4.8 Distance education Final

4.8 An institution that offers distance or correspondence education documents each of the following: (Distance and correspondence education)

4.8.1 demonstrates that the student who registers in a distance or correspondence education course or program is the same student who participates in and completes the course or program and receives the credit by verifying the identity of a student who participates in class or coursework by using, at the option of the institution, methods such as (a) a secure login and pass code, (b) proctored examinations, or (c) new or other technologies and practices that are effective in verifying student identification.

_X_ Compliance ___ Partial Compliance ___ Non-Compliance

Resumen

La Universidad de Monterrey asegura el método para verificar la identidad de los estudiantes registrados en los programas y cursos a distancia con la autenticación. Es decir, a cada uno de los estudiantes se les proporciona una clave de Identificación Personal que consiste en un nombre de usuario y una contraseña. Todas las actividades de educación a distancia en la UDEM se realizan por la plataforma de Blackboard.

Narrativa:

La Universidad de Monterrey proporciona una clave de identificación que consiste en un nombre de usuario y contraseña. Es una clave segura porque es parte de un servicio de autenticación centralizado (Anexo 4.8.1.1). Dicha clave le permite al estudiante ingresar al Portal UDEM la cual es la plataforma administrativa y a Blackboard UDEM que es la plataforma de los contenidos académicos.

La información de las dos plataformas se sincronizan mediante la base de datos Banner en la cual se generan y guardan las claves de Identificación Personal de los usuarios. Además, en el sistema Banner quedan establecidos los requisitos de las características que debe de tener cada contraseña. Según esto las contraseña debe de ser una combinación aleatoria de 6 números. (Anexo 4.8.1.2)

Los estudiantes inscritos en los cursos y programas de la UDEM pueden acceder al portal seguro de administración y al portal seguro de los contenidos académicos (Blackboard) utilizando su clave de identificación. Dichas plataformas utilizan protocolos de seguridad para encriptar la información. (Anexos 4.8.1.3)

Asimismo en el artículo 40 del Reglamento General de Estudiantes de Educación Superior queda estipulado que esta clave es intransferible y es responsabilidad del alumno no compartirla ni darla a conocer a terceros. (Anexo 4.8.1.4).

En el diseño de cursos a distancia de la Universidad de Monterrey se deben incorporar actividades sincrónicas (Anexo 4.8.1.5) de diferentes características. Estas sesiones sincrónicas (chats, audio llamadas, video sesiones y asesorías por video cara a cara) además de que enriquecen la experiencia del estudiante permiten al profesor identificar a sus estudiantes por medios audio y/o video. Típicamente se realizan por Blackboard Collaborate, lo cual requiere que el estudiante inicie sesión en la plataforma Blackboard con el proceso de autenticación anteriormente mencionado. El cumpliemiento de la incorporación de dichas actividades sincrónicas se aseguran mediante el diseño de los cursos a distancia acompañado por el Centro de Diseño Instruccional. El procedimiento queda establecido en el documento de las Políticas para cursos a distancia (Anexo 4.8.1.6). Lo anterior cumple con los lineamientos de la Secretaría de Educación de Nuevo León (SENL) que forma parte de la Secretaría de Educación Pública (SEP), que tiene a su cargo la aplicabilidad de la Ley General de Educación en México.

Finalmente todos los estudiantes de la universidad firman el Reglamento que establece el Código de Honor (Anexo 4.8.1.7) donde en sus artículos se hacen responsables de actuar con integridad dentro de su vida académica. Dicho código se encuentra publicado dentro del Portal UDEM (Anexo 4.8.1.8) y se les entrega a los alumnos cuando ingresan a la Universidad.

Para el tema de calificaciones, es el profesor quien otorga los créditos académicos al estudiante identificándolo por su matrícula (Anexo 4.8.1.9) al concluir los requisitos de un curso a distancia. La captura se realiza en el Gradebook del Portal UDEM. Gradebook además del acceso a la plataforma anteriormente escrito, requiere otro proceso de autenticación de mayor seguridad utilizando una tarjeta de coordenadas llamado Tarjeta de Posiciones de Acceso que se le asigna a cada profesor para realizar este proceso de su trabajo (Anexo 4.8.1.10).

Listado de evidencias 4.8.1

Anexo	Fuente
4.8.1.1	Sistema de Seguridad Centralizado
4.8.1.2	Configuración de Contraseña Banner
4.8.1.3	Pantalla de Acceso a Portal UDEM Y Blackboard donde se muestran los certificados de seguridad
4.8.1.4	Reglamento General de Estudiantes de Educación Superior
4.8.1.5	Ejemplo de sesión sincrónica
4.8.1.6	Políticas para cursos a distancia
4.8.1.7	Reglamento que establece el Código de Honor
4.8.1.7.1	Ejemplos de código de honor firmados
4.8.1.8	Pantalla donde se encuentra publicado el Reglamento que establece el código de honor
4.8.1.9	Asignación de calificación por matrícula
4.8.1.10	Acceso al Gradebook

4.8.2 has a written procedure for protecting the privacy of students enrolled in distance and correspondence education courses or programs.

_X_ Compliance ___ Partial Compliance ___ Non-Compliance

Narrativa:

Resumen

La Universidad de Monterrey establece la política sobre los elementos que forman parte de los registros de cada estudiante durante su etapa de ingreso, permanencia y egreso a través del documento institucional G93-002-C Política para la creación y mantenimiento de los expedientes de los alumnos cuyo objetivo es asegurar el resguardo de los documentos oficiales e historial académico.

En el Reglamento General Estudiantes de Educación Superior capítulo IV, artículos 19 al 24 se establecen las normas sobre la confidencialidad de la documentación de los estudiantes. Asimismo en la solicitud de admisión, en su parte final establece las condiciones y términos de su ingreso a la universidad y que el estudiante firma de aceptación.

Narrativa extensa

Para todos los estudiantes de la Universidad de Monterrey en cursos presenciales o a distancia se establece la política sobre los elementos que forman parte de los registros de cada estudiante durante su etapa de ingreso, permanencia y egreso a través del documento institucional G93-002-C Política para la creación y mantenimiento de los expedientes de los alumnos (anexo 4.8.2.1) cuyo objetivo es asegurar el resguardo de los documentos oficiales e historial académico.

En el Reglamento General Estudiantes de Educación Superior capítulo IV artículos 19 al 24 (anexo 4.8.2.2), se establecen las normas sobre la confidencialidad de la documentación de los estudiantes, a continuación se hace mención de lo que establecen estos artículos:

Artículo 19. Todos los estudiantes tienen derecho a la confidencialidad de sus expedientes.

Artículo 20. La UDEM no divulga ni comparte con terceros los datos personales, salvo que:

a. El estudiante, siendo mayor de edad, otorgue una autorización por escrito de su parte.

b. La UDEM reciba un requerimiento judicial o requerimiento de autoridad administrativa.

c. El estudiante sea menor de edad y quien ejerza patria potestad o tutela sobre el estudiante lo solicite por escrito.

d. Cualquier otro que marque la LFPDPPP, leyes aplicables y la normatividad institucional referente al tema.

Artículo 21. La Universidad se reserva el derecho de usar los expedientes que posea de sus estudiantes para fines académicos

Artículo 22. La Universidad se reserva el derecho de dar a conocer las calificaciones y reportes de asistencia a los padres o tutores de los estudiantes.

Artículo 23. La información sobre el carácter, conducta y otros aspectos no académicos contenidos en el expediente sólo se proporcionará a terceros, respetando los principios de la ética profesional, con autorización expresa del estudiante.

Artículo 24. Los certificados oficiales de estudios serán expedidos sólo a solicitud expresa del estudiante y contendrá únicamente la información concerniente a los cursos aprobados por el estudiante en el programa correspondiente.

Asimismo la solicitud de admisión, en su parte final establece las condiciones y términos de su ingreso a la universidad y que el estudiante firma de aceptación (Anexo 4.8.2.3).

Para el registro de la documentación del estudiante en las diferentes etapas del ciclo de vida estudiantil, la responsabilidad es de cada uno de los diferentes departamentos involucrados. Según esto durante su ingreso es el Departamento de Admisiones de la Dirección de Servicios Escolares. Durante su trayectoria en la universidad son los Directores de Programa y profesores de cada asignatura. Al egresar de la universidad se hace responsable el Departamento de Control Escolar en la Dirección de Servicios Escolares.

Niveles de permisos sobre la seguridad de información (escrito)

Listado de evidencias 4.8.2

Anexo	Fuente
4.8.2.1	G93-002-C Política para la creación y mantenimiento de los expedientes de los alumnos
4.8.2.2	Reglamento General Estudiantes de Educación Superior (capítulo IV, artículos 19 al 24)
4.8.2.3	Ejemplos de solicitud de admisión

4.8.3 has a written procedure distributed at the time of registration or enrollment that notifies students of any projected additional student charges associated with verification of student identity.

___ Compliance ___ Partial Compliance _X_ Non-Compliance

En la Universidad de Monterrey este procedimiento no se aplica, ya que no hay cargos adicionales para verificar la identidad de los estudiantes que se inscriben en los cursos a distancia.

ANEXOS

4.8.1.1 Sistema de Seguridad Centralizado