Høring, Rapport delprosjekt Studieadministrasjon fra Forskerforbundet
Forskerforbundet støtter innspill fra referansegruppen for vitenskapelig ansatte, der det påpekes at det er viktig at de vitenskapelig ansatte i det videre arbeidet med delprosjektet “baseres på innsikt i og ydmykhet overfor de løsningene som er valgt på grunnlag av faglige vurderinger. Dette innebærer at faglig-administrative ledere (dekaner, instituttledere, programledere) må trekkes tettere inn i det videre arbeidet.” Referansegruppen peker også på at dekanene på de tre avdelingene får den administrative støtten som her kreves for å kunne ivareta de faglige behovene på de ulike utdanningene.
Det er viktig at man i fortsettelsen har et tett og god dialog med de ulike fagmiljøene. HiBs virksomhet er svært sammensatt, hvilket tilsier at beslutninger bør fattes på et nivå nærmest mulig der som kjenner de konkrete behovene.
Mye administrativt arbeid skjer ute på instituttene/avdelingene. Instituttledelse/programansvarlig er per i dag nesten utelukkende administrative/avdelingene oppgaver. På store institutter må det være ressurser lokalt. Også i fremtiden vil det være helt fagspesifikke behov som må håndteres lokalt ved instituttene.
I vedlegg 5c kommer studentene med flere konkrete innspill som bør følges opp videre. Flere av disse går på tvers av vitenskapelig og administrativt ansatte sine ansvarsområder. Blant annet gjelder dette ønsket om et felles system for underveisevaluering og bedre oppfølging av denne.
Kurs og oppdrag hadde i 2012 1600 studenter. Det tilsvarer ca antall studenter på Førskolelærerutdanningen. Dette er en stor gruppe studenter som er viktige for høgskolens kontakt med praksisfeltet, men som i svært liten grad er synlige i rapporten. Dette er påpekt at det er en svakhet, men der er viktig at disse blir tatt hand om på lik linje med ordinære studenter ift studiekvalitet, eksamen, tilrettelegging osv.
Det er fortsatt vanskelig å se for seg hva som er best praksis. Er det fordi man ikke klarer å lande på hva dette er? Og for hvem?
På siden 5 påpekes svakheten med at man ikke har sjekket praksisorganisering med de som står i undervisningskollegiet. Konklusjonene blir dermed mangelfulle, og gjenspeiler ofte ikke de faktiske forhold. Nytteverdien med tanke på den videre prosessen blir dermed ganske liten.
I vedlegg 6b Sikre formelle krav før praksis savner jeg dette med helseattest (les skjermbilde for å avklare tuberkulose). Med en mer heterogen studentmasse kan vi oppleve at dette kan bli et problem.
Læringsmiljø handler i høy grad om å motivere og engasjere studentene. Hvor er studentenes stemmer? Fokuset man har valgt kan synes noe snevert. Hva med etablering av team for å legge rette for spesifikke tjenester som kaffe/te, AV-hjelp, boking av hotell for kveld- og helgekurs og eksterne foredragsholdere?
Timeplanlegging er forslått lagt til drift. Viktig at de som skal ha ansvar for dette har nær kontakt med de ulike fagene. Vi vet at undervisningspersonalet ved noen utdanninger, for eksempel på AHS, selv legger timeplanene ut fra fagene og utdanningenes særegenhet og progresjon. Fordeling av undervisningsrom er i samme kategori. Ved å legge dette under drift får man et ekstra byråkratisk nivå som ikke fører til større smidighet og «innsparing» men heller det motsatte. Vi viser også til konklusjon fra arbeidet på Bjørnefjorden i esherpa (vedlegg 1)
Det er viktig at man kan få en klar informasjonskanal. Nå blir studenter sendt i sirkel: ekspedisjon og student torg.
Hva betyr målsetningen om å bruke digitale verktøy? Hvem gjelder det for? Studentene, de faglige eller alle? Er det slik at disse systemene skal kunne «snakke» med hverandre?
Det påpekes at det er viktig med kompetanseheving i FS, dette støtter Forskerforbundet og mener det bør være dedikert personer som behersker FS på alle måter.
I tilknytning til rekrutering av studenter på etter og videreutdanning ønsket en enklere og mer bindene påmelding via nett for å avlaste opptak, regnskap og EVO-kontor.
Det er brukt mye tid på arbeidet i gruppene, men mye har forsvunnet på veien mot den endelige rapporten. På noen områder kommer rapporten med konklusjoner og anbefalinger som strider med det som har kommet fram i gruppene. For eksempel nevnes det etablering av team som arbeider med time- og romplanlegging. Dette vurderes flyttet fra studieadm. til drift. I dag er dette til dels lagt under fagpersoner for å ha et tett samarbeid med fagmiljøene sine behov. I rapporten vises det til at man er svært fornøyd med dette (best praksis). Et annet eksempel er at man i vedlegg 6c «bestilling av rom til eksamen ønsker og flyttes til TimeEdit teamet.» Gitt at dette legges under drift vil det nok en gang komme i konflikt med fagliges behov for avklaringer med tanke på tid, eksamensform og antall.
Administrative stillingsstrukturer skal ses på (side 18). Dette er forhandling/drøfting på virksomhetsnivå. Om tanken var at dette dokumentet skal være grunnlag for å avklare hvem som skal i Møllendalsveien/Kronstad er det lite/ingen fremkommer det ingen avklaringer her.
Det er ikke blitt sette på om man kan tenke seg en endring på stabsdir.nivå. Kan det tenkes at man kan ha noen «inntjening» her?
Til 6.1: Vi ser at det et notert tiltak og kommentarer i matrisen, men savner tidsperspektiv og hvem som skal vil ha ansvar for de ulike tiltakene. Det kan også synes som om det er noe tilfeldig og man bør sette opp en prioritert list over hvordan man kan jobbe videre.
I andre rad står det å lese: «Gjennomføre simulering av eksamensavvikling for høsten 2014 og våren 2015.» Dette forutsette at man faktisk vet hvilke eksamener man skal ha og i hvilken form de skal gjennomføres i. Vil det bli endringer i forholde til skriftlig, praktisk, gruppe… Her må man ha inn faglige ift hva som vil være gitt i fagplanene til de ulike fagene.
Til 6.2: I først rad står det å lese «Tiltak: Opprette en gruppe som skal videreutvikle høgskolens rekrutteringsarbeid. Kommentar: Gruppen må ha representanter fra opptaks-kontoret, kommunikasjonsavdelingen og fagmiljøene.» Her savner Forskerforbundet Kurs og opptakskontoret som er i tett dialog med aktører utenfor høyskolen.
I femte rad står det å lese: «Fysiske rammer i byggstruktur vil påvirke organisering av undervisning» Dette synes svært uheldig. Det bør formuleres på en måte som tydeliggjør at pedagogiske hensyn og hensiktsmessighet ift undervisningen skal være tungstveiende, og at man gjør sitt ytterste for å minimere de ulempene som måtte følge av fysiske forhold i bygget.
Hvordan er forholdet mellom 6.1 og 6.2? Det virker uklart om man har en prioritert tilnærming til tiltakene.
På diskusjonsforum (http://allmenningen.hib.no/aktuelt/forum/hovedforum/omorganisering-omstilling-eller-ei-smidig-flytting-der-det-er-fokus-pa-hibs-kjerneverksemd---kor-skal-vi-eigentleg/) kan man blant annet lese «- Det bør vurderast om det kan vere hensiktsmessig at det store prosjektet knytt til omorganisering og omstilling bør endrast til å bli eit prosjekt knytt til å få til ei smidig flytting. Det viktigaste er at kjerneverksemda til høgskolen fungerer til og med vårsemesteret 2014 på dei ulike studiestadane og ved oppstart hausten 2014.»
Vedlegg 1
Grov oppsummering av arbeidet fra Bjørnefjorden i esherpa.
Viser til http://allmenningen.hib.no/Kvalitet/BusinessProcessNetwork/69a3b2b1-f905-4dba-8729-fa280b661b14.htm og da spesielt til det som har med TimeEdit å gjøre. En oppsummering av arbeidsgruppen sendte til prosjektledelsen som oppsummerer og konkluderer. Her er TimeEddit foreslått koblet tett til TimeEdit teamet og fagavdelingene.
TimeEdit
Innspill fra gr. 3: studentinformasjon
Studentekspedisjonene
Arbeidsoppgaver
Arbeidsoppgaver «front»:
Arbeidsoppgaver «back»:
Arbeidsoppgaver som flyttes fra front til back eller andre (må avklares):
Infoskjermer
Informasjon via nett
Student.hib.no
Itslearning
Timeedit
Oppsummering