Importação de edições e artigos para o sistema de publicação em meio digital OJS

Diante a atualização da plataforma impressa para a plataforma digital, de modo a aproveitar as facilidades oferecidas pelas tecnologias informatizadas de comunicação no âmbito da comunicação científica, este guia apresenta procedimentos aplicáveis a cenários em que se deseja incorporar em uma plataforma digital as edições publicadas em meio impressos.

Este guia pode ser aplicado também para casos em que se deseja importar artigos já publicados em meio digital em plataformas diversas.

A plataforma digital utilizada foi o OJS, sistema desenvolvido pelo PKP e promovido pelo Ibict.

Migração de edições de periódicos para a plataforma digital

Importação via plugin de submissão rápida

Submissão via plugin de importação XML

Considerações finais

Migração de edições de periódicos para a plataforma digital

Revistas impressas precedem historicamente àss revistas eletrônicas, e é coerente a incorporação das edições passadas de uma revista a seu novo meio digital.

Como etapa inicial está a recuperação dos exemplares anteriores e sua digitalização.

Este procedimento envolve a aplicação de técnicas de OCR, para permitir ao leitor/pesquisador a busca dentro do texto em um arquivo PDF.

Como resultado, são obtidos arquivos PDF com as edições anteriores, os quais podem ser desmembrados em um arquivo para cada artigo.

De posse dos arquivos, pode-se iniciar sua importação na plataforma de revistas em meio digital. Esta importação pode ocorrer de duas formas: via plugin de submissão rápida ou via arquivo de importação XML.

A importação por meio do plugin de importação rápida é mais indicada quando não são muitos os documentos a serem importados, pois é mais amigável ao usuário em geral. Já a importação via arquivo XML pode ser mais produtiva, entretanto exige conhecimentos específicos para edição direta de código XML.

Abordaremos inicialmente a importação via plugin de submissão rápida.

Importação via plugin de submissão rápida

O plugin de submissão rápida do OJS está disponível ao editor gerente, a partir de sua página de usuário, na sessão de “Configurações e ferramentas”, no link “Plugins do sistema” (figura 1).

Figura 1 - Ferramentas de administração

Ao acessar os plugins do sistema, o editor gerente aciona o link “Plugins de importação/exportação”. Na página seguinte está o acesso a recursos que oferecem uma série de meios para a importação e exportação de dados da plataforma, tais como registros de usuários ou metadados para arquivamento ou depósito de identificadores públicos, como o DOI (Digital Object Identifier). Entre outros está o plugin para submissão rápida, como indicado na figura 2.

Figura 2 - Plugins de Importação/Exportação

Ao clicar em “Importar/exportar dados”, o editor gerente é levado a um formulário no qualinformará os metadados do artigo, o associará a uma edição, e enviará o arquivo PDF correspondente ao artigo. A figura 3 apresenta o formulário, o qual, depois de preenchido e submetido, incluirá um artigo no OJS. Este plugin evita a necessidade de que o documento passe pelos passos padrões implementados no sistema, como a revisão por pares e a elaboração de leiaute.

Figura 3 - Formulário de submissão rápida

O Editor não deve esquecer de transferir o arquivo do documento antes de submeter o formulário. Caso não seja feita esta transferência, o artigo será publicado sem um arquivo PDF.

Convém criar previamente os números das edições às quais serão associados os artigos. Este procedimento é feito pelo papel do editor, a partir de sua página de usuário.

Submissão via plugin de importação XML

Um método alternativo para a importação de edições anteriores, aplicável no caso de grandes quantidades de artigos, é o uso do plugin de importação XML.

Este plugin utiliza arquivos XML para a exportação e importação de dados e metadados sobre edições ou artigos publicados no sistema de periódicos.

Ele pode ser acessado pelo editor gerente a partir da sua página de usuário, no link “Importar/Exportar dados”, na opção “XML de artigos e edições”. A interface do formulário de importação é apresentada na figura 4.

Figura 4 - Ferramenta de importação XML

Para que a importação de dados seja feita corretamente,é preciso ter em mãos um arquivo XML de acordo com o esquema de dados exigido pelo OJS, definido em http://pkp.sfu.ca/ojs/dtds/2.4.4/native.dtd. Um exemplo simplificado de XML com dados de uma edição e seus três artigos é apresentado na figura 5.

Figura 5 - Exemplo de arquivo XML

No exemplo da figura 5, os elementos correspondentes aos artigos estão contraídos. Ao expandi-los, nota-se a seguinte estrutura, apresentada na figura 6.

Figura 6 - Exemplo de arquivo XML com dados expandidos

A elaboração do arquivo XML pode ser feita de diferentes maneiras, tanto de modo manual como a partir de uma aplicação/script desenvolvido para tal finalidade. Neste guia utilizaremos a elaboração manual, por meio de editor de texto e a partir de um modelo. Para obter este modelo, pode-se criar uma edição com um artigo no OJS e exportá-la, ou então obter um cópia a partir de http://labcoat.ibict.br na sessão Eventos > OCS > Downloads.

Buscaremos reduzir os campos de metadados utilizados nos arquivos de importação a serem elaborados, de modo a simplificar o processo. Posteriormente novos campos podem ser adicionados, conforme o documento de definição de tipo de dados em <http://pkp.sfu.ca/ojs/dtds/2.4.4/native.dtd>.

Com o modelo em mãos, este pode ser editado de modo a incluir os artigos e as novas edições. Uma vez salvo ele pode ser selecionado e enviado ao sistema por meio do formulário de importação de dados. Após a importação, uma tela de confirmação é apresentada, conforme figura 7.

Figura 7 - Notificação de sucesso da importação do arquivo XML

Após a importação, os registros de metadados estarão inseridos no sistema, com as edições montadas e os artigos publicados. Entretanto, ao realizar a importação seguindoeste roteiro,  os dados dos arquivos PDF dos artigos não são definidos no sistema. É preciso então que sejam definidos posteriormente, acessando a página de edição e alterando a composição final de cada item publicado, conforme as figuras 8 e 9.

Figura 8 - Transferir documento para composição final na área de edição de layout

Figura 9 Edição da composição final com informações sobre o arquivo PDF

Considerações finais

Este guia aborda aspectos tecnológicos da migração de periódicos impressos para o meio digital. Devem ser consideradas ainda questões relativas a direitos autorais e obtenção de um ISSN para o novo meio de divulgação da publicação.

É possível que caracteres específicos, como o & (“e” comercial), causem problemas na importação.