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CARL Communications Community of Practice Steering Committee  – Terms of Reference

Revised and approved by the Strengthening Capacity Committee August 23, 2024

Background

Established in 2022, the Communications Community of Practice (CoP) brings together library workers and other colleagues from Canadian academic institutions working or interested in communications. The goals of the CoP are to connect, provide information sharing, and grow expertise and capacity across Canada.

Responsibilities

The Steering Committee will:

• Meet on a monthly basis
• Organize quarterly community calls, roundtables, workshops, and/or other forms of community engagement
• Create and provide access to resources for the community of practice as related to their activities (ie. links to presentations, etc.)
• Record and document CoP activities
• Assess the activities of the COP to determine they meet the needs of the comms community
• Liaise with the Strengthening Capacity Committee (SCC)  through the CARL liaison and provide updates to the SCC at the Spring and Fall meetings and as requested

Steering Committee Membership

• 5-6 members from CARL and other Canadian post-secondary institutions, including a CARL staff liaison to provide logistical support. At least 2 members will be from CARL member institutions.
• Two members will serve as co-chairs, to be nominated collegially from the membership.
• Members will have a strong interest or functional responsibilities in communications.
• Membership will strive for a broad representation (e.g. institutional size, geography, knowledge and experience).
• Members will be expected to commit 5-10 hours per month, and will coordinate their participation with their library director.
• Steering Committee Members will serve for a one-year term, renewable.
• A call for expressions of interest to join the Committee will be shared through the CARL website and appropriate communication channels. Expressions of interest will be reviewed by the co-chairs, SCC Chair and the CARL staff liaison, who will make the final selection based on the criteria outlined above.

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Comité directeur de la communauté de pratique en communications de l'ABRC – Mandat

Révisé et approuvé par le Comité de l’accroissement de la capacité le 23 août 2024

Contexte

Créée en 2022, la Communauté de pratique (CdP) en communications réunit des bibliothécaires et d'autres collègues d'établissements universitaires canadiens qui travaillent dans le domaine de la communication ou qui s'y intéressent. Les objectifs de la CdP sont de créer des liens, d'assurer le partage d'informations et d'accroître l'expertise et la capacité à travers le Canada.

Responsabilités

Le comité directeur devra:

• se réunir sur une base mensuelle
• organiser des appels communautaires, des tables rondes, des ateliers ou d’autres formes d’activités pour la communauté
• créer et donner accès à des ressources pour la communauté de pratique en rapport avec ses activités (par exemple, des liens vers des présentations, etc.)
• enregistrer et documenter les activités de la CdP
• évaluer les activités de la CdP afin de déterminer si elles répondent aux besoins de la communauté
• assurer la liaison avec le Comité de l'accroissement de la capacité (CAC) par l'intermédiaire de l'agent de liaison de l'ABRC et fournir des mises à jour au comité lors des réunions du printemps et de l'automne ou sur demande.

Composition du comité directeur

• 5-6 membres de l'ABRC ou d'autres établissements d'enseignement universitaires canadiens, y compris un agent de liaison de l'ABRC pour assurer le soutien logistique. Au moins deux membres proviendront des institutions membres de l'ABRC.
• Deux membres seront co-présidents et seront nommés de manière collégiale par les membres.
• Les membres auront un intérêt marqué pour la communication ou des responsabilités fonctionnelles dans ce domaine.
• La composition du comité visera une représentation diversifiée (par exemple, taille de l'institution, géographie, connaissances et expérience).
• Les membres devront s'engager à consacrer 5 à 10 heures par mois et coordonneront leur participation avec le directeur de leur bibliothèque.
• Les membres du comité directeur ont un mandat d'un an, renouvelable.
• Un appel d'intérêt à se joindre au comité sera diffusé sur le site web de l'ABRC et par les voies de communication appropriées. Les manifestations d'intérêt seront examinées par les coprésidents et l'agent de liaison de l'ABRC, qui procéderont à la sélection finale en fonction des critères susmentionnés.