ACTVIDAD NO. 18.  Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, índices

Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está buscando. Word nombra estos conceptos de una manera y nosotros los conocemos de otra:

• Tabla de contenido, es lo que nosotros conocemos como índice.
• Índice, es un índice alfabético.

Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando con documentos extensos (tal como esta guía). De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localización rápida de algún punto importante del documento.

Al crear los índices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los términos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.

Conceptos básicos

Índice: Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se encuentra dicha palabra. El índice está ordenado alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama a índice lo que normalmente nosotros llamamos índice alfabético, por tal motivo, utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de un libro para encontrar términos importantes de manera rápida y sencilla.

Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el número de página y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber de qué temas trata el libro.

Insertar marcas de índice

Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro índice.

Podemos marcar las entradas del índice de dos formas, Automática y Manual:

De forma automática:

Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos crear un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de índice.

El nuevo documento debe tener las siguientes características:

• Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.
• En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el índice. Las frases o palabras de las entradas deberán ser exactas, por ejemplo si el título en el documento es "Capítulo 2. Tipos de vehículos" en la columna tendremos que escribir ese texto idénticamente, si escribiéramos "capitulo 2. Tipos de vehículos" no sería correcto ya que en la primera palabra de la entrada, la "c" está en minúscula y la "i" no está acentuada y por tanto, la tomaría como otra frase.
• En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el índice.

• También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo podemos querer tener dentro del Capítulo 2 una subentrada llamada "Vehículos de motor" entonces en la segunda columna pondremos "Capítulo 2. Tipos de vehículos: Vehículos de motor", los dos puntos ":" indican que es un subíndice de Capítulo 2.
• Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el índice.
• Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.

Nota:         Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar el texto de uno a otro podemos utilizar la opción de la pestaña Vista - Ver en paralelo.

Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento automáticamente.

• Abrimos el documento a marcar.
• Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice.

Aparece el diálogo de Índice.

• Hacemos clic en el botón Automarcar... Aparece un diálogo para seleccionar el archivo donde tenemos el listado.

• Seleccionamos el archivo que hemos creado y pulsamos Abrir.

El cuadro de diálogo se cerrará y observaremos cómo Word ha incluido unas marcas en nuestro texto. Una vez que tenemos el texto marcado, sólo hace falte crear el índice.

De forma manual:

Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:

• Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a añadir al índice o sitúate en el punto donde vayas a insertar una marca.
• Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar entrada o presiona la combinación de teclas Alt + Shift + X.

• Aparece el diálogo Marcar entrada de índice, si habíamos seleccionado el texto, en el recuadro Entrada estará ya escrito ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente aparecerá en el índice.

Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecerán debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos estrechamente relacionados con ella que también aparecen en el documento.

Por defecto, el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia cruzada o hacer referencia a un intervalo de páginas.

• Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva.
• Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
• Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.
• Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar entrada de índice, en el momento en que esté activo el diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así con todas las marcas.
• Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.

Insertar índice

Una vez que tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o automáticamente, podemos crear el índice. Para insertar el índice debemos colocarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.

Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice, aparecerá un cuadro de diálogo Índice como el que vemos en la imagen. Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo, Con sangría, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.

En formatos podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice.  

Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulsamos Aceptar y se generará el índice.

Desde el diálogo de Índice podemos acceder a modificar el estilo del índice presionando sobre el botón Modificar nos aparece un diálogo como el que vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de los niveles (pueden ser hasta nueve). Podemos modificar el formato de cada uno de ellos seleccionándolo y presionando sobre Modificar...

Tablas de contenido

Habíamos dicho al principio, que una tabla de contenidos está formada por los títulos de los apartados que aparecen en el documento. Al igual que ocurría con los índices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:

1. Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos.
2. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Métodos para preparar una tabla de contenidos

1. Mediante los estilos de títulos predefinidos por Word.

Word dispone de estilos de títulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Si en nuestro documento utilizamos estos estilos de títulos recuerda que hay desde Título 1 a Título 9, al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos títulos y crea la TDC a partir de ellos.

2. Crear el documento en vista esquema.

Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de esquema de los títulos del documento. De este modo Word aplicará automáticamente el estilo de título apropiado. Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaña Vista - Esquema.

3. Crear estilos de títulos personalizados.

Podemos crear estilos de títulos personalizados y posteriormente hacer que Word los tenga en cuenta cuando generemos la TDC.

Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado títulos personalizados una vez estemos en la pestaña de Tabla de contenido en el diálogo Tabla de contenido debemos pulsar sobre el botón Opciones...

Nos aparece el diálogo, debemos seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo, si nos hemos creado los estilos Título 1, Título 2, etc. lo lógico es que le asignemos a Título 1 el Nivel de TDC 1, a Título 2 el Nivel de TDC 2 y así sucesivamente.

Generar la tabla de contenidos

Cuando tengamos preparado el documento en niveles según hemos visto anteriormente y por tanto, ya estén definidos los elementos que formarán la tabla de contenido sólo nos queda generar dicha tabla. Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos (normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaña Referencias, desplegar el menú Tabla de contenido.

Word dispone de dos modelos de Tablas automáticas. Eligiendo uno de ellos se generará una tabla de contenidos de forma instantánea, con el estilo que tiene predefinido.

Eligiendo Tabla manual, se generará una tabla con datos de muestra, que deberemos sustituir, pero aprovechando la estructura que nos ofrece. Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opción Insertar tabla de contenido..., donde aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

En Formatos podemos escoger diversos estilos y en Vista preliminar podemos ir viendo la presentación que tendrá el estilo seleccionado. Además podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar números de página, Alinear números de página a la derecha y si queremos sustituir los números de página por hiperenlaces marcaremos la opción Usar hipervínculos en lugar de número de página.

Si pulsamos sobre el botón Opciones... nos aparece un diálogo como el que vemos en la imagen donde podemos establecer la relación entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto son los que aparecen en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que nuestra TDC sólo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Título 3, Titulo 4, etc.

Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como estaba podemos pulsar sobre Restablecer.

Para generar la tabla, sólo nos queda pulsar en Aceptar.

Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el menú Tabla de contenido. Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminará; pero pulsando en Guardar selección en galería de tablas de contenido... podremos guardar el estilo de nuestra tabla, y se añadirá al desplegable para que podamos elegirla en ocasiones futuras.

Actualizar la TDC

Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos actualizarla automáticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento, añadiendo o eliminando títulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de ratón de una manera fácil y cómoda.

Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:

• Desde la pestaña Referencias disponemos del botón.
• Haciendo clic con el botón derecho sobre la TDC disponemos de un menú emergente donde tenemos la opción Actualizar campos.

Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones nos aparece el diálogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de abajo para seleccionar si deseamos actualizar sólo los números de página o toda la tabla.

Notas al pie y notas al final

Crear una nota al pie

Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una         nota.
• Accedemos a la pestaña Referencias.

Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie la nota se insertará automáticamente y no tendremos que realizar más acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final, haciendo clic en la flecha al pie del grupo Notas al pie.

Aparece el diálogo que vemos en la imagen anterior. Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.

Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:

• Incluir la nota al final de la página o Debajo de la selección.

Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:

• Incluir la nota al Final del documento o al Final de la sección.

Además en el diálogo podemos seleccionar el formato del número que deseamos que se muestre como subíndice.

Podemos incluir una marca personal pulsando en Símbolo...

Se puede indicar a partir de qué número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie.

Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si reinicia en cada nueva página.

Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento y aplicar los cambios después seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento.

Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratón encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superíndice nos lleva a la nota al pie/nota al final referente al superíndice.