PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO

2021 2023

ÍTEM

NORMATIVA

LINEAMIENTO

1

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA

Artículo 23.

 "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales".

Artículo 63

Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.

 Artículo 74

"Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley".

2

LEYES DE COLOMBIA

Ley 47 de 1920

Sobre protección del patrimonio documental y artístico.

Ley 14 de 1936

Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 163 de 1959

Sobre protección de patrimonio cultural

Ley 39 de 1981

Sobre microfilmación y certificación de archivos.

Ley 80 de 1989

Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones

 Ley 6 de 1992. (Art.74)

Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos tributarios.

 Ley 4 de 1993

Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos.

Ley 44 de 1993

Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982. Ley 23 de 1995. Artículo 37. Factura electrónica.

Ley 270 de 1996

Estatutaria de la administración de justicia

Artículo 95.

 Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales

Ley 527 de 1999

Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Artículos 6 al 13

3

Ley 594 de 2000

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

ARTÍCULO 15

Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

ARTÍCULO16

Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuya carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

ARTÍCULO17

Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.

ARTÍCULO 18

Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor

ARTÍCULO 19

Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos

a) Organización archivística de los documentos;
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
PARÁGRAFO 1º. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.
PARÁGRAFO 2º. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

ARTÍCULO 21

Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

ARTÍCULO 24

Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Ver Acuerdo Archivo General de la Nación 39 de 2002

ARTÍCULO 25

El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.

ARTÍCULO 26

Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

ARTÍCULO 27

 Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

ARTÍCULO 29

 Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.

ARTÍCULO 30

Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.

ARTÍCULO 33

Órgano competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

ARTÍCULO 46

Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

ARTÍCULO 49

Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: “En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio”.

4

Ley 734 de 2002

Código Disciplinario Único

Artículo 34 1. DEBERES.

No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización

Artículo 35. PROHIBICIONES.

A todo servidor público le está prohibido.
No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.                                                                                                                              No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas

5

LEY 962 DE 2005

Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos

ARTÍCULO  3

 Las personas, en sus relaciones con la administración pública, tienen los siguientes derechos los cuales ejercitarán directamente y sin apoderado:

A obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones vigentes impongan a las peticiones, actuaciones, solicitudes o quejas que se propongan realizar, así como a llevarlas a cabo.
A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados y obtener copias, a su costa, de documentos contenidos en ellos.
A abstenerse de presentar documentos no exigidos por las normas legales aplicables a los procedimientos de que trate la gestión.
Al acceso a los registros y archivos de la Administración Pública en los términos previstos por la Constitución y las leyes.
A ser tratadas con respeto por las autoridades y servidores públicos, los cuales deben facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones.
A exigir el cumplimiento de las responsabilidades de la Administración Pública y del personal a su servicio, cuando así corresponda legalmente.
A cualquier otro que le reconozca la Constitución y las leyes

5

LEY 1712 DE 2014

Por medio del cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional

ARTÍCULO  4. Concepto del derecho.

En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados. El acceso a la información solamente podrá ser restringido excepcionalmente. Las excepciones serán limitadas y proporcionales, deberán estar contempladas en la ley o en la Constitución y ser acordes con los principios de una sociedad democrática.

ARTÍCULO  7. Disponibilidad de la Información

En virtud de los principios señalados, deberá estar a disposición del público la información a la que hace referencia la presente ley, a través de medios físicos, remotos o locales de comunicación electrónica. Los sujetos obligados deberán tener a disposición de las personas interesadas dicha información en la Web, a fin de que estas puedan obtener la información, de manera directa o mediante impresiones. Asimismo, estos deberán proporcionar apoyo a los usuarios que lo requieran y proveer todo tipo de asistencia respecto de los trámites y servicios que presten.

ARTÍCULO  8. Criterio diferencial de accesibilidad.

Con el objeto de facilitar que las poblaciones específicas accedan a la información que particularmente las afecte, los sujetos obligados, a solicitud de las autoridades de las comunidades, divulgarán la información pública en diversos idiomas y lenguas y elaborarán formatos alternativos comprensibles para dichos grupos. Deberá asegurarse el acceso a esa información a los distintos grupos étnicos y culturales del país y en especial se adecuarán los medios de comunicación para que faciliten el acceso a las personas que se encuentran en situación de discapacidad.

ARTÍCULO  11.

Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado. Todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva

a) Detalles pertinentes sobre todo servicio que brinde directamente al público, incluyendo normas, formularios y protocolos de atención;
b) Toda la información correspondiente a los trámites que se pueden agotar en la entidad, incluyendo la normativa relacionada, el proceso, los costos asociados y los distintos formatos o formularios requeridos;
c) Una descripción de los procedimientos que se siguen para tomar decisiones en las diferentes áreas;
d) El contenido de toda decisión y/o política que haya adoptado y afecte al público, junto con sus fundamentos y toda interpretación autorizada de ellas;
e) Todos los informes de gestión, evaluación y auditoría del sujeto obligado;
f) Todo mecanismo interno y externo de supervisión, notificación y vigilancia pertinente del sujeto obligado;
g) Sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones;
h) Todo mecanismo de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a disposición del público en relación con acciones u omisiones del sujeto obligado, junto con un informe de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta del sujeto obligado.
i) Todo mecanismo o procedimiento por medio del cual el público pueda participar en la formulación de la política o el ejercicio de las facultades de ese sujeto obligado;
j) Un registro de publicaciones que contenga los documentos publicados de conformidad con la presente ley y automáticamente disponibles, así como un Registro de Activos de Información;
k) Los sujetos obligados deberán publicar datos abiertos, para lo cual deberán contemplar las excepciones establecidas en el título 3 de la presente ley. Adicionalmente, para las condiciones técnicas de su publicación, se deberán observar los requisitos que establezca el Gobierno Nacional a través del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o quien haga sus veces.

ARTÍCULO  15. 

Programa de Gestión Documental. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigor de la presente ley, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Este Programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado. Deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia.

ARTÍCULO  16

Archivos. En su carácter de centros de información institucional que contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO  17

Sistemas de información. Para asegurar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurar que estos:

a) Se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad;
b) Gestionen la misma información que se encuentre en los sistemas administrativos del sujeto obligado;
c) En el caso de la información de interés público, deberá existir una ventanilla en la cual se pueda acceder a la información en formatos y lenguajes comprensibles para los ciudadanos;
d) Se encuentren alineados con la estrategia de gobierno en línea o de la que haga sus veces.

Decreto 1080 del 26 de 2015

Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura

Artículo 2.8.2.4.3

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, a través del Consejo Directivo promulgará los Acuerdos que se requieran para desarrollar el presente decreto.

ACUERDOS EN MATERIA ARCHIVÍSTICA AGN

Acuerdo No. 002 (7 de mayo de 1997)

“Por el cual se prorroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995, para la presentación de las tablas de retención por parte de los organismos nacionales”.

Acuerdo No. 5 (Julio 24 de 1997)

Por el cual se establecen los requisitos mínimos para las personas naturales o jurídicas
de derecho privado, que presten los servicios de organización de archivos, elaboración de
tablas de retención y almacenaje o bodegaje de la documentación de las entidades

Acuerdo No. 011 (22 de mayo de 1996)

“Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos”.

 Acuerdo No. 12 (octubre 18 de 1995)

“Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994” Reglamento General de Archivos”, “Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría”

Acuerdo No. 048 (5 de mayo de 2000

“Por el cual se desarrolla el Artículo 59 del capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental”.

Acuerdo No. 049 (5 de mayo de 2000)

Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

Acuerdo No. 050 (5 de mayo de 2000)

Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001)

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo No. 039 (octubre 31 de 2002)

Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo No. 002 (enero 23 de 2004)

Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”.

Acuerdo No. 037 (septiembre 20 de 2002)

Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo No. 039 (octubre 31 de 2002)

Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo No. 042 (octubre 31 de 2002)

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

CIRCULARES ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Circular AGN No. 1 de 1997.

Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia.

Circular AGN No. 2 de 1997

Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos

Circular Externa No 0002 de 2010

Actualización de información - cumplimiento de la ley 594 de 2000.

Artículo 2.8.2.5.2.

Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas, sus dependencias y servidores públicos, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a la función de dicha entidad o que hayan sido delegados por esta, independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en:

a). Documentos de Archivo (físicos y electrónicos).
b). Archivos institucionales (físicos y electrónicos).
c). Sistemas de Información Corporativos.
d). Sistemas de Trabajo Colaborativo.
e). Sistemas de Administración de Documentos
f). Sistemas de Mensajería Electrónica.
g). Portales, Intranet y Extranet.
h). Sistemas de Bases de Datos.
i). Discos duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc.
j). Cintas y medios de soporte (back up o contingencia).
k). Uso de tecnologías en la nube.

Artículo 2.8.2.5.3

Responsabilidad de la gestión de documentos. La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos, así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas.

Artículo 2.8.2.5.4.

. Coordinación de la gestión documental. Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y componentes de la gestión de documentos deben ser coordinados por los respectivos secretarios generales o quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de archivo de cada entidad

Artículo 2.8.2.5.5

a). Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento.

b). Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso.

c). Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística.

d). Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida.
e). Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos.
f). Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y empleados públicos.
g). Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación.
h). Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite.
i). Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.
j). Protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información.
k). Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente serán evaluados regularmente por cada una de las dependencias de la entidad.
l). Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.
m). Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución.
n). Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.
o). Interoperabilidad. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras, medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados.
p). Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea).
q). Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible.
r). Protección de la información y los datos. Las entidades públicas deben garantizar la protección de la información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión documental

Artículo 2.8.2.5.6.

 Componentes de la política de gestión documental. Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes

a). Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas.
b). Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
c). Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
d). Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
e). La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información

Artículo 2.8.2.5.8

Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos.

a). El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
b). La Tabla de Retención Documental (TRD).
c). El Programa de Gestión Documental (PGD).
d). Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).
e). El Inventario Documental.
f). Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
g). Los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales.
h). Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.
i). Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Artículo 2.8.2.6.1

Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita.

a). Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental.
b). Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).
c). Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.
d). Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
e). Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.
f). Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
g). Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.

Artículo 2.8.2.7.8.

 Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para asegurar en el tiempo la preservación y la conservación.

CIRCULARES PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN.

Circular 035 de junio 12 de 2009

Cumplimiento de la ley 594 de 2000- Organización e Implementación de Archivos y Fondos Documentales Acumulados

Circular 015 de septiembre 29 de 2009

Cumplimiento de directivas respecto de los Procesos de Archivo y Administración Documental.

9

NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS

NTC 4095

Norma General para la Descripción Archivística.

NTC 4436

Información y Documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad

NTC 5029

Norma sobre Medición de Archivos

 NTC 5238

Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación.

Aspecto Crítico

Riesgo Asociado

Carencia de instrumentos archivísticos aprobados de acuerdo con los lineamientos establecidos por archivo general de la nación.

Sanciones por Incumplimiento a lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 y sus decretos reglamentarios sobre elaboración de instrumentos archivísticos en las entidades públicas.

Inventarios documentales desactualizados en archivo central.

Desconocimiento de la información existente en la Empresa.

Facilidad de perdida de información de la empresa

Falta de controles de búsqueda y acceso a la información de manera veraz y oportuna.

Falta de capacitación en procesos de organización de archivos de gestión en los funcionarios de la empresa.

Lineamientos y directrices institucionales basadas en criterios propios y no en procedimientos establecidos.

Aumento de errores en los procedimientos al momento de transferir los documentos al archivo central.

Unidades de conservación mal identificadas y ordenadas.

Carencia de manuales de procedimientos para las actividades de gestión documental.

Entrega de actividades sin los lineamientos necesarios establecidos por la Ley 594 del 2000 para la organización de los archivos de gestión y expedientes.

Falta de espacio de infraestructura física y mobiliario que permita el almacenamiento y conservación a corto o largo plazo de documentos de archivo con valores primarios y secundarios mientras se define su disposición final.

Perdida de información, debido a las condiciones existentes para su almacenamiento.

Deterioro en los documentos por ausencia de las condiciones medioambientales que se requieren para preservar la información y sus controles necesarios.

No se cuenta con planes de mantenimiento y fumigación en depósitos.

Deterioro de las unidades de conservación por falta de aseo periódico a sus instalaciones.

Riesgo de enfermedades respiratorias al personal de archivo.

Falta de medidas de seguridad en las instalaciones de archivo.

Perdida de información por acceso abierto a cualquier funcionario de la empresa al momento de la consulta o entrega de documentos.

Se requiere un sistema de gestión electrónica para los documentos con disposición de digitalizar que cumpla con los requerimientos establecidos por el Archivo General de la Nación

Dificultad para la preservación de los documentos electrónicos a largo plazo.

Incumplimiento de la normatividad archivística, específicamente el Decreto 1080 de 2015 o Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.

Falta de personal capacitado en gestión documental.

Incumplimiento establecido ley 1409 del 2010 del Archivo General de la Nación.

ASPECTO CRITICO

EJES ARTICULADORES

AA

AI

PI

ATS

FA

TOTAL

Carencia de instrumentos archivísticos aprobados de acuerdo con los lineamientos establecidos por archivo general de la nación.

4

3

3

4

4

18

Inventarios documentales desactualizados en archivo central y fondos acumulados

4

3

2

4

0

14

Falta de capacitación en procesos de organización de archivos de gestión en los funcionarios de la empresa.

2

4

1

1

3

11

Carencia de manuales de procedimientos para las actividades de gestión documental.

5

3

3

3

4

18

Falta de espacio de infraestructura física y mobiliario que permita el almacenamiento y conservación a corto o largo plazo de documentos de archivo con valores primarios y secundarios mientras se define su disposición final.

3

3

4

   3

0

13

No se cuenta con planes de mantenimiento y fumigación en depósitos ni elementos  de  medición  de las instalaciones

2

2

4

1

0

9

Falta de medidas de seguridad en las instalaciones de archivo

2

1

4

2

4

14

Se requiere un sistema de gestión electrónica para los documentos con disposición de digitalizar que cumpla con los requerimientos establecidos por el Archivo General de la Nación

3

4

1

5

4

17

Falta de personal capacitado en gestión documental que direccione los procedimientos en cada uno de los ciclos.

5

3

4

4

4

20

OBJETIVO ESTRATÉGICO

OBJETIVO PINAR

ACTIVIDAD/PROYECTO

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Fortalecimiento corporativo y mejora continua

1.Fortalecer la infraestructura en el proceso de gestión documental

Conformación del nuevo comité de gestión y desempeño para designación de funciones en materia archivística

Se requiere que la junta se reúna nuevamente y empiece generar actas de las actividades relacionadas con la gestión documental.

Elaboración de la política de gestión documental

Establecer una política de gestión que comprometa a todos los funcionarios de la empresa con la gestión documental

Contratar la elaboración del Manual de procedimiento para cada una de las actividades que se desarrollan en el archivo de gestión, central e histórico

El manual permitirá dejar establecido cada uno de los procedimientos requeridos por los funcionarios para la organización de sus archivos.

Capacitar al personal en la organización de los archivos de gestión

Realizar talleres prácticos con los funcionarios para el diligenciamiento del formato único de inventario documental.

Esta actividad permitirá que cada funcionario entregue debidamente inventariados sus archivos de gestión

Fortalecimiento corporativo y mejora continua

2.Implementar procesos técnicos de organización al Archivo de la Entidad de acuerdo con su ciclo vital

levantar el inventario documental en su estado natural del archivo central N. 1 Y 2

Identificar la cantidad de unidades de conservación que se manejan por cada proceso   y facilitar la consulta y ubicación de la información al momento de la consulta.

Contratar el proceso de reorganización de los archivos de gestión de los periodos 2014 al 2020

Cumplir con la organización de los expedientes de acuerdo con la tabla de retención documental del 2016.

Contratar la Reorganización   y adecuación del archivo central y fondo acumulados de la EIS.

Permitir llevar un control centralizado con el plan de transferencia requerido cada año en cuanto a número de caja y expediente.

Compra de mobiliario y equipo para el archivo central

Establecer medidas de preservación de documentos, evitando daños biológicos por encontrarse en piso.

Adecuación de mobiliario para ampliación de espacio físico del archivo central

Rediseñar la ubicación de estantería en el archivo central con estantería rodante, permitiendo ampliar espacio para el almacenamiento de unidades de conservación.

Digitalización de los expedientes de jubilados e historias laborales de empleados.

Facilitar la consulta de los expedientes de manera electrónica, permitiendo conservar el documento original.

Compra de elementos de seguridad para adecuación de los archivos centrales (sensores de movimiento- cámaras - luces de emergencia-detectores de humo- hidrotermometros etc.

Cumplir con los lineamientos establecidos en el Acuerdo 050 del 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII “conservación de documento”, del Reglamento general de archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.

Fortalecimiento corporativo y mejora continua

3. Actualización aprobación e implementación de instrumentos archivísticos requeridos en la gestión documental de acuerdo con las políticas establecidas por el Archivo General de la Nación.

Actualización del Plan institucional de archivos -PINAR 2021-2023

Establecer instrumento que contribuyen al mejoramiento de la gestión documental en la empresa.

Actualización del Programa de Gestión Documental - PGD y todos sus programas

Establecer pautas para los procedimientos de gestión documental enfocada en los ocho procedimientos tales como planeación, producción, trámite, organización, transferencia, disposición final y valoración.

Actualización de las Tabla de Retención documental -TRD-CCD

Incluir las nuevas series y subseries establecidas en la empresa en los últimos años.

Elaboración y aprobación    de las Tabla de Valoración documental -TVD

Diseñar el instrumento requerido para valorar los fondos acumulados.

Elaborar el Banter y publicarlo en la web

Establecer el banco de series y subseries documentales de la empresa.

Aprobar la tabla de control y acceso por el comité.

Solicitar reunión para analizar y aprobar el instrumento.

Elaboración del sistema de conservación de documentos

Cumplir los requerimientos establecidos por el archivo general de la nación en cuanto al cumplimiento de los instrumentos archivísticos.

Diseñar, aprobar e implementar el modelo de requisitos para procesos de gestión documental electrónicos y su respectivo modulo o software.

Fortalecimiento corporativo y mejora continua

4. Diseñar e implementar los planes y programas específicos para gestión documental de la empresa según las políticas establecidas por el archivo general de la nación.

Crear el plan de transferencias primarias de la empresa 2022.

Requerimientos normativos programa de gestión documental.

Programa de limpieza

Programa de documentos vitales y esenciales

Fortalecimiento corporativo y mejora continua

5.Garantizar el cumplimiento de los indicadores de gestión en cuanto a los procedimientos de la gestión documental

Realizar plan de auditorías   semestrales a cada subproceso con respecto al cumplimiento de los procesos de organización de archivo de gestión

El plan de acción de la empresa

PERIODO

RUBRO DESIGNADO EJECUTAR

2021

$ 100.000.000

2022

$ 760.000.000

2023

$ 140.000.000

$1.000.000.000

MAPA DE RUTA 2021 AL 2023

ITEM

PROYECTO

ACTIVIDADES

CORTO PLAZO

MEDIANO PLAZO

LARGO PLAZO

1-12 MESES

1-4

AÑOS

4-10 AÑOS

1

Conformación del nuevo comité de gestión y desempeño para designación de funciones en materia archivística

1. 1 Programar reunión 2021 para aprobación de los asuntos pendientes relacionados con la gestión documental de la empresa y establecer rubro presupuestal para el desarrollo del PINAR-

X

2

Fortalecer la organización técnica de los archivos de gestión

2.1 Capacitar al personal en la organización de los archivos de gestión de acuerdo a lo establecido en la tabla de retención documental de la empresa aprobada 2016, para  la entrega de sus archivos del periodo 2021 a finalizar el año.

X

2.3 Elaboración de la política de gestión documental

X

2.4 Contratar la elaboración del Manual de procedimiento para el área de gestión documental

X

2.5 Aprobar la codificación por cada subproceso de acuerdo a lo establecido en manual de archivo y correspondencia para el control de las comunicaciones e implementarlo para el 2022.

X

2.6 Realizar plan de auditorías trimestrales, semestrales a cada subproceso con respecto al verificar el cumplimiento de los procesos de organización de archivo de gestión

X

2.7 Revisar y actualizar formatos establecidos para la gestión documental

X

3

Elaboración, actualización e implementación de los instrumentos archivísticos

3.0 Actualización del Plan institucional de archivos -PINAR 2021-2023

X

3.1 Creación e implementación del plan de transferencia primarias de la empresa 2022

X

3.2   Actualización y aprobación del Programa de Gestión Documental - PGD

X

3.3 Elaboración de los subprogramas de gestión documental relacionado con documentos vitales o esenciales, reprografía, limpieza, fumigación etc.

X

3.4 Actualización, convalidación y aprobación de las Tabla de Retención documental -TRD-CCD

X

3.5 Elaboración, aprobación e implementación de la  Tabla de Valoración documental -TVD

X

3.6. Actualización y aprobación de la tabla de control y acceso a los documentos y registro de firmas autorizadas.

X

3.7   Elaboración del Banco de terminología - Banter y publicación en la web

X

3.8 Elaboración del sistema de conservación de documentos -SIC

X

3.9 Diseñar, aprobar e implementar el modelo de requisitos para procesos de gestión documental electrónicos y su respectivo modulo o software / programa y compara o alquiler del software.

X

4

Organización Técnica y de los archivos de Gestión, Central e histórico.

4.0 levantar el inventario documental en su estado natural del archivo central N. 1 Y 2

X

4.2 Contratar el proceso de organización e inventario de los archivos de gestión de los periodos 2014 al 2020

X

X

4.3 Reorganización y adecuación del archivo central y fondo acumulados de la EIS.

X

X

4.4 Compra y adecuación de mobiliario para ampliación de espacio físico del archivo central e histórico. (estantería abierta o rodante)

X

X

X

4.5 Compra de elementos e insumos de trabajo para archivo (3000 legajos- 3000 ganchos- cajas de archivo ref - x-200 /  200  unidades, humedece dores, 10, cajas de lapiceros lápices negro 10, Borradores 10 cajas de borradores, 20 saca ganchos, 20 cajas de marcadores Sharpie negro punta fina, 2000  rótulos  de  caja.

X

3.7 Digitalización de los expedientes de jubilados e historias laborales de empleados.

X

3.8 Compra de elementos   de seguridad para adecuación de los archivos centrales (sensores de movimiento-(6) cámaras -(2) luces de emergencia. detectores de humo (6) hidrotermometros calibrados (2), sistema de alarma de seguridad -etc.)

X

5

Reubicación de áreas  

5.1 Reubicación de ventanilla única para el área del primer piso de fácil acceso al público externo e interno, minimizando posibles riesgos de inseguridad.

X

5.2 Reubicación oficina de recursos físico en área continúa a su depósito para facilitar el control de los insumos, permitiendo crear archivo histórico en instalaciones del archivo central.

X