Inconvenientes habituales

• Generalmente trabaja con abundante información.

• Esta información es manejada por una o varias personas y no siempre se centraliza

• Si se pierde, no hay manera de recuperarla y en muchas oportunidades se trata de información sensible.

• Cualquier cambio puede resultar engorroso, deben buscar la documentación y modificarla y/o adicionar información complementaria.

• La información puede estar parte en legajos de papel y parte en alguna computadora

• Se corre el riesgo de no ser eficiente en la gestión de seguimiento de cada una de las administraciones.

• Todos los temas relacionados con la gestión de obras y reparaciones en cada edificio (presupuestos, facturas, mano de obra, etc.) no están resguardados en forma centralizada

• Los mails no tienen recibidos y/o enviados no tienen resguardo y por cualquier inconveniente en los dispositivos se pierde su contenido

• La libreta de contactos muchas veces está solo en una agenda o un Excel y se corre el riesgo de perderla ante eventuales inconvenientes de nuestra PC de trabajo

• Se pierde eficiencia y confiabilidad frente a los propietarios / inquilinos, ya que al no tenerse claramente bajo control una situación se corre el riesgo de no informar correctamente.

• Los propietarios muchas veces llaman continuamente por no tener acceso a información de gestión (Recibos de sueldos de porteros, facturas, presupuestos, etc.), esto hace perder tiempo a los distintos miembros de la administración.

Como se resuelve

• Guardando electronicamente toda la documentación en forma organizada de manera que al incorporarse un nuevo documento a la administración de cada edificio se asegura la integridad de la información, asimismo se asegura que cualquiera  esté donde esté puede verificar la misma.

• Contando con una agenda que se pueda cargar en la PC - Tablet o Celular indistintamente que permita el seguimiento de las distintas reparaciones u obras

• Contando con una Libreta de Direcciones actualizada y sin riesgo de perderse

• Tener Agendas de actividades actualizadas de cada colaborador interno o tercerizado a efectos de poder tener bajo control el seguimiento de todas las actividades.

• Que cuando se asigne un compromiso todos los colaboradores puedan consultarlo debidamente actualizado

• Que todo cambio se vea reflejado en forma inmediata en la PC – Tablet o Celular

• Contando con herramientas colaborativas que permitan trabajar en Equipo sobre el / los mismos documentos

• Tener organizado toda la información de manera que sea facil acceder a ella desde cualquier dispositivo.

Solución que proponemos

      Trabajar con el concepto de información “en la nube”, lo que permitirá:

• Manejar múltiples consorcios de manera simple y organizada.

• Varios colaboradores podrán trabajar sobre la misma documentación sin solaparse en las actividades

• Cualquier colaborador puede recurrir al legajo de cada consorcio en forma electrónica y sabrá perfectamente que toda la documentación la tendrá a disposición ya que se encuentra totalmente actualizada

• Cuando haya que incorporar nueva información al edificio o a la unidad se podrá realizar de manera simple y desde cualquier parte, por ejemplo se puede incorporar fotografías de reparaciones de alguna unidad se puede hacer en forma inmediata desde el lugar y hacerlo visible en forma instantánea.

• Manejar Agenda y poder eventualmente enviar avisos a propietarios o proveedores

• En el caso de sucursales, al encontrarse la información centralizada no se corre el riesgo de tener información “desparramada”, siempre desde cualquier punto de venta se ve todo integrado y sincronizado  

• Los Responsables de la Empresa tienen la posibilidad de hacer un seguimiento en cualquier momento, en cualquier lugar y con cualquier dispositivo (celular, Tablet, laptop), porque toda la información está almacenada, actualizada y sincronizada de manera tal de poder ser accedida en cualquier momento y en cualquier lugar

• Pase lo que pase la documentación, mails y agendas NUNCA SE PIERDEN, siempre estarán disponibles

• Tener la posibilidad de incorporar toda la administración interna de manera eficiente y actualizada (cobros, comisiones, retrasos de pagos, sueldos, facturación etc.)  

• Es muy fácil de aprender a utilizarla

• Es rápido de instalar y no crea ningún impacto en la actividad diaria

• No hay que comprar nuevos equipos ni ampliar memoria de ningún dispositivo ni contratar ningún programa particular (se utilizan herramientas ya disponibles) y se apoya en el uso de celulares / tablets y Pc’s que ya posea la Empresa o las personas.

• Utiliza herramientas que actualmente ya están a disposición

• Su Implementación es económica