BEREDSKAPSPLAN

ved fallskjermulykker for BSI Bergen Fallskjermklubb

Contents

1           Innledning. 3

1.1             Bakgrunn. 3

1.2             Hensikt. 4

1.3             Anvendelse. 4

2           Planlegging. 5

2.1             Kontaktinformasjon. 5

2.2             Kriseteam.. 5

2.3             Kompetanse HL og HFL. 5

2.4             Samlingssted for medlemmer og pårørende. 5

2.5             Beredskapsplanenes tilgjengelighet. 5

3           Øyeblikkelige tiltak og varsling fra hendelsessted (1ste linje). 6

3.1             Varsle 113. 7

4           Lokale tiltak i klubb (2dre linje). 8

4.1             Operativ ledelse. 8

4.1.1              Sjekkliste for operativ ansvarlig/skadestedsleder. 8

4.1.1.1          Prioritet 1. 9

4.1.1.2          Prioritet 2. 9

4.2             Administrativ ledelse. 10

4.2.1              Sjekkliste for operativ ansvarlig/skadestedsleder. 10

4.2.1.1          Kontakt med pårørende. 10

4.2.1.1.1         Umiddelbart. 10

4.2.1.1.2         Etterkant. 10

4.2.1.2          Samling for involverte og personer pårørt av ulykken. 11

4.2.2              Relasjon til presse/media. 12

4.2.3              Håndtering av direkte involverte. 12

5           Sentrale tiltak – F/NLF (3dje linje). 14

5.1             Øyeblikkelig iverksetting av sentralt apparat. 14

5.2             Ledelse av sentralt apparat. 14

5.3             Varsling av offentlige myndigheter/presse. 14

5.4             Samarbeid mellom BFSK og F/NLF. 15

6           Referanser. 16

7           Vedlegg. 17

Vedlegg 1.            Identifisering av potensielle hendelser. 17

Vedlegg 2.            Sjekkliste for 2dre linje. 18

NB! Denne planen erstatter Beredskapsplan for BSI Bergen Fallskjermklubb utgitt April 2019. Gammel beredskapsplan er lagt til grunn for ny plan.

1         Innledning

Ved ulykker og alvorlige hendelser er det viktig å strukturere og kvalitetssikre informasjon og handlinger

1.1        Bakgrunn

BSI Bergen Fallskjermklubb (BFSK) er en liten fallskjermklubb lokalisert på Flesland, Bergen Lufthavn. Klubbe driftes på OperasjonsTillatelse Nivå 2 (OT2) under Fallskjermkseksjonen Norges Luftsportsforbund. All aktivitet baserer seg på frivillig arbeid.

Gjennomføring av enhver form for praktisk hoppvirksomhet skal være organisert med følgende funksjoner:

•         Overordnet ledelse av en Hovedinstruktør (HI).

•         Direkte ledelse av en Hoppleder (HL).

•         Bakketjeneste ledet av en Hoppfeltleder (HFL).

•         Flygingen ledet av Flyger.

•         Hopperne i flyet ledet av en Hoppmester (HM).

Organisasjonsleddene er beskrevet og operativt detaljert i F/NLFs Håndbok del. 500, ref. /2/.

Klubbens lokaler ligger like vet tårnet på Bergen Lufthavn, mens landingsområdene ligger ca. 15 min med bil fra flyplassen.

1.           Høst, vinter og sommer landes det på Stend.

2.           Sommer landes det på Titlestad.

Figur 1‑1: Klubblokalet og landingsområder

1.2        Hensikt

Fallskjermhopping defineres som en ekstremsport, men rammen rundt aktiviteten kan tilrettelegges for å håndtere risikoen.

Beredskapsplanens hensikt er å sette rammer for klubbens håndtering av direkte involverte, klubbens øvrige medlemmer, pårørende og offentlighet/presse ved hendelser som inntreffer under klubbens drift

1.3        Anvendelse

Denne beredskapsplanen er gjeldende ved ulykker som har krevd menneskeliv eller som innehar alvorlig personskade.

Ved hendelser som involverer klubbmedlemmer som deltar i aktiviteter ved andre (nasjonale og internasjonale) hoppfelt kan denne handlingsplanen aktiveres dersom Hoved Instruktør eller Klubbens styre finner det formålstjenlig.

2         Planlegging

2.1        Kontaktinformasjon

Klubbens skal til enhver tid inneha en oppdatert liste over kontaktinformasjon til de personer som deltar i hoppaktivitet i klubbens regi og deres nærmeste pårørende.

Informasjon hentes inn ved at fallskjermhoppere som ønsker å hoppe ved BFSK fyller ut digitalt registreringsskjema ved førstegangsaktivitet etter nyttår. Informasjon lagres digitalt i google-drive og i klubbens manifisteringssytem; JumpRun.

2.2        Kriseteam

Styreleder skal, ved hendelse, utnevne en krisehåndteringsansvarlig som skal samarbeide med kommunens kriseteam.

Medlemmer som har vært direkte involvert i hendelsen, klubbens øvrige medlemmer og pårørende kan kontakte denne personen.

Det er naturlig at krisehåndteringsansvarlig oppretter et samarbeidsteam. Personer listet i Tabell 2‑1 skal være ta del i samarbeidsteamet.

Tabell 2‑1: Nøkkelpersoner

2.3        Kompetanse HL og HFL

Person som innehar rolle som HL og/eller HFL skal inneha kvalifikasjoner som listet i Vedlegg til  Håndbokens Del 500 Operative Bestemmelser, ref. /3/.

2.4        Samlingssted for medlemmer og pårørende

Ved hendelse er det naturlig å benytte klubblokalet på Bergen Flyplass som samlingssted. Ved Vossahelg (hoppaktivitet på BFSKs OT ved Bømoen Flyplass Voss i vintersesongen) er det naturlig å benytte Skydive Voss sitt klubbhus til første samling før klubben trekker tilbake til Bergen. Se også kap. 4.2.1.2.

2.5        Beredskapsplanenes tilgjengelighet

Beredskapsplanen lagres på klubbens google-drive, link med leserrettighet offentliggjøres på klubbens hjemmeside og i klubbens medlemsgruppe på Facebook.

3         Øyeblikkelige tiltak og varsling fra hendelsessted (1ste linje)

Handlingsinstruks for øyeblikkelig tiltak og varsling (i oppdatert versjon) skal til enhver tid være tilgjengelig.

·         Laminert:

o   I manifest/klubbhus

o   På førstehjelpsutstyr som skal befinne seg på landingsområde

·         Digitalt:

o   Klubbens google-drive

o   Link med lese-rettigheter på klubbens hjemmeside

o   Klubbens medlemsgruppe på Facebook

Figur 3‑1: Eksempel Handlingsinstruks

3.1        Varsle 113

Ved varsling skal følgene informasjon oppgis:

·         Hendelse

·         Lokasjon/posisjon

·         Nivå/alvorlighetsgrad

·         Sikkerhetsutfordringer for involverte

·         Antall personer involvert i hendelsen

·         Eventuell informasjon vedrørende tilkomstsutfordringer til hendelsessted

4         Lokale tiltak i klubb (2dre linje)

Når HI har mottatt varsel fra HL om hendelse er det HI’s ansvar å iverksette den lokale beredskapsplanen.

4.1        Operativ ledelse

HI er øverste operative rolle, men er ikke påkrevd å være til stede ved hopping.

Tilstedeværelse av HL eller HFL på skadested vil avgjøre hvem som initialt skal ta rollen som skadestedsleder. Dersom HL ikke er til stede tilfaller rollen som skadestedsleder HFL inntil HL, HI eller politi ankommer. Da take off for fly og landingsfelt for hoppere ligger adskilt fra hverandre er det sannsynlig at HL ikke er tilstede på landingsområdet og det er HFL som innledningsvis tar ansvar for å aktivere Handlingsinnstruks ved ulykker.

4.1.1        Sjekkliste for operativ ansvarlig/skadestedsleder

Kap. 4.1.1.1og 4.1.1.2 inneholder forslag til sjekkliste for skadestedsleder. Listene er generiske, og skadestedsleder må selv vurdere hvilken punkter som er aktuelle. NB! Hendelseslogg skal utarbeides.

Skadestedsleder benytter det personell han finner behov for å bemyndige/benytte. Det er viktig at skadestedsleder ikke selv løser alle oppgavene, men benytter det personell han har rundt seg. Gi klare beskjeder og informer om tilbakemelding skal gis når oppgave er løst.

4.1.1.1         Prioritet 1

·         Iverksett Handlingsinstruks ved ulykke

·         Etabler kronologisk logg

·         Ved savnet utøver (eksempelvis: utøver svarer ikke på telefon); Iverksett søk

·         Manifest informeres slik at videre hoppaktivitet stanses

·         Påse at hendelsen dokumenteres i form av foto/video

·         Trafikkregulering (ved behov)

·         Opprett oversikt over hvem som er tilstede på hoppfeltet

o   NB! Viktig at listen oppdateres med personell som ankommer etter hendelse

o   Foto/video kan også benyttes

·         Eventuell håndtering av presse

o   Henvis til presseansvarlig

4.1.1.2         Prioritet 2

·         Orienter utøvere som befinner seg på landingsområdet

·         Samle inn foto og video-materiell; dette kan bli benyttet som underlag ved granskning av hendelse

·         Identifiser sentrale utøvere/aktører; utarbeid vitnerapport

·         Bistå politi og offentlig myndighet

o   Påpek behov for å dokumentere mest mulig; påpek viktighet av ivaretakelse av fallskjermmateriale som ble benyttet av involverte hopper(e).

4.2        Administrativ ledelse

Figur 4‑1: Organisasjonskart

4.2.1        Sjekkliste for operativ ansvarlig/skadestedsleder

·         Samarbeid med politi

·         Kontakt med pårørende

·         Presse/media à Henvis til presseansvarlig

4.2.1.1         Kontakt med pårørende

4.2.1.1.1        Umiddelbart

Oversikt over kontaktinformasjon til pårørende overleveres til politi. NB! Varsling av pårørende er politiets ansvar.

Tabell 4‑1: Liste over utøvers nærmeste pårørende

4.2.1.1.2        Etterkant

I etterkant av at politi har informert nærmeste pårørende, skal krisehånteringsansvarlig ta kontakt med de pårørende pr. telefon. Det skal informeres om at de pårørende vil bli holdt informert og motta all den informasjon F/NLF besitter.

Det skal oppgis kontaktinformasjon (til person i klubbens krisehåndteringsgruppe) slik at pårørende selv også kan ta kontakt dersom de ønsker ytterligere informasjon eller annen støtte. Det skal også opplyses om at sentral organisasjon i F/NLF står også til disposisjon.

Informasjon til de pårørende kan vøre:

·         De fysiske omstendigheter rundt ulykken. NB! Ikke utbroder eller spekuler.

·         Dødsårsak. NB! Ikke utbroder eller spekuler.

o   Eksempel; Hopper hadde en hard landing, årsak til hendelsesforløpet er ukjent.

Nærmeste pårørende vil motta en del informasjon fra helsevesen, eventuelt politi. Undersøk om pårørende bli ivaretatt med tanke på informasjon og informer om at klubben vil bistå de pårørende så langt det lar seg gjøre. Eksempelvis med informasjon som gjelder hvordan reise til sykehus hvor skadet utøver er fraktet til, og være behjelpelig med å finne frem informasjon slik som overnattingsmuligheter dersom dette er ønskelig.

Dersom flere hoppere var involvert i hendelsen skal de pårørende gis tilbud om å møtes som egen gruppe.

Pårørende som velger å ikke ta del i tilbudene fra klubben informeres om at de kan ta kontakt på senere tidspunkt, og kommunens kriseteam/annet helsepersonell vil kunne bistå dersom de vil bearbeide hendelsen i eget fora/miljø.

NB! Navn eller kontaktinformasjon skal ikke gis til presse/media.

4.2.1.2         Samling for involverte og personer pårørt av ulykken

Klubbens krisehåndteringsteam skal så fort som mulig, fortrinnsvis sammen dag/kveld, arrangere en samling hvor klubbens medlemmer og andre som er pårørt av ulykken inviteres til å delta, dette inkluderer de nærmeste pårørende.

Andre kan være:

·         Overlevende

·         Vitner

·         Venner

·         Redningspersonell.

NB! Presse skal ikke delta på denne samlingen.

Klubbens krisehåndteringsteam bør forberede seg på å svare på spørsmål slik som:

1.           Hva har skjedd?

·         Fortell om hendelsesforløpet og omfanget.

2.           Hvorfor?

·         Spørsmål om årsak og skyld.

3.           Sikkerhet?

·         Spørsmål om sikkerhet bør kunne besvares med engang.

4.           Konsekvenser?

·         Virkninger for virksomheten, klubben og medlemmene.

·         Økonomiske problemstillinger, forsikring

4.2.2        Relasjon til presse/media

Klubbens pressekontakt (leder) vurderer fortløpende, i samarbeid med F/NLFs Fagsjef, hvilken informasjon som til enhver tid kan frigis til presse/media. Det anbefales at det så langt som mulig overlates til F/NLFs fagsjef å håndtere pressen.

Klubben er en liten klubb og det vil være sannsynlig at alle som inngår i kriseorganisasjonen har et personlig forhold til skadd/omkommet utøver. Ved pågående presse; henvis til pressens egen Vær varsom-plakat.

NB! Klubben skal ikke offentliggjøre navn på omkomne/hardt skadede. Dette ansvaret/avgjørelsen ligger hos politiet. Klubben kan eventuelt bekrefte navn i etterkant av at politi har frigitt informasjon.

Følgende "leveregler" anbefales når en skal forholde seg til presse/media:

·         Forvent at du kan bli kontaktet hele døgnet; Vær tilgjengelig!

·         Prøv aldri å bløffe eller komme med usannheter

·         Kan du ikke kommentere, så si ifra med en gang

·         Skaff tilveie fakta så snart som mulig.

·         Har du sagt du skal ringe tilbake -GJØR DET!

·         Kjenn de tidsberegninger media arbeider under

·         Gi deg ikke inn på spekulasjoner - hold deg til fakta

·         Ikke forfordel enkelte media

·         Bli kjent med journalister og andre i de lokale media som du har kontakt med

En eventuell pressemelding skal være kort og konsis og bør inneholde følgende elementer:

·         Hvem

·         Hva

·         Hvor

·         Når

·         Hvorledes

·         Hvorfor

4.2.3        Håndtering av direkte involverte

Overlevende, vitner og eventuelt andre som var til stede på hoppfeltet samles i etterkant av hendelsen, ref. kap 4.2.1.2.

Dersom de hoppere som var til stede på hoppfeltet ved ulykken ikke har tatt kontakt med egne pårørende oppfordres de til å gjøre dette snarest.

Etter første (umiddelbare) samlingen er avsluttet skal de involverte følges opp av støtteapparatet. Dette kan eksempelvis gjøres ved å arrangere ny samling, i tillegg anbefales det at direkte involverte kontaktes direkte.

Klubbens eget kriseteam skal i samarbeid med kommunens krisehåndteringsteam opprette samtalegrupper. Samtalegruppens hensikt er å gi de involverte et sted å bearbeide inntrykk og følelser knyttet opp mot hendelsen.

Fallskjermmiljøet er et lite og tett knyttet miljø, personer som har vært direkte involvert på hendelsesstedet (overlevende, vitner og øvrige hoppere som var til stede) skal informeres om/forberedes på at pårørende kan ønske å ta direkte kontakt og at det vil være opp til den enkelte om de ønsker å være tilgjengelig for dette. Klubbens krisehåndteringsteam vil prøve å formidle denne kontakten, men med sosiale medier kan det fort hende at denne forespørselen kan skje direkte, utenom krisehåndteringsteamet.

5         Sentrale tiltak – F/NLF (3dje linje)

Ref. /4/.

5.1        Øyeblikkelig iverksetting av sentralt apparat

Den av de sentrale tillitsmenn som først varsles, har ansvaret for at F/NLFs sentrale apparat iverksettes, ref. Handlingsinstruks ved ulykke. Det sentrale apparat vil normalt ledes av F/NLFs Fagsjef. Dersom det ikke oppnås kontakt med Fagsjef, har den varslede tillitsmann ansvar for at det sentrale apparat iverksettes.

5.2        Ledelse av sentralt apparat

Fagsjef varsler Leder SU og Leder F/NLF og anmoder styret om å nedsette en granskningskommisjon samt anbefaler sammensetning av denne, basert på kompetanse og habilitet. Fagsjef inngår som kommisjonens faste sekretær. Videre varsler Fagsjef Generalsekretæren som igjen varsler Presidenten NLF.

I perioden etter ulykken skal Fagsjef være i løpende kontakt med Leder F/NLF, Leder av granskningskommisjonen samt Leder SU som faglig ansvarlig og motta eventuelle direktiver fra disse. Leder F/NLF vurderer selv i hvilken grad han/hun skal involvere seg i den praktiske ledelse.

5.3        Varsling av offentlige myndigheter/presse

Fagsjefen gjør praktiske forberedelser sammen med granskningskommisjonen, og kontrollerer bl.a. at sivil politimyndighet er varslet når dette er aktuelt. Kontakt med presse/media er også innenfor fagsjefens ansvarsområde.

Fagsjefen skal bistå klubben i kontakt med pressen, og har ansvaret for å sende ut pressemelding fra NLF dersom dette anses som aktuelt. Før en sentral pressemelding forfattes, må klubben komme med innspill til denne. I prosessen med å sende ut en sentral pressemelding bistår om mulig informasjonsrådgiver NLF.

Media/offentligheten skal informeres så snart som mulig, gjennom NTB. En tidlig melding til media vil kunne forhindre spekulasjoner. Offentliggjøring av navn på omkomne og overlevende skal ikke skje før pårørende er varslet, og i samarbeid med sivilt politi.

Pressemeldinger kan også sendes ut av den lokale klubben, men skal da koordineres med Fagsjef.

I den grad det er mulig skal pressen gis informasjon om det faktiske hendelsesforløpet. Det må imidlertid ikke være noen som helst tvil omkring riktigheten av den informasjonen som frigis. Det må videre presiseres at alle forhold ved ulykken vil bli gransket i en egen granskningskommisjon, og at man inntil granskningskommisjonen har gjennomført sitt arbeide, ikke har noen oppfatning om det fullstendige hendelsesforløpet eller årsakssammenhenger. Tekniske spørsmål rundt ulykken (årsakssammenheng) skal ikke omtales i meldingene til media. Det er vesentlig å påvirke pressen (gi informasjon) for å unngå at pressen spekulerer i hendelsesforløp og årsakssammenhenger.

Overlevende og pårørende bør skjermes fra media, og kun fremstå på frivillig basis.

5.4        Samarbeid mellom BFSK og F/NLF

F/NLFs Fagsjef skal umiddelbart ta den sentrale ledelse og etablere løpende kontakt med klubben. Dette kan også innebære at Fagsjef reiser til ulykkesstedet, men da kun for å bistå, og ikke lede arbeidet.

6         Referanser

/1/   https://nlf.no/fallskjerm

/2/   F/NLFs Håndbok, https://nlf.no/fallskjerm/fnlf-h-ndbok-8-utgave

/3/   Del 500 Operative bestemmelser (https://nlf.no/sites/default/files/fallskjerm/dokument/del_500_operative_bestemmelser_mai_2021_0.pdf)

a.           Vedlegg 1 Hopplederinstruks (https://nlf.no/sites/default/files/fallskjerm/dokument/del_500_vedlegg_hl-_hfl-_hm-_og_flygerinstruks_august_2017.pdf)

b.           Vedlegg 2 Hoppfeltlederinstruks (https://nlf.no/sites/default/files/fallskjerm/dokument/del_500_vedlegg_hl-_hfl-_hm-_og_flygerinstruks_august_2017.pdf)

/4/   Oversikt over dokumenter/publikasjoner fra F/NLFs Sikkerhets- og utdanningskomite (https://nlf.no/fallskjerm/sikkerhets-og-utdanningskomiteen)

7         Vedlegg

Vedlegg 1.          Identifisering av potensielle hendelser

·         Ved ulykke skal Handlingsinstruks ved ulykker følges.

o   Med ulykke menes: Hendelse som har medført død for en eller flere personer mellom avgang med fly og landing i fallskjerm. Som ulykke regnes også store skader der situasjonen er uavklart eller at skaden er så alvorlig at det er risiko for store varige mén.

·         Hendelser i/med fly vurderes til å være utenfor hva klubbens organisasjon kan håndtere; eksempelvis: Hendelser på Bergen Flyplass i forbindelse med take off/landing, eller totalhavari under stigning/descent, ref. HB Del 506.7.3

Vedlegg 2.          Sjekkliste for 2dre linje