Manual de Correos Programados V7

Índice General

1.0.- Introducción

1.1.- Requisitos necesarios para usar “correos programados”

1.1.- Como generar correos programados

1.2.- Otras opciones

2.1.- Como generar un correo programado para facturas

1.0.- Introducción

Los correos programados son una herramienta muy útil, ya que con esto podemos agendar una tarea evitando que quede en nuestro olvido, o no tenga seguimiento la misma. Estos correos pueden ser informativos, un saludo de cumpleaños, o un recordatorio de cobranza, o información sobre algún seminario o producto que estemos promocionando en varios clientes.

1.1.- Requisitos necesarios para usar “correos programados”

1.- Tener una cuenta de correo cargada en TACTICA V7 que permita por lo menos el envío de correos.

2.- Los contactos o destinos deben tener las cuentas de correo previamente cargadas.

1.1.- Como generar correos programados

Para acceder al programador de correos, debemos ir a la barra de menú que sé en cuenta en la parte superior, y allí escogemos “correos programados”.

Desde esta nos vamos a encontrar con la siguiente ventana

En esta haremos clic derecho en la parte en blanco para poder crear una nueva tarea, que es un correo programado, para esto escogemos “nuevo”.

Dentro de esta vamos a encontrar un grupo de 4 solapas la cual vamos a ir completando para poder llevar nuestra tarea con éxito.

En la primera solapa “principal” nos vamos a encontrar con:

Nombre: Es el identificador o nombre de nuestra tarea programada.

Cuenta: Es la cuenta de correo que vamos a utilizar para enviar los correos electrónicos.

Firma: La firma que va a tener nuestro correo programado.

Fecha límite: Es la fecha cuando nuestra tarea pasará a inactiva.

Bloquear: Simplemente bloquea la tarea.

Mostrar confirmación de envío: Muestra que el envío se realizó.

Rotar cuenta de envío al enviar x correo (0 = nunca): Permite que use otra cuenta cargada dentro del usuario para enviar el correo de forma que no se use una sola cuenta.

Dejamos un ejemplo de la primera solapa cargada:

Pasamos a la solapa “enlace”:

En esta solapa es útil en caso de que queramos enlazar nuestro correo con algún documento generado por el sistema, como puede ser una factura, soporte, compra, etc. Ejemplo el caso supongamos que deseemos enviar a un cliente una factura pendiente, en esta solapa hacemos enlace de esa factura.

También desde aquí podemos enlazar el correo con el contacto.

Ejemplo de carga de factura pendiente:

Para este ejemplo no vamos a enlazar un documento, ya que nuestro fin es informativo, es enviarle un correo programado al cliente indicando el ingreso de un par de productos nuevos o promociones que tenemos. Así que avanzamos a la siguiente solapa “contactos”.

En la solapa “contactos”, vamos a cargar todos los contactos que deseemos que le llegue el correo que estamos generando, a lo que recordamos que si llega a hacer el uso de enlaces, debe ser un correo programado personal, es decir a un contacto.

Dentro de esta solapa aparte vamos a poder:

Solicitar una confirmación de lectura: Que el receptor nos confirme si recibió o no el correo.

Notificación de lectura Readnotify.com: Que el servicio readnotify nos identifique si el mail fue recibido y abierto.

Editar leyenda: Poder modificar la leyenda del correo.

Rotar envió con notificación de lectura readnotify.com al enviar x correo (0 = nunca): cuando se usa el readnotify, rotar el envío de notificación para que salga de la otra cuenta cargada.

Enviar CC a direcciones alternativas al enviar x correo (0= nunca): Emplea un mismo correo generando una copia del mail, esto sirve para utilizar un mismo correo para varios destinatarios sin colapsar al proveedor. Pero es poco usado, ya que es una copia del correo.

Definida cada parte procedemos a cargar los contactos, así que hacemos clic derecho en la parte en blanco y escogemos “nuevo” o “agregar varios”, en este caso la segunda opción.

Luego vamos a aplicar los filtros de búsquedas como lo establecemos en la parte superior para poder seleccionar los contactos.

NOTA: Es importante que los contactos tengan correo electrónico cargado, esto lo podemos verificar al momento de filtrar, escogiendo los contactos que no el campo correo no se encuentre vacío.

Luego escogemos “seleccionar”.

En la pantalla principal vamos a observar todos los contactos seleccionados. Desde acá podemos generar por contactos la notificación o edición de leyenda, para eso debemos escoger y aplicar.

Ahora solo nos queda la última solapa que es “plantilla - reportes”, donde obviamente escogeremos alguna de las dos, para los diversos envíos a programar. Para eso hacemos clic derecho en la parte en blanco y escogemos “nuevo”.

Ahora vamos a definir que plantilla enviar y que reporte en caso de ser necesario usar. Nos vamos a encontrar con

Plantilla: La plantilla a utilizar como contenido de nuestro correo electrónico. Esto puede ser medido en días, semanas o meses.

Separación: Qué separación se va a tener de envío entre correos.

Orden: El orden de ejecución, qué plantilla va primero, y luego como proseguirá la misma.

Hora: Hora de ejecución.

Le hacemos clic al botón de play para escoger nuestra plantilla.

Ahora vamos a establecer la secuencia de envío de este primer correo identificando una separación de “2 días”, que sea el primero en ejecutarse diciéndole qué orden “0” y como hora “9:00 am”. Esto se vería de la siguiente forma.

A esto podemos añadirle un reporte, en caso de ser necesario, para eso vamos a la solapa “Reportes”, como en este ejemplo no lo es procedemos a pulsar Aceptar.

Esto nos quedaría así:

Nota: Cuando usar los reportes, si al inicio hubiéramos enlazado una factura a electrónica, en este apartado tendríamos que haber escogido que el reporte sea el que usamos para imprimir las factura de ese tipo.

Si queremos añadir un segundo correo repetimos el proceso anterior, cargando otra plantilla, pero a esta debemos darle un orden diferente.

Ahora vamos a ver que se van sumando nuevas plantillas o correos para enviar.

Y por último lo que nos queda es “aceptar”.

Nota: un correo repetitivo y masivo que se genere por horas, diario, puede ser considerado correo no deseado por el emisor. Así como también puede hacer colapsar su servicio de correo, por eso es importante saber cuál es el límite de envío por hora y por día de su proveedor de correo.

1.2.- Otras opciones

Los correos luego de ser programados los podemos:

Modificar: Permite la modificación de la tarea programada.

Copiar: Generar una copia fiel.

Reasignar: Cambiarle el usuario responsable.

Convertir a grupo: Tomar los contactos seleccionados y convertirlo en un grupo.

Eliminar: Eliminar la tarea generada.

Todas estas opciones las vamos a encontrar al hacer clic derecho dentro de correos programados.

2.1.- Como generar un correo programado para facturas.

1.- Vamos a general y luego correos programados.

2.- Clic derecho en la parte en blanco y pulsamos “nuevo”.

3.- Vamos a darle de nombre Facturas pendientes y definimos la fecha límite de vigencia de esta tarea.

4.- Vamos a escoger una plantilla que sirva para cobranza de factura, en caso de no tenerla deberá crearla previamente en el módulo plantilla.

5.- Vamos a darle una separación de “2 días” y que se ejecute a una misma hora.

6.- Vamos a la solapa, reportes y hacemos clic derecho en la parte en blanco y pulsamos “nuevo”.

7.- Escogemos el reporte que se adapte a nuestro requerimiento que sería un reporte de factura. Luego de escogerlo presionamos seleccionar.

8.- Por último escogemos el “formato” de nuestro reporte, en este caso PDF.

9.- Aceptamos todas las ventanas dejando nuestra tarea nueva activa.

Pero si se percataron no añadimos nunca los contactos a quien avisar, esto porque ahora vamos a ir al módulo facturas y vamos a filtrar por pendientes. Entonces.

10.- Ir al módulo facturas y filtrar por pendientes.

11.- Vamos a tomar una de esas facturas pendientes y le vamos a hacer clic derecho y luego escoger “agregar a correos programados”.

12.- Escogemos nuestra tarea recién elaborada “facturas pendientes”. Para eso presionamos seleccionar o doble clic.

13.- Definimos la fecha de última ejecución o último envió, para este contacto.

NOTA: Es importante definir la fecha de último envío si no queremos generar un bucle infinito o que dure lo que dure la tarea principal.

Además, se suman las opciones que ya vimos anteriormente que son para notificaciones y orden que previamente vimos.

14.- Por último presionamos aceptar.

15.- Por último veremos un cartel indicativo que el contacto fue agregado a la tarea.

Si revisamos la tarea podemos ver que el contacto realmente fue agregado, repetir esto con tantos destinatarios desee.

Nota: El correo programado no tiene forma de saber si una factura está saldada o no, si quiere detener le envió a un contacto puntual, lo puede editar o eliminar de la lista directamente.