Contrat d’animation d’unité

Unité scoute de Theux – HF004

Septembre 2024 – Septembre 2026

Membres du staff d’Unité

Fonctionnement du staff d’Unité et répartition des rôles

Nous continuons de travailler sur la plupart des objectifs/piliers du staff précédent et de nos deux premières années pour la durée de notre deuxième mandat 2024-2026 (2 ans), correspondant aux destinations prescrites par le plan USO. Ces réflexions ont été nourries des rencontres avec l’ancien staff d’Unité ainsi qu’avec les chefs de chaque section. Un questionnaire sur leurs attentes/souhaits leur est proposé chaque début d’année et est discuté au 1er CU. .

Valorisation et accompagnement des animateurs

• Un animateur/équipier/collaborateur d’unité est présent si possible au début et/ou à la fin des réunions.
• Les Conseils d’Unité (CU) (3 x par an) se déroulent en plénière par section ou avec l’ensemble des animateurs. De plus, deux CU restreints sont organisés avec les responsables de section et avec les animateurs d’unité afin de permettre un temps d’expression à chacun.
• Formations : nous continuons à encourager la participation des animateurs aux formations (Piday, T1-2-3 et TU). Ces formations seront prises en charge financièrement par l’Unité.
• Désignation de fonctions claires au sein de chaque section (trésorier, infirmier, matériel, secrétariat/communication, progression/valeurs).
• Création d’une section “route” pour les anciens animés et animateurs qui souhaitent contribuer à la vie de l’unité sans prendre un poste d’animateur.

Communication

Nous veillerons à ce que les informations relatives aux activités soient transmises de façon régulière et anticipée envers tous, au minimum deux semaines à l'avance pour les activités et 1 mois à l’avance pour les hikes et camps.

Le site de l’unité est régulièrement mis à jour et contient toutes les informations utiles et nécessaires (www.scoutsdetheux.be).

• Politique de diffusion de l’image : nous invitons les parents à marquer leur accord pour l’utilisation de l’image de leur(s) enfant(s) à destination exclusive de la vie de l’Unité. Nous veillerons donc (tant que faire se peut) à ce que les photos ne circulent pas sur les réseaux sociaux ou sur toute autre voie publique.

Présentation des chefs en début d’année

Le souper photos, la fête d’Unité et la remise des carnets de camp fin juin/début juillet restent des moments privilégiés pour faire connaissance avec le staff d’unité et les animateurs.

Le début et la fin de chaque réunion sont également des moments possibles pour se rencontrer.

Fondamentaux du scoutisme

Il nous tient à cœur de garder et de mettre en avant les traditions et valeurs véhiculées par le mouvement Scout:

• Un équipier d’unité (le/la gardien(ne) des traditions) veillera à ce que chaque section utilise les badges, écussons et insignes adéquats (floches, bandes, etc);
• Un partenariat avec la Scouterie a été établi afin de mettre à disposition des exemplaires de chaque uniforme de section. En début d’année, ceux-ci seront disponibles en début de réunion et des commandes seront prises par les responsables « gardiens des traditions » afin de faciliter les démarches pour les parents; 
• Continuation de la page FB pour la vente et échanges d’occasion de matériel/uniforme/équipement/chaussures/…; 
• Durant le TU, organisation d’une journée de mises en situation pour rappeler les différentes traditions liées à l’histoire du scoutisme, des chants, des veillées, des jeux et des activités phares;
• Inciter les sections à réinstaurer les passages de brevets, étoiles, etc. afin d’assurer une progression des animés durant leur parcours scout (de 12 ans).

Les pionniers

L’année pionnier a pour objectif principal de mettre en place un projet à but humanitaire ou de découverte. Ce projet prendra souvent la forme d’un voyage.

La section pionnier a donc pour objectif principal la mise en place de ce projet et son financement.

A la suite de cette année pionnier, l’animé aura les possibilités suivantes :

• l’animation dans une section
• la route
• quitter l’unité.

Pour ceux qui souhaitent s’orienter vers l’animation, la section pionnier doit également servir à les préparer à cette fonction via la promotion et l’inscription aux premiers cycles de formation ainsi que la participation à l’animation d’une section pour ceux qui le souhaitent. En pratique, les pionniers ne seront pas inclus à un staff mais pourront, sur base volontaire, proposer leur support à l’animation d’une section de leur choix.

Partenaires extérieurs (Tanière - Fabrique d'Église – autres Unités - Commune)

L’unité fait partie d’un réseau d’acteurs et de partenaires, dont elle a besoin pour fonctionner, et à qui elle apporte sa contribution. Notre rôle en tant que staff d’Unité est de veiller à l’intégration de celle-ci au sein de ce réseau, dans le respect des règles et besoins de chacun des partenaires.

En termes de locaux, des contacts seront pris auprès de la Fabrique d'Église et de la Tanière (l’asbl gérant nos locaux). Nous nous engageons à maintenir une relation constructive entre les animateurs et les propriétaires des différents locaux afin de respecter les besoins de chacun.

De manière plus générale, nous nous engageons à maintenir une relation constructive et collaborative avec tous les acteurs locaux avec lesquels l’Unité est appelée à collaborer d’un point de vue local (Commune, autres Unités, diverses asbl locales,…) et d’un point de vue plus général (la Fédération scoute, région Hautes-Fagnes, …).

Finances transparentes

Tous les comptes de toutes les sections appartiennent à l’Unité.

Nous nous engageons à maintenir ce qui a été instauré, à savoir:

• Désignation d’un(e) trésorier(e) par section;
• Autonomie financière des sections avec un mandat de la trésorière d’Unité sur chacun d’entre eux:

• S’assurer que chaque compte est bien un compte d’association de fait avec plusieurs mandataires
• Chaque compte est nommé comme suit : « Scouts de Theux HF004 – section »
• Aucun versement sur des comptes personnels d’animateur n’est permis.

• Etablir une forme de politique tarifaire en fonction des activités (hike, camp, activités spéciales) et du nombre de membres au sein d’une même famille;
• Informer en début d’année des montants qui seront demandés pour participer aux hikes, camps, etc. ;
• Actions « frics » - vente des calendriers à revoir;
• Création d’un fond de solidarité pour les animés et/ou animateurs qui en auraient besoin;
• Une fois par an, discuter en CU de la situation des différents comptes. Définir ensemble de la clé de répartition de l’argent de l’unité en fonction des besoins des sections.

La route

La section route concerne potentiellement tous les anciens animateurs ou animés de l’unité de Theux qui souhaite contribuer à la vie de l’unité. Les règles de mises en place de cette section seront discutées avec les animateurs actuels mais, voici les règles de fonctionnements pressenties:

• La coordination de cette section sera assurée par 2 membres de cette section
• Cette section est exclusivement réservée aux anciens animés et animateurs de l’unité de Theux
• L’objectif des activités de cette section devront viser un des objectifs suivants :

• Support à l’organisation d’évènements exceptionnels pour l’unité (TU, Fête d’unité, montée…)
• Co-organisation avec les staffs pour l’organisation de réunion exceptionnels (jeu inter-unité)
• Toute initiative qui améliore l’activité d’animation des différentes sections ou la vie d'unité globalement