1.ความหมายของ Google Drive^[1]

  Google  Drive หรือ Google Docs คือโปรแกรมการจัดการเอกสารออนไลน์ของทาง Google หลักการทำงานจะคล้ายกับโปรแกรมเอกสาร  ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารแบบออนไลน์ได้โดยผ่านการใช้บเว็บเบราว์เซอร์ต่างๆเช่น Inter Explorer, Chrome, Firefox  และSafari ซึ่งจะทำให้การใช้งานของเอกสารมีความสะดวกมากขึ้น สามารถใช้งานหรือแก้ไขข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลาทำให้เอกสารต่างๆเหล่านั้นมีความเป็นปัจจุบันมากขึ้น และยังสามารถใช้งานร่วมกับผู้อื่นได้ โดยบุคคลที่จะเข้ามาใช้งานต้องได้รับอนุญาตหรือคำเชิญจากเจ้าของเอกสารผ่าน ทางอีเมล์ และสามารถทำงานบนเอกสารเดียวกัน ได้หลายครั้งและหลายคนพร้อมๆกัน  ซึ่งแต่จะทำให้เห็นว่า ใครกำลังพิมพ์อะไรอยู่ และสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าใช้งานได้ ว่าคนไหนสามารถแก้ไขข้อมูล หรือ อ่านข้อมูลได้อย่างเดียว และที่สำคัญสามารถรองรับประเภทไฟล์ได้หลายแบบ เช่น Document, Spreadsheets, Presentations, Drawings, Forms (แบบสอบถาม) เป็นต้น                    

ประโยชน์ของ Google Drive สามารถแชร์ไฟล์งานได้ทีละหลายๆ คน ทำให้แต่ละคนทำงานได้โดยไม่ซ้ำซ้อนและสะดวกรวดเร็วขึ้น  และมีประสิทธิภาพ เช่น ถ้ามีการแก้เนื้อหาพร้อมกันหลายๆคน สามารถตรวจสอบได้ว่าใครแก้ไขข้อมูลล่าสุด และไม่ต้องเอาไฟล์ล่าสุดของแต่ละคนมารวมกันเหมือนกันทำงานทั่วๆ  เพราะทางGoogle จะประมวลผลแลจะแสดงเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลงล่าสุด

         Google Drive สามารถรองรับไฟล์ได้หลายประเภท เช่น ทั้ง PDF, CAD/CAM, PhotoShop, Illustrator , Image, MS Office, Sound, HD Video, Multimedia ฯลฯ มีระบบป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์ที่ติดมากับไฟล์ สามารถเปิดไฟล์ได้โดยไม่ต้องมีโปรแกรมเฉพาะเจาะจง

         Google Drive พร้อมทำงานได้ทุกแพตฟอร์ม Windows, Mac , Linux และรองรับการทำงานผ่านสมาร์ทโฟน เช่น ios (iPhone, iPad), Android, Windows Phone

ขนาดไฟล์ในการใช้งาน Google drive

             การอับโหลดไฟล์จากเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อไปเก็บไว้บน Google Drive ของเรามีข้อจำกัดในขนาดของไฟล์ที่ไม่ควรที่จะใหญ่เกินไป และเมื่อเรานำขึ้นมาบน Google Drive เราก็ต้องทำการแปลงไฟล์เพื่อให้สามารถทำการแก้ไขบน Google Drive ได้ ซึ่งข้อจำกัดในเรื่องของขนาดของไฟล์แต่ละประเภทก็มีดังต่อไปนี้

ประเภทและข้อจำกัดของขนาดไฟล์

1. แปลงเอกสารไม่เกิน 2 เมกะไบต์ต่อไฟล์:

• Microsoft Word (.doc, .docx), ข้อความ OpenDocument (.odt), ข้อความ StarOffice (.sxw)
• ข้อความที่มีรูปแบบ (.rtf), ข้อความธรรมดา (.txt), HTML (.htm, .html)

1. แปลงงานนําเสนอ - ไม่เกิน 10 เมกะไบต์ต่อไฟล์:

• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps)
• แปลงสเปรดชีต - ไม่เกิน 20 เมกะไบต์ต่อไฟล์:

1. ไฟล์Microsoft Excel (.xls, .xlsx) และสเปรดชีต OpenDocument (.ods)

• ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (.csv)

1. แปลงภาพวาด - ไม่เกิน 2 เมกะไบต์ต่อไฟล์:

• Windows Metafile (.wmf)

1. แปลงข้อความจากไฟล์PDF หรือภาพ - ไม่เกิน 2 เมกะไบต์ต่อไฟล์:

• ภาพถ่าย เอกสารที่สแกน ภาพหน้าจอ เป็นต้น (.jpg, .gif, .png)
• ไฟล์PDF (.pdf)

1. ไม่มีการแปลงกราฟิก - ระบบจะแปลงเฉพาะข้อความ เพื่อให้ได้ผลดีที่สุด โปรดเริ่มต้นด้วยไฟล์
2. ภาพที่มีความละเอียดสูง

ข้อดีของการใช้งาน Google Drive

• ลดความซับซ้อนในการเก็บเอกสารหลายรูปแบบ หลายเว่อร์ชั่น
• เอกสารนั้นๆ ก็จะจัดเก็บไว้ที่  Server ของGoogle ซึ่งมีความปลอดภัยที่สูง
• ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมที่เครื่องคอมพิวเตอร์ให้ยุ่งยาก
• ง่ายต่อการใช้งาน เพราะเหมือนทำงานโดยใช้โปรแกรม  Microsoft  Office
• ไม่ต้องส่งเอกสารไปทางอีเมล์หรือ Copy ใส่ Thumb drive ไม่ต้องเสียเวลาในการส่งอีเมลล์กลับไปกลับมา หรือประสบปัญหาอีเมลล์ของผู้รับเต็มทำให้ไม่สามารถรับไฟล์เอกสารได้
• ผู้มีส่วนร่วมทุกคนสามารถเข้าจัดการเอกสารได้ โดยไม่ต้องดาวน์โหลดเอกสารมาเก็บไว้เครื่องคอมพิวเตอร์ของตัวเอง
• ควบคุมกำหนดสิทธิ์ว่าใครสามารถดู แก้ไข  เอกสาร ได้บ้าง
• ทำงานบนเอกสารชิ้นเดียวกัน ขณะเดียวกัน ได้คราวละหลายๆคน ซึ่งแต่ละคนสามารถเห็นว่าอีกใครกำลังพิมพ์อะไรอยู่ แบบ Real-Time
• ค้นหาข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว เพราะ Google เป็นหนึ่งทางด้านการค้นหาอยู่แล้ว สามารถค้นหาข้อความที่อยู่ในเอกสารได้ด้วยไม่ได้ทำการค้นหาเฉพาะชื่อไฟล์

ข้อจำกัดของการใช้งาน Google Drive

• เครื่องมือต่างๆ ยังไม่รองรับและหลากหลายเท่ากับ Microsoft Office  เช่น รูปแบบตัวอักษร, Macros
• จำกัดเนื้อที่ ที่ 5 GB หากต้องการมากกว่านั้นต้องทำซื้อพื้นที่เพิ่ม
•  
• สามารถใช้ Mobile Device ประเภท iPhone, iPad หรือ Android ได้ แต่ไม่สามารถรองรับบน Blackberry

2.วิธีการสมัคร G-mail^[2]

วิธีการสมัคร Mail Gmail ละเอียดทุกขั้นตอน

สมัยนี้ในการติดต่อสื่อสารส่วนมากก็จะติดต่อผ่าน Email นั้นเอง ซึ่งมีผู้บริการทางด้าน E-mail ฟรี หลายเจ้า อาทิเช่น @gmail.com ของ Google หรือ @outlook.com ของ Microsoft และอื่นๆอีก แต่วันนี้ผมจะมาสอนวิธีการสร้าง Email ของ Gmail นั่นเอง ซึ่งวิธีการสร้างนั้นง่ายๆมากเลยครับ เพียงเราสมัครหน้าเดียวก็สามารถมี Account mail ได้แล้ว โดยพื้นที่ที่เราจะได้จาก Gmail นั้นก็คือจำนวน 15 GB กันเลยทีเดียวถือว่าเยอะมากๆเลยนะครับ

สอนวิธีการสมัคร Email Gmail อย่างละเอียด

1. ให้เข้า Webpage หน้านี้ครับ  สมัคร Gmail

จากนั้นคลิก สร้างบัญชีใหม่

2. จากนั้นกรอกข้อมูลของเราลงไปครับ

ชื่อ : กรอกชื่อเราลงไปครับ

นามสกุล : กรอกนามสกุลเราลงไปครับ

เลือกชื่อผู้ใช้ : ให้เราใส่ ชื่อ Email ที่เราอยากได้ครับ เช่น itithai.ppy  หรือชื่อเราครับต้องลองใส่ดูก่อน

ถ้าชื่อ email มีคนใช้แล้วระบบจะแจ้งขึ้นมาเองครับว่ามีคนใช้แล้ว ก็ให้เราเปลี่ยนหาชื่อใหม่

สร้างรหัสผ่าน : ให้เราใส่ Password ที่เราต้องการลงไปครับ โดย Password ห้ามต่ำกว่า 8 ตัวอักษรนะครับ แล้วเวลาใส่ให้ ผสมตัวใหญ่ ตัวเลข ตัวเลข ลงไปด้วยนะครับ เช่น PassGmail2013

ยืนยันรหัสผ่าน : ให้ใส่ Password เหมือนกับด้านบนอีกครั้ง

วันเกิด : ให้ใส่วัน / เดือน / ปี ลงไปครับ

โดยที่ปี ให้ใส่เป็นปี คศ. นะครับ เช่น 1985

เพศ : ชาย / หญิง

โทรศัพท์มือถือ : +66860324XXX

ถ้ามือถือเรา 0860324XXX ให้เราตัด 0 ออกแล้วต่อ +66 ไปเลยครับ

ที่อยู่อีเมลปัจจุบันของคุณ : ข้อนี้ข้ามก็ได้ครับ ไม่ต้องกรอกก็ได้

จากนั้นให้กรอก ข้อความที่คุณเห็นในภาพ

ตำแหน่งที่อยู่ : เลือก ไทย

จากนั้นให้ติ๊กถูก2 ข้อ เพื่อยอมรับข้อกำหนดจาก Google  > กด ขั้นตอนต่อไป

จากนั้นระบบก็จะทำการสร้าง Email Gmail ให้เราแล้วครับ ง่ายไหมละครับ

ทีนี้เราก็จะได้ Email Gmail ของเราแล้ว โดยเราสามารถเอาไปสมัคร Play Store เพื่อ Download Apps ในโทรศัพท์ Andoid ได้แล้วครับ หรือเอาอีเมล์ไว้ใช้ในการสมัครงาน