Falls Ihre Odoo 10 Instanz nicht durch uns installiert und gewartet wird, können die speziellen Zusatzmodule via Bitbucket Repository entsprechend heruntergeladen und installiert werden. Wichtig dabei ist, dass Grundkenntnisse mit GIT (http://de.wikipedia.org/wiki/Git) und dem Odoo 10 Server System vorhanden sein müssen.

Falls Sie Unterstützung benötigen, helfen wir gerne weiter.

Finanzen - Voraussetzungen

Wichtige Voraussetzungen für eine funktionierende CH Finanzuchhaltung sind folgende Punkte:

Modul welches Stornierung von Buchungen zulässt

. account_cancel

Korrekt erstellter Kontenplan

. mit einem speziellen Module, kann Ihr bevorzugter Kontenplan bei der Installation von Odoo entsprechend erstellt werden

. im selben Modul kann auch eine korrekte MwSt. Struktur erstellt werden

Korrekt konfigurierte FiBu Konten

. wichtig ist es, dass die Ertrags- und Aufwandkonten korrekt konfiguriert werden (Standard Steuern)

. Debitoren und Kreditorensammelkonten müssen mit der Option Erlaube Ausgleich konfiguriert sein

. Journale für Verkauf, Einkauf, Bank, Post, Kasse sollten mit der Option Storno erlauben konfiguriert sein

Korrekt konfigurierte MwSt. Struktur und Konten

. Rechnungs und Gutschrift Steuerkonto müssen erfasst sein

Finanzen - Berichte

Allgemeine Finanz Berichte

Unter Finanzen / Berichtswesen befinden sich allgemeine Standardberichte für die Finanzbuchhaltung. Bei diesen Berichten werden alle Konten ausgewertet.

Menu: Finanzen / Berichtswesen / ...

Berichte einzelner Konten

In Odoo können Berichte für einzelne Konten erstellt werden.

Menu: Finanzen / Finanzberater / Kontenplan
Konto oder Konten auswählen (1)
Druck (2)

Umsätze nach Konten und Perioden > erstellt einen detaillierten Bericht den ausgewählten Konten
Vorläufige Bilanz > erstellt einen Bericht mit den Summen der ausgewählten Konten

Berichte filtern

Folgende Filter Beschreibung und Ansicht gelten für die allgemeinen Berichte wie auch für die Berichte einzelner Konten.

Je nach Bericht können verschiedene Filter gesetzt werden. Wichtige Filter sind unten beschrieben, alle anderen Filter sollten selbsterklärend sein.

Filter Buchungen

Alle gebuchten Positionen > im Bericht werden nur gebuchte Positionen ausgewertet, Buchungen im Entwurf werden nicht beachtet
Alle Einträge > alle Buchungen werden im Bericht ausgewertet, inkl. Buchungen im Entwurf

Eröffnungsbilanz einbeziehen > wenn aktiviert, werden die Eröffnungsalden mit einbezogen

Finanzen - Ausgangsrechnungen (Kunden)

Rechnung erstellen

Finanzen / Ausgangsrechnungen

Anlegen (Button)

Kunden wählen
Zahlungsbedingung wählen
Produkte hinzufügen
Weitere Informationen angeben

Rechnung bestätigen

Nach dem Speichern der Rechnung kann diese erneut bearbeitet, abgebrochen und bestätigt werden

Bearbeiten

Rechnung erneut bearbeiten

Anlegen

neue Rechnung erstellen

Druck (Menu)

Rechnungen
Duplikate

Aktion

Löschen, dies ist nur möglich wenn:

die Rechnung im Entwurf ist
die Rechnung noch nie bestätigt wurde

Duplizieren

Kopie der Rechnung erstellen

Per E-Mail versenden

öffnet den E-Mail Editor und hängt die Rechnung als PDF an, bedingt eine entsprechende Konfiguration der Odoo E-Mail Einstellungen

Druck (Button)

Rechnung drucken

Einzahlung erfassen

siehe Einzahlung erfassen

Rechnungsgutschrift

siehe Rechnungsgutschrift
Rechnung gutschreiben, macht nur Sinn wenn:

Rechnung bestätigt
Rechnung bestätigt und bezahlt

Rechnung abbrechen

bricht die Rechnung ab, Voraussetzungen:

Module account_cancel ist installiert
entsprechende Journal lässt das Abbrechen zu
Rechnung ist im Status Offen

Rechnung abbrechen

Damit eine Rechnung abgebrochen werden kann, muss das Odoo Standard Modul account_cancel installiert sein.

Zudem muss das entsprechende Journal so konfiguriert werden, dass es das abbrechen einer Buchung zulässt, siehe Abbildung.

Einzahlung erfassen

Mit einem Klick auf den Button Einzahlung erfassen erscheint ein Assistent, welche dabei hilft, die Einzahlung der Rechnung zu erfassen.

Zahlungsjournal wählen
Betrag übernehmen oder anpassen
Zahlungsdifferenz entsprechend zuordnen

wenn Zahlung nicht gleich Rechnungsbetrag

Zahlungsdatum setzen
Einzahlung bestätigen

Ist die Einzahlung erfasst, wird die Rechnung in den Status bezahlt versetzt.

Wie ein Differenzbetrag (Unter-/Überzahlung) behandelt wird, beschreibt das Thema: Einzahlung erfassen - Unter-/Überzahlung

Einzahlung erfassen - Unter-/Überzahlung

Ist als Beispiel die Einzahlung weniger (oder mehr) als der Rechnungsbetrag, kann dies entsprechend verbucht werden. Der offene Betrag (+ oder -) kann entweder offen gelassen werden (Teilzahlung) oder entsprechend verbucht werden.

Zahlungsdifferenz Art wählen (1)

Offen halten und bestätigen

die Rechnung bleibt entsprechend offen

Kennzeichne Rechnung als vollständig beglichen

Konto wählen, auf welches die Differenz gebucht wird (2)

Memo nach Bedarf anpassen (3)
Zahlung bestätigen

Multi Einzahlungen erfassen (CH ESR - XML/ISO20022 oder v11)

Import ESR

Wir in der Schweiz das entsprechende Module eingesetzt, welches erlaubt ESR (Einzahlungsscheine mit Referenznummer) zu erstellen, können die entsprechenden, elektronischen Daten, welche die Bank zur Verfügung stellt, importiert und automatisch verarbeitet werden.

Finanzen / Bank und Barkassen / Bankauszüge

Anlegen

Referenz setzen
Journal wählen, von welcher Bank sind die elektronischen Daten
Datum angeben
Import v11 oder XML Datei von der Bank

Nach dem Import Vorgang, werden die Transaktionen aus der Datei aufgelistet und am selben Ort wie die Import Buttons erscheint ein Button mit dem Text Importiere Rechnung.

Importiere Rechnungen

Ist die v11 bzw. XML Datei importiert, werden die entsprechenden Transaktionen aufgelistet und mit der Funktion Importiere Rechnungen, wird die entsprechende Rechnung der Transaktion zugeordnet und wird im Register Rechnungen aufgelistet. Hier ein Beispiel anhand einer Test XML Datei.

Übersicht Transaktionen
Register Rechnungen

Verarbeite Rechnungen

Nun können die Rechnungen gesamt oder einzeln verarbeitet werden. Werden alle gefundenen Rechnungen verarbeitet (1), werden nur die ausgeglichenen Transaktionen, bzw. Zahlungen erfasst. Alle Transaktionen, bei denen der Betrag nicht mit dem Rechnungsbetrag überinstimmt, müssen manuell verbucht werden, siehe Punkt Einzahlung erfassen.

alle ausgeglichenen Transaktionen/Einzahlungen verbuchen

stimmt der Betrag der Transaktion nicht mit dem Rechnungsbetrag überein, muss für diese Transaktion die Einzahlung manuell gemacht werden, siehe Einzahlung erfassen

einzelne Transaktion/Einzahlung verbuchen

Nähere Informationen und Details geben wir gerne in einer entsprechender, speziellen Schulung.

Rechnungsgutschrift

Bei einer Rechnungsgutschrift kann durch den Button Rechnungsgutschrift in der Rechnung der entsprechende Assistent gestartet werden.

Rückerstattungsmethode (1) wählen
Zusatzinformationen beachten

Rückerstattungssentwurf anlegen

legt eine Gutschrift im Entwurf an, damit diese bearbeitet und bestätigt werden kann

Storno: Gutschrift erstellen und abstimmen

die Gutschrift wird anhand der Rechnung erstellt und verbucht, somit ist die Rechnung gutgeschrieben

Anpassen: Gutschrift anlegen, mit Rechnung abstimmen, und neuen Rechnungsentwurf anlegen

Schreibt die Rechnung gut und erstellt eine neue Kopie der Rechnung, damit diese angepasst und erneut versendet werden kann

Grund angeben (2)
Rückerstattungsdatum und allenfalls Buchungsdatum (3) setzen

Erstellte Gutschriften befinden sich bei den Ausgangsrechnungen.

Eine Gutschrift, falls diese nicht direkt ausgeglichen wurde, wird ähnlich behandelt wie eine Rechnung:

Gutschrift im Entwurf bearbeiten
Gutschrift Genehmigen & Buchen
Gutschrift Zahlung erfassen (Zahlung an Kunden)

Finanzen - Mahnwesen

Zusatzmodul: Account Followup Custom

Mahnstufen

Die Voraussetzung für die korrekte Nutzung des Odoo Mahnwesen, ist die Konfiguration der Mahnstufen. Folgende Abbildungen zeigen eine Beispiel Konfiguration.

Konfiguration Mahnstufen

Anzahl Tage nach der Fälligkeit
Mahnspesen

Die Mahnspesen werden nur auf der Mahnung aufgelistet und zum offenen Rechnungsbetrag hinzugefügt. Es werden keine automatischen Buchungen erstellt. Zahlt der Kunden den offenen Betrag inkl. Mahnspesen ein, muss der Betrag für die Mahnspesen separat gebucht werden.

E-Mail Vorlage, falls Mahnung per eMail versendet werden soll (Option "Send an Email" aktiviert)
Text der oberhalb der Mahn Linien dargestellt wird

Übersicht verfügbare Mahnungen

Menupunkt: Finanzen / Mahnwesen / Händische Mahnung erstellen

Hier werden die verfügbaren Mahnungen darstellt.

Funktionen Mahnung

Wird ein Eintrag aus der Liste angeklickt, gelangt man direkt in den Kunden mit ausgewähltem Mahnwesen Register und erhält folgende Funktionen.

Diese Funktion erstellt ein PDF mit den fälligen Mahnung und erhöht die Mahnstufe um eine Stufe. Nach dem betätigen muss das Kunden Formular neu geladen werden, siehe Pfeil oben rechts.
Mit dieser Funktion wird direkt ein Standard eMail an den Kunden gesendet, indem die fälligen Rechnungen aufgelistet werden. Die eMail Vorlage kann über die Mahnstufen angepasst werden. Damit dies funktioniert, muss in der Mahnstufe die entsprechende Option aktiviert sein.
Zeigt eine Liste der überfälligen Zahlung dieses Kunden an.
Diese Funktion erlaubt es, die Mahnstufe aller offenen Rechnungen in einem Schritt anzupassen.
Im Bearbeitungmodus kann diese Option pro Zeile aktiviert werden, so dass für die entsprechende Rechnung keine Mahnstufe erhöht und diese auch nicht auf der Mahnung gelistet wird.
Im Bearbeitungsmodus kann die Mahnstufe pro Zeile einzeln angepasst oder sogar entfernt werden.

Muster Ansicht Mahnung

Liste überfälliger Zahlungen

Menupunkt: Finanzen / Mahnwesen / Liste der überfälligen Zahlungen

Zusätzlich wurde im Mahnwesen Zusatzmodul eine spezielle Liste erstellt, welche die überfälligen Zahlungen auflisten.

Finanzen - Buchungszeilen

Menupunkt: Finanzen / Finanzberater / Buchungszeilen

In diesem Menupunkt können keine Daten angelegt werden. Die Buchungszeilen dienen zur Filterung/Auswertungen von vorhandenen Buchungszeilen. Es ist nicht empfehlenswert, vorhandene Buchungszeilen direkt hier zu bearbeiten. Dies sollte/muss über den entsprechenden Buchungssatz gemacht werden.

Finanzen - Buchungssätze

Menupunkt: Finanzen / Finanzberater / Buchungssätze

Info: Es können lediglich einfache Buchungen erstellt werden. Soll eine Buchung mit MwSt. gemacht werden, kann diee über z.B. Rechnungen (Ein/Aus) gemacht werden, da so alle MwSt. relevanten Buchungszeilen automatisch berechnet und erstellt werden.

Hier können mit der Odoo Standard Funktion manuelle Buchungen erstellt werden. Mit dem Button Anlegen wird ein entsprechendes Formular geöffnet indem die nötigen Daten erfasst werden können. Buchungen in Odoo werden in zwei Buchungszeilen erfasst: SOLL und HABEN Buchung. Dabei müssen pro Buchungszeile die nötigen Angaben eingegeben werden. Es können mehrere Buchungen so in einem Buchungssatz erfasst werden, z.B. für Eröffnungs- bzw. Abschlussbuchungen.

Buchungssatz anlegen

Journal: entsprechendes Journal wählen, in welches dieser Buchungssatz zugeordnet werden soll
Datum: Buchungsdatum
Referenz: Referenz des Buchungssatz
Buchungszeilen: entsprechende Buchungszeilen
Speicher und buchen

Buchungssatz bearbeiten

Ein manuell erstellter Buchungssatz kann grundsätzlich immer abgebrochen und bearbeitet werden, sofern kein Abschluss (Monat, Quartal, Jahr) gemacht wurde. Dies ist aber abhängig vom Vorgang in der Firma, we Abschlüsse verwaltet werden.

Buchungssatz abbrechen

Ein bestehender Buchungssatz kann abgebrochen werden (Button: Abbrechen Buchung), bearbeitet und neu verbucht werden. Dies dient vor allem zur Korrektur einer manuell erstellten Buchung und sofern kein Abschluss gemacht wurde.

Wichtig ist, dass das genutzte Journal ein Abbrechen einer Buchung zulässt, ansonsten erscheint folgende Warnung:

Buchungssatz stornieren

Soll ein Buchungssatz korrigiert werden und Ist bereits ein Abschluss gemacht, muss ein bestehender Buchungssatz storniert werden, da nur so die entsprechende Stornobuchung erstellt wird. Odoo erstellt mit dieser Funktion automatisch die nötigen Stornobuchung.

Wird bei einem Buchungssatz ein Storno gemacht, verlangt Odoo lediglich das Datum des Storno und optional ein Journal. Wird kein Journal angegeben, wird das Journal des Original Buchungssatz verwendet.

Finanzen - Buchungen erstellen (optionale Erweiterung)

Da die Odoo standard Funktion nur manuelle und einfache Buchungen zulässt, wurde ein optionales Zusatzmodul erstellt, welches erlaubt, z.B. auch Buchungen mit MwSt. direkt zu erstellen. Ist dieses Modul installiert, wird ein neuer Menupunkt erstellt und ein Wizard/Assistent gibt die Möglichkeit einfach Buchungen zu erstellen.

Menupunkt: Finanzen / Finanzberater / Buchung erstellen

Detaillierte Informationen zu diesem optionalen Modul gebe ich gerne persönlich ab.

Genauere Informationen zu einzelnen Modulpreisen befinden sich unter: https://www.odoo-solution.ch/preise

Finanzen - MwSt. Abrechnung (in Entwicklung)

WICHTIGER Hinweis: Odoo S.A. (https://www.odoo.com) hat die MwSt. Abrechnung aus Odoo 10 CE (Community Edition) entfernt.

Wir arbeiten an einer Lösung, welche wir unseren Kunden, welche MwSt. pflichtig sind, kostenpflichtig zur Verfügung stellen.

Genauere Informationen zu einzelnen Modulpreisen befinden sich unter: https://www.odoo-solution.ch/preise

Voraussetzung sind richtig konfigurierte MwSt. Sätze, FiBu Konten und MwSt. Schlüssel. Wichtig ist, das folgende Konten vorhanden sind:

1170 - Vorsteuer auf Materialaufw. + DL

1171 - Vorsteuer auf Investitionen + übr. BA

2200 - Geschuldete Mehrwertsteuer

2205 - Nettosteuerschuld Mehrwertsteuer

Die genau Bezeichnung, hängt vom Kontenplan und den Empfehlungen des FiBu Experten ab.

MwSt. Bericht erstellen

Folgender Bericht, erstellt für den angegebenen Datumsbereich oder die angegebene Periode, einen MwSt. Bericht mit den entsprechenden MwSt. Codes, welche für die Übertragung auf das ESTV MwSt. Formular nötig sind.

Finanzen / Berichtswesen / Standard Auswertungen / Umsatzsteuer / Umsatzsteuer Anmeldung

Den entsprechenden Bericht für das jeweilige Quartal erstellen, überprüfen und ausdrucken.

ESTV MwSt. Formular ausfüllen

Als nächstes kann das ESTV MwSt. Formular gemäss Ausdruck ausgefüllt werden.

Eingangsrechnung erstellen

Der zu zahlende Betrag (Code 500) kann nun als Eingangsrechnung mit dem entsprechenden Lieferant (ESTV) erstellt werden. Das Rechnungsdatum per Ende Quartal definieren.

In der Rechnungszeile befindet sich der Betrag Code 500 om Ausdruck, das Konto hier ist 2205.

Die erfasste Zahlung kann nun ausgeführt je nach Firma via eBanking o.ä. ausgeführt werden. Dieser Vorgang entspricht dem normalen Zahlungslauf für Lieferantenrechnungen. Wurde die Zahlung ausgeführt, kann die erstellte ESTV Eingangsrechnung entsprechend gebucht (Zahlen) werden.

MwSt. Buchungen per Ende Quartal

Damit die oben genannten MwSt. Konten per Ende Quartal ausgeglichen sind, muss folgende Buchung erstellt werden.

Finanzen / Buchungssätze / Buchungssätze

Als Referenz die jeweilige Periode inkl. Jahr angeben:

Referenz: MWST Buchung Q4/2014

Als Journal wird hier das Journal für Verschiedenes ausgewählt

Journal: verschiedenes Journal

Buchungszeilen

Nun können folgende Buchungzeilen erfasst werden.

Bezeichnung:

MWST Vorsteuer Waren und Dienstleistungen

Soll: 2205

Haben: 1170

Betrag: MwSt. Abrechnung Code 400

Bezeichnung:

MWST Vorsteuer Invest./andere Abgaben

Soll: 2205

Haben: 1171

Betrag: MwSt. Abrechnung Code 405

Bezeichnung:

MWST Warenverkauf 7.7 %

Soll: 2200

Haben: 2205

Betrag: MwSt. Abrechnung Code 399

Kontrolle MwSt. Konten

Zur Kontrolle sollten nun die Summen und Salden der MwSt. Konten überprüft werden. Hierzu die Konten Konfiguration öffnen.

Finanzen / Konfiguration / Finanzkonten / Finanzkonten

Nun die entsprechenden MwSt. Konten via Filter suchen, markieren und im Drucken Menu den Bericht Umsätze nach Konten und Perioden wählen.

Periode schliessen

Als letzter und wichtiger Schritt, muss die abgerechnete Periode geschlossen werden.

Finanzen / Periodische Verarbeitung / Ende der Periode / Periode abschliessen

Entsprechende Periode wählen und schliessen.

Finanzen - Jahresabschluss (in Entwicklung)

Odoo 10 CE (Community Edition) verfügt leider nicht über ein Module, mit welchem ein Jahresabschluss gemacht werden kann.

Wir arbeiten einer Lösung um ein Jahresabschluss Konzept in Odoo 10 CE zu integrieren und die Mögichkeit zu bieten, einen Jahresabschluss zu erstellen, inkl. Saldo Übertrag.

Eine solche Entwicklung kann nur mit Unterstützung gemacht werden und da bin ich auf jede Art Unterstützung angewiesen. Kontaktieren Sie mich, wenn Sie dabei helfen möchten.

Odoo 10 - Anleitung - Finanzen - www.odoo-solution.ch - www.win-soft.ch

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