El siguiente documento es una autoevaluación de la gestión de reuniones elaborada por Rosalie Ledda en el marco del Máster en Dirección y Gestión de RRHH de la asignatura Competencias y técnicas de comunicación.  En la mencionada asignatura se trata de elaborar una autoevaluación de la dirección de reuniones con el fin de identificar las áreas de mejora del que se autoevalúa.

Si deseas descargarla, reproducirla o realizar cualquier acción con este documento  por favor ponte en contacto conmigo.  Rosalie Ledda (rosalie.ledda@gmail.com) #NoaLaPirateriaIntelectual

Cuestionario de autoevaluación de la gestión de reuniones

El siguiente documento es una autoevaluación elaborada por Rosalie Ledda (rosalie.ledda@gmail.com)  en el marco del Máster en Dirección y Gestión de RRHH de la asignatura Competencias y técnicas de comunicación en el que se trata de elaborar una autoevaluación de la dirección de reuniones con el fin de identificar las áreas de mejora del que se autoevalúa.

Referente a la dirección de reuniones valora según la escala del 1 al 4 cada uno de los ítems,siendo 1 raramente sucedería y 4 seguramente sucedería. El objetivo de esta autoevaluación es que la persona que se autoevalúe identifique áreas de mejorar las reuniones y hacerlas significativas, memorables y útiles.

Planificación y preparación de reuniones

1

2

3

4

Determino los objetivos de la reunión.

He pensado en la rentabilidad de la reunión.

Listo los asistentes idóneos.

Preparo la documentación.

Confecciono la orden del día.

El contenido de la reunión contempla: título claro de la reunión, objetivos y recompensas, cambios organizativos, reglas y normas.

Convoco con suficiente antelación la reunión indicando claramente dónde, la fecha y la reunión donde va a llevarse a cabo.

Distribuyo la documentación necesaria para la reunión cuando aplique.

Defino el estilo de reunión más adecuado a adoptar.

Preparo la reunión: el discurso que voy a adoptar, la documentación, cómo abordaré los temas (secuencia), aspectos a negociar (pros y contras), líneas rojas, etc.

Decido la técnica de dinamización de la reunión.

Conducción y dirección de reuniones

1

2

3

4

Llego antes a la reunión para apuntar el título, objetivos y puntos a tratar.

Soy puntual en las reuniones.

Presento a todos los integrantes.

Repaso el propósito de la reunión.

Llevo a cabo la técnica de reunión que tenía pensada.

Anoto las acciones y los acuerdos a los que hemos llegado así como los responsables en cada caso.

Controlo el tiempo.

Concretar la fecha, horario y lugar de la próxima reunión.

Evaluación de la reunión

1

2

3

4

Evalúo la reunión y me propongo áreas de mejora para optimizar próximos encuentros.

Observo que la predisposición de los convocados ha sido positiva.

Las personas que convoco se presentan a la reunión y si no les es posible justifican su ausencia con suficiente antelación.

Convoco a los participantes con antelación.

La hora de reunión es adecuada (no se convoca a primera hora de la mañana, a la hora de comer, a última hora de la tarde, etc.).

La sala escogida permite una buena participación entre los integrantes.

La sala o local escogido para la reunión es adecuada (sin ruidos, sin interrupciones constantes, con el equipo en condiciones para poder proyectar, hay internet, etc.).

Consensuamos entre todos acuerdos y próximos pasos y todos cumplen con su parte.

No hay desviaciones del tema.

Se tratan todos los temas de la orden del día.

El tiempo es adecuado para tratar todos los temas.

No hay desviaciones sobre los temas a tratar.

Permito que participen todos los asistentes. (no manipulo la reunión)

Controlo que los temas que no pertenecen a la orden del día no nos desvíen del objetivo primordial.

Reconduzco a las personas que bloquean la discusión.

Muestro una actitud positiva y orientada a la consecución de los objetivos de la reunión que nos hemos planteado.

Promuevo que todos lleguemos a un acuerdo mutuo.

Mi todo de voz es adecuado y con ritmo para no aburrir al personal y a la vez motivar a los asistentes.

Mi postura es adecuada y manifiesta predisposición en las reuniones.