Nærhet til hvem og for hvem?
Forslag til prinsipp for fremtidige administrative organisering ved HiB
Kunnskapsledelse og administrative støttefunksjoner
Høgskolen er en kunnskapsorganisasjon hvor kjernekompetansen entydig er plassert i organisasjonenes grunnenheter. God kunnskapsledelse og god administrasjon i en kunnskapsorganisasjon må derfor ha en særlig orientert mot kunnskapspremisser og tillit nedenfra.
Administrasjon er en svært viktig støttefunksjon for HiB sitt samfunnsoppdrag for utdanning, forskning og samhandling med samfunnet. I tillegg til denne viktigste servicefunksjonen for administrasjon mot grunnenhetene har HiB sin ledelsesledd også behov for administrativ kapasitet som kan betjene styrefunksjoner, kommunikasjon med Kunnskapsdepartementet og andre felles oppgaver ut mot samfunns, arbeids- og næringsliv.
Nærhet, desentralisering og tillit
Fremtidig valg av organisasjonsmodell for administrasjon må være basert på prinsippet om nærhet til HiB sine viktigste brukere av administrative tjenester.
I styresak 115/11 settes følgende mål for Organisasjonsprosjektet: “Prosjektet har som mål å utvikle og etablere administrasjonen for høgskolen som en administrasjon/en forvaltningsenhet fram til samlokaliseringen på Kronstad i 2014. En vesentlig målsetting er kontinuerlig kvalitetsutvikling av de administrative tjenestene både gjennom prosjektet og i driftsfasen etter innflytting.”
Forskerforbundet er kjent med at formuleringen “en administrasjon/en forvaltningsenhet” synes å bli tolket ulikt. Her må det legges til grunn at Høgskolen i Bergen per i dag har en samlet administrasjon med direktøren som øverste leder for den samlede administrative virksomhet ved institusjonen (jmf UH-loven § 10-3 pkt 2.) og med rektor som juridisk ansvarlig (jmf UH-loven § 12-1 pkt 2.).
Forskerforbundet mener at styrets mål om “kontinuerlig kvalitetsutvikling av de administrative tjenestene” ikke må innebære en sentralisering av tjenester som er nært knyttet til de enkelte studiene. Nærhet til der hvor tjenestene gis må være et bærende prinsipp. Nærhet innebærer også fysisk nærhet i så stor grad det er mulig. Mellom HiBs gode administrasjon og faglige ansatte bør det være kortest mulig vei og færrest mulige låste dører.
Forskerforbundet oppfatter nærhet som:
Eventuelle forslag om ytterligere sentralisering av HiB sine administrative medarbeidere må dermed begrunnes særskilt, og svare på spørsmålet om vilkårene for sentralisering er til stede.
Sentraliseringen ved HiB har nådd en grense
Sentraliseringen ved HiB har nådd sin grense. Både innenfor forskning og undervisning er det bygget opp en kultur og administrasjon for en detaljstyring som ikke er tjenlige i en dynamisk og kompleks kunnskapsorganisasjon. Dels gir dette flaskehalser i beslutningstaking, dels reflekterer direktørinnblanding for lite respekt for faglig kompetanse i HiB sine grunnenheter.
Avdelingsadministrasjon og instituttadministrasjon
Nærhetsprinsippet er viktig i all forvaltning – også for undervisning og forskning. De som kjenner undervisning og forskning må ha administrativ støtte til å gjøre sin jobb best mulig.
Dette innebærer at HiB sin studieadministrasjon primært bør være knyttet til avdelingene. I fremtiden må HiB også vurdere erfaringer fra UiB som har valgt å satse på administrative tjenester på instituttnivå.
Når den fysiske samlokaliseringen til Kronstad er klar, utløser dette noen naturlige tiltak for samordning av servicefunksjoner som en hovedstudentekspedisjon, felles bibliotek og visse byggdriftfunksjoner, men dette opphever ikke behovet for og nytten av nærhet mellom god administrasjon og HiB sitt faglige grunnfjell.
Erfaringer fra Aarhus Universitet
Styret ved HiB besøkte universitetet i Aarhus november 2012. På Allmenningen blir den administrative delen av reformen fremstilt som vellykket og som et mulig forbilde for HiB (http://allmenningen.hib.no/aktuelt/nyhetsarkiv/2012/inspirerande-mote-med-danske-dome/). Nylig er det fremlagt en evalueringsrapporter som viser at de ansatte – særlig de vitenskapelig ansatte fra universitets kjernevirksomhet er meget kritisk. http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/arbejdsmiljoe/apv/psykapv2012/