Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PEJABAT KESIHATAN DAERAH PERAK TENGAH
VERSI 1/2016
Disediakan Oleh: JAWATANKUASA PEMANDU EKSA, PEJABAT KESIHATAN DAERAH PERAK TENGAH
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
KANDUNGAN
1. Tujuan 4 2. Pengenalan EKSA 5 3. Penjenamaan Semula Amalan 5S Sektor Awam 7 4. Prinsip Amalan 5S 8 4.1 Sisih 8 4.2 Susun 8 4.3 Sapu 8 4.4 Seragam 9 4.5 Sentiasa Amal 9 5. Prinsip Pelaksanaan EKSA 9 5.1 Imej Korporat 9 5.2 Kreativiti dan Inovasi 9 5.3 Amalan Hijau 10 5.4 Persekitaran Kondusif 10 5.5 Kepelbagaian Agensi 10 6. Pelaksanaan EKSA di PKDPT 11 6.1 Dasar EKSA 11 6.2 Objektif EKSA 11 6.3 Logo EKSA 11 6.4 Penubuhan Jawatankuasa 12 6.5 Pengwujudan Zon EKSA 15 6.6 Keperluan Zon EKSA 16 7. Tindakan Pelaksanaan EKSA 18 8. Keperluan Sudut EKSA 18 9. Keperluan Fail Induk, Audit, Latihan, Promosi dan Zon 19 10. Ruang Pejabat 19 10.1 Peralatan Pejabat 19 10.2 Susun Atur Peralatan Pejabat 19 10.3 Susunan Fail 20 10.4 Hiasan Dalaman 20 10.5 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan 21 10.6 Ruang Kerja Terperingkat 21 10.7 Bilik Fail [PP Bil. 5/2007(Panduan Pengurusan Pejabat)] 22 10.8 Ruang Kaunter 23 11. Ruang Kerja/Bilik Pegawai 24 11.1 Lantai 24 11.2 Meja (di atas meja) 24 11.3 Meja (di bawah meja) 24 11.4 Laci Meja/Almari 25 11.5 Dinding/Partition Pegawai 25 11.6 Kerusi 26
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
11.7 Komputer dan Pencetak 26 11.8 Sistem Fail 27 11.9 Bilik Pegawai 27 11.10 Pelabelan dan Pemakiran (Parking Lot) 27 12. Bahagian Pengeluaran 27 12.1 Mesin dan Peralatan 28 13. Stor ( PP Bil. 5/2009- TPS) 28 13.1 Pintu Stor 28 13.2 Dalam Stor 28 13.3 Simpanan Barang Stor 29 13.4 Simpanan Barang Toxic 30 13.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor 30 14. Tempat Umum 31 14.1 Surau/Bilik Solat 31 14.2 Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang 32 14.3 Pantri 33 14.4 Tandas 34 14.5 Laluan Utama/ Laluan Awam 34 14.6 Lobi Utama 35 14.7 Kaunter Khidmat Pelanggan dan Ruang Menunggu 36 15. Kawasan Persekitaran Jabatan 37 15.1 Papan Tanda Jabatan/ Papan Tanda Arah/Petunjuk 37 15.2 Media/Bahan Pameran 37 16. Keupayaan Sumber Manusia 37 17. Keselamatan Persekitaran 38 18. Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi 39 19. Amalan Hijau 40 20. Penutup 40
Lampiran 1 – Kriteria Audit Lampiran 2 – Wallpaper dan Screen Saver Lampiran 3 – Tatacara Penggunaan
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
1. TUJUAN
Panduan ini disediakan sebagai rujukan kepada semua warga dan zon Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) di Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah (PKDPT) dan Klinik Kesihatan (KK) dalam melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Melalui panduan ini, diperjelaskan konsep EKSA, elemen- elemen baharu yang diperkenalkan oleh pihak MAMPU dan kaedah pelaksanaan EKSA di Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah serta Klinik Kesihatan.
Sebagai tambahan panduan ini adalah sebagai piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima sahaja namun pemakaiannya adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.
EKSA sebagai kesinambungan dari Amalan 5S haruslah dilihat sebagai satu program yang menggalakkan semua zon di PKDPT dan KK agar lebih kreatif dan inovatif dalam usaha mewujudkan persekitaran kerja yang sesuai dan mampu meningkatkan produktiviti serta kualiti penyampaian perkhidmatan. Melalui panduan ini diharapkan dapat memantapkan lagi pengurusan persekitaran pejabat sehingga semua warga PKDPT dan KK dapat bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang sistematik, selesa dan kondusif.
4/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
2. PENGENALAN EKSA
Ekosistem Kondusif Sektor Awam atau EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam oleh pihak MAMPU dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam. Langkah penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan warga PKDPT dan KK.
Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambahbaik di samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pengwujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah baik dengan menambah lima elemen baharu, iaitu:
• Imej korporat;
• Kreativiti dan Inovasi;
• Amalan Hijau;
• Persekitaran Kondusif; dan
• Kepelbagaian Agensi.
5/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
Objektif utama penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam kepada EKSA adalah untuk membolehkan :
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
3. PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S SEKTOR AWAM
MAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada tahun 2010 melalui Panduan Amalan 5S Sektor Awam. Amalan 5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu akan membawa maksud seperti di bawah:
.
7/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
4. PRINSIP AMALAN 5S
4.1 Sisih
Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. Aktiviti sisih melibatkan:
a. Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera; b. Item yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masa akan
datang maka dihapuskan/dijual mengikut prosedur; dan c. Item tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi untuk dilupuskan perlu
menentukan kaedah/kos yang paling rendah.
4.2 Susun
Merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat. Aktiviti ini melibatkan:
a. Penyusunan item dalam aturan First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar
Dulu); b. Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada item; c. Menyimpan item mengikut kategori; d. Item diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30 saat;
dan e. Semasa bekerja fail aktif dan bahan rujukan semasa sahaja berada di atas meja, selepas digunakan fail dan item perlu disimpan semula ke tempat asal.
4.3 Sapu
Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di dalam keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti kerja. Aktiviti ini melibatkan:
a. Menetapkan pemilik bagi ruang/perkakas dan mesin; b. Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah
ditetapkan; dan c. Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan
penyelenggaraan.
8/40
4.4 Seragam
Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa tindakan yang diambil untuk mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur atau format.
4.5 Sentiasa Amal
Tindakan yang diambil untuk mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempertingkatkan amalan EKSA. Aktiviti ini melibatkan:
a. Audit dalaman dilakukan secara berkala; b. Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan; c. Mewujudkan sistem pengiktrafan dan penghargaan kepada usaha yang
ditunjukkan oleh warga IPKKM; dan d. Mengadakan program kesedaran amalan EKSA secara berterusan melalui
latihan.
5. PRINSIP PELAKSANAAN EKSA
5.1 Imej korporat
Merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian setiap zon. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam kalangan warga kerja amat diperlukan untuk mewujudkan budaya korporat yang positif. Aspek keselamatan persekitaran perlu diberi keutamaan. Contoh kawasan yang memerlukan penampilan imej korporat ialah:
i. Kaunter; ii. Susun atur perabot; dan iii. Ruang guna sama.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
9/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
5.2 Kreativiti dan Inovasi
Dalam usaha mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja Warga PKDPT digalakkan membudayakan elemen kreativiti dan Inovasi semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Warga PKDPT digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat. Contoh perkara yang menampak kreativiti dan Inovasi ialah:
i. Tempat simpanan alat tulis; ii. Pelabelan; dan iii. Memendekkan proses kerja.
5.3 Amalan Hijau
Aspek amalan hijau ditekankan di tempat kerja dan membuat analisa penjimatan kepada amalan penjimatan yang dilaksanakan. Contoh amalan ialah:
i. Kitar semula; ii. Peringatan penjimatan; iii. Penjimatan elektrik; dan iv. Penjimatan kertas.
5.4 Persekitaran Kondusif
Penekanan diberikan kepada penyampaian perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan. Contoh aktiviti ini ialah:
i. Kemudahan pekerja OKU; ii. Ruang kerja yang kemas; dan iii. Ruang menunggu.
5.5 Kepelbagaian Agensi
Penilaian dalam auditan adalah merangkumi aspek generik dan khusus kerana mengambil kira kepelbagaian premis dan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan one size fits all semasa dalam amalan 5S kurang mencakupi keperluan kepelbagaian agensi.
10/40
6. PELAKSANAAN EKSA DI PKDPT
6.1 Dasar EKSA
“Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) menjadi pemangkin kepada peningkatan kualiti kerja, perkhidmatan dan produktiviti melalui persekitaran kerja yang mesra, bersih, sihat, kondusif dan selamat.”
6.2 Objektif EKSA
a. Mewujudkan persekitaran kerja yang selamat, bersih, kemas dan selesa
pada setiap masa;
b. Membantu meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja berpasukan di
kalangan warga PKDPT;
c. Membantu meningkatkan tahap kepuasan pelanggan terhadap
perkhidmatan yang ditawarkan; dan
d. Mewujudkan budaya kerja yang ceria dan efektif.
6.3 Logo Amalan EKSA
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
11/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
6.4 Penubuhan Jawatankuasa
a. Jawatankuasa Pemandu
12/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
b. Peranan Penaung/Pengerusi Jawatankuasa Pemandu
i. Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA; ii. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA; iii. Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber
kewangan; iv. Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan;
v. Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, fasilitator dan ketua-ketua zon; vi. Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah; vii. Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan EKSA ( dengan
bantuan JK Audit); viii. Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (dengan
bantuan JK Promosi); dan ix. Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalan-
amalan kebersihan (dengan bantuan JK Latihan).
c. Peranan Jawatan kuasa Latihan
i. Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada
warga KKM; ii. Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep dan
Amalan EKSA kepada semua warga kerja KKM; iii. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh aktiviti Amalan EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain. (Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti Amalan EKSA); dan iv. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang untuk
menghadiri Latihan secukupnya.
d. Peranan Jawatan kuasa Audit
i. Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan
pelaksanaan audit; ii. Melantik juruaudit dalaman EKSA; iii. Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA; iv. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan
yang dikenalpasti semasa proses audit; v. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu; vi. Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada Jawatankuasa
Pemandu Amalan EKSA KKM; vii. Menggunakan kriteria audit EKSA yang disediakan oleh MAMPU
(Lampiran 1);dan viii. Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan.
13/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
e. Peranan Jawatan kuasa Promosi
i. Menyediakan pelan perlaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA; ii. Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran
Amalan EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi; iii. Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang; iv. Merancang dan menganjurkan pertandingan EKSA (kebersihan,
poster, banner dan lain-lain); v. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan;
dan vi. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di
kalangan warga kerja kepada Jawatankuasa Pemandu.
f. Peranan Setiausaha
i. Menjadi urusetia mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Amalan EKSA
PKDPT ; ii. Menyelaraskan Program Amalan EKSA PKDPT ; iii. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan EKSA kepada
Jawatan Kuasa Pemandu EKSA; iv. Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan
Amalan EKSA v. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; vi. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan Amalan EKSA dalam
organisasi; dan vii. Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan.
g. Peranan Bendahari
i. Menguruskan kewangan EKSA; ii. Mengemaskini penyata kewangan yang telah digunakan untuk program
EKSA; dan iii. Mengeluarkan penyata kira- kira setiap 6 bulan sekali.
14/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
6.5 Pewujudan Zon EKSA
Tujuan pewujudan zon EKSA adalah untuk memudahkan pelaksanaan dan pengawasan amalan EKSA. Senarai 12 zon yang terlibat di dalam pelaksanaan EKSA di PKDPT ialah:
BIL NAMA ZON BAHAGIAN
1. ZON AMETHYST Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah
(Bawah) 2. ZON EMERALD Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah
(Aras 1)
3. ZON PEARL Klinik Kesihatan Bota Kiri
4. ZON NILAM Klinik Kesihatan Parit
5. ZON JADE Klinik Kesihatan Lambor Kiri
6. ZON DIAMOND Klinik Kesihatan Kg. Gajah
7. ZON AQUAMARINE Klinik Kesihatan Ulu Dedap
8. ZON RUBY Klinik Kesihatan Cangkat Lada
9. ZON ZAMRUD Klinik 1 Malaysia Seri Iskandar
10. ZON DELIMA Klinik 1 Malaysia Titi Gantung
11. ZON TOPAZ Klinik Kesihatan Felcra Nasaruddin
12. ZON CITRINE Klinik Kesihatan Air Kuning
15/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
6.6 Keperluan Zon EKSA
a. Membentuk Jawatankuasa Pelaksana Zon EKSA seperti struktur di
bawah:
i. Peranan Ketua Zon
i. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli zon; ii. Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di peringkat
Bahagian; iii. Membentuk jawatankuasa di peringkat Bahagian; iv. Mengenalpasti liputan zon pelaksanaan EKSA di Bahagian;
v. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahli
kumpulan; vi. Melaksana aktiviti-aktiviti EKSA di peringkat Bahagian; vii. Melaksanakan pembudayaan kreativiti dan Inovasi serta tindakan
penjimatan/ go green. viii. Memantau pelaksanaan EKSA Bahagian; dan
ix. Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti mana yang
digariskan di peringkat Kementerian.
16/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
ii. Peranan Setiausaha
i. Menjadi urusetia mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Amalan
EKSA dalam zon ; ii. Menyelaraskan Program Amalan EKSA dalam zon ; iii. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan EKSA
kepada Jawatan Kuasa Pemandu EKSA; iv. Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan
pelaksanaan Amalan EKSA v. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; vi. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan Amalan EKSA
dalam organisasi; dan vii. Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan.
iii. Peranan Bendahari
i. Menguruskan kewangan EKSA; ii. Mengemaskini penyata kewangan yang telah digunakan untuk program
EKSA; dan iii. Mengeluarkan penyata kira- kira setiap 6 bulan sekali.
iv. Peranan Ahli-ahli
i. Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan
EKSA; ii. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif; iii. Bekerjasama dalam zon; dan iv. Menghadiri mesyuarat dan menyumbang idea bagi menjayakan
pelaksanaan EKSA di zon.
17/40
7. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA
Penekanan terhadap pelaksanaan Amalan EKSA ini terbahagi kepada 12 kategori utama yang merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di PKDPT dan KK iaitu: a. Keperluan Sudut EKSA; b. Keperluan Fail Induk, Audit, Latihan, Promosi Dan Zon; c. Ruang Pejabat; d. Ruang Kerja/Bilik Pegawai; e. Bahagian Pengeluaran; f. Tempat Penyimpanan/Stor; g. Tempat Umum; h. Kawasan Persekitaran; i. Keupayaan Sumber Manusia; j. Keselamatan Persekitaran; k. Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi; dan l. Amalan Hijau.
8. KEPERLUAN SUDUT EKSA
Kaedah penyaluran penyampaian. Ia boleh disediakan secara maya. Sudut EKSA setiap zon di PKDPT dan KK perlu mengandungi perkara-perkara berikut:
a. Dasar dan Objektif Amalan EKSA PKDPT; b. Carta Organisasi Amalan EKSA (Induk dan zon); c. Carta Perbatuan/Gantt Chart Zon; d. Pelan Lantai Zon EKSA; e. Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA; f. Informasi/ hebahan berkaitan Amalan EKSA untuk tujuan promosi; g. Logo dan Slogan Amalan EKSA PKDPT; dan h. Tarikh kemaskini sudut EKSA.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
18/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
9. KEPERLUAN FAIL INDUK, AUDIT, LATIHAN, PROMOSI DAN ZON
(Secara Maya)
Dokumentasi pelaksanaan Amalan EKSA perlu disediakan di peringkat induk, jawatankuasa dan zon. Keperluan dalam fail EKSA adalah seperti berikut:
i. Pengenalan EKSA – Dasar & Objektif EKSA dan garis panduan
EKSA PKDPT; ii. Carta Organisasi EKSA – Fail induk, jawatankuasa dan zon; iii. Pelan Lantai (Fail induk dan zon sahaja); iv. Carta Perbatuan – Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon; v. Minit Mesyuarat – Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon; vi. Gambar Aktiviti-Aktiviti EKSA; vii. Gambar Sebelum dan Selepas – Fail Induk dan Zon; dan viii. Audit( kriteria dan keputusan audit) - Fail induk, Jawatankuasa
(berkenaan) dan zon.
10. RUANG PEJABAT (PKDPT sahaja)
10.1 Peralatan Pejabat
10.1.1 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh
digunakan dengan selamat;
10.1.2 Peralatan pejabat sentiasa bersih dan disusun supaya kelihatan
kemas; dan
10.1.3 Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan menggunkan stiker mengikut kesesuaian contoh mesin fotostat, mesin faks dan CPU .
10.2 Susun Atur Peralatan Pejabat
10.2.1 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;
10.2.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan; dan
19/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
10.3 Susunan Fail
10.3.1 Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem;
10.3.2 Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian
dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail); dan
10.3.3 Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut:-
i. Tetulang ring file mengandungi:
• Logo Kementerian (Kami Sedia Membantu);
• Singkatan nama jabatan, bahagian,cawangan/unit;
• nombor fail (jika perlu);
• tajuk fail; dan
• nombor susunan fail.
ii. Muka depan ring file mengandungi:
• Logo Kementerian (Kami Sedia Membantu);
• Nama unit atau cawangan;
• Tajuk;
• Nama Jabatan/ bahagian
iii. Penggunaan tulisan (font) dan saiz mengikut kesesuaian fail.
10.4 Hiasan Dalaman
10.4.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;
10.4.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, dasar kualiti dan sebagainya);
10.4.3 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;
10.4.4 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup
tidak digalakkan (jika digunakan perlu penyelenggaraan bagi mengelak habuk terperangkap serta kerosakan pada karpet. Penggunaan tidak keterlaluan dari segi kuantiti);
20/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
10.4.5 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam ruang pejabat tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlu penyelenggaraan dan berfungsi dengan baik);
10.4.6 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan; dan
10.4.7 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan
pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.
10.5 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan
10.5.1 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti “AWAS” pada plug yang terdedah dan “SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN” pada plug lampu yang terbabit;
10.5.2 Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan
bilik pegawai; dan
10.5.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat
yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; dan
10.5.4 Ruang kaki lima yang bertingkat, perlu ada garisan amaran kuning
hitam untuk elak kemalangan .
10.6 Ruang Kerja Terperingkat
10.6.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan
Kerja Larangan;
10.6.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak
berdebu dan selesa;
10.6.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan); dan 10.6.4 Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ ownership) perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor telefon hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.
21/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
10.7 Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)
10.7.1 Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan
dipamerkan di ruang yang strategik;
10.7.2 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan
indeks;
10.7.3 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara menegak dengan tetulangnya menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail;
10.7.4 Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan
sebelum tamat waktu bekerja;
10.7.5 Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan (contoh : kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail);
10.7.6 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet;
10.7.7 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail;
10.7.8 Tangga, troli dan kerusi bertangga hendaklah diletakkan di tempat
yang selamat dan diparkirkan; dan
10.7.9 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor telefon).
22/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
10.8 Ruang Kaunter (KK)
10.8.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;
10.8.2 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih
dan disusun supaya kelihatan kemas;
10.8.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat
yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;
10.8.4 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari
segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini;
10.8.5 Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan;
10.8.6 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang
berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan;
10.8.7 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk
pelanggan; dan
10.8.8 Kaunter utama perlu memenuhi kriteria berikut:
i. Sistem maklum balas pengguna ii. Direktori pegawai iii. Piagam pelanggan
23/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
11. RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI
11.1 Lantai
11.1.1 Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang
kekotoran; dan
11.1.2 Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas
lantai di sekitar ruang kerja.
11.2 Meja (Di atas Meja)
11.2.1 Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan;
11.2.2 Dibenarkan satu sudut mini untuk tapak hiasan (optional);
11.2.3 Terdapat telefon dan buku direktori (optional);
11.2.4 Diari/organizer hendaklah disusun dengan kemas dan teratur
pada setiap masa;
11.2.5 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak
termasuk self-ink rubber stamp).
11.3 Meja (Di bawah/Tepi meja)
11.3.1 Sediakan tempat khas yang bertanda bagi bakul sampah untuk bilk
pegawai sahaja; ruang kerja tidak diperlukan.
11.3.2 Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti cable tie/cable casing; dan
11.3.3 Satu bekas untuk meletak kasut/ selipar di bawah meja pegawai.
11.4 Laci Meja / Almari
11.4.1 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan
ruang laci boleh seperti berikut:
i. Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai
24/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
ii. Laci tengah dilabelkan “DOKUMEN” dan diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan
iii. Laci bawah dilabelkan “PERIBADI” dan diguna bagi menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain
• Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis,buku catatan dan dokumen rasmi.
• Sekiranya ada 2 tingkat laci sahaja, tiada laci bagi urusan peribadi
11.4.2 Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu
diletakkan di tempat yang sesuai dan disusun kemas;
11.4.3 Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur; dan
11.4.4 Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam
keadaan kemas, tersusun dan bersih.
11.5 Dinding/partition pegawai
11.5.1 Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-
masing termasuk bilik pegawai:
i. Tanda Nama Penuh; ii. Jawatan; iii. Gambar
11.5.2 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan
teratur di satu sudut yang disediakan;
11.5.3 Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di
hadapan partition.
25/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
11.6 Kerusi
11.6.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak
digunakan;
11.6.2 Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang
kerusi (atau ditempat yang telah disediakan); dan
11.6.3 Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak
bergoyang, selesa dan bersih.
11.7 Komputer dan pencetak
11.7.1 Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa
tidak berhabuk dan sedia untuk diguna;
11.7.2 Komputer di bilik pegawai disusun mengikut kesesuaian pegawai manakala bagi ruang kerja komputer disusun dengan monitor berada di tengah- tengah partition dan CPU besar berada di bawah meja; CPU kecil di atas meja bersebelahan monitor. Pegawai perlu mematuhi ciri-ciri keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat secara terus atau membelakangkan pintu masuk;
11.7.3 Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down);
11.7.4 Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan;
dan
11.7.5 Wallpaper menggunakan Amalan 5S dan 5 Elemen Amalan EKSA manakala screensaver menggunakan Logo Amalan EKSA PKDPT. seperti di Lampiran 2. Screensaver ini berfungsi selepas 10 minit komputer tidak digunakan.
11.8 Sistem fail
11.8.1 Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail;
11.8.2 Fail berbentuk ring file – dilabel mengikut format yang telah
diseragamkan dan mengikut warna yang telah ditetapkan untuk membezakan unit yang pelbagai;
11.8.3 Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di
dalam kabinet fail; dan
11.8.4 Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur (sekiranya ada).
26/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
11.9 Bilik Pegawai
11.9.1 Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah
juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian;
11.9.2 Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee
table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya;
11.9.3 Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi
kuantiti; dan
11.9.4 Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.
11.10 Pelabelan Dan Pemakiran (Parking Lot)
11.10.1 Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih
sahaja disediakan lot parkir yang bersesuaian; dan
11.10.2 Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut
kesesuaian zon.
12. BAHAGIAN PENGELUARAN
12.1 Mesin dan Peralatan
12.1.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak
menghalang pergerakan proses kerja;
12.1.2 Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk, berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka hayat mesin;
12.1.3 Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin
terutamanya bahan yang berbentuk cecair;
12.1.4 Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian
yang merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain;
12.1.5 Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin
mengikut kesesuaian;
27/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
12.1.6 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki
atau dilupuskan serta perlu dilabelkan ROSAK; dan
12.1.7 Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan
mesin.
13. STOR (Rujukan:PP Bil.5 Tahun 2009(TPS)
13.1 Pintu Stor Pusat
Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut :
i. Pelan lantai stor;
ii. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas; dan
13.2 Dalam Stor
13.2.1 Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas;
13.2.2 Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap
bahan/ komponen barangan (mengikut tatacara pengurusan stor);
13.2.3 Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod
barang tersebut diambil/dicapai/dicari;
13.2.4 Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di
dalam stor;
13.2.5 Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik
dan berfungsi (contoh: tangga dan troli);
13.2.6 Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi melambangkan imej korporat; dan
28/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
13.3 Simpanan Barang Stor
13.3.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang
kerja-kerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor;
13.3.2 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu
Keluar Dulu /First In First Out (MDKD/FIFO);
13.3.3 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada
seperti berikut:
i. Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang
seperti bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya;
ii. Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad abjad
atau nombor atau kedua-duanya sekali; dan
iii. Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu nombor. (contoh : liquid paper botol terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2)
* Lokasi liquid paper botol ialah di B-2B2.
13.3.4 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat;
13.3.5 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang
sama;
13.3.6 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas;
13.3.7 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan
yang masih boleh digunakan;
13.3.8 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab;
13.3.9 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS- 10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian); dan
13.3.10 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.
29/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
13.4 Simpanan Barang Toxic
13.4.1 Barang toxic perlu disusun dengan kemas dan teratur
mengikut kawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel;
13.4.2 Peralatan seperti rak/pallet/alatan sokongan lain untuk
kegunaan simpanan barangan toxic perlu digunakan dengan sebaiknya;
13.4.3 Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan
tidak digunakan lagi;
13.4.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan
barang toxic berkeadaan baik;
13.4.5 Mempunyai tanda arah/label/abjad bagi setiap barangan siap;
13.4.6 Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran;
dan
13.4.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat
yang strategik serta mudah dilihat.
13.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor
13.5.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:
i. Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba; ii. Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan iii. Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir.
13.5.2 Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: system water sprinkler
dan hose reel);
13.5.3 Pencahayaan yang mencukupi;
13.5.4 Tanda amaran seperti “Dilarang Merokok” dan “Mudah
Terbakar” dipamerkan dengan jelas; dan
13.5.5 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai
dan berparkir.
30/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
14. TEMPAT UMUM
Ruang Umum termasuk Surau, Bilik Mesyuarat, Bilik Latihan, Tandas dan lain-lain merupakan ruang yang perlu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa digunakan. Jadi, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan pengguna.
14.1 Surau/Bilik Solat
Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat:
14.1.1 Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna
dan boleh digunakan dengan baik;
14.1.2 Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan
sentiasa bersih untuk keselesaan ramai;
14.1.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau
digantung dengan kemas;
14.1.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik
Solat;
14.1.5 Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan;
14.1.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam
almari / kabinet / rak yang disediakan;
14.1.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat
dengan jelas;
14.1.8 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi;
14.1.9 Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;
14.1.10 Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai;
14.1.11 Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk
mendapatkan suasana yang sentiasa segar;
31/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
14.1.12 Jam dinding disediakan untuk panduan;
14.1.13 Tidak dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat;
14.1.14 Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/
peralatan; dan
14.1.15 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon).
14.2 Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang
Pastikan Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:
14.2.1 Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada
kekotoran;
14.2.2 Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh
digunakan dengan baik;
14.2.3 Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan
disusun kemas ketika tidak digunakan;
14.2.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;
14.2.5 Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7);
14.2.6 Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat (PKDPT sahaja). Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board);
14.2.7 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas
mesyuarat selesai;
14.2.8 Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan
hitam diletakkan di tempat yang disediakan;
14.2.9 Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai;
14.2.10 Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon
dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.
32/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
14.2.11 Makanan berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan;
14.2.12 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai dan nombor telefon); dan
14.2.13 Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan
di lokasi yang bersesuaian.
14.3 Pantri
14.3.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau
14.3.2 Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur
setelah digunakan
14.3.3 Kabinet/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan
seragam (mengikut kesesuaian/optional);
14.3.4 Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki
selepas digunakan;
14.3.5 Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun
dengan teratur di dalam kabinet/rak;
14.3.6 Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas;
14.3.7 Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;
14.3.8 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh : dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional);
14.3.9 Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau
Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan.
14.3.10 Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan
14.3.11 Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan, peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan;
33/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
14.3.12 Dilarang merokok / vaping di dalam pantri; dan
14.3.13 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik
bagi menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor
telefon).
14.4 Tandas
14.4.1 Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering;
14.4.2 Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu ada dalam bilik air:
i. Bekas sampah; ii. Soap dispenser; sabun cecair ;dan iii. Kertas tisu.
14.4.3 Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan
pintu utama;
14.4.4 Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak
bersawang;
14.4.5 Semua lampu berfungsi dengan baik;
14.4.6 Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan
penyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih;
14.4.7 Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan
dengan selamat;
14.4.8 Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing
system berfungsi dengan sempurna;
14.4.9 Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi
dengan sempurna;
14.4.10 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering;
34/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
14.4.11 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa
ada sabun;
14.4.12 Tisu sentiasa ada di dalam tandas;
14.4.13 Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas;
14.4.14 Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dilekatkan di
dalam bilik air;
14.4.15 Memastikan tandas OKU berkeadaan baik dan berfungsi;
14.4.16 Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkan; dan
14.4.17 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi
menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor telefon).
14.5 Laluan Utama/ Laluan Awam
14.5.1 Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang
laluan;
14.5.2 Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada)
disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan;
14.5.3 Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan;
14.5.4 Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan
14.5.5 Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa
diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.
14.6 Lobi Utama (PKDPT sahaja)
14.6.1 Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan
berkeadaan baik;
14.6.2 Laluan-laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan seperti barang/peralatan yang boleh menganggu laluan umum; dan
35/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
14.6.3 Maklumat seperti pelan strategik/visi/misi/piagam pelanggan dan
lain-lain sentiasa dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat.
14.6.4 Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini
seperti contoh-contoh berikut:
i. Visi; ii. Misi; iii. Maklumat Pengurusan Atasan; iv. Moto dan v. Piagam Pelanggan
14.6.5 Menyediakan perkara-perkara berikut:
i. Buku kedatangan pelawat ii. Direktori pegawai iii. Sudut informasi untuk pelanggan iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat
14.7 Kaunter Khidmat Pelanggan Dan Ruang Menunggu (PKDPT sahaja)
14.7.1 Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun;
14.7.2 Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan
pelanggan/tetamu luar;
14.7.3 Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan
teratur dan berada dalam keadaan baik;
14.7.4 Kawasan persekitaran ruang menunggu tetamu sentiasa bersih dan
kemas; dan
14.7.5 Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di
kawasan yang mudah dilihat.
36/40
15. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
15.1 Papan Tanda Jabatan/PapanTanda Arah/Petunjuk
15.1.1 Papan tanda jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah diletakkan di lokasi penting iaitu bilik pegawai, tandas, pintu keluar dan bilik mesyuarat;
15.1.2 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;
15.1.3 Saiz yang sesuai dan senang difahami;
15.1.4 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan
15.1.5 Berkonsepkan imej korporat Jabatan.
15.2 Media/Bahan Pameran
15.2.1 Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;
15.2.2 Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa;
15.2.3 Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti,
berimej korporat, kemas dan teratur; dan
15.2.4 Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah
digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan.
16. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA
16.1 Penglibatan Pengurusan atasan
Penglibatan Pengurusan atasan seperti Pegawai Kesihatan Daerah dan Ketua-ketua Unit dalam pelaksanaan EKSA amat dikehendaki demi kelangsungan amalan EKSA di PKDPT.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
37/40
16.2 Dari segi penampilan diri dan imej
Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara pakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai dengan imei penjawat awam.
16.3 Perhubungan dengan rakan sejawat;
Mempamerkan usaha bersama/ kerja berpasukan seperti gotong royong, kreativiti, mesyuarat dan sebagainya.
16.4 Perhubungan dengan pelanggan; dan
Hubungan berorentasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu.
16.5 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas
Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif.
17. KESELAMATAN PERSEKITARAN
Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang selamat:
a. Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak
diperlukan (contoh : pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak dan sebagainya);
b. Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak
dihalang;
c. Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran;
d. Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri;
e. Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contoh :
Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS);
f. Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh : barang-barang pra
pelupusan);
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
38/40
g. Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman PKDPT dan KK(contoh : pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya);
h. Peralatan-peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan
segera;
i. Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan;
j. Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini;
k. Menyediakan pelan tindakan kecemasan yang meliputi arahan keselamatan, latihan pengusian bangunan, tanda amaran, pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul serta tanda arah laluan kecemasan;
l. Dokumen-dokumen terperingkat perlulah diselengarakan mengikut prosedur yang telah ditetapkan dan maklumat kerajaan hendaklah dijaga keselamatannya;
m. Memastikan alat pemadam menepati kriteria berikut:
i. Penyelengaraan secara berkala
ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan
iii. Berkeadaan bersih
iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
n. Prosedur dan latihan pengungsian bangunan (fire-drill) hendaklah dilaksanakan
sebagaimana Arahan Keselamatan; dan
o. Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.
18. PEMBUDAYAAN KREATIVITI DAN INOVASI
i. Melaksanakan Inovasi atau best practice yang boleh meningkatkan produktiviti dan
kualiti warga tanpa penggunaan peruntukan kewangan yang tinggi; dan
ii. Menggunakan barangan terpakai sebagai salah satu bentuk kreativiti seperti untuk
hiasan setiap zona tau dalam kegunaan amaln EKSA.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
39/40
19. AMALAN HIJAU
19.1 Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh
seperti contoh-contoh berikut:
i. Notis/ arahan penjimatan tenaga. ii. Penggunaan lampu/ peralatan save energy. iii. Penetapan suhu optimum. iv. Penjimatan kertas. v. Penjimatan air. vi. Kempen hijau.
19.2 Melaksanakan program kitar semula di peringkat zon.
19.3 Menyediakan analisis penjimatan, sebagai contoh:
i. Kos ii. Masa iii. Tenaga Pekerja iv. Ruang
20. PENUTUP
Dengan adanya garis panduan ini diharap dapat membantu semuawarga PKDPT dalam melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui Amalan EKSA dan membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi amalan di PKDPT.
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
40/40
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016
LAMPIRAN 2
1. Wallpaper
2. Screen saver
Garis Panduan Pelaksanaan EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) Pejabat Kesihatan Daerah Perak Tengah, Versi 1/2016