Manual de primeros pasos para usar Alegra - Versión Universal
Con Alegra ganas tiempo y tranquilidad 

Dedicando unas horas semanales al manejo de tu información, ahorrarás tiempo en trabajo administrativo y conocerás mejor tu negocio.

El paso más importante es crear una rutina para la gestión y registro de toda tu información en Alegra. ¡Agenda un espacio fijo a la semana para ingresar los datos al sistema!

1. Configura la información inicial de tu cuenta de Alegra

Desde el menú Configuración: 

2. Crea items de venta:

Los items son los productos o servicios que tu empresa comercializa. Pueden ser inventariables (a los que les llevarás el control de costos y cantidades) o no inventariables (los que no afectan el inventario, como por ejemplo los servicios).

 

Para crear un ítem de facturación sigue estos pasos:

  1. Selecciona "Inventario" en el menú principal.
  2. Haz clic en el botón "Nuevo ítem de venta", llegarás al formulario de "Nuevo ítem de venta".
  3. Completa los datos del formulario.

También puedes consultar nuestro video de creación de inventario aquí

O impórtalos desde Excel, consulta cómo aquí

3. Crea contactos:

Los contactos son las personas o empresas, clientes y proveedores con quienes tienes relaciones comerciales.

Para crear un contacto sigue estos pasos:

  1. Selecciona "Contactos" en el menú principal
  2. Haz clic en el botón "Nuevo contacto", llegarás al formulario de "Nuevo contacto"
  3. Este formulario permite crear un proveedor y/o un cliente. Completa los datos del formulario.

Consulta cómo importar tus contactos aquí 

4. ¡Ajusta tus saldos iniciales!

Comienza a llevar la información histórica de tu empresa en Alegra: Ingresa al sistema los datos de saldos iniciales o facturas pendientes por pago. Elige en qué forma quieres hacerlo:

  1. Ingresa tu información manualmente: Digita una a una tus facturas de compra y de venta que estén pendientes por pago, con las fechas correspondientes a su creación y vencimiento.
  2. Si tienes muchas facturas pendientes por pago, ingresa tu información acumulada de saldos iniciales mediante facturas globales para cada contacto con una fecha específica así:
    - Elige tu fecha inicial para ingresar saldos en Alegra, las facturas que vas a registrar a continuación deben tener esta fecha de creación.
    - Crear una factura de venta por cada cliente con el valor acumulado del saldo total adeudado
    - Crear una factura de compra por cada proveedor con el valor acumulado del saldo total adeudado
    - Te recomendamos trabajar con facturas globales por cada contacto para que Alegra lleve la información de los pagos a las facturas anteriores de manera organizada y controlada.

También puedes traer tus saldos iniciales mediante los ajustes de categorías, desde el menú “Categorías” en el submenú “Ajustes de Categoría”


Visita nuestro Centro de Ayuda para ver el
proceso detallado del registro de saldos iniciales de facturas y ajustes de categorías, aquí.

5. Crea bancos:

Desde los bancos se gestionan los movimientos de entrada y salida de dinero de tu empresa.

Para crear una cuenta bancaria sigue estos pasos:

  1. Selecciona "Bancos" en el menú principal.
  2. Haz clic en el botón "Nuevo Banco", llegarás al formulario de "Nuevo Banco".
  3. Completa los datos requeridos.

También puedes administrar los bancos de tu cuenta de Alegra y realizar movimientos entre ellos:

Agregar dinero, hacer retiros de dinero, transferir a otros bancos, conciliar tus cuentas o desactivarlas.

Es importante ingresar información correcta pues usarás los Bancos para realizar pagos y recibir ingresos en el sistema, a partir de ellos Alegra realizará los cálculos de tus operaciones.
También puedes consultar nuestro video de explicación y creación de bancos
aquí

6. Gestiona las categorías

Las categorías son grupos básicos en los que Alegra clasifica toda la información de tu empresa, sirven para llevar el control de tus ingresos, egresos, activos, pasivos y patrimonio. Algunos ejemplos de categorías son: Ventas, Activos fijos, Impuestos por pagar, Utilidades. Cada movimiento que realices automáticamente será asociado a una categoría, así llevas tu información en orden....

En los formularios de registro de información, Alegra te pide asociar cada movimiento a una categoría, debes entender muy bien qué tipo de movimiento realizas para asociarlo de la forma correcta. Al llevar las categorías de forma organizada los reportes tendrán datos acertados sobre tu empresa.

7. Crea facturas, cotizaciones y remisiones:

Crea Cotizaciones y/o Remisiones que luego puedes convertir en ventas, desde el menú de Ingresos.

Para crear una factura sigue estos pasos:

  1. Selecciona "Ingresos" en el menú principal.
  2. Haz clic en el botón "Nueva factura", llegarás al formulario de "Nueva factura".
  3. Completa los datos del formulario.

También puedes consultar nuestro video de creación de factura de venta aquí

¡Programa tus facturas de venta recurrentes!

Automatiza la generación de facturas de venta periódicas: programa la generación de tus registros para un día en específico con una frecuencia en meses.

Para crear una factura de venta recurrente sigue estos pasos:

  1. Selecciona “Ingresos” en el menú principal y luego ”Facturas recurrentes”.
  2. Haz clic en el botón "Nueva factura recurrente", llegarás al formulario de "Nueva factura de venta recurrente".
  3. Completa los datos del formulario, la “Frecuencia” indica cada cuántos meses se realiza la factura.

8. Recibe pagos a tus facturas y gestiona tus Notas crédito

Para registrar pagos en tus facturas sigue estos pasos:

  1. Selecciona "Ingresos" en el menú principal.
  2. Elige la factura a la que le vas a hacer el pago (clic).
  3. Haz clic en el botón “Agregar pago", llegarás al formulario de "Nuevo ingreso".
  4. Completa los datos del formulario.
    Alegra realizará el ingreso del dinero a la cuenta de Banco correspondiente.

Desde el menú Ingresos también generas Notas crédito para registrar devoluciones de tus clientes, encuentra más información aquí.

9. Registra gastos y gestiona tus Notas débito

Para crear un gasto sigue estos pasos:

  1. Selecciona "Gastos" en el menú principal.
  2. Haz clic en el botón "Nuevo pago", llegarás al formulario de "Nuevo gasto".
  3. Completa los campos del formulario.

En el menú Gastos también generas Notas débito para registrar el saldo a favor o las devoluciones que tienes con un proveedor.

¡Programa tus pagos recurrentes!

Automatiza tus pagos periódicos: programa la generación de registros para un día en específico con una frecuencia en meses.

Para crear un pago recurrente sigue estos pasos:

  1. Selecciona “Gastos” en el menú principal y luego ”Pagos recurrentes”.
  2. Haz clic en el botón "Nuevo pago recurrente", llegarás al formulario de "Nuevo pago recurrente".
  3. Completa los datos del formulario, la “Frecuencia” indica cada cuántos meses se realiza el comprobante de pago.

10. Accede a los reportes

Los reportes son la inteligencia que Alegra hace a tu negocio, en ellos puedes ver la información más importante de tu empresa en tiempo real. Algunos reportes que encontrarás en Alegra son:

También puedes encontrar los reportes de Ventas por ítem, Ventas por cliente, Ventas por vendedor, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar.

Puedes exportar a Excel todos los reportes de Alegra.


Lo que puedes consultar

Encuentra toda la documentación de ayudas de temas adicionales para el manejo de Alegra en el Centro de Soporte http://ayuda.alegra.com/hc/es, disponible las 24 horas para ayudarte a solucionar tus inquietudes.

Te invitamos a ver el video tour de Alegra aquí.

Nuestros superhéroesde Soporte están listos para ayudarte, escríbenos en www.alegra.com/123 y recibirás ayuda.

Ayuda para hacer crecer tu empresa con Alegra

www.alegra.com - alegra.com/ayuda