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Outils pour les organisateurs du congrès
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Outils pour les organisateurs

Jypy, 14 janvierl 2017

v.1

Pré-requis

1.1 Compte gadz.org

1.2 Compte Google Apps @gadz.org

1.3 Navigateur Internet

1.4 TeamViewer (optionnel)

2. Kit de survie : les outils principaux

2.1 Liens utiles pour l'équipe

2.2 Les listes de diffusion courriel (Google Group)

2.3 Le partage de documents via dossier Google Drive

3. Outils supplémentaires

3.1 Le fichier de planification

3.2 L’agenda

3.2 Les conférences téléphoniques

2.6 Les réunions à la maison de l'ingénieur

  1. Pré-requis

Afin que toute l'équipe puisse collaborer efficacement, il est nécessaire d'utiliser les mêmes outils.

1.1 Compte gadz.org

Pour pouvoir communiquer facilement, privilégions les adresses courriel prenom.nom@gadz.org. Grace au compte gadz.org, chacun peut recevoir les messages envoyés à cette adresse sur la boite de son choix en configurant la redirection de son choix.

1.2 Compte Google Apps @gadz.org

Un compte Google Apps (également appelé compte G Suite depuis le mois d’octobre 2016)  est fortement recommandé, principalement pour que nous puissions partager des documents. Même si tu as déjà un compte Google public (en @gmail.com), assure toi que ton compte Google Apps gadz.org soit actif. Si ce n'est pas le cas, crée le via http://gadz.org/googleapps. Le mot de passe pour y accèder sera le même que ton mot de passe gadz.org (authentification universelle).

📝 Si tu as déjà un compte Google plublic (gmail.com), je te conseille de prendre connaissance des avantages de Google Apps par rapport à Google public.

 Important : une fois ton compte Google Apps @gadz.org crée, informe Jypy pour qu'il puisse activer ton compte dans le groupe congres2017@gadz.org et te donner accès aux documents partagés (voir plus bas).

 Important : si tu as un compte Google public (gmail.com) et un compte Google gadz.org, tu peux passer de l’un à l’autre en cliquant sur ton avatar (petite photo ou rond coloré avec une lettre à l’intérieur) en haut à droite de l’écran. Si tu n’es connecté qu’à un seul compte (voir aussi l'article Google relatif à cette fonction):

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1.3 Navigateur Internet

Le navigateur recommandé pour accèder Google Apps est Firefox. Si tu utilises Chrome, ne change pas. Si tu utilises Internet Explorer ou Edge (Windows 10), installe Firefox.

1.4 TeamViewer (optionnel)

En cas de problème informatique, Jypy te propose une assistance informatique à distance via l'utilisation de TeamViewer qui permet de partager son écran. A installer si tu as besoin de quelques explications en cas de problèmes techniques sur nos outils : https://www.teamviewer.com/fr/download/windows.aspx 

2. Kit de survie : les outils principaux

2.1 Liens utiles pour l'équipe

Voici une liste de lien bien utiles pour l'organisation du congrès (Site web, inscriptions, demandes de remboursement …)  

2.2 Les listes de diffusion courriel (Google Group)

Trois listes de distribution sont actuellement en place :

📝  A noter que les adresses ci-dessus peuvent également être utilisées pour partager des documents Google Drive à un groupe d'utilisateur sans avoir à les nommer un par un.

La liste de tous les membres de l'équipe d'organisation du congrès est accessible ici (c'est la liste correspondant aux membres de congres2017@gadz.org).

2.3 Le partage de documents via dossier Google Drive

Notre principal outil de partage d'information est un dossier partagé nommé "Congrès 2017". Ce dossier sera structuré en plusieurs sous-dossiers accessibles en lecture et écriture à tous les membres de l'équipe (congres2017@gadz.org). Ci-dessous les instructions pour ajouter ce dossier à ton Google Drive (http://drive.google.com) :

Note : Des restrictions d'accès en écritures seront mises en place au cas par cas.

L'accès au dossier congrès 2017 se fait de la manière suivante :

3. Outils supplémentaires

3.1 Le fichier de planification

Le dossier Google Drive du congrès contient essentiellement des documents Google (docs, tableaux, présentations) mais le fichier de planification du congrès est en format "Gantter", une application tierce. Pour visualiser son contenu, tu auras certainement un message "Aucun aperçu disponible”. Il te suffit alors de déplacer ta souris vers le haut de l’écran pour choisir "Ouvrir Avec" … "Gantter for Google Drive".

3.2 L’agenda

L'agenda Google partagé pour le congrès est un calendrier spécifique Google Apps. Si tu es inscrit sur congres2017@gadz.org, tu dois pouvoir y accèder, par ordre décroissant de recommendation :  depuis ton agenda Google, via le client ical de ton choix ou te manière simplifiée via ton navigateur web :

3.2 Les conférences téléphoniques

Pour organiser des réunions téléphoniques, il faut utiliser Google Agenda en créant un événement dans son agenda personnel (ou dans l'agenda du groupe s'il y a un besoin de visibilité pour l'ensemble de l'équipe).

Deux types de réunions téléphoniques sont possibles :



📝 L'agenda Google réserve le numéro de conférence pour un créneau horaire donné. Ainsi, une fois réservé, la conférence et son numéro associé n'est plus visible pour un autre utilisateur de Google Agenda qui voudrait programmer une conférence sur ce même créneau horaire.


2.6 Les réunions à la maison de l'ingénieur

Il faut réserver notre salle de la maison de l'ingénieur via l'agenda Google. Tout comme l'invitation d'une ressource téléphonique ci-dessus, la resource à inviter est : GRENOBLE-MDIS-SallePrincipale.

 

La procédure d'accès à notre salle de la maison de l'ingénieur est disponible ici (Compte Google Apps @gadz.org requis).

Adresse : 29 chemin du vieux Chêne, 38240 MEYLAN -  Google Maps : https://goo.gl/RvwGzN

📝 L'agenda Google réserver la salle de la MDI pour un créneau horaire donné. Ainsi, une fois réservé, la salle n'est plus visible pour un autre utilisateur de Google Agenda qui voudrait programmer l'utilisation de cette salle sur ce même créneau horaire.

📝 La disponibilité de la salle est disponible ici : http://go.gadz.org/mdis-grenoble

Congres 2017 - http://alpesdauphinoises.gadz.org/