Anändarhandbok

Augusti 2019

Intro

Grundtanken med Sportimes tidtagningssystem är att det:

Inte ska kräva funktionärer som debiterar för sin tid (lättanvänt). Systemet ska gå att använda av de arrangörer som gör loppet.
Ska ha låga uppstartskostnader.
Ge en pålitlig tidtagning med liveresultat och efteranalys.

Långsiktigt: Genom ny teknik och förenklingar Slå konkurrenterna och göra det lätt för arrangörer att arrangera sina lopp!

Arikitektur

SporTimes bygger på en grund av en app som körs på iPhone. Appen kan parkoppla med en bluetooth-enhet för chipbaserad tidtagning (enheten läser chippet och skickar data till appen över bluetooth). Registrering av tid kan också göras manuellt av funktionär när en deltagare springer förbi (utan fast kostnad för chip och läsare). Då anges deltagarens nummer. Appen med bluethooth och chiphårdvara finns färdig i en fungerande release och går att köpa i → Webbutiken.

Systemet är gjort på Engelska för att kunna säljas i United States of America någon gång!

Passande Sporter

SporTimes passar för sporter där deltagarna passerar tidtagningspunkterna relativt långsamt och utspritt. Cykel är ej lämpligt. Ej heller lopp med >1000 deltagare.

Mellantidspassering görs genom att bippa chippet mot chipläsaren. Det tar ca 0.5 sekunder. Detta går bäst om deltagarna passerar i serie, och inte parallellt. Många parallella deltagare går att lösa med flera chipläsare per mellantidsstation. Sportimes är dock inte ett system för lopp med fler än 300 deltagare (?).

Passande sporter är:

Swimrun
Simning
Löpning
Orientering
Hund-hinderbanor

Triathlon fungerar också om tider tas vid in och utpassage i växlingsområde.

Detaljer

Nedan beskriver jag olika användarfall från att loppet skapas tills att färdiga resultat publiceras.

Skapa och förbered ett lopp

Arrangören börjar processen genom att skapa och planera för loppet. Detta görs på hemsidan sporTimes.se/app. Arrangören behöver ange om loppet ska köras på en varvbana - där flest antal varv vinner (lap based) - eller om det är ett lopp där kortast totaltid vinner (race from A to B). Detta är mest vanligt. Varvbana kör man t.ex. Vid backyard ultra. Ett typ av lopp där 1 varv skall springas per timme och det gäller att hålla ut så många varv som möjligt. Vanligt är att detta pågår över 24h. Swimrunvarvlopp finns också. Exempel: https://sportimes.se/vasteras-swimrun-2017-olanderswim-gropen/

Du som arrangör administrerar och skapar hela loppet. Du har inlogg (licens) till hemsida och iPhone app. Samma inlogg används på båda ställen.

Typen av tävlingsstart kan vara antingen masstart (alla samtidigt) eller individuell. Vid masstart ges en starttid då loppet startas. Vid individuell start behöver alla deltagare startas individuellt. Man väljer “result type” = start för att registrera när en deltagare startar.

Har ett lopp olika startgrupper som startas i masstart? Då kan dessa tilldelas samma class och funktionen för att starta alla deltagare från en viss class kan användas. T.ex. 25km, 15km, 5km kan vara olika lopp i loppet med startgrupper på olika tid.. Class är också ett bra sätt att gruppera deltagarna i Herr/Dam eller liknande.

Tidtagningssträckor: Laps

För varje lopp kan flera olika tidtagningspunkter finnas. En tidtagningspunkt är förknippad med en delsträcka (lap). Är t.ex. första sträckan mellan start och stora eken vid sjön 5.5km kan detta anges genom ett lap Eken : 5.5km. Vid detta lap kommer tidsregistreringar göras.

Varje lopp måste ha minst ett lap. Ett självklart lap att skapa sist av allt är MÅL! Där skall alltid tidtagning göras!

Du väljer själv vilka laps du har men ha alltid minst ett. Vid triathlon är bra laps:

Varvning efter sim
Vavning efter cykel.
Mål efter löpning

… samt eventuellt punkter på respektive bana om man är rädd att deltagare genar och fuskar någonstans. Detta är sällsynt enligt vår erfarenhet!

Deltagare i loppet: Participants

Som arrangör har du en lista med deltagare i loppet. Du kan lägga till dessa en och en, eller genom att importera hela listan. En guide för hur import görs finns på hemsidan sportimes.se/app där du för ditt lopp (race) väljer “add participants”.

Viktigt: Varje deltagare måste anges med namn och epostadress. Om eposten avnäds tidigare i systemet så är uppgifterna om den redan inmatade. Du kan då inte ändra dessa utan det måste deltagaren göra själv genom att logga in. Detta kan strula till det vid namnbyte. Ett sätt att lösa det på (om man vill byta namn någonstans) är att lägga till en ny deltagare och ta bort den första. Ett annat sätt är att man ser till att hela deltagarlistan har en slumpvis epost, t.ex. “slumvisepost1234x@... En motivation till designen är att vi går mot ett system där deltagaren kan sköta registrering själv direkt i sportimes (om du som arrangör vill ha denna hjälp). Detta är inte 100% färdigt ännu men kommer komma. Detta finns som betafunktion idag.

Utöver klass finns attributen klubb, adress, telefon, stad osv. Dessa kan vara bra att spara för deltagarna.

Para ihop deltagare med chip id:n

För att systemet ska veta vilket chip som hör till vilken deltagare behöver dessa paras ihop! Chippet har ett ID som endast chipläsaren kan läsa (det är osynligt och inprogrammerat i chipet). Exepel 3E CC 4A 7A 90 00.

Para läsare och telefon.
Gå in på rätt lopp.
Se till att det loppet har en importerad deltagarlista
Gå till en deltagare i appen:

Scanna ett chip mot läsaren:

Uppdatera i menyn och vips:

Förberedelser innan race

Sportimes är enkelt. Men för att få en bra tidtagning krävs planering och förberedelser. Se till att tänka på detta!

Gör ett testlopp och testa systemet! Du kan göra hur många lopp du vill så var inte rädd för att testa!
Se till så alla participant i loppet har ett cardId (chip).
Informera deltagarna om hur systemet fungerar. T.ex. via start-PM.
Tidtagningsfunktionärer har informerats och fått läsare:

Fungerar bara med iPhone
Se till att ha bra batteri på telefonerna. Ta med externt batteri annars.
Bra att appen är igång och ingen skärmsläckare går in. Detta ställs in i iphone under settings => display and brightness => autolock => never.

Fundera ut ett bra sätt att markera mellantidspassager / informera deltagarna var bippstationerna sitter. Exempel:

Skylt och funktionär med väst. Funktionären bippar chip.
På en station där deltagarne själv bippar chip. Exempel på obemannad station i en transparent plastlåda. Vid denna setup så ser deltagaren på iphone-skärmen vilken position hen har när hen bippar.

Exempel på text att informera deltagarna om hur systemet fungerar

Sportimes är ett enkelt chipbaserat tidtagningssystem.
Chippet skall placeras på handleden och explicit bippas mot en chipkortläsare vid mellantider och målgång.
Mellantidspasseringar är markerade enligt ……
Vid mellentid och målgång, “blippa” chippet på tidtagningsdosan som ser ut enligt bild.-->

Under loppet - funktionärer som ska registrera resultat

Logga in med samma inloggningsuppgifter som till hemsidan.
Välj i menyn under RACE vilket Race som tidtagning skall göras för samt därefter vilket Lap. Alla race måste ha minst ett lap.
Result type behöver väljas. Antingen registreras en start (av en deltagare som kör individuell start) eller så registreras ett resultat på ett lap. Det går också att registrera DNS, DNF eller tick-off (inräkning till de som startar loppet - t.ex. avprickning i en startfålla.
Sätt din iPhone i bluetoothläge.
I menyn under READER kan du para ihop mobilen med en chipläsare.
Starten går…

Ändra Status på racet i Appen från notStarted till started om det inte redan är gjort. Det går också att göra i webbinterfacet.

Är läsaren parad, race och lap valt, så går det nu att blippa på läsaren och registrera resultat.

Väljer du Register live results with reader i menyn så får du en resultatlista uppdaterad för ditt lap i realtid på mobilen.

Det kan vara bra att ta bort skärmsläckaren på mobilen - om man vill ha appen uppe och se registreringarna som kommer in. Men det går också att låta telefonen gå i sleep.

Efter / under loppet

Sätt status på loppet till ended. Det går då inte längre att ändra resultat.

Publicera en resultatlista.

Denna kan t.ex. bäddas in i en html-sida eller exporteras till annat format (t.ex. pdf). För embed på en hemsida, ange följande:

Byt ut 135 mot ditt lopps race id!
Byt ut 162 mot det lap id du vill visa tiden för. Om hela resultatet ange ingenting, alltså: