Management Visuel de projet
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Rappel : Le questionnaire de fin de chapitre est à réussir tout seul, rappelons que le Code de conduite du MOOC interdit de donner aux autres les solutions !
Sommaire
I. Prise de notes et questions sur le cours
Chapitre 3 : La méthode des 4 C
Chapitre 5 : Mise en pratiques
Créer un réseau d’idée à partir d’une matrice de Porter de votre projet.
III. Pour approfondir : les lectures que vous recommandez
IV. Pour approfondir : les synthèses extraites des forums de discussion
V. Pour approfondir : vos suggestions d’amélioration
I. Prise de notes et questions sur le cours
Introduction
Pour qu’un projet réussisse, il faut que les acteurs se synchronisent en permanence. 80% du temps d’un projet est consacré à l’échange d’informations entre les acteurs, c’est pourquoi il est important de les connaître pour éviter les conflits qui viendraient pénaliser le bon déroulement du projet. Par ailleurs, en informant les différents acteurs, ils se sentent plus impliqués.
Le projet devient LEUR projet. D’où toute l’importance du management visuel.
Pierre MONGIN, auteur de ce cours est aussi l’auteur du livre “Organisez vos projets avec le Mind Mapping”, ed. DUNOD.
Le Management Visuel vient compléter le management traditionnel (rapports écrits et tableaux de données) en jouant sur les images, les couleurs et la typographie entre autres pour faire passer un message temporel : D’où l’on vient ? Où l’on est ? Où l’on va ?
Le Management Visuel a pour bénéfices :
- de livrer en permanence un Message immédiat
- des Instructions claires
- d’afficher les problèmes à résoudre
- d’offrir différents modèles pour agir
- de gagner du temps dans la coordination, et l’implication de vos acteurs grâce une circulation accélérée des infos
Un projet, notre cerveau ou encore internet ressemble à une nuit étoilée car ils sont remplis de milliers de données dont on a du mal à faire des liens entre eux. C’est un univers en expansion sans panneaux indicateurs.
Comme le modèle de la Petite Ourse qui permet de trouver l’étoile polaire, un modèle visuel permet de relier les informations entre elles pour gérer un projet.
Objectifs du cours:
- Répondre pourquoi le management visuel convient-il aux limites de notre mémoire ?
- Employer les Post-it comme briques de base du système d’informations du projet
- Organiser le système d’information de votre projet
- Utiliser des modèles de projet pour gagner du temps
- Les mettre en pratique avec une simple feuille ou un logiciel
Chapitre 1 : Pourquoi le management visuel ?
Cerveau / images
Notre cerveau fonctionne mieux avec les images car il reconnaît un message plus rapidement que par les mots ou les chiffres.
Modèle de représentation d’un projet en image
Limites physiologiques
Nous sommes limités du fait de notre petite mémoire à court terme. Après 20 s. on ne peut retenir que 7±2 éléments selon notre mémoire.
Apports du Management visuel
Selon notre style d’apprentissage préféré :
Au bout de 3 jours, les informations d’une réunion sont 6x plus retenues si elles ont été présentées oralement et visuellement que seulement oralement.
Le Management visuel aide donc à :
- Comprendre des données complexes
- Renforcer la communication
- Cibler un public spécifique
- Rassembler des points de vue individuels sur des cartes crées collectivement
- Raccourcir le temps des réunions de 24% selon une étude Warton School of Business en 2007
- Augmenter la prise de décision de 64% lorsque les prises de décision sont faites après une présentation visuelle
Piloter un projet, c’est 80 % de communication.
L’information est mieux traitée et conservée lorsqu’elle est présentée en :
- mots
- images
- et sons
Utilisation
Les acteurs d’un projet demandent à utiliser le visuel pour expliquer leurs idées, faire des connexions, argumenter, faire avancer leur projet alors que l’attention devient plus rare.
Selon la théorie de Boulding (économiste américain), sans changer les images, rien ne change. Un projet c’est changer une situation insatisfaisante.
Comme nous passons 25% de temps en réunion, tout ce qui peut les améliorer est bon à prendre. De simples post-it peuvent soulager la mémoire des participants. Ils permettront de voir la structure globale de la réunion avec tous les points à l’ordre du jour.
Pour qu’une réunion de Brainstorming soit efficace, il faut laisser un temps de Brainwriting où chacun prend le temps d’écrire ses idées (expression de chacun) et évite les effets de leadership.
Un projet dépend également de l’avancement des actions de tous les acteurs. Si les informations du retard ne sont pas visibles, les mesures de rétro-actions ne seront pas prises. Avec des cartes visibles de tous les retards et avances des actions sont accessibles d’un seul coup d’oeil.
Le management visuel aide aussi à lutter contre la procrastination, capacité de remettre au lendemain le travail.
Conclusion
Pour avoir les bonnes infos au bon moment, on s’appuie sur 3 principes:
- le cerveau fonctionne mieux avec les images
- l’info est mieux traitées lorsqu’elle est présentée en mots, images et sons.
- les supports visuels augmentent l’écoute, la compréhension, mémoire et la créativité
Réflexion et questions
- Et pour vous, avez-vous déjà (ou auriez-vous pu) animer une réunion avec des images ?
- Quelle est l’image qui a été (ou aurait été) la plus impactante ? Pourquoi ?
Chapitre 2 : Les Post - it
Unité de base
Les Post-itⓇ sont les unités de base, les blocs de construction, les LegoⓇ mentaux. Ils ont 3 propriétés majeures:
- Bonne taille, pour recueillir partie d’information d’un problème
- Faciles à coller sur une surface lisse et restent en place
- Aisément et rapidement déplacés
C’est un outil idéal pour résoudre des problèmes de gestion d’un projet. Ils sont utilisables en cartes mentales ou conceptuelles, lors des phases de réflexion collective puis en suivi de plan d’action en Kanban.
Les notes prises lors d’un brainstorming peuvent ensuite être organisées (cf. cours cartes conceptuelles et mindmapping) :
- en réseau
- en arborescence
- en chaîne
Avantages
Le chaos d’idées par lequel débute tout projet peut s’organiser sous forme d’arborescence. Il donne une carte sur laquelle on peut préciser la nature des relations entre les idées par une étiquette sur la flèche reliant deux concepts. le passage de gauche à droite (chaos d’idées à clarté) est matérialisé par une ligne frontière. La discussion pour aboutir à un classement est l’objet de transactions entre participants pour aboutir à la clarté, ordre qui convient à toutes les parties prenantes du projet. Leur vision individuelle devient une vision partagée. Elle sera d’autant plus engageante que les idées de chacun sont analysées et retenues ou pas selon le résultat des négociations internes au groupe.
Le sens de la flèche indique le sens de lecture.
Bénéfices projet
Il existe aussi d’autres façons d’employer des Post-it comme dans les cartes conceptuelles. Ils possèdent plusieurs avantages :
- ils aident à soutenir la mémoire courte,
- ils montrent la structure globale d’un projet aux parties prenantes,
- ils offrent la possibilité de déplacer les idées comme un Kriegspiel (allégorie du déplacement de soldats sur un champ de bataille),
- ils permettent une appropriation du projet par tous. Le support, les couleurs, les images aident à la compréhension
- leur proximité spatiale encourage de nouvelles connexions
- ils favorisent une approche systémique. De nouvelles combinaisons de solutions peuvent apparaître
Kanban
C’est un tableau de bord mural avec 4 colonnes. Il permet de gérer les tâches à réaliser de la façon suivante :
- “A faire” : un post-it par tâche. Soulage la mémoire. Est composé de petites actions.
- “Prochaine tâches” : classement des tâches importantes par priorité de réalisation avant urgence
- “Choix du jour” : choisissez une ou 2 tâches et consacrez-vous à leur réalisation.
- “Terminé” : celle qui procure du plaisir, de la sérénité et encourage à la réalisation des autres tâches. Permet la visualisation des tâches terminées pour vous et pour les autres.
L’utilisation d’un Kanban de manière collective présente de nombreux avantages présentés sur l’illustration suivante:
La visualisation de la structure globale d’un projet donne du sens aux acteurs car un projet c’est la transformation d’un rêve en imaginaire collectif puis en stratégie. Tout projet est une prédiction auto-réalisatrice ; le sens développe l’unité et le développement d’un imaginaire commun à partir des représentations qui ont déjà changées suite au diagnostic.
Conclusion
Le Post-it est l’extension de notre mémoire et l’unité de base pour stocker les données brutes avant de les organiser en carte conceptuelle, en réseau de processus, en tableau Kanban.
Réflexion et questions
- Pour vous, les post-it sont-ils des extensions de notre mémoire au même titre qu’une cuillère prolonge notre bras ?
- un Kanban par sa simplicité peut-il informer en permanence des avancées d’un projet sans coordination ?
Chapitre 3 : La méthode des 4 C
Si les Post-it sont des briques de construction, le ciment qui relie les briques entre elles est assimilé aux mots de liaison (cf. cartes conceptuelles & mindmapping).
En informatique, nous sommes souvent limités par la taille de nos écrans. Le logiciel CMapTools permet de pallier ce problème avec un système de tiroirs qui permet de montrer ou cacher certaines informations.
Pour en savoir plus sur CMapTools: mindmanagement.org et cmap.ihmc.us
Collecter
Trouver les concepts clés
Brainwriting (écriture en silence) + Brainstorming (auditif et visuel)
Cmaptools : dbl click gauche = Création d'un concept
Rassembler les noeuds en sous-carte
Classer
Organiser les concepts
Ajouter des liens et des étiquettes
Créer une structure logique : Hiérarchie, réseau, chaîne
Le sens des flèches indique le sens de lecture.
Configurer
C’est :
- Ajouter des Images, liens, couleurs, fichiers liés (GDrive ou PC local)
- créer une forme de “Dossier numérique” qui pourra être partagé avec l’équipe-projet
- Permettre l’affichage de Zones visuelles remarquables
Communiquer
Combiner Diaporama et cartes conceptuelles
avec des parties cachées qui apparaissent au fur et à mesure.
Conclusion
Cmaptools permet de capitaliser:
Idées, actions, processus, procédures
Réflexion et questions
- Pour vous, ce modèle des 4C avec des Post-it ou des logiciels peut-il s’appliquer à plusieurs phases du projet ? Si oui, lesquelles ?
- Un tel modèle peut-il nous apporter une aide supplémentaire, face à l’infobésité avec de plus en plus de projets et de moins en moins de moyens ?
Suggestion d’autres logiciels: Prezi, Pearltrees, Spiderscribe…
Chapitre 4 : Les modèles
Pourquoi des Modèles ?
Ils nous aident à :
- Interpréter nos expériences,
- Décider et prédire ce qui va arriver.
- Générer les images intérieures qui vont guider notre comportement et ceux de l’équipe projet.
Ils permettent de synchroniser l’image intérieure individuelle à une image collective Publique qui guidera et influencera les images intérieures individuelles des membres de l’équipe projet pour orienter leur comportement. Dépendance réciproque des membres du projet qui fait qu’ils ne peuvent fonctionner qu’ensemble.
Utilité des Modèles
Modèles utiles
- réduire le temps de conception
- Simplifier les processus de planification
- aider les clients à comprendre les objectifs
- réduire le coût de la planification
Modèle du poulet
Tout le monde connaît le modèle du poulet et sait par conséquent ce qu’il doit obtenir par la découpe. Sans modèle, il faut mener un effort cérébral pour trouver comment le couper.
“la tour Eiffel”
Les modèles ne sont que des images intérieures qui aident à décomposer la difficulté.
Les 8 étapes de la tour Eiffel :
Conception : idée invisible
Formulation : préciser les objectifs SMART
Analyse : les différents scénarios. travail en transversalité.
Décision : choix de l'orientation
Mise en oeuvre : réalisation rapide si bien préparée
Transition opérationnelle : appropriation du produit/service par les utilisateurs
Rapports et feedbacks : transversale : pilotage du projet : minimiser les coûts, temps, ressources humaines
Post-évaluation : tirer les leçons pour les projets futurs
Matrice de Porter
Utilité : Détecter les signaux faibles pour combattre les pressions et décider des rétroactions à enclencher pour parvenir aux termes du projet
4 entrées sur le projet :
Nouveaux entrants : rendre le périmètre obsolète
Fournisseurs : pression sur les prix
Clients : non respect des engagements financiers
Produits de substitution : projet hors jeu
C’est matrice est facilement réalisable avec des post-it.
Modèle PESTEL
6 catégories d’influence à analyser :
Politique : rôle des pouvoirs publics (politiques monétaires, pression européenne…)
Économique : facteurs macro-économiques (croissance, taux d’intérêts, imposition, confiance des ménages…)
Social : évolution culturelle (démographie, mentalité, mobilité sociale, mode, santé…)
Technologique : Anticipation des évolutions (financement de la recherche, nouveaux brevets, coûts de l’énergie…)
Écologique/Environnementale : Évaluation des impacts (recyclage des déchets, greentechs, règlement d’urbanisme, impact transport…)
Légal : Évolution des législations (fiscal, sécurité, export, droit des contrats, protection des consommateurs…)
Les Six chapeaux de Bono
Méthode des 6 Chapeaux de Edward de BONO permet d'éviter la (auto-)censure des idées nouvelles, dérangeantes, inhabituelles
Blanc (neutre): selon les faits
Noir (critique) : Pessimiste
Rouge (sentiments) : intuitif
Bleu (Contrôle) : observation
Vert (créativité) : Créativité, alternatives
Jaune (optimisme) : Faisabilité, bénéfices
En multipliant les points de vues, on peut faire ressortir des scénarios inattendus.
Vous pouvez attribuer des post-it de couleur selon le chapeau porté par les membres de la réunion.
Conclusion :
- Utiliser les modèles pour se repérer.
- Multiplier les points de vue permet d'atteindre des idées inattendues et d’éviter les erreurs
- Émergence d’une combinaison de nouvelles idées. Création d’une Intelligence collective
Réflexion et questions
- Pour vous, en quoi les modèles nous permettent-ils de gagner du temps dans le pilotage de nos projets ?
- Devons-nous nous concentrer sur un ou deux modèles pour tirer tous les bénéfices de cet “échafaudage de notre pensée” ?
Chapitre 5 : Mise en pratiques
Ce dernier chapitre est consacré à 5 exercices de mises en pratique.
Envoyez vos travaux à gdpcartesconceptuelles@gmail.com
Les cartes sont consultables à http://goo.gl/LJNnYz
Exo 1 : 4C à la main
Phase 1: Collecter
Saisir toutes les idées en vrac sans rien oublier.
Phase 2: Classer
Classement sous forme de carte mentale radiante. Les branches les plus épaisses relient les concepts les plus importants. Les couleurs, titre, et typographie est une autre façon de classer les idées.
Phase indifféremment réalisable en groupe ou individuellement mais collectivement, elle provoque un engagement car les déplacements sont négociés (vision partagée). Réellement utile en gestion de projet, il est particulièrement précieux de partager la même vision.
Phase 3: Configurer
dans la foulée de la phase 2
Phase 4: Communiquer
La carte donne la structure du projet comme une carte routière (document de référence). le contexte transforme les données en infos.
Exo 2 : 4C avec CmapTools
Téléchagement de CmapTools: http://cmap.ihmc.us
Pour tout savoir: http://youtu.be/c8L5boNWP0o
Fenêtre “Collecter”: Menu Fenêtre > Vue
Fenêtre “Classer”:
Fenêtre “Configurer”: Menu Fenêtre > Afficher palette de styles
Exo 3 : Kanban papier
A faire | Prochaines tâches | Choix du jour | Terminé |
Notes | |||
Exo 4 : Kanban avec Trello
Le site web de Trello
Exo 5 : Matrice de Porter
Créer un réseau d’idée à partir d’une matrice de Porter de votre projet.
Déterminer une stratégie ou un plan d’action en réponses aux menaces mises en valeur par la matrice de Porter.
II. Questions à se poser
- Votre pratique de ces mêmes outils correspond-elle à la définition proposée dans ce chapitre ?
- Estimez-vous que votre formation scolaire/universitaire vous a préparé(e) l’usage de ces outils professionnel ?
- ...
III. Pour approfondir : les lectures que vous recommandez
(merci de ne pas mettre de liens publicitaires !)
- Un tableau en Lego associé à un logiciel pour planifier le travail d’une équipe sur plusieurs projets: https://vimeo.com/75500464
- CmapTools: tutoriel en vidéo voir le site association Le mind mapping pour tous www.mindmanagement.org
- 2 livres de Pierre Mongin l'auteur du module Management visuel :
- Organisez vos projets avec le mind mapping Dunod seconde édition 2014 ,également disponible en italien ( éditions FrancoAngeli)
- Managez avec le concept mapping Dunod 2014 plus de 150 cartes en quadrichromie et en format paysage d'exemples réels.
- Autres livres à recommander