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- G Suite チーム

2016 年 11 月 1 日

注: 2016 年 9 月 29 日に「Google Apps for Work」は「G Suite」に名称が変わりました。これに伴い、一部のサービスやリソースではすでに「Google Apps」や「Google Apps for Work」の表示が新しい名称に更新されています。

注目のリリース: G Suite で目標を達成

G Suite でより速く目標に到達するための 5 つの新しい方法

最新情報: Google ドキュメントのリリースにおいては、チームが時間や手間をかけることなくアイデアを収集し、目的を達するための機能を提供することを特に重視しています。先月は、ドキュメント、スプレッドシート、スライドにデータ探索（英語）機能を追加しました。内蔵された人工知能を活用することで、美しいプレゼンテーション、スプレッドシート、ドキュメントを短時間で作成できます。

今回のリリースでは、仕事を迅速かつ快適に進めるための 5 つの新機能が導入されました。節約した時間は、チームのアイデアの実現に使うことができます。

1. 「アクション アイテム」を使って、誰が何の担当か、すぐわかるようにする

McKinsey Global Institute（英語）の調査によると、一般的な会社員は 1 週間の勤務時間の約 20%（ほぼ丸
1 日）を社内での調べものや同僚への問い合わせに費やしています。特に、ドキュメントに多くのアイデア、リクエスト、コメントが記載されている場合には、誰が何を担当しているかが判断しずらくなります。

このたび Google ドキュメントでは、「Ryan to follow up on the keynote script」（Ryan が基調講演の原稿をフォローアップする）や「Andrea to schedule a weekly check in」（Andrea が毎週のチェックインをスケジューリングする）のような語句をデスクトップで入力すると、その人物に割り当てるアクション アイテムが提案（英語のみ利用可能）されるようになりました。これは、自然言語処理（NLP）を使った人工知能に基づく機能です。

また、ドキュメント、スプレッドシート、スライドのデスクトップやモバイルアプリでは、コメントに相手の名前を追加して新しいアクション アイテムのチェックボックスをオンにすることで、手動でアクション アイテムを割り当てることができます。割り当てられたユーザーにはメールで通知が届き、ファイルを開くと、アクション アイテムが青いバーで明確にハイライト表示されます。

2. 確認すべきファイルを探す時間を短縮する

アクション アイテムが割り当てられると、チームメンバーは、確認すべきドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを簡単に識別できるようになります。次にノートパソコンやモバイルアプリからドキュメントやスプレッドシート、スライド、ドライブにアクセスする際、自分が担当するアクション アイテムのファイルにはバッジが表示されます。また、そのファイルに対する他のユーザーからの提案のうち、未解決のものも表示されます。

3. よりスマートなフォームで質問の作成時間を短縮する

2008 年の提供開始以来、フォームでは莫大な数の質問が行われてきました。このデータの蓄積により、頻繁に使用される質問形式や回答の選択肢などの一般的なパターンが特定されています。このパターンをもとにニューラル ネットワークを利用することで、作成中の質問の種類を予測し、回答の選択肢の候補を提案できるようになりました。この新機能により、フォームの作成に費やす時間を 25% 程度削減することが可能です。

たとえば、オフィスで終日のイベントを計画していて、チームメンバーの都合のよい曜日を知りたいとします。「What days are you available next week?」（来週は何曜日が空いていますか）と入力すると、フォームの人工知能は、「チェックボックス」が最適な質問の種類であると判断し、質問に関連する回答の選択肢を生成します。これらの選択肢は個別または一括で追加できます。

また、新たな質問の種類として「ファイルのアップロード」が本日追加されました。これはビジネス界や教育機関のお客様からご要望の多かった機能です。回答者はパソコンやドライブからファイルをアップロードできるようになりました。アップロードされたファイルはすべて、新しいドライブ フォルダに整理された状態で保存されます。注: この機能は、組織でフォームを共有している G Suite のお客様を対象に提供されています。

4. 新しい音声コマンドで入力時間を短縮する

昨年、ウェブ版の Google ドキュメントで音声入力機能（英語）の提供を開始し、指を使わずにさまざまなアイデアを記録できるようになりました。今回のリリースでは、音声でのコンテンツの書式設定やカスタマイズが可能になりました。テキストの色の変更、単語の削除、リンクやコメントの挿入といったさまざまな方法で書式設定を行うコマンドを、ハンズフリーで実行できます。

5. 仕事用のアプリを切り替える時間を短縮する

Google では、ユーザーの皆様がどのツールを使っても生産性を高く保ち、共同作業をスムーズに行えるようにサポートしたいと考えています。そこで、Slack と提携し、Google ドキュメントのファイルの使い勝手をさらに改良しました。Slack で [＋] ボタンをクリックすると、チームでチャットしながらドライブのファイルを参照できます。また、Slack から直接ドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルを新規作成することも可能です。詳しくは Slack のブログ（英語）をご覧ください。

G Suite には、データ探索（英語）を始めとする、人工知能を組み込んだ新機能が導入されています。単純な繰り返し作業に費やす時間を容易に削減できるので、時間のかかる作業に追われることなく、クリエイティブかつ戦略的な仕事にエネルギーを注ぐことができます。

場所を選ばず作業

普段使うアプリで同僚に関する情報を確認

Android 向け Google 管理コンソール アプリを使用して、ユーザー間でデータを移行

最新情報: ユーザー間のデータ移行の設定を、ウェブ版の管理コンソールと同様に、Android 向け Google
管理コンソール アプリでも行えるようになりました。データ移行は、ユーザーを停止または削除する前に、ユーザーリスト ページまたはユーザーの詳細ページから行い、単独の環境で完了できます。Google ドライブ上のファイルや Google+ の各ページの移行を、ウェブ版の管理コンソールで操作する場合と同様に行う
ことができます。

詳しい手順については、ヘルプセンターをご覧ください。

シンプルな使い勝手

ウェブ版の Gmail、Google カレンダー、Google グループ、ドライブで検索機能を統合

最新情報: 皆様から寄せられるご要望の 1 つに、どのアプリを使用していても目的のコンテンツを検索でき
るように検索機能を統合してほしい、というものがありました。そこで、コンテンツをより検索しやすくするため、ウェブ版の Gmail、Google カレンダー、Google グループ、ドライブの検索機能の統合を行いました。この機能は G Suite Basic と G Suite Business のユーザーにご利用いただけます。

Google の最新の技術が活用されているこの新しい検索機能では、より効率的にコンテンツを検索すること
ができます。表示される検索結果は、操作内容や、ドメインで有効になっているサービスによって変わります。通常、画面の上部に使用中のアプリケーションからの検索結果が表示され、下部に検索対象と最も関連性の高いドキュメント、連絡先、カレンダーの予定、メールが表示されます。

注: 現在、この統合型の検索機能は G Suite Basic と G Suite Business をご利用のお客様を対象に提供されています。

Google ドキュメントの目次にページ番号を表示可能に

最新情報: Google ドキュメントの目次機能は、長くて複雑なドキュメントを整理し、目的の箇所を見つけるのに便利です。このたびのリリースでは、ユーザーの皆様よりご要望の多かったページ番号を目次に加えることができるようになりました。

目次にページ番号を含めるには、[挿入] メニューから目次を挿入する際に、[ページ番号付き] を選択します。

詳しくは、ヘルプセンターをご覧ください。

ビジネス対応

管理者検疫の結果がメールで受け取り可能に

最新情報: 管理者検疫対象のメールが発生した場合にメールで通知を受け取りたいとのご要望を多くいただいたことを受け、このたびのリリースでは管理者検疫に新しい設定を追加しました。メールが検疫されたときに通知を受けることで、緊急性の高い場合にも迅速に対応しやすくなります。

このメール通知は、検疫項目ごとに有効にすることができます。通知を有効にすると、過去 60 分間に検疫されたメールの概要が管理者に届きます。このメール通知が届く頻度やタイミングは、検疫が発生する頻度によって異なりますが、多くても 1 時間に 1 回です。緊急性の高い検疫項目についてのみ通知を有効にすることをおすすめします。

新しいデザイン

検疫ログがより確認しやすくなるよう、現在、管理者検疫の画面デザインの改良を進めています。ご意見やご要望がございましたら、ぜひ [フィードバックを送信] からお寄せください。

管理者検疫について詳しくは、ヘルプセンターをご覧ください。

予備のメールアドレスを使用した、ユーザー自身によるパスワード再設定が可能に

最新情報: ご利用のドメインで管理コンソールから管理者以外によるユーザー パスワードの再設定を有効にすると、ユーザー自身でパスワードを再設定できるようになるため、ヘルプデスク担当者の負担を軽減することができます。この管理者以外によるパスワード再設定機能は昨年リリースされたものです。今回のリリースではこの機能を拡張し、電話番号だけでなくメールアドレスも指定できるようになりました。

ご利用にあたって

管理者以外によるユーザー パスワードの再設定機能は、1 年以上前にリリースされたものです。この機能は、新しい G Suite ドメインではデフォルトで無効になっていますが、管理コンソールの [セキュリティ] の設定を使用して、組織部門別に有効にできます。

おすすめのセキュリティ対策

今回のリリースに伴い、以下の管理者向けリソースの内容を更新しています。ユーザーによるパスワードの再設定機能をドメインでご利用のお客様は、ぜひご確認ください。

• 従業員が離職する際のセキュリティ対策
• パスワードの安全度の設定とユーザー パスワードの再設定

注: G Suite for Education ドメインをご利用の初等・中等教育機関では、管理者に対してのみ、メールアドレスと電話番号の設定を求めるメッセージが表示されます。

Gmail の SMTP リレー不正使用の検出機能を向上

最新情報: 組織で Gmail 以外のメールサーバー ソフトウェアを使用されている場合は、SMTP リレーサービスの設定を使用して Google 経由でメールを送信することができます。このように設定すると、メールが外部の連絡先に届く前にフィルタ処理を行って迷惑メールやウィルスを除外し、送信メールに G Suite のメール セキュリティ設定を適用することができます。ただし、ドメイン内のユーザーのユーザー名とパスワードを知られると、迷惑メールの送信者が SMTP リレーサービスを使用して、ドメインを偽装してメールを送信できるようになる可能性があります。

今回のリリースでは、ドメインのユーザーによる SMTP リレーサービスの不正使用が検出されると、影響を受けるユーザーのリストと、この問題の原因を特定する手順が管理者に送信されるようになります。ユーザーに影響が生じる場合、管理者はユーザーのすべての端末に対してウィルス スキャンを実行し、今後の不正使用を防止するためにユーザーのパスワードを変更してください。このようなメールには早急に対処することが重要です。というのも、不正使用されたアカウントから迷惑メールが送信されると、他のメール プロバイダにおいて貴社のドメインのメールの信頼性が損なわれ、メールフローにその他の悪影響が及ぶ可能性があるからです。

不正使用が検出された場合、まずはこのような方法で管理者の方にお知らせします。ドメインのメールの信頼性を維持するための対応を、今後も引き続き行ってまいります。

詳しくは、ヘルプセンターをご覧ください。

Google Cloud Directory Sync v4.4.19: 新しい名称とその他の最新情報

最新情報: 企業向けのサービスや技術で構成される Google Cloud（英語）について 9 月に
ご案内しましたが、その後、Google Apps Directory Sync ツールの名称を、ツールが対象とするサービスの幅広さをより的確に示す名称に変更することになりました。今後、Google Apps Directory Sync は Google Cloud Directory Sync（GCDS）に名称が変わります。この変更に伴い、最新バージョンの GCDS では次のような機能の追加や改善が行われます。

新機能

• GCDS のインターフェースには、ご利用のドメインの種類でサポートされる同期機能のみが表示されるようになりました。
• このツールでは最新の Java JRE v1.8 を使用します。HTTPS 接続にはデフォルトで TLS v1.2 が使用されます。
• GCDS EULA が更新され、「管理対象の Google ドメイン規約」の対象となるドメインを利用するユーザーが適用範囲に含まれるようになりました。

解決済みの問題

• 新規ユーザーのパスワード変更を必須とする設定が、アカウント作成時に適切に設定されるようになりました。
• グループを作成して初めて同期する際に、グループ メンバーが正しく追加されるようになりました。
• SMTP 通知のテスト中に接続エラーが発生した場合に、GCDS で「Connected failed - null」ではなく、正しいエラー メッセージが表示されるようになりました。
• アカウントのランダムなパスワードは 2 回目以降の同期で同期されなくなり、初回の同期でのみ設定されるようになりました。
• 定義済みのデフォルト パスワードを使用して、ユーザーが正しくプロビジョニングされるようになりました。
• GCDS に有効な認証トークンがあっても、別のユーザー アカウントを使って GCDS で再認証できるようになりました。
• メール通知の設定を行っていなくても、GCDS で同期を実行できるようになりました。
• コマンドラインからインストールする場合に、HTML 形式ではなく、書式なしテキスト形式の EULA が表示されるようになりました。

詳しくはヘルプセンターをご覧ください。最新バージョンの GCDS はこちらからダウンロードできます。

管理コンソールでカスタム ユーザー属性を作成

最新情報: ユーザーに関するさまざまな詳細情報（名前やメールアドレスなどの基本情報や、役職、
上司、部署などの仕事関連のデータ）は、管理コンソールで追加、編集、表示することができます。また、Admin SDK（英語）や Google Cloud Directory Sync ツールを使用することで、事前定義されたリストにカスタム ユーザー属性を追加することも可能です。今回のリリースでは、このようなカスタム ユーザ
ー属性の作成や表示を、管理コンソールから直接行えるようになりました。Admin SDK や Google Cloud Directory Sync を使用する必要はありません。

たとえば、従業員が携わっているプロジェクトを確認したり、従業員の雇用日を保存したりと、組織のニーズに応じてあらゆる操作を行えます。また、それぞれの欄に入力するデータの種類（テキスト、数値、日付、メールアドレスなど）を指定したり、そのデータの表示を誰に許可するか（管理者と特定のユーザーのみに許可する、または組織内のすべてのユーザーに許可する）を決定したりすることも可能です。これらの詳細情報は、管理コンソールの [ユーザーの詳細] ページで編集、表示できます。

カスタム ユーザー属性を追加、管理する方法について詳しくは、ヘルプセンターをご覧ください。

Gmail に添付されている、パスワードで保護されたオフィス ファイルの処理

最新情報: 医療機関や金融サービスなどの規制基準の高い業界においても、G Suite のメール管理機能は有効です。新たにリリースする Gmail の添付ファイルのコンプライアンス フィルタは、規制に準拠するためにメールのコピーを暗号化されていない状態で保管する必要があるお客様にとって便利な機能です。このフィルタを使用することで、パスワードで保護されたオフィス ファイルの処理ルールを規定できます。

今回のリリースでは、添付ファイルのコンプライアンス フィルタで新しい設定項目を選択できるようになりました。フィルタは、添付されているオフィス ファイル（Microsoft Office や LibreOffice などのドキュメント）がパスワードで保護されているか（暗号化されているかどうか）どうかを検出します。ユーザーはその結果に応じて、メールの処理方法（メールの拒否、添付ファイルの形式や名前の検出、メールの転送、ヘッダーの追加、件名の先頭への文字列の追加など）を指定できます。また、添付ファイルを削除してメッセージに警告を追加するなど、メッセージの内容を変更することも可能です。コンプライアンス フィルタは、
添付ファイルがパスワードで保護されているかどうかを判断し、その結果に応じて処理を行います。

G Suite をご利用のお客様の多くは、独自の IT セキュリティ要件を満たすため、すでに Gmail の詳細なフィルタを管理コンソールで設定されています。

添付ファイルのコンプライアンス フィルタの設定の詳細については、ヘルプセンターの記事をご覧ください。

会社所有の Android 搭載端末の一括登録

最新情報: 2015 年 10 月、Android 6.0（Marshmallow）を搭載する会社所有端末の管理機能の導入により、端末のロックダウン、アカウント管理、共有設定の柔軟化、アプリケーション管理、初期状態へのリセットの保護などの設定が新たに追加されました。今回のリリースでは、会社所有の Android 搭載端末の管理がさらに容易になります。

まず、会社所有の Android 搭載端末を一括登録し、端末に適用する設定を管理者が選択して、その端末をリモート オフィスに展開できるようになりました。また、端末の追跡や課金管理を行う社内ツールとの統合性を高めるために、一括登録時に「資産タグ」という新しい属性を端末に関連付けることができるようになりました。

さらに、管理コンソールのモバイル一覧ページ（[端末管理] > [モバイル端末]）のフィルタリング オプションが増え、端末の所有者や適用した操作（ブロック、ワイプなど）で絞り込めるようになりました。

会社所有端末の管理に関するすべての操作（一括登録、端末の操作など）は、管理コンソールの管理監査セクション（[レポート] > [監査] > [管理]）に記録され、会社所有端末でエンドユーザーが行うすべての操作
（OS アップデート、設定変更、アプリのインストールや削除など）はモバイル監査（[レポート] > [監査] > [モバイル端末]）に記録されるようになりました。何より重要なのは、管理者が必要に応じて月次レポートを受け取ることができるようになったことです。これは、直近 30 日間に非アクティブになった会社所有端末の管理に役立ちます。

注: 会社所有端末機能は G Suite Business をご利用のお客様を対象に提供されています。

詳しくは、ヘルプセンターをご覧ください。

G Suite についてのその他のお知らせ

Google Cloud Connect（GCC）: G Suite 管理者のための公式コミュニティ

G Suite Show を YouTube で毎週火曜日午前 11 時（米国太平洋標準時）に公開

G Suite 管理者向けの最新情報の動画

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