“Programma Erasmus+ 2014/2021”- Key Action 1

Guida alla compilazione delle proposte di mobilità degli studenti e del personale

Premessa

In attesa della pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea del quadro normativo di riferimento relativo al nuovo programma comunitario “Erasmus+”, è stato reso disponibile dalla Commissione Europea il nuovo modello di accordo inter-istituzionale. Il format prevede l’introduzione di molte più informazioni rispetto al passato.

L’avvio del nuovo programma “Erasmus+” e la sempre crescente complessità nella gestione delle azioni e delle regole di rendicontazione, rendono necessario adeguare gli strumenti informatici  a disposizione di tutto il personale coinvolto.

Pertanto, si è avviata l’elaborazione di un nuovo software per la gestione della azione “tradizionale” Erasmus che farà parte della “Key Action 1” - azione preponderante di “Erasmus+” relativa alla mobilità per apprendimento.

La prima sezione del nuovo software è dedicata alla fase di inserimento delle proposte da parte del personale.

In questa guida  verrà illustrata l’interfaccia e le nuove modalità di funzionamento.

Novità principale è quella del coinvolgimento del Partner già in fase di proposta di accordo: il proponente dello scambio sarà messo in contatto via mail con il suo corrispondente straniero per accordarsi sulle effettive possibilità e condizioni degli scambi.

La fase di “negoziazione” è indispensabile per attivare accordi di qualità, condivisi e realmente fruibili dagli studenti.

Homepage

Una volta effettuato l’accesso al nuovo programma Erasmus, l’utente troverà la seguente schermata come homepage del servizio. In alto a destra è possibile vedere il proprio nome e, cliccando sullo stesso, è possibile aprire un menù che porta alla funzione di Logout per uscire dal programma.

Nella barra nera in alto si trova, oltre al nome dell’utente, anche l’anno accademico in corso che, dall’anno prossimo, renderà possibile navigare le proposte per anno di presentazione. Il link proposals subito accanto, consente invece di tornare alla lista delle proposte da qualunque punto dell’applicazione. Subito sotto a sinistra è presente una barra contenente i filtri che consentono di ricercare le proposte elencate sulla destra, che sono sempre ordinate per ultima data di modifica. Sopra la lista delle proposte è presente un bottone “Submit a new proposal”, che consente di creare una nuova proposta. Sotto la lista delle proposte appare un bottone “Load more…” che consente di caricare proposte più vecchie, nel caso siano presenti, e il bottone “Load All…” che consente di caricare tutte le proposte rispondenti ai filtri immessi (particolarmente utile per i CMI in caso vogliano approvare in blocco delle proposte vedi la sezione “Note per i membri CMI”).

Ogni proposta è rappresentata da un pannello che reca in alto come titolo il nome dei partner coinvolti nella stessa. Subito accanto al titolo è possibile vedere lo stato di avanzamento generale della proposta: il “pollice verso” indica un problema che viene segnalato posizionando il mouse sopra l’indicatore, mentre il “pollice alzato” indica il raggiunto perfezionamento dell’accordo con tutti i partner coinvolti, e non apparirà fintanto che il Settore Mobilità Internazionale non riceverà tutti gli accordi firmati dai vari atenei coinvolti in una proposta.

All’interno del pannello è invece possibile vedere lo stato delle singole approvazioni richieste affinché la proposta venga inclusa nell’Inter- Institutional Agreement con gli Atenei coinvolti. Allo stesso modo che per lo stato generale della proposta un “pollice verso” identifica la mancata approvazione di una delle figure coinvolte, mentre un “pollice alzato” mostra l’avvenuta approvazione accanto al nome della persona coinvolta e alla data in cui la stessa ha effettuato l’approvazione a sistema. Infine, nell’area sottostante al pannello è possibile trovare l’ultima data di modifica della proposta e la persona che la ha modificata, come anche il bottone “Modify” che ne consente la modifica.

Nuova proposta

Tramite il tasto “Submit a new proposal” è possibile accedere alla schermata di compilazione della proposta:

In alto è possibile vedere il periodo di validità della proposta che viene automaticamente impostato a 7 anni ed è eventualmente modificabile solo dal partner . Sotto al periodo di validità sono presenti alcuni bottoni:

1. “Add mobility…”: consente di aggiungere movimenti di diversa tipologia alla proposta

2. “Leave a comment”: consente di lasciare dei commenti sulla proposta, cosìcché le persone coinvolte possano instaurare una discussione sulla stessa e tenerne traccia.

3. (a destra) “Save”: consente di salvare la bozza della proposta per riaccedervi in un secondo momento dalla lista delle proposte.

4. (a destra) “Approve and notify partners”: ha la stessa funzione del tasto “Save”, ma oltre a salvare la proposta consente di esprimere il proprio consenso alla proposta e notificare a tutte le persone coinvolte,  in modo che possano rivederla ed eventualmente approvarla a loro volta.

Per aggiungere un movimento alla proposta è necessario cliccare il bottone “Add mobility...” e selezionare la tipologia di movimento.

Supponendo di selezionare il tipo di movimento “Student (SMS)” si vedrà apparire il seguente modulo:

Come si può intuire dal colore rosso dei campi, questi sono tutti obbligatori, e diventeranno verdi mano a mano che vengono compilati correttamente.

Il campo “Subject area” contiene due tendine che consento di selezionare l’area ISCED relativa al movimento: la prima tendina contiene la categorizzazione delle aree ed aiuta a filtrare le aree di dettaglio, mentre la seconda tendina contiene l’area di dettaglio a cui il movimento si riferisce.

Una volta selezionate ambedue il campo diventa verde:

Proseguendo a destra abbiamo il campo “Study cycle” che rappresenta il livello necessario che lo studente deve avere per poter essere incluso nel movimento:

Il campo “Number” consente di specificare il numero di studenti previsti per questo movimento:

A questo punto, avendo configurato le informazioni base del movimento, sarà necessario specificare le informazioni relative ai contatti di riferimento per il movimento sia per le istituzioni riceventi che per l’istituzione di partenza.

A tale scopo esistono rispettivamente due sezioni “Receiving institution” e “Sending institution” ove è possibile indicare:

il docente che riceverà gli studenti nell’istituzione di destinazione (“Receiving teacher”), un eventuale contatto alternativo (“Alternative receiving contact”) e i mesi di permanenza dello studente nell’istituzione di arrivo (“Months”). I campi “Receiving teacher” e “Alternative receiving contact” consentono la ricerca nella base dati dei contatti già inseriti in vecchie proposte tramite la digitazione di parti del nome, come nel seguente esempio:

o la creazione di un nuovo contatto, nel caso non fosse già presente nell’archivio dati tramite l’utilizzo del bottone “new…” in fondo al campo, che aprirà la seguente finestra di inserimento:

Come per il precedente modulo, i campi rossi sono obbligatori o contengono informazioni non valide e diventeranno verdi non appena compilati correttamente. Una volta inserito il contatto, grazie al bottone “Save” in basso, questo verrà automaticamente impostato sul campo di partenza e sarà ricercabile dagli altri campi nel caso si voglia utilizzare anche altrove (ad esempio su un altro movimento).

Nel caso invece si selezioni un contatto esistente, è possibile che venga segnalata la mancanza di alcuni dati aggiuntivi necessari per il nuovo programma Erasmus:

In questo caso è necessario andare a correggerli cliccando sul bottone “edit” che aprirà la medesima finestra di modifica del contatto, evidenziando in rosso i campi mancanti.

ATTENZIONE: Per quest’anno, dato che molte Università straniere hanno cambiato denominazione e  nuove hanno chiesto di aderire ad “Erasmus+”, è necessario aggiornare o confermare i contatti di riferimento dei movimenti, ivi compresa la corretta e attuale denominazione dell’istituzione partner.

Per semplificare tale associazione, il programma propone sotto al campo “Institution” una sezione “Institution 2013”: recante il nome che l’Ateneo partner aveva nel 2013. Il campo “Institution” consente la ricerca nella base dati delle istituzioni che hanno richiesto l’accreditamento per il programma Erasmus 2014-2021.

Infine, nella sezione “Sending institution” è necessario specificare i dati dell’istituzione di partenza del movimento:

ovvero il docente coinvolto ed eventualmente un contatto alternativo. Nel caso di movimenti STA ed STT è possibile cliccare il controllo “To be defined” per indicare che il docente o membro dello staff titolare della mobilità è ancora da definire:

In questo caso il campo “alternative contact” sarà obbligatorio.

Una volta compilati tutti i campi del movimento, sarà possibile cliccare il bottone “Add” in basso a destra del modulo, per aggiungere il movimento alla proposta:

I movimenti aggiunti andranno automaticamente a disporsi nella proposta per tipologia e verso, a seconda delle istituzioni indicate. E’ possibile aggiungere un qualunque numero di movimenti ad una proposta purché siano tutti afferenti agli stessi partner.

Una volta aggiunti i movimenti desiderati è necessario cliccare sul bottone “Save” o sul bottone “Approve and notify partners” per salvare la proposta ed eventualmente per approvarla.

Le proposte salvate sono sempre ricercabili e accessibili dall’homepage tramite il bottone “modify” in basso a destra del pannello di ogni proposta.

Processo di approvazione

Una volta che il proponente clicca su “Approve and notify partners” vengono spedite delle notifiche via mail a tutte le persone coinvolte nei movimenti della proposta, al fine di consentire loro di rivederla ed eventualmente di approvarla.

ATTENZIONE: Nel caso il proponente sia interno all’università di Genova, fin tanto che tutte le persone dell’Università di Genova non hanno approvato la proposta, non vengono inviate notifiche ai partner stranieri.

Le mail che arrivano ai contatti Unige sono così strutturate:

Tramite il link “clicca qui” o il bottone “Vai alla proposta” è possibile accedere direttamente alla schermata di visualizzazione/modifica della proposta.

Le mail che verranno inviate ai partner stranieri saranno invece così strutturate:

Direttamente dalla mail il partner avrà la possibilità di intraprendere le seguenti azioni:

. Visualizzare il PDF della proposta: cliccando sul link “herewith attached draft” in alto.

. Approvare la proposta: cliccando sul link “In order to approve the proposal please click here”.

. Proporre modifiche o rifiutare la proposta: cliccando sul link “In order to modify or reject the proposal please click here”.

. Creare una nuova proposta: cliccando sul link “If you wish to fill in a new proposal, please click here”.

Nel PDF della proposta vengono riassunti i dati dei contatti e dei movimenti specificati:

In ogni momento è possibile controllare lo stato delle varie approvazioni richieste per la proposta sia dalla schermata della singola proposta:

sia dal relativo pannello in homepage:

Una volta che tutte le persone coinvolte avranno approvato la proposta, questa cambierà di stato da “Work in progress” a “Waiting for approval” e verrà sottoposta all’approvazione del membro CMI competente.

Solo le proposte approvate dai membri CMI verranno inserite negli accordi inter-istituzionali e sottoposte alla firma del Pro Rettore. 

Sollecito ai partner

Tre giorni prima della scadenza di compilazione delle proposte verranno inviate delle mail di sollecito ai partner per ricordare le eventuali approvazioni pendenti, la mail sarà così formattata:

Proposte importate

Al fine di semplificare il lavoro dei proponenti, sono stati importati i dati relativi agli accordi stipulati nel passato anno accademico, ma dato il cambio di categorizzazione delle aree ISCED e delle istituzioni facenti parte del programma Erasmus, i proponenti dovranno ricontrollare i movimenti per completare eventuali informazioni mancanti.

Come per l’istituzione di appartenenza del contatto, anche per le aree ISCED si riporta la descrizione dell’area inserita nell’accordo 2013 (Area 2013) sotto il relativo campo “Subject Area”:

Note per i membri CMI

Al fine di semplificare il processo di approvazione per i membri CMI, questi troveranno le proposte da approvare sotto la sezione “Waiting for approval” o nella homepage, ordinate per data di ultima modifica:

dove ogni pannello raffigurante una proposta ha in alto a sinistra un checkbox che ne consente la selezione. E’ possibile selezionare il numero di proposte desiderato , per poi cliccare sul bottone “Approve” o “Reject” in alto a destra.

Supporto

Per qualunque problema con il software vi preghiamo di scrivere a helperasmus@unige.it.