Introducción

Este documento presenta de forma general el proyecto Reingenieria del Sistema de Gestión Académica, describiendo en el más alto nivel las necesidades de la comunidad académica para este sistema, y la visión y alcances que la solución de TI del sistema espera obtener. En primera instancia se busca una solución que con recursos de TIC apoye los procesos académicos de las comunidades aspirantes, estudiantil, egresados, docente, administrativos y directiva, de una manera intuitiva, fácil de utilizar, disponible con altos niveles de calidad de información y servicios, y con disponibilidad, seguridad y confiabilidad.

En su diseño e implementación se tienen en cuenta los lineamientos previstos en el Plan Maestro de Informática y Telecomunicaciones PMIT-UD, y en particular los relacionados con la integración al ECOSIIS.

1. Oportunidad de Mejora

Para la Universidad Distrital el proyecto de actualizar el sistema de apoyo a sus procesos académicos, adaptándolo a sus nuevas necesidades, y obteniendo reconocimiento con base en el aumento de su nivel de prestaciones y servicios, es una gran oportunidad para la mejora transversal de sus procesos de gestión académica. Esto se potencia también si se toman en consideración las particularidades de cultura y procesos organizacionales, ya que las posibilidades de adoptar y adaptar con éxito una solución externa son bajas, pues representan alto riesgo de incremento significativo en los costos directos de implementación y estabilización hasta la normalización de su uso, afectado por la exposición a cambios frecuentes en la normatividad y  especificaciones. Adicionalmente, el proceso de adaptación en esta alternativa no libera a la institución de la necesidad de identificar sus requerimientos, y de efectuar la labor de desplegar recursos y personal para que se pueda alcanzar la implantación exitosa.

 

De otra parte, la Oficina Asesora de Sistemas ha venido en los años recientes incorporando técnicas, metodologías, procedimientos y ganancia en conocimiento operativo, técnico y organizacional que le dan la capacidad de efectuar el desarrollo del sistema requerido con altos niveles de calidad, lo que constituye otro aspecto de la oportunidad de mejora para la Universidad. Un ejemplo de ello es la caracterización y documentación de procesos y procedimientos académico-administrativos para el sistema CONDOR durante los últimos cuatro años, los que servirán de referencia.

El desarrollo de sistemas de información es un proceso dinámico, que la Universidad Distrital Francisco José de Caldas ha tenido que adaptarse al crecimiento del número de miembros de la Comunidad Estudiantil en especial, implementando procesos adicionales que emplean aplicaciones de software, que si bien funcionan, tienen costos de  mantenimiento y dificultades de escalamiento, en un momento histórico en el que la demanda  clave es la interoperabilidad.

En este contexto se presenta la oportunidad de hacer explícito y apropiar el conocimiento de la Institución que, en combinación con la aplicación de las fases del método de desarrollo OPENUP/OAS, permitirá la implementación de un Sistema de Información Académico orientado a servicios y con el uso de tecnologías avanzadas de integración y despliegue.

2. Declaración del Problema

El problema de

                

La gestión actual de los procesos académicos-administrativos en el sistema informático en uso presenta inconvenientes a nivel de confiabilidad y aceptación por la comunidad universitaria, limitaciones para ajustar las reglas de operación requeridas por sus clientes e interesados, limitaciones en la reconstrucción de condiciones de operación programadas para sustentar los contenidos de información en cualquier tiempo, limitaciones en la consulta y actualización de información, limitada respuesta  a las necesidades del modelo de negocio y sus particularidades, tal como se dá en esta institución. Adicionalmente se demanda la integración del actual sistema al ECOSIIS según la especificación del Plan Maestro de Informática y Telecomunicaciones.

Afecta         a                

                

Las comunidades de usuarios Aspirantes, Estudiantes, Docentes, Administrativos, Directivas y otros usuarios claves en los procesos académicos, incluyendo clientes en otros sistemas.

El impacto del problema es

                        

                                        

                

- Percepción negativa del sistema de información académica al interior y exterior de la Universidad.

- Algunas inconsistencias en los contenidos de información.

- Inapropiada representación de los procesos académicos-administrativos 

- Demoras en la entrega de información.

- Solución no efectiva en el flujo de los procesos de interés de determinados componentes.

- Capacidad limitada para sustentar la responsabilidad de los usuarios respecto de la información registrada en él.

- Alta dependencia en los recursos de soporte para su mejor utilización, lo que incide en la dilatación de los procesos.

- Baja de la confianza de los usuarios en el sistema.

-Dificultades en la administración del sistema de información.

- Demora en la incorporación de mejoras.

-Carencia de elementos de integración en el modelo ambiente ECOSIIS.

Una solución con éxito debería ser                                        

                

- Un Sistema de Administración de Información Académico basado en tecnologías Web, orientado a servicios, escalable, modular, con mecanismos que garanticen la confidencialidad, integridad, disponibilidad de la información así como la acertada y confiable autenticación de los usuarios, que incorpore gestión de reglas de negocio y definición clara de los servicios que provee, incluida su especificación de calidad.

- Debería ser muy amigable e incluir numerosos mecanismos de consulta y la facilidad para obtener todo tipo de reportes de los procesos en curso.

- Ser completo e integral de manera que los usuarios cuenten con las herramientas suficientes para la administración de sus procesos y para ejercer la responsabilidad sobre su información.

- Integrada al ECOSIIS en su aspecto tecnológico y de arquitectura.

3.  Objetivos del Proyecto

3.1. Objetivo general

Desarrollar, establecer y consolidar una nueva versión del sistema de gestión académica orientado a servicios, que apoye los procesos académicos, se adapte a las variaciones de requerimientos en los procesos y registro de información y que se inscriba en el nuevo modelo de comunidades, miembros y espacios virtuales del ECOSIIS.

Se especifica para el sistema ser seguro, bien definido, desarrollado, probado e implementado, que introduzca técnicas avanzadas de desarrollo de software y aplique el Proceso de Desarrollo OPENUP/OAS vigente en la Universidad Distrital, con un término de tres años para el logro de sus metas.

.2. Definición de problemas específicos del proyecto

El problema de

Enfoque orientado a Servicios

Afecta Principalmente                

                

Al equipo de desarrollo de software y a los clientes internos (estudiantes, docentes y administrativos) de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

El impacto del problema es

- Dificultad en el cambio de paradigma

- Lograr obtener una arquitectura flexible que pueda incluir fácilmente nuevos elementos en la medida que estén disponibles, sin afectar la integridad del sistema.

Una solución con éxito debería ser                

                

Ejecutar sesiones de trabajo y de autoaprendizaje que lleven a los integrantes del equipo de desarrollo de la Oficina Asesora de Sistemas a la adopción de métodos y estándares actuales y para las soluciones informáticas.

A diferencia

De pretender tener soluciones eficientes mediante el uso de métodos revaluados, herramientas que han entrado en desuso y dificultades en el mantenimiento de las aplicaciones.

El problema de

Poca confianza y aceptación del Software utilizado

Afecta Principalmente                

                

Al equipo de desarrollo de software y a los clientes internos (estudiantes, docentes y administrativos) de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

El impacto del problema es

                

Retardo o falta de respuesta a las solicitudes de los usuarios.

Herramientas no adecuadas a las necesidades de los usuarios o que no apoyan efectivamente los procesos de interés.

Uso limitado de las herramientas del sistema actual, y apoyo en herramientas paralelas con efecto en duplicación de trabajo, información desactualizada y riesgo de pérdida de información.

Recarga de trabajo a quienes de alguna manera, tienen funciones de administración del Sistema (secretarios académicos, coordinadores, etc.)

Una solución con éxito debería ser                

                

Realizar procesos de sensibilización que lleven a los diferentes miembros de las comunidades del ECOSIIS a comprender la actualidad de contexto de las Tecnologías de la Información y la necesidad de su participación activa en la construcción de las mismas.

La implementación de funcionalidades y servicios a través de herramientas que provea el sistema, de manera que estén acordes a los procesos que se realizan y pretende apoyar.

Incrementar las funcionalidades del sistema ofreciendo servicios de extracción y análisis de información que apoyen directamente los procesos y presenten información, notificaciones y alertas sobre estado de los mismos y con las demandas de actualización o de operaciones necesarias para la actualización oportuna de la información según los procesos.

A diferencia

De continuar con el distanciamiento entre los usuarios que necesitan del producto y quienes lo elaboran o mantienen.

El problema de

No reflejar apropiadamente el modelo de negocio

Afecta Principalmente a                

                

Al equipo de desarrollo de software y a los clientes internos (estudiantes, docentes y administrativos) de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

El impacto del problema es

                

- Poca o mínima utilización del Sistema de información por parte de los usuarios.

- Sobrecarga de trabajo a quienes de alguna manera, pueden suministrar información de la base de datos, (por apatía al Sistema de parte de los usuarios).

- Creación y búsqueda de otras fuentes de información (como hojas electrónicas)

Una solución con éxito debería ser                

                

Que los analistas revisen en profundidad el comportamiento académico y académico-administrativo de  la Universidad y respondan a una serie de preguntas con las que podrá poner en marcha su modelo de negocio. En este caso, es clave establecer si tiene competencia o no en cada servicio que debe brindar, cómo se producirá el crecimiento y cómo se va a mantener.

A diferencia

Intentar solucionar todos los requerimientos de los usuarios sin contemplar una priorización de los mismos y la reutilización de código, soluciones, servicios y componentes existentes.

GESTION DE  TRABAJOS DE GRADO

El problema de

                

Ausencia de herramienta que permita gestionar los procesos y procedimientos propios desde el momento que un estudiante se inscribe a una modalidad de trabajo de grado hasta que esta es evaluada y cerrada

Afecta Principalmente a

Docentes, jurados, proyectos curriculares, consejos curriculares

El impacto del problema es

                        

                                        

                

Ausencia de una base de datos de consulta completa y resumida de los proyectos desarrollados en la institución que pueda servir como referente para el desarrollo de otros proyectos.

Demora en el proceso de entrega y aprobación de las propuestas.

Gran acumulación de proyectos en custodia de profesores como resultado de la entrega de propuestas, primer avance, informe final y registro de notas.

        

Dificultad para conocer oportunamente las observaciones y notas, tanto, por los profesores como por los estudiantes.

Demora en la generación de estadísticas confiables para efectos de visitas de pares académicos, desarrollo de planes de mejoramiento, documentos de  acreditación institucional y registro calificado.

        

Múltiples caso de copia o plagio de proyectos entre estudiantes.

Dificultad para llevar un registro actualizado de todos los proyectos del semestre actual y de  semestres anteriores.

Dificultad para realizar descarga académica a los docentes por asignación de trabajos de grado

Una solución con éxito debería ser                                        

                

Un Sistema  que permita contar con opciones para crear, consultar, eliminar, modificar los datos de los proyectos de grado según unos roles establecidos que garanticen un nivel de seguridad óptimo para el sistema.

El sistema permitirá realizar de forma controlada e seguimiento al proceso de trámite de: registro y aprobación de un proyecto de grado.

4. Descripción de los Interesados

Las comunidades ECOSIIS que son partícipes activas de los procesos académicos que el sistema prevé soportar.

Los interesados en este proyecto son todos los miembros de la comunidad universitaria y las personas externas que, en la gestión de sus procesos académicos mecanismos, desean encontrar instrumentos tecnológicos adaptados y óptimos que apoyen sus procesos acorde con la capacidad, disponibilidad y seguridad de las TIC que ven y experimentan en otros sistemas reconocidos y ambientes similares. A continuación se describen cada uno de los tipos de interesados según la perspectiva desde la cual esperan interactuar con el sistema.

INTERESADO

DESCRIPCIÓN

Aspirante

La persona interesada en conocer las ofertas a nivel de educación superior, y en iniciar sus estudios en la Universidad, que requiere de información fácil de consultar, y el inicio y soporte sistematizado de su proceso de inscripción y admisión a la Universidad.

Estudiante

Persona que, en calidad de estudiante en la Universidad, está interesada en consultar y obtener del sistema de información servicios relacionados con los procesos relacionados con su vinculación y registro académico...  

Coordinador

Persona que en la función de coordinar los procesos académico administrativos de un proyectos curricular está interesada en todo el apoyo que para este cometido le pueda ofrecer el sistema de información.

Consejo de Carrera

Egresado

Persona que graduada en  su programa académico.

Docente

Persona vinculada a la institución para desempeñar funciones de enseñanza, comunicación, investigación, innovación o extensión, en campos relacionados con la ciencia, la pedagogía, el arte y la tecnología y otras formas del saber y, en general, de la cultura.

Administrativo

Personal vinculado a la Universidad que tiene funciones de dirección o desarrolla cualquier otro cargo administrativo.