Руководство пользователя

системы унифицированных коммуникаций Switchvox

ООО “АТС Дизайн” 2013 http://pbxware.ru / http://switchvox.ru 


1.Настройка

Мой аккаунт

Пароль для доступа в голосовую почту и личный кабинет

Язык

Язык голосовых подсказок

Изображения профиля

Дополнительные номера

Возможности телефона

Вкладка настройка телефона

Основные настройки

Кнопка сообщения

Экран бездействия

Дисплей

Звуки

Ответ на вызовы

Вкладка Рингтоны

Создать рингтон

Список рингтонов

Вкладка Правила звонков

Создание правила звонка

Создание условий правил звонка

Настройки по типу звонка

Настройки по добавочному номеру

Настройки по Caller-ID

Настройки Ring Hints

Изменение правила вызова или условий

Конвергетные телефоны

Управление конвергентными телефонами

Создать конвергентный телефон

Опции

Список конвергентных телефонов

InCallMenu

Быстрый перевод из основного меню:

Опции Перевода и Записи разговора

Расширенное меню Перевода

Схема InCallMenu

2.Правила вызовов & Статус

Правила вызовов

Свойства вкладок

Активация правил

Приоритезация правил

Пропущенные вызовы

Создание правила

Создание действия

Отправить на голосовую почту

Переадресация вызова

Каскадный звонок

Секретный код

Звонить всем

Отклонить

Приоритезация действий

Изменение созданных правил вызовов

Активация созданных правил вызовов

Набор правил при Занято

Заблокированные вызовы

Создание правил блокирования вызовов

Голосовое сообщение

Новое оповещение (сообщение)

Проиграть оповещение

Оповещение по умолчанию

Временные рамки

Управление временными рамками

Создание временных условий

Изменение временных рамок

Удаление временных рамок

Примеры временных рамок

Статус

Параметры статуса

Добавление статуса

Приложение статуса на Digium телефоне

3. Звонки и контакты.

Записная книжка

Создать телефонную книгу.

Создать запись в Телефонной книге

Добавочный

Телефонная книга.

Добавочные.

Уровни доступа

Внешний номер

Телефонная книга.

Номер

Имя

Jabber ID

Статус

Телефонная книга.

Имя

Тип мониторинга.

Switchvox-Peer

Номер

Имя записи пира

Jabber ID

Опции возможностей телефона

Записная книга для кнопок быстрого набора (КБН)

Включение кнопок линий для быстрого набора

Дополнительные номера

Приложение Контакты

Приложение Очереди

Конференции

Общие настройки

Номер вашей конференции

Проигрывание звука когда участники входят в конференцию или выходят из нее

Проигрывать Музыку на удержании когда в конференции только 1 участник

Участники конференции могут нажать решетку (#) и будут переведены на добавочный

Администраторы конференции

Настройки администратора

Позволяет говорить только Администраторам конференции

Завершение конференции когда из нее выходят все администраторы

Участники конференции не могут говорить друг с другом пока хотя бы один администратор не войдет в нее

Возможности телефона Digium

Звонки

Прием звонков

Повторный набор

Удержание / Возобновление

Трансфер (перевод звонка)

4. Голосовая почта / Факсы

Приветствия

Уведомления

Уведомления голосовой почты

Шаблоны уведомлений

Уведомление о принятом факсе.

Почтовый ящик

Голосовая почта

Удаление локальной копии

Пересылка

Факсы

Опции Факса

Приложения голосовой почты телефона DIGIUM

Система Голосовой почты

Установка Голосовой почты на ваш компьютер

Подписка на папки

5. Факсы

Установка факсового принтера

Отправка факса

6.Отчетность

История звонков

Отчеты по звонкам

7.Switchboard

Использование Switchboard

Опции

Панели Switchboard

Текущие вызовы

Справочник

Парковочный слот

Профиль

Телефонная книга

Чат

Очереди вызовов

CRM

Google Maps

Собственные панели


1.Настройка

Личный кабинет пользователя позволяет настроить параметры Вашего добавочного номера. Доступ осуществляется через веб-браузер, адрес страницы должен сообщить Ваш системный администратор. Логин - это Ваш добавочный номер, а пароль состоит только из цифр.

Мой аккаунт

Мой аккаунт содержит информацию о Вашем добавочном номере в системе. После авторизации в личном кабинете - перейдите в Настройки - Аккаунт - Мой аккаунт

Будет отображена страница Мой аккаунт

Рис. 1. Страница информации об аккаунте

Если администратор дал вам разрешение самому изменять вашу информацию о профиле, Вы можете изменить его с этой страницы.

Включает в себя редактирование ваших сообщений голосовой почты, пароль для входа в личный кабинет, имя, адрес электронной почты, языка, загрузка фотографии, и

другие вещи.

По окончании внесения изменений нажмите кнопку Сохранить информацию об учетной записи.

Пароль для доступа в голосовую почту и личный кабинет

Важно:  Пароль автоматически изменяется и для голосовой почты, и на доступ в личный кабинет.

Язык

Личный кабинет доступен на нескольких языках. Для отображения русского, Вам необходимо выбрать язык United Kingdom.

Язык голосовых подсказок

В системе по умолчанию, установлены русскоязычные голосовые подсказки. Вы можете их услышать, например, когда наберете добавочный голосовой почты.

Из выпадающего списка Вы можете выбрать другой язык, если он установлен в системе.

Изображения профиля

Чтобы добавить фотографию в свой профиль, нажмите на значок Загрузить изображение и выполните следующие действия:

Заметка: Файл должен быть в формате JPEG, с минимальным размером 75x100 пикселей.

Картинка отображается в окне Профиль панели Switchboard.

Дополнительные номера

Дополнительные номера позволяют ассоциировать внешние номера и добавочные к Вашему аккаунту. Это может быть полезно, чтобы помочь другим в вашей организации, найти Вас, когда вы находитесь вдали от своего рабочего места.

Например, Вы можете добавить свой мобильный телефон, номер вашего домашнего телефона, или даже в другой добавочный которые Вы часто используете.

Важно: Если Вы часто используете другие телефонные номера, вероятно имеет смысл добавить их в качестве конвергентных телефонов.

Для создания дополнительного номера, перейдите в Возможности - Аккаунт - Дополнительные номера

Рис. 2. Настройка дополнительных номеров.

Это отобразит страницу дополнительных номеров, на которой Вы увидите уже созданные ранее номера, либо сможете добавить новый номер самостоятельно.

        

Рис. 3. Окно добавления дополнительного номера.

        Важно: номер, название и иконка будет доступна Вашим коллегам в панели оператора Switchboard.

Возможности телефона

Эти опции позволяют внести дополнительные настройки в телефон Digium. Основная страница содержит три вкладки: Настройка телефона, Рингтоны, Правило звонка.

Вкладка настройка телефона

Для изменения настроек Вашего Digium телефона перейдите в Возможности - Возможности телефона - Настройка телефона

Заметка: Настройки под вкладкой Иные производители заблокирована, если Вы используете Digium телефон.

 

Рис. 4. Страница настройки Digium телефона.

Следующий параграф указывает настройки Digium телефона. После внесения каких-либо изменений, кликните Сохранить.

Основные настройки

Метка линии, это текстовая метка, которая будет отображена на дисплее телефонного аппарата.

Кнопка сообщения

Данный пункт указывает системе событие, которое произойдет при нажатии на кнопку Msgs на телефонном аппарате.

В случае выбора второго пункта, Вам необходимо ввести добавочный номер вручную, либо выбрать его из списка. (Уточните номер у системного администратора)

Экран бездействия

Изображение будет отображено на экране Вашего Digium телефона во время бездействия.

Дисплей

Яркость и Контраст. С помощью ползунка укажите необходимый уровень яркости и контрастности дисплея телефона.

        Регулировка подсветки:

Звуки

Рингтон по умолчанию. Выберите основной рингтон, который будет использоваться при входящих вызовах.

Сброс громкости при каждом звонке. Уровень громкости может изменяться во время разговора, с помощью качельки “+-”, если Вы желаете, чтобы после каждого звонка громкость переходила в значение по умолчанию, то выставьте значение Да

Ответ на вызовы

Ответ на гарнитуру. Выберите Да, чтобы использовать гарнитуру, а не громкую связь, когда вы нажимаете клавишу Answer на своем телефоне во время входящего вызова.

Авто-ответ звонков с панели Switchboard

Выберите Да, чтобы настроить телефон на автоматический ответ на звонки, инициированные со Switchboard. Если установлено значение Нет, то когда Вы нажимаете в Switchboard на записи телефонной книги, звонит телефон, и вы должны поднять его, и только тогда Switchvox наберет желаемый номер.

Вкладка Рингтоны

Switchvox может хранить и воспроизводить рингтоны, которые могут быть использованы на Digium телефоне. Но существуют ограничения на общее количество мелодий, и общий размер дискового пространства, которое может быть использовано.

Чтобы просмотреть или внести изменения в существующие рингтоны, перейдите в Возможности - Возможности телефона, затем кликните вкладку Рингтоны.

Рис.5. Возможности телефона, вкладка рингтоны.

Создать рингтон

Кликните Создать рингтон и отобразится окно для загрузки:

Рис.6. Окно добавления рингтона

Список “рингтоны” обновится и покажет новый рингтон.

Список рингтонов

В зависимости от разрешений, для каждого рингтона Вы можете выполнить следующие действия:

Важно: Если вы удалите рингтон, все Правила звонков использующие данный рингтон, также будут удалены.

Вкладка Правила звонков

Правила звонков указывают системе, что должно произойти при входящих вызовах на Digium телефоне.

Для создания правила перейдите в Возможности - Возможности телефона, затем кликните вкладку Правила звонков.

Рис.7. Возможности телефона, вкладка правила звонков.

После того как вы создали правила и условия, нажмите кнопку Сохранить и перезагрузить телефон.

Создание правила звонка

Кликните создать правило звонка

Рис. 8. Окно настройки звонков.

Создание условий правил звонка

После создания правила, Вам необходимо ввести условия.

Рис. 9.  Вкладка условий к правилам звонка.

Кликните Создать условие правила звонка,  будет отображен следующий список: Тип звонка, Внутренний номер, Caller-ID, Ring-Hints

Рис.10. Типы условий правил звонка

Настройки по типу звонка

Кликните тип звонка, чтобы отобразить расширенное меню:

Выберите необходимый тип звонка из выпадающего списка:

Кликните Сохранить

Настройки по добавочному номеру

Кликните Внутренний номер, чтобы отобразить расширенное меню:

Рис. 11. Тип условия по внутреннему номеру.

Вам необходимо выбрать один или несколько добавочных номеров. Выбранные номера отобразятся в списке.

Настройки по Caller-ID

Кликните Caller-ID, чтобы отобразить расширенное меню:

Выберите условие Caller ID Type из выпадающего списка: Диапазон номеров, Шаблон номеров, Шаблон имени.

Настройки Ring Hints

Ring Hints создаются и управляются вашим Switchvox администратором.

Изменение правила вызова или условий

Чтобы изменить существующие правила вызовов или условия выполните следующие действия:

Конвергетные телефоны

Опция конвергентных телефонов позволяет присоединить внутренние номера в системе и любые внешние номера к вашему основному добавочному. Например, вы можете соединить Ваш Switchvox добавочный, домашний номер и номер вашего мобильного телефона. Затем указываете в Switchboard на каком телефонном аппарате Вы находитесь сейчас, и все вызовы начнут поступать уже на этот номер.

Когда вы привязываете один номер к Вашему основному, происходит следующее:

Используйте личный кабинет основного добавочного, разделы Правила Вызовов и Возможности телефонов,  и остальные конвергентные телефоны будут использовать эти же настройки.

Вы можете соединять до шести конвергентных телефонов, в том числе ваш главный номер.

Управление конвергентными телефонами

Чтобы создать и авторизовать конвергентный телефон, войдите в свой личный кабинет и перейдите в Возможности - Конвергентные телефоны. Отобразится следующая страница:

Рис. 12. Страница конвергентных телефонов

Создать конвергентный телефон

Чтобы создать телефон нажмите на кнопку Создание конвергентного телефона

Рис. 13. Создание конвергентного телефона.

Рис. 14. Конвергентный телефон. Внешний номер.

Рис.15. Добавление внутреннего конвергентного телефонв

Опции

Каждый из ваших конвергентных телефонов имеет метку(понятное для Вас название) и доступен для быстрого набора через InCallMenu.

Быстрый перевод с подтверждением: Выберите ДА или НЕТ.

Если значение установлено Да, то во время перевода звонка из InCallMenu на аппарате необходимо нажать единицу, иначе вызов не будет переведен на новую трубку.

Метка. Для удобства Вы можете ввести метку (имя) для этого конвергентного телефона.

Кнопка быстрого набора. Выберите порядковый номер. В последствии именно эту цифру необходимо набирать из InCallMenu для перевода вызова.

Звук быстрого набора. Выберите звук из выпадающего списка для проигрывания в InCallMenu

Рис. 16. Список конвергентных телефонов.

Список конвергентных телефонов

Для изменения конвергентного телефона, кликните иконку Изменить.

Для удаления конвергентного телефона, кликните на иконку Удалить

Заметка: Внешние номера и добавочные Switchvox, которые находятся в Вашем списке конвергентных телефонов, не могут быть конвергентными для других добавочных в системе. Перед добавлением номеров к другому добавочному, убедитесь, что они удалены в Вашем списке.

InCallMenu

InCallMenu позволяет позволяет легко перевести разговор, либо поставить его на запись с любого Вашего конвергентного телефона. InCallMenu работает у любого добавочного в системе, но для конвергентных телефонов она имеет дополнительную опцию быстрого перевода звонка между номерами.

Чтобы попасть в InCallMenu во время разговора, нажмите на клавиатуре телефона клавишу звездочки дважды (**) . InCallMenu ответит, и предложит дальнейшие варианты действий.

Заметка: Несмотря на то, что Вы единственный, кто слышит InCallMenu (второй участник разговора его не слышит). Ваш собеседник может услышать звуки нажатий клавиш. Это зависит от того, через аналоговую линию происходит звонок, или через VoIP провайдера.

Следующее описывает InCallMenu для добавочного, который имеет три конвергентных телефона: Основной добавочный, Мобильный телефон и Домашний номер.

Быстрый перевод из основного меню:

В главном меню Вы можете ввести порядковый номер конвергентного телефона, для перевода разговора. Один за раз.

        Для перевода на основной добавочный, нажмите 1

        Для перевода на мобильный, нажмите 2

        (и так далее...)

Для выхода из голосового меню нажмите звездочку (*).

Для перехода к следующим опциям InCallMenu нажмите решетку (#) .

Когда Вы нажимаете цифру для перевода, Switchvox звонит на номер, который соответствует позиции в списке конвергентных телефонов. Когда Вы отвечаете на звонок, система переводит разговор уже на новый телефонный аппарат. Если конвергетный телефон в режиме перевода с подтверждением, Вы должны подтвердить звонок для завершения перевода. (См. главу Конвергентные телефоны)

Опции Перевода и Записи разговора

Чтобы сразу попасть из разговора в меню перевода и записи разговора, нажмите дважды звездочку и решетку (**#)

Для выхода из этого меню, нажмите звездочку (*)

Расширенное меню Перевода

Чтобы сразу попасть из разговора в меню расширенного перевода, нажмите (**#1)

Для выхода из этого меню, нажмите звездочку (*)

Схема InCallMenu

2.Правила вызовов & Статус

Правила вызовов указывают Switchvox, как направлять вызовы на Ваш добавочный. Основываясь на дне, времени, статусе, Вы указываете какие номера будут звонить, кому перенаправляться или уходить в Вашу голосовую почту. Если Вы используете несколько номеров, Вам лучше сделать их конвергентными. Тогда при ответе на одном из телефонных аппаратов, система укажет, что Ваш статус “Занят”.

Правила вызовов

Ваши персональный правила вызовов указывают, что произойдет при входящем звонке. Для управления и создания Ваших правил перейдите в Настройки - Правила вызовов  в личном кабинете пользователя. Вы перейдете на страницу настройки правил, которая имеет следующие вкладки:

Свойства вкладок

Каждая вкладка содержит правила по умолчанию, созданные Вами правила, а также кнопку Создать правило блокировки. Каждое правило Вы можете изменить, либо удалить, щелкнув по соответствующей иконке (колонка Действия). Вы также можете активировать / деактивировать правила, относящиеся к Пропущенным вызовам, и вызовам при Занято.

Активация правил

Для активации правил на определенный промежуток времени, определитесь как долго оно должно быть активным. Кликните на иконку Активировать , и укажите:

Приоритезация правил

Вы должны выставлять правила по приоритету, Switchvox обрабатывает их сверху вниз. Для установки приоритета используйте зеленую стрелочку слева напротив правила.

Пропущенные вызовы

Вкладка пропущенные вызовы (отображается по умолчанию) отображает действия, которые произойдут, если вызов на добавочный будет не отвечен.

Правила включают в себя немедленные действия, и действия, которые произойдут после нескольких звонков. Правила по умолчанию отправляют вызовы в голосовую почту после 5 звонков.

Каждое правило содержит временной интервал, в течение которого оно действует. Например в Рабочие часы, обеденный перерыв, или любой другой диапазон, который Вы укажете.

Switchvox проходит активные правила в том, порядке, в котором они находятся, и применяет правило, когда звонок проходит по критерию.

        Заметка: По умолчанию, независимо от даты и времени,  Switchvox обрабатывает следующие правила:

        

        Важно:  Всегда проверяйте корректность настройки правил звонком на Ваш добавочный с другого телефонного аппарата.

Рис. 17. Вкладка Пропущенные вызовы

Создание правила

Кликните Создать набор правил. Отобразится окно основных настроек.

Рис.18. Окно создания правила при пропущенном вызове.

Рис. 19. Страница создания действий.

Создание действия

Рис. 20. Окно выбора действий.

Типы действий и их опции включают следующее:

Отправить на голосовую почту

Звонок уйдет в вашу голосовую почту, чтобы звонящий мог оставить Вам сообщение.

Рис. 21. Окно Отправить в голосовую почту.

Введите следующую информацию:

Переадресация вызова

Правило отправляет Ваш звонок на другой добавочный в системе. Этот номер может быть добавочным очереди, добавочным другого абонента и т.п.

После того, как звонок перенаправлен, начинают действовать правила распределения звонка согласно новому добавочному.

Рис. 22. Оно настроек переадресации вызова

Введите следующую информацию:

Каскадный звонок

В этом действии звонок перейдет на другой добавочный или внешний номер (например Ваш мобильный телефон). Если звонок не отвечен, то система выберет дальнейшее действие из Вашего списка. Каскадный звонок зависит от провайдера исходящих вызовов, и Вы можете вызывать несколько телефонных аппаратов одновременно, если он это поддерживает.

Рис. 23. Окно настроек параметров каскадных звонков.

Введите следующую информацию:

Секретный код

Это действие запросит звонящего ввести секретный код, и затем переведет на дальнейшее действие. Если звонящий не может ввести код за определенного кол-во попыток, то Вы можете указать системе, что сделать далее с этим звонком.

Рис. 24. Окно параметров секретного кода

Введите следующую информацию:

Звонить всем

В данном правиле система будет звонить одновременно на 3 добавочных или внешних номера.

Важно: Стратегия Звонить всем должна включать в себя основной добавочный, если Вы хотите, чтобы звонок был и на этом номере включительно. Если Вы желаете, чтобы Switchvox звонил больше чем на 3 номера, Вы можете установить несколько правил Звонить всем.

Рис. 25. Окно настроек  правила “Звонить всем”

Введите следующую информацию:

Отклонить

Это действие отклоняет входящие звонки. Для прямых вызовов можно указать количество тихих звонков до отбоя.

Рис. 26. Окно настроек правила Отклонить

Введите следующую информацию:

Приоритезация действий

Switchvox выполняет действия по порядку, сверху-вниз.

Изменение созданных правил вызовов

На странице созданных правил, Вы можете кликнуть иконку Изменить на правиле, в которое хотите внести изменения. Вы увидите список действий ассоциированных с этим правилом. Эти действия Вы также можете удалить, либо изменить.

Активация созданных правил вызовов

Кликните иконку активировать, чтобы указать время которое правило должно быть активно.

Правила вызовов показывают активность каждого правила. По умолчанию все созданные правила активны неограниченный промежуток времени.

Набор правил при Занято

Данный набор правил укажет системе что делать со звонком, если Вы уже в телефонном разговоре.

Рис. 27. Правила набора при Занято

Чтобы установить правила набора при занятой линии, сначала установите ползунок “Использовать правила пропущенных звонков” в положение Нет.

Правила при Занято идентичны с правилами Пропущенных вызовов, см. предыдущую главу.

Заблокированные вызовы

Switchvox позволяет указать номера с которых Вы не хотите принимать вызовы. Вы можете заблокировать конкретные номера, либо указать префикс. Система позволяет указать временной интервал, а также действие, которое должно произойти со звонком.

Рис. 28. Окно настройки блокировки звонков

Создание правил блокирования вызовов

Кликните Создать правило блокировки, чтобы отобразить окно параметров.

Рис. 29. Окно параметров блокирования вызовов

Введите следующую информацию:

        Заметка: Будьте аккуратны с префиксом, Вы можете заблокировать больше вызовов, чем ожидаете.

Голосовое сообщение

Данные голосовые сообщения используются в правиле Секретный код. Вы можете заменить файлы записав его с собственного аппарата, либо загрузить новый звуковой файл.

Рис. 30. Голосовые сообщения для запроса Секретного кода.

Новое оповещение (сообщение)

Для изменения имеющейся записи, щелкните иконку Плюс.

Рис. 31. Окно записи нового оповещения для Секретного звонка.

Выберите способ записи:

Проиграть оповещение

Для предварительного прослушивания оповещения, нажмите иконку Проиграть в списке уведомлений.

Оповещение по умолчанию

Для удаления собственного уведомления, и возвращения значения по умолчанию, кликните на иконку Использовать системные голосовые файлы

Временные рамки

Временные интервалы, которые могут использоваться в правилах вызова, основываются на дате, дне и времени.

Для изменения и добавления временных интервалов, перейдите в Возможности - Временные рамки.

Рис. 32. Окно со списком временных рамок

Управление временными рамками

Временные рамки включают в себя промежутки времени. Для создания новой временной рамки, введите ёё название, затем кликните Создать, отобразится список временных условий, соответствующей временной рамке.

Рис. 33. Окно настройки временных условий.

Создание временных условий

Кликните создать временное условие, система отобразит следующее окно:

Рис. 34. Создание временных условий

Изменение временных рамок

Удаление временных рамок

        

Важно: Прежде чем удалить временные рамки, убедитесь, что они не привязаны к  IVR, либо правилам вызовов.

Примеры временных рамок

Все понедельники и среды

Статус

Ваши личный статус создаётся в рамках одного из основных Статусов в системе: Доступен, Отошел, предпочитает чат, расширенный Отошел, или Не беспокоить.

 

Установка этих статусов доступна из личного кабинета пользователя, панели свичборд, либо приложения Digium телефона.

Важно: Изменение статуса в вашем приложении чата (если установлен на компьютере)п овлечет за собой и изменение общего статуса в системе Switchvox.

Параметры статуса

Для управления или созданием статуса, перейдите в Возможности - Параметры статуса.

Отобразится следующая страница:

Рис. 40. Список доступных статусов.

Добавление статуса

Кликните Создать статус для создания нового статуса, появится следующее окно:

Рис. 41. Добавление статуса

Приложение статуса на Digium телефоне

Чтобы изменить свой ​​статус на вашем Digium телефоне, нажмите соответствующую кнопку Status. Ваш статус отобразится на экране.

Ваши коллеги увидят Ваш статус в панели Switchboard, а также на аппарате Digium.

3. Звонки и контакты.

Записная книжка

Функция Телефонная книга в Switchvox позволяет организовать как внутренние, так и внешние контакты. Таким образом Вы можете легко получить доступ к добавочным номерам и внешним номерам как со Switchboard, так и с телефона Digium.

Для создания Телефонной книги с помощью инструмента Web Extensions, перейдите к функции > Телефонная книга. Вы увидите страницу с Телефонными книгами, с которых вы можете создавать и управлять своими телефонными книгами.

Рисунок 42. Страница “Телефонные книги”

Создать телефонную книгу.

Нажмите Создать Телефонную книги. У вас появится всплывающее окно.

Рисунок 43. Окно “Создать Телефонную книгу”

• Введите уникальное название Телефонной книги

• Нажмите сохранить Телефонную книгу.

Страница Телефонная книга будет снова показана с вкладкой для новой телефонной книги и сообщением что "Нет никаких записей".

• Нажмите Создать Запись в Телефонной книге чтобы добавить запись.

• Нажмите Создать Запись в Телефонной книге.

Всплывет окно с типами записей.

Рисунок 44. Окно “Создать запись в Телефонной книге”

Создать запись в Телефонной книге

Существуют различные типы записей в Телефонной книге, в зависимости от того, является ли номер внешним или добавочным в Switchvox. Есть следующие типы записей: Добавочный, Внешний номер, индикатор состояния, и Switchvox-Peer.

Добавочный

Записи Добавочных сотрудников и другие Добавочные: очереди или IVRs.

Нажмите Добавочные для отображения параметров во всплывающем окне:

Рисунок 45. Окно добавления  Добавочных в телефонную книгу

Телефонная книга.

Выберите Телефонную книгу из выпадающего списка, к которой будет принадлежать запись.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если речь идет о новой Телефонной книге, вы должны сначала создать ее с помощью вкладки Создать Телефонную книгу.

Добавочные.

Введите один или несколько добавочных в Телефонную книгу. Чтобы найти добавочный, начните вводить номер в текстовом поле и Switchvox предложит вам . Выберите номер добавочного  и он будет добавлен в таблицу Добавочных.Или щелкните в значок поиска, чтобы отобразить все доступные добавочные в окне прокрутки. Выделите любой добавочный, который вы хотите добавить, и нажмите кнопку Добавить. Если вы хотите выбрать группы добавочных, удерживайте нажатой клавишу Shift. Для выбора добавочных, идущих не по порядку, нажмите и удерживайте кнопку Control при выделении записи.

Уровни доступа

Обычный. Показывает Статус пользователя и говорит он или она по телефону. Также показывает выпадающее меню, которое позволяет вам начать чат, вызвать дополнительные номера или вызвать абонента по громкой связи.

Расширенный. Показывает Обычные функции, caller ID звонящего и количество текущих звонков абонента. Она также включает в себя опции мониторинга, записи, шепота, полного вмешательства в разговор, или перехвата звонка абонента.

Только добавочные номера сотрудников могут быть внесены в список Разреширенного доступа. Если вы попытаетесь добавить любой другой тип добавочного (например, Call Queue), он будет добавлен в качестве Обычной записи.

Вы можете изменить тип доступа записи в любое время.

Если вы не видите или не можете использовать опцию Расширенной записи, скорее всего, администратор вашего Switchvox  не дал вам разрешение на это.

Внешний номер

Внешние номера предназначены для имен и телефонных номеров отличных от  внутренних (добавочных) номеров Switchvox. Нажмите Внешние номера для появления всплывающего окна.

Рис. 46. Изменение внешнего номера

Примечание: в текущей версии Switchvox имя номера должно быть набрано транслитом. Ожидается снятие этого ограничения в будущих версиях.

После добавления внешнего номера, вы также сможете добавить Дополнительные номера по этой записи.

Убедитесь, что вы ввели номер так, как вы будете набирать его с вашего телефона. Например, если Вы должны набрать 9 для звонка на внешний номер, то в Телефонной книге он должен начинаться с 9.

Телефонная книга.

• Из выпадающего списка выберите Телефонную книгу, к которой принадлежит эта запись. Чтобы создать новую Телефонную книгу, используйте вкладку Создать Телефонную книгу.

Номер

• Введите номер телефона абонента.

Имя

• Введите имя абонента.

Jabber ID

•  Введите Jabber ID пользователя, чтобы увидеть его Jabber статус Телефонной книге в вашем Switchboard.

Jabber ID имеет идентификатор пользователя (добавочный номер) и Jabber Hostname. Например, 101@jabber.peeredswitchvox.com.

•  Нажмите Сохранить Запись в Телефонной книге.

Статус

Индикатор Статуса записи управляет индикатором состояния линии на вашем телефоне.

Щелкните на Индикатор Статуса для отображения всплывающего окна.

Рисунок 47. Окно Индикатора Статуса.

Телефонная книга.

• Из выпадающего списка выберите Телефонную книгу, к которой принадлежит эта запись. Чтобы создать новую Телефонную книгу, используйте вкладку Создать Телефонную книгу.

ВАЖНО: Это должна быть та же Телефонная книга, что и в "Выбор Опций Телефонной книги" чтобы эта запись отображалась на вашем телефоне.

Также, запись должна быть одной из первых записей в Телефонной книге, если вы хотите увидеть ее без прокрутки всех записей на вашем телефоне.

Имя

• Введите имя для этой записи. Это не является обязательным, так как вы не видите запись в Switchboard.

Тип мониторинга.

Парковочная группа. Загорается индикатор состояния линии на телефоне, когда вызывающий ожидает в указанной Добавочной парковке.

•  Статус регистрации в очереди. Индикатор состояния линии загорается на телефоне, когда Вы не вошли в указанную очередь. Введите Добавочный регистрации Агента, который Вы используете для входа в эту очередь, и очередь, которую Вы хотите контролировать.

Switchvox-Peer

Если Ваш Switchvox связан с другим Switchvox, вы можете включить добавочные номера связанного Switchvox в вашу Телефонную книгу.

Для связанных добавочных используйте запись типа Внешний номер (потому что этот добавочный зарегистрирован не на вашем Switchvox).

Опция Телефонной книги Peer Extension

•  Выберите Телефонную книгу, к которой принадлежит эта запись. Чтобы создать новую Телефонную книгу, используйте вкладку Новая Телефонная книга.

Номер

• Наберите добавочный из связанного Switchvox, как если бы вы набирали его на вашем телефоне. Связанные добавочные могут начинаться с другой цифры или иметь больше цифр, чем ваши добавочные.

Имя записи пира

• Введите имя для этой записи.

Jabber ID

•  Введите Jabber ID пользователя, чтобы увидеть его Jabber статус Телефонной книге в вашем Switchboard.

Jabber ID имеет идентификатор пользователя (добавочный номер) и Jabber Hostname. Например, 101@jabber.peeredswitchvox.com.

Опции возможностей телефона

Если Вы внесете изменения в данные параметры, то:

• Телефоны Digium: все изменения будут применены автоматически в течение нескольких секунд. Или вы можете синхронизировать контакты, тогда все изменения будут применены моментально.

•  Телефоны Polycom: возможно нужно будет перезагрузить телефон.

Кликните в Опции возможностей телефона чтобы отобразилась соответствующая страница.

Рисунок 48. Страница “Опции возможностей телефона”.

Записная книга для кнопок быстрого набора (КБН)

Выберите Телефонную книгу, которая будет использоваться в качестве контакта для кнопок быстрого набора на вашем телефоне.

Это может быть использовано как на телефонах Digium так и на телефонах Polycom с функцией Feature Pack.Телефону Polycom, возможно, потребуется перезагрузка.

Включение кнопок линий для быстрого набора

Если выставлено значение ДА, то  неиспользованные кнопки линии на вашем телефоне используется в качестве КБН.

ПРИМЕЧАНИЕ: Это относится только к телефонам Digium.

В конце кликните на кнопку “Сохранить Опции Возможносте телефона”.

Дополнительные номера

Каждая запись в телефонной книге основана на одном главном добавочном или телефоном номере, но она может также иметь дополнительные, связанные с ней, номера. Таким образом, вы можете иметь одну запись в Телефонной книге для человека, и держать все их контактные номера в этой записи.

Дополнительные номера по каждой записи можно увидеть, зайдя в иконку Просмотр Дополнительных Номеров.

Дополнительные номера могут быть созданы владельцем добавочного или вы можете создать их в своей Телефонной книге.

• Дополнительные номера, введенные владельцем добавочного, доступны, когда вы добавляете добавочный в вашу Телефонную книгу. Эти номера  показаны как  заблокированные и не могут быть отредактированы, но вы можете выбрать опцию, чтобы они были скрыты в Switchboard.

• Дополнительные номера, которые вы добавляете в вашу Телефонную книгу, могут быть отредактированы или удалены.

• Вы можете также копировать любые Дополнительные номера (включая номера владельца) и затем редактировать или удалить копию.

Приложение Контакты

Контакты включают в себя все контакты вашего администратора Switchvox и контакты, которые вы внесли в Телефонную книгу. Контакты используются для быстрого набора и поиска подробной информацию о ком-то. Вы можете использовать Контакт для перевода звонка, конференции, или переадресации в голосовую почту на вашем телефоне Digium.

Чтобы увидеть страницу с деталями Контакта, нажмите клавишу Show в списке контактов. Подробная информация включает статуса человека.

Ваши контакты также показывают ваши неиспользованные ключи линии и кнопки быстрого набора. Для получения дополнительной информации смотрите раздел Телефонная книга, стр. 51.

Приложение Очереди

Используйте Приложение Очереди чтобы войти или выйти из очередей вызовов и увидеть детали очереди. Нажмите Подробнее ...> Клавиши очереди. Switchvox затем выбирает очереди вызовов, на которые у вас есть права просмотра.

Конференции

Попросите администратора Switchvox предоставить вам добавочный номер в основную конференцию.

Когда абонент набирает этот номер, он или она может получить доступ в конференцию, набрав номер конференции, а затем решетку (#). См. трехстороннюю конференц-связь, стр. 62, для описания функций конференции на телефоне Digium.

Зайдите в Функции > Конференции чтобы увидеть главную страницу.

Рисунок 49. Страница “Конференции”

Введите Общие параметры, Администраторов конференции и Настройки Администратора.

Общие настройки

Вы можете изменить режим работы конференции, используя некоторые опции.

Номер вашей конференции

Введите уникальный 5-значный номер вашей конференции. Это номер, который вы даете абонентам, чтобы они могли получить доступ к конференции. Нажмите на зеленую стрелку, чтобы система выбрала случайный, неиспользуемый номер конференции для вас.

Проигрывание звука когда участники входят в конференцию или выходят из нее

ДА указывает, что определенная звук воспроизводится для всех членов конференции, когда новый участник входит в конференцию. Есть три варианта мелодии, которая играет, когда абонент входит и выходит из вашей конференции:

Только звук: проигрывается только звук, никакой информации о новом участнике конференции.

•  Звук с Caller Name: вызывающему абоненту будет предложено записать его или ее имя. Записанное имя, затем проигрывается вместе со звуком.

•  Звук с Caller Name (опция Обзор пользователей): Это так же, как звук с

Caller Name, но она дает вызывающему возможность прослушать записанное имя, затем принять звуковой файл или перезаписать его до вступления в конференцию.

Проигрывать Музыку на удержании когда в конференции только 1 участник

ДА означает, что функция включена.

Участники конференции могут нажать решетку (#) и будут переведены на добавочный

Введите добавочный здесь, так что, когда участник конференции нажимает на клавишу #, он переводится на этот добавочный.

Администраторы конференции

Администраторы конференции это специальные участники вашей конференции, у которых есть определенные привилегии.

В этом окне коллектора можно найти и собрать добавочные и / или Группы Добавочных номеров, у которых есть Права Администратора для вашей конференции.

Введите имя или добавочный номер в текстовом поле. Во время ввода  Switchvox предлагает совпадающие добавочные.

Нажмите кнопку Найти для отображения добавочных номеров, доступных в Switchvox. Вы можете сортировать эту выборку по заголовкам столбцов. Если вы работаете с телефонными добавочными, вы можете развернуть окно, чтобы показать профиль владельца добавочного.

Чтобы удалить элемент из выборки, выделите его и нажмите кнопку Удалить.

Чтобы выбрать несколько элементов в выборке:

• Удерживая Control, кликните на несколько элементов, чтобы выбрать элементы, которые идут НЕ друг за другом

•  Кликните на элемент и затем, удерживая Shift, кликните на другой элемент, чтобы выбрать оба помеченных элемента и все элементы между ними.

Настройки администратора

Настройки Администратора контролируют что происходит в конференции на основании того, участвует в ней Администратор или нет. Есть следующие варианты:

Позволяет говорить только Администраторам конференции

ДА означает, что все звонящие без прав администратора абоненты могут только слушать, они не могут быть услышаны в конференции.

Завершение конференции когда из нее выходят все администраторы

ДА означает, что ваша конференция завершается, если ней уже нет администраторов.

Участники конференции не могут говорить друг с другом пока хотя бы один администратор не войдет в нее

ДА означает, что никто не может быть услышан в конференции, пока хотя бы один администратор не войдет в нее. Вызывающие абоненты могут присоединиться к конференции, но они не могут разговаривать друг с другом.

Возможности телефона Digium

Ниже представлен список наиболее используемых функций телефона Digium.

Звонки

Поднимите трубку или нажмите клавишу линий и наберите номер.

•  Или наберите номер и нажмите клавишу Dial.

•  Или используйте котакты или журнал вызовов, чтобы найти номер, а затем нажмите клавишу Dial. Если вы используете контакты, вы можете набрать Voicemail коллеги.

Прием звонков

Поднимите трубку или нажмите клавишу: Answer, Ignore, Transfer, or Send VM

• Функция Ignore прекращает звонок, но использует правила вызовов.

• Функция Transfer позволяет вам переводить звонки на других абонентов.

• Функция отправки голосовых сообщений направляет звонки в вашу голосовую почту независимо от ваших правила вызовов.

Повторный набор

Нажмите кнопку повторного набора номера для повторного набора последнего  сделанного вами вызова. Если у вас есть несколько линий, повторный набор номера автоматически использует правильную линию.

Удержание / Возобновление

• Нажмите Hold во время звонка. Клавиша линий загорится красным.

 

• Нажмите либо загоревшуюся клавишу линий, либо клавишу Возобновить, чтобы возобновить звонок.

Трансфер (перевод звонка)

Есть 3 типа Трансфера

Перевод с подтверждением.  

• Нажмите клавишу Transfer во время звонка.

• Введите номер или нажмите клавишу Контакты, чтобы найти номер.

• Нажмите клавишу Dial. Когда абонент ответит сообщите ему о переводе звонка на него.

• Нажмите клавишу Transfer, чтобы завершить перевод звонка.

Перевод без подтверждения (слепой перевод).

• Нажмите клавишу Transfer во время звонка.

• Введите номер или нажмите клавишу Контакты на телефоне, чтобы найти номер.

• Нажмите клавишу Transfer, чтобы перевести  звонок.

Перевод на голосовую почту.

• Если вы используете Контакты для перевода звонка, нажмите клавишу Transfer VM вместо клавиши Transfer. Т.о. вы переведете звонок в голосовую почту абонента.

Парковка звонка

• Нажмите клавишу Park во время звонка.

 

• Ответьте на звонок с любого номера на Switchvox либо набрав этот добавочный Parking номер или нажав клавишу Parked Calls и ответив на звонок.

• На экране бездействия: нажмите клавишу More, затем Parked Calls.

Запись разговора / Остановка записи разговора

• Нажмите клавишу Record во время звонка, чтобы начать запись.

 

• Нажмите Stop Record если вы закончили запись. Записи находятся в вашей голосовой почте.

Трехсторонняя конференция

• Нажмите клавишу Conf  на телефоне во время звонка или клавишу Conference на экране телефонного аппарата.

• Сделайте вызов или возобновите текущий звонок.

• Снова нажмите клавишу Conference на экране телефонного аппарата, чтобы соединить всех участников конференции.

• Чтобы завершить конференцию и поставить оба звонка на удержание, нажмите на экране телефона Split по каждому звонку.

 

См. Конференции,  ст. 58, для дополнительной информации по конференциям

4. Голосовая почта / Факсы

Приветствия

Приветствия - это записанные или загруженные звуковые файлы, которые проигрываются вызывающему абоненту, когда вы не отвечаете на телефонный звонок. Вы можете загрузить звуковой файл с компьютера или записать приветствие с помощью телефона.

• Приветствие по умолчанию - Switchvox будет читать цифры вашего добавочного, после чего вызывающий абонент может записать сообщение.

• Приветствие, которое проигрывает Switchvox, может быть разным, если вы уже вызываете абонента (приветствие Busy), или если вы просто не отвечаете на звонок (Приветствие при недоступности абонента).

• Если Вы не хотите использовать специальное приветствие при занятом телефоне, то установите значение “Использовать приветствие о недоступности для статуса занят” в положение Да.

• Вы можете обладать неограниченным количеством приветствий. Но активно может быть только одно.

Уведомления

Уведомления голосовой почты

Уведомления голосовой почты позволяют настроить как вы хотите получать уведомления о получении голосовых сообщений в Switchvox.

• Вы можете настроить несколько адресов электронной почты, каждый со своим шаблоном сообщения электронной почты и

инструкциями для прикрепления голосовой почты в виде файла WAV.

• Чтобы добавить новую опцию уведомления, нажмите кнопку Создать уведомление. Введите адрес электронной почты, выберите шаблон и выберите Да или Нет, чтобы указать, прикреплять или нет файл WAV голосовой почты в сообщение электронной почты.

• Чтобы изменить вариант уведомления, нажмите кнопку Изменить.

• Чтобы удалить уведомление, кликните Удалить. Вы не можете удалять локальные копии уведомления (то есть копию в вашем почтовом ящике Switchvox IMAP), но вы можете изменить шаблон. Это шаблон, который вы увидите, если вы подписались на ваш почтовый ящик Switchvox IMAP с помощью приложения электронной почты на вашем компъютере.

Шаблоны уведомлений

Шаблоны уведомлений позволяют настроить уведомления голосовой почты к вашей электронной почте.

• Вы можете создать несколько шаблонов и адаптировать их для различных эккаунтов электронной почты. Эти шаблоны доступны (наряду с шаблонами по умолчанию) при создании или изменении уведомлений голосовой почты.

• В шаблоне вы можете использовать переменные, которые заменяются на реальные значения, когда письмо будет отправлено.

Например,% VM_CALLERID% в шаблоне печатает как имя вызывающего абонента и номер телефона. Существует полный список этих переменных на страницах, где вы создаете или редактируете шаблон.

Уведомление о принятом факсе.

Вы можете создать адреса электронной почты, чтобы получать уведомления о поступлении нового входящего факса. Это полезно, если Вы хотите получать уведомления на ваш рабочий адрес электронной почты и на личный адрес электронной почты, или если вы хотите, чтобы ваш помощник по административным вопросам тоже был уведомлен.

Вы также можете изменить или удалить эти адреса электронной почты.

Почтовый ящик

Почтовый ящик Switchvox позволяет управлять голосовой почтой и факсами в Switchvox.

Ваш почтовый ящик использует IMAP, протокол, который дает доступ приложению электронной почты на вашем компъютере к

внешним сообщениям, как если бы они были сохранены на вашем компьютере. Если вы предпочитаете получить доступ к вашему почтовому ящику с рабочего стола через приложение электронной почты, обратитесь к  своему администратору Switchvox  для получения дополнительной информации о том, как это сделать.

Голосовая почта

Ваша голосовая почта поступает в папку Входящие. Каждое сообщение отображает почтовый ящик, в который оно изначально поступило (сообщение могло быть перенаправлено вам от вашего коллеги), caller ID абонента (если оно доступно), дату и время, когда сообщение было оставлено, и продолжительность сообщения.

• Для воспроизведения или загрузки сообщения нажмите кнопку воспроизведения (Play). Это помечает сообщение как прочитанное (Read) (сообщение больше не отображается жирным шрифтом и индикатор  сообщений ожидающих прочтения на вашем телефоне погаснет, если бы это было ваше единственное непрочитанное сообщение).

• Чтобы удалить сообщения или пометить их как прочитанные или непрочитанные, установите флажок для каждого сообщения, c которым вы хотите осуществить какие-то действия. Затем нажмите на соответствующую иконку (в верхней части списка). Если вы удаляете сообщения, вам будет предложено перепроверить действие. Если вы действительно хотите удалить сообщение, нажмите кнопку Да, удалить.

• Для перемещения сообщений в другую папку, установите флажок для каждого сообщения, которое хотите переместить, выберите папку, к которой принадлежат сообщения, а затем нажмите Переместить в Папку.

• Для пересылки сообщения другому пользователю Switchvox, установите флажок для каждого сообщения, которое вы хотите переслать, выберите добавочный, на который их надо перенаправить, а затем нажмите Направить.

• Для сортировки списка сообщений по столбцам, нажмите на название столбца.

Удаление локальной копии

ДА указывает, что голосовое сообщение будет удалено из вашего почтового ящика Switchvox после того, как будет отправлен на ваш адрес электронной почты. Эта опция позволяет обрабатывать голосовую почту полностью через свою учетную запись электронной почты.

Пересылка

Вы можете автоматически пересылать все голосовые сообщения этого добавочного на другие добавочные в Switchvox. Это полезно для общих добавочных, таких как "Бухгалтерия" или "Доставка", или для добавочных в очереди, таких как "Служба поддержки клиентов". Звонящие могут оставить сообщение на одном добавочном, затем сообщение пересылается соответствующим сотрудникам.

Это также удобно использовать внутри компании, если вы хотите отправить сообщение всем в группе.

• Вы можете пересылать сообщения на группы добавочных или на добавочные. Выберите и добавьте группу добавочных или добавочный.

• Чтобы удалить сообщение из почтового ящика добавочного после того, как сообщение было переслано, установите Delete on Forward в режим ДА.

• Для отправки сообщений всем получателям, выберите Послать Всем из  выпадающего списка Тип переадресации.

• Для отправки сообщений в адрес одного получателя, выберите функцию Round Robin. С функцией Round Robin Switchvox пересылает каждое сообщение следующего получателю, перемещаясь по списку получателей в том же порядке, в котором они перечислены. Если вы используете группы добавочных, группы используются в порядке, в котором они указаны в выборке, и в порядке, указанном  внутри самой группы.

Факсы

Ваши факсы приходят на папку Факс. Ваши исходящие факсы хранятся в папках Черновики, Исходящие и Отправленные.

Папка Черновики включает в себя файлы, которые вы напечатали на принтере факс Switchvox.

Папка Исходящие включает в себя факсы, которые Switchvox пытается отправить в данный момент (или не смог отправить).

Папка Отправленные включает факсы, которые Switchvox успешно отправил.

Для отправки факсов вы должны установить факс лицензию и программное обеспечение. Детали смотрите в Дополнительные продукты Digium.

Отправка факса. Чтобы отправить факс сделайте следующее:

• Поставьте галочку (вы можете отправить только 1 факс в каждый момент времени)

• Кликните на иконку Факс (вверху списка).

• Введите номер факса.

• Введите номер факса, на который вы хотите отправить этот факс.

• Кликните Отправить факс.

ВАЖНО: Когда вы вводите номер факса, убедитесь, что вы ввели все необходимые префиксы, которые Вы обычно используете для дозвона.

Во время передачи ваш факс будет находиться в папке Исходящие, а после успешной отправки переместится в папку Отправленные. Если Switchvox не смог дозвониться на другой номер факса для отправки, факс остается в папке Исходящие.

ПРИМЕЧАНИЕ: Switchvox отправляет уведомления по электронной почте об отправке факса. Эти уведомления показывают статус вашего факса. Статус Ожидающий отправки - это факс, который по-прежнему отправляется (факс может находиться в статусе Ожидающий отправки некоторое время, если Switchvox  пробует отправить его несколько раз). Отправленный факс - успешно отправленный факс. Неотправленный факс - факс, который не был получен по указанному номеру факса. Для получения дополнительной информации о настройке факсовых уведомлений см. в разделе Факс на стр. 65.

Предпросмотр.

• Нажмите кнопку Предпросмотр, чтобы просмотреть первую страницу факса.

• Чтобы увидеть или скачать факс, нажмите Скачать. Т.о. факс помечается как прочитанный и больше не выделен жирным шрифтом.

Удаление.

•  Чтобы удалить факсы, или пометить их как прочитанные или непрочитанные, установите флажок для каждого факса, на который Вы хотите повлиять. Затем нажмите на соответствующую иконку (в верхней части списка). Если вы удаляете факсы, вам будет предложено проверить действие, что вы действительно хотите удалить факсы. Нажмите кнопку ДА, если вы действительно хотите удалить факсы.

Перемещение в другую папку

• Для перемещения факсов в другую папку, установите флажок для каждого факса, который вы хотите переместить, выберите папку, в которую вы хотите их переместить, затем нажмите кнопку Переместить в папку.

Перенаправление

• Для перенаправления факсов на другого пользователя Switchvox, установите флажок для каждого факса, который вы хотите перенаправить, выберите добавочный, на который вы хотите направить их, а затем нажмите Перенаправить.

• Для сортировки по столбцам в списке сообщений, кликните на название столбца.

Для дополнительной информации см. страницу Отправка факсов, с.71

Опции Факса

Опции Факса позволяют настроить работу факса. Можно ввести несколько адресов электронной почты для получения уведомлений о новых входящих факсах, создать заголовок факса, и назначить определенный добавочный  только для отправки факсов.

Вы должны установить лицензию факс и программное обеспечение для факсов. Для более подробной информации см. дополнительные продукты Digium.

Отправка и получение. Эти опции управляют факсами для этого добавочного.

Рассматривать все исходящие звонки как факсы. ДА указывает, что этот добавочный является факсом и не будет делать голосовые вызовы. Switchvox обрабатывает все исходящие действия как факсы:

Распечатать факс-файл. Положите его в папку Исходящие Факсы в почтовом ящике добавочного.

Отправить факс. НЕТ означает, что этот добавочный может совершать голосовые звонки и отправлять факсы.

Заголовок факса. Этот заголовок будет включен в каждый факс, который вы посылаете. Например:

Digium, Inc | 256.428.6000 | Факс: 256.864.0464

Это информация, которая печатается по самой верхней части страниц факса (чтобы не быть путать с титульной страницей).

Приложения голосовой почты телефона DIGIUM

Встроенное приложение голосовой почты для вашего телефона Digium позволяет использовать интерактивную голосовую почту непосредственно с настольного телефона. Если у вас есть непрослушанные сообщения, индикатор ожидающего сообщения (в правом верхнем углу вашего телефона) мигает красным цветом.

Нажмите кнопку Msgs для отображения голосовой почты. Любое сообщение со звездочкой (*) не было проиграно. Чтобы прослушать сообщение, выберите его и нажмите клавишу Play.

Система Голосовой почты

Когда вы звоните в систему Голосовой почты у вас есть несколько опций:

• Прослушать сообщение

• Переслать сообщение

• Сохранить сообщение

• Отправить ответное сообщение

• Обратный звонок оставившему сообщение абоненту

• Перемещаться по папкам голосовой почты

• Записать приветствия

Ниже представлена картинка, на которой представлены все опции системы Голосовой почты.

Установка Голосовой почты на ваш компьютер

Ваш почтовый ящик Switchvox использует IMAP, протокол, который дает приложениям электронной почты на вашем компьютере доступ к внешним сообщениям, как если бы они были сохранены на вашем компьютере. В данном случае это означает, что вы можете получить доступ к голосовой почте и факсы в вашем почтовом ящике на Switchvox с помощью приложения электронной почты (например, Microsoft Outlook или Mozilla Thunderbird).

Ваш почтовый ящик Switchvox не предлагает сервис исходящей почты, поэтому, если вы хотите перенаправить сообщение или факс с вашей электронной почты, вы должны использовать вашу обычную учетную запись электронной почты для подобных исходящих сообщений.

Чтобы настроить почтовый ящик Switchvox IMAP на вашем рабочем столе, вам потребуется следующая информация:

IP-адрес или доменное имя вашего почтового сервера Switchvox. Это тот же IP или имя, которое вы используете для личного кабинета Switchvox.

Адрес вашей электронной почты, который в этом случае будет вашим добавочным номером, знак @, затем Ваш IP-адрес или доменное имя. Например:

101@192.168.0.100 или 101@pbx.mybusiness.com.

Ваше имя пользователя, которым в этом случае будет ваш добавочный номер.

Ваш пароль, который таким же, какой вы используете для входа в личный кабинет Switchvox для получения своей голосовой почты.

В приложении вашей электронной почты запустите процесс чтобы создать новую учетную запись электронной почты. Когда вам будет предложено ввести тип сервера входящей почты для учетной записи, выбрать IMAP. Введите остальную запрашиваемую информацию.

ВАЖНО: Если у вас возникли проблемы с использованием вашей учетной записи Switchvox IMAP в приложении электронной почты, поговорите с вашим администратором Switchvox. Вполне возможно, вы нужно использовать другой номер порта, а не порт по умолчанию (143), или вам необходимо установить

определенные параметры безопасности.

Подписка на папки

После того, как ваша учетная запись Switchvox IMAP настроена в приложении электронной почты на компьютере, вы можете управлять теми же папками, которые находятся в почтовом ящике Switchvox (голосовая почта / факс > Почтовый ящик).

Вы можете подписаться на все папки, или только те, которые вы хотите использовать. Если вы отписываетесь от папки, она все еще будет находиться в вашей учетной записи IMAP, она просто не будет показывается в вашем приложении электронной почты. Вы всегда можете подписаться на нее позже.

Вы также можете создавать папки с помощью приложения на компьютере и эти папки будут доступны в вашем личном кабинете.

Чтобы подписаться на ваши папки IMAP в Microsoft Outlook нужно подчеркнуть ваши Входящие Switchvox IMAP и выбрать Tools > IMAP Folders.

Чтобы подписаться на ваши папки IMAP в Mozilla Thunderbird, выделите учетную запись и выберите Файл> Подписаться.

В обоих приложениях, окно Папки IMAP отображается и вы можете подписаться и отказаться от подписки на них.

5. Факсы

Установка факсового принтера

Спросите администратора Switchvox доступен или нет факс на вашем Switchvox. Для того чтобы факсы на Switchvox были доступны необходимо сначала настроить принтер, который можно использовать из любого приложения. Сделать это нужно один раз.

В зависимости от окружения рабочего стола есть много способов, чтобы настроить принтер, но есть некоторая конкретная информация, которая нужна вам чтобы создать Switchvox Факс Принтер:

• Для операционных систем на Windows используется URL

http://YourDomain:631/printers/faxprinter

Доменом является домен, который вы обычно используете для Switchvox. Это может быть IP-адрес или доменное имя.

• Для операционных систем на Linux или Macintosh  используется URL

http://ext:password @ имя_домена: 631/printers/faxprinter

пароль для добавочного соответствует вашему паролю, который вы используете для голосовой почты Switchvox.

Доменом является домен, который вы обычно используете для Switchvox. Это может быть IP-адрес или доменное имя.

• Для любой операционной системы используйте универсальный драйвер PostScript-принтера:

• Для операционных систем на Windows выбрать универсальный драйвер MS Publisher Colored Printer.

• для операционных систем на Linux и Macintosh, выбрать универсальный драйвер Postscript Printer.

Отправка факса

После того как ваш факс принтер настроен вы можете создать факс из любого приложения.

• В документе выберите опцию Печать. В диалоговом окне Печать выберите новый "принтер факса" в качестве принтера для использования, и распечатайте файл.

• Перейдите в личный кабинет, раздел голосовая почта / факс > Почтовый ящик.

• Выберите Факс Черновики из выпадающего списка Просмотреть Папку. Откроется ваша папка Факс Черновики и со списком ваших черновиков.

• Страница, которую вы только что напечатали, находится в списке. Вы можете просмотреть первую страницу, или скачать PDF всего факса.

• Установите флажок для факса

• Нажмите на значок факса (в верхней части списка).

• Введите номер факса, на который вы хотите отправить этот факс.

• Нажмите кнопку Отправить факс.

• Во время отправки ваш факс находится в папке Исходящие и будет перемещен в папку Отправленные когда он был успешно отправлен.

6.Отчетность

История звонков

История звонков представляет собой простой список звонков, которые были сделаны на или с вашего добавочного.

Вы можете выбрать диапазон дат, установив даты От и До. Нажмите кнопку Просмотр журнала, чтобы увидеть Историю в окне браузера или нажмите кнопку Выход в .XLS файл, чтобы скачать файл XLS.

История вызовов включает дату звонка, номер звонящего или вызываемого, тип звонка (входящий или исходящий), время вызова и продолжительность разговора.

Чтобы увидеть все детали звонка, которые есть в Switchvox, нажмите кнопку  Детали. Пройдите в Отчетность > История звонков. Там отражены страницы истории вызовов.

• Введите От и До даты чтобы увидеть списку вызовов для этого диапазона дат.

• Нажмите кнопку Просмотр истории для отображения результатов в нижней части страницы под историей вызовов.

Нажмите вывод XLS файла чтобы скачать XLS файл истории вызовов, который  можно открыть с помощью приложений, таких как Microsoft Excel.

Результаты Истории звонков включают дату звонка, номер звонящего или вызываемого, тип звонка (входящий или исходящий), время вызова и продолжительность разговора.

• Чтобы увидеть все детали звонка, которые есть в Switchvox, нажмите кнопку  Детали.

Отчеты по звонкам

Отчеты по звонкам позволяют сгенерировать отчеты вызовов на основе диапазона дат и указанных вами условий. Вывод информации может быть в виде графика, списка, браузера и XML формы.

Пройдите Отчетность > Отчеты по звонкам. При этом отобразится страница Отчеты по звонкам.

• Введите даты От и До, чтобы обработать звонки за определенный диапазон дат.

• Выберите Да или Нет, чтобы не учитывать выходные дни, если ваша организация не работает в выходные дни.

• Выберите тип отчета из выпадающего списк. Разбивка отчетов:

•По дате

•По аккаунту

•По часам

•По дням

•Всего

• Выберите поле отчета из списка:

•Всего звонков

•Всего исходящих звонков

•Всего входящих звонков

•Общее время разговора

•Общая продолжительность звонков

•Среднее время разговор

•Средняя продолжительность звонка

• Нажмите Графики для отображения результатов в виде графика в соответствии с выбранным полем Отчета.

• Нажмите кнопку Просмотр отчета для отображения результатов в нижней части страницы в Отчете по звонкам.

• Нажмите Вывод XLS-файл чтобы скачать XLS файл истории, который можно открыть с помощью приложений, таких как Microsoft Excel.

История звонков включает дату звонка и тип поля данных для этой даты.

7.Switchboard

Switchboard - графическое отображение того, что происходит на Switchvox. Он показывает ваши собственные звонки, звонки ваших коллег, звонки в очереди, и ваш парковки. Вы можете перетащить звонки для перевода, и осуществлять звонки одним кликом, перехватывать звонки, записывать или мониторить звонки, входить и выходить из очередей звонков и многое другое.

В дополнение к возможностям Switchvox он также обладает веб архитектурой, которая позволит интегрировать другие веб-приложения с вашими звонками. В Switchboard уже встроенны панели SugarCRM, Salesforce и Google Maps и вы может создать собственные панели с URL на ваш выбор.

Обучающие видео по Switchboard находятся

по ссылке http://www1.digium.com/en/products/switchvox/resources/product-demos.

Использование Switchboard

Чтобы открыть Switchboard нажмите на кнопку Switchboard в верхнем правом углу в личном кабинете. Т.о. Switchboard будет загружен для вашего добавочного.

В правом верхнем углу Switchboard вы можете увидеть количество сообщений голосовой почты, старых и новых. Также есть выпадающее меню, которое позволяет вам контролировать ваш Switchboard и выпадающее меню Мой статус, который позволяет вам менять ваш статус.

Ваш Switchboard позволяет иметь до шести активных линий на вашем добавочном (в текущей панели вызовов), независимо от возможностей вашего телефона.

Опции

Параметры выпадающего списка позволяет вам контролировать то, что находится на вашем Switchboard, и как это выложено. Это также позволит вам выбрать модель телефона вы хотите использовать из вашего списка конвергентных телефонов. Ниже описаны опции меню.

ПРИМЕЧАНИЕ: Ваш администратор Switchvox должен дать вам права на использование многих опций. Если вы видите описанную здесь опцию, которая вам недоступнам, обратитесь к администратору.

Сохранить расположение. Сохранить расположение позволяет сохранить расположение ваших окон и панелей Switchboard. В следующий раз, когда вы открываете Switchboard, окна будут такого же размера, и те же Панели будут  открыты в том же месте.

Панели. Панели позволяют открывать и закрывать все Switchboard панели, на которые у вас есть разрешение на использование. Каждая из ваших Телефонных книг доступна в качестве отдельной панели. Смотрите следующие разделы для описания панелей.

Мой телефон. Мой телефон позволяет выбрать телефон, который представлен в списке Ваших конвергентных телефонов.

Панели Switchboard

Текущие вызовы

Текущие вызовы отображают все активные вызовы вашего добавочного и дают вам много опций для обработки этих звонков. У вас может быть до шести текущих вызовов в Switchboard, даже если ваш телефон не поддерживает так много.

ПРИМЕЧАНИЕ: Для использования конвергентных телефонов со Switchboard, выберите такой телефон из выпадающего списка Мой Телефон.

Вызов. Если вы не хотите отвечать на вызов, нажмите кнопку Отправить, чтобы отправить вызов на ваш Правила Вызовов. По умолчанию звонок будет отправлен на вашу голосовую почту.

Удержание и возобновление. Когда вы уже приняли вызов, нажмите на кнопку Удержать, чтобы перевести вызов на удержание. Кнопка затем переименовывает себя в Возобновить. Нажмите Возобновить, чтобы вернуться к вызову.

Принять еще один звонок. Вы можете поместить активный вызов на удержание и затем ответить на другой входящий вызов. У вас может быть до шести текущих вызовов в Switchboard, даже если ваш телефон не поддерживает так много.

Перевод звонка: с подтверждением и слепой. Чтобы перевести вызов на кого-то из вашей телефонной книги, просто нажмите кнопку вызова и перетащите его из текущих вызовов в запись в телефонной книге. Вы можете перевести вызов в любое время, даже если у вас есть уже вызов на удержании, или если  у другого добавочного уже есть активный вызов.

В переводе звонка с подтверждение вы ставите абонента на линии на удержание, затем звоните своему коллеге, чтобы уведомить его или ее, что вы хотите перевести на него/нее звонок абонента и завершаете перевод. При слепом переводе вы просто перетаскиваете вызов к записи в телефонной книге.

Перевод на голосовую почту. Чтобы перевести вызов на голосовую почту вашего коллеги, просто нажмите на звонок и перетащите его из текущих вызовов в значок "конверт" в записи в телефонной книге. Это удобно, если вы знаете, что ваш коллега не может принять вызов.

Запись разговора. Когда вы говорите по телефону, Вы можете начать и остановить запись вашего звонка. Запись будет отправлена на Ваш ящик голосовой почты, где вы можете сохранить или переслать его. Вы можете уведомить или нет другую сторону, что вы записываете на вызов.

Справочник

Справочник дает вам доступ к внутреннему справочнику (со всеми телефонами компании, а не только вашими контактами), которые определяются вашим администратором Switchvox. Вы можете кликнуть и перетащить вызов к записи в Панель Справочника для перевода вызова на любого добавочного.

Парковочный слот

Парковка позволяет парковать вызов таким образом, что может быть подобран с другого добавочного. Для парковки вызова, просто нажмите и перетащите вызов на паркововочный слот. Затем вы или любой из ваших коллег может со своего телефона набрать добавочный номер парковки и подключиться к звонящему абоненту.

ПРИМЕЧАНИЕ: добавочный должен иметь права чтобы забирать припаркованные вызовы.

Профиль

В Профиле отображается профиль владельца добавочного, с которым вы говорите.  Информацию в профиль может внести или администратор Switchvox или владелец добавочного. См. Мой аккаунт, стр. 8 для подробной информации о профилях.

Профили могут быть показаны в Switchboard и на телефоне, который использует Расширенные возможности телефона.

Эта панель также предлагает следующие опции в один клик для звонков на  добавочные:

Чат. Начать чат с добавочным.

Вызов. Позвоните добавочному. Switchboard зазвонит на вашем телефоне а затем, когда вы поднимите трубку, позвонит на добавочный. (Вы можете настроить ваш телефон чтобы он автоматически отвечал на вызовы со Switchboard, см. Автоматический ответ на инициированные Switchboard звонки).

Голосовая почта. Позвоните на голосовую почту добавочного. Switchboard звонит на ваш телефон, после вашего ответа он звонит на голосовую почты добавочного и после этого вы можете оставить сообщение. (Вы можете настроить телефон так, чтобы он автоматически отвечал на звонки со Switchboard, см. Автоматический ответ на инициированные Switchboard звонками).

Телефонная книга

Телефонная книга отображает записи в телефонной книге. Вы можете нажать на любую запись чтобы набрать этот номер. Некоторые добавочные могут отображаться как расширенные записи, которые помогут вам более эффективно общаться с этим человеком.

Записи с обычным доступом. Записи с обычным доступом в телефонной книге показывают добавочные ваших коллег или наиболее часто набираемые внешние телефонные номера. Каждый добавочный показан со своим статусом, и вы можете нажать на любой из них для ускорения набора добавочного или внешнего телефонного номера.

Записи с обычным доступом  иконки плюс (+) с возможностью набрать дополнительный номер этого человека, общаться в чате, или домофон.

ПРИМЕЧАНИЕ: у вас должны быть права на использование чата и громкой связи. Чат может быть  недоступен, если по каким-то причинам вы не можете общаться с этим человеком.

Записи с расширенным доступом. Записи с расширенным доступом телефонной книги это все записи с обычным доступом, но они также позволяют выполнять следующие действия с этим добавочным:

• Перехватить входящий звонок

• Видеть номер звонящего

• Записать разговор

• Мониторить звонок (звонящие не будут слышать вас)

• Вмешаться в разговор (оба звонящих будут слышать вас)

• Подсказка в разговоре (только ваш коллега будет вас слышать)

Примечание: Вы должны иметь разрешение на использование каждой из этих опций.

Статус. Все записи в телефонной книге отображают статуса абонента, который помогает вам и вашим коллегам переводить звонки друг на друга в зависимости от статуса. Статус Отошел или Расширенный Отошел может включать в себя комментарии.

Громкая связь. Все записи телефонной книги могут включать в себя опцию громкой связи, которая позволяет говорить любому сотруднику, через динамик на его / ее телефоне, и получателю не нужно поднимать трубку, чтобы ответить на ваш звонок.

Примечание: Вы должны иметь права на использование этой опции.

Перехват звонка. Записи с расширенным доступом в телефонной книге могут включать в себя опцию перехвата звонка (зеленая стрелка "вверх"). Один клик и входящий звонок вашего коллеги также зазвонит на вашем добавочном.

Примечание: Вы должны иметь права на использование этой опции.

Запись разговоров. Записи с расширенным доступом телефонной книги могут включать в себя опцию записи. Запись начинается одним кликом и отправляет записи на ваш ящик голосовой почты.

Примечание: Вы должны иметь права на использование этой опции.

Мониторинг. Записи с расширенным доступом телефонной книги могут включать в себя опцию мониторинга. При мониторинге звонка звонящие не будут вас слышать.

Примечание: Вы должны иметь права на использование этой опции.

Вмешаться в разговор. Записи с расширенным доступом телефонной книги могут включать в себя опцию вмешаться в разговор. При мониторинге оба звонящих будут слышать вас.

Примечание: Вы должны иметь права на использование этой опции.

Подсказка в разговоре. Записи с расширенным доступом телефонной книги могут включать в себя опцию подсказка в разговоре. При подсказке в разговоре только ваш коллега будет вас слышать.

Примечание: Вы должны иметь права на использование этой опции.

Чат

Чат позволяет вам отправлять текстовые сообщения в интерактивном режиме вашим коллегам через Switchvox. На главной странице Чат панели показан список людей, с которыми вы можете начать чат, дважды кликнув на них. Или введите Jabber ID и нажмите кнопку Пуск чат.

ПРИМЕЧАНИЕ: Сторонние чат клиенты на вашем компьютере, такие как Pidgin, могут быть использованы со Switchvox XMPP-сервером в дополнение к функции чат на Switchboard. Если чат-клиент автоматически меняет статус на основе вашего времени бездействия, это может привести к нежелательным изменениям в ваших правилах вызова. Например, если время вашего бездействия в Pidgin больше 5 минут, ваш статус поменялся на Отошел и у вас есть правила вызова на основе Статуса Отошел, то правила вызова будут перенаправлять ваши звонки на другой номер так, как если бы вы действительно отошли от вашего телефона.

Примечание: Вы должны иметь права на использование этой опции.

Очереди вызовов

Каждая панель Очереди вызовов в Switchboard содержит данные по активности в этой очереди и статистику за день.

Войти или выйти из очереди можно в один клик. Или вы можете выставить свой ​​статус на паузу и добавить комментарий, показывающий вашим коллегам почему вы являетесь недоступными и когда вы вернетесь.

Примечание: Вы должны иметь права на использование этой опции.

CRM

CRM panels integrate with your CRM application. Когда у вас звонит телефон, вся информация об этом клиенте сразу же отображается, прежде чем вы даже поднимите трубку!

Примечание: Вы должны иметь права на использование этой опции.

Google Maps

Google Maps показывает на карте где территориально находится звонящий на основе почтового индекса и телефонного кода. Появится всплывающее окно, которое позволяет увидеть предыдущие места нахождения абонента.

Примечание: Вы должны иметь права на использование этой опции.

Собственные панели

Ваш администратор Switchvox  может настроить пользовательские панели, которые интегрируются с веб-приложениями. Обратитесь к администратору для получения дополнительной информации.