LePS.logo.207x207.png

LePS  JÄSENTIEDOTE-extra 4/2015 (30.11.2015)

Tässä tiedotteessa

  • Seuran nettisivut uudistetaan
  • Sivujen runko ja muuttuva sisältö eriytetty
  • Tapahtumat ja kalenteri
  • Ajankohtaiset uutiset
  • Lisää vuorovaikutteisuutta
  • Lomakkeet ja arkisto
  • Katsokaa ja kokeilkaa: www.leps.fi/uusi
  • Uusi rinnakkainen verkkotunnus käyttöön ja sähköpostikin uudistuu
  • Tulevaisuus

etu.1.jpg

Seuran nettisivut uudistetaan

Esittelin 29.10.2015 seuran hallitukselle näkemyksiäni seuran nettisivujen seuraavasta sukupolvesta demonstroiden valmistelemaani sivujen demoversiota. Seuran päättäjät pitivät näkemästään ja yhteinen näkemyksemme oli, että on tullut uudistusten aika. Hallitus päätti siis yksimielisesti, että on oikea hetki päivittää seuran nettisivut ehdotukseni pohjalta.

Muutosta ei koskaan pidä tehdä muutoksen vuoksi sen enempää kuin ehjää ei pidä mennä korjaamaan. Seuralla on ollut pitkään hyvin toimivat perussivut, joita on alusta alkaen pyyteettä ja ansiokkaasti hoitanut ja kehittänyt Risto Rönkä. Kaipasin kuitenkin sivuihin uutta ja nykyaikaisempaa ilmettä sekä ennen kaikkea enemmän seuran jäseniä palvelevia toiminnallisuuksia.

Sivujen runko ja muuttuva sisältö eriytetty

Vahva visioni oli jo alunperin, että sivuilla oleva, säännöllisesti muuttuva sisältö ja sen tuottaminen on erotettava sivujen ulkopuolelle, koska vain tällä tavoin jäsenkirjeet, hinnastot ja muut vaihtuvat sisällöt saadaan pidettyä vaivattomasti ajan tasalla.

Nykyisellä mallilla nettisivujen sisältöä pitää aina muokata omalla työkalullaan jokaisen pienenkin muutoksen yhteydessä. Jatkossa esimerkiksi jäsentiedotteet ovat verkon pilvipalvelussa vain yhdessä paikassa, jossa niitä ylläpidetään dokumentteina ja josta ne voidaan tulostaa, lähettää sähköpostin liitteenä tai linkkinä sähköpostissa. Dokumentit tulevat automaattisesti viimeisimmän päivityksen mukaisina näkyviin myös nettisivuille ilman lisätoimia ja -viiveitä.

Tapahtumat ja kalenteri

Koska seuran toiminta on paljolti tapahtumakeskeistä, näkemykseni mukaan nettisivuilla pitää olla tosiaikainen ja oikea tieto tulevista tapahtumista selkeästi esillä. Mahdolliset muutokset aikatauluihin pitää usein pystyä tekemään heti eikä voida jäädä odottamaan päivää tai viikkoa muuttuneiden tietojen saamiseksi sivuille.

Ratkaisin haasteen siten, että seuralla on nyt Google Kalenteri, johon hallituksen jäsenillä on oikeus kirjata uusia tapahtumia tai muuttaa olemassa olevien tietoja. Kalenteri on julkinen eli seuran muilla jäsenillä on kalenterin lukuoikeus. Uudelle etusivulle tapahtumien tiedot haetaan suoraan seuran Google Kalenterista yksinkertaiseen, kompaktiin ja helppokäyttöiseen kuukausikalenteriin, jossa tapahtumapäivät erottuvat värillisinä. Kalenterin alle listataan tarkempia tietoja tulevista tapahtumista.

kale.1.jpg

Uskon, että kalenterin käyttöön ottaminen johtaa myös muutoksiin tapahtumien suunnittelussa ja toteutuksessa. Tapahtumapäivät lyödään lukkoon jatkossa toivottavasti hyvissä ajoin ja merkitään ajoissa kalenteriin, jolloin jokainen seuralainen voi sovitella omia menojaan siten, että tapahtumiin osallistuminen onnistuu halukkaille.

Nykyisessä toimintamallissahan seuran omista tapahtumista on toimintasuunnitelmassa päätetty yleensä noin kuukauden tarkkuudella ja vasta lähempänä tapahtumaa on alettu kartoittamaan mitkä päivämäärät olisivat sopivimmat useimmille potentiaalisille osallistujille. Sitten kun päivä on saatu sovituksi, on tullut vielä mahdollisesti viiveitä nettitiedottamisessa. Tarkka tieto tapahtuman ajankohdasta on saattanut tulla hyvinkin myöhään jäsenille. Tapahtumista tietoa sai aiemmin joko toimintasuunnitelmasta tai/ja etusivun ajankohtaista- laatikosta.

Hyvähän tietysti on, että yritetään hakea kaikille sopiva ajankohta, mutta se ei useinmiten tunnu onnistuvan, ja pahimmillaan tämä onkin johtanut jopa tapahtuman jäämiseen toteuttamatta.

Suunnitelmallisuus ja aikatauluihin sitoutuminen sekä tapahtumien merkkaaminen näkyvästi ja tarkasti kalenteriin johtavat toivottavasti siihen, että tapahtumien vastuuhenkilöt myös toteuttavat ne suunnitellun aikataulun mukaisesti ja että entistä useampi seuralainen pystyy osallistumaan niihin.

Ajankohtaiset uutiset

Nykyisilläkin sivuilla on Ajankohtaista -osio, mutta sen päivittäminen on ollut turhan työlästä ja yhden henkilön harteilla. Tämän takia ajankohtaisista asioista (kuten esim. SPV:n tiedotteista) tieto ei välttämättä ole koskaan tullut nettisivuille. Jatkossa tässäkin suhteessa toimintamallia tullaan muuttamaan siten, että uutiset ja lyhyet tiedotteet kirjataan nettisivujen ulkopuoliseen dokumenttiin, johon kaikilla hallituksen jäsenillä on ylläpito-oikeus. Uutisten ylläpitovastuu tullaan keskittämään yhdelle henkilölle, mutta tarvittaessa uutisotsikoita linkkeineen on helppo kenen tahansa riittävillä oikeuksilla varustetun henkilön lisätä ja kaikki lisäykset tai muutokset näkyvät välittömästi nettisivuilla.

Lisää vuorovaikutteisuutta

Halusin sivuille myös enemmän vuorovaikutteisuutta ja käyttäjien osallistumista sisällön tuottamiseen. Tässä vaiheessa sivuille on toteutettu vasta yksi ideani eli käyttäjien ylläpitämä valokuva- albumi. Tämäkin osio elää omaa elämäänsä ilman tarvetta päivittää sivujen koodia siten, että kun seuran Google Albumiin lähetetään vaikkapa kännykällä otettu kuva, niin se tulee sivulle näkyviin lähes välittömästi. Täten kaikki ne seuran jäsenet, joilla on Google-tili (Gmail-osoite), voivat halutessaan jakaa kuviaan toisten katseltaviksi. Kuvia ei voi tietenkään kuka tahansa lisätä vaan ainoastaan he, joiden Gmail-osoitteelle on määritelty oikeudet tähän.

Lomakkeet ja arkisto

Tutustukaa sivuilla myös uusiin lomakkeisiin, ne löytyvät Ota yhteyttä -valikosta. Uusin toimintasuunnitelma, jäsentiedote, maksut yms. ovat luonnollisesti myös oleellinen osa sivujen sisältöä, ne kaikki löytyvät Jäsenille -valikosta. Myös Arkistossa on paljon mielenkiintoista luettavaa.

Arkistosta löytyvät myös tarkempi sivujen esittely sekä ohjeita eri ominaisuuksien käyttöön. Osa ohjeista on ylläpito-ohjeita, ne normaali käyttäjä voi jättää huomiotta.

Katsokaa ja kokeilkaa!

Uudistuksista riittäisi tarinaa vaikka kuinka paljon, mutta parempi on, että käytte itse katsomassa ja kokeilemassa nyt muutamaksi viikoksi koekäyttöön avattuja sivuja osoitteessa www.leps.fi/uusi

Sivuja siis testataan nyt käytännössä ja kerätään käyttäjien kokemuksia ja mielipiteitä. Etusivulla olevan kyselyn vastausten perusteella tehdään tarvittaessa muutoksia sivuihin ennen niiden lopullista käyttöön ottamista. Todennäköisesti vielä ennen joulua nykyiset sivut arkistoidaan ja vaihdetaan uudet niiden tilalle. Samalla lopetetaan nykyisten sivujen ylläpito, mutta ne pidetään saatavilla.

Uusilla sivuilla aiheet ovat ryhmitellyt vähän toisella tavalla kuin nykyään, mutta uskon, että pienellä totuttelulla uusien sivujen käyttö sujuu vähintään yhtä hyvin kuin vanhojenkin.

Olen pyrkinyt tekemään sivujen käytön niin yksinkertaiseksi kuin mahdollista ja ottamaan varsinkin etusivun kohdalle huomioon sen, että se latautuu mobiililaitteille hitaillakin yhteyksillä kohtuullisessa ajassa. Tarvittaessa voit ladata ja lukea tarkemman kuvauksen uusista sivuista ja niiden toiminnoista tästä pdf-asiakirjasta, joka löytyy myös uusilta sivuilta Arkisto > Ohjeet > Ohje: Kotisivu.

Uusi verkkotunnus käyttöön ja sähköpostikin uudistuu

Seuralle on hankittu rinnakkainen verkkotunnus leps.fi eli esim. kotisivulle pääset joko osoitteella www.leppävirranpursiseura.fi tai käyttämällä lyhyempää osoitetta www.leps.fi.

Sähköposteissa pyrimme käyttämään verkkotunnuksen lyhyempää muotoa, mutta molemmat toimivat siis rinnakkain.

Seuralle on perustettu seuraavat uudet sähköpostiosoitteet:

Seuran kommodori:

kommodori@leps.fi

Hallituksen jäsenet:

hallitus@leps.fi

Seuran sihteeri:

sihteeri@leps.fi

Kaikki katsastajat:

katsastajat@leps.fi

Nettivastaava:

tuki@leps.fi

Näihin osoitteisiin lähetetyt sähköpostit välitetään ao. henkilön / henkilöiden henkilökohtaisiin sähköpostilaatikoihin. Osoitteet eivät muutu henkilövaihdoksissa, nettivastaava ainoastaan määrittelee minne tähän osoitteeseen tuleva posti välitetään. Jatkossa viestintä tulisi keskittää näiden osoitteiden kautta tapahtuvaksi, pursiseura@gmail.com jää edelleen voimaan, mutta se pyritään varaamaan muuhun käyttöön. Käyttäkää siis jatkossa noita edellä mainittuja leps.fi -loppuisia osoitteita.

Tulevaisuus

Uskon, että näillä uudistuksilla pärjäämme ainakin seuraavat viisi vuotta ilman suurempia muutoksia nettisivujen rungossa. Edelliset sivut olivat käytössä varmaankin toistakymmentä vuotta, joten viisi vuotta on hyvinkin realistinen arvio. Sisältö tietenkin muuttuu, mutta nyt se hoidetaan koskematta sivujen runkoon.

Nyt käyttöön otettavan uuden nettisivuston runkokoodin ylläpito edellyttää luonnollisesti jonkin verran enemmän osaamista kuin ns. kotisivukoneen käyttö, jolla sivut tähän saakka on tuotettu. Henkilökohtaisesti olen sitoutunut tähän urakkaan, työmäärä ei tule olemaan nyt tehtyyn ponnistukseen verrattuna lainkaan merkittävä.

Kaiken tämän teknisen vuodatuksen ja uusilla ominaisuuksilla mässäilyn keskellä pitää muistaa, että hyvilläkään sivuilla ei tee mitään, ellei niiden taustalla ole oikeata seuratoimintaa. Toiminta syntyy ihmisistä ja siihen tarvitaan aktiivisuutta ja ideoita teiltä kaikilta!

Nykymaailmassa tarvitaan tehokasta tiedottamista ja tiedon jakamista, tässä hyvät nettisivut tukevat hyvin seuratoimintaakin. Nettisivut ovat usein ensimmäinen kontakti seuraan, joten siinä mielessä niiden täytyy olla edustavat ja tietenkin palvella sekä tulevia että nykyisiä jäseniä mahdollisimman monipuolisesti.

Uskon, että olen onnistunut työssäni seuran hyväksi nettisivujen uudistamisessa ja että uusista sivuista tulee olemaan pitkäaikainen ilo sekä seuralle että ennen kaikkea kaikille sivuja käyttäville.

Omasta ja seuran puolesta toivon paljon vierailijoita uudistetuille sivuillemme ja toivon, että ne miellyttävät kaikkia seuralaisia.

Pyydän kertomaan mielipiteenne uusista sivuista täyttämällä etusivun uutisissa olevan linkin kautta avautuvan kyselylomakkeen.

Kyselyn voit avata myös tästä, mutta tutustu kuitenkin sivuihin perusteellisesti ennen vastaamista.

30.11.2015

Ari Torpström