GUÍA PARA DIAGNÓSTICO Y PLANIFICACIÓN DE TRABAJO CON COMUNIDADES 2015

1. Presentación

1.1 Elementos básicos para el diagnóstico

1.2. ¿Dónde se encuentra la información que necesitamos?

2. Objetivo

3. Metodología: Análisis de información y Proyección del trabajo con comunidades

3.1. Conocer las variables del diagnóstico y planificación por comunidad

3.2. Adecuación de la herramienta al contexto local

3.3. Análisis de la información existente: Revisión de documentos y DIálogo con coordinadores y Mesas de Trabajo

3.4 Completar la Matriz de diagnóstico y planificación por comunidad

ANEXO 1: Variables del diagnóstico y planificación por comunidad

1. Presentación

El Diagnóstico y Planificación por comunidad, es el proceso que permite que la planificación institucional tenga como base principal las características, las necesidades y los intereses de las comunidades con las cuales trabajamos; todo eso, a partir del análisis de la información existente a nivel institucional y el diálogo con los asentamientos y los equipos de comunidad.

Este año, la herramienta para el diagnóstico y planificación por comunidad está diseñada para simplificar el trabajo de todas las personas involucradas y obtener los mejores resultados posibles, para ello, hay tres cosas fundamentales en las cuales el proceso mejoró:

1. El diagnóstico y la proyección del trabajo a realizar en cada comunidad se harán en un solo paso, ahorrando tiempo y trabajo a los equipos y finalizando el ejercicio con la primera propuesta de trabajo en conjunto con las comunidades a desarrollarse en 2015.
2. Todo el proceso será realizado en conjunto por todas las áreas de trabajo en terreno y los equipos de comunidad del país o la región.
3. Como consecuencia del punto anterior, ya no será necesario realizar un relevamiento de información por área y su posterior consolidación institucional, ésta vez trabajaremos en un solo consolidado desde el inicio.

1.1 Elementos básicos para el diagnóstico

1. Será liderado por las Direcciones de las Áreas sociales, con la coordinación constante de la Dirección Social o Director de Sede (si corresponde).
2. Las coordinaciones y los equipos de comunidad son protagonistas en este proceso y en las instancias que se realicen, ya que la planificación del trabajo en comunidad responde a las características de la comunidad y no solamente a la capacidad institucional.

3. Las comunidades que deberán ser incluidas en el diagnóstico y la planificación, son TODAS aquellas en las que actualmente estamos trabajando y si es posible, todas aquellas en las que hemos trabajado en algún momento. En caso de ser muchos los asentamientos con los que hemos trabajado, se propone priorizar, apuntando a la mayor cantidad posible.

4. La información del diagnóstico y la planificación se registra en la matriz: “Diagnóstico y Planificación por comunidad”, según los pasos descritos en el apartado 3 de este documento: “Análisis de la información y Proyección del trabajo con comunidades” y los criterios de respuesta detallados en el Anexo 1: “Variables del diagnóstico y planificación del trabajo con comunidades”.

1.2. ¿Dónde se encuentra la información que necesitamos?

Esta información es conocimiento institucional que algunas veces se encuentra registrado en diferentes documentos y otras veces lo tienen las personas que lideran los procesos en las comunidades, por lo tanto debemos hacer uso de herramientas como las siguientes:

1. El diálogo con los equipos de comunidad que trabajan constantemente con cada una de ellas y por eso cuentan con conocimiento y comprensión de lo que sucede en cada asentamiento.
2. La información levantada y sistematizada a través de: 

1. Fichas de Asentamiento
2. Encuestas de caracterización de hogares (Antiguo “Catastro HS”)
3. Sistematizaciones de Asambleas o Reuniones de Diagnóstico Participativo Comunitario
4. Planes de acción de la Mesa de Trabajo
5. Encuestas para la asignación de viviendas de emergencia
6. Encuestas de caracterización socio-habitacional (Áreas de Desarrollo del Hábitat)
7. Sistematizaciones de construcciones realizadas o consultas a jefes de escuela.
8. Focus Group con la Mesa de Trabajo (se trata de aprovechar la mesa programada en los casos que lo consideremos oportuno, no de generar nuevos espacios)
9. Informes anuales del trabajo en comunidad disponibles (realizados en conjunto por todas las áreas sociales o por alguna de ellas en específico)
10. Memoria de Apertura de la Mesa de Trabajo o Reportes Comunitarios (Informe de gestión de la MT)
11. Evaluaciones Trimestrales de la Mesa de Trabajo
12. Cualquier otra herramienta de gestión, sistematización o monitoreo empleada por los equipos locales

3. Información de Diagnóstico y Planificación por comunidad 2014.

2. Objetivo

Planificar el trabajo con comunidades a partir de sus características, necesidades e intereses de Desarrollo Comunitario mediante el análisis de la información existente de los asentamientos con los que hemos trabajado y estamos trabajando.

De esta manera, la proyección sobre el crecimiento y fortalecimiento de nuestro trabajo en estas comunidades se hará de manera responsable y efectiva. Los resultados de este proceso, son la primera propuesta de trabajo y el primer insumo para la planificación, no obstante, deberán regularse de acuerdo a la capacidad institucional con que cuente cada país para su correcta implementación.

3. Metodología: Análisis de información y Proyección del trabajo con comunidades

3.1. Conocer las variables del diagnóstico y planificación por comunidad

En el anexo 1: “Variables del diagnóstico y planificación por comunidad”, se encuentra una descripción detallada de cada una de las dimensiones y variables que tomaremos en cuenta para el proceso planteado,ésta son las variables que aparecen en la Matriz de Diagnóstico y Planificación, por lo que conocerlas es lo que nos permite un buen uso de esa herramienta.

3.2. Adecuación de la herramienta al contexto local

Si bien, la matriz en la cual trabajaremos nuestras primeras proyecciones del trabajo con comunidades es muy sencilla, requiere de dos adecuaciones puntuales en la dimensión “Programas” para que realmente sea funcional a su realidad local y su propia agenda programática. Estas adecuaciones son:

3.2.1. Incorporación de Programas locales en Educación y Trabajo a la matriz: Cada país debe incorporar en la matriz los programas que desarrolla en Educación y Trabajo para que éstos sean considerados en las proyecciones de trabajo 2015 con la comunidad en caso de que su implementación sea pertinente de acuerdo al diagnóstico comunitario participativo. Ló único que tiene que hacer el país es escribir el nombre de cada uno de sus programas en las celdas que dicen “Ejemplo” en cada una de las dimensiones de Trabajo y Educación. Así, contará con una matriz adecuada a su oferta programática. Si el número de programas es mayor a las celdas de ejemplo, pueden agregarse columnas hasta completar el número necesario para incorporar todos los programas.

3.2.2. Incorporación de otras temáticas abordadas: Sabemos también que cada país aborda temáticas diferentes a la Vivienda, la Educación y el Trabajo de acuerdo a su realidad local y las características, necesidades e intereses de Desarrollo Comunitario de las comunidades con las cuales trabajamos. Por la razón anterior, la matriz cuenta con espacios para que cada país incorpore esas temáticas específicas y los programas y proyectos correspondientes siguiendo el formato que hemos aplicado a todos los programas/proyectos anteriores. Es importante que en cada temática exista una columna de “Otros proyectos desarrollados en la temática” para que no se quede por fuera ninguna iniciativa comunitaria.

3.3. Análisis de la información existente: Revisión de documentos y DIálogo con coordinadores y Mesas de Trabajo

Antes de volcarnos a llenar la Matriz, tenemos que analizar la información existente en las fuentes primarias (los equipos de comunidad y los planes de acción de las mesas de trabajo) y secundarias (documentos de gestión y datos históricos) que se mencionaron en el apartado 2 de este documento.

Este es el paso de mayor importancia en todo el proceso, pues es el que garantiza que la información que registramos en nuestra planificación corresponde al trabajo comunitario a realizar durante 2015 según las características, necesidades e intereses de Desarrollo Comunitario de los asentamientos con los cuales vamos a trabajar.

Las fuentes secundarias, deben consultarse para una primera aproximación al estado de la situación en cada comunidad y las fuentes primarias para conocer si la información registrada es realmente válida, si los planes de acción de las mesas de trabajo han sufrido modificaciones o si existen proyecciones de programas y proyectos que no han sido registradas en ningún lugar.

Para este proceso, deben realizarse jornadas o grupos focales de planificación con los equipos comunitarios, de manera que tengan una participación protagonista en el proceso, que los resultados del mismo corresponda con la realidad comunitaria en la que trabajan y que haya una construcción colectiva de las metas institucionales 2015, garantizando así la apropiación de la misma por todas las personas involucradas.

3.4 Completar la Matriz de diagnóstico y planificación por comunidad

Este paso permite consolidar la información existente y proyectar el trabajo a realizar durante el 2015. Esta información debe registrarse una vez que se haya analizado la información existente y dialogado con los equipos de comunidad, los equipos de programas y las Mesas de Trabajo para conocer sus proyecciones de trabajo en cad auna de las comunidades.

3.4.1. Llenado por país/región

Cada país puede elegir dos modalidades de llenado de la matriz:

1. Todas las sedes registran la información en una sola hoja de la matriz, en esta modalidad pueden establecer filtros nacionales que permitan un análisis integral.
2. Cada sede puede llenar una hoja de la matriz.

3.4.2. Llenado por comunidad:

Para llenar la matriz, trabajaremos por comunidad y para cada una de ellas, iremos analizando cada una de las variables tomando en cuenta: el trabajo ya realizado en la comunidad y con base en eso, el que debemos realizar.

Cada variable tiene opciones de respuesta, en la mayoría de las variables se busca registrar el trabajo que se proyecta y no el trabajo que ya se realizó, esto último pasará únicamente en aquellas variables en las cuales no se debe proyectar trabajo, sino que la información actual permite el análisis integral del trabajo en el asentamiento, por ejemplo: organización comunitaria, relación TECHO- comunidad, Líderes participando de la Mesa de Trabajo, entre otras.

Es válido que en algunas variables de la matriz, a pesar de la revisión de fuentes secundarias y la consulta a fuentes primarias, no tengamos información de la comunidad para registrar, eso no invalida el diagnóstico, sino que denota el trabajo que debe realizarse en el futuro para relevar y registrar dicha información y así poder orientar correctamente el trabajo del TECHO. Es decir, cuando no tenemos información proyectamos el proceso necesario para obtener esa información.

ANEXO 1: Variables del diagnóstico y planificación por comunidad

1. Ubicación Geográfica

Será el eje rector que nos permitirá organizar el listado de comunidades en las que hemos trabajado, siendo este el criterio común del TECHO, para la categorización de las comunidades. Registramos la siguiente información:

2. Coordinadores de Comunidad

Contar con la información de los coordinadores nos permite constatar en cualquier momento cualquier información que se registre en la matriz. De los coordinadores debemos registrar Nombre, Mail y Teléfono.

3 Comunidad

La dimensión “Comunidad” nos permitirá incluir los temas de organización y participación comunitaria en el análisis de cada asentamiento y así, si es necesario, priorizar con base en esa información al final del diagnóstico. Este análisis lo haremos a través de las siguientes variables:

4 Levantamiento de Información

Esta dimensión nos permite tener claridad sobre el tipo de información que hemos levantado  en cada comunidad y si esa información corresponde al trabajo que se va a realizar en ella. De esta manera podremos planificar las diferentes instancias de levantamiento de información necesarias para lograr un trabajo representativo de los intereses, necesidades y características comunitarias. Todo esto para lograr el trabajo con el mayor impacto posible en la calidad de vida y empoderamiento de las personas. Las variables que debemos analizar acá son las siguientes:

5 Programas

Esta dimensión, permite abordar los diferentes programas y los procesos básicos de éstos en los que así se considere necesario. Sin embargo, los espacios correspondientes a las temáticas diferentes a Hábitat y Habitabilidad (Educación, Trabajo y otras temáticas abordadas en el país)  requieren ser adaptados por el país de acuerdo a su propia propuesta programática, manteniendo siempre la columna de Otros proyectos relacionados a la temática para lograr identificar los proyectos del tema específicos a cada comunidad (y por lo tanto, no son programas de TECHO).

5.1 Hábitat y Habitabilidad:

5.2 Educación

5.3. Trabajo

5.4. Otra temática abordada por el país

Como sabemos, cada país aborda temáticas diferentes a la Vivienda, la Educación y el Trabajo de acuerdo a su realidad local y las características, necesidades  e intereses de Desarrollo Comunitario de las comunidades con las cuales trabajamos. Por esta razón, la matriz cuenta con espacios para que cada país incorpore esas temáticas específicas siguiendo el formato que hemos aplicado a todos los programas anteriores. Acá un ejemplo:

6 Instancia general de Trabajo con las comunidades

Una vez finalizado el proceso de Diagnóstico y proyección del trabajo con comunidades,se puede definir la “Instancia general de trabajo con la comunidad”, lo cual permitirá a los equipos saber en qué procesos se encontrarán trabajando mayoritariamente en toda la región y todo el país. Las posibilidades de respuesta en esta Dimensión son: