Huishoudelijk Reglement

Studievereniging Apollo Wageningen   

Hollandseweg 1 kamer 128   www.apollowageningen.com

6706 KN Wageningen                board.apollo@wur.nl

Opgemaakt 22 februari 2024, te Wageningen

Bestuur 2023-2024

Inhoud

Artikel 1. Algemene bepalingen    4

Artikel 1, lid 1: Studievereniging Apollo Wageningen    4

Artikel 1, lid 2: Statuten    4

Artikel 1, lid 3: Kamer van Koophandel    4

Artikel 1, lid 4: Het Bestuur    4

Artikel 1, lid 5: Adresgegevens    4

Artikel 2. Lidmaatschap    4

Artikel 2, lid 1: Aanmelding lidmaatschap    4

Artikel 2, lid 2: Actief lid, erelid, oud-lid en donateur    4

Artikel 2, lid 3: Contributie    4

Artikel 2, lid 4: Schulden    5

Artikel 2, lid 5: Boetes    5

Artikel 3. Rechten & plichten    5

Artikel 3, lid 1: Statuten en Reglementen    5

Artikel 3, lid 2: Activiteiten    5

Artikel 3, lid 3: Algemene Ledenvergadering    5

Artikel 3, lid 4: Niet vermelde reglementen    6

Artikel 3, lid 5: Privacyverklaring        6

Artikel 3, lid 6: Code of Conduct                6

Artikel 4. Adviesraad.    6

Artikel 4, lid 1: Taken.    6

Artikel 4, lid 2: Rechten & Plichten.    6

Artikel 4, lid 3: Leden Adviesraad.    6

Artikel 5. Bestuur    7

Artikel 5, lid 1: Taken    7

Artikel 5, lid 2: Wangedrag    7

Artikel 5, lid 3: Uitgaven    7

Artikel 5, lid 4: Nieuw bestuur    7

Artikel 5, lid 5: Procedure installeren nieuw bestuur    8

Artikel 5, lid 6: Kosten ten bate van Apollo Wageningen    8

Artikel 5, lid 7: Algemene Ledenvergadering    8

Artikel 5, lid 8: Kleding bestuursleden    8

Artikel 5, lid 9: Huisstijl    8

Artikel 5, lid 10: Beschikbaarheid tijdens bestuurstijd    8

Artikel 6. Taken President    8

Artikel 7. Taken Secretary/Vice-President    8

Artikel 8. Treasurer    9

Artikel 8, lid 1: Taken    9

Artikel 8, lid 2: Financieel verslag    9

Artikel 8, lid 3:  Betalingen    9

Artikel 8, lid 4: Commissies    9

Artikel 9. Taken Commissioner of Internal Affairs    10

Artikel 10. Taken Commissioner of External Affairs    10

Artikel 11. Taken Commissioner of Educational Affairs    10

Artikel 12. Commissies         10

Artikel 12, lid 1: Totstandkoming commissies    10

Artikel 12, lid 2: Voorzitter, secretaris, penningmeester en marketing    11

Artikel 12, lid 3: Termijn commissielid    11

Artikel 12, lid 4: Verantwoording    11

Artikel 12, lid 5: Onkosten en uitgaven    11

Artikel 12, lid 6: Activiteiten    11

Artikel 12, lid 7: PR    11

Artikel 12, lid 8: Financieel overzicht    12

Artikel 12, lid 9: Commissiedrive    12

Artikel 12, lid 10: Commissiebudget    12

Artikel 12, lid 11: WUR Accounts    12

Artikel 13. Disputen    12

Artikel 14. Ereleden    13

Artikel 15. Kamer van Apollo Wageningen    13

Artikel 15, lid 1: Gebruik van de kamer    13

Artikel 15, lid 2: Gebruik van faciliteiten    13

Artikel 15. lid 3: Bestuursvergadering    13

Artikel 16. Rouwprotocol    13

Artikel 16, lid 1: Verenigingsrouw    13

Artikel 16, lid 2: Kennisneming    14

Artikel 16, lid 3. Kenmerken verenigingsrouw    14

Artikel 16, lid 4. Rouwbetuiging    14

Artikel 17. Slotbepaling    14

Artikel 17, lid 1: Revisie Huishoudelijk Reglement    14

Artikel 17, lid 2: Wijzigingen of revisies aan het Huishoudelijk Reglement en andere reglementen    14

Artikel 17, lid 3: Versies    14

Artikel 1. Algemene bepalingen

Artikel 1, lid 1: Studievereniging Apollo Wageningen

Dit Huishoudelijk Reglement heeft betrekking op Studievereniging Apollo Wageningen. Verder te noemen als Apollo Wageningen, verbonden aan de Wageningen University & Research (WUR) en richt zich initieel op studenten van de opleidingen Bachelor Gezondheid & Maatschappij en de Master Communication, Health and Life Sciences.

Artikel 1, lid 2: Statuten

Datum van oprichting is 27 juni 2018. Het eerste bestuur bestond uit Mejuffrouwen M.F.J.M. Verstegen, M.A.R. Willemsen, C.G. Went, D.J. de Haan en C.H.D. den Boer. In 2018 is de vereniging officieel geworden met statuten. Bij akte op 12 september 2018 door mevrouw mr. Jogien Antoinette van Kreel, kandidaat-notaris als waarneemster van mr. Jan Smit, notaris met plaatse van vesting Wageningen, zijn de statuten van Apollo Wageningen vastgesteld.  

Artikel 1, lid 3: Kamer van Koophandel

Sinds 2018 staat Studievereniging Apollo Wageningen officieel als vereniging zijnde ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel, KvK-nummer: 72584114. De datum 27 juni is gekozen tot de Dies van de studievereniging.

Artikel 1, lid 4: Het Bestuur

De vereniging wordt geleid door het zittende bestuur.

Artikel 1, lid 5: Adresgegevens

Adresgegevens Apollo Wageningen zijn: Apollo Wageningen, Hollandseweg 1, kamer 128, 6706 KN Wageningen. Internet: apollowageningen.com - Email: board.apollo@wur.nl - Bank: NL34RABO0333194152

Artikel 2. Lidmaatschap

Artikel 2, lid 1: Aanmelding lidmaatschap

Sub a. De aanmelding als gewoon lid of donateur van de vereniging dient schriftelijk te gebeuren via een inschrijfformulier.

Sub b. Gewone leden van de vereniging zijn zij die studeren aan Wageningen University and Research te Wageningen en die daar onderwijs volgen in één of meer vakken die liggen op het terrein van de sociale wetenschappen en die als zodanig zijn toegelaten overeenkomstig het in artikel 5 van de Statuten der vereniging bepaalde.

Sub c. In principe kan een ieder die geïnteresseerd is, donateur worden van Apollo Wageningen.

Sub d. Het lidmaatschap is doorlopend.

Sub e. Het lidmaatschap wordt beëindigd na schriftelijke opzegging door het lid, donateur of na bepaling door de Algemene Ledenvergadering. Deze opzegging dient te gebeuren vóór 1 oktober van desbetreffend studiejaar.

Sub f. Artikel 2, lid 1, sub e hoeft niet te gelden na berichtgeving van het secretariaat van de opleidingen naar aanleiding van het afstuderen als Master student. Na afstuderen als Bachelor student zal het lid een lid blijven.

Artikel 2, lid 2: Actief lid, erelid, oud-lid en donateur

Sub a. Actief lid wordt men door toetreding tot een commissie na installatie door de Algemene Ledenvergadering.

Sub b. Leden kunnen de status van erelid krijgen door de procedure zoals beschreven in artikel 4.4 van de Statuten van de vereniging.

Sub c. Oud-leden zijn oud-studenten van de in artikel 1, lid 1 genoemde opleidingen.. Zie verder artikel 4.3 van de Statuten van de vereniging.

Sub d. Donateurs zijn geen leden, maar hebben een bijzondere relatie met Apollo Wageningen als beschreven in artikel 4 en 5 van de Statuten van de vereniging.

Artikel 2, lid 3: Contributie

Sub a. De leden van Apollo Wageningen zijn verplicht een jaarlijkse contributie van €10,- te betalen. Deze contributie wordt jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.

Sub b. Bij inschrijving na 1 februari, dient een (toekomstig) lid €7,- contributie te betalen.

Sub c. Contributiewijziging kan alleen op verzoek van het zittende bestuur en dient door de Algemene Ledenvergadering goedgekeurd te worden. Bij wijziging van de contributie is er de mogelijkheid tot direct opzeggen, anders geldt art. 7.2 van de Statuten.

Sub d. De contributie wordt jaarlijks, na 1 oktober, Door de Treasurer d.m.v. een automatische incasso geïnd. Deze inning dient geruime tijd vooraf aangekondigd te worden via de (nieuws)mail.

Sub e. Ereleden en oud-leden behoeven geen contributie te betalen, tenzij anders bepaald door de Algemene Ledenvergadering.

Sub f. Wanneer een student zich in wil schrijven na de datum waarop de contributie is geïnd, wordt dit later afgeschreven.

Sub g. Wanneer een lid zich uitschrijft, volgens de richtlijnen genoemd in artikel 2 lid 1 sub e, na 1 oktober van desbetreffend studiejaar, is er geen mogelijkheid tot teruggave van de contributie.

Artikel 2, lid 4: Schulden

Het bestuur dient een lid of reünist persoonlijk op de hoogte te stellen wanneer deze een schuld aan de vereniging heeft. Indien een lid of reünist zijn schulden aan de vereniging niet binnen drie maanden nadat hij van deze schuld op de hoogte is gebracht aflost, of een regeling ter aflossing met het bestuur heeft getroffen, kan hij door het bestuur geschorst worden. Gerekend vanaf het tijdstip van schorsing zal 0,5% rente per maand worden bijgeschreven over het verschuldigde bedrag. De schorsing eindigt na 3 maanden, hierna zal het lid zijn lidmaatschap ontzegd worden, tenzij de schulden afbetaald zijn.

Artikel 2, lid 5: Boetes

Bij het veroorzaken van een boete tijdens de deelname van activiteiten, door werkzaamheden bedoeld ten bate van Apollo Wageningen of door het niet nakomen van vooraf gemaakte afspraken is desbetreffende lid persoonlijk verantwoordelijk voor de betaling en/of afhandeling van de boete. Het bestuur dient het lid persoonlijk op de hoogte te stellen wanneer deze een boete heeft veroorzaakt. Mocht het lid hieraan geen gehoor geven, dan wordt de boete omgezet in een schuld en zal artikel 2, lid 4 in werking treden. Het boetebedrag zal nooit ofte nimmer ten koste gaan van het budget van Apollo Wageningen, tenzij in overleg met het zittend bestuur anders beslist wordt.

Artikel 3. Rechten & plichten

Artikel 3, lid 1: Statuten en Reglementen

De leden van studievereniging Apollo Wageningen worden geacht op de hoogte te zijn van de rechten en plichten die vermeld staan in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Het lid wordt dan ook geacht de Statuten en de Reglementen van de vereniging na te leven. De Statuten en het Huishoudelijk Reglement liggen in het Nederlands ter inzage in de bestuurskamer van de vereniging. Daarnaast staat het Huishoudelijk Reglement zowel in het Nederlands als in het Engels op de website van Apollo Wageningen. De online versie van het Huishoudelijk Reglement is niet leidend, het Huishoudelijk Reglement, welke te vinden is in de bestuursruimte, is leidend.

Artikel 3, lid 2: Activiteiten

Sub a. Leden, ereleden en donateurs hebben het recht tot het deelnemen aan de algemene activiteiten.

Sub b. Deelname aan de door Apollo Wageningen georganiseerde activiteiten geschiedt geheel op eigen risico.

Sub c. Bij deelname aan de door Apollo Wageningen georganiseerde activiteiten stemt een lid toe dat er eventuele foto’s en video’s gemaakt kunnen worden en dat deze geplaatst kunnen worden op onze sociale media kanalen.

Sub d. Inschrijving voor een activiteit van Apollo Wageningen is bindend, een lid kan zich afmelden tot de uiterste inschrijfdatum van de activiteit. Daarna is het lid het eventuele deelnamebedrag schuldig aan Apollo Wageningen.

Artikel 3, lid 3: Algemene Ledenvergadering

Sub a. Alleen leden hebben het recht (en daarmee stemrecht) tot het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering, georganiseerd door het bestuur.

Sub b. Uitzondering op deze regel vormen eventuele genodigden, donateurs, oud-leden, ereleden en niet-leden uit de adviesraad, zij hebben echter geen stemrecht.

Artikel 3, lid 4: Niet vermelde reglementen

In de gevallen, waarin noch de Statuten, noch het Huishoudelijk Reglement, noch de afzonderlijke reglementen voorzien, beslist de Algemene Ledenvergadering. Mocht het niet haalbaar zijn de Algemene Ledenvergadering tijdig bij elkaar te roepen, dan beslist het zittende bestuur over dit besluit met terugkoppeling naar de Algemene ledenvergadering.

Artikel 3, lid 5: Privacyverklaring

Apollo Wageningen gebruikt de volgende gegevens van haar leden:

Sub a. WUR-account naam, registratienummer en naam.

Sub b. WUR-mailadres voor het verzenden van de nieuwsmail en andere belangrijke informatie zoals de uitnodiging voor de ALV.

Sub c. Adres en geboortedatum voor het verzenden van constitutie- en verjaardagskaarten.

Sub d. IBAN-nummer, mandaat ID en mailadres voor het incasseren van het contributiegeld.

Sub e. lidmaatschapstype (actief en evt. welke commissie), mailadres, studie, geslacht en startdatum lidmaatschap voor het verzenden van berichten naar specifieke groepen.

Sub f. Geboortedatum voor het checken of een lid alcohol mag drinken of niet.

Sub g. Telefoonnummer voor het bereiken van een lid in geval van nood.

Sub h. persoonlijk e-mailadres voor het automatisch worden van een alumnus.

Artikel 3, lid 6: Code of Conduct

De leden van de studievereniging Apollo Wageningen worden geacht op de hoogte te zijn van de gedragsregels die vermeld staan in de Code of Conduct. Het lid wordt dan ook geacht deze gedragsregels na te leven. Het proces en de consequenties van het niet naleven van deze gedragsregels worden ook vermeld in de Code of Conduct. Deze consequenties zijn in lijn met de Statuten en het Huishoudelijk Reglement.

Artikel 4. Adviesraad.

Artikel 4, lid 1: Taken.
De Adviesraad geeft advies en voert controle uit met betrekking tot alle activiteiten van het bestuur. De Secretary van het bestuur zal het contact onderhouden met de contactpersoon van de Adviesraad.

De Adviesraad heeft - onder verantwoordelijkheid van de ALV – tot taak;

Sub a. Het bestuur te voorzien van advies waar de Adviesraad dit nodig acht en indien het bestuur hierom vraagt;

Sub b. Het bestuur te controleren op de uitgevoerde activiteiten en het nakomen van het beleid;

Sub c. Indien het voltallige bestuur aftreedt – uit haar functie wordt ontheven-, begeleidt de Adviesraad het proces, m.b.t. het installeren van het nieuwe bestuur, in de vorm van advies over een geschikte procedure. Hierbij zijn geen uitvoerende taken voor de Adviesraad.

Artikel 4, lid 2: Rechten & Plichten.

Sub a. De Adviesraad heeft het recht tot inzage van: beleidsplannen, financiële documenten zoals begroting en tussentijdse evaluaties, beleidsevaluaties, BV- en ALV notulen, statuten en het HR.

Sub b. Het zittend bestuur draagt bestuurskandidaten voor aan de Adviesraad. De Adviesraad wordt geacht hier in mee te denken. Een kandidaat kan geweigerd worden op basis van gegronde redenen in overleg met het zittend bestuur. Dit overleg, en de informatie hierbij besproken, dient altijd als vertrouwelijk behandeld te worden.

Sub c. Alle documenten, adviezen en controles dienen als vertrouwelijk behandeld te worden.

Sub d. Een afvaardiging van de Adviesraad dient aanwezig te zijn bij een ALV.   

Sub e. Het bestuur zal minimaal 10 werkdagen voor de eerstvolgende ALV, het nieuw geschreven beleid opsturen naar de Adviesraad en minimaal 7 dagen voor de eerstvolgende ALV een vergadering plannen met de Adviesraad om het beleid (en overige stukken) te bespreken.

Artikel 4, lid 3: Leden Adviesraad.

Sub a. De Adviesraad zal minimaal bestaan uit 2 personen en maximaal 10.

Sub b. De Adviesraad bestaat uit leden en niet-leden die, op voordracht van het bestuur, door de algemene vergadering worden benoemd. Kandidaten dienen ten minste een half jaar te zijn uitgetreden als bestuurslid.

Sub c. In de Adviesraad zal altijd iemand plaatsnemen vanuit de kascontrolecommissie.

Sub d. De Adviesraad zal zelf een contactpersoon benoemen.

Sub e. Een lid van de Adviesraad kan ten alle tijden zijn functie beëindigen en zal bij de eerst opvolgende ALV uitgeslagen worden.

Sub f. Een lid van de Adviesraad zal zich ten alle tijden houden aan zijn rechten en plichten en de vereniging Apollo Wageningen geen schade (wangedrag) toe dienen.

Sub g. Het bestuur kan overgaan tot schorsing van een Adviesraad lid indien deze wangedrag vertoont. Met goedkeuring van de ALV kan een lid van de Adviesraad uit zijn functie worden ontheven.

Artikel 5. Bestuur

Artikel 5, lid 1: Taken

Het zittende bestuur van Studievereniging Apollo Wageningen heeft - onder verantwoordelijkheid van de Algemene Ledenvergadering - tot taak:

• Zorg te dragen dat de Statuten en het Huishoudelijk Reglement worden nageleefd;
• Jaarlijks met een beleidsplan te komen. Deze dient halfjaarlijks geëvalueerd te worden;
• De belangen van de Vereniging en haar leden te behartigen;
• In ieder spoedeisend of onvoorzien geval namens de Vereniging te handelen;
• Halfjaarlijks verantwoording af te leggen aan de Algemene Ledenvergadering over het gevoerde beleid en de verrichte activiteiten;
• Jaarlijks een begroting van inkomsten en uitgaven voor het komende jaar op te stellen;
• Te bemiddelen of adviseren bij problemen aangaande Apollo Wageningen of de onder artikel 1.1 vernoemde opleidingen, daartoe uitgenodigd door een individueel of collectief lid;
• De naam Apollo Wageningen tegen misbruik te beschermen;
• Samenwerkingsverbanden tussen andere verenigingen, de Social Science Group, Wageningen University and Research en het bedrijfsleven te handhaven en bevorderen.

Artikel 5, lid 2: Wangedrag

Het bestuur en daarmee de studievereniging zelf, kan niet aansprakelijk worden gesteld voor wangedrag van een lid of voor ontstane situaties aan de hand van het niet naleven van de Reglementen en Statuten door een lid. Schorsing van dit lid wordt beoordeeld en beslist door het bestuur, als vermeld in artikel 6 van de Statuten.

Artikel 5, lid 3: Uitgaven

Het bestuur is niet bevoegd om niet-begrote transacties van meer dan 20% van het Eigen vermogen, met een minimum van €100,- en een maximum van € 400,- per verenigingsjaar, aan te gaan zonder toestemming van de Algemene Ledenvergadering.

Artikel 5, lid 4: Nieuw bestuur

Sub a. Het nieuwe bestuur moet door het zittende bestuur op de Algemene Ledenvergadering voorgedragen worden. Leden kunnen ten alle tijden bij het zittende bestuur aangeven geïnteresseerd te zijn in een bestuursfunctie. Het zittende bestuur beslist welke kandidaat-bestuursleden uiteindelijk voorgedragen zullen worden aan de Algemene Ledenvergadering. Over het voorgestelde kandidaat-bestuur wordt tijdens de Algemene Ledenvergadering door alle aanwezigen gestemd. Na goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering doet het bestuur zijn intrede.

Sub b. Mocht door omstandigheden het volledige bestuur eerder wensen op te stappen dan dient het dagelijks bestuur, te kennen de President, Secretary/Vice-President en Treasurer, een interim-bestuur samen te stellen.

Sub c. Mocht door omstandigheden het volledige bestuur ontheven worden uit al haar taken door de Algemene Ledenvergadering dan dient de Algemene Ledenvergadering een interim-bestuur samen te stellen.

Sub d. Bij eerder opstappen of ontheffing van het bestuur blijft het dagelijks bestuur, te kennen de President, Secretary/Vice-President en Treasurer, ten alle tijden verantwoordelijk voor de vereniging totdat er een interim-bestuur is samengesteld.

Artikel 5, lid 5: Procedure installeren nieuw bestuur

Deze procedure wordt in de situatie zoals omschreven in artikel 5, lid 4 sub b en sub c in werking gezet.

1. Werven nieuwe bestuursleden d.m.v. sollicitatieprocedures door het dagelijks bestuur of door de Algemene Ledenvergadering
2. Nieuwe bestuursleden kandidaat stellen op de Algemene Ledenvergadering
3. Uitslaan oud bestuursleden (behalve dagelijks bestuur) op de Algemene Ledenvergadering
4. Inslaan nieuwe bestuursleden

Artikel 5, lid 6: Kosten ten bate van Apollo Wageningen

Sub a. De vereniging voorziet in vervoerskosten die door bestuursleden gemaakt zijn, indien dit noodzakelijk bleek te zijn voor het functioneren van het bestuur, doch slechts na het overleggen van een schriftelijk bewijs van de kosten aan de Treasurer en diens goedkeuring van de declaratie van die kosten.

Sub b. Er wordt jaarlijks door het zittende bestuur een bedrag begroot voor de bestuursblousen/overhemden en het borduren daarvan.

Artikel 5, lid 7: Algemene Ledenvergadering

Sub a. De President of in tweede plaats de Secretary/Vice-President draagt er zorg voor, dat op elke Algemene Ledenvergadering een volledig exemplaar van de Statuten en Reglementen van Studievereniging Apollo Wageningen aanwezig is.

Sub b. Voor een Algemene Ledenvergadering is de aanwezigheid van ten minste tien leden vereist. Indien het benodigde aantal leden niet aanwezig is zal de vergadering 15 minuten uitgesteld worden. De algemene ledenvergadering vindt dan alsnog onvoorwaardelijk plaats.

Artikel 5, lid 8: Kleding bestuursleden

Sub a. Bestuursleden van studievereniging Apollo Wageningen dienen in het bezit te zijn van de bestuurskleding, welke gekozen wordt door het (aankomende) zittende bestuur.

Sub b. Bestuursleden worden geacht bij officiële gelegenheden gekleed te gaan in kostuum, bestuursblouse/bestuursoverhemd. Bij andere externe gelegenheden dient dit nader te worden ingevuld.

Artikel 5, lid 9: Huisstijl

De huisstijl van Apollo Wageningen wordt door de Commissioner of External Affairs onderhouden en bewaard. Commissies en leden worden geacht zich aan deze huisstijl te houden.

Artikel 5, lid 10: Beschikbaarheid tijdens bestuurstijd

Nieuwe bestuursleden dienen bij toetreding een jaar beschikbaar te zijn. Bij eventuele veranderingen hierin (plotselinge ziekte, stage, etc.) beslist het zittende bestuur over eventuele vervanging.

Artikel 6. Taken President

Taken en verantwoordelijkheden van de President zijn als volgt:

1. Leiden van de Algemene Ledenvergaderingen en bestuursvergaderingen;
2. Opstellen van de agenda voor vergaderingen;

c.         (Als eerst aangewezene) de vereniging vertegenwoordigen bij representatieve   verplichtingen;

d.         Zorg dragen voor de onderlinge contacten met de directie van de Social Sciences Group, de leerstoelgroepen (medewerkers), Wageningen University and Research, studieverenigingen, en andere belanghebbende organisaties;

e.         Toezicht houden op de andere bestuursleden en bewaken van de onderlinge sfeer, bevorderen van een goede teamspirit in de gehele vereniging;

f.         Archivering van het beleid, de notulen, de agenda’s en to-do-lists, en controleren op de uitvoering daarvan;

g.        Fungeren als aanspreekpunt van en in het bestuur;

h.         Zorg dragen voor de afronding van het beleid en het naleven van dit beleid;

i.        Het houden van een tweemaandelijks gesprek met de opleidingsdirecteuren;

j.        Kennis hebben van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement;

k.        Aanwezigheid bij peileroverleggen;

l.        Verzorgen van cadeaus voor constitutieborrels;

m.        Registreren van Apollo activiteiten op een kalender voor de Commissies en voor FOS;

n.         Contactpersoon vanuit het bestuur voor Apollo Wageningen relevante overlegorganen, zoals het LOBEG, een landelijk overleg met de andere opleidingen Bewegingswetenschappen, maar ook Gezondheidswetenschappen in Nederland.

o.        Regelen van de toegang tot de mappen en WUR emailaccounts die aan Apollo Wageningen zijn toegewezen;

Artikel 7. Taken Secretary/Vice-President

Taken en verantwoordelijkheden van de Secretary/Vice-President zijn als volgt:

1. Archivering van inkomende en uitgaande post;
2. Notuleren tijdens de Algemene Ledenvergadering en de notulen binnen 10 werkdagen aan alle bij deze Algemene Ledenvergadering betrokken partijen leveren (op papier of per e-mail);
3. Verzorgen van ledenadministratie;
4. Aanwezigheid en notuleren tijdens peileroverleggen;
5. Waar mogelijk, zorgen voor de facilitaire voorzieningen binnen de verenigingskamer, waaronder aanschaf van kantoorbenodigdheden;
6. Jaarlijks de Statuten en het Huishoudelijk Reglement controleren op onvolkomenheden;
7. Regelmatig uitvoeren van back-ups;
8. Verantwoordelijk voor het onderhouden van contacten met zusterverenigingen en andere (studie)verenigingen binnen en buiten Wageningen;
9. Bestuursleden op de hoogte brengen van externe activiteiten.

Artikel 8. Treasurer

Artikel 8, lid 1: Taken

Taken en verantwoordelijkheden van de Treasurer zijn:

1. De gehele financiële administratie, waaronder het vermogensbeheer, de betalingen, het innen van rekeningen, het beheren van de kas op naam van Apollo Wageningen en toezicht houden op de financiële administratie van de commissies;
2. Toezicht houden op het terugbetalen van declaraties aan de vereniging (welke alleen kunnen worden gedeclareerd indien Treasurer de kwitantie in ontvangst heeft genomen);
3. Beheer van de rekeningen op naam van Apollo Wageningen;
4. Aan de hand van de beleidsplannen en van de vastgestelde begroting, in samenwerking met het bestuur, het geld verdelen onder de verschillende commissies. Dit zal bij aanvang van ieder verenigingsjaar plaatsvinden;
5. Na afloop van ieder verenigingsjaar een financieel verslag opstellen en verslag doen aan de Algemene Ledenvergadering;
6. Het minimaal twee keer per financieel jaar bijeenroepen van de kascontrole commissie;
7. Zorg dragen voor de transparantie naar het gehele zittende bestuur over de financiën van Apollo Wageningen.
8. Aanwezig zijn bij het peileroverleg.

Artikel 8, lid 2: Financieel verslag

Sub a. De Treasurer zal éénmaal per half jaar een financieel (jaar- of tussen-) verslag opzetten en dit tijdens de Algemene Ledenvergadering bespreken. De financiële verslagen zullen goedgekeurd worden door de kascontrolecommissie conform artikel 11 van de Statuten. Op schriftelijk verzoek, ondertekend door tenminste tien leden, maakt de Treasurer tussentijds een extra financieel verslag, dit verzoek kan echter maar eens per kwartaal worden gedaan.

Sub b. Het financiële jaar loopt van 1 september tot en met 31 augustus.

Sub c. Het financieel jaarverslag wordt op de Algemene Ledenvergadering van de eerste bestuurswissel in het verenigingsjaar gepresenteerd. Het financieel tussenverslag wordt op de Algemene Ledenvergadering in februari/maart gepresenteerd.

Artikel 8, lid 3: Betalingen

Betalingen worden voldaan door automatische incasso’s. De verschuldigde bedragen voor eventuele deelname aan activiteiten worden per twee perioden geïncasseerd. Eventueel kunnen verschuldigde bedragen door middel van zelf geld overmaken door het lid worden geïnd. Welke manier van betaling wordt gekozen wordt bepaald door de Treasurer.

Artikel 8, lid 4: Commissies

Sub a. De Treasurer is gerechtigd ten alle tijden een begroting te eisen van de commissies aangaande komende activiteiten. Aan dit verzoek zullen de commissies binnen 1 week moeten voldoen. In overleg met de Treasurer kan hiervan worden afgeweken.

Sub b. Commissies dienen minimaal 1 week voorafgaand aan de komende activiteiten een begroting in te dienen bij de Treasurer.

Sub c. Naar redelijkheid en in goed overleg met de betreffende commissie zal de Treasurer bepalen wanneer hij/zij overgaat tot betaling aan deze commissies.

Sub d. De Treasurer bepaalt in overleg met het bestuur de hoogte van de commissiebudgetten en legt dit ter goedkeuring aan de Algemene Ledenvergadering voor.

Artikel 9. Taken Commissioner of Internal Affairs

Taken en verantwoordelijkheden van de Commissioner of Internal Affairs:

1. Het coördineren van commissies door te fungeren als aanspreekpunt van commissies bij problemen of vragen. Tevens zorg dragen voor de invulling en het bijhouden van commissiedocumenten door iedere commissie;
2. Zorg dragen voor de juiste bezettingsgraad en samenstelling binnen commissies;
3. Organiseren van een moment aan het begin van het studiejaar voor de commissies om zich te presenteren en nieuwe actieve leden te werven (bijv. een commissieavond of -lunch);
4. Overzicht bijhouden van alle actieve leden van de vereniging;
5. Bij iedere ALV een lijst verzorgen met leden die in- en uitgeslagen moeten worden bij commissies;
6. Tijdens/na iedere ALV een certificaat van deelname uitreiken aan leden die zijn uitgeslagen bij een commissies;
7. Bedanken van actieve leden aan het einde van ieder studiejaar door het Activo-uitje te organiseren;
8. Organiseren en voorzitten van het peileroverleg, welke elke twee perioden plaatsvindt.

Artikel 10. Taken Commissioner of External Affairs

Taken en verantwoordelijkheden van de Commissioner of External Affairs:

1. Verantwoordelijk voor persrelaties;
2. Verantwoordelijk voor het promotie- en sponsoringsbeleid van de vereniging;
3. Dienen als aanspreekpunt voor bedrijven;
4. Verantwoordelijk voor het onderhouden van de externe contactendatabase;
5. Verantwoordelijk voor de wekelijkse nieuwsmail;
6. Eindverantwoordelijk voor CRM-bestand;
7. Verantwoordelijk voor voorlichting over Apollo Wageningen (brochures voor meeloopdagen/AID);
8. Eindverantwoordelijke voor de website en de sociale netwerken van Apollo Wageningen;
9. Aanwezig zijn bij het peileroverleg.

Artikel 11. Taken Commissioner of Educational Affairs

Taken en verantwoordelijkheden van de Commissioner of Educational Affairs

1. Eerste aanspreekpunt voor studenten met betrekking tot onderwijszaken;
2. Eerste aanspreekpunt voor de opleidingsuitvoerende teams van de opleidingen en voor Onderwijs Instituten;
3. Contactpersoon namens Apollo Wageningen en indien mogelijk lid van de Opleidingscommissie;
4. Verantwoordelijk voor het organiseren van de BSc uitreikingen van SSG en zorg dragen voor de MSc uitreikingen van SSG;
5. Medeverantwoordelijk voor organisatie van activiteiten van Apollo Wageningen betreffende de voorlichtingsdagen, de AID-studiedagen en meeloopdagen van de opleidingen genoemd in artikel 1 lid 1;
6. Het verstrekken van oefententamens en samenvattingen van vakken uit de artikel 1 lid 1 genoemde opleidingen op de website van Apollo Wageningen, en zorgdragen voor de kwaliteit hiervan;
7. Aanwezig zijn bij het peileroverleg.

Artikel 12. Commissies

Artikel 12, lid 1: Totstandkoming commissies

Sub a . Spontaan ontstane commissies moeten, om onder de verantwoordelijkheid van de vereniging te vallen, worden goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering. Het bestuur geeft de Algemene Ledenvergadering advies over een minimum en maximum aantal leden en over de functie en uitvoering van de desbetreffende commissie. Uitzondering hierop geschiedt als de commissies zelf met een beleidsplan komen, dat door de Algemene Ledenvergadering goedgekeurd wordt.

Sub b. Toetreding tot een commissie verandert de status van een lid in actief.

Sub c. Een commissie dient te vallen onder een peiler, te weten educatief, sociaal of professioneel. Het bestuur geeft de Algemene Ledenvergadering advies over de peiler waaronder de nieuwe commissie zal vallen.

Sub d. Terugkerende commissies als Lustrum commissie en bijbehorende ondercommissies, familiedag etc. hoeven niet iedere keer goedgekeurd te worden door de Algemene Ledenvergadering.

Artikel 12, lid 2: Voorzitter, secretaris, penningmeester en marketing

De leiding van een commissie, het voorzitterschap, wordt door de commissie aan één van de commissieleden opgedragen. Naast een voorzitter wordt er binnen de commissie zelf ook een secretaris, penningmeester en marketing gekozen. 

Artikel 12, lid 3: Termijn commissielid

Sub a. Een commissielid kan voor onbeperkte tijd lid zijn van een commissie.

Sub b. Bij disfunctioneren van een lid binnen de commissie heeft het zittende bestuur het recht om het betreffend lid uit commissie te plaatsen.

Artikel 12, lid 4: Verantwoording

Sub a. De commissies brengen regelmatig of volgens afspraak, verslag uit aan het zittende bestuur.

Hiervoor zijn de peileroverleggen.

Sub b. Het peileroverleg wordt driemaal per jaar gehouden, waarvan een in periode 1 of 2, een in periode 3 of 4 en een in periode 5 of 6. Dit peileroverleg omvat de drie peilers van de vereniging (Sociaal, Educatief, Professioneel).

Sub c. Elke commissie heeft een contactpersoon voor communicatie met het bestuur, te weten de voorzitter, en diegene is tevens de afgevaardigde van de commissie tijdens een peileroverleg.

Sub d. Voor betere communicatie met het bestuur neemt in elke commissie een meekijkend bestuurslid plaats.

Artikel 12, lid 5: Onkosten en uitgaven

Sub a. Eventuele onkosten, te maken buiten de vastgestelde begroting, worden door de Treasurer van de vereniging, na goedkeuring van het bestuur, vergoed. Hierbij moet echter wel rekening gehouden worden met artikel 5 lid 3 van dit reglement.

Sub b. Kopiëren en printen ten bate van de vereniging kan met de faciliteiten die de vereniging te bieden heeft. Derhalve worden extern gemaakte belkosten vergoed. 

Sub c. Bellen naar het buitenland en vergoeding van deze kosten kan enkel met toestemming van het zittende bestuur.

Sub d. Uitgave van een bedrag dat buiten de vastgestelde begroting valt, dient vooraf door het bestuur goedgekeurd te worden.

Sub e. Uitgaven worden alleen vergoed als zij ten bate van Apollo Wageningen zijn geweest.

Sub f. Uitgaven van commissies dienen bij een activiteit van de commissies te worden begroot.

Sub g. Wanneer een commissielid besluit een persoonlijk eigendom mee te nemen ten behoeve van de activiteit, is dit de verantwoordelijkheid van het commissielid zelf.

Artikel 12, lid 6: Activiteiten

Sub a. Minimaal één week voorafgaand aan de activiteit dient er een begroting te worden ingediend bij de Treasurer van de vereniging.

Sub b. Pas na goedkeuring van de activiteit en de begroting daarvan, door het bestuur, kan de activiteit doorgaan.

Sub c. Bij deelname aan een activiteit betaalt het lid entreegeld, ook wanneer het lid deze activiteit zelf heeft georganiseerd. Mocht het lid enkel achter de schermen aanwezig zijn en dus niet actief deelnemen aan de activiteit, dan behoeft het lid geen entreegeld te betalen.

Sub d. Binnen twee weken na de activiteit dient er een eindafrekening te worden ingediend bij de Treasurer van de vereniging, volgens het format zoals aangeleverd wordt.

Sub e. Tijdens de activiteiten wordt er gebruikgemaakt van herbruikbare borden, bekers en bestek. Hiermee probeert Apollo Wageningen haar impact op het milieu te beperken.

Artikel 12, lid 7: PR

De activiteit specifieke promotie moet minimaal drie weken voor de activiteit starten. Wordt dit niet gedaan, dan kán de datum van de activiteit verplaatst worden. Verplaatsing kan alleen gedaan worden door het zittende bestuur.

Artikel 12, lid 8: Financieel overzicht

De penningmeester van iedere commissie dient aan het eind van het verenigingsjaar een financieel overzicht van de commissie aan het bestuur te overhandigen.

Artikel 12, lid 9: Commissiedrive

Iedere commissie is verplicht om de commissiedrive up-to-date te houden. In deze drive worden commissiebestanden, een commissieledenbestand, notulen, financiën en activiteiten (met o.a. promotiemateriaal en evaluaties) van de commissies bijgehouden. Dit heeft als doel om een goede basis te leggen voor overdracht van kennis en functies voor huidige en toekomstige commissieleden. De Commissioner of Internal Affairs dient als eerste aanspreekpunt met vragen over de drive.

Artikel 12, lid 10: Commissiebudget

Commissies werken op project- of activiteitenbasis. Dit houdt in dat zij een budget kunnen krijgen indien de begroting en de activiteit goedgekeurd zijn door het zittende bestuur.

Artikel 12, lid 11: WUR Accounts

Sub a. Commissies hebben de mogelijkheid tot het gebruik van WUR e-mailaccounts, welke zijn toegewezen aan Apollo Wageningen.

Sub b. De WUR e-mailaccounts mogen alleen gebruikt worden ten behoeve van de activiteiten welke georganiseerd worden voor en in naam van Apollo Wageningen.

Sub c. Alle wijzigingen, waaronder het wijzigen van het wachtwoord van de desbetreffende WUR e-mailaccount, dienen te worden gemeld bij Commissioner of Internal Affairs van de vereniging.

Artikel 13. Disputen

Er zijn algemene regels van toepassing op de disputen om een ​​duidelijke communicatie te garanderen. Die zijn:

Sub a. Leden van een dispuut zijn verplicht lid te zijn van Apollo Wageningen.

Sub b. Ieder dispuut dient jaarlijks een bestuur in te stellen, bestaande uit tenminste een voorzitter, secretaris en penningmeester. Dit bestuur houdt contact met het bestuur van Apollo Wageningen. Het bestuur van het dispuut moet bekend zijn bij het bestuur van Apollo Wageningen.

Sub c. Een dispuut krijgt financiële steun van Apollo Wageningen, dit moet in de ALV worden goedgekeurd. Deze financiële ondersteuning is bedoeld voor de promotie van het dispuut en / of de introductie van nieuwe leden van het dispuut. De activiteit moet beschikbaar zijn voor alle leden van Apollo Wageningen. Het gebruik van dit geld moet worden goedgekeurd door het bestuur.

Sub d. Een erkend dispuut van Apollo Wageningen kan gebruik maken van middelen van Apollo Wageningen voor promotie van het dispuut. Het bestuur van Apollo Wageningen deelt geen gegevens of gegevens van haar leden met het dispuut.

Sub e. Elk dispuut moet een naam, thema en logo hebben, die het dispuut verbindt met Apollo Wageningen, en de leden van het dispuut. De naam, het thema en het logo mogen niet beledigend, racistisch, seksistisch of op een andere manier beledigend zijn voor anderen.

Sub f. Van het dispuut wordt verwacht dat ze de ALV bijwonen met minimaal twee personen per dispuut.

Sub g. Disputen vallen niet onder de verzekering van Apollo Wageningen.

Sub h. Apollo Wageningen kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor het gedrag van het dispuut. Bij het bijwonen van activiteiten zullen in eerste instantie leden van het dispuut aanwezig zijn als leden van Apollo Wageningen. Bij wangedrag kan het dispuut worden beëindigd of geschorst door het bestuur van Apollo Wageningen.

Sub i. Het nieuw gestarte dispuut heeft een proefperiode van twee jaar met een halfjaarlijkse evaluatie met het bestuur.

Sub j. Ieder lid van Apollo Wageningen dat in een commissie heeft gezeten of op een andere manier een bijdrage heeft geleverd aan Apollo Wageningen, kan een dispuut beginnen. De volgende regels zijn van toepassing:

1. Een dispuut in oprichting zal bestaan ​​uit minimaal 8 leden van Apollo Wageningen. Er is een richtlijn voor maximaal 17 leden.
2. Leden van het dispuut nemen deel uit minimaal drie verschillende jaren van de Bachelor Health and Society en / of de Master Communication, Health and Life Sciences.
3. Een dispuut in oprichting zal tijdens de ALV een korte presentatie geven waarin zij uitleggen waarom zij een dispuut willen vormen.
4. Een dispuut wordt tijdens de ALV erkend bij meerderheid van stemmen.
5. Het dispuut in oprichting zal een geschenk aanbieden aan het bestuur van Apollo Wageningen en aan de andere momenteel erkende disputen. Dit geschenk wordt voorafgaand aan het stemmen op de ALV aangeboden en is kenmerkend voor het dispuut.
6. Een dispuut organiseert een activiteit voor de leden van Apollo Wageningen. Vanwege de verzekering gebeurt dit in nauwe samenwerking met het bestuur.
7. Een dispuut in oprichting mag geen specifieke kenmerken overnemen van momenteel erkend dispuut, zoals kleur, thema, naam en logo.
8. Momenteel erkende disputen binnen Apollo Wageningen:

Artemis

Artikel 14. Ereleden

Sub a. Ereleden zijn mensen die tot erelid worden benoemd naar aanleiding van een bijzondere staat van verdienste voor de vereniging. Het bestuur draagt een persoon tot erelid voor, de Algemene Ledenvergadering beslist omtrent de toelating.

Sub b. Een erelid heeft de volgende rechten:

1. Het kosteloos lid zijn van de vereniging;
2. Het ontvangen van diverse publicaties van de vereniging;
3. Het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering;
4. Het ontvangen van een kennisgeving van nieuw te benoemen ereleden en het bijwonen van de officiële benoeming.

Sub c. De vereniging heeft de volgende ereleden:

Artikel 15. Kamer van Apollo Wageningen

Artikel 15, lid 1: Gebruik van de kamer

Sub a. De locatie van Apollo Wageningen is tijdens openingstijden toegankelijk voor alle leden van Apollo Wageningen.

Sub b. Leden die de kamer gebruiken zijn verantwoordelijk voor het netjes achterlaten van de ruimte na gebruik.

Sub c. Het bestuur heeft de eerste rechten bij het gebruik van de kamer.

Sub d. Commissieleden hebben de tweede rechten bij het gebruik van de kamer.

Artikel 15, lid 2: Gebruik van faciliteiten

Sub a. Alle faciliteiten die door Wageningen University and Research ter beschikking gesteld zijn aan Apollo Wageningen zijn (in overleg met het zittende bestuur) ook beschikbaar voor de leden.

Sub b. Faciliteiten mogen slechts gebruikt worden indien dit ten bate van Apollo Wageningen geschiedt.

Sub c. Het bestuur heeft de eerste rechten bij het gebruik van de faciliteiten

Sub d. Actieve leden en ereleden hebben de tweede rechten bij het gebruik van de faciliteiten.

Artikel 15. lid 3: Bestuursvergadering

Bestuursvergaderingen zijn in beginsel in een ruimte op de universiteit of bij een van de bestuursleden thuis, en zijn in principe niet openbaar. In overleg kan een lid aanwezig zijn of uitgenodigd worden om eventuele zaken toe te lichten, dit geldt echter alleen voor het desbetreffende agendapunt. Verder kan een lid aanwezig zijn of uitgenodigd worden om mee te vergaderen als dit lid interesse heeft in een bestuursfunctie.

Artikel 16. Rouwprotocol

Artikel 16, lid 1: Verenigingsrouw.   

De vereniging kent verenigingsrouw, welke door het bestuur wordt uitgeschreven in de volgende gevallen:

1. Bij het overlijden van een student BGM of MCH. 
2. Bij het overlijden van personen die door bijzondere banden aan de studievereniging verbonden zijn.

Artikel 16, lid 2: Kennisneming.   

Na kennisneming van het overlijden van een persoon zoals genoemd in lid 1 dient het bestuur zo

spoedig mogelijk te vergaderen over de actiepunten uit Artikel 16, lid 3 en 4.

Artikel 16, lid 3. Kenmerken verenigingsrouw.   

De verenigingsrouw wordt in de situatie zoals omschreven in lid 1 sub a aangenomen op de dag van overlijden en duurt tot en met de dag van de uitvaartplechtigheid (indien niet van toepassing beslist het bestuur). De uiterlijke kenmerken van de verenigingsrouw in deze situatie zijn:

1. Het bestuur stuurt een rouwbetuiging.
2. Het bestuur woont zo mogelijk de begrafenis of crematie bij.
3. Het bestuur neemt contact op met de studieadviseur, indien gewenst helpt een vertegenwoordiger van de studievereniging de studieadviseur in verder te nemen stappen.
4. Zo mogelijk worden de activiteiten van de studievereniging na 18.00 uur afgelast.
5. Moment van stilte tijdens de ledenvergadering en tijdens verenigingsactiviteiten die wel doorgang vinden.
6. De verenigingsvlag wordt halfstok gehangen op de dag van de uitvaart (mits van toepassing).
7. Er wordt een "In memoriam" opgenomen in het eerstvolgende verenigingsblad (mits van toepassing).
8. In de verenigingsruimte wordt een condoleanceregister geplaatst.

Artikel 16, lid 4. Rouwbetuiging

In de situatie zoals omschreven in lid 1 sub b stuurt het bestuur een rouwbetuiging. Het bestuur kan tevens besluiten over te gaan tot de rouwprocedure volgens lid 3.

Artikel 17. Slotbepaling

Artikel 17, lid 1: Revisie Huishoudelijk Reglement

Dit Huishoudelijk Reglement staat vrij voor revisies.

Na ieder verenigingsjaar moet het bestuur het Huishoudelijk Reglement herzien.

Artikel 17, lid 2: Wijzigingen of revisies aan het Huishoudelijk Reglement en andere reglementen

Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement en andere reglementen, welke niet in strijd zijn met de Wet en de Statuten van Studievereniging Apollo Wageningen, treden in werking, nadat op een Algemene Ledenvergadering met tenminste tien aanwezige leden daartoe wordt besloten.

Artikel 17, lid 3: Versies

Versie 1.01, september 2018, door bestuur 2018-2019, ter goedkeuring door de Algemene Ledenvergadering.

Versie 2, september 2019, door bestuur 2019-2020, ter goedkeuring door de Algemene  Ledenvergadering.

Versie 3, februari 2021, door bestuur 2020-2021, ter goedkeuring door de Algemene Ledenvergadering.

Versie 4, februari 2024, door bestuur 2023-2024, ter goedkeuring door de Algemene Ledenvergadering.

Huishoudelijk Reglement Studievereniging Apollo Wageningen

Aldus opgemaakt, 22 februari 2024, te Wageningen

Ondertekend door zittend bestuur 2023-2024,