Procedura

Viaggi di istruzione e uscite didattiche

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Indice del documento

1. Scopo

2. Campo di applicazione

3. Procedura per viaggi d’istruzione

3.1 Responsabilità

3.2 Generalità

3.3 Programmazione, calendarizzazione e realizzazione delle attività

3.3.1 Individuazione mete e progettazione

3.3.2 Valutazione dei preventivi e scelta dell'agenzia

3.3.3 Conferma viaggio

3.3.4 Adempimenti amministrativi

3.3.5 Rinunce al viaggio

3.3.6 Preparazione propedeutica della classe

3.3.7 Attuazione viaggio

3.3.8 Adempimenti a viaggio effettuato

4. Procedura per uscite didattiche

4.1 Generalità

4.2 Programmazione, organizzazione e attuazione

5. Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi

6. Monitoraggio e misurazione del servizio

7. Archiviazione delle registrazioni

8. Lista delle revisioni

RIFERIMENTI:

UNI EN ISO 9001:2008 - Sistemi di gestione per la qualità – Requisiti

Manuale Qualità - Sezione  7– Realizzazione del prodotto

Regolamento di Istituto

Norme Ministeriali vigenti

P.O.F. – Piano dell’offerta formativa

PR0732 – Approvvigionamento e qualifica fornitori

PR0805 – Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi

PR0804 – Modalità per il monitoraggio e misurazione: processi e prodotti/servizi

PR0402 – Tenuta sotto controllo delle registrazioni

Verbali Consiglio di Classe

ALLEGATI

Elenco alunni partecipanti

MOD.USC.1 – Modulo programmazione viaggi

MOD.USC.2 – Dichiarazione di consenso delle famiglie

MOD.USC.3 – Nomina docente accompagnatore

REGOLE GITE

RELAZIONE FINALE SUL VIAGGIO

REGISTRO DI CLASSE

TAB.INDICATORI – Tabella indicatori

1. Scopo

Lo scopo della procedura è quello di definire attività, responsabilità, modalità di esecuzione, controlli da effettuare e documentazione che deve essere prodotta per la gestione dei processi necessari per l’erogazione del prodotto/servizio “Viaggi di istruzione”, al fine di garantire le sue caratteristiche riportate sui documenti istituzionali (POF, Carta dei servizi, ecc.) e consentirne, attraverso il monitoraggio e la misurazione, la valutazione dell’efficienza ed efficacia.

2. Campo di applicazione

La presente procedura si applica sia ai Viaggi di Istruzione che alle uscite didattiche organizzate all’interno della scuola secondaria di primo e secondo grado dell’Istituto CAVANIS COLLEGIO CANOVA di Possagno, sia per il biennio che per il triennio.

I Viaggi di Istruzione si effettuano nei periodi individuati dal CD in sede di programmazione annuale e possono durare o l'intera giornata o prevedere più giorni con pernottamento, sino ad un massimo di 6.

3. Procedura per viaggi d’istruzione

3.1 Responsabilità

Il coordinamento delle attività  riguardanti la pianificazione e la programmazione dei viaggi di istruzione spettano al responsabile viaggi d’istruzione, CHE VIENE NOMINATO DA D DI GITA IN GITA (RVG) ai Vicari degli indirizzi interessati, ai Coordinatori di classe (CdC) e ai Docenti accompagnatori (DAC). LA SUPERVISIONE DEI VARI PASSAGGI SPETTA ALL’AMMINISTRAZIONE, CHE E’ ANCHE LA  DESTINATARIA  A CUI CONSEGNARE I DOCUMENTI.

3.2 Generalità

Gli obiettivi del servizio sono:

• uniformare la programmazione e l’organizzazione di tutti i tipi di uscite didattiche;
• rendere trasparente l’attività organizzativa e contrattuale;
• operare con agenzie che garantiscono il raggiungimento delle finalità proprie delle iniziative;
• attuare iniziative culturali per migliorare la preparazione degli studenti;
• attuare tali attività solo se l’adesione degli studenti di ciascuna classe rispetta la percentuale o il numero degli studenti prevista dal Collegio docenti
• garantire, per gli studenti che non aderiscono, un’attività didattica di ripasso/recupero per l’intero orario scolastico.

Tutte le spese sono a carico degli studenti.

3.3 Programmazione, calendarizzazione e realizzazione delle attività

3.3.1 Individuazione mete e progettazione

A fine anno scolastico precedente o all’inizio dell’anno scolastico in corso, i Coordinatori di Classe (CdC) in coerenza con l’orientamento del POF relativo alle attività, preparano le proposte per un Collegio Docenti (CD) di inizio dell’anno scolastico con evidenziate:

• le possibili mete per le visite d’istruzione
• la durata  nel rispetto del numero massimo di giorni previsto da calendario

Il periodo di effettuazione è già definito in sede di programmazione di inizio anno, ma può essere riprogrammato in caso il viaggio non venga effettuato per ragioni plausibili.

Per la  programmazione di massima e per gli accompagnatori, il CdC (nel caso di singola classe) o i CdC (nel caso di classi aggregate) ha/hanno cura di compilare, a evidenza dell’attività svolta (definizione della durata del viaggio, della meta, delle eventuali classi aggregate, dei nominativi dei docenti accompagnatori (DAC), delle motivazioni didattiche, ecc.) la Sez. I del modulo MOD.USC.1 – MODULO PROGRAMMAZIONE VIAGGI. Nel caso di difficoltà ci  si avvale dell’intervento direttamente del D. In assenza di proposte o per numero insufficiente di alunni partecipanti, è compito dei Vicari definire un “programma” di visite che viene sottoposto ad approvazione dal Dirigente Scolastico.

Evidenza del viaggio è anche riportata nel verbale del/i consiglio/i di classe, a cui viene allegato il modulo, o in formato cartaceo o in formato informatico.

Il/i CdC verificano la correttezza della compilazione, la compatibilità dei docenti accompagnatori indicati, le date, le mete e confrontano la corrispondenza con le proposte iniziali (programmazione) e consegnano il modulo sopra richiamato compilato nella sez. I a RVG. L’AMMINISTRAZIONE richiederà tre preventivi per la meta indicata, solo quando avrà ricevuto COPIA del MOD.USC.1.

I preventivi vanno richiesti ai fornitori presenti nella lista dei fornitori qualificati (LISTA.FQ – LISTA FORNITORI QUALIFICATI). I preventivi vengono valutati con la supervisione del D per l’approvazione. La valutazione va riportata da RVG nella Sez. II del MOD.USC.1

D o P per la Scuola secondaria di primo grado, formalizza la nomina degli accompagnatori su apposito modulo MOD.USC.3 – NOMINA DOCENTE ACCOMPAGNATORE compilato e firmato in due copie, che vengono consegnate e sottoscritte dai  DAC. Uno dei moduli viene consegnato all’AMMINISTRAZIONE

I criteri di valutazione dei preventivi, la scelta dell’agenzia, i criteri di adesione e conferma sono riportati ai punti 3.3.2.

3.3.2 Valutazione dei preventivi e scelta dell'agenzia

Presso la Dirigenza sono presenti, tra l'elenco dei fornitori qualificati di beni e servizi (LISTA.FQ), le agenzie qualificate; le modalità per la qualifica sono riportate nella procedura PR0732- Approvvigionamento e qualifica fornitori a cui si deve fare riferimento. Qualora si rilevi l'opportunità di interpellare una nuova agenzia, questa, sempre secondo i principi della PR0732, deve essere comunque presente nella lista, sia pure con la dicitura “IN ATTESA DI QUALIFICA”. La valutazione dei fornitori per la tipologia "agenzia", trasporti, alberghi, è di D, in seguito alle informazioni riportate dai Vicari, che al termine del viaggio nella relazione (vedi punto 3.3.8) conferma o meno il giudizio in essere.

Il D, valutati i preventivi delle agenzie di viaggio interpellate e le dichiarazioni sulle norme di sicurezza, sceglie secondo i seguenti criteri:

• migliore prezzo sulla base di servizi confrontabili e garanzie fornite;
• garanzia di attrezzature idonee ad ospitare alunni disabili (in caso di partecipazione)

3.3.3 Conferma viaggio

Il CdC o DAC  comunica agli alunni e famiglie, tramite la Segreteria, la quota individuale di partecipazione definitiva e le relative modalità di pagamento. Tali informazioni sono fornite con anticipo di almeno 20 giorni dalla data di partenza. Con l'occasione consegna inoltre agli alunni partecipanti il modulo del consenso delle famiglie MOD.USC.2 – DICHIARAZIONE DI CONSENSO DELLE FAMIGLIE che deve essere restituito compilato, entro 3 giorni dalla data di consegna, al CdC, con il relativo importo da pagare; tale modulo consente alle famiglie/alunni di avere con sufficiente anticipo tutte le informazioni necessarie per prendere conoscenza dell’attività e quindi di poter aderire con piena presa di conoscenza all’iniziativa.

Il CdC O DAC consegna all’AMMINISTRAZIONE i MOD.USC.2, raccolti dagli studenti.

3.3.4 Adempimenti amministrativi

Al fine dell’erogazione del viaggio d’istruzione saranno necessari i seguenti moduli e documenti, che i CdC dovranno raccogliere e consegnare a RVG:

• Nomina dei docenti accompagnatori e assunzione di responsabilità. (Tale nomina da parte di D si trova sul modulo MOD.USC.3, sottoscritto da DAC )
• Elenco alunni partecipanti (da Segreteria)
• MOD. USC. 1
• Relazione illustrativa degli obiettivi culturali e didattici dell'iniziativa (stilata e fornita dai docenti accompagnatori; si intende di norma docenti delle discipline maggiormente coinvolte nel programma del viaggio d’istruzione o dell’uscita didattica)
• Dichiarazione di consenso delle famiglie (per l’Italia e per l’estero, consegnata dal CdC ALL’AMMINISTRAZIONE)
• Delibera del Consiglio di Classe (presente nel verbale di classe di programmazione viaggi d’istruzione)
• Delibera del Collegio Docenti (presente nel verbale del CdD)

Tutti i documenti sopra riportati ( escluse le due delibere e la relazione illustrativa degli obiettivi culturali e didattici) vengono inseriti nell’apposita CARTELLINA  (CARPETTA VIAGGIO) dove verranno anche raccolti tutti i documenti relativi al viaggio. Sul frontespizio della CARPETTA sono riportati i dati per l’identificazione e rintracciabilità del viaggio (meta, data, classi partecipanti, ecc.)  e vanno consegnati all’ufficio dell’AMMINISTRAZIONE.

Il versamento delle quote verrà effettuato presso la Segreteria che provvede a rilasciare apposita ricevuta.

Almeno 15 giorni prima della partenza, DAC verifica la completezza della documentazione, consegna ai partecipanti, se non fatto precedentemente, il programma analitico del viaggio (inserisce copia di quest'ultimo nella carpetta) e comunica agli alunni le norme di comportamento a cui i partecipanti si dovranno attenere nel corso della visita.

Copia del programma del viaggio viene consegnata, inoltre, alla segreteria di Dirigenza per garantire le informazioni alle famiglie che ne fanno richiesta.

Nella quota indicativa devono essere presenti anche l’assicurazione medica e del bagaglio.

La segreteria o il vicario del corso stila gli elenchi degli alunni partecipanti con i relativi docenti accompagnatori almeno 15 giorni prima della partenza e li consegna a DAC che li inserisce nella carpetta.

Nel caso in cui uno studente non abbia provveduto al pagamento o l’autorizzazione non sia stata compilata correttamente, DAC stesso contatta direttamente lo studente o la famiglia.

3.3.5 Rinunce al viaggio

In caso di rinunce avvenute dopo il versamento del saldo, RVG comunica la rinuncia all’agenzia di viaggio che applicherà la penale secondo quanto stabilito nel regolamento dell’agenzia stessa. Allo studente verrà restituita la quota di partecipazione detratta della penale applicata.

Nel caso la rinuncia avvenga prima del versamento del saldo e quindi anche prima della conferma ufficiale, la rinuncia non comporta nessuna penale da parte dello studente interessato.

3.3.6 Preparazione propedeutica della classe

I docenti delle materie coinvolte preparano gli studenti sugli aspetti formativi e organizzativi del viaggio, fornendo eventuale documentazione.

3.3.7 Attuazione viaggio

I DAC sono responsabili del rispetto del programma definito, in particolare:

• del rispetto degli orari indicati dai docenti accompagnatori per qualsiasi attività del regolamento sottofirmato dai genitori degli studenti
• del controllo degli studenti e del loro comportamento in particolare sul pulmann con la presenza di almeno un docente accompagnatore, nell’albergo con un’adeguata sorveglianza, al momento del risveglio
• dell’erogazione del contenuto formativo previsto
• della raccolta in itinere di eventuali osservazioni/consigli da parte di studenti

3.3.8 Adempimenti a viaggio effettuato

Al termine del viaggio i DAC provvedono a redigere, entro possibilmente una settimana dalla data di conclusione del viaggio, una RELAZIONE FINALE SUL VIAGGIO (espressa in termini di: 0) basso, 1) insufficiente, 2) sufficiente, 3) buono, 4) alto); e a raccogliere eventuali reclami scritti dei partecipanti e a consegnare il tutto, entro 15 giorni dalla fine del viaggio, all’AMMINISTRAZIONE.

Nella relazione i DAC sono tenuti a segnalare i nominativi degli allievi che non hanno rispettato le regole

Nel QUEST.STUD. proposto agli allievi dell’Istituto a fine anno scolastico vengono inserite delle domande riguardanti lo svolgimento del viaggio d’istruzione, da cui si ricaveranno utili informazioni per il monitoraggio del processo procedurato.

4. Procedura per uscite didattiche

4.1 Generalità

Queste attività sono realizzate nell’arco massimo di una giornata e rientrano nella progettazione dei piani di lavoro disciplinari o nelle attività extracurriculari per l’arricchimento culturale, per la conoscenza del territorio dal punto di vista storico ed ambientale, per la conoscenza delle aziende e per l’approfondimento di determinati aspetti professionali; la partecipazione è obbligatoria per tutti gli studenti.

4.2 Programmazione, organizzazione e attuazione

Nell’ambito dei singoli CdC, i docenti, preso atto delle manifestazioni culturali offerte dai vari Enti e Organizzazioni culturali, facendo riferimento ai piani di studio, propongono uscite culturali e/o orientative professionali da effettuarsi nell’arco dell’anno scolastico. Il CdC, entro il mese di novembre, delibera sulle uscite didattiche programmate nel corso dell’anno scolastico e procede  anche ad una delibera generica in merito ad altre eventuali uscite da effettuarsi in occasione di eventi di particolare interesse culturale e rilevanza didattica. Per il numero massimo di uscite da attuarsi nell’arco dell’anno scolastico si fa riferimento al P.O.F.

La delibera deve contenere i seguenti elementi: destinazione, data e durata, eventuali spese, Docente Accompagnatore Classe (DAC). Il CdC compila e consegna MOD.USC.2 – DICHIARAZIONE DI CONSENSO DELLE FAMIGLIE che deve essere restituito compilato, entro 3 giorni dalla data di consegna, al CdC, con il relativo importo da pagare.

La segnalazione dell’Uscita Didattica sarà riportata sul Registro di Classe dai CDC.

Il Docente Promotore (DP), in seguito alla delibera, presenta al Preside la richiesta di autorizzazione sul MOD.USC.1 – MODULO PROGRAMMAZIONE VIAGGI. Il Preside autorizza DAC attraverso la lettera di incarico sul modulo MOD.USC.3 – NOMINA DOCENTE ACCOMPAGNATORE.

Se l’Uscita Didattica prevede l’uso di autobus privati, il D e/o Vicario e/o RVG chiedono di provvedere alla richiesta ufficiale dei preventivi (minimo 3) in funzione del numero di partecipanti.

I preventivi vanno richiesti solo ai fornitori presenti nella lista delle Agenzie qualificate sulla base dei principi espressi nella PR0732 Approvvigionamento e qualifica dei fornitori.

La segreteria o DAC provvede infine alla raccolta delle quote per il rimborso spese di viaggio e pagamento biglietti di entrata.

Il DAC relazionerà al primo CdC utile i risultati ottenuti e raccoglierà eventuali reclami scritti dei partecipanti.

Tutti i documenti utilizzati in questa procedura vengono inseriti nella apposita CARPETTA VIAGGIO dove verranno anche raccolti eventuali reclami scritti dei partecipanti. Sul frontespizio del fascicolo sono riportati i dati per l’identificazione e rintracciabilità dell’Uscita Didattica (meta, data, classi partecipanti, ecc.)

Il DAC stila l’elenco degli alunni partecipanti ed eventuali altri docenti accompagnatori, almeno 5 giorni prima della partenza, per gli acquisti di biglietti collettivi per ingresso a musei, ecc…

Il DAC, con la collaborazione dei docenti della classe, prepara gli studenti sugli aspetti formativi e organizzativi dell’Uscita, fornendo eventuale documentazione.

I Docenti Accompagnatori sono responsabili del rispetto del programma definito; in particolare del rispetto degli orari, del controllo degli studenti e del loro comportamento, dell’erogazione del contenuto formativo previsto.

5. Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi

Chiunque rilevi, durante l’erogazione del servizio, una situazione di non conformità rispetto alle specifiche di erogazione qui riportate, sia nella fase di programmazione che di attuazione, si comporta come indicato nella PR0805 – (Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi) e, in particolare, avvisa RVG, responsabile del servizio, per le decisioni in merito al suo “trattamento”.

6. Monitoraggio e misurazione del servizio

I docenti accompagnatori devono presentare entro una settimana dalla data di conclusione del viaggio una RELAZIONE FINALE SUL VIAGGIO (espressa in termini di: 0) basso, 1) insufficiente, 2) sufficiente, 3) buono, 4) alto); e consegnarla, entro 10 giorni dalla fine del viaggio, a RVG.

7. Archiviazione delle registrazioni

Tutta la documentazione e le relazioni di uscita vengono archiviate nell’apposita carpetta, conservata per il periodo di tre anni nell’archivio della scuola.

8. Lista delle revisioni