Guía Práctica de Excel 2010: Gestión Digital en Turismo y Hotelería

Curso: 3er Año BTP – Turismo y Hotelería

Unidad Curricular: Informática Aplicada

Docente responsable: Ruben Leal

Material elaborado con apoyo del asistente en IA Copilot

1. Formatos de Celda Personalizados (Uso de "c/u" y Unidades)

Paso a paso en la computadora:

1. Seleccioná con el mouse las celdas donde vas a poner las cantidades numéricas.
2. Andá a la barra superior y hacé clic en el Menú Inicio.
3. Buscá el Grupo Número y hacé clic en la pequeña flechita que aparece en la esquina inferior derecha de ese grupo (Iniciador de cuadro de diálogo).
4. En la ventana que se abre, asegúrate de estar en la pestaña Número y hacé clic en la última categoría de la lista: Personalizada.
5. Vas a ver un cuadro de texto debajo de la palabra Tipo:. Borrá lo que aparezca escrito ahí y escribí exactamente: 0" c/u".
6. Hacé clic en Aceptar. Ahora probá escribir solo un número en esas celdas y presioná Enter.

Actividad 1: Inventario de Amenities (Front Desk)

Tu supervisor te pide controlar el stock de amenities para las habitaciones VIP antes de que comience la temporada alta.

1. Copiá la siguiente tabla en tu hoja de Excel.
2. Aplicá el formato personalizado 0" c/u" a las celdas de la columna Cantidad siguiendo los pasos anteriores (recordá ingresar solo el número).
3. En la celda B5, calculá el Total General utilizando la función =SUMA(B2:B4). Si el resultado te da un número correcto acompañado de la palabra "c/u", el formato quedó bien aplicado.

2. Listas Desplegables (Validación de Datos)

¿Para qué sirve?

Las listas desplegables permiten que los usuarios seleccionen opciones predefinidas en lugar de escribirlas manualmente. Esto evita errores de tipeo y asegura uniformidad en los registros, especialmente en hotelería, donde es importante que los informes de regímenes de hospedaje sean claros y estandarizados.

Paso a paso en la computadora:

1. En una parte vacía de la hoja (por ejemplo, en la columna F, filas 1 a 4), escribí la lista de opciones que querés que aparezcan, una debajo de la otra.
2. Seleccioná las celdas de la planilla donde querés que los usuarios tengan el menú desplegable.
3. Andá a la barra superior y hacé clic en el Menú Datos.
4. Buscá el Grupo Herramientas de datos y hacé clic en el botón Validación de datos.
5. En la ventana emergente (pestaña Configuración), abrí el menú desplegable de Permitir y elegí Lista.
6. Hacé clic dentro del cuadro vacío que dice Origen:. Con la ventana abierta, andá a la hoja con el mouse y seleccioná el rango de celdas donde escribiste las opciones en el paso 1.
7. Asegúrate de que la casilla Celda con lista desplegable esté marcada y presioná Aceptar.

Actividad 2: Registro de Regímenes de Hospedaje

Debés registrar qué tipo de servicio gastronómico contrató cada pasajero para pasar el informe a la cocina.

1. En la columna F de tu hoja, creá la lista de opciones:

• Desayuno Incluido
• Media Pensión
• Pensión Completa
• All Inclusive

2. Copiá la siguiente tabla en las columnas A, B y C.
3. Aplicá la Validación de datos en las celdas de la columna Régimen Seleccionado (C2 y C3) para que muestren el menú desplegable utilizando la lista que creaste en la columna F.

3. Formatos Condicionales (El "Semáforo" del Hotel)

¿Para qué sirve?

Permite que Excel cambie automáticamente el color de fondo o de texto de una celda según lo que tenga escrito adentro. En hotelería es fundamental para visualizar rápidamente el estado de ocupación de las habitaciones sin necesidad de leer fila por fila.

Paso a paso en la computadora:

1. Seleccioná el rango de celdas que contienen los estados que querés controlar visualmente.
2. Andá a la barra superior y hacé clic en el Menú Inicio.
3. Dentro del Grupo Estilos, hacé clic en el botón Formato condicional.
4. Poné el mouse sobre Reglas para resaltar celdas y hacé clic en la opción Es igual a....
5. En el cuadro de texto de la izquierda, escribí la palabra exacta que querés detectar (por ejemplo: Ocupada).
6. En el menú desplegable de la derecha, elegí el color (por ejemplo: Relleno rojo claro con texto rojo oscuro) y dale Aceptar.
7. Sin deseleccionar las celdas, repetí los pasos 2 a 6 para agregar una segunda regla (por ejemplo, para la palabra Disponible con Relleno verde claro con texto verde oscuro).
8. Recomendación: activá la opción Detener si es verdadera para evitar conflictos entre reglas.

Actividad 3: Panel Visual de Ocupación en Tiempo Real

Copiá la planilla de control del Front Desk que figura abajo. Aplica el formato condicional doble para que las celdas cambien solas: si dice "Ocupada" debe pintarse de rojo claro, y si dice "Disponible", de verde claro.

4. Concatenación de Textos (Vouchers y Telegramas Automáticos)

¿Para qué sirve?

Sirve para unir textos fijos que nosotros escribimos con los datos que ya están guardados en las celdas de la planilla. Esto permite redactar mensajes formales o telegramas de confirmación para clientes en segundos, simplemente aplicando una fórmula.

Paso a paso en la computadora:

1. Posicionate en la celda vacía donde querés generar el texto finalizado.
2. Toda fórmula de unión debe empezar con el signo de igual =.
3. Para escribir texto fijo, debés ponerlo obligatoriamente entre comillas dobles (ejemplo: "Pasajero: ").
4. Usá la función CONCATENAR para unir ese texto con los datos de las celdas. Ejemplo: =CONCATENAR("Pasajero: ";A2).
5. Si unís una celda que contiene una fecha, Excel la transformará en un número interno. Para evitarlo, protegela con la función TEXTO, usando el punto y coma (;) como separador de argumentos. Ejemplo: TEXTO(C2;"dd/mm/aaaa").
6. Presioná Enter y observá cómo Excel construye la línea de texto completa combinando toda la información de la fila.

Actividad 4: Emisión de Notificaciones de Reserva Masivas

Debés automatizar las confirmaciones de compra para enviárselas a los clientes antes de su arribo al complejo turístico.

1. Transcribí los datos de las columnas A, B y C en tu hoja de cálculo (fila 2).
2. En la celda D2, ingresá la siguiente fórmula exacta:

Código

=CONCATENAR("VOUCHER CONFIRMADO - PASAJERO: ";A2;" | INGRESA EL DÍA: ";TEXTO(C2;"dd/mm/aaaa");" | HABITACIÓN: ";B2)

3. Presioná Enter y verificá el resultado.

Resultado esperado: 

VOUCHER CONFIRMADO - PASAJERO: Roberto Gómez | INGRESA EL DÍA: 15/11/2026 | HABITACIÓN: 304