mapa referencial de serviços

1 |  GESTÃO DOCUMENTAL

Um programa de gestão integrada de documentos busca garantir que toda a informação e os documentos produzidos, recebidos ou acumulados por sua organização, em todo o ciclo de vida, sejam gerenciados como um recurso estratégico de forma contínua e permanente.

Propósitos Gerais

  • Preservar dinamicamente os documentos durante todo seu ciclo vital de forma acessível, inteligível e utilizável enquanto tenham um valor jurídico-administrativo ou um valor contínuo.
  • Proporcionar que a informação contida nos documentos esteja disponível no formato apropriado, para as pessoas certas e no momento oportuno.
  • Buscar a garantia de que os documentos -e a informação contida neles- sejam usados com o máximo aproveitamento desde o momento em que são criados.

Metas

  • Normalização da produção documental, gerando documentos autorizados e confiáveis de forma acessível, inteligível e em condições idôneas de uso durante o tempo necessário para auxiliar as necessidades administrativas e a prestação de contas da organização.
  • Eficiência e economia no trabalho mediante a eliminação sistemática da produção de documentos desnecessários, da duplicação informacional e de esforços, criando-se e mantendo-se somente os documentos relevantes e necessários, de valor jurídico, fiscal e memorialístico, sistematizando a disponibilidade e a conservação.
  • Facilitar o acesso aos documentos, tanto correntes (com valor jurídico e administrativo) quanto os selecionados para a conservação permanente (valor probatório ou memorialístico), otimizando as tomadas de decisões, a prestação de contas e a transparência administrativa.
  • A correta determinação da obsolescência documental e a destruição segura, com base legal, dos documentos desnecessários.
  • A determinação segura e confiável dos documentos que devem ser conservados de forma permanente, bem como a adequada preservação desses documentos.
  • A classificação orgânica/funcional e a ordenação dos documentos de valor permanente,         preservando a informação dos contextos em que foram criados.
  • A correta descrição dos documentos de valor permanente de maneira que revelem seus conteúdos informacionais e possam ser disponibilizados à pesquisa.

Investimento

(consultar hora técnica)*

Obs: Esta prestação de serviço, tanto na modalidade consultoria ou assessoria, requer a elaboração de um projeto específico.

2 | DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Serviço

Descrição

Valores referenciais

1

Página Digitalizada [ Formato A4 > PDF ]

R$ 0,27 p/ imagem

Opcional

Página PDF >> OCR (Optical Character Recognition - reconhecimento de caracteres que torna o documento pesquisável).

R$ 0,07

Opcional

Cadastro e Indexação de documentos digitalizados no sistema AdB|My.Box (até 6 campos indexados)

R$ 0,18

Opcional

Armazenamento (cloud storage) e acesso web 24x7 via Sistema dedicado - AdB.My Box*

R$349,90 /mês

Opcional

Transferência e gravação em mídia externa (CD/DVD ou HD) para pesquisa, visualização e impressão. Mídias fornecidas pelo cliente.

cortesia

3 | SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL

Serviço

Descrição

Valor

Consulta, inserção e controle do fluxo de documentos via Sistema Web. 05 Usuários / 10Gb

*Adb|MyBox é um completo sistema de gestão documental (DMS, Document Management System) baseado na web que lhe permite administrar toda a documentação da sua empresa de forma simples, segura e eficaz. Bastante intuitivo, o sistema de gestão documental permite a centralização e o gerenciamento de uma grande quantidade de documentos digitais (ou digitalizados), sob os mais diversos suportes, proporcionando diversas formas de controle e acesso imediato às informações da sua organização.

Algumas características do sistema AdB|My.box :

O acesso a todos os documentos é controlado por um sistema de privilégios, com base em usuários e grupos, garantindo que todos com acesso ao sistema de gestão de documentos tenham o acesso à informação necessária, sob restrições pré estabelecidas de leitura e escrita aos documentos.

Também é possível associar cada documento ou grupo de documentos a um ou mais revisores e aprovadores, de modo a facilitar a implementação de fluxos de trabalho (
workflow) específicos, administrando o status de cada documento, datas de expiração, bloqueio de arquivos etc.

Cada documento tem um histórico de versão detalhada com alterações correspondentes, assim é possível manter, ao longo do tempo, um controle total sobre o ciclo de vida da documentação e sua evolução. Criptografia SSL, SSAE 16, ISAE 3402.

> demonstração do sistema:

         

evaluatemybox.adb.inf.br 
      (use
convidado  p/ usuário e senha)

R$349,90/mês

4 | DESTRUIÇÃO SEGURA DE DOCUMENTOS

Descrição

Valor p/ Kg

Destruição de documentos por sistema de fragmentação, com nível de segurança P4 (DIN 66.399) que gera partículas de 4 x 40 mm. OBS: valor para papéis textuais planos armazenados em caixas-arquivo padrão. Outros suportes documentais, mídias ou equipamentos informáticos sob consulta.

R$ 2,88

Elaboração de Edital de Descarte. Publicação sob encargo do cliente.

R$37,00

5 | CONSULTORIA E ASSESSORIA

Descrição: a unidade de trabalho é a Hora Técnica (HT), de sessenta minutos à disposição do cliente. Os valores podem sofrer alteração de acordo com a complexidade do trabalho e/ou modalidades de contrato.

Valor HT mínimo

Valor HT máximo

Consultoria/Mentoria In Company

R$ 44,96

R$247,82

Responsabilidade Técnica: Elaboração de Pareceres, Relatórios, Planos, Projetos, Laudos ou outros documentos que exijam a aplicação de conhecimentos específicos.

R$247,82

R$443,21

Estudos, Pesquisas, Análises, Planejamentos, Projetos etc.

R$172,28

R$443,21

Assessoria In Company (+ responsabilidade técnica) - 20 HT

R$ 89,78

R$99,76

Assessoria In Company (+ responsabilidade técnica) - 21 a 40 HT

R$79,80

R$99,76

Assessoria In Company (+ responsabilidade técnica) - 41 a 60 HT

R$69,86

R$99,76

Assessoria In Company (+ responsabilidade técnica) - 61 a 100 HT

R$59,85

R$99,76

Assessoria In Company (+ responsabilidade técnica) - acima de 101 HT

R$ 44,96

-

* A HT pode sofrer variação de acordo com o âmbito e a amplitude dos serviços.

6 | COMUNICAÇÃO

sítio web customizável e ampliável (telas para site institucional padrão)
projeto gráfico + programação lógica e implementação + base de dados

R$ 7.123,00 valor referencial

_ OPCIONAL - Elaboração de textos

R$208,50/lauda

_ OPCIONAL - Revisão técnica textual

R$5,00/lauda

_ OPCIONAL - Tratamento gráfico de imagens

R$35,00/imagem

_ OPCIONAL - Manutenção técnica

R$ 750,00 /mês

* Os serviços e respectivos valores descritos neste documento servem apenas como referência. Para um orçamento mais detalhado, preciso, solicite uma visita técnica.