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Scholaris Metadata and Discovery Expert Group (S-MDEG) – National Institutional Repository Service (‘Scholaris’) – Terms of Reference 

Purpose

The role of S-MDEG is to provide guidance, recommendations, and advice on planning requirements and pathways for the service development team. The shared repositories service supports a vision of “advancing national open infrastructures,” to ensure Canadian research institutions have access to sustainable digital repository platforms that can be shared for common purposes, and with a goal of making the most of collective and institutional resources. With this in mind, S-MDEG will be instrumental in charting a path to shared, common, and otherwise normalized metadata profiles that will enable repository metadata to be harvested, shared and widely discovered across multiple services. 

Responsibilities

S-MDEG is expected to offer guidance in the following areas:  

• Common use cases in support of collective interests for metadata creation and maintenance in the repository service.
• Practical and timely strategies for addressing metadata migration, normalization, creation, updating, and support 
• Collaboration with the service development team to identify and prioritize metadata and discovery requirements.
• Policy as it relates to metadata and discovery practices supported by the repository service. 
• Solutions that sustainably scale to support standards-based practices, e.g., PID adoption, discovery and indexing, long-term preservation metadata.
• Appropriate consideration of technological advancements and innovations in metadata and discovery practices.
• Sector trends and emerging technologies in metadata and discovery for potential integration into the service.

Reporting 

The Expert Group will operate under the aegis of CARL’s Shared Repositories Infrastructure Advisory Committee (SRIAC) and engage in close collaboration with the Visiting Program Officer (VPO) Metadata Strategies & Scholaris. The VPO liaises with the Scholars Portal team and SRIAC to coordinate and assess priorities based on input from experts.

Membership

The S-MDEG shall consist of 8-10 members with diverse expertise including, but not limited to, metadata standards and digital repository services. Membership may include individuals from institutions and libraries engaged in the early adopters phase or expecting to use the service in the future.

(last name alphabetical)

Co-chairs

Mike Nason (University of New Brunswick)

Jordan Pedersen (University of Guelph)

Committee Members

Caitlin Bakker (University of Regina)

Teresa Bascik (Université de Montréal)

Cindy Beauchesne-Jolin (Université de Sherbrooke)

Robin Desmeules (McGill University)

Sharon Farnel (University of Alberta)

Laura Smart (Western University)

Carolyn Sullivan (University of Ottawa)

Carl Brouillard (Université de Sherbrooke)

Kathryn West (National Research Council Canada)

Ex officio

Julia Gilmore (Scholar's Portal)

Susan Haigh (CARL)

Geoff Harder  (University of Alberta)

Elizabeth Kalbfleisch (CARL)

Gabriela Mircea (University of Calgary)

Meetings and Work Processes

A chair will be confirmed at the first meeting.

Meetings will be held monthly or as needed to advance work, with task work and communications occurring between meetings. Meetings will be held virtually unless otherwise sensible. The Chair will post agendas and minutes in the S-MDEG shared drive for members to comment on and provide feedback.  

Communications

CARL will set up a mailing list for the group members to communicate. To ensure progress and updates are shared with the broader CARL+ community, communication channels like CARL-L, REPOS-L, or the Mattermost Scholarly Communications Canada, may be used for wider information sharing.  

Duration

The S-MDEG is established for an initial term of one year. At the end of this term, the need for the continuation of the working group will be reassessed.

Code of Conduct

CARL is committed to providing a welcoming, safe, and harassment-free environment for its staff, membership, committees and working groups, as well as for participants, speakers, and organizers of CARL meetings and events. For more information, see: https://www.carl-abrc.ca/carl-code-of-conduct/

***

Groupe d’experts sur les métadonnées et la découverte de Scholaris (GEMD-S) – Service national de dépôt institutionnel (« Scholaris ») – Mandat 

Objectif

Le rôle du GEMD-S est de fournir une orientation, des recommandations et des conseils sur les exigences et les voies de planification pour l’équipe de développement du services. Le service de dépôts partagés appuie une vision de « faire progresser les infrastructures nationales ouvertes », afin que les établissements de recherche canadiens aient accès à des plateformes de dépôts numériques durables qui peuvent être partagées à des fins communes. et dans le but de tirer le meilleur parti des ressources collectives et institutionnelles. Dans cette optique, le GEMD-S jouera un rôle déterminant dans l’établissement d’un chemin vers des profils de métadonnées partagés, communs et autrement normalisés qui permettront de recueillir, de partager et de découvrir à grande échelle les métadonnées du dépôt dans plusieurs services. 

Responsabilités

GEMD-S devrait offrir des conseils dans les domaines suivants :

• Cas d’utilisation courants à l’appui des intérêts collectifs pour la création et la maintenance des métadonnées dans le service de dépôt.
• Stratégies pratiques et opportunes pour gérer la migration, la normalisation, la création, la mise à jour et le soutien des métadonnées 
• Collaboration avec l’équipe de développement du service pour identifier et hiérarchiser les les exigences de métadonnées et de découverte.
• Politique relative aux métadonnées et aux pratiques de découverte appuyées par le service de dépôt. 
• Des solutions qui s’adaptent de manière durable pour prendre en charge les pratiques normalisées, par exemple l’adoption des identifiants pérennes, la découverte et l’indexation, la conservation à long terme des métadonnées.
• Prise en compte appropriée des progrès technologiques et des innovations en matière de métadonnées et de pratiques de découverte.
• Tendances sectorielles et technologies émergentes en matière de métadonnées et de découverte pour une intégration potentielle dans le service.

Structure des rapports

Le Groupe d’experts fonctionnera sous l’égide du Comité consultatif pour l’infrastructure des dépôts partagés de l’ABRC (CCIDP) et collaborera étroitement avec l’agente de programme invitée (API) pour les métadonnées et le partenariat de l’ABRC avec OpenAIRE. L’API assure la liaison avec l’équipe Scholars Portal et le CCIDP pour coordonner et évaluer les priorités en fonction des commentaires des experts.

Membres

Le GEMD-S doit être composé de 8 à 10 membres ayant une expertise diversifiée, y compris, mais sans s’y limiter, les normes de métadonnées et les services de dépôt numérique. Les membres peuvent provenir d’établissements et de bibliothèques participant au projet pilote ou s’attendant à utiliser le service à l’avenir.

Caitlin Bakker

Teresa Bascik

Cindy Beauchesne-Jolin

Robin Desmeules

Sharon Farnel

Julia Gilmore

Gabriela Mircea

Mike Nason

Jordan Pedersen

Laura Smart

Carolyn Sullivan

[rôle et institution seront ajoutés. ]

Réunions et processus de travail

Un.e président.e sera confirmé.e à la première réunion.

Des réunions auront lieu tous les mois ou au besoin pour faire avancer le travail, avec des tâches et des communications ayant lieu entre les réunions. Les réunions se tiendront virtuellement, sauf indication contraire. Le président ou la présidente affichera les ordres du jour et les procès-verbaux sur le lecteur partagé du S-MDEG pour que les membres puissent formuler des commentaires.  

Communications

L'ABRC établira une liste de diffusion permettant aux membres du groupe d'experts de communiquer. Pour veiller à ce que les progrès et les mises à jour soient communiqués à l’ensemble de la communauté de l’ABRC+, les canaux de communication comme CARL-L, REPOS-L ou Mattermost Scholarly Communications Canada peuvent être utilisés pour un échange d’information plus vaste.

Durée

Le GEMD-S est établi pour une durée initiale d’un an. À la fin de ce mandat, la nécessité de poursuivre le groupe de travail sera réévaluée.

Code de conduite

L’ABRC s’est engagée à offrir un environnement accueillant, sécuritaire et exempt de harcèlement à son personnel, à ses membres, à ses comités et à ses groupes de travail, ainsi qu’aux participants, aux conférenciers et aux organisateurs des réunions et des événements de l’ABRC. Pour en savoir plus, voir : https://www.carl-abrc.ca/carl-code-of-conduct/