6.การใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศประกอบการตัดสินใจ

^[1]

      ข้อมูลและประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

                  การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ          

           การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งานควรประกอบด้วย

1.  การเก็บรวบรวมข้อมูล  เป็นเรื่องของการเก็บรวมรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน

2. การตรวจสอบข้อมูล  เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจ< wbr>สอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน
3. การสรุปผล  บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่น สถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น

4. การคำนวณ   ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย

 การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อใช้งาน

1.การเก็บรักษาข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูลหมายถึงการนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่าง ๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้

2.การค้นหาข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไป การค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา

3.การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้ หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลัง จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา หรือนำไปใช้อีกครั้งได้โดยง่าย

4.การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่ายสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา

        ปัจจุบันผู้บริหารต้องสามารถปฏิบัติงานให้รวดเร็วขึ้น เพื่อตอบสนองต่อการแข่งขันตลอดจนการผลักดันของสังคมที่มีการใช้ระบบสื่อสารข้อมูลที่ทันสมัยมากขึ้น การแข่งขันในธุรกิจจึงมากขึ้นตามลำดับ มีการใช้เทคนิคทางคอมพิวเตอร์มาวิเคราะห์ แยกแยะ และจัดสรรข้อมูลให้เป็นสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจ

          ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ทำให้คอมพิวเตอร์มีความสามารถมากขึ้น มีขนาดเล็กลง และราคาถูกลง การนำคอมพิวเตอร์มาฝช้งานจึงแพร่หลายอย่างรวดเร็ว ตลอดจนระบบสื่อสารก้าวหน้ายิ่งขึ้น ซึ่งเป็นผลทำให้ระบบข้อมูลขององค์การที่ใช้เทคโนโลยีเหล่านี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

          แนวทางการดำเนินการให้ได้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะเริ่มจากการวิเคราะห์ความต้องการ การวิเคราะห์นี้จะได้จากการสอบถามความต้องการ ซึ่งจะทำให้ทราบว่าควรจะจัดโครงสร้างข้อมูลนั้นไว้ในระบบหรือไม่ ถ้าจัดเก็บจะประกอบด้วยข้อมูลอะไร มีรายละเอียดอะไร ตอบสนองการใช้งานได้อย่างไร คำถามที่ใช้ในการสำรวจอาจประกอบด้วย

1. ข้อมูลอะไรบ้างที่มีใช้อยู่ในขณะนี้ เช่น แบบฟอร์ม รายงานหรือเอกสาร ฯลฯ ดูโครงสร้างเอกสาร หรือข่าวสาร ตลอดจนการไหลเวียนของเอกสาร
2. ข้อมูลอะไรที่จะจัดทำขึ้นได้ในขณะนี้ ซึ่งได้แก่ข้อมูลที่มีอยู่แล้ว หรือสามารถจัดเก็บได้
3. ข้อมูลอะไรที่ควรจะมีใช้เพิ่ม เพื่อให้ได้ระบบ และเป็นคำตอบที่จะตอบสนองผู้ใช้ในระดับต่าง ๆ ได้
4. ข้อมูลอะไรที่หน่วยงานหรือส่วนต่าง ๆ ขององค์การต้องการ โดยดูจากคำถามที่หน่วยงานต่าง ๆ ถามมา
5. ข้อมูลมีความถี่ของการใช้และมีปริมาณเท่าไร ควรมีการตรวจสอบ
6. รูปแบบของการประมวลผล ควรมีการประมวลผลอะไร ให้ได้ผลลัพธ์อย่างไร
7. ใครรับผิดชอบข้อมูล ข้อมูลบางตัวจำเป็นต้องมีผู้ดูแล