CÓDIGO DE COMPLIANCE E POLÍTICA DE ANTISSUBORNO E ANTICORRUPÇÃO

SERVENTIA REGISTRAL DE VITÓRIA DE SANTO ANTÃO-PE

O presente instrumento tem por objetivo apresentar normas, regras e orientações gerais sobre a forma de atuação ética, a conduta e a postura de todos os colaboradores da Serventia.

Sumário

1.        Histórico de Revisões        3

2.        Introdução        4

3.        Definições        4

3.1.        Compliance        4

3.2.        Suborno        5

3.3.        Corrupção        5

4.        Política de Compliance e Antissuborno        5

5.        Política Anticorrupção        7

6.        Princípios e Deveres        7

6.1.        Princípios        8

6.2.        Pagamentos Indevidos        8

6.3.        Brindes, Presentes e Hospitalidade        9

6.4.        Doações Beneficentes e Contribuições Políticas        9

6.5.        Contribuições Políticas        10

6.6.        Doações Beneficentes        10

7.        Contratação de Terceiros e Due Dilligence        11

8.        Infrações a Regras de Conduta:        13

9.        Registros Financeiros        13

10.        Comitê de Compliance e da Qualidade        16

11.        Canal de Denúncias        18

12.        Conflito de Interesses        20

13.        Conscientização e Treinamento        20

14.        Sanções Aplicáveis        21

14.1.        Violações ao Código, às Políticas e Normas Internas        21

14.2.        Aplicação das Punições ou Sanções        21

14.3.        Lei Anticorrupção        22

15.        Disposições Finais        23

1. Histórico de Revisões

A edição atual deste Código é publicada e disponível no SGT, na Biblioteca de Arquivos e será entregue a todos os parceiros e fornecedores, via e-mail de compartilhamento. Poderá ser alterada a qualquer tempo a critério da Alta Direção, atualização das normas e leis. Todas as alterações entram em vigor imediatamente após a publicação.

2. Introdução

A SERVENTIA REGISTRAL DE VITÓRIA DE SANTO ANTÃO-PE está comprometida não só em atender aos requisitos das leis e normas aplicáveis aos seus negócios, mas também em adotar os mais elevados padrões de integridade e ética em suas atividades, buscando combater e evitar todas as formas de corrupção.

A SERVENTIA REGISTRAL DE VITÓRIA DE SANTO ANTÃO-PE não tolera qualquer tipo de prática ilícita ou relacionada à corrupção por parte de seus colaboradores, incluindo seus líderes e colaboradores, parceiros ou fornecedores, ou por parte de qualquer pessoa ou instituição que represente ou atue em seu nome. Com base nesse princípio geral de “tolerância zero” e transparência, o cartório adotou este Código de Compliance, Anticorrupção e Antissuborno, doravante denominado “Código".

Este Código aplica‐se a Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE e a todos seus colaboradores, bem como a todos que atuem em seu nome, o que inclui Delegatária em exercício, substitutas, coordenadores, terceirizados, parceiros, fornecedores, etc. Todos, independentemente de nível hierárquico e função, deverão familiarizar-se com este Código e observá‐lo, bem como participar das respectivas sessões de treinamento que serão conduzidas periodicamente.  O desrespeito ao estabelecido neste Código acarretará punições, podendo, inclusive, resultar em demissão ou rescisão.

PREMISSAS ORGANIZACIONAIS

As premissas básicas da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, ou seja, Missão, Visão, Valores e Políticas da Qualidade estão contidos no planejamento estratégico atualizado anualmente e amplamente divulgado interna e externamente pela serventia, as quais devem ser observadas e cumpridas como parte integrante deste Código.

3. Definições

1. Compliance

A palavra “compliance” tem origem na língua inglesa e sua tradução literal seria “conformidade”. Além disso, o verbo “to comply” é empregado para indicar o estado de conformidade com leis, regulamentações, padrões éticos de conduta, etc., sendo igualmente comum o uso da expressão “in compliance with” (“em conformidade com”).

No Brasil, principalmente em função dos termos adotados pela legislação, surgiram diferentes sinônimos, como “Programa de Compliance”, “Programa de Integridade” ou “Programa de Conformidade”. Todos indicam uma política cuja preocupação principal é deixar as regras claras e garantir que elas sejam cumpridas.

2. Suborno

Nos termos desta Política, nenhum colaborador e fornecedor poderá oferecer, dar, prometer ou autorizar a oferta, entrega ou promessa de dinheiro ou qualquer coisa de valor a uma Autoridade Pública, pessoa física ou jurídica, de forma direta ou indireta, para obter uma Vantagem Própria ou Imprópria, porque é qualificado como suborno; mesmo práticas de negociação comuns ou atividades sociais, como a entrega de presentes ou hospitalidade para favorecimento em atendimentos ou prioridade em documentos podem constituir suborno.

3. Corrupção

Corrupção é o oferecimento ou promessa de vantagem indevida a funcionário público, direta ou indiretamente, para obter ou contratar negócio ou para determinar o funcionário público a praticar, omitir ou retardar ato de ofício.

Todos que estejam submetidos a esse Código estão proibidos de praticar qualquer ato de corrupção ativa ou passiva.  

4. Política de Compliance e Antissuborno

A SERVENTIA REGISTRAL DE VITÓRIA DE SANTO ANTÃO-PE, com o objetivo de evitar ou detectar desvios, fraudes, irregularidades e atos lesivos praticados contra seu patrimônio, instituiu regras claras no Manual de Ética, Conduta e Postura (colaboradores), bem como, no Manual do Fornecedor e/ou Prestador de Serviço (fornecedores e prestadores de serviço) e no Manual do Parceiro (parceiros) que consiste na implementação de política, diretrizes e procedimentos de combate à corrupção e de apuração de denúncias e irregularidades.

A SERVENTIA REGISTRAL DE VITÓRIA DE SANTO ANTÃO-PE, estabelece, por meio do presente código, do Manual de Ética, Conduta e Postura, do Manual do Fornecedor e/ou Prestador de Serviço e do Manual do Parceiro normas e procedimentos referentes as diretrizes éticas, de conduta e postura em relação ao combate à corrupção e o suborno, à fraude e a outras irregularidades, bem como os procedimentos que devem ser observados e cumpridos por seus colaboradores, Delegatária em exercício, substitutas, coordenadores, fornecedores, prestadores de serviços, parceiros e por qualquer outra parte que mantenha relação contratual com a serventia.

É vedada a obtenção de qualquer tipo de vantagem indevida em razão do exercício de cargo, mandato, função, emprego ou atividade na Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, bem como a prática de qualquer ação ou omissão que viole os deveres de honestidade, imparcialidade, legalidade e lealdade à referida serventia ou que enseje perda patrimonial, desvio ou apropriação.

Para coibir a prática e a ocultação de atos fraudulentos ou ilegais, a Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE,  disponibiliza Canais de Denúncia, acessível a qualquer cidadão, para o encaminhamento de denúncias, com garantia de seu anonimato e de independência nas apurações. Além desses aspectos, este Código reflete o comprometimento com os padrões de integridade e valores éticos, assegurando o cumprimento da missão, visão, valores e política da qualidade da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, objetivando mitigar os riscos.

5. Política Anticorrupção

A SERVENTIA REGISTRAL DE VITÓRIA DE SANTO ANTÃO-PE, não permite nem tolera qualquer prática antiética ou qualquer forma de suborno ou corrupção, seja no setor público ou privado. O Brasil, em agosto de 2013, publicou a Lei 12.846/2013, (“Lei Brasileira Anticorrupção”), que responsabiliza as sociedades empresárias por atos de corrupção, entre outras infrações contra a administração pública, estabelecendo pesadas multas e sanções administrativas. Além disso, o Código Penal Brasileiro, a Lei de Improbidade e outras normas e regulamentos nacionais (“Leis Anticorrupção”) proíbem atos de corrupção, com penas administrativas, multas e prisão aos responsáveis.

Em função das Leis Anticorrupção, empresas atuando no Brasil precisam adotar e efetivamente aplicar políticas e procedimentos anticorrupção, para prevenir e detectar atos de corrupção em seus negócios.

Esta Política Anticorrupção, doravante denominada “Política” tem por objetivo assegurar o cumprimento das Leis Anticorrupção e demais diretrizes aqui estabelecidas, procurando garantir que, com a adoção dos mais elevados padrões de integridade, legalidade e transparência, possamos assegurar de que todo e qualquer negócio do qual a Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE participe estará livre de corrupção.

Esta Política fixa as diretrizes a serem seguidas por todos os Colaboradores no que diz respeito à sua conduta ética, íntegra e livre de corrupção. A leitura, ciência e cumprimento desta Política será exigida para todos os colaboradores, em todos os níveis da organização, sob pena das sanções aplicáveis.

6. Princípios e Deveres

A reputação é um dos ativos mais importantes de qualquer empresa. Desta forma, não será tolerada qualquer conduta antiética ou inadequada, conforme os padrões estabelecidos. São proibidos quaisquer pagamentos, ofertas ou promessas de vantagens indevidas, em qualquer circunstância, nas relações da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, com o setor público ou privado, pessoas físicas ou jurídicas. São também absolutamente proibidas e inaceitáveis as combinações fraudulentas ou falseamento de dados da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE.

4. Princípios

Os Colaboradores devem realizar todas as suas atividades, e suas palavras e atos nos princípios legais, de boa-fé, sempre primando pelas seguintes premissas:

• Cumprir as leis, normativas, regulamentos e políticas aplicáveis à Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE;
• Preservar o patrimônio e a imagem da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, não estando vinculados a escândalos e atos ilegais ou duvidosos;
• Agir com responsabilidade e sigilo, principalmente em documentos internos e que estejam vinculadas às partes interessadas;
• Usar as informações recebidas exclusivamente no exercício de suas funções, sendo expressamente proibido o uso para cunho de favorecimento pessoal ou constrangimento ilegal;
• Não fazer uso de informações obtidas no exercício de suas atividades funcionais em benefício próprio ou de terceiros;
• Não aceitar vantagens que tenham por objetivo influenciar decisões em sua atuação profissional;
• Manter sigilo sobre as operações e estratégias de gestão de recursos pela sociedade.

5. Pagamentos Indevidos

Nenhum Colaborador deve, direta ou indiretamente, oferecer, prometer ou autorizar a entrega ou promessa de dinheiro, presente, serviços, favores ou qualquer outra vantagem a cidadãos, usuários, agentes públicos, funcionários de órgãos ou agências governamentais, incluindo autarquias, empresas estatais, sociedades de economia mista, organizações internacionais, partidos políticos, candidatos a cargos eletivos, membros do Poder Executivo, Judiciário ou Legislativo (“Agentes Públicos”), visando obter vantagem, determiná-lo a praticar, omitir ou retardar ato de ofício, ou de qualquer forma influenciá-lo. A proibição se estende, ainda, a pessoas próximas a Agentes Públicos, tais como cônjuge, companheiro, namorada/o, familiares e afins (“Pessoas Próximas”) e quaisquer outras que recebam a promessa, oferta ou benefício para influenciar qualquer decisão de um Agente Público.

Em situações excepcionais, ditadas em razão de protocolo, cortesia ou outra circunstância legítima que o justifique, poderão ser oferecidos brindes, refeição, presente, hospitalidade ou qualquer outra coisa de valor ou vantagem lícita a Agente Público, porém tal oferta deverá obedecer estritamente às regras e princípios estabelecidos na Seção 5 deste documento.

Essa proibição, bem como as Leis Anticorrupção, aplica-se não só ao indivíduo que realiza o pagamento, mas também a todos aqueles que participaram conscientemente do pagamento, ou que, sabendo da possibilidade de ocorrência do ato de corrupção, nada fizeram para evitá-lo. As Leis Anticorrupção se aplicam também aos indivíduos que agiram de maneira a incentivar o pagamento, ou seja, a qualquer indivíduo que:

1. Aprovar o pagamento ou promessa de vantagem indevida;
2. Fornecer ou aceitar faturas falsas;
3. Retransmitir instruções para o pagamento ou promessa de vantagem indevida;
4. Encobrir o pagamento ou promessa de vantagem indevida; ou
5. Cooperar conscientemente com o ato de corrupção. Nenhum Colaborador será prejudicado, retaliado ou penalizado devido a atraso ou perda de negócios resultantes de sua recusa em permitir ato de corrupção.

6. Brindes, Presentes e Hospitalidade

Brindes, Presentes e Hospitalidade podem, em muitos casos, constituir ferramentas de negócio legítimas e usuais. Porém, todos eles podem, dependendo das circunstâncias, configurar uma vantagem indevida. O Colaborador deve se assegurar de que toda oferta de brinde, presente ou Hospitalidade esteja em conformidade com as regras estabelecidas na Seção 5 deste documento, além de se assegurar de que a pessoa a quem é feita a oferta está autorizada a recebê-las, segundo suas próprias normas internas ou regulamentos aplicáveis.

7. Doações Beneficentes e Contribuições Políticas

A SERVENTIA REGISTRAL DE VITÓRIA DE SANTO ANTÃO-PE, proíbe que qualquer contribuição ou doação seja efetuada em troca de favorecimento ou vantagem indevida, ou para influenciar decisão de Agente Público, direta ou indiretamente, ainda que a entidade favorecida seja uma instituição beneficente. São proibidas as contribuições e doações a entidades ou instituições a pedido de um Agente Público, ou na qual o Agente Público ou uma Pessoa Próxima exerça qualquer função.

8. Contribuições Políticas

São proibidas quaisquer contribuições ou doações a partidos políticos, campanhas políticas e/ ou candidatos a cargos públicos.

9. Doações Beneficentes

Contribuições e doações para fins filantrópicos ou beneficentes devem ser previamente aprovadas e documentadas em formulário específico, e somente podem ser feitas por razões beneficentes ou assistenciais legítimas. Toda solicitação de contribuição ou doação beneficente em nome da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, será feita por escrito e exigirá a aprovação prévia e unânime da Alta direção. 

Toda solicitação de contribuição deverá ser cuidadosamente analisada, de maneira a se avaliar a idoneidade da entidade beneficiada e os riscos associados à contribuição ou doação. Se necessário, será feito um levantamento a respeito da entidade beneficiada, seu registro regular nos termos da lei, além de eventuais laços com Agentes Públicos (ou Pessoas Próximas) envolvidos em decisões que possam interessar a Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, ou na fiscalização de suas atividades.

A contribuição ou doação será obrigatoriamente feita em favor e em nome da instituição, nunca em nome de pessoa física. Em nenhuma hipótese o pagamento poderá ser feito em dinheiro ou por meio de depósito em conta corrente de pessoa física. Será sempre necessário obter recibo ou documento/comprovante equivalente detalhado e assinado pelo administrador legalmente constituído da instituição.

7. Contratação de Terceiros e Due Dilligence 

No desenvolvimento de suas atividades toda empresa estabelece relacionamentos com Terceiros (Prestadores de Serviço), que podem ser intermediários, corretores, consultores, parceiros comerciais, prestadores de serviços, especialistas, despachantes, advogados entre outros. Estes podem, em maior ou menor grau, entrar em contato com Agentes Públicos em nome da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, que pode ser responsabilizado em caso de má conduta dos Terceiros.

A SERVENTIA REGISTRAL DE VITÓRIA DE SANTO ANTÃO-PE, fará negócios somente com Terceiros idôneos e de excelente reputação, com qualificação técnica adequada e que se comprometam expressamente a adotar a mesma política de tolerância zero quanto à corrupção.

Para isso, A Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, fará uma análise prévia de antecedentes, qualificações e reputação (Due Diligence) de seus parceiros e prestadores de serviços, buscando afastar quaisquer dúvidas quanto a seus valores éticos, idoneidade, honestidade e reputação, verificando cuidadosamente quaisquer indícios que possam indicar propensão ou tolerância do Terceiro quanto a atos de corrupção. Os procedimentos serão proporcionais aos riscos analisados pela Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE,  em cada contratação.

Esta Política reconhece que a ameaça de corrupção varia entre setores de negócios, fornecedores e conforme a escala e a complexidade das transações, e que o nível de Due Diligence aplicado deve levar em conta tais fatores.

É vedada a contratação de Terceiros que tenham sido indicados ou recomendados, ainda que informalmente, por funcionários públicos, ou também fazem uso de trabalho infantil e escravo.

Aos Terceiros aplicam-se todas as disposições desta Política que lhes correspondam, especialmente com relação à promessa, oferta ou pagamento de propinas e subornos, exercício de influência indevida ou quaisquer outras violações às Leis Anticorrupção. Os contratos celebrados pela Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, com Terceiros deverão conter cláusulas que, de forma expressa e clara, proíbam atos de corrupção, incorporem as regras contidas nesta Política e por meio das quais o Terceiro assume o compromisso de cumprir integralmente com as Leis Anticorrupção, sob pena de rescisão motivada do contrato.

Cabe ao gestor responsável pela contratação acompanhar as atividades do Terceiro atentando sempre para eventuais sinais de alerta ou de risco de violação às Leis Anticorrupção.

Se um Colaborador souber ou tiver motivo legítimo para crer que uma violação às Leis Anticorrupção ou a esta Política possa ter ocorrido, ou estar em vias de ocorrer, deve comunicar o fato imediatamente ao Comitê de Compliance e da Qualidade.

Situações e Circunstâncias Suspeitas

Entendem-se como suspeitas determinadas circunstâncias que possam indicar o risco de violação às Leis Anticorrupção, Código de Compliance e Política de Anticorrupção e Antissuborno, ou situações irregulares ou incompatíveis com o padrão ético da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE.

Ainda que não se trate de uma violação em si, mas de uma situação de aparente risco, a existência de um sinal de alerta deve ser comunicada imediatamente ao Comitê de Compliance e da Qualidade e a Alta Direção. Com isso, a organização poderá apurar os fatos, prevenir a ocorrência de infração, e decidir a melhor maneira de lidar com a situação. É comum que os sinais de alerta surjam em situações como as seguintes:

1. Estruturas de contratação que causem estranheza por sua complexidade;
2. Presentes aos atendentes de maneira involuntária e esporádica;
3. Grandes despesas em viagens de colaboradores ou da alta direção para treinamentos ou representação da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE;
4. Auditor Externo, sugerindo consultoria durante as auditorias pelas certificadoras;
5. Valor aparentemente alto para o serviço em questão;
6. Sugestão de pagamento em dinheiro ou para contas não identificadas ou no estrangeiro;
7. Pagamento por serviços que, aparentemente, não foram prestados;
8. Empresa contratada pertence a um Agente Público ou Pessoa Próxima;
9. Mesma informação de contato para diferentes empresas;
10. Documentação de suporte não corresponde ao pedido de pagamento;
11. Má reputação do Fornecedor no mercado;
12. Recusa a incluir cláusulas anticorrupção no contrato; ou
13. Documentos com ausência de informação necessária para sequência dos processos;
14. Falta de informações nas solicitações online;

8. Infrações a Regras de Conduta:

São exemplos de infrações a regras de ética, conduta e postura (os itens abaixo são meros exemplos e não constituem uma lista exaustiva de infrações de regras de conduta que podem resultar em ação disciplinar e rescisão do contrato de trabalho ou comercial, além de eventual ação de perdas e danos):

1. Roubo ou remoção inadequada ou posse ilegal de propriedade;
2. Trabalhar sob a influência de álcool ou drogas ilícitas;
3. Posse, distribuição, venda, transferência ou uso de álcool ou drogas ilícitas no local de trabalho;
4. Luta ou ameaça de violência no local de trabalho;
5. Negligência ou conduta imprópria levando a danos de bens de propriedade da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE ou do investidor;
6. Insubordinação ou qualquer outra conduta desrespeitosa;
7. Assédio sexual, assédio moral ou qualquer outro assédio ilegal;
8. Posse de materiais perigosos ou não autorizados, como explosivos ou armas de fogo, no local de trabalho;
9. Ausência excessiva sem causa aparente ou qualquer ausência sem aviso prévio;
10. A divulgação não autorizada de negócios sigilosos ou outras informações confidenciais;
11. Conduta ou desempenho insatisfatório;
12. Incapacidade de cooperar totalmente com qualquer investigação da organização;
13. Quaisquer condutas em desacordo com o presente Documento;

        Em geral, o uso do bom senso, baseado em elevados princípios éticos, irá guiá-lo no que diz respeito às linhas de conduta aceitável.

9. Registros Financeiros

As Leis Anticorrupção exigem a contabilização fiel e precisa de todos os pagamentos feitos pelas empresas, além de sua documentação, uma vez que sua falha pode gerar oportunidade para fraudes e desvios, além de acarretar responsabilidade civil e administrativa para as empresas, por indicar conduta e descontrole que, por si só, violam as Leis Anticorrupção.

Da mesma forma, os Terceiros são orientados a assegurar que todas as transações ou operações que estejam, de qualquer forma, relacionadas ao negócio da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, estejam total e claramente documentadas, em detalhe, com a descrição correta das despesas, além da necessidade de que sejam corretamente aprovadas e classificadas. A SERVENTIA REGISTRAL DE VITÓRIA DE SANTO ANTÃO-PE, estabelece e mantem controles internos e externos que garantem que:

1. Todas as despesas e operações envolvendo pagamentos são aprovadas segundo seus procedimentos internos e alçadas de aprovação; e
2. Todas as operações são registradas de maneira a permitir a elaboração das demonstrações financeiras de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos;
3. A realização anual de auditoria contábil externa, com emissão de parecer e sugestões de melhorias para assegurar a eficácia de confiabilidade dos registros e demonstrações financeiras.

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   Confidencialidade e Segurança da Informação

São consideradas confidenciais todas as informações relacionadas às partes interessadas, que não tenham vínculo e toda e qualquer informação não pública ou restrita sobre a Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, seus Colaboradores e suas atividades. Somente por deliberação da alta direção, de acordo com a alçada atribuída, uma informação pode ser considerada não confidencial.

A SERVENTIA REGISTRAL DE VITÓRIA DE SANTO ANTÃO-PE, adota procedimentos rígidos com relação ao envio e recebimento de documentos, seja por via eletrônica, seja de forma impressa ou verbal. As informações são em regra tratadas como confidenciais e armazenadas ou compartilhadas em sua integralidade, portanto sem alterações ou ajustes. A SERVENTIA REGISTRAL DE VITÓRIA DE SANTO ANTÃO-PE, adota, ainda, como princípio aplicável a todas as informações recebidas e enviadas a regra da necessidade de seu compartilhamento ou divulgação para desempenho das funções daquele que a recebe ou a envia.

Este princípio, é traduzido em procedimentos internos ao se definir que cada colaborador terá autorização para acesso a arquivos e informações relacionados as suas atividades. Acesso a outros documentos e arquivos dependem de autorização expressa do gestor da área detentora da informação ou, ainda, as autorizações permitidas e liberadas via sistemas de informática do cartório, a partir dos quais são gerenciadas as permissões e restrições de acesso às informações, conforme cargos, funções e atividades desempenhada pelos colaboradores. O referido princípio também é reforçado diante da assinatura do Termo de Compromisso de Sigilo, Confidencialidade e Cessão do direito do uso da imagem por todos os colaboradores da serventia.

A fim de que seus colaboradores possam desempenhar suas funções, a Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, disponibiliza endereços de e-mail, computadores, sistema de rede para arquivo de documentos, e acesso à internet e intranet. O uso dessas ferramentas deve obedecer às normas previstas neste Código, bem como aquelas contidas no Código de Ética, Conduta e Postura e quaisquer outros documentos normativos ou políticas da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE. A destinação dessas ferramentas deve ser exclusivamente profissional, sua utilização para fins pessoais é permitida desde que dentro de limites razoáveis. Contudo, para fins de controle das informações e garantia do cumprimento deste código, bem como, demais regras estabelecidas, o cartório se reserva o direito de monitorar e/ou fiscalizar estas ferramentas regularmente, fazendo observações e/ou aplicando sanções caso seja detectada alguma conduta em desacordo com o previamente estabelecido.

Por essa razão, algumas regras específicas sobre a segurança da informação requerem atenção especial, pois visam a proteção das informações de cidadão, usuários do serviço, da própria Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, seus colaboradores, fornecedores, prestadores de serviço e parceiros, evitando o risco de revelação ou alteração por pessoas não autorizadas. Os sistemas de e-mail e outros dispositivos de comunicação fornecidos pela serventia são de propriedade da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE. O uso de e-mail, intranet e internet devem seguir as políticas e os valores do cartório, conforme Política de Uso da Internet, Intranet e demais recursos computacionais.  Entre outras restrições, são proibidas:

• Mensagens que violam regras de nossas políticas, como a oferta ou convites à participação de atividades ilegais, como apostas ou o uso e venda de substâncias controladas;
• Declarações que, se feitas em quaisquer outros fóruns, violariam qualquer ponto de nossas políticas, incluindo as políticas contra abuso ou discriminação e a má-utilização de informações confidenciais.
• Sujeito às leis e regulamentos aplicáveis, a Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, se reserva o direito de monitorar, analisar e expor o acesso à internet e ao e-mail, se e quando julgar apropriado.

10. Comitê de Compliance e da Qualidade

O Comitê de Compliance e da Qualidade é responsável pela proposição de ações quanto à disseminação e cumprimento dos requisitos de compliance, anticorrupção e antissuborno e, ainda, do sistema de gestão da qualidade - SGQ, de modo a assegurar sua eficácia e efetividade. Cabe ao Comitê avaliar a necessidade de criação e/ou alteração de normas internas, demandando ações para o seu desenvolvimento.

Este comitê é formado pela titular, pela substituta, pelo gestor de compliance e qualidade e pelo gestor administrativo/financeiro do cartório, estando dentre suas atribuições:

1. Tratamento de possíveis violações a este Código;
2. Avaliação e deliberação de temas relacionados à conduta ética de seus colaboradores, políticas de recursos humanos, da remuneração dos funcionários e administradores;
3. Avaliação de medidas necessárias ao atendimento a Lei 12.846/13;
4. Avaliação, apuração e deliberação sobre os relatos recebidos por meio do Canal de Denúncias e/ou outro meio detectado;
5. Discussão de assuntos concernentes a plano de cargos e salários, de desenvolvimento humano e clima organizacional do quadro de funcionários.
6. Tratamento de questões não contempladas neste código; e
7. Estudos de melhorias e adequações para este código.

11. Canal de Denúncias

O Colaborador deve comunicar imediatamente qualquer fato ou suspeita de violação ao código, a qualquer política interna da organização ou a qualquer lei ou regulamento aplicável aos negócios da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, mesmo se a violação envolver o próprio colaborador. Adicionalmente, ele deve comunicar qualquer conduta ilegal conhecida ou suspeita, ou que viole os princípios básicos do código, por parte de qualquer um dos usuários da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, fornecedores, consultores, funcionários contratados ou temporários, parceiros comerciais ou agentes.

Assim como cada colaborador será responsável por suas próprias ações, também poderá ser responsável por ações de terceiros, caso fique claro que ele tenha conhecimento ou deveria ter, de que essas pessoas estavam violando quaisquer políticas, leis ou regulamentações aplicáveis.

Visando atender a Lei Federal Anticorrupção 12.846/2013 e a Resolução 4567/2017 do Banco Central, a Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, disponibiliza em seu site o Canal de Denúncias (https://www.cartorioregistrovitoriadesantoantao.com) que pode ser utilizado por colaboradores, fornecedores, prestadores de serviços, usuários, parceiros e outros públicos em geral que tenham informações que possam auxiliar no combate à corrupção, fraudes, lavagem de dinheiro e outras práticas criminosas, à discriminação ou aos desvios de ética, conduta e postura.

Se algo não parece certo, por favor, manifeste-se!

Todo colaborador deve representar a Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, de acordo com o presente documento. Denúncias e manifestações por parte de colaboradores que tenham conhecimento de violações aos códigos de ética, conduta e postura, às políticas e normas da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, bem como quaisquer informações acerca de eventual descumprimento de dispositivos legais e de procedimentos internos, podem ser realizadas, caso opte por se identificar, por qualquer meio de comunicação, ao superior imediato com cópia à Delegatária Interina, ao Comitê de Compliance e da Qualidade (Link para Sugestão). com cópia à Delegatária Interina, ou ainda, à Delegatária Interina (Link para Sugestão). No caso de as denúncias serem feitas ao superior imediato ou ao comitê, o assunto deverá, obrigatoriamente, ser comunicado à Delegatária Interina.

Fatos relativos a aspectos contábeis ou fraudes perpetradas por administradores e colaboradores ou, ainda, por terceiros, devem ser notificados ao comitê, sendo por este preservada a identidade do prestador e a confidencialidade da informação. No caso de denúncias dessa natureza serem feitas a outro meio de contato que não o comitê, o assunto deverá, obrigatoriamente, ser a ele comunicado.

Quando a situação requerer e caso seja de interesse do denunciante, é garantido o direito de relato anônimo, por meio do site (https://www.cartorioregistrovitoriadesantoantao.com) sempre demonstrando cuidado na apresentação dos fatos, juntando, se possível, documentos que comprovem sua afirmação. O teor das denúncias deve ser sempre o mais completo possível, a fim de possibilitar o início de eventual processo de investigação. Será respeitada a confidencialidade de quem levantar preocupações e denúncias, sujeitas à obrigação do comitê de investigar o assunto e notificar terceiros, como reguladores e outras autoridades.

Toda e qualquer denúncia realizada via site será direcionada à caixa de e-mail do comitê e da titular simultaneamente, garantindo desta forma a ciência da denúncia e a obrigação das partes em apurá-la, independentemente dos envolvidos nos fatos apresentados, inclusive se estes referirem-se a algum integrante do comitê, o qual, será afastado imediatamente para a realização da apuração dos relatos.

A SERVENTIA REGISTRAL DE VITÓRIA DE SANTO ANTÃO-PE garante que não ocorrerá, nem será tolerada, retaliação contra quem, de boa-fé, realizar qualquer reporte ou levantar suspeitas de violação, reporte uma violação ou de qualquer outra forma traga ao conhecimento da serventia uma situação que possa configurar violação às regras deste documento, políticas ou normas internas da organização ou que mereça ser apurada ou analisada.

12. Conflito de Interesses

A SERVENTIA REGISTRAL DE VITÓRIA DE SANTO ANTÃO-PE, na busca do gerenciamento eficaz do desempenho da organização e do comportamento ético de seus colaboradores, coordenadores, Delegatária Interina, substitutas, fornecedores, prestadores de serviços, bem como de qualquer outra parte com quem mantenha relação contratual, envida esforços para inibir a prática de atos que possibilitem a ocorrência de fraude ou de corrupção, dentre eles o conflito de interesses.

O colaborador ou qualquer outros envolvido que, no uso de suas atribuições, se defrontar com situação que possa configurar conflito de interesses, estará obrigado a reportar a situação à organização, mediante o preenchimento prévio do “Termo de Compromisso Ético” que será enviado para a aprovação do comitê.

Confirmado o conflito de interesses pelo Comitê, o responsável pelo setor deverá transferir a atividade conflitante para outro colaborador, sem prejuízo da manutenção do colaborador declarante no exercício das outras atividades em que não se configure o conflito.

13. Conscientização e Treinamento

A SERVENTIA REGISTRAL DE VITÓRIA DE SANTO ANTÃO-PE, por meio da sua Alta Direção, manterá um programa de conscientização anticorrupção para seus colaboradores, ministrando treinamento periódico, no mínimo anual, para a disseminação da Legislação Anticorrupção pertinente, deste documento, bem como do Manual de Ética, Conduta e Postura, devendo ainda verificar, mediante a realização de pesquisa e/ou avaliação, a aderência da percepção dos colaboradores quanto às disposições de tais instrumentos.

Anualmente, ou sempre que necessário, os colaboradores também recebem treinamento com relação ao conteúdo deste documento, devendo confirmar seu entendimento e cumprimento das disposições em vigor.

A alta direção ou responsável designado pode, de tempos em tempos, distribuir comunicados relatando alterações deste documento ou políticas internas, mudanças organizacionais e novas regulamentações que afetam os negócios e operações da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE ou as normas e procedimentos descritos neste documento.

14. Sanções Aplicáveis

10. Violações ao Código, às Políticas e Normas Internas

A aderência a este documento é uma cláusula e condição do vínculo empregatício ou profissional do colaborador com a Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE. Os Colaboradores devem estar cientes de que as violações ao código, de políticas e normas internas serão tratadas com a maior seriedade e estarão sujeitas às ações disciplinares aplicáveis, independentemente do nível hierárquico, sem prejuízo das penalidades legais cabíveis.

As violações poderão resultar em penalidades a serem impostas a critério da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, variando de uma Notificação ou repreensão, encaminhamentos para os órgãos reguladores e autorreguladores, advertência, suspensão e demissão. Violações podem também resultar em processos cíveis ou penais e sanções. Os Colaboradores também poderão ser colocados em licença remunerada ou não, no caso de qualquer investigação sobre se o código, políticas ou normas internas foram violados. Em casos onde a violação possa causar dano irreparável à Serventia, esta pode entrar com uma ação judicial, além de reclamar danos patrimoniais.

A SERVENTIA REGISTRAL DE VITÓRIA DE SANTO ANTÃO-PE fará todo o possível para garantir que o Código seja seguido. Adicionalmente às ações disciplinares acima descritas, se o Comitê de Compliance e da Qualidade  identificar padrões de operações ou negócios, pessoais ou não, que apresentam um conflito de interesses, ou se este identificar que um colaborador não está aderindo às políticas de investimento pessoal da organização ou, qualquer outra não conformidade, o responsável pode exigir a limitação do acesso do colaborador aos sistemas da organização ou impedir a realização de investimento pessoal do colaborador.

11. Aplicação das Punições ou Sanções

O envolvimento de colaboradores, coordenadores, Delegatária Interina e substitutas da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE em atos que violem a Legislação Anticorrupção ou o presente documento acarretará a aplicação das penalidades previstas no Manual de Ética, Conduta e Postura e nas políticas de compliance, anticorrupção e antissuborno. Além disso, as referidas violações podem resultar em severas penalidades civis e criminais para todos os envolvidos, bem como para a Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE.

A SERVENTIA REGISTRAL DE VITÓRIA DE SANTO ANTÃO-PE não irá permitir ou tolerar qualquer tipo de retaliação contra qualquer pessoa que apresente denúncia de boa-fé ou queixa de violação a esta política ou à Legislação Anticorrupção. Se porventura qualquer colaborador, coordenador ou membro da Alta Direção se envolver em atos de retaliação, ficará sujeito à aplicação das penalidades previstas no Manual de Ética, Conduta e Postura.

A SERVENTIA REGISTRAL DE VITÓRIA DE SANTO ANTÃO-PE tomará as medidas legais cabíveis contra todas as partes envolvidas nas atividades ilícitas e colocará à disposição das autoridades legais, quando for o caso, todas as evidências coletadas no curso de suas apurações.

12. Lei Anticorrupção

A Lei Anticorrupção inova ao responsabilizar a pessoa jurídica, que será alvo de processo administrativo e civil para reparar danos relacionados à corrupção.

Essa responsabilidade das empresas é objetiva, isto é, a condenação independe da comprovação de culpa do agente que praticou o ato ou da própria pessoa jurídica. Saiba mais sobre as penas que podem ser aplicadas, de acordo com a esfera legal.  

Esfera Administrativa

• Pena de multa de até 20% do faturamento bruto da empresa, ou até 60 milhões de reais, quando não for possível calcular o faturamento bruto. As penas serão aplicadas pelo órgão ou entidade que sofreu a lesão, e, no caso de suborno transnacional, pela Controladoria-Geral da União.
• Publicação extraordinária da decisão condenatória em meios de grande circulação, a expensas da pessoa jurídica. 

Esfera Judicial

• Perdimento de bens
• Suspensão de atividades e dissolução compulsória.
• Proibição de recebimento de incentivos, subsídios, subvenções, doações ou empréstimos de órgãos ou entidades públicas e de instituições financeiras públicas ou controladas pelo poder público, por prazo determinado.

15. Disposições Finais

É de competência da Alta Direção da Serventia Registral de Vitória de Santo Antão-PE, realizar a monitoração, a atualização e o aperfeiçoamento contínuo de seus instrumentos de Integridade, dentre os quais se encontram as presentes políticas de compliance, anticorrupção e antissuborno, visando a prevenção, a detecção e o combate à ocorrência dos atos lesivos previstos no artigo 5º da Lei 12.846/2013.

Os casos omissos neste documento serão analisados pelo Comitê de Compliance e Qualidade e comunicados formalmente as partes interessadas, sempre atualizando este instrumento, se for o caso.