Module - Management Visuel de Projet

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Management Visuel de projet

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Management Visuel de Projet [MVP]

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[Module MVP] Questions et échanges sur le cours

À quoi sert la prise de notes partagées ?

 

Comment fonctionne la prise de notes partagées ?

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Rappel : Le questionnaire de fin de chapitre est à réussir tout seul, rappelons que le Code de conduite du MOOC interdit de donner aux autres les solutions !

Sommaire

I. Prise de notes et questions sur le cours

Introduction

Cerveau / images

Limites physiologiques

Apports du Management visuel

Utilisation

Chapitre 2 :  Les Post - it

Unité de base

Avantages

Bénéfices projet

Kanban

Chapitre 3 : La méthode des 4 C

Collecter

Classer

Configurer

Communiquer

Chapitre 4 : Les modèles

Pourquoi des Modèles ?

Utilité des Modèles

Modèle du poulet

“la tour Eiffel”

Matrice de Porter

Modèle PESTEL

Les Six chapeaux de Bono

Conclusion :

Chapitre 5 : Mise en pratiques

Exo 1 : 4C à la main

Exo 2 : 4C avec CmapTools

Exo 3 : Kanban papier

Exo 4 : Kanban avec Trello

Exo 5 : Matrice de Porter

Créer un réseau d’idée à partir d’une matrice de Porter de votre projet.

II. Questions à se poser

III. Pour approfondir : les lectures que vous recommandez

IV. Pour approfondir : les synthèses extraites des forums de discussion

V. Pour approfondir : vos suggestions d’amélioration

I. Prise de notes et questions sur le cours

Introduction

Pour qu’un projet réussisse, il faut que les acteurs se synchronisent en permanence. 80% du temps d’un projet est consacré à l’échange d’informations entre les acteurs, c’est pourquoi il est important de les connaître pour éviter les conflits qui viendraient pénaliser le bon déroulement du projet. Par ailleurs, en informant les différents acteurs, ils se sentent plus impliqués.

Le projet devient LEUR projet. D’où toute l’importance du management visuel.

Pierre MONGIN, auteur de ce cours est aussi l’auteur du livre “Organisez vos projets avec le Mind Mapping”, ed. DUNOD.

Le Management Visuel vient compléter le management traditionnel (rapports écrits et tableaux de données) en jouant sur les images, les couleurs et la typographie entre autres pour faire passer un message temporel : D’où l’on vient ? Où l’on est ? Où l’on va ?

Le Management Visuel a pour bénéfices :

Un projet, notre cerveau ou encore internet ressemble à une nuit étoilée car ils sont remplis de milliers de données dont on a du mal à faire des liens entre eux. C’est un univers en expansion sans panneaux indicateurs.

Comme le modèle de la Petite Ourse qui permet de trouver l’étoile polaire, un modèle visuel permet de relier les informations entre elles pour gérer un projet.

Objectifs du cours:


Chapitre 1 :  Pourquoi le management visuel ?

  1. Cerveau / images

Notre cerveau fonctionne mieux avec les images car il reconnaît un message plus rapidement que par les mots ou les chiffres.

Modèle de représentation d’un projet en image

  1. Limites physiologiques

Nous sommes limités du fait de notre petite mémoire à court terme. Après 20 s. on ne peut retenir que 7±2 éléments selon notre mémoire.

  1. Apports du Management visuel

Selon notre style d’apprentissage préféré :

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Au bout de 3 jours, les informations d’une réunion sont 6x plus retenues si elles ont été présentées oralement et visuellement que seulement oralement.

Le Management visuel aide donc à :

Piloter un projet, c’est 80 % de communication.

L’information est mieux traitée et conservée lorsqu’elle est présentée en :

  1. Utilisation

Les acteurs d’un projet demandent à utiliser le visuel pour expliquer leurs idées, faire des connexions, argumenter, faire avancer leur projet alors que l’attention devient plus rare.

Selon la théorie de Boulding (économiste américain), sans changer les images, rien ne change. Un projet c’est changer une situation insatisfaisante.

Comme nous passons 25% de temps en réunion, tout ce qui peut les améliorer est bon à prendre. De simples post-it peuvent soulager la mémoire des participants. Ils permettront de voir la structure globale de la réunion avec tous les points à l’ordre du jour.

Pour qu’une réunion de Brainstorming soit efficace, il faut laisser un temps de Brainwriting où chacun prend le temps d’écrire ses idées (expression de chacun) et évite les effets de leadership.

Un projet dépend également de l’avancement des actions de tous les acteurs. Si les informations du retard ne sont pas visibles, les mesures de rétro-actions ne seront pas prises. Avec des cartes visibles de tous les retards et avances des actions sont accessibles d’un seul coup d’oeil.

Le management visuel aide aussi à lutter contre la procrastination, capacité de remettre au lendemain le travail.

Conclusion

Pour avoir les bonnes infos au bon moment, on s’appuie sur 3 principes:

Réflexion et questions

Chapitre 2 :  Les Post - it

  1. Unité de base

Les Post-it sont les unités de base, les blocs de construction, les Lego mentaux. Ils ont 3 propriétés majeures:

C’est un outil idéal pour résoudre des problèmes de gestion d’un projet. Ils sont utilisables en cartes mentales ou conceptuelles, lors des phases de réflexion collective puis en suivi de plan d’action en Kanban.

Les notes prises lors d’un brainstorming peuvent ensuite être organisées (cf. cours cartes conceptuelles et mindmapping) :

  1. Avantages

Le chaos d’idées par lequel débute tout projet peut s’organiser sous forme d’arborescence. Il donne une carte sur laquelle on peut préciser la nature des relations entre les idées par une étiquette sur la flèche reliant deux concepts. le passage de gauche à droite (chaos d’idées à clarté) est matérialisé par une ligne frontière. La discussion pour aboutir à un classement est l’objet de transactions entre participants pour aboutir à la clarté, ordre qui convient à toutes les parties prenantes du projet. Leur vision individuelle devient une vision partagée. Elle sera d’autant plus engageante que les idées de chacun sont analysées et retenues ou pas selon le résultat des négociations internes au groupe.

Le sens de la flèche indique le sens de lecture.

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  1. Bénéfices projet

 

Il existe aussi d’autres façons d’employer des Post-it comme dans les cartes conceptuelles. Ils possèdent plusieurs avantages :

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  1. Kanban

C’est un tableau de bord mural avec 4 colonnes. Il permet de gérer les tâches à réaliser de la façon suivante :

L’utilisation d’un Kanban de manière collective présente de nombreux avantages présentés sur l’illustration suivante:

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La visualisation de la structure globale d’un projet donne du sens aux acteurs car un projet c’est la transformation d’un rêve en imaginaire collectif puis en stratégie. Tout projet est une prédiction auto-réalisatrice ; le sens développe l’unité et le développement d’un imaginaire commun à partir des représentations qui ont déjà changées suite au diagnostic.

Conclusion

Le Post-it est l’extension de notre mémoire et l’unité de base pour stocker les données brutes avant de les organiser en carte conceptuelle, en réseau de processus, en tableau Kanban.

Réflexion et questions

Chapitre 3 : La méthode des 4 C 

Si les Post-it sont des briques de construction, le ciment qui relie les briques entre elles est assimilé aux mots de liaison (cf. cartes conceptuelles & mindmapping).

En informatique, nous sommes souvent limités par la taille de nos écrans. Le logiciel CMapTools permet de pallier ce problème avec un système de tiroirs qui permet de montrer ou cacher certaines informations.

Pour en savoir plus sur CMapTools: mindmanagement.org et cmap.ihmc.us

  1. Collecter

Trouver les concepts clés

Brainwriting (écriture en silence) + Brainstorming (auditif et visuel)

Cmaptools : dbl click gauche = Création d'un concept

Rassembler les noeuds en sous-carte

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  1. Classer

Organiser les concepts

Ajouter des liens et des étiquettes

Créer une structure logique : Hiérarchie, réseau, chaîne

Le sens des flèches indique le sens de lecture.

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  1. Configurer

C’est :

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  1. Communiquer

Combiner Diaporama et cartes conceptuelles

avec des parties cachées qui apparaissent au fur et à mesure.

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Conclusion

Cmaptools permet de capitaliser:

Idées, actions, processus, procédures

Réflexion et questions

Suggestion d’autres logiciels: Prezi, Pearltrees, Spiderscribe

Chapitre 4 : Les modèles

  1. Pourquoi des Modèles ?

Ils nous aident à :

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Ils permettent de synchroniser l’image intérieure individuelle à une image collective Publique qui guidera et influencera les images intérieures individuelles des membres de l’équipe projet pour orienter leur comportement. Dépendance réciproque des membres du projet qui fait qu’ils ne peuvent fonctionner qu’ensemble.

  1. Utilité des Modèles

Modèles utiles

- réduire le temps de conception

- Simplifier les processus de planification

- aider les clients à comprendre les objectifs

- réduire le coût de la planification

  1. Modèle du poulet

Tout le monde connaît le modèle du poulet et sait par conséquent ce qu’il doit obtenir par la découpe. Sans modèle, il faut mener un effort cérébral pour trouver comment le couper.

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  1. “la tour Eiffel”

Les modèles ne sont que des images intérieures qui aident à décomposer la difficulté.

Les 8 étapes de la tour Eiffel :

Conception : idée invisible

Formulation : préciser les objectifs SMART

Analyse : les différents scénarios. travail en transversalité.

Décision : choix de l'orientation

Mise en oeuvre : réalisation rapide si bien préparée

Transition opérationnelle : appropriation du produit/service par les utilisateurs

Rapports et feedbacks : transversale : pilotage du projet : minimiser les coûts, temps, ressources humaines

Post-évaluation : tirer les leçons pour les projets futurs

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  1. Matrice de Porter

Utilité : Détecter les signaux faibles pour combattre les pressions et décider des rétroactions à enclencher pour parvenir aux termes du projet

4 entrées sur le projet :

Nouveaux entrants :  rendre le périmètre obsolète

Fournisseurs  : pression sur les prix

Clients : non respect des engagements financiers

Produits de substitution : projet hors jeu

C’est matrice est facilement réalisable avec des post-it.

  1. Modèle PESTEL

6 catégories d’influence à analyser :

Politique : rôle des pouvoirs publics (politiques monétaires, pression européenne…)

Économique : facteurs macro-économiques (croissance, taux d’intérêts, imposition, confiance des ménages…)

Social : évolution culturelle (démographie, mentalité, mobilité sociale, mode, santé…)

Technologique : Anticipation des évolutions (financement de la recherche, nouveaux brevets, coûts de l’énergie…)

Écologique/Environnementale : Évaluation des impacts (recyclage des déchets, greentechs, règlement d’urbanisme, impact transport…)

Légal : Évolution des législations (fiscal, sécurité, export, droit des contrats, protection des consommateurs…)

  1. Les Six chapeaux de Bono

Méthode des 6 Chapeaux de Edward de BONO permet d'éviter la (auto-)censure des idées nouvelles, dérangeantes, inhabituelles

Blanc (neutre): selon les faits

Noir (critique) : Pessimiste

Rouge (sentiments) : intuitif

Bleu (Contrôle) : observation

Vert (créativité) : Créativité, alternatives

Jaune (optimisme) : Faisabilité, bénéfices

En multipliant les points de vues, on peut faire ressortir des scénarios inattendus.

Vous pouvez attribuer des post-it de couleur selon le chapeau porté par les membres de la réunion.


Conclusion :

Réflexion et questions

Chapitre 5 : Mise en pratiques

Ce dernier chapitre est consacré à 5 exercices de mises en pratique.

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Envoyez vos travaux à gdpcartesconceptuelles@gmail.com

Les cartes sont consultables à http://goo.gl/LJNnYz                                                   

                

                

  1. Exo 1 : 4C à la main

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Phase 1: Collecter

Saisir toutes les idées en vrac sans rien oublier.

Phase 2: Classer

Classement sous forme de carte mentale radiante. Les branches les plus épaisses relient les concepts les plus importants. Les couleurs, titre, et typographie est une autre façon de classer les idées.

Phase indifféremment réalisable en groupe ou individuellement mais collectivement, elle provoque un engagement car les déplacements sont négociés (vision partagée). Réellement utile en gestion de projet, il est particulièrement précieux de partager la même vision.

Phase 3: Configurer

dans la foulée de la phase 2

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Phase 4: Communiquer

La carte donne la structure du projet comme une carte routière (document de référence). le contexte transforme les données en infos.

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  1. Exo 2 : 4C avec CmapTools

 

Téléchagement de CmapTools: http://cmap.ihmc.us

Pour tout savoir: http://youtu.be/c8L5boNWP0o

Fenêtre “Collecter”: Menu Fenêtre > Vue

Fenêtre “Classer”:

Fenêtre “Configurer”: Menu Fenêtre > Afficher palette de styles

  1. Exo 3 : Kanban papier

A faire

Prochaines tâches

Choix du jour

Terminé

Notes

  1. Exo 4 : Kanban avec Trello

Le site web de Trello

  1. Exo 5 : Matrice de Porter

Créer un réseau d’idée à partir d’une matrice de Porter de votre projet.

Déterminer une stratégie ou un plan d’action en réponses aux menaces mises en valeur par la matrice de Porter.

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II. Questions à se poser

III. Pour approfondir : les lectures que vous recommandez

(merci de ne pas mettre de liens publicitaires !)

IV. Pour approfondir : les synthèses extraites des forums de discussion 

V. Pour approfondir : vos suggestions d’amélioration