellung
  1. Digitales Vereinsmanagement
  1. Zur Umsetzung eines modernen, digitalen Vereins nutzt der Verein folgende technische Hilfsmittel:
  1. Die Website www.foerderverein-wams.de
  2. Die Cloud-Anwendung G Suite für non-profits
  3. Banking-App und Website der Deutschen Bank
  1. Bei der Verwendung von technischen Hilfsmitteln wird der Schutz der personenbezogenen Daten der Mitglieder durch geeignete Maßnahmen gewährleistet.