H.S.V. The Blue Hitters

                                                                        Sportlaan 11

                                                                        3299 XG  Maasdam

                                                                        Tel.: 078- 676 3746

                                                                         hsv.bhitters@gmail.com


                                                   Privacy verklaring

H.s.v. The Blue Hitters (hierna genoemd TBH) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. TBH houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. (AVG)
 
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 

Als TBH zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:


Naam :
 L. Lageweg

Privacy functionaris

Mobiel nr :.....................

e-Mail adres : avc.bhitters@gmail.com

Waarom verwerken wij persoonsgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door TBH verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

 Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van vragen:

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden: 
De gegevens die u aan ons geeft gebruiken wij in principe alleen intern t.b.v. de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Partijen waar wij uw gegevens mee delen zijn o.a. de KNBSB (Honkbalbond), Verzekering, Gemeente, Systemen voor financiële afhandeling en intern aan medewerkers zover noodzakelijk.

Verder kunnen wij de door u verstrekte gegevens aan derden doorgeven wanneer dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek Loo (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen:
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
 
Bewaartermijn:
Bewaartermijn 2 jaar na opzegging lidmaatschap, 7 jaar ivm fiscale doeleinden. De gegevens zullen na het einde van het lidmaatschap, nog één jaar worden bewaard. Dit om u bijv. te vragen over uw ervaringen bij de vereniging.

Beveiliging van de gegevens: 
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen

Uw rechten omtrent uw gegevens: 
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben.  Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kunt opnemen.   (U kunt wijzigingen ook doorgeven via het formulier op onze website www.thebluehitters.nl ).
Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.  
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten:
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kunt opnemen. Indien u niet tevreden bent met de uitkomst van ons contact, heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy verklaring:
TBH kan zijn privacy verklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Oudere versies van ons privacy verklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.

(Digitaal) beeld materiaal:
Naast het gebruik van persoonsgegevens is ook het gebruik van (digitaal) beeldmateriaal aan strikte regels gebonden.

Een korte toelichting:
Volgens de strenge wet maakt een vereniging zich schuldig aan een “verwerking van gevoelige persoonsgegevens” wanneer de vereniging een foto met sporters herkenbaar in beeld op bijvoorbeeld haar website of social media-platform plaatst. Naar de letter van de privacywet mogen foto’s alleen geplaatst worden als alle daarop afgebeelde personen daarvoor hun toestemming hebben gegeven. Een vereniging zou ook moeten kunnen aantonen dat deze toestemming verkregen is. TBH is
niet verantwoordelijk voor wat individuele personen op social media posten, zelfs niet als zij dit doen onder de naam blue hitters. Blue hitters heeft officieel geen social media en beschikt alleen over een verenigings website.


Protocol gebruik beeldmateriaal:
TBH hanteert een protocol voor het plaatsen van beeldmateriaal zoals foto’s en video’s op de website van de vereniging. In het protocol kunt u de regels lezen, waaraan TBH zich houdt als het gaat om beeldmateriaal van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen.

Gebruik website/social media:

TBH beheert de website www.thebluehitters.nl  Deze website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging, de trainingen en de evenementen die TBH organiseert. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden. Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij TBH. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging. Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie, mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden.  Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht.
Er worden geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de website van TBH, als de ouders/verzorgers hier tegen bezwaar hebben gemaakt.

Achternamen worden alleen geplaatst als de persoon/personen een functie bekleden bij TBH, zoals leden van het bestuur en begeleiders en trainers. Als de betreffende persoon het hiermee niet eens is, wordt de achternaam alsnog verwijderd. Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor TBH, zoals leden van bestuur en begeleiders en trainers. Als een ouder/verzorger problemen heeft met het gebruik van beeldmateriaal, dan zal in overleg met deze persoon besloten worden dit beeldmateriaal te verwijderen. Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dan wel beeldmateriaal van hun kind(eren), dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat hiermee vervolgens rekening gehouden kan worden. Dit bezwaar kan altijd weer worden herroepen. Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de eigen TBH website.

Maken van foto en video opnames: 
Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en eigen sportterrein kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers. Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden zijn:

Het is niet toegestaan foto’s en of video opnames te maken in kleedruimten.

Bewaking privacy gebruik van opnamen:
Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld en het een persoon uit het eigen gezin betreft, gelden geen nadere bepalingen. De vereniging aanvaard geen enkele aansprakelijkheid hiervoor. Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht.  Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames en foto’s te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website. In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur van de vereniging. Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.

Sancties:
Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol. Indien zich een incident voordoet, zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan. Afhankelijk van de ernst van het incident zal het bestuur disciplinaire maatregelen treffen of desnoods het incident melden aan de betreffende instanties. Betrokken ouders/verzorgers worden direct geïnformeerd.

Tot slot:
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet alsmede in twijfelgevallen beslist het bestuur en de hoofden van de commissies.