Règlement du concours Cosplay du

Festival Japan Manga Family 2024

organisé par l'association Aoi Sora Cosplay 

1/ Date, lieu et horaire.

Le concours Cosplay du Festival Japan Manga Fiction Family se déroulera le Dimanche 12 Mai 2024 à 13h45 à  La Halle de Martigues, rond point de l'Hotel de Ville, 13500 Martigues.

Lien du Festival http://japanmangafamily.fr 

Nous rappelons que pour ce défilé cosplay, l’organisateur du festival a décidé d’offrir l'entrée du dimanche, uniquement aux 7 premiers participants dont le dossier sera complet et validé par notre staff !

Par souci d’équité, ces 7 participants ne pourront pas bénéficier de l’entrée offerte du défilé cosplay qui se déroulera samedi.

2/ Univers autorisés au concours 

Nous autorisons les univers suivants : Jeux vidéo, Manga, Anime, Film d'animation, BD, Comics, Séries, Films, Idols, J-Music. Les autres thèmes comme les créations personnelles peuvent participer au concours sous certaines conditions à respecter afin d'avoir une équité avec les participants des thèmes autorisés.

3/ Catégories.

Deux catégories vous sont proposées lors de votre inscription :

● Solo

● Groupe

Pour chaque groupe, un responsable doit être désigné. Il assurera la communication entre son groupe et l’équipe de l’Aoi Sora Cosplay. Ce sera lui qui se chargera de venir valider le passage sur scène le jour du concours.

Si l'équilibre des inscriptions Solo / Groupe est équitable, le podium Solo / Groupe est prioritaire. Si la balance des inscriptions est, au contraire, plus majoritaire pour l'une des 2 catégories précédemment citées, créant un déséquilibre flagrant, la catégorie du podium jugés sera « Costumes et Prestations » afin d'apporter une chance à tous.

4/ Critères de notation.

Lors du concours, vous serez jugés sur 2 critères de notation :

A/ Costumes : 

Les costumes doivent être réalisés fait main par le participant à 50% minimum. Le fait main intègre la customisation (rajout de détails sur des éléments achetés).  Soyez au maximum ressemblant par le costume à votre personnage cosplayé. L’image de référence fournie sera la base sur laquelle le jury vous notera. Veillez à fournir une image de référence qui correspond à votre costume. Tous les détails entre votre costume et l’image fournie seront observés afin de vous départager.

La qualité de votre costume impactera sur la note, mais aussi l'histoire que vous avez derrière, racontez au jury les étapes par lesquelles vous êtes passés pour obtenir le résultat final.

Veillez à bien expliquer les matériaux et techniques employés ainsi que les étapes de fabrication, au jury cosplay lors du jugement des costumes. (Voici des pistes pour approfondir vos explications: le choix des matériaux par rapport au rendu visuel souhaité, s’ils sont achetés ou issus du recyclage, etc)

Les Créations personnelles, n'étant pas des costumes tirés d'une image de référence officielle, nous vous demanderons de nous fournir un maximum de concept art / croquis, afin de visualiser plus facilement ce que vous avez cherché à réaliser.

Les costumes achetés ou “placard” (qui n’ont que peu ou pas de customisation) ne sont pas acceptés.

B/ Prestation : 

Votre prestation sur scène compte dans l'évaluation. De nombreux points pourront entrer en compte tel que: votre jeu scénique, votre fidélité au jeu du personnage, votre synchronisation labiale, la qualité de votre bande-son, votre déplacement sur scène afin d’occuper le plus d’espace possible de manière fluide, votre décor et l'interaction que vous avez avec, la créativité dont vous avez fait preuve ainsi que le divertissement apporté sur scène.

Nota: S’il y a un faible nombre d’inscriptions

Si le nombre de participants inscrits est trop faible, le concours peut se transformer en défilé. Vous en serez informé le jour du concours, car malheureusement, nous ne pouvons prévoir ce fait à l’avance.

5/ Prestations et bande-son.

La durée maximale des prestations est la suivante :

● 1 minute 30 pour les individuel.

● 3 minutes pour les groupes.

Les durées indiquées sont des durées limites, vous n'avez aucune obligation de meubler une prestation nécessitant moins de temps. Tout dépassement de ces temps se soldera par un refus du dossier d’inscription.

Chaque bande-son devra nous être remise dans votre dossier d'inscription par mail, au format WAV ou en MP3. Pour les inscriptions sur place, il vous faudra la bande-son sous l'un des deux formats cités plus haut, dans un dossier sur clé USB sur lequel sera indiqué : votre nom et prénom (celui du chef de groupe en cas de groupe). Nous vous conseillons de veiller à la qualité de votre bande-son.

Le jour de votre validation de passage pour le concours, vous devrez nous valider que la bande-son est bien celle fournie.

6/ Les inscriptions.

A/ Deux manières de s’inscrire

Il vous suffit de remplir le formulaire en ligne jusqu’au Mercredi 8 Mai  2024 à 23h59.

Les participants du concours cosplay auront l'entrée offerte pour la journée du dimanche (le nombre d'entrées offertes est limité)

Vous pourrez également vous inscrire sur place  :

Le jour du concours jusqu'à 12 h en vous présentant au stand Aoi Sora Cosplay avec votre bande son sur clé usb. Les inscriptions sur place se feront dans la limite des places disponibles. Nous vous conseillons de privilégier l'inscription via le formulaire en ligne afin de pouvoir vous assurer une place avec certitude.

Pour rappel : l’organisateur du festival a décidé d’offrir l'entrée du dimanche, uniquement aux 7 premiers participants du concours cosplay dont le dossier sera complet et validé par notre staff !

Par soucis d’équité, ces 7 participants ne pourront pas bénéficier de l’entrée offerte du défilé cosplay qui se déroulera samedi.

B/ Les éléments d'inscription  :

Vos nom, prénom, date de naissance, email, et numéro de téléphone portable. Dans le cas d'un groupe, seul le chef de groupe devra nous fournir ces informations.

Votre catégorie Solo ou Groupe. Rappel pour les groupes: un chef de groupe doit être désigné afin de procéder à l’inscription de l’ensemble de son groupe, de cadrer et réunir son groupe le jour du concours, et d’être le seul interlocuteur avec les organisateurs cosplay. Pour la catégorie groupe merci d'indiquer le nombre de participants.

L'univers dont le/les personnage(s) est/sont issu(s).

Le nom du / de chaque personnage(s) cosplayé(s). Les personnages sous forme de décors ne sont pas nécessaires.

Indiquez si votre costume est fait main ou customisé. Tout manque d’honnêteté se soldera par la possible radiation de tout concours organisé par Aoi Sora Cosplay.

Vous devez nous fournir une image de référence de votre personnage en plain-pied en pièce jointe. Nous insistons sur ce point, nous n'accepterons pas une photo de vous dans votre cosplay, l'image de référence est là pour juger votre costume et votre ressemblance. L'image doit pouvoir montrer la globalité du personnage. Pour une inscription groupe, une image pour chaque personnage est nécessaire.

La bande-son au format MP3 ou WAV, respectez les limites de temps imposées dans le règlement en fonction de la catégorie. Veuillez nous indiquer à quel moment on doit lancer la bande-son: avant l'entrée sur scène, après installation d'une personne sur scène, signe distinctif. Prenez toujours par sécurité une copie de votre bande-son sur clé usb, le jour de votre validation.

Les accessoires, vous pouvez nous donner des indications quant à leur emplacement sur scène par mail, sachez que le jour même du concours vous aurez un briefing pour nous confirmer ou modifier les emplacements.

Une version du règlement dûment imprimée et signée, en cas de groupe uniquement par le chef. Une autorisation parentale est également à fournir pour les participants mineurs.

Les fichiers devront être nommés comme suit:

Individuel :
● Image : « Nom_Prenom_Série_Personnage.jpg »

● Audio : « Nom_Prenom_Série_Personnage.mp3 »

● Vidéo : « Nom_Prenom_Série_Personnage.mp4»

Groupe :

● Image : « Nomchef_Prenomchef_Série_Personnage.jpg »

● Audio : « Nomchef_Prenomchef_Serie.mp3 »

● Vidéo : « Nomchef_Prenomchef_Série.mp4»

Pour toute modification à une inscription, le participant devra en refaire une nouvelle, annulant ainsi la précédente. Si une inscription est mal réalisée, c’est-à-dire qui comporte des erreurs majeures, celle-ci sera supprimée et un mail préviendra le participant.

7/ Validation sur place et droit à l’image.

Chaque participant ou chef de groupe sera dans l'obligation de se présenter le jour même du concours cosplay au stand Aoi Sora cosplay avant 12h, afin de définitivement valider l'inscription et connaître votre ordre de passage. Vous devez également vous présenter à l'heure qui vous sera indiquée par notre équipe avant le concours, afin de vous préparer et vous débriefer.

Toute participation au concours implique l'accord des participants ou du parent, envers Aoi Sora Cosplay pour l'utilisation des photographies et vidéos sur scène par voie de reproduction et de diffusion. Représentation pour les besoins de la communication interne ou externe des associations concernées pour une durée de 3 ans.

8/ Vestiaires. 

En tant que participant du concours cosplay, vous avez droit à l'accès aux vestiaires dédiés au concours. Ces vestiaires sont uniquement mis à la disposition des cosplayers inscrits. Seul l'accès au vestiaires est surveillé par notre équipe dès l'ouverture de la convention, jusqu'à la fin de la remise des prix. Veuillez récupérer vos affaires dès que l’entrée des vestiaires n’est plus surveillée. Les vestiaires peuvent accueillir tous vos accessoires et décors. Si vous avez besoin d'une aide dans les vestiaires, les membres de notre équipe seront présents, si vous voulez une aide extérieure à l'association, veillez à la faire valider par l'un de nos membres. Les aérosols à gaz du type déodorant ou laque ne sont pas autorisés dans les vestiaires pour des raisons de sécurité.

9/ Le concours, avant/pendant/après 

Vous devrez vous présenter avant l'heure du concours. Lors de votre validation un horaire vous sera fourni par notre équipe afin de ne pas être en retard. Si vous êtes très en retard, notre équipe ne garantira pas votre passage sur scène. Au moment de votre arrivée à l'horaire indiqué, vous serez conduits par notre équipe dans les coulisses du concours. Par la suite, notre équipe vous conduira vers les jurys pour le Judging/jugement de votre costume. Vous passerez devant eux dans l'ordre de passage, notre équipe sera là pour toute demande de votre part. Votre ordre de passage vous sera rappelé, vous serez positionné en fonction et notre équipe vérifiera de nouveau avec vous, le moment de lancement de la bande-son et le placement des accessoires si nécessaire.

Durant le passage sur scène, respectez bien le règlement concernant la scène. À la fin de votre prestation, restez et prenez la pose sur scène, pour les photos et vidéos des professionnels et spectateurs.

À la fin de votre passage sur scène, restez dans les coulisses jusqu'à la dernière prestation, pour ensuite retourner sur scène pour la photo générale finale. Suite à ça vous serez libre, il vous sera rappelé l'heure pour la remise des prix, soyez présents pour toute récompense et podium que vous remporteriez.

10/ Sécurité et interdictions.

Pour des raisons de sécurité, toutes armes blanches (épée, sabre, etc...), armes lourdes (bois massif, ...), liquides et poudres (sous toutes leurs formes), paillettes, confettis, sont strictement interdits sur scène lors du concours cosplay. D’une manière générale, tout accessoire et arme devra être validé par le staff Aoi Sora lors des inscriptions et avant le concours.

Vous ne pouvez demander à aucun membre de l'organisation Aoi Sora Cosplay d'intervenir durant votre prestation, que ce soit physiquement ou vocalement, par souci d'équité avec les autres participants du concours et pour raison technique.

Tout comportement adoptant des propos racistes, homophobes, choquants, outrageants, anti-jeux, ou propices à la remise en cause des résultats, se verront soumis à une disqualification du concours. Une concertation entre les membres de l'association Aoi Sora Cosplay décidera d'un potentiel refus pour toute possibilité de participation à l'avenir de la personne incriminée.

11/ Mineurs. 

Nous demandons aux mineurs de nous fournir une autorisation parentale pour l’inscription. Les moins de 12 ans pourront être accompagnés d’un responsable légal dans les coulisses lors de leur passage sur scène. Les moins de 5 ans doivent être impérativement gardés par un responsable légal sur scène.

Un exemplaire d’autorisation parentale se trouve en dernière page. Celle-ci est à nous rendre par mail avant le jour du concours, ou en format papier le jour du concours. Attention en cas de non présentation d’autorisation parentale, les personnes mineures ne pourront pas concourir.

12/ Validation du règlement

Selon la loi « informatique et liberté » de 1976, le traitement automatisé des informations nominatives recueillies par l’association Aoi Sora Cosplay ne sera mis en œuvre que pour assurer le bon déroulement et la gestion du concours et l’attribution des lots au vainqueur. Tout participant peut, sur simple demande, modifier les différentes informations le concernant ou en interdire toute diffusion. L’organisateur de l’évènement se réserve la possibilité, en cas de force majeure, de remplacer un des prix offerts par un prix de même valeur. L’association Aoi Sora Cosplay et l’organisateur de l'événement se réservent également le droit d’écourter, de proroger, de modifier, de réfuter, d’annuler le présent concours si les circonstances l’exigent. Leurs responsabilités ne sauraient être engagées de ce fait. Tous les participants s’engagent à respecter ledit règlement. Toute infraction aura pour conséquence une disqualification.

Autorisation parentale pour le défilé et concours Cosplay du Festival Japan Manga Family 2024 organisé par l'association Aoi Sora Cosplay 

L’autorisation parentale est obligatoire pour les mineurs de moins de 18 ans pour le défilé cosplay ainsi pour le concours général cosplay à la Japan Manga Family les 11 et 12 Mai 2024. Sans cette autorisation parentale, l’association Aoi Sora Cosplay refusera la participation de la personne de manière automatique. Cette autorisation parentale est valable uniquement pour l’événement Japan Manga Family 2024 et est valable pour

une seule personne.

Je soussigné(e) :

Représentant(e) légal de :

L’autorise à participer au défilé ou au concours cosplay organisé par l’association Aoi Sora Cosplay et je comprends que le fait de s’inscrire au défilé ou concours de cosplay entraîne l’autorisation gratuite au profit de l'événement et de l’association Aoi Sora Cosplay de reproduire et communiquer au public toutes représentations de l’image des participants fixées sur les photos et/ou films pris, ainsi que le nom et prénom des participants et ce sur tout support (y compris Internet), pour toute utilisation, pour le monde entier et pour la durée du concours et après ce dernier. II est convenu que l’autorisation ainsi consentie à l’évènement et l’association Aoi Sora Cosplay comporte la possibilité pour ces dernières de consentir aux mêmes conditions.

Selon la loi « informatique et liberté » de 1976, le traitement automatisé des informations nominatives recueillies par l’association Aoi Sora Cosplay ne sera mis en œuvre que pour assurer le bon déroulement et la gestion du concours et l’attribution des lots au vainqueur. Tout participant peut sur simple demande, modifier les différentes informations le concernant ou en interdire toute diffusion.

Fait à

Le :    /     /

Signature du représentant légal :