e-αρχειοθέτηση

Περιεχόμενα

Περιεχόμενα

Τι είναι η e-αρχειοθέτηση

Ποιοι χρειάζονται την e-αρχειοθέτηση

Τι κερδίζουν

Πως εφαρμόζεται

Απλή εφαρμογή

Ποια εφαρμογή να χρησιμοποιήσω για cloud drive;

Φάκελοι και ονοματολογία αρχείων

Φάκελοι

Ονοματολογία αρχείων

Παροχή υπηρεσίας dfs-archiving

Τι θα κερδίσω;

Πλήρης εφαρμογή dfs-archiving

Τι θα κερδίσω;

Ασφάλεια δεδομένων

Backups

Πρόσβαση - παραβίαση δεδομένων

Τι είναι η e-αρχειοθέτηση

Η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση είναι μια μεθοδολογία για την μετατροπή των εγγράφων σε ψηφιακά έγγραφα την αποθήκευση τους στο internet (cloud) και την κοινή χρήση τους από συγκεκριμένους χρήστες.

Ποιοι χρειάζονται την e-αρχειοθέτηση

Την χρειάζονται επιχειρήσεις οι οποίες διαθέτουν πάνω από 1 κατάστημα ή πρέπει να έχουν πρόσβαση στα έγγραφα και εκτός γραφείου. Μερικά παραδείγματα τέτοιων επιχειρήσεων είναι:

Τι κερδίζουν

Οι επιχειρήσεις αυτές συχνά αναγκάζονται να καταναλώνουν σημαντικό χρόνο ενός ή περισσοτέρων ατόμων για το μοίρασμα των εγγράφων αυτών αυξάνοντας το λειτουργικό τους κόστος.

Όταν δημιουργούν πολλαπλές εκδόσεις των εγγράφων αυτών, συχνά έχουν πρόβλημα να βρουν σε ποιον υπολογιστή ή ποια είναι η τελευταία έκδοση του αρχείου ή του εγγράφου.

Η διατήρηση των εγγράφων σε τοπικούς υπολογιστές ή εταιρικούς servers απαιτεί συχνά backups που σημαίνει χρόνο και κόστος.

Πως εφαρμόζεται

Η εφαρμογή της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης μπορεί να γίνει με πολύ απλό τρόπο και με μηδενικό κόστος όταν οι ανάγκες είναι μικρές ή με ειδικές εφαρμογές μέσω internet για ποιο περίπλοκες περιπτώσεις. Το κόστος στη δεύτερη περίπτωση ποικίλει ανάλογα με τα επίπεδα πρόσβασης και ασφάλειας.

Στον επόμενο πίνακα μπορείτε να δείτε ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησής σας, τι εφαρμογή σας χρειάζεται

Ανάγκες

cloud

drive

web

application

Μόνο για backup

<5 αξιόπιστοι χρήστες

Χρήστες με διαφορετικά δικαιώματα

Όγκος δεδομένων < 50GB

Όγκος δεδομένων >50GB

Αλληλεπίδραση μεταξύ των χρηστών σχετικά με τα έγγραφα

Ενσωμάτωση σε συστήματα διαχείρισης πληροφορίας

Απλή εφαρμογή

Σε περίπτωση που οι ανάγκες της επιχείρησης ή του ελεύθερου επαγγελματία είναι απλές και το μόνο που χρειάζεται είναι χώρος σε cloud drive τότε μπορεί να χρησιμοποιήσει κάποιες από τις δωρεάν εφαρμογές στην αρχή για να διαπιστώσει την ευχρηστία τους και στη συνέχεια (εάν οι ανάγκες σε όγκο ξεπεράσουν τα 5GB που δίνουν δωρεάν οι περισσότερες εφαρμογές) τότε μπορεί να δει ποια εφαρμογή θα χρησιμοποιήσει.

Ποια εφαρμογή να χρησιμοποιήσω για cloud drive;

Οι πιο διαδεδομένες εφαρμογές και τα χαρακτηριστικά τους που μπορεί να ενδιαφέρουν τον επαγγελματία ή την επιχείρηση είναι:

Google drive

Skydrive

Dropbox

Δωρεάν όγκος GB

5

7

2-18

Επίπεδα πρόσβασης

Ναι

Ναι

Όχι

Κόστος/έτος 100GB

$60

$50

$200

Online συνεργασία σε αρχεία WORD, EXCEL

Μόνο εάν έχετε το Office

Ναι έχει ενσωματωμένο online το office

Μόνο εάν έχετε το Office

Online συνεργασία σε google docs

Ναι. Η καλύτερη λύση για κοινή εργασία σε κείμενα και υπολογιστικά φύλλα

Όχι

Όχι

Εφαρμογή iphone

Ναι

Ναι

Ναι

Εφαρμογή android

Ναι

Ναι

Ναι

Εφαρμογή windows phone

Όχι

Ναι

Όχι

Για περισσότερες πληροφορίες και συγκρίσεις μπορείτε να δείτε τα εξής links: http://goo.gl/aRf9C ή http://goo.gl/8K3cT 

Εφόσον το έχετε αποφασίσει να χρησιμοποιήσετε την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση και βρήκατε ποια εφαρμογή σας ικανοποιεί, το επόμενο βήμα είναι να βάλετε τα αρχεία σας.

Φάκελοι και ονοματολογία αρχείων

Επειδή τα αρχεία που θα βάζετε μπορεί να αρχίσουν να γίνονται πάρα πολλά, αυτό που κάνουμε συνήθως είναι να δημιουργούμε πολλούς φακέλους και στο τέλος χανόμαστε σε ένα κυκεώνα φακέλων και αρχείων με άσχετα ονόματα.

Κατά συνέπεια είναι σημαντικό να ακολουθήσετε τις εξής απλές συμβουλές:

Φάκελοι

Δημιουργούμε φακέλους ανάλογα με τις διαφορετικές ομάδες χρηστών που έχουμε. Για παράδειγμα: Φάκελος πωλητών, λογιστηρίου, marketing, παραγωγής κ.λ.π. Εάν δεν έχουμε ομάδες τότε δεν έχει νόημα η δημιουργία φακέλων.

Προσοχή!!! Μη κάνετε το λάθος να δημιουργήσετε ξεχωριστό φάκελο για κάθε πελάτη εάν δεν είστε χονδρέμπορος που σημαίνει ότι έχετε το πολύ 30-50 πελάτες.

Ονοματολογία αρχείων

Χρησιμοποιούμε σταθερή ονοματολογία για τα αρχεία μας ώστε το όνομα του αρχείου να μας δείχνει τι ακριβώς είναι. Με τον τρόπο αυτό από την αναζήτηση μπορούμε να βρίσκουμε πολύ εύκολα όποιο αρχείο θέλουμε. Ένας απλός τρόπος είναι να βάζουμε στην αρχή του ονόματος συντομογραφία της κατηγορίας του αρχείου (π.χ. ΑΚΤ = ακτινογραφία) ή το ονοματεπώνυμο του πελάτη ή ΑΦΜ, ΑΜΚΑ ή άλλο κωδικό. Επίσης εάν το έγγραφο είναι επίσημο καλό είναι να βάζουμε και την ημερομηνία του εγγράφου (π.χ. την ημερομηνία μεταβίβασης σε μια άδεια κυκλοφορίας).

Παροχή υπηρεσίας dfs-archiving

Εάν θέλετε ανάλυση των εγγράφων σας και δημιουργία ονοματολογίας μπορούμε να την κάνουμε μέσα σε 1 εβδομάδα αξιοποιώντας την εμπειρία σε ηλεκτρονική αρχειοθέτηση που έχουμε από το 2008 σε επιχειρησείς με μεγάλες απαιτήσεις, όπως φαίνεται στον τιμοκατάλογό μας.

Τι θα κερδίσω;

Για έναν ελεύθερο επαγγελματία το κέρδος είναι η πολύ άμεση πρόσβαση στα αρχεία του, από όπου και αν βρίσκεται καθώς και η δυνατότητα να τα μοιραστεί με όποιον θέλει χωρίς να χρειάζεται να επιστρέψει στο γραφείο του ή να κουβαλάει τον υπολογιστή του, αφού μπορεί να κάνει την ίδια δουλειά και από το smartphone.

Για μια επιχείρηση το κέρδος διευρύνεται διότι όπως έχει αποδειχτεί μειώνεται σημαντικά ο φόρτος εργασίας για αρχειοθέτηση και μοίρασμα αρχείων με αποτέλεσμα όπου έχει εφαρμοστεί να έχουμε μέχρι και μείωση προσωπικού (ιδιαίτερα σε μεγαλύτερες επιχειρήσεις).

Όλα αυτά μάλιστα μπορεί να τα πετύχει ακόμα και με μηδενικό κόστος ή εάν έχει μέτριες απαιτήσεις με ένα κόστος που δεν ξεπερνάει τα 4 ευρώ/μήνα.

Πλήρης εφαρμογή dfs-archiving

Επειδή κάθε επιχείρηση είναι διαφορετική δεν έχουμε έτοιμες εφαρμογές που είναι για όλους. Το θεμέλιό της είναι μια πρωτοποριακή βάση δεδομένων που είναι αποτέλεσμα έρευνας 20 ετών και μας δίνει τη δυνατότητα να την προσαρμόσουμε με ελάχιστο κόστος σε κάθε επιχείρηση. Περιλαμβάνει τα εξής χαρακτηριστικά:

Χαρακτηριστικό

Επεξήγηση

Κρυπτογράφηση δεδομένων

Τα δεδομένα και έγγραφα δεν μπορεί να τα δει κανείς εκτός εάν έχει κωδικό χρήστη.

Επίπεδα χρηστών

Τα επίπεδα χρηστών σε κάθε διαδικασία ή έγγραφο είναι: Βλέπω, δημιουργώ, επεξεργάζομαι, διαγράφω.

Σύνδεση με πελάτες

Κάθε έγγραφο μπορεί να συνδέεται με έναν ή περισσότερους πελάτες - προμηθευτές.

Σύνδεση με προϊόντα

Κάθε έγγραφο μπορεί να συνδέεται με ένα ή περισσότερα προϊόντα.

Σύνδεση με projects

Κάθε έγγραφο μπορεί να συνδέεται με ένα ή περισσότερα projects.

Αναθέσεις εργασιών

Σε κάθε έγγραφο μπορούν να προστεθούν εργασίες που πρέπει να γίνουν από διάφορους αποδέκτες με προθεσμία ολοκλήρωσης.

Παρατηρήσεις - λέξεις κλειδιά

Σε κάθε έγγραφο μπορούν να προστεθούν παρατηρήσεις από τους εξουσιοδοτημένους χρήστες οι οποίες χρησιμοποιούνται και ως λέξεις κλειδιά.

Διαφάνεια

Κάθε ενέργεια που κάνει ο κάθε χρήστης καταγράφεται στο ιστορικό του και δεν μπορεί να σβηστεί από κανέναν. Το ιστορικό αυτό μπορεί να το δει ο ίδιος ο χρήστης.

Εύκολη εύρεση

Το dfs-archiving κάνει εξαιρετικά εύκολη την εύρεση αρχείων όχι μόνο γιατί τα έχει πολύ καλά ομαδοποιημένα αλλά και γιατί διαθέτει εύρεση όχι μόνο με βάση τον πελάτη ή προμηθευτή ή προϊόν ή project αλλά και με βάση τις παρατηρήσεις στο αρχείο που χρησιμοποιούνται ως λέξεις κλειδιά (key words).

Τι θα κερδίσω;

Η χρήση της εφαρμογής dfs-archiving σας δίνει σημαντικά πλεονεκτήματα στην καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης σας όπως φαίνεται στον επόμενο πίνακα. Η σημαντικότερη βελτίωση όμως είναι ότι μειώνεται σημαντικά το λειτουργικό σας κόστος με κατακόρυφη αύξηση της παραγωγικότητας των υπαλλήλων σας.

Τομέας βελτίωσης

Πελάτες

Πωλητές

Υπάλληλοι

Παραγωγικότητα

Άμεση απόκριση

Κατάργηση servers

Κατάργηση backups

Οργάνωση αρχείων - εγγράφων

Διαφάνεια εργασιών

Ασφάλεια δεδομένων

Είναι πολλοί ακόμα αυτοί που φοβούνται την τοποθέτηση των εγγράφων τους σε βάσεις δεδομένων στο internet αλλά αυτός ο φόβος πηγάζει μόνο από το άγνωστο για τους εξής λόγους:

Backups

Οι τράπεζες δεδομένων καταγράφουν τα δεδομένα σε περισσότερους από ένα δίσκους ταυτόχρονα και τηρούν συνεχώς backup με αποτέλεσμα η πιθανότητα να χάσετε τα στοιχεία σας να είναι σαφώς μικρότερη από τη λογική της διατήρησης σε χαρτιά ή σε τοπικούς σκληρούς δίσκους.

Πρόσβαση - παραβίαση δεδομένων

Επειδή ακούγονται πολλές ιστορίες για υποκλοπή δεδομένων, πολλοί πιστεύουν ότι εάν έχουν τα έγγραφα ή τα στοιχεία τους στο internet μπορούν κάποιοι να τους τα κλέψουν. Η αλήθεια είναι ότι είναι πολύ πιο εύκολο εάν κάποιος θελήσει τα στοιχεία σας, να κλέψει την επιχείρηση σας ή το notebook σας παρά να καταφέρει να μπει στην Τράπεζα δεδομένων. Άρα εάν χρησιμοποιείτε δύσκολους κωδικούς και δίνετε δικαιώματα πρόσβασης μόνο σε σεγκεκριμένους χρήστες, τότε έχετε τα στοιχεία σας σε ένα πολύ καλό χρηματοκιβώτιο.

Επιπλέον οι Τράπεζες αυτές έχουν σαφείς όρους ότι τα στοιχεία κρυπτογραφούνται και ούτε οι ίδιες μπορούν να τα δούνε σύμφωνα με τον κανονισμό της ΕΕ “Directive 95/46/EC on the protection of personal data”.

Σε περίπτωση πάντως που έχετε μεγάλες απαιτήσεις για ασφάλεια τότε μπορείτε να χρησιμοποιείτε κάποιο πρόγραμμα κρυπτογράφησης στα αρχεία σας πριν τα βάλετε στο cloud. Ένα τέτοιο (δωρεάν) πρόγραμμα είναι το: truecrypt το οποίο έχει τόσο υψηλού επιπέδου κώδικα κρυπτογράφησης που μόνο μυστικές υπηρεσίες προηγμένων κρατών θα μπορούσαν να σπάσουν.