Han-Chiang-College-Logo.jpg

PERSONAL DATA PROTECTION AND PRIVACY POLICY
(last edited: Aug 30, 2016)

Personal Data Protection and Privacy policy of Han Chiang College explains how the College collects and handles your personal data in accordance with the Personal Data Protection Act 2010.

  1. Personal data

Personal data collected may include but not limited to name, NRIC/Passport no, gender, religion, nationality, date of birth, race, marital status, address, telephone number, email address, name of next of kin, NRIC/Passport of next of kin, religion of next of kin, telephone number of next of kin, email of next of kin, academic qualifications, examination results, photographs, information in audio or video format or any other information deemed necessary or appropriate.

  1. Sources of information

Your personal data will be obtained from the following sources or any other sources from time to time:

  1. information provided by you through the application form or resume.
  2. the use of the College website and any other information you post on the website, email or facebook.
  3. publicly available or publicly accessible information from seminars, workshops, school magazines, surveys etc.
  4. participation in competitions, tournaments, etc organised by the College or other institutions/organisations.
  5. any written documents or verbal communication between you and Han Chiang College.

  1. Purposes of processing personal data
  1. Your personal data will be processed for the following purposes:
  2. processing your application;
  3. verifying qualifications, educational background and / or examination results.
  4. supplying you with services such as taking attendance, monitoring your academic progress, providing counselling services, etc;,
  5. billing you for the services provided;
  6. notifying or contacting you when necessary;
  7. processing scholarship/loan/bursary applications, if any;
  8. collecting outstanding fees from you or your guarantors;
  9. keeping your data in our internal records;
  10. monitoring any other academic and administrative services.

  1. Incomplete personal data

It is necessary for you to provide your personal data to Han Chiang College to enable the College to process your application so that it can provide necessary services to you. Should you decline to provide such personal information, or if you later withdraw or withhold your consent for the College to process the data, the College may not be able to process your application/request or continue to provide services to you.

  1. Disclosure of personal data

Personal data provided to the College will, generally be kept confidential but you hereby give consent and authorise the College to provide and / or disclose your personal data to the following parties (where applicable):

  1. Relevant staff members of the college, eg. International office, Registration/Exam, accounts, student affairs, and human resource sections, Heads of School/Department, lecturers,, administrative staff members, librarians etc.
  2. Ministry of Education
  3. Malaysian Qualifications Agency (MQA)
  4. Immigration Department
  5. Organisations where you undergo your industrial training such as banks, hotels, production companies, press, radio and tv stations, factories, etc.
  6. Partner universities when necessary. For example, when you apply for exemption for courses or further studies abroad.
  7. Others such as EPF (Kumpulan Wang Simpanan Pekerja), SOCSO, providers of scholarships, prizes, sponsorships, insurance companies, etc when necessary.

  1. Security

Han Chiang College shall keep and process your data in a secured manner. The College shall take  necessary steps to ensure all information is kept confidential. Your personal data shall not be disclosed  to any unauthorised third party.

  1. Retention

We may retain your personal data for a reasonable period in accordance with the commercial requirements subject to prevailing legal requirements.

  1. Integrity

Han Chiang College will ensure that the Personal Data is accurate, complete and up-to-date in accordance with the information provided by you.


  1. Right to access, correct/amend or update  your personal data

You may request to access, correct/amend or update your personal data in our possession by contacting the Registry office or email hccexam@hju.edu.my.

  1. Revision

Han Chiang College reserves the right to revise the "Personal Data Protection and Privacy Policy" from time to time in the event of amendments to the existing laws and regulations and you shall be deemed to have agreed to such revisions without objection during your tenure as a student of the College.

By providing your information to Han Chiang College and signing the application forms, you hereby acknowledge that you have read and agreed to the "Personal Data Protection and Privacy" policy of the College.

In the event of inconsistency between the English version and the Bahasa Malaysia version of this Personal Data Protection and Privacy Policy, the English version will prevail.


Bahasa Malaysia Version

Dasar Perlindungan Data Peribadi dan Privasi

Dasar Perlindungan Data Peribadi dan Privasi Kolej Han Chiang menerangkan bagaimana Kolej mengumpul dan menguruskan data peribadi anda selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010.

  1. Data peribadi

Data peribadi yang dikumpul termasuk tetapi tidak terhad kepada nama, Kad Pengenalan / Pasport, jantina, agama, kewarganegaraan, tarikh lahir , bangsa, status perkahwinan, alamat, nombor telefon, alamat e-mel, nama waris, No Kad Pengenalan / Pasport yang ibu bapa  atau penjaga, nombor telefon ibu bapa atau penjaga, e-mel ibu bapa atau penjaga, kelayakan akademik, keputusan peperiksaan, gambar, maklumat dalam format audio atau video atau apa-apa maklumat lain yang difikirkan perlu atau sesuai.

  1. Sumber maklumat

Data peribadi anda akan diperolehi daripada sumber-sumber berikut atau mana-mana sumber lain dari semasa ke semasa:

  1. data yang diberikan oleh anda melalui borang permohonan atau resume.
  2. penggunaan laman web College dan apa-apa maklumat lain yang anda hantar di laman web, e-mel atau facebook.
  3. data yang dperolehi secara umum atau maklumat yang boleh diakses secara umum dari seminar, bengkel, majalah sekolah, kaji selidik dan lain-lain
  4. penyertaan dalam pertandingan, dan lain-lain yang dianjurkan oleh Kolej atau institusi / organisasi.
  5.  apa-apa dokumen atau komunikasi lisan di antara anda dengan Kolej Han Chiang bertulis.

  1. Tujuan pemprosesan data peribadi

Data peribadi anda akan diproses bagi maksud yang berikut:

  1. memproses permohonan anda;
  2. mengesahkan kelayakan, latar belakang pendidikan dan / atau keputusan peperiksaan.
  3. membekalkan perkhidmatan kepada anda seperti mengambil kehadiran, memantau kemajuan akademik anda, menyediakan perkhidmatan kaunseling, dan lain-lain ;,
  4. mengenakan bayaran terhadap anda untuk perkhidmatan yang disediakan;
  5. memaklumkan atau menghubungi anda apabila perlu;
  6. memproses permohonan biasiswa / pinjaman / dermasiswa, jika perlu;
  7. mengumpul yuran tertunggak daripada anda atau penjamin anda;
  8. menyimpan data anda di dalam rekod dalaman kami;
  9. apa-apa perkhidmatan akademik dan pentadbiran yang lain.

  1. Data peribadi yang tidak lengkap

Anda perlu memberikan data peribadi anda kepada Kolej Han Chiang untuk membolehkan Kolej memproses permohonan anda supaya ia dapat menyediakan perkhidmatan kepada anda. Jika anda enggan memberikan data peribadi, atau  menarik balik persetujuan anda atau menangguhkan persetujuan anda untuk Kolej memproses data, pihak Kolej mungkin tidak dapat memproses permohonan / permintaan anda atau memberi perkhidmatan kepada anda.

  1. Pendedahan data peribadi

Data peribadi yang diberikan kepada Kolej akan, secara amnya adalah sulit.  Namun begitu, anda bersetuju untuk membenarkan pihak Kolej memberikan data peribadi anda kepada kepada pihak-pihak berikut (di mana berkenaan):

  1. staf kolej, contohnya. pejabat antarabangsa, pendaftaran / peperiksaan, perakaunan, hal-ehwal pelajar,bahagian sumber manusia,  Ketua Pusat Pengajian/Jabatan, pensyarah, staf pentadbiran, pustakawan dan lain-lain
  2. Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia
  3. Agensi Kelayakan Malaysia (MQA)
  4. Jabatan Imigresen
  5. Organisasi di mana anda menjalani latihan industri seperti bank, hotel, syarikat pengeluaran, akhbar, stesen radio dan TV , kilang, dan lain-lain
  6. universiti yang bekerjasam dengan pihak Kolej apabila perlu. Sebagai contoh , apabila anda memohon pengecualian kursus atau melanjutkan pelajaran di luar negara.
  7. Lain-lain seperti KWSP (Kumpulan Wang Simpanan Pekerja) , SOCSO, penyedia biasiswa, hadiah, penajaan, syarikat insurans, dan lain-lain apabila perlu.

  1. Keselamatan

Kolej Han Chiang akan menyimpan dan memproses data anda dalam cara yang selamat. Kolej akan mengambil langkah-langkah yang perlu untuk memastikan data disimpan dengan rapi dan tidak didedahkan kepada mana-mana pihak ketiga yang tidak dibenarkan

  1. Penyimpanan 

Kami menyimpan data peribadi anda dalam tempoh masa yang munasabah mengikut keperluan komersial dan tertakluk kepada keperluan perundangan.

  1. Integriti

Kolej Han Chiang memastikan bahawa Data Peribadi anda adalah tepat, lengkap dan terkini mengikut maklumat yang diberikan oleh anda.

  1. Hak untuk akses, membetulkan/meminda ataupun mengemaskinikan data peribadi

Anda boleh memohon untuk mengakses / membetulkan/ meminda ataupun mengemaskinikan data peribadi anda dengan menghubungi pejabat Pejabat Pendaftaran atau melalui emel:hccexam@hju.edu.my.  

  1. Semakan semula

Kolej Han Chiang berhak untuk menyemak semula "Perlindungan Data Peribadi dan Dasar Privasi" dari semasa ke semasa sekiranya berlaku pindaan kepada undang-undang dan peraturan-peraturan sedia ada dan anda akan dianggap telah bersetuju dengan penyemakan semula polisi tersebut tanpa sebarang bantahan.

Dengan memberikan maklumat anda kepada Kolej Han Chiang dan menandatangani borang permohonan, anda mengakui bahawa anda telah membaca dan bersetuju dengan Dasar "Perlindungan Data Peribadi dan Privasi" Kolej.

Sekiranya terdapat kekeliruan di antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia dalam Dasar "Perlindungan Data Peribadi dan Privasi" Kolej, maka versi Bahasa Inggeris harus dipakai.