Tutorial - SIGAA Stricto Sensu

Portal do Coordenador Stricto Sensu

Universidade Federal de Goiás

Pró-Reitoria de Pós-Graduação

CERCOMP - Centro de Recursos Computacionais

Versão: 1.2

Data da última atualização: 09/08/2017

É importante que a leitura deste tutorial seja realizada por todos, inclusive por quem participou de algum treinamento ou assistiu alguma palestra referente ao SIGAA Stricto Sensu. Este tutorial está em constante atualização, e mais informações serão disponibilizadas gradualmente. Portanto, sempre que possível, retorne a esta página e consulte o tutorial para fazer os cadastros.

  1. Acesso

Quem acessa o Portal do Coordenador Stricto Sensu: Coordenadores, Vice-Coordenadores, Secretários dos Programas de Pós-Graduação.

Para o início da utilização do sistema, todos os Coordenadores, Vice-Coordenadores e Secretários atuais já terão a liberação de acesso realizada pela PRPG.

A liberação de acesso para novos Coordenadores, Vice-Coordenadores e Secretários deve ser solicitada à PRPG.

Para Coordenadores e Vice-Coordenadores, deverão ser informados os seguintes dados:

Para Secretários, deverão ser informados os seguintes dados:

Outros módulos

Técnicos-administrativos, Docentes e Discentes:

Se ainda não tem cadastro no Portal UFGnet, devem se cadastrar para criar seu “login único” e poder acessar o SIGAA.

Colaboradores e Docentes externos:

Para acessar o SIGAA, colaboradores e docentes externos precisam realizar os três passos a seguir:

  1. Solicitar cadastro na PRODIRH, preenchendo um formulário existente no site https://www.prodirh.ufg.br/, no menu “Publicações”, “Ficha de cadastro de colaboradores UFG”. Este formulário deve ser preenchido, assinado pelo chefe imediato e enviado à PRODIRH. Se isso já foi feito, pular esta etapa.
  2. Depois que a PRODIRH realizar o cadastro, o colaborador deve se cadastrar no Portal UFGNet e criar seu “login único”.
  3. Depois da criação do login único, o colaborador deve realizar o seu cadastro nos sistemas SIG através da URL:

http://sigadmin.sistemas.ufg.br/admin/public/ldap/form_ldap_auto_cadastro.jsf?origem=7&tipo=terceirizado . As informações solicitadas no cadastro podem ser encontradas no Portal UFGnet.

Somente após a conclusão destes três passos colaboradores devem requerer a liberação de acesso à PRPG.

Para docentes externos, uma vez completados os três procedimentos, o acesso ao Portal do Docente é automático após a Coordenação do Programa de Pós-Graduação ter realizado a vinculação do colaborador como Docente externo do PPG.

Login único:

Todos devem acessar o sistema com o seu próprio login. É fortemente recomendado que logins e senhas pessoais do Portal UFGnet não sejam informadas para colegas de trabalho. A senha do Portal UFGnet dá acesso a e-mail e aos sistemas da UFG, bem como sistemas que tratam informações que são sigilosas ou de interesse pessoal.

Cada pessoa cadastrada na UFG tem o seu próprio código, e a este código são atribuídas as permissões devidas a todos os sistemas que a pessoa deve acessar.

Se a senha foi informada a outras pessoas, recomendamos que acesse o Portal UFGnet e faça a troca da senha.

Acesso

O acesso ao sistema será realizado via Portal UFGnet (https://ufgnet.ufg.br/ ), com o usuário único da UFG e senha previamente cadastrada. Para acessar, utilize o menu “Acadêmico”, “Ensino”, “Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas - SIGAA”.

Acesso01.png

Ao entrar na página principal do sistema, se necessário selecione o vínculo desejado, e então acesse o módulo “Portal do Coordenador Stricto Sensu”.

Acesso02.png

        Se tem vínculo com mais de um programa de pós-graduação, será preciso alternar entre os vínculos para trabalhar com cada programa.

2. Relato de erros e esclarecimento de dúvidas em relação ao sistema

Devido ao processo de migração de dados do SISPG para o SIGAA, e também devido ao número elevado de customizações realizadas no SIGAA Stricto Sensu, é natural que o módulo Stricto Sensu possa apresentar alguma instabilidade, dificuldade de acesso e/ou erros iniciais. Se for encontrado algum erro, seja no sistema ou em algum dado, por favor relate para o CERCOMP criando um chamado no GLPI.

O mesmo pode ser feito caso se verifique que um dado foi cadastrado de forma errada no SISPG e precise ser feito um ajuste no SIGAA.

Acesse o Portal UFGnet, menu GLPI, “Ir para o GLPI (Solicitações de TI)”.

GLPI.png

Selecione a opção: “Cria um chamado”.

Preencha da forma orientada a seguir:

Exemplo: “Portal do Coordenador Stricto Sensu - Erro de comportamento inesperado”.

Solicite “Enviar mensagem” e aguarde a resolução do chamado. Assim que possível, a equipe do CERCOMP irá responder com a correção do problema ou o esclarecimento da dúvida.

GLPI chamado.png

3. Início da utilização do SIGAA

As atividades de pós-graduação eram realizadas no SISPG Stricto Sensu e a partir de agosto de 2017 serão realizadas no SIGAA Stricto Sensu. Por conta da mudança de sistema, serão necessários alguns ajustes e complementação de dados que existiam no SISPG e foram migrados.

É muito importante que os passos a seguir sejam seguidos.

O SISPG permanecerá disponível por um período (a ser definido pela PRPG, conforme for necessário) para consulta e emissão de relatórios. Além disso, solicitamos que todos façam a comparação das informações cadastradas no SISPG e no SIGAA e relatem dados divergentes.  Ainda, há que se considerar que no SISPG muitos cadastros estavam incompletos ou errados, o que pode afetar a forma como eles foram levados para o SIGAA Stricto Sensu.

3.1 Configuração de Parâmetros

Menu: Cadastros -> Parâmetros do Programa

Preencha os parâmetros específicos do Programa.

A PRPG orienta que os parâmetros a seguir sejam preenchidos desta forma:

3.2 Configuração do Calendário 2017.1

Menu: Cadastros -> Calendário do Programa

Para preencher as informações relativas ao período 2017.1 (matrículas, consolidações, etc.) e fazer as conferências necessárias, é necessário criar o calendário 2017.1 e marcá-lo como vigente.

        A PRPG sugere o início em 01/01/2017 e término em 31/08/2017 (ou definir uma data de término futura com prazo suficiente para a consolidação das turmas de 2017.1).

3.3 Revisão das áreas de concentração e linhas de pesquisa

Menu: Aluno -> Cadastro -> Atualizar discente

Acesso o cadastro de um aluno qualquer e veja na lista de áreas de concentração e linhas de pesquisa se estão corretas. As áreas de concentração e linhas de pesquisa serão mantidas pela PRPG. Solicite para a PRPG:

Areas e linhas.png

3.4 Revisão das Estruturas Curriculares cadastradas

Menu: Cadastros -> Estrutura Curricular -> Cadastrar e Alterar

        Busque por todas as estruturas curriculares e entre no cadastro de cada uma delas. Se houver algum parâmetro incompleto, é preciso fazer a complementação. Os parâmetros a seguir são obrigatórios e não podem ficar vazios:

        Se algum destes parâmetros estiver vazio, será impedida a geração do histórico de discentes associados a esta estrutura curricular até que eles sejam preenchidos. Por isso, para facilitar a utilização do módulo, verifique todos os cadastros das estruturas curriculares.

        Inative as estruturas curriculares que não estão vigentes após verificar os cadastros.

        Se necessário, crie uma nova estrutura curricular. Com exceção dos programas em rede que tem equivalência de 15 horas nos seus regulamentos, todos os PPGs devem ter uma estrutura curricular ativa com equivalência de 16 horas que deve ser vinculada a todos os novos alunos (desde 2016.2).

3.5 Revisão dos Componentes Curriculares cadastrados

Menu: Cadastros -> Componente Curricular -> Cadastrar e Alterar

        No SIGAA, há dois conceitos de componentes curriculares:

        As explicações a seguir são muito importantes:

        Disciplinas regulares: são as disciplinas cadastradas no SISPG. No seu cadastro, há diversos parâmetros a serem preenchidos segundo as regras do PPG, como por exemplo, se permite matrícula on-line, se há carga horária compartilhada entre docentes, etc. Atividades também possuem alguns destes parâmetros.

        Informação importante sobre frequência: no SIGAA, as faltas não são armazenadas em porcentagem, e sim, em quantidade. Cada hora equivale a 1 falta. Então, por exemplo, se uma disciplina tem 64h e o aluno tem 90% de frequência, é preciso lançar 6 faltas.

Com exceção dos programas em rede com equivalência de 15h, desde 2016.2 as disciplinas ofertadas devem ter cargas horárias múltiplas de 16h. Na lista de disciplinas, provavelmente algumas irão aparecer várias vezes, com cargas horárias diferentes. Isso se deve porque ao longo do tempo foram ofertadas com estas diferenças. Inative as disciplinas com cargas horárias que não são mais utilizadas. É importante não excluir, pois há discentes que cursaram estas disciplinas.

        Se houver na lista disciplina repetida com mesmo nome e carga horária, por favor relatem para o CERCOMP.

        As atividades possuem os tipos a seguir:

        

Na migração, todas as disciplinas com o tipo dissertação/tese foram migradas como atividades individuais. Se a disciplina, mesmo possuindo o nome “Dissertação/tese” tinha tipo prática ou teórica ou não tinha tipo definido, foi migrada como Disciplina regular.

        Cada aluno precisa ser matriculado nas atividades de forma individual. Algumas atividades a matrícula deve ser feita uma única vez (por exemplo: atividade do tipo dissertação/tese) e outras devem ser feitas a quantidade de vezes necessárias (por exemplo: qualificação, suficiência, atividade complementar).

        Todas as atividades necessitam que o aluno seja matriculado, e, posteriormente, consolidado. Somente a atividade de estágio-docência que estiver configurada para criação de turmas será consolidada na turma virtual. Todas as outras devem ser consolidadas no menu de Atividades.

        Alguns tipos de atividades permitem a matrícula e consolidação na mesma tela, que se trata da funcionalidade “Validar”.

3.6 Revisão da Equipe de docentes

Menu: Cadastros -> Corpo docente do Programa

Verifique a lista de todos os docentes vinculados ao Programa. Se for necessário, edite as informações do vínculo do docente com o Programa. Se houver algum docente que não faz parte do quadro, faça a exclusão. Se faltar algum, faça a inclusão dele.

3.7 Revisão dos Cadastros dos alunos

Menu: Aluno -> Cadastro -> Atualizar Discente (atualiza as informações de vínculo do aluno com o PPG)

Menu: Aluno -> Cadastro -> Atualizar Dados Pessoais (atualiza documentos, endereço, etc.)

        Verifique os cadastros dos alunos, principalmente dos matriculados atualmente. Especialmente no caso das informações de vínculo do aluno com o PPG, será preciso preencher algumas informações que não existiam no SISPG. Verifique se a forma de ingresso, área de concentração e linha de pesquisa estão corretas. Compare com o SISPG e veja se todos os alunos foram corretamente migrados.

        Informação importante: as informações relacionadas a BOLSAS não foram migradas, e será preciso preencher para todos os alunos matriculados atualmente que sejam bolsistas.

        A busca retornará tanto alunos regulares como especiais ativos. Para diferenciar, perceba que a matrícula é diferente. Enquanto o número de controle para alunos especiais é apenas um número crescente (Ex: 15000), a matrícula de alunos regulares é composta do ano de ingresso + dígito 1 + número sequencial com 5 dígitos (Ex: 2017100001). A matrícula existente no SISPG foi migrada para o SIGAA seguindo este formato.
        Então, por exemplo, se a matrícula do discente no SISPG era 2017 4242, no SIGAA é 2017104242.

3.8 Revisão das Turmas

Menu: Turmas -> Consultar turma

        Busque por todas as turmas de 2017.1. Verifique se estão com os alunos, carga horária e docentes corretos. Oriente os docentes a consolidarem as turmas utilizando o Portal do Docente.

Até a turma ser consolidada, ela fica com situação “Aberta”, permitindo assim que sejam feitas alterações nela.

3.9 Consolidação das turmas e atividades do período 2017.1

Menu: Aluno -> Notas -> Consolidação individual

Menu: Aluno -> Notas -> Retificar aproveitamento e consolidação de turma

        Nestas opções, é possível fazer a consolidação individual de um aluno ou ainda corrigir conceito ou frequência que tenham sido lançados de forma errada.

Menu: Matrículas -> Matricular aluno regular

Menu: Matrículas -> Matricular aluno especial

        Nestas opções é possível matricular algum aluno que ainda não tenha sido vinculado a alguma turma.

Menu: Matrículas -> Atividades -> Matricular, Validar, Consolidar

Menu: Aluno -> Conclusão -> Cadastrar bancas

        Nestas opções é possível matricular e consolidar alunos em atividades. Pode ser preciso fazer alguma matrícula e consolidação para 2017.1. Por exemplo, se o aluno defendeu recentemente e não havia nenhum dado de defesa preenchido no SISPG, será preciso matricular ele em uma atividade do tipo dissertação/tese, depois informar os dados da banca de defesa e então consolidar a atividade. Pode ser que ele já esteja matriculado na atividade e seja preciso somente preencher a banca, então será preciso verificar no sistema se o aluno já foi matriculado na atividade. Ao tentar consolidar um aluno, o sistema mostra a lista de atividades matriculadas e não consolidadas ainda. Algumas atividades já consolidadas será possível visualizar somente no histórico.

3.10 Solicitação de homologação dos diplomas dos alunos que estão pendentes

Menu: Aluno -> Conclusão -> Homologação de diploma -> Solicitar Homologação de diploma

        Após o aluno ter defendido a dissertação ou tese e estar apto a ter o diploma emitido, será preciso solicitar a homologação de diploma através do sistema.

        Por enquanto, até a implantação do SEI, o processo para solicitação de diploma continua como estabelecido pela PRPG. Em paralelo à forma como já era realizada, é preciso fazer este procedimento no sistema. A PRPG irá concluir o vínculo do aluno após conferência do processo e, uma vez concluído, o cadastro do aluno será encaminhado para o CGA emitir o diploma.

        Não é mais preciso anexar diploma rascunho e o SIGAA não faz emissão deste documento.

        É preciso que o aluno tenha cumprido alguns pré-requisitos para ter a solicitação realizada. Alguns desses parâmetros deverão ter sido cumpridos antes do cadastro da banca de defesa.

        Será preciso anexar na solicitação o arquivo com a dissertação/tese do aluno e o Comprovante de recebimento de Dissertação/Tese emitido pela Biblioteca/GRT. Fique atento: se houver qualquer informação incorreta, a PRPG irá negar a solicitação e ela retornará para correção - através da funcionalidade “Visualizar Solicitações de Homologação de Diploma pendentes”. Nesta funcionalidade é possível visualizar todos os alunos para os quais foi solicitada a homologação de diploma e estão aguardando análise da PRPG.

4. Iniciando o próximo período letivo

Atenção! Só coloque o calendário letivo do novo período como vigente se a consolidação das turmas estiver concluída. Senão, será preciso ficar alternando a vigência dos calendários ou, ainda, a Coordenação terá que fazer a consolidação. É possivel criar o calendário novo mas não colocá-lo ainda como vigente.

A cada início de período letivo, será preciso fazer algumas configurações no sistema. Os passos que podem ser necessários são:

Informações importantes para 2017.2, primeiro período letivo utilizando o SIGAA:

Emissão de GRU

Por enquanto, mesmo utilizando o cadastro de Processo seletivo, ainda não será possível emitir GRU via SIGAA. A GRU para inscrição no Processo seletivo continuará a ser emitida da forma como ocorre atualmente.

Matrícula on-line

A PRPG recomenda que no período 2017.2 não seja utilizada a matrícula on-line. Todos os componentes curriculares já se encontram com esta opção desativada, portanto, recomenda-se que ela não seja alterada e as matrículas em disciplinas sejam feitas na Coordenação do PPG, como era feito com o SISPG. Os motivos são:

        Após realizar estes procedimentos, possivelmente em 2018.1, os PPGs que desejarem poderão utilizar a matrícula on-line. Para isso, basta ativar o parâmetro no cadastro dos componentes curriculares que serão ofertados no período letivo. É importante notar que o sistema não salva o horário da solicitação do discente, então parte da definição deste processo deve ser definir também quais critérios serão utilizados para aceitação das solicitações de matrícula.

5. Informações gerais e dicas de utilização

5.1 Buscas no sistema

        Várias telas do sistema solicitam que seja feita uma busca para prosseguir. Os parâmetros que forem assinalados precisam ser preenchidos, ou aparecerá uma mensagem de erro se forem deixados em branco.        

Para vários tipos de campos (Por exemplo: Nome do aluno), é possível informar dois símbolos de porcentagem para trazer todos os resultados.

Ou ainda, nomes podem ser utilizados antes, no meio ou depois dos símbolos de porcentagem para filtrar por resultados.

Por exemplo:

5.2 Botão voltar do navegador

        Evite utilizar o botão voltar do navegador. Prefira a navegação no sistema utilizando os botões voltar, cancelar, ou, ainda, os links que indicam o caminho percorrido e aparecem logo após o menu.

Migalha de pães.png

5.3 Cadastros realizados pela PRPG

        Os cadastros mantidos exclusivamente pela PRPG são:

Atenção! O CERCOMP não tem permissão para liberação de acesso ao módulo. As solicitações devem sempre ser encaminhadas à PRPG. Se houver qualquer problema com acesso, a PRPG irá entrar em contato com o CERCOMP e autorizar a investigação do problema. O CERCOMP também não pode fazer cadastros de quaisquer destes itens sem autorização da PRPG.

Inicialmente, foi cadastrada uma grade de horários geral para o nível Stricto Sensu. Se a Coordenação do Programa de Pós-graduação desejar, pode solicitar o cadastro de uma grade de horários específica para o PPG. Isso deve ser solicitado à PRPG, que encaminhará e autorizará a solicitação para que o CERCOMP realize o cadastro.

5.4 Fluxo da situação do discente no sistema

        A lista a seguir contém todas as possíveis ações para o aluno no sistema e o fluxo normal:

        Fluxo normal

Opcionais