Module - Management Visuel de Projet

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    Management Visuel de projet

Cours GDP

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Management Visuel de Projet [MVP]

Cours gestiondeprojet.pm

http://gestiondeprojet.pm/management-visuel 

À quoi sert la prise de notes partagées ?

 

Comment fonctionne la prise de notes partagées ?

⇨allez sur l’onglet DISCUSSION

Rappel : Le questionnaire de fin de chapitre est à réussir tout seul, rappelons que le Code de conduite du MOOC interdit de donner aux autres les solutions !

What is the use of sharing notes?

- To enhance the course content: corrections, additions , references...

- To deepened the course through complementary  resources .

How does note-sharing work ?

- You can write down notes in the appropriate sections :

            .  texts

            .  concept or mind maps

- If you wished to answer questions or discuss the course , it is not here!

Go to " Discussion"

- contributions in this document are under licence CC-BY

Remember : you will have to answer the test at the end of each chapter on your own , it is forbidden by the MMOC code to give the results to the other students.

Note-taking and questions about the course .

Sommaire

I. Prise de notes et questions sur le cours

Introduction

Cerveau / images

Limites physiologiques

Apports du Management visuel

Utilisation : réunion, remue-méninges, procrastination

Conclusion

Chapitre 2 :  Les Post - it

Unité de base

Avantages

Bénéfices projet

Kanban

Chapitre 3 : La méthode des 4 C

Collecter

Classer

Configurer

Communiquer

Chapitre 4 : Les modèles

Pourquoi des Modèles ?

Utilité des Modèles

Modèle du poulet

“la tour Eiffel”

Matrice de Porter

Modèle PESTEL

Les Six chapeaux de Bono

Conclusion :

Chapitre 5 : Mise en pratiques

Exo 1 : 4C à la main

Exo 2 : 4C avec CmapTools

Exo 3 : Kanban papier

Exo 4 : Kanban avec Trello

Exo 5 : Matrice de Porter

Créer un réseau d’idée à partir d’une matrice de Porter de votre projet.

II. Questions à se poser

III. Pour approfondir : les lectures que vous recommandez

IV. Pour approfondir : les synthèses extraites des forums de discussion

V. Pour approfondir : vos suggestions d’amélioration


I. Prise de notes et questions sur le cours

Introduction

Pour qu’un projet réussisse, il faut que les acteurs se synchronisent en permanence. 80% du temps d’un projet est consacré à la circulation de données entre les acteurs (c’est pourquoi il est important de bien connaître les acteurs et les conflits éventuels).

Les différents acteurs doivent être informés en permanence pour que le projet devienne LEUR projet. (et le management visuel prend toute son importance)

Pierre MONGIN, auteur de ce cours est aussi l’auteur du livre “Organisez vos projets avec le Mind Mapping” et “ L’art du management visuel  “ ed. DUNOD

For  the sake of the project success, it is important that the participants  synchronise , 80% of the project time is devoted to datas transmission between the participants. It is why it is important to well know the participants and the possible conflicts .

The different participants must be constantly informed so that the project would become THEIR own ( and visual management is there so important)

Pierre Mongin author of this course is also the author of books " Organize your projects with Mind mapping" Dunod publishing, " The art of visual management" .

Le Management Visuel c’est utiliser des cartes mentales et conceptuelles en complément des rapports (avec des mots) et des tableaux (avec des chiffres).

Comment jouer avec les images, les couleurs et la typographie ?

Une carte va vous servir pour dire : D’où venez-vous ?, Où êtes -vous ?, Où allez-vous ?

 

Le Management Visuel a pour bénéfices :

A l’issue de ce module, vous serez capable d’utiliser des outils simples (post it, logiciel Cmaptools) pour manager visuellement votre projet.

Gain de temps dans la coordination, et l’implication de vos acteurs grâce une circulation accélérée des informations.

Un projet ou notre cerveau ou encore internet ressemble à une nuit étoilée car ils sont remplis de millions de données dont on a du mal à faire des liens entre eux. La solution consiste à construire des modèles virtuels pour nous aider à retrouver notre chemin. C’est un univers en expansion sans panneaux indicateurs. Le ciel étoilé ressemble aux données d’un projet. Or seul un modèle visuel comme le modèle de la Petite Ourse permet de retrouver le Nord à l’aide de l’étoile polaire.

Nous verrons donc comment un modèle aide à gérer notre projet.

Objectifs du cours (5) :

Ci-dessous un plan du cours sous forme d’un plan de métro ...

Visual management uses Mind and Concept maps alongside with words ( relations) and tables (figures) .

How to play with the images, colours and typography,

 Where do you come  from? where are you now?

 Visual management avantages are:

      -  to constantly deliver an immediate message

      -  to give clear instructions

      -  to post the problems that need solving

      - to offer patterns for action.

At the end of this unit, you will be able to use simple tools (post-its, Cmaptools ...) to manage visually your project.

> Sparing time in the coordination and enhancing participant involvement thanks to a faster information flow .

A project,  just as our brain or internet,  looks like as starry night because them are all full of data that we struggle to join together .

The solution consists in building virtual patterns to help us finding again our path . It is an expanded universe without any signposts. A starry night looks like a project data. Thus, only a visual pattern like the Little Bear pattern can help us in finding north thanks to the Polar Star .

We will see , then, how a pattern helps managing a project.

 

Objectives of a course (5)

Answering the questions . Why visual management suits our memory limits?

                  - Using Post-it as the building blocks of the information system

                  - Organizing our project information system

                  - Using project patterns to save time

                  - Practising visual management

agement uses Mind and Concept maps alongside with words ( relations) and tables (figures) .

How to play with the images, colours and typography,The solution consists in building virtual patterns to help us finding again our path . It is an expanded universe without any signposts. A starry night looks like a project data. Thus, only a visual pattern like the Little Bear pattern can help us in finding north thanks to the Polar Star .We will see , then, how a pattern helps managing a project


Chapitre 1 :  Pourquoi le management visuel ?

  1. Cerveau / images

Une image vaut mille mots.

Notre cerveau fonctionne mieux avec les images car il reconnaît un message plus rapidement que par les mots ou les chiffres. Un dessin est bcp plus efficace que des mots.

Le management visuel intégrant la création collective de cartes conceptuelles aide à rassembler des points de vue individuels et renforce la communication.

Exemple : Modèle de représentation d’un projet en image

Below an underground shaped map of the course structure.

 a) Mind  images

 An image is worth  a thousand words.

Our brain works with pictures because it recognizes an image faster than words or figures. A drawing is far more efficient than words.,

Visual management including collective creation  of maps helps gathering different points of view and strengthen communication .

 Example :pattern of a project display in picture

 

b) physiological limits

We are limited due to our little  short term memory . After 20 sec one can only remember 7+ or - 2 items depending on one's memory

c) Visual management benefits .

Depending on our favourite learning style visual supports enhance

              -our listening

              - our understanding

              - our memory

              - our creativity

After 3 days, meeting informations are 6 times more memorized  if they have been given oraly and visually than only oraly.

Visual management then helps to understand complex data                                                      strenghen  communication,  target a specific public, collect individual point of view                                                                                                  on maps collectively created.

Further more: shorten meeting length by 24% ( study by Warton School of Business 2007)          increase level of decision making by 64% ( when decision making is made after a visual display)

 Pilot / Run a project is 80%  communicating

 Principle: Information is better processed and kept when it is conveyed in words, pictures and sounds rather than only in words.

 

  1. Limites physiologiques

Nous sommes limités du fait de notre petite mémoire à court terme.

(Après 20 s. on ne peut retenir que 7±2 éléments selon notre mémoire)..

  1. Apports du Management visuel

Selon notre style d’apprentissage préféré :

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Au bout de 3 jours, les informations d’une réunion sont 6x plus retenues si elles ont été présentées oralement et visuellement que seulement oralement.

Le Management visuel aide donc à :

mais en plus :

Piloter un projet, c’est 80 % de communication.

Principe :

L’information est mieux traitée et conservée lorsqu’elle est présentée en :

MOTS + IMAGES + SONS… plutôt qu’en mots seuls

Les acteurs d’un projet demandent à utiliser le visuel pour expliquer leurs idées, faire des connexions, argumenter, faire avancer leur projet alors que l’attention devient plus rare.

Selon la théorie de Boulding (économiste américain), sans changer les images, rien ne change.

Or un projet c’est changer une situation insatisfaisante.

  1. Utilisation : réunion, remue-méninges, procrastination

L’image ci-dessus reprend plusieurs supports de management visuels : règles du jeu, vision du projet, carte mentale, carte conceptuelle, planning.

Comme nous passons 25% de temps de travail en réunion, tout ce qui peut les améliorer est bon à prendre.

Ils permettront de voir la structure globale de la réunion avec tous les points à l’ordre du jour.

However, a project means changing unsatisfactory situations , everything that can improve them is with taking .Simple post-its can relieve the participant memory.

They will enable people to see the global structure of the meeting including all the items on the agenda.

- For a Brainstorming meeting to be efficient, there should be a time of brainwritting, a silent time at the beginning of the meeting when each person takes time to write down one's ideas ( each one expression) on post-its. The analysis of each idea written on the post-its thus avoiding the leadership effect. The leaders'ideas will not be the only ones to be verbaly reviewed.

 - A project also depends on the progress of all the participants actions. In fact if one participant is late the whole project will be delayed. If the informations of the delay are not visible feedback measurements are not taken.

 With visible maps all the delays and actions are available at a single glance even without opening  computer.Visual management also helps fighting procrastination .

 e) Conclusion: Owing to the data volume the participants should have the right informations at the right time .

- brain better works with images

- information is better processed when it is conveyed in words, images, sounds.

- visual aids increase listening, understanding, memory and creativity.

 Thoughts and questions :

As for you : have you already ( or might have ) chaired a meeting using pictures ? Which picture was ( or could have been ) the most eye-catching ? Why?

  1. Conclusion

Face à la masse de données, il faut que les acteurs aient les bonnes informations au bon moment.

Pour avoir les bonnes infos au bon moment, on s’appuie sur 3 principes :

Réflexion et questions


Chapitre 2 :  Les Post - it

  1. Unité de base

Les Post-it sont les unités de base, les blocs de construction, les Lego mentaux. Ils ont 3 propriétés majeures :

Avec ces propriétés, c’est un outil idéal pour résoudre des problèmes de gestion d’un projet.

Ils sont utilisables en (plan du cours) :

  1. Arborescence d’idées pour organiser un projet,
  2. cartes mentales ou conceptuelles, lors des phases de réflexion collective,
  3. puis en suivi de plan d’action en Kanban.

Les notes prises lors d’un brainstorming peuvent ensuite être organisées (cf. cours cartes conceptuelles et mindmapping) :

  1. Utilisation du Post-It en Arborescence d’idées

Le chaos d’idées par lequel débute tout projet peut s’organiser sous forme d’arborescence. Il donne une carte sur laquelle on peut préciser la nature des relations entre les idées, par une étiquette sur la flèche reliant deux concepts. Le passage de gauche à droite (chaos d’idées à clarté) est matérialisé par une ligne frontière. La discussion pour aboutir à un classement est l’objet de transactions entre participants pour aboutir à la clarté, un ordre qui convient à toutes les parties prenantes du projet. Leurs visions individuelles deviennent une vision partagée. Elle sera d’autant plus engageante que les idées de chacun sont analysées et retenues ou pas selon le résultat des négociations internes au groupe de projet.

Le sens de la flèche indique le sens de lecture.

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Exemple de réorganisation d’un service

(à gauche : le chaos d’idées ; à droite : idées réorganisées avec précision sur la nature de leurs relations)

  1. Utilisation du Post-It en Cartes conceptuelles

 

Il existe aussi d’autres façons d’employer des Post-it comme dans les cartes conceptuelles. Ils possèdent plusieurs avantages :

L’utilisation des post-its organisés en carte conceptuelle durant les réunions favorise l’émergence :

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  1. Utilisation du Post-It en Kanban

C’est un tableau de bord mural avec 4 colonnes. Il permet de gérer les tâches à réaliser de la façon suivante :

  1. “A faire” : un post-it par tâche. Soulage la mémoire. Est composé de petites actions.
  2. “Prochaine tâches” : classement des tâches importantes par priorité de réalisation avant urgence
  3. “Choix du jour” : choisissez une ou deux tâches et consacrez-vous à leur réalisation en évitant d’être dérangé.
  4. “Terminé” : celle qui procure du plaisir, de la sérénité et encourage à la réalisation des autres tâches. Permet la visualisation des tâches terminées pour vous et pour les autres.

On peut situer le kanban derrière la porte du bureau.

L’utilisation d’un Kanban de manière collective présente de nombreux avantages présentés sur l’illustration suivante :

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La visualisation de la structure globale d’un projet donne du sens aux acteurs car un projet c’est la transformation d’un rêve en imaginaire collectif puis en stratégie. Tout projet est une prédiction auto-réalisatrice. Le sens développe l’unité et le développement d’un imaginaire commun à partir des représentations qui ont déjà changées suite au diagnostic.

La vision de la structure globale du projet transfère du sens aux acteurs et développe l’unité de groupe.

Conclusion

Au même titre que la cuillère prolonge notre bras, le Post-it est l’extension de notre mémoire et l’unité de base pour stocker les données brutes avant de les organiser :

Réflexion et questions

Chapitre 3 : La méthode des 4 C 

Il s’agit de classer les données d’un projet pour en faire une carte conceptuelle qui permet de voir à la fois l’arbre et la forêt, avant de jouer aves ses paramètres.

⇒ Hiérarchiser les idées, actions, flux de processus en jouant sur les couleurs, typographie, images, liens hypertextes (CMapTools)…

Si les Post-it sont des briques de construction, le ciment qui relie les briques entre elles est assimilé aux mots de liaison (cf. cartes conceptuelles & mindmapping), matérialisées par des flèches entre les concepts.

Dans la méthode des 4C, organiser ses idées dans une suite logique, c’est relier chacune des idées à celle qui lui correspond, en réseau, en chaîne ou en hiérarchie selon le cas.

En informatique, nous sommes souvent limités par la taille de nos écrans. Le logiciel CMapTools permet de pallier ce problème avec un système de tiroirs qui permet de montrer ou cacher certaines informations. Les noeuds imbriqués sont des rassemblements de concept qui peuvent apparaître ou disparaître en cliquant sur le double chevron. On sélectionne les noeuds, puis avec le logiciel on les rassemble.

Pour en savoir plus sur CMapTools : mindmanagement.org et cmap.ihmc.us

  1. Collecter

Trouver les concepts clés

Il faut bien distinguer Brainwriting (écriture en silence) et Brainstorming (auditif et visuel)

Cmaptools : double-clic gauche = Création d'un concept et sous-couche de la carte.

Rassembler les nœuds en sous-carte.

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  1. Classer

Organiser les concepts

Ajouter des liens pour relier les idées par des flèches à n’importe quelle idée et des étiquettes.

Créer une structure logique : Hiérarchie, réseau, chaîne

Le sens des flèches indique le sens de lecture.

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  1. Configurer

C’est :

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  1. Communiquer

Avec CMapTools on peut créer des diapositives très rapidement.

Combiner Diaporama et cartes conceptuelles. On est entre PowerPoint et Prezi.

Avec des parties cachées qui apparaissent au fur et à mesure.

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Conclusion

Les 4C sont un moyen mnémotechnique pour se rappeler les phases de traitement des données pour en faire un message collectif visible de tous les acteurs. Il peut se déployer avec ou sans logiciel. La méthode Post-It est la plus facile et souple d’apprentissage, elle peut suffire dans un cas simple ou urgent.

Pour autant, le logiciel informatique Cmaptools a plus d’avantages. Il permet de capitaliser :

Idées, actions, processus, procédures. Des options d’impression sont aussi disponibles.

Toutes les actions du projet seront ainsi visibles. Ainsi on peut avoir une vision claire des actions.

Réflexion et questions

Suggestion d’autres logiciels: Prezi, Pearltrees, Spiderscribe, Framaslide (logiciel libre et gratuit)

Chapitre 4 : Les modèles

  1. Pourquoi des Modèles ?

Ils nous aident à :

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La synchronisation d’un projet c’est le passage de l’image intérieure individuelle à une image collective publique, qui guidera et influencera les images intérieures individuelles des membres de l’équipe projet pour orienter leur comportement. Dépendance réciproque des membres du projet qui fait qu’ils ne peuvent fonctionner qu’ensemble.

  1. Utilité des Modèles

Modèles utiles

- réduire le temps de conception

- simplifier les processus de planification des ressources

- aider les clients à comprendre les objectifs

- réduire le coût de la planification

Exemple : pour aider ses clients à maigrir, WeightWatcher donne un barème de points qui aide à sélectionner les aliments appropriés sans avoir à recalculer les calories de chaque aliment

Pour gagner du temps, vaut mieux utiliser des modèles plutôt que de recommencer la restructuration d’un projet à chaque fois. 

  1. Modèle du poulet

Tout le monde sait comment découper un poulet, car tout le monde connaît le modèle du poulet et sait par conséquent ce qu’il doit obtenir par la découpe. Sans modèle, la découpe se fait comme un saucisson, c’est un autre modèle. Sans modèle, il faut mener un effort cérébral pour trouver comment le couper.

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  1. “la tour Eiffel”

Les modèles ne sont que des images intérieures qui aident à décomposer la difficulté.

Les 8 images de la Tour Eiffel sont un bon exemple de la modélisation d’un projet.

Les 8 étapes de la tour Eiffel sont :

Phase 1 : Conception : idée invisible (idées intrinsèques) dans la tête du concepteur. Elle doit sortir de sa tête pour devenir visible à tous les acteurs du projet.

Phase 2 : Formulation : préciser les objectifs SMART (voir Gestion de projet) avec des objectifs clairs.

Rappelons qu’un projet doit avoir un objectif précis et unique à atteindre, des actions à réaliser, des RH et matérielles à synchroniser et enfin une date de début et de fin déterminée.

Phase 3 : Analyse : les différents scénarios. Analyse des solutions & évalue la faisabilité ; qui sont les acteurs du projet (bénéficiaires, MOA, MOE, coordonateur de projet, équipe projet, comité de consultation). C’est un travail en transversalité.

Phase 4 : Décision : choix de l'orientation entre plusieurs décisions.

Phase 5 : Réalisation / Mise en œuvre : réalisation rapide si bien préparée, peut se dérouler rapidement. Par exemple, il n’a fallu que deux ans et deux mois pour réaliser la tour Eiffel grâce à des pièces préfabriquées.

Phase 6 : Transition opérationnelle : appropriation du produit/service par les utilisateurs.

Phase 7 : Rapports et feedbacks : transversale : pilotage du projet vers son objectif : minimiser les coûts, temps, argent et ressources humaines.

Phase 8 : Post-évaluation : tirer les leçons du projet et capitaliser pour les projets futurs.

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  1. Matrice de Porter

Utilité : Détecter les signaux faibles (et ne s’utilise pas pour mesurer les forces du projet) pour combattre les pressions que peuvent exercer les fournisseurs, nouveaux entrants, les clients et les produits de substitution. Ces facteurs influencent les rétroactions que le projet doit enclencher pour parvenir aux termes du projet (= représente schématiquement l'environnement concurrentiel).

4 entrées sur le projet :

Nouveaux entrants : rendre le périmètre obsolète

Fournisseurs : pression sur les prix

Clients : non respect des engagements financiers

Produits de substitution : projet hors-jeu

Cette matrice est facilement réalisable avec des post-it.

  1. Modèle PESTEL

L'objectif de ce modèle est d'évaluer l'influence des facteurs externes, forces motrices du futur via leurs impacts. Son nom est d’ailleurs tiré de la première lettre des 6 facteurs externes.

6 catégories d’influence à analyser :

Politique : rôle des pouvoirs publics (politiques monétaires, pression européenne…)

Économique : facteurs macro-économiques (croissance, taux d’intérêts, imposition, confiance des ménages…)

Social : évolution culturelle (démographie, mentalité, mobilité sociale, mode, santé…)

Technologique : anticipation des évolutions (financement de la recherche, nouveaux brevets, coûts de l’énergie…)

Écologique/Environnementale : évaluation des impacts (recyclage des déchets, greentechs, règlement d’urbanisme, impact transport…)

Légal : évolution des législations (fiscal, sécurité, export, droit des contrats, protection des consommateurs…)

Les Six chapeaux de Bono

Méthode des 6 Chapeaux d'Edward de BONO permet d'éviter l'autocensure des idées nouvelles, dérangeantes, inhabituelles. Elle analyse les idées selon plusieurs points de vue :

Blanc (neutre): selon les faits

Noir (critique) : Pessimiste ou jugement critique

Rouge (sentiments) : intuitif

Bleu (Contrôle) : observation, management

Vert (créativité) : Créativité, alternatives

Jaune (optimisme) : Faisabilité, bénéfices

En multipliant les points de vue, on peut faire ressortir des scénarios inattendus.

Vous pouvez attribuer des post-it de couleur selon le chapeau porté par les membres de la réunion.


Conclusion :

Les méthodes les plus propices à faire émerger une intelligence collective dans un projet : notre capacité à remarquer les modèles autour de nous, et à analyser la relation entre le tout et les parties devient un atout pour les acteurs du projet. Un paysage inédit apparaît. La mise en connexions des concepts d’auteurs, le management visuel de projets, l’application de modèles permettant de cerner les points de vue

Réflexion et questions

Chapitre 5 : Mise en pratiques

Ce dernier chapitre est consacré à 5 exercices de mises en pratique.

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Partagez vos travaux sur https://www.facebook.com/groups/632976046850309/  #CarteConceptuelleMissions

                                   

                

                

  1. Exo 1 : 4C à la main

Comment représenter les missions de votre service ?

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Phase 1: Collecter

Saisir toutes les idées en vrac sans rien oublier.

Phase 2: Classer

Classement sous forme de carte mentale radiante. Les branches les plus épaisses relient les concepts les plus importants. D’autres styles peuvent être utilisés. Les couleurs, titre, et typographie est une autre façon de classer les idées.

Phase indifféremment réalisable en groupe ou individuellement mais collectivement, elle provoque un engagement car les déplacements sont négociés (vision partagée). Réellement utile en gestion de projet, il est particulièrement précieux de partager la même vision.

Phase 3: Configurer

dans la foulée de la phase 2..

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Phase 4: Communiquer

La carte donne la structure du projet comme une carte routière (document de référence). le contexte transforme les données en infos. La carte donne la structure du projet. De la carte mentale à un noyau, elle devient carte conceptuelle à deux noyaux : noyau vision et noyau action.

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  1. Exo 2 : 4C avec CmapTools

 

Téléchargement de CmapTools : http://cmap.ihmc.us

Pour tout savoir : http://youtu.be/c8L5boNWP0o

Fenêtre “Collecter” : Menu Fenêtre > Vue

Fenêtre “Classer” :

Fenêtre “Configurer” : Menu Fenêtre > Afficher palette de styles

  1. Exo 3 : Kanban papier

A faire

Prochaines tâches

Choix du jour

Terminé

Notes

Dans le secteur des services, le travail des personnes est souvent invisible. Rendez votre travail visible !

  1. Exo 4 : Kanban avec Trello

Le site web de Trello

  1. Exo 5 : Matrice de Porter

Créer un réseau d’idée à partir d’une matrice de Porter de votre projet.

Déterminer une stratégie ou un plan d’action en réponses aux menaces mises en valeur par la matrice de Porter. Les flèches rouges précisent les réponses aux menaces.

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Conclusion

Vous maîtrisez les 4C et le kanban.

CMapTools et Trello permettent d’améliorer le SI de votre projet. Mot, image, couleurs, … sont vos outils pour manager vos projets.

Les mots divisent, les images unissent.

Otto NEURATH

II. Questions à se poser

III. Pour approfondir : les lectures que vous recommandez

(merci de ne pas mettre de liens publicitaires !)

IV. Pour approfondir : les synthèses extraites des forums de discussion 

V. Pour approfondir : vos suggestions d’amélioration