Contrat de télémaintenance PGI Cocktail+

Spécifique 1ère année d’exploitation comprenant un hébergement gratuit

 La référence du Contrat : MAIN 2017/ XX.

Conforme aux normes européennes NF EN 13269

ENTRE LES SOUSSIGNES

COCKTAIL-OFFICE, SARL au capital de 100 000 €, dont le siège social est situé Les hauts de l’Estaque Bât Le Dufy, 76 rue du docteur Zamenhof, 13016 Marseille, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Marseille Provence sous le numéro 529 578 700, représentée par son Gérant Jean-Marc Coris,  son représentant légal actuellement en fonctions, domicilié en cette qualité audit siège,


Ci-après désignée "
le Titulaire",

D’UNE PART,

ET :

La Société / Etablissement [...],

[Forme de la société ...] au capital de [...] €, dont le siège social est situé [...], immatriculée au registre du commerce et des sociétés de [...] sous le n° [...], représentée par [...] [fonction...], son représentant légal actuellement en fonctions, domicilié en cette qualité audit siège,

Ci-après désignée "le Client",

D’AUTRE PART,

Individuellement dénommée « Partie » et ensemble dénommées « Parties »,

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT:

Le Client a choisi d’utiliser des applications du PGI Cocktail-Office et pour cela il souhaite recourir à leur télémaintenance auprès d'un Prestataire de services spécialisé dans l'exploitation de ces applications listées dans l’article 3 suivant la proposition commerciale [date et référence].

En tant que professionnel de l’informatique et dans le cadre de son obligation de conseil, le Titulaire apportera au Client toute préconisation nécessaire à l’optimisation de ses choix et à la couverture la plus appropriée de ses besoins.


CECI EXPOSE, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Définitions

Article 1. Objet

Article 2. Documents contractuels

Article 3. Périmètre et nature des Prestations

3.1. Périmètre

3.2. Prestations

Prérequis

Article 4. Clauses financières

4.1. Prix

4.2. Révision du prix

4.3. Modalités de versement : facturation

Article 5. Clauses Organisationnelles

5.1. Informations techniques

L’hébergement étant assuré par le Titulaire la 1ère année cet article sera complété en fonction de l’évolution des prestations en 2ème année.

5.2. Modalités de l’assistance au Maintien en Conditions Opérationnelles des applications

5.3. Support par téléphone et délai d’intervention

Article 6. Clauses juridiques

6.1. Effet, durée et reconduction

6.2. Transmissibilité du Contrat

6.3. Propriété

6.4. Responsabilité

Celle du Client

Celle du Titulaire

6.5. Force majeure

6.6. Confidentialité des données

6.7. Assurance

6.8. Résiliation

En cas d'inexécution d'une ou plusieurs des obligations

A tout moment

6.10. Non Sollicitation de personnel

6.11. Généralités

6.12. Litige. Clause d'arbitrage

Annexe 1 : Liste des correspondants

Annexe 2 : Périodes de fermeture de l’assistance téléphonique

Définitions

Les termes employés dans le présent document et débutant par une majuscule, qu’ils soient utilisés au singulier ou au pluriel, auront la signification qui leur est donnée ci-après.

Applications : désigne les applications opérationnelles listées dans le présent contrat et mises à disposition du Client dans le cadre de l’hébergement.

Annexe : l’Annexe fait partie intégrante du présent Contrat. Cependant en cas de contradiction entre l’Annexe et le Contrat, ce dernier prévaudra.

Anomalie (voir aussi la définition d’Incident d’exploitation) : désigne tout dysfonctionnement, reproductible, inhérent a l’application elle même et qui n’est pas liée à l’hébergement. Une anomalie peut être :

Assistance        Personnalisée : désigne toutes les prestations qui sortent du cadre stricte de l’hébergement.

Constructeur : désigne tout fabricant d’un Matériel.

Contrat :        désigne        l’ensemble        des        présentes        conditions générales et toutes conditions particulières s’y rapportant.

Délai de rappel : désigne le délai qui court entre les dates et heures de réception de l’appel ou courriel du Client à Prestataire et les dates et heures auxquelles Prestataire effectue le contre-appel ou courriel de qualification ou de prise en compte à distance de l’incident signalé.

Délai d’intervention : désigne le délai qui court entre les dates et heures de rappel ou courriel du Client par Prestataire et les date et heure auxquelles le titulaire procède à l’intervention de maintenance.

Délai de résolution : Désigne le délai qui court à l’intérieur des horaires de couverture du Client, entre les dates et heures de réception de l’appel ou courriel par Prestataire et les dates et heures auxquelles le titulaire a assuré la résolution de l’incident ou a mis en place une solution de contournement.

Données : désignent, les informations enregistrées dans la base de données du Client et les fichiers correspondant aux documents déposés, via les applications dont l'hébergement est l'objet du présent contrat.

Identifiant :  informations permettant à une personne de s'identifier auprès d'un système. Il s'agit le plus souvent des informations suivantes : un nom d'utilisateur, un mot de passe.

Incident exploitation :  désigne toute interruption imprévue du fonctionnement ou réduction de la qualité de service qui relève de l’hébergement et qui n’est pas une anomalie.

Internet : Réseau mondial d'échange de données constitué de réseaux et serveurs reliés entre

eux par le biais d'une interconnexion de réseaux de communications électroniques mondiaux,

accessible à tout utilisateur pourvu d’une connexion adéquate.

MCO : désigne les prestations de Maintien en Conditions Opérationnelles, c'est-à-dire les prestations ponctuelles qui vise assurer la production des Applications informatiques hébergées choisies par le Client.

Mise à jour : désigne toute livraison d’un composant  logiciels dont le numéro de version a augmenté comportant une ou plusieurs correction(s) d’Anomalie, n’entraînant pas de modification substantielle de leurs fonctionnalités.

Qualifier une anomalie : décrire dans l’application Guichet et avec un maximum de précision la nature du problème rencontré. Indiquer si elle est bloquante, semi-bloquante ou mineure.

Patch :  correspond à la correction d’une anomalie ou  à l’ajout de petites fonctionnalités sans pour autant que la nouvelle version soit considérée comme une Version Mineure.

Peering (ou l'appairage) : Le peering est la pratique d'échanger du trafic Internet avec des pairs. Ceci implique trois éléments : une interconnexion physique entre les réseaux, une liaison virtuelle entre les réseaux pour permettre l'échange des routes via un protocole de routage des accords commerciaux et contractuels de peering, entre les deux parties.

Plateforme d’hébergement : ensemble de ressources matérielles serveurs et logicielles (système d’exploitation, composants logiciels) mis en place par le Titulaire pour fournir le service.

PGI Cocktail+ : parfois appelé Cocktail, est un Progiciel de Gestion Intégré libre et Open Source. Il couvre l'essentiel des besoins des systèmes d'information de l'enseignement supérieur notamment la gestion des ressources humaines, la gestion financière et comptable, la gestion des formations, la gestion de la scolarité, la gestion de recherche, la gestion des relations Internationales  

Le Titulaire : désigne le prestataire ayant pour vocation à mettre à jours les Applications listées dans le présent contrat, ainsi qu’à fournir l'assistance pour leur maintien en conditions opérationnelles.

Redevance : désigne le prix payé par le Client pour l’hébergement.

Révision : désigne un changement minime d’une même version. Il ne donne pas forcément lieu à un déploiement spécifique et dans ce sens n'est pas obligatoire. En effet, il doit corriger un problème lié à la livraison précédente où intégrer une correction, modification qui sera présente dans la prochaine livraison. Une révision est appelée build pour les livrables binaires.

Tiers : toute personne qui n’est ni le Client, ni le titulaire.

Tierce Maintenance Applicative (TMA) : Elle couvre les activités de support fonctionnel aux utilisateurs, maintenance corrective, maintenance préventive, maintenance évolutive et maintien de la connaissance.

Unité d’Oeuvre (UO) :

Elle correspond au temps passé journalier pour une activité intellectuelle : son coût est basé sur une année de 210 jours facturables;

Le calcul s’effectue en déduisant pour chaque catégorie (dirigeant, administration, employés) le nombre de jours dédiés à l'administration, la prospection, la formation, le S.A.V., etc. puis en divisant le coût salarial de chaque catégorie par le solde de jours facturables obtenus. Les autres charges sont ensuite réparties entre les collaborateurs, une marge bénéficiaire de 10% (dont 5% minimum de R&D) est enfin appliquée et on obtient ainsi le coût facturable d'une journée de 7 heures dans chaque catégorie de personnels.

Version (Numéro de version) : dans le cas du PGI Cocktail-Office, la hiérarchie des changements peut se décliner de la manière suivante, par ordre d’importance décroissant : Version Majeure, Version Mineure, Patch, Révision. Exemple : 1.2.6.3.

Version Majeure : correspond à un changement important dans l’application, au niveau technique et/ou  fonctionnel. Elle peut comporter des correctifs importants.

Version Mineure : correspond à un changement accessoire dans l’application. Il concerne l’ajout d’une ou plusieurs fonctionnalités mineures, ou la correction d’une ou plusieurs Anomalies.

Article 1. Objet

Le Client reconnaît avoir reçu du Prestataire toutes les informations nécessaires lui permettant d’apprécier l’adéquation des Services applicatifs à ses besoins et de prendre toutes les précautions utiles pour son utilisation.

Le contrat a pour objet de définir les termes et conditions d’assistance au Maintien en Conditions Opérationnelles et de mise à jour des Applications du PGI-Cocktail+ choisies par le Client.

Article 2. Documents contractuels

Le contrat ainsi que les documents intitulés « Annexes » constituent l’intégralité des engagements existant entre les Parties, ci-après désigné “Le Contrat”. Il remplace et annule tout engagement oral ou écrit antérieur relatif à l'objet du Contrat.

Le Contrat est formé des documents contractuels suivants présentés par ordre hiérarchique de valeur juridique décroissante :

En cas de contradiction entre une et/ou plusieurs dispositions figurant dans l'un quelconque de ces documents, le document de rang supérieur prévaudra.

Les annexes au présent document qui font partie intégrante du Contrat sont les suivantes :

Il est formellement convenu entre les Parties que toute tolérance ou renonciation d'une des Parties, dans l'application de tout ou partie des engagements prévus au Contrat, quelles que puissent en être la fréquence et la durée, ne saurait valoir modification du Contrat, ni être susceptible de créer un droit quelconque.

Article 3. Périmètre et nature des Prestations

3.1. Périmètre

Le Titulaire gère à distance l’administration du PGI Cocktail+ et de l’intégralité des modules qui le composent.

REMARQUE :

3.2. Prestations

Prérequis

Prestations

Pendant la 1ère année du contrat, le Titulaire assure les services suivants sur son Infrastructure :

Prestations hors contrat

Le Titulaire n’assure pas :

Sont aussi exclues de la redevance et donnent lieu à facturation séparée les prestations suivantes :

Article 4. Clauses financières

4.1. Prix

4.2. Révision du prix

La Redevance est révisée annuellement dans le respect de la réglementation, conformément à l'indice SYNTEC (Syndicats des sociétés d'étude et de conseil), et par application de la formule d’indexation suivante :

P = P0 (0.15 + 0.85(S/S0)), où :

La date d’établissement des prix est celle de la signature du Contrat par le Titulaire.

Si le Titulaire modifie dans son barème les prix des prestations précitées, il communique par écrit à la personne morale, avec un préavis d’un (1) mois, la date d’application des nouveaux prix ainsi que les pourcentages de variation, par rapport aux prix précédemment pratiqués. Le Client se réserve le droit de le rejeter et de résilier sans indemnité la partie non exécutée des prestations.

L’ajustement se fait en baisse comme en hausse. Il n’affecte pas les paiements qui, en vertu du Contrat,  seraient exigibles avant la date d’application indiquée par le Titulaire, soit à titre d’avance, soit à titre d’acompte.

Pour la partie du prix exigible après cette date, l’ajustement se fait par application de l’écart en pourcentage entre l’ancien et le nouveau tarif.

Un extrait du barème concernant les prix des prestations objet du Contrat est adressé par le Titulaire au Client avant l’application des nouveaux prix; du simple fait de cette communication, l’extrait est considéré comme certifié conforme par le Titulaire au barème concerné.

Cet extrait constitue, une fois pour toutes, pièces justificatives de toutes les factures émises par le Titulaire, afférentes aux prestations fournies au titre du Contrat, jusqu’à la date d’application d’un nouveau barème.

Les prix de règlement établis dans les conditions fixées ci-dessus n’ont pas à être constatés par avenant.

Les prix des prestations s'entendent pour tous frais compris.

4.3. Modalités de versement : facturation

La Redevance sera facturée à hauteur de 30% dès la signature du contrat. Le solde sera facturé trimestriellement au prorata temporis à chaque mois échu.

Seule une résiliation du Contrat en bonne et due forme et dans les délais pourra entraîner la non-facturation.

le Titulaire enverra une facture dématérialisée au Client pour l’échéance concernée.

Le paiement s’effectuera par virement sur le compte du Prestataire dont les coordonnées bancaires sont jointes en annexe.

Les sommes dues en exécution du présent Contrat sont payées dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande de paiement adressée après validation des prestations et de leur montant telle que prévue au présent Contrat.

Sans préjudice d’éventuels dommages et intérêts, le défaut de paiement par le Client d’une facture à son échéance entraîne de plein droit  et sans autre formalité :

Seule une résiliation du Contrat en bonne et due forme et dans les délais pourra entraîner la non-facturation.

Article 5. Clauses Organisationnelles

Ci-après les conditions générales des services de l’assistance au Maintien en Conditions Opérationnelles.

5.1. Informations techniques

5.2. Modalités de l’assistance au Maintien en Conditions Opérationnelles des applications

5.3. Support par téléphone et délai d’intervention

DÉLAIS D’INTERVENTION

Type d’Anomalie

Garantie de Temps d’Intervention pendant les jours ouvrés  

Bloquante (1)

2 jours ouvrables

Semi-bloquante

3 jours ouvrables

Mineure

4 jours ouvrables

(1) En cas d’Anomalie Bloquante, le Titulaire proposera autant que faire se peut un contournement temporaire.

Article 6. Clauses juridiques

6.1. Effet, durée et reconduction

Le Contrat prendra effet à compter de [...]. Sa durée ferme et facturable est fixée à 1 an à compter de son entrée en vigueur.

Le Titulaire notifiera par tout moyen écrit, 2 mois au moins avant le terme du Contrat, les modalités du renouvellement proposées au Client. A défaut de réponse du Client dans un délai de 15 jours à compter de la notification, le Contrat se renouvellera dans des conditions identiques prévues par le contrat.

Les tarifs seront  revues annuellement selon les modalités de l’article sur les prix.

La non-reconduction du présent Contrat par l'une ou l'autre des parties ne peut donner droit à aucune indemnisation.

6.2. Transmissibilité du Contrat

Le présent Contrat est conclu intuiti personae, de sorte qu'il ne pourra être transmis par l'une des parties à un tiers sans l'accord préalable, exprès et écrit de l'autre partie.

6.3. Propriété

Le Client est et demeure propriétaire de l’ensemble des Données qu’il utilise via les Applications dans le cadre du Contrat.

Le Client détient les droits d’utilisation des  Applications pour au la durée du contrat.

6.4. Responsabilité

D'une manière générale, le Titulaire et le Client s'efforcent de maintenir entre eux la meilleure concertation possible.

Chacune des Parties assume la responsabilité des conséquences résultant de ses fautes, erreurs ou omissions, ainsi que des fautes, erreurs ou omissions de ses sous-traitants éventuels et causant un dommage direct à l'autre Partie.

En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, le Titulaire ne sera tenu que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution des Services. En conséquence, le Titulaire ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client ou des tiers, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de Données, préjudice commercial, perte de chiffre d'affaires ou de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution fautive des prestations.

Celle du Client

Le Client fournit des données de qualité conformes à la législation et aux usages, sous sa seule et exclusive responsabilité. Elle garantit le Titulaire contre toute revendication et recours.

Celle du Titulaire

Le Titulaire ne peut être tenu pour responsable (sans que cette liste soit limitative) :

Chacune des parties assure sa responsabilité selon le droit commun. Toutefois, de convention expresse entre les parties, si une condamnation devait être prononcée à l’encontre du Titulaire à l’occasion d’un préjudice direct, reconnu comme tel, subi par le Client, la condamnation à des dommages-intérêts effectivement dus par le Titulaire au Client ne pourra être supérieure au montant annuel Hors Taxes perçu par le Titulaire au titre des conditions en cause.

En toute hypothèse, chacune des parties ne saurait être responsable de tout préjudice indirect subi par l’autre partie ou les tiers. Il appartient en outre à chacune des parties de souscrire les polices d’assurances qu’elle juge nécessaire.

6.5. Force majeure

Le Titulaire ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable de tout dommage en cas de préjudice causé par une interruption ou une baisse de service de l’opérateur de télécommunications, du fournisseur d’électricité ou en cas de force majeure,  au sens retenu par la jurisprudence au jour de la signature des présentes.

Les obligations des Parties au titre du Contrat seront suspendues par suite de la survenance d’un cas de force majeure. Chacune des Parties pourra résilier le Contrat sans préavis et de plein droit si le cas de force majeure se prolonge durant plus de vingt (20) jours ouvrés. La partie qui entend s’en prévaloir devra informer l’autre partie par lettre recommandée avec avis de réception, moyennant le respect d’un préavis de 15 jours.

6.6. Confidentialité des données  

Il appartient au Client de prendre toutes dispositions juridiques qu'il juge utile à la protection de ses données.

Le Titulaire ne peut en aucun cas utiliser les données et informations du Client pour son propre compte ou pour le bénéfice d'un tiers.

Le Titulaire s'engage à considérer comme "informations confidentielles" toutes les données transmises ou saisies par le Client, de même que les résultats issus du traitement informatique de ces données. Elles sont strictement couvertes par le secret professionnel (article 226‐13 du code pénal).

Le Titulaire  s’engage à faire respecter, de façon absolue, cette obligation de confidentialité par tous les membres de son personnel et sous-traitants. L'obligation de confidentialité cessera à partir du moment où le Client aura rendu lesdites informations publiques.

Les obligations sont les suivantes :

Les obligations des Parties à l’égard des informations confidentielles demeureront en vigueur pendant toute la durée du Contrat et aussi longtemps, après son terme, que les informations concernées demeureront confidentielles pour la Partie les divulguant et, en toute hypothèse, pendant une période de 1 an après le terme du Contrat.

6.7. Assurance

Le Titulaire a souscrit les assurances nécessaires afin de couvrir les risques liés à l’exercice de son activité. Il s’engage à donner tout justificatif au Client, sur demande expresse de celui-ci.

6.8. Résiliation

En cas d'inexécution d'une ou plusieurs des obligations  

Le présent Contrat pourra être résilié de plein droit par l'une des Parties en cas d'inexécution par l'autre d'une ou plusieurs des obligations contenues dans ses diverses clauses. Cette résiliation sera effective un mois après l'envoi par la Partie plaignante d'une lettre recommandée avec accusé de réception exposant les motifs de la plainte, et sous réserve que, dans ce délai, la Partie défaillante n'ait toujours pas satisfait à ses obligations ou n'ait apporté la preuve d'un empêchement consécutif à un cas de force majeure.

L'exercice de cette faculté de résiliation ne dispense pas la Partie défaillante de remplir les obligations contractées jusqu'à la date de prise d'effet de la résiliation et ce, sous réserve des dommages éventuellement subis par la Partie plaignante du fait de la résiliation anticipée du Contrat.

A tout moment

A tout moment, les Parties pourront s’entendre pour mettre fin de façon anticipée au présent Contrat. Elles décideront alors d’un commun accord des conditions de l’arrêt de la prestation et notamment des compensations dues à l’autre Partie par celle cessant la collaboration.

En cas de rupture unilatérale de Contrat par le Client avant son terme, le Client devra verser au Prestataire 20 %  du montant du Contrat restant à échoir.

6.10. Non Sollicitation de personnel

Chacune des Parties renonce à engager ou à faire travailler, directement ou par personne interposée, tout salarié de l'autre partie, sans accord exprès et préalable de cette dernière. Cette renonciation est valable pendant toute la durée du Contrat et pendant les 12 mois qui suivront sa cessation.

Dans le cas où l'une des Parties ne respecterait pas cette obligation, elle s'engage à dédommager l'autre Partie en lui versant immédiatement et sur simple demande, une somme forfaitaire égale à 12 fois la rémunération brute mensuelle du salarié au moment de son départ.

6.11. Généralités

Le bénéfice des présentes ne peut être cédé, en tout ou en partie par le Client. le Titulaire est autorisée à sous-traiter l’exécution de tout ou partie de ses obligations aux termes des présentes.

Les Parties déclarent également que les présentes constituent l’expression intégrale et exclusive de leur volonté commune et qu’elles remplacent et annulent tout accord antérieur, écrit ou oral.

Toute renonciation ou modification de l'une quelconque de ces stipulations ne pourra prendre effet qu'après avoir fait l'objet d'un avenant dûment signé par les parties.

Le Client agit en son nom propre et pour son propre compte. Il n'a ni le pouvoir, ni l'autorisation d'engager le Titulaire de quelque façon que ce soit. Aucune des dispositions du Contrat ne pourra être interprétée comme créant, entre le Client et le Titulaire  un mandat, une filiale, une relation d'agent ou d'employé à employeur.

Les présentes conditions générales ne peuvent être modifiées que par voie d’avenant.

6.12. Litige. Clause d'arbitrage

Le Contrat est soumis au droit Français. En cas de rédaction du Contrat en plusieurs langues ou de traduction, seule la version française fera foi.

Si une disposition quelconque de ce contrat est déclarée invalide pour quelque raison que ce soit par le tribunal d'une juridiction compétente, les autres dispositions n'en demeurent pas moins valides. Cependant, les Parties pourront, d'un commun accord, convenir de remplacer la ou les stipulations invalidées.

Aucune action, quelle qu'en soit la forme, trouvant son origine dans le présent contrat, ne pourra être intentée par l'une ou l'autre des parties plus de six mois après la survenance de l'événement en constituant le fondement.

En cas de difficulté ou de différend entre les parties à l'occasion de l'interprétation, de l'exécution ou de la terminaison du présent Contrat, les parties conviennent de rechercher une solution amiable dans l'esprit de ce Contrat.  En vue de trouver ensemble une solution à tout litige qui surviendrait dans l'exécution du Contrat, les Parties conviennent de se réunir dans les 10 jours à compter de la réception d'une lettre recommandée avec demande d'avis de réception notifiée par l'une des deux Parties.

Si au terme d'un nouveau délai de quinze jours, les parties n'arrivaient pas a se mettre d'accord sur un compromis ou une solution, le litige serait alors soumis aux tribunaux de Marseille, auquel les parties attribuent compétence, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.

Fait en deux exemplaires originaux.

A Marseille, le              

                         

pour  <le Client>                                                                               pour COCKTAIL-OFFICE

Le                                                                                                  Le Gérant


Annexe 1 : Liste des correspondants  

Le Client désigne un correspondant, responsable de(s) l’application(s) hébergée(s) pouvant être joint par le Titulaire  et apte à prendre toute décision concernant celle(s)-ci :

Il désigne également un correspondant suppléant  :

Contact de le Titulaire pour tout renseignement : contact@cocktail-office.com

Support en cas d’Incident d’exploitation via l’application Guichet disponible a l’adresse  http://support.cocktail-office.com/apps/dt ou dans le cas d’indisponibilité de cette dernière via l’email support@cocktail-office.com.

Annexe 2 : Périodes de fermeture de l’assistance téléphonique

L'assistance téléphonique n'est pas disponible les trois premières semaines ouvrées du mois d’Août

 et du 23 décembre 17 heures jusqu'au premier jour ouvré du mois de janvier à 09h00.