Guide de saisie des contrats dématérialisés
site
www.energielocale.org

Préambule

Ce guide s’adresse aux coordinateurs et aux producteurs en AMAP utilisant les services numériques proposés par le site www.energielocale.org.

Pour pouvoir bénéficier du service “contrats dématérialisés”, il faut au préalable utiliser les autres services de base permettant la gestion des membres, des producteurs, des comptes, des produits et des livraisons.  Ces services doivent être activés spécifiquement pour votre AMAP et les données doivent avoir été saisies. Si ce n’est pas le cas, vous disposez d’une documentation qui détaille l’utilisation des services cités à l’adresse suivante : http://www.energielocale.org/ressources-en-ligne/.

Pour effectuer toutes les actions nécessaires, vous devez avoir des droits de coordinateur ou être producteur de l’AMAP concernée.

Il est à noter que les procédures détaillées dans ce document sont également valables pour le site www.amap44.org (AMAPs de Loire-Atlantique) et www.amapien.fr (équivalent de www.energielocale.org pour les AMAPs hors Loire-Atlantique).

Activation du service “contrats dématérialisés”

Pour bénéficier de ce service, il faut tout d’abord l’activer dans le menu “paramétrage” :

⤧ Dans la section “Gestion des commandes”, on coche  “ Gestion des contrats AMAP dématérialisés “ :


Principe

Le contrat en ligne est générique au producteur qui le propose et aux amapiens qui vont y souscrire. Il se compose de plusieurs informations par défaut :

Il sera ensuite enrichi après validation par :

Une fois souscrit par le mangeur ou le coordinateur, le producteur pourra valider le contrat, par exemple lorsqu’il aura récupéré les chèques. Une copie numérique du contrat est conservé.

Le contrat en ligne ici proposé ne met pas en oeuvre des mécanismes de signature et de chiffrement complexe. Il faut être authentifié et membre de l'AMAP et accepter la validité de ce qui aura été stocké dans la base de données de l'outil.

Saisir un contrat

Pour saisir un contrat vous devez réaliser les étapes suivantes :

⤧ Dans la section “Coordonner”, on clique sur  “ Les contrats “.

La page affichée propose les différents contrats saisis (si il y en a). On peut réaliser un filtrage par date en sélectionnant la période désirée.


⤧ Cliquer sur “nouveau contrat”. La fenêtre suivante apparaît :

Conseils pour la saisie d’un nouveau contrat

Procédure

⤧ Renseigner le titre du contrat

⤧ Sélectionner le producteur dans la liste proposée

⤧ Définir les dates de début et de fin de contrat. Période pendant laquelle les dates de livraison définies seront prises en compte.

⤧ Cocher ou non l’option “contrat disponible en ligne”

⤧ Préciser un délai de commande

⤧ Compléter la description en respectant les conseils ci-dessus.

⤧ Ne pas oublier d’enregistrer votre travail.


Suivi, vérifications et modifications des contrats dématérialisés

Une fois les contrats souscrits et validés, il est possible de réaliser certaines opérations en fonction de ses droits (mangeur, coordinateur, producteur) :

Pour tout renseignement sur les services décrits dans ce document : contact@energielocale.org - page /