УКРАЇНА

БЕРШАДСЬКА МІСЬКА РАДА

ВІННИЦЬКА ОБЛАСТЬ

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

РІШЕННЯ

28.02.2017р.                                                                                                                                   №18

Про номенклатуру справ Бершадської

міської ради на 2017 рік

         Виконком Бершадської міської ради

ВИРІШИВ :

Номенклатуру справ Бершадської міської ради затвердити (додається).

                                  Міський голова                                    М.Кольченко

   

 

БЕРШАДСЬКА  МІСЬКА  РАДА

                                                                                                       

                                                                                                          ЗАТВЕРДЖУЮ :

Міський  голова                       М.Кольченко

                                                                                                             2017 р.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

на 2017 рік

Індекси справ

Заголовки справ

К-сть справ

Строки зберігання, статті

Примітка

1

2

3

4

5

01. ДОКУМЕНТИ РАДИ

01-01

Протоколи сесії міської ради

Постійно ст.7-а

Заводиться окремо на кожну сесію

01-02

Документи з організації засідань сесії (порядок денний, проекти рішень, тощо)

Постійно ст.7

Заводиться окремо на кожну сесію

01-03

Перспективні і поточні плани роботи. Копії.

Доки не мине потреба, ст.153

Оригінали зберігаються у справі протоколами сесій Ради

01-04

Картки персонального обліку депутатів

        

Постійно ст. 27

01-05

Картки персонального обліку помічників депутатів

Постійно ст. 27

01-06

Довідки, інформації про роботу депутатів і депутатських об’єднань

Ст.19                   5р ЕПК

01-07

Списки депутатів міської ради

75 років, ст.1238

01-08

Статистичні звіти про склад депутатів, постійних комісій та виконкому

 ст. 298

5р ЕПК

01-09

Протоколи засідання постійної комісії з питань планування, бюджету, соціально-економічного розвитку та з питань регламенту, депутатської етики, правового захисту та законності і документи до них (плани, рішення, звіти, довідки, доповіді, висновки, рекомендації)

Постійно

ст. 14 а

01-10

Протоколи засідання постійної комісії з питань житлово-комунальної сфери, благоустрою міста, земельних питань, питань торгівлі, побуту та охорони навколишнього природного середовища і документи до них (плани, рішення, звіти, довідки, доповіді, акти, висновки, рекомендації )

Постійно

ст. 14 а

01-11

Протоколи засідання постійної комісії з питань будівництва, промисловості, транспорту, зв’язку та енергозабезпечення і документи до них (плани, рішення, звіти, довідки, доповіді, висновки, рекомендації, акти)

Постійно

ст. 14 а

01-12

Протоколи засідання постійної комісії з питань освіти, культури, туризму, фізкультури, спорту, роботи з молоддю, соціального захисту, охорони здоров’я, материнства та дитинства і документи до них (плани, рішення, звіти, довідки, доповіді висновки, рекомендації, акти)

Постійно

ст. 14 а

01-13

Журнал реєстрації рішень Бершадської міської ради

Постійно

ст. 121 а

01-14

Витяг з номенклатури справ документів Бершадської міської ради

3 роки

ст. 112 в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

02. ДОКУМЕНТИ МІСЬКОГО ГОЛОВИ ТА ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ МІСЬКОЇ РАДИ

02-01

Рішення, розпорядження, інші документи органів вищого рівня, що стосується діяльності ради, міського голови та виконкому

Доки не мине потреба, ст.15

02-02

Протоколи засідань виконкому та документи до них.

Постійно ст. 7-а

02-03

Документи з організацій засідань виконкому (порядок денний, проекти рішень тощо)

3 роки

02-04

Журнал реєстрації рішень виконавчого комітету

Постійно

ст. 121а

02-05

Перспективні і поточні плани роботи виконкому

Доки не мине потреба, ст. 153

Оригінали зберігаються у справі  з протоколами засідань виконкому

02-06

Журнал реєстрації запитів народних депутатів України і депутатів місцевих рад та матеріали по їх розгляду

10 років, ЕПК,

 ст. 1 а

02-07

Закони, постанови, рішення, розпорядження вищих органів влади та місцевого самоврядування, що стосуються питань проведення торгів (тендерів) за кошти місцевого бюджету (копії)

Доки не мине потреба

02-08

Протоколи засідань тендерного комітету

3 роки

ст. 219

02-09

Документи (протоколи, плани, звіти та інші) про роботу адміністративної комісії

Постійно

ст. 14 а

02-10

Акти передачі реєстраційних справ

Постійно

02-11

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції громадян, організацій та об'єднань

3 роки,   ст. 57

02-11/А

Журнал реєстрації запитів на отримання інформації та матеріали їх розгляду

5 років

02-12

Журнал реєстрації розпоряджень міського голови з адміністративно - господарських питань

5 років

02-13

Журнал реєстрації розпоряджень міського голови з основної діяльності

Постійно

02-14

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

3 роки

ст. 100

02-15

Номенклатура справ

Постійно  

 ст. 89

02-16

Журнал реєстрації звернень, заяв і скарг громадян з особистих питань і матеріали їх розгляду

5 років

 ст.25б

02-17

Журнал обліку видачі довідок громадянам міста про склад сім’ї

5 років

ст. 141

02-18

Протоколи засідань конкурсної комісії

3 роки

ст. 219

02-19

Інструкції з питань діловодства, правових, земельних питань та інші, розроблені виконавчим комітетом  міської ради

Постійно

ст. 20 а

02-20

Журнал реєстрації інструктажів з пожежної безпеки працівників міської ради

10 років

Після закінчення журналу

02-21

Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці з працівниками міської ради

10 років

Після  закінчення журналу

02-22

Журнал реєстрації інструктажів (первинного, позапланового, цільового тощо) з питань охорони праці з працівниками міської ради

10 років

Після  закінчення журналу

                                                        03 – ВИБОРЧА ДОКУМЕНТАЦІЇ

03-01

Постанови, інструкції, листи ВР України, Центральної виборчої комісії

Доки не мине потреба

03-02

Протоколи засідань міської виборчої комісії та документи до них

Постійно, ст.56, ч.2 Закону України “Про вибори.”

03-03

Протоколи засідань дільничних виборчих комісій та документів до них

Постійно, ст.56, ч.2 Закону України “Про вибори.”

03-04

Протоколи міської та дільничних виборчих комісій про підсумки виборів

Постійно, ст.56, ч.2 Закону України “Про вибори.”

03-05

Документи передвиборної агітації (плакати та інше)

Постійно, ст.56, ч.2 Закону України “Про вибори.”

03-06

Документи з питань фінансового і матеріально-технічного забезпечення виборів

4 роки, ст.56, ч.3 Закону України “Про вибори.”

03-07

Документи по розгляду заяв і скарг громадян, що стосуються виборів

Постійно ст.28а

03-08

Оперативні відомості про хід голосування

4 роки, ст.56, ч.3 Закону України “Про вибори.”

03-09

Виборчі бюлетені

Міс.ст.56,ч.4 Закону України “Про вибори.”

03-10

Витяг з номенклатури справ документів по виборчій документації

3 роки

ст.112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

Розділ ведеться у рік виборів та в разі виборів депутатів замість вибулих

04 – ДОКУМЕНТИ З ПИТАНЬ БЕЗПОСЕРЕДНЬОГО ЗДІЙСНЕННЯ МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ

04-01

Документи про проведення місцевих референдумів

Постійно, ст.56, ч.2 Закону України “Про вибори.”

04-02

Протоколи зборів громадян за місцем проживання

Потайно, ст.6

04-03

Протоколи зборів з питань місцевих ініціатив

Постійно, ст.6

04-04

Протоколи засідань органів самоорганізації населення(міських, вуличних, домових комітетів)

Потайно, ст.6

04-05

Витяг з номенклатури справ документів з питань безпосереднього здійснення місцевого самоврядування

3 роки

ст. 112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

                                                 05 – ДОКУМЕНТИ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ

05-01

Розпорядження міського голови з кадрових питань (тривалого строку зберігання)

75 років ст.166

05-02

Журнал реєстрації розпоряджень міського голови з кадрових питань          ( тимчасового строку зберігання)

5 років ст.166

05-03

Список осіб зарахованих до кадрового резерву

5 років,  

ст. 525 «Е»

05-04

Особові справи працівників ради і виконавчого комітету

75 років “В”, ст.513 а

Після звільнення

05-05

Книга обліку руху трудових книжок

50 років

ст.530 а

05-06

Книга обліку руху особових справ посадових осіб місцевого самоврядування

50 років

ст.530 а

05-07

Книга обліку посадових інструкцій працівників апарату

50 років

ст.530 а

05-08

Протоколи засідань конкурсних комісій із заміщенням вакантних посад, обрання на посаду

75 років ЕПК

ст.505

Зберігаються у складі особових справ

05-09

Колективний договір між трудовим колективом і адміністрацією міської ради

Постійно,

ст. 395-а

05-10

Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників міської ради (із змінами та доповненнями)

1 рік, ст.397

Після заміни

05-11

Документи про навчання кадрів і активу ради та виконавчого комітету інформації і графіки, списки та інше)

5 років, ст.564

Зберігаються у складі особових справ

05-12

Витяг з номенклатури справ документів з питань роботи з кадрами

3 роки

ст.112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

             06 – БЮДЖЕТНО-ФІНАНСОВІ МАТЕРІАЛИ І БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК

06-01

Фінансова звітність з примітками до неї:

а) зведені річні

Постійно

в) квартальні

3 роки

За умови завершення ревізії

г) місячні

1 рік

06-02

Передаточні, розділювальні, ліквідаційні баланси, додатки, пояснювальні записки до них

Постійно

06-03

Міський бюджет з додатками (кошториси, плани асигнувань)

Постійно

06-04

Зміни до міського бюджету з додатками

Постійно

06-05

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників

75 років

06-06

Відомості на виплату грошей

3 роки

За умови завершення ревізії

06-07

Довіреності (у тому числі анульовані) на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей; на одержання заробітної плати та інших виплат

3 роки

За умови завершення ревізії

06-08

Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування

3 роки

За умови завершення ревізії

06-09

Документи (заяви, рішення, довідки, листи) про оплату відпусток у зв'язку з навчанням, одержання пільг з податків тощо

5 років

За умови завершення ревізії

06-10

Звіти (відомості) про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю тощо):

а) квартальні

Постійно

б) місячні

Постійно

06-11

Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів

3 роки

За умови завершення ревізії

06-12

Документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між організаціями

3 роки

За умови завершення ревізії

06-13

Протоколи взаємозаліків

3 роки

За умови завершення ревізії

06-14

Виконавчі листи

Доки не мине потреба

Не менше 5 років

06-15

Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо)

3 роки

Після закінчення строку дії договору, угоди та за умови завершення ревізії

06-16

Договори-зобов'язання за товари, одержані в кредит, листи з оформлення договорів-зобов'язань

3 роки

За умови завершення ревізії

06-17

Договори про повну матеріальну відповідальність

3 роки

Після звільнення матеріально- відповідальної особи

06-18

Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт

3 роки

За умови завершення ревізії

06-19

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)

3 роки

За умови завершення ревізії

06-20

Зразки підписів (матеріально відповідальних осіб)

Доки не мине потреба

06-21

Документи (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у тому числі перевірок каси, правильності стягнення податків тощо

5 років

06-22

Документи (довідки, акти, зобов'язання, листи) щодо розтрат, недостач, розкрадань

5 років ЕПК

06-23

Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва

Постійно

06-24

Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо

3 роки

За умови завершення ревізії

06-25

Документи (програми, інструкції, довідки, листи) про організацію і впровадження автоматизованих систем обліку та звітності

5 років ЕПК

06-26

Листування про затвердження й уточнення фінансової звітності

3 роки

06-27

Листування про виплату заробітної плати

3 роки

06-28

Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, накладення і стягнення штрафів, приймання, здавання, списання матеріальних цінностей тощо)

3 роки

06-29

Листування про строки подання фінансової звітності

1 рік

06-30

Облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо)

3 роки

За умови завершення ревізії

06-31

Книги, журнали, картки обліку:

Після закінчення строку дії останнього договору, угоди та за умови завершення  ревізії

а) договорів, угод

5 років

б) касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо)

3 роки

06-32

Штатний розпис та зміни до нього

Постійно, ст. 37-а

06-33

Витяг з номенклатури справ документів з бюджетно-фінансових матеріалів і бухгалтерського обліку

3 роки

ст.112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

                          07 – Відділ містобудування та архітектури Бершадської міської ради

07-01

Закони, постанови, рішення та інші акти Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України. Копії

Доки не мине потреба1

 ст. 1-б, 2-б,

3-б

 1Що стосуються діяльності відділу - постійно

07-02

Посадові інструкції.

5 р.1

ст. 43

1Після заміни новими.

Оригінали зберігаються в кадровій службі

07-03

Перспективні плани розміщення міського будівництва

Постійно

ст. 1447

07-04

Генеральні плани будівництва та реконструкції міста.

Постійно

ст. 1443

07-05

Плани земельних ділянок відведених для будівництва

Постійно

ст.1417

 

07-06

Проекти благоустрою та озеленення міста.

Постійно

ст. 1456

07-07

Документи про погодження трас газопроводу, ліній електропередач, кабелів, інженерних мереж та інше (схеми, викопіювання)

Постійно

ст. 1458

07-08

Договори на пайову участь у розвитку інженерно-транспортної та соціальної інфраструктури міста

3 р.1

ст. 330

1Після закінчення строку дії договору

07-09

Повідомлення з копіями декларацій про початок або закінчення будівництва

1 р. 1

ст. 1581

1Після введення об’єктів в експлуатацію

07-10

Акти щодо обстеження технічного стану(візуального  огляду) будівель та споруд

5 р.

ст. 1597

07-11

Перші примірники договорів на оренду земельних ділянок

Постійно

07-12

Книга реєстрації договорів на оренду землі

Постійно

07-13

Книга реєстрації заяв громадян на приватизацію земельних ділянок

Постійно

07-14

Книга реєстрації заяв  громадян, яким безкоштовно передано земельні ділянки у приватну власність

постійно

07-15

Книга реєстрації договорів купівлі - продажу земельних ділянок не сіль господарського призначення

постійно

07-16

Книга реєстрації договорів про пайову участь у створені і розвитку інженерно – транспортної та соціальної інфраструктури в м. Бершаді

постійно

07-17

Витяг з номенклатури справ документів відділу містобудування та архітектури міської ради

3 роки

ст.112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

                              08- Документи з юридичних питань

08-01

Закони, та інші нормативно-правові акти Верховної Ради України, Укази та Розпорядження Президента України,  Постанови Кабінету Міністрів України

Доки не мине потреба

Надіслані до відома

08-02

Нормативні документи з питань діяльності юридичного відділу:

  • Посадові інструкції працівників

5 років

08-03

Документи з претензійної роботи міської ради

3 роки         

08-04

Акти прийому-передачі документів, складені під час зміни відповідальних працівників відділу

3 роки        ст.45-б

Після зміни посадових та матеріально відповідальних осіб

08-05

Витяг з номенклатури справ документів з юридичних питань

3 роки

ст.112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

                                     09 – Документи з питань квартирного обліку  

09-01

 Списки черговості на одержання житла (квартирні справи осіб, які перебувають на загальній квартирній черзі)

3 роки

ст. 755

Після надання житлової площі або зняття з квартирного обліку

09-02

Списки черговості на одержання житла (квартирні справи осіб, які перебувають на першочерговій квартирній черзі)

3 роки

ст. 755

Після надання житлової площі або зняття з квартирного обліку

09-03

Списки черговості на одержання житла (квартирні справи осіб, які перебувають на позачерговій  квартирній черзі)

3 роки

ст. 755

Після надання житлової площі або зняття з квартирного обліку

09-04

Журнал реєстрації заяв громадян про прийняття на квартирний облік

5 років

ст.124

09-05

Журнал  видачі ордерів населенню

Доки не мине потреба

ст. 785

09-06

Витяг з номенклатури справ документів з питань квартирного обліку

3 роки

ст.112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

                              10 – Документи профспілкового комітету міської ради

10-01

Закони, постанови, рішення, що стосуються діяльності профспілкового комітету (копії)

Доки не мине потреба

10-02

Протоколи засідань комісії профспілкового комітету міської ради

Постійно

ст. 7а

10-03

Витяг з номенклатури справ документів профспілкового комітету міської ради

3 роки

ст. 112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу ради

11- Відділ з питань державної реєстрації

11-01

Закони, постанови, рішення та інші акти Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України. Копії

Доки не мине потреба1

 ст. 1-б, 2-б,

3-б

 1Що стосуються діяльності відділу - постійно

11-02

Положення про відділ з питань державної реєстрації

1 р. 1

ст. 30

1Після заміни новим.

Зберігається в рішеннях міської ради - постійно

11-03

Посадові інструкції.

5 р.1

ст. 43

1Після заміни новими.

Оригінали зберігаються в кадровій службі

11-04

Акти передачі реєстраційних справ

Постійно

11-05

Витяг з номенклатури справ документів відділу з питань державної  реєстрації

3 роки

ст.112в

Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву

             Секретар міської ради                                                             О.Рижавська          

 

         ПОГОДЖЕНО :

Протокол ЕК ради і

Виконкому

Від ____________ № _________

         ПОГОДЖЕНО

Начальник архівного відділу

Івасик Т.П.