Manual del Módulo Plantillas V7
Índice General
1.2.1.6.- Barras de texto en el cuerpo de la plantilla
1.0.- Introducción
El uso de plantillas es clave cuando hacemos campañas de marketing, envío de reportes, o contactamos vía correo electrónico. La plantilla permite crear un formato de email para tenerlo listo para ser enviado de forma rápida a un contacto. El empleo del mismo es importante, ya que permite simplificar el trabajo del personal a la hora de operar con estas herramientas.
1.1.- Plantillas
El método más fácil para acceder al módulo es ir a la barra de menú en la parte superior de la pantalla, hacer clic en “Módulos” y luego escoger Plantillas, como se muestra en la imagen a continuación.
La interfaz del módulo es bastante intuitiva y su uso bastante sencillo. Lo podemos dividir en 3 partes:
1.- Opciones directas: Donde rápidamente podemos crear o procesar las plantillas.
2.- Filtros y plantillas: Desde acá podemos listar o filtrar las plantillas existentes, también con clic derecho podremos generar, eliminar o editar.
3.- Previsualización de la plantilla: Visualizar el contenido de la misma.
1.2.- Opciones directas
Al ingresar vamos a visualizar las tres opciones ofrecidas en el módulo.
1.2.1.- Nuevo
Nos permite crear una nueva plantilla, cuando abrimos esta ventana nos va a salir como para redactar el cuerpo de un correo, que es la plantilla en sí, tendremos todas las opciones como si fuera un correo donde podremos usar diferentes formatos, añadir imágenes, etc.
En la parte superior vamos a encontrar elementos con los cuales vamos a poder hacer que nuestra plantilla reaccione de forma inteligente al llamado de algunos datos, sean como el nombre del destinatario, un saludo personalizado o distinguir el género.
1.2.1.1.- Campos
Al usar este elemento, podemos hacer que la plantilla tome datos de TACTICA V7 como el nombre de la empresa, nombre del contacto, cargo, etc. Para hacer uso del mismo debemos:
1.- Desplegar la lista.
2.- Escoger el campo que deseemos insertar.
3.- Presionamos insertar.
Al hacer esto vamos a ver en el cuerpo lo siguiente:
Lo cual significa que cuando enviemos un correo, la plantilla toma el contacto, analiza la empresa de la cual fue seleccionado y lo incluye. Esto lo podemos usar de la siguiente manera por ejemplo:
En el cuerpo escribimos: “Distinguida {Empresa - Empresas} “esto va a hacer que cuando enviemos el correo figure “Distinguida Empresa XYZ”. Lo vemos en pantalla.
1.2.1.2.- Funciones
Presenta una serie de funciones o acciones dentro del texto como por ejemplo, convertir todo a mayúscula o minúscula o tipo oración, así mismo como controlar el formato de la fecha o distinguir género.
La forma de uso es igual a campos:
1.- Desplegamos la lista.
2.- Escogemos la función.
3.- La insertamos.
Luego vamos a ajustar la función, para que sea funcional al texto, ejemplo vamos a escribir “Estimado” y acá vamos a agregar la función de distinguir género, pudiendo completar la palabra, como figura abajo.
1.2.1.3.- Nombre
Simplemente en esta parte vamos a añadir el nombre de nuestra plantilla. La cual nos va a servir como identificador.
1.2.1.4.- Asunto
Las plantillas normalmente se utilizan para generar correos electrónicos, el asunto sería el título del correo, cuando usamos las plantillas, el correo va a asumir ese título.
1.2.1.5.- Tipo
También podemos agrupar o categorizar nuestras plantillas para así tener un mejor control de uso, o búsqueda, de forma que podamos identificar la función o uso de la misma rápidamente.
1.2.1.6.- Barras de texto en el cuerpo de la plantilla
Al redactar nuestra plantilla vamos a poder usar las barras de texto y formato que visualizamos en la parte superior.
1.- Negrita, Cursiva, Subrayado y Tachado: Permite aplicar o combinar la característica en el texto.
2.- Alineación del Párrafo: Permite ajustar el párrafo a la derecha, izquierda, centrado o justificado.
3.- Colores: Con esta opción podemos escoger el color de fondo de nuestro texto y de la letra.
4.- Fuente: Controla el tamaño, tipo y estilo de la fuente.
Tenemos a continuación:
1.- Cortar, Copiar y Pegar: Permite usar las funciones básicas de Cortar, Copiar y Pegar un Texto, dentro o fuera de TACTICA V7.
2.- Deshacer y Rehacer: Permite retroceder un paso o deshacer lo último que hicimos, y rehacer es opcional solo si retrocedemos uno o más pasos, lo cual permite ir de vuelta al punto antes de presionar deshacer.
3.- Exponenciales: Ingresar exponenciales.
4.- Viñetas: Ingresa viñetas en el texto.
5.- Sangría: Mueve la sangre y el párrafo hacia la derecha o izquierda.
6.- Insertar imagen o hipervínculos: Permite ingresar imágenes o hipervínculos en el cuerpo del correo.
7.- Corrector ortográfico: Permite corregir la ortografía de nuestro correo.
8.- Imprimir: Permite imprimir el correo.
1.2.2.- Procesar
Permite poner en ejecución la plantilla, escogiendo uno o varios contactos como destinatario. Siempre basado en un grupo de condiciones, filtros, etc. Vamos a explicar las partes y cómo sería el proceso.
Lo primero es buscar la plantilla, darle clic derecho y escoger “procesar” como se muestra en la imagen.
Luego vamos a buscar los destinatarios, para eso hacemos clic en “nuevos destinatarios”.
Luego vamos a aplicar los filtros de búsquedas como lo establecemos en la parte superior para poder seleccionar los contactos a enviar la plantilla.
NOTA: Es importante que los contactos tengan correo electrónico cargado, esto lo podemos verificar al momento de filtrar, escogiendo los contactos que no el campo correo no se encuentre vacío.
Vale destacar que esta no será la lista definitiva, luego de escoger las personas que van a ser los destinatarios definitivos, a estos los vamos a seleccionar. Así volvemos a la pantalla principal. Donde vamos a escoger y procesar.
En la pantalla principal vamos a observar todos los contactos seleccionados. En esta parte podemos seleccionar todos, o ninguno, o un grupo selecto, para luego proceder a la ejecución.
En la parte inferior vamos a escoger las opciones:
Si deseamos una confirmación de lectura, enlazar los correos con el historial del contacto.
Desde qué cuenta se va a enviar el correo y si se va a incluir la firma.
Luego de tener todo cargado y la selección de los usuarios podemos hacer una “Vista previa” como para ver como va a quedar nuestro correo.
Y al estar todo listo, lo último que nos queda es presionar el botón de “enviar”.
Esto nos va a mostrar una pantalla donde se procesa cada correo, y también nos figura los errores que puedan pasar. Pero en caso exitoso debe verse así. Simplemente, debemos aceptar para salir.
Esta plantilla también se puede enviar por SMS, por lo cual en ese caso necesitaremos tener una cuenta SMS para el envío del mensaje de texto, y que los contactos tengan un teléfono cargado que permita la recepción de SMS.
Lo único que va a variar en tal caso es que tocaremos “opciones de SMS” y cargamos la cuenta.
NOTA: Los mensajes procesados de esta manera deben tener menos de 160 caracteres.
1.3.- Filtros y Plantillas
En la parte superior tenemos los diferentes filtros de búsqueda para poder visualizar las plantillas creadas en nuestro sistema. Como siempre en los filtros vamos a ver:
1.- Fechas de creación: Es para filtrar entre una fecha puntual o rango de fecha.
2.- Usuario: Qué usuario tiene asignado o creado la plantilla.
3.- Tipo: El tipo o clasificación de la plantilla.
4.- Visor de páginas: Sirve para avanzar entre los listados de resultados de la búsqueda.
Luego en la parte inferior de esto veremos todas las plantillas que nos muestra el filtro.
1.3.1.- Opciones
Estas opciones son las que vamos a visualizar al hacer clic derecho en la parte en blanco del módulo.
Nuevo: Permite crear una plantilla nueva, como se mostró en el punto 1.2.1.- Nuevo
Modificar: Permite modificar una plantilla anteriormente creada.
Duplicar: Sirve para copiar la plantilla existente, normalmente se usa para tener una copia exacta de una plantilla funcional, solamente cambiando el nombre.
Copiar: Sirve para copiar la plantilla existente, pero en este caso le cambia el usuario responsable.
Reasignar: Permite asignar la plantilla a otro usuario del sistema.
Procesar: Permite poner en funcionamiento la plantilla, como se muestra en el punto 1.2.2: Procesar.
Eliminar: Elimina la plantilla existente.
15/05/2023
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