Politique de confidentialité de Geotab Inc.

Cette politique a initialement été rédigée en anglais.  Par conséquent, en cas de divergence entre cette traduction et la version anglaise, la version anglaise prévaudra dans la mesure de l’incompatibilité.  La version anglaise est accessible par ce lien.

À compter du 11 janvier 2019, Geotab Inc., ses sociétés affiliées et ses filiales (collectivement « Geotab », « nous », « notre » ou « nos ») a mis à jour sa Politique de confidentialité (« politique »).

1. Introduction

La présente politique décrit l’engagement de Geotab à protéger la vie privée des personnes (« vous ») qui : visitent notre site Web, s’abonnent à la solution Geotab ou à nos autres services, distribuent la solution Geotab ou participent aux événements commandités par Geotab ou ses sociétés affiliées.

2. Portée de la politique

La présente politique s’applique à nos activités de collecte, de traitement et d’utilisation des données personnelles lorsque vous utilisez les produits suivants :

Aux fins de la présente politique, l’expression données personnelles fait référence à l’information ou aux données associées à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne est considérée comme identifiable si elle peut être identifiée directement ou indirectement, par renvoi à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs facteurs révélant son identité.

Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web gérés par des tiers. La présente politique ne s’applique pas à ces sites Web. Nous vous suggérons fortement de lire attentivement les politiques et énoncés de confidentialité de tout site Web tiers afin de bien comprendre ses pratiques relatives aux renseignements.

3. Renseignements fournis à Geotab

MyGeotab

Les renseignements figurant dans MyGeotab sont soit entrés par vous en configurant votre compte ou recueillis lorsque vous conduisez un véhicule connecté à la solution Geotab.

Pour utiliser MyGeotab, vous ou un autre représentant de votre organisation devez créer un compte MyGeotab et fournir certains renseignements tels que nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, nom de l’entreprise ou site Web de l’entreprise.

Nous recueillons également des renseignements sur les activités d’un détenteur de compte sur MyGeotab. MyGeotab permet aux clients d’obtenir, entre autres types de données, des données GPS sur l’emplacement du véhicule, des données sur le moteur, des données de diagnostic et des renseignements de géolocalisation. Les coordonnées GPS peuvent être transmises de façon anonyme à un fournisseur de services tiers afin d’obtenir des renseignements de géolocalisation sans identifier un véhicule, un client ou un chauffeur en particulier. Nous traitons uniquement les données personnelles d’un chauffeur conduisant un véhicule connecté à la solution Geotab lorsque le client entre les données personnelles du chauffeur dans la plateforme MyGeotab, et seulement conformément aux instructions écrites du client ou lorsque la loi applicable l’exige.

MyAdmin

Pour utiliser MyAdmin, le représentant d’un distributeur doit créer un compte MyAdmin et fournir certains renseignements tels que nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, nom de l’entreprise, site Web de l’entreprise, information financière de l’entreprise et renseignements de paiement. Nous recueillons également des renseignements sur les activités d’un distributeur sur MyAdmin. MyAdmin permet aux distributeurs d’offrir du soutien, des fonctionnalités, des rapports et d’autres fonctions de produit aux clients.

Données sur le dispositif et le véhicule

La solution Geotab comprend une plateforme logicielle et un dispositif de véhicule (matériel) permettant aux clients de recueillir des données sur le véhicule pour gérer leurs flottes. Le dispositif du véhicule est installé dans le port de diagnostic à bord (également appelé OBDII) qui facilite l’extraction des données sur le véhicule et son utilisation. Toute donnée temporairement stockée sur le dispositif est chiffrée. Les données du véhicule sur un dispositif sont alors transmises aux serveurs de Geotab au moyen de réseaux de télécommunication sans fil sécurisés et stockées sur des serveurs infonuagiques chiffrés, conformément aux pratiques applicables des fournisseurs en matière de confidentialité, de traitement et d’utilisation des données. Pour en savoir plus, consultez l’entente d’utilisateur final de Geotab – Conditions des fournisseurs de services sans fil. Dans la mesure où ces données incluent des données personnelles vous concernant, nous utilisons uniquement ces données selon les directives du client qui utilise la solution MyGeotab pour recueillir des données personnelles à votre sujet.

Geotab Marketplace

Pour offrir un produit ou un service dans Geotab Marketplace, un partenaire doit créer un compte et fournir certains renseignements tels que nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, nom de l’entreprise, site Web de l’entreprise et renseignements sur le produit. Nous recueillons également des renseignements sur les activités du partenaire dans Geotab Marketplace.

Site Web de Geotab

Nous pouvons également recueillir des données personnelles à partir de notre site Web si vous utilisez les fonctions interactives du site Web, notamment en accédant à un livre blanc, en commentant un billet de blogue ou en participant à des sondages, à des concours ou à des promotions. Si vous posez votre candidature à un poste au sein de Geotab par l’entremise d’un affichage de poste sur notre site Web, nous recueillerons des données personnelles vous concernant, tels que vos nom, CV, numéro de téléphone et adresse courriel. Si vous commentez des articles ou des billets de blogue, nous pouvons également recueillir certaines données personnelles vous concernant que vous incluez dans votre commentaire. Nous, ainsi que nos partenaires autorisés, pouvons également recueillir des renseignements à l’aide des témoins ou « cookies » et d’autres technologies de collecte de renseignements pour diverses raisons. Pour en savoir plus sur notre utilisation des témoins, consultez notre Politique de Geotab concernant les témoins.

Le site Web de Geotab peut également avoir recours à des pixels-espions, des balises et des scripts ou les utiliser dans les courriels ou autres communications électroniques que nous vous transmettons. Ils nous aident à transmettre des témoins et à faire le décompte des visites sur notre site Web tout en nous aidant à comprendre l’utilisation et l’efficacité des différentes campagnes et promotions. De plus, nous pouvons recevoir et élaborer des rapports fondés sur l’utilisation de ces technologies par nos fournisseurs de services tiers de façon individuelle et globale.

Événements de Geotab

Nous pouvons également demander et recueillir des données personnelles de personnes qui s’inscrivent ou participent à des événements commandités par Geotab ou ses sociétés affiliées. Ces données incluent vos nom, adresse, numéro de téléphone et courriel.

Gadgets logiciels des médias sociaux

Le site Web de Geotab comprend des fonctions liées aux médias sociaux comme les boutons « J’aime » et « Partager » de Facebook ainsi que des mini-programmes exécutés sur notre site Web. Ces fonctions peuvent recueillir votre adresse numérique Internet (adresse IP) et les pages visitées, et implanter un témoin afin d’optimiser leur fonctionnement. L’utilisation de ces fonctions est régie par les politiques de confidentialité du propriétaire de la fonction.

4. Utilisation des renseignements par Geotab

MyGeotab

Si vous créez un compte MyGeotab, nous utilisons vos données personnelles pour fournir, maintenir, améliorer et promouvoir la solution Geotab. Nous pouvons également utiliser vos données personnelles pour permettre aux clients autorisés d’accéder à MyGeotab et envoyer des messages transactionnels aux clients afin de répondre aux commentaires, questions et demandes ou de transmettre des renseignements importants à l’intention du client.

MyAdmin

Si vous avez créé un compte MyAdmin, nous utilisons vos données personnelles pour fournir, maintenir, améliorer et promouvoir MyAdmin. Nous utilisons également vos données personnelles pour traiter des transactions, obtenir des confirmations d’achat et des factures et envoyer des communications destinées aux distributeurs, ou pour répondre aux commentaires, questions et demandes ou transmettre des renseignements relatifs à la solution Geotab.

Données sur le dispositif et le véhicule

Si vous conduisez un véhicule connecté à la solution Geotab, nous recevons des données personnelles vous concernant dans la mesure où notre client nous a fourni lesdites données, et nous traitons ces données personnelles conformément aux instructions écrites de notre client ou selon la loi applicable. Dans la mesure où les données personnelles vous concernant peuvent être déduites des renseignements techniques du véhicule recueillis par le dispositif, nous traitons ces données personnelles conformément à la présente politique.

Geotab Marketplace

Si vous soumettez vos données personnelles par l’entremise de notre site Web ou de Geotab Marketplace, nous utilisons vos données personnelles pour fournir les fonctions ou applications que vous cherchez à utiliser et en assurer le soutien, et améliorer nos produits et services de façon générale. Lorsque la loi applicable le permet, nous pouvons également vous transmettre des communications promotionnelles de temps à autre pour vous informer des produits, services, fonctions, sondages, infolettres, offres, promotions, concours et événements. Nous pourrions également vous transmettre de l’information sur nos partenaires de temps à autre.

Vous pouvez vous retirer des communications marketing en tout temps en communiquant avec nous à l’adresse legal@geotab.com ou en suivant les instructions relatives au désabonnement ou au retrait incluses dans nos communications marketing.

Site Web, communications et soutien de Geotab

Nous utilisons également vos données personnelles pour offrir le service et le soutien à la clientèle. Ce soutien peut inclure des avis techniques, des mises à jour, des alertes de sécurité et des messages administratifs. Lorsque la loi applicable le permet, nous pouvons également vous transmettre des communications promotionnelles de temps à autre pour vous informer des produits, services, fonctions, sondages, infolettres, offres, promotions, concours et événements. Nous pourrions également vous transmettre de l’information sur nos partenaires de temps à autre.

Vous pouvez vous retirer des communications marketing en tout temps en communiquant avec nous à l’adresse legal@geotab.com ou en suivant les instructions relatives au désabonnement ou au retrait incluses dans nos communications marketing.

Si vous avez posé votre candidature à un poste par l’entremise de notre site Web, nous pouvons fournir vos données à un fournisseur de services tiers pour nous assister dans la gestion de votre demande d’emploi. Les données de demande d’emploi que vous nous fournissez peuvent également être utilisées ou accédées à partir de tout emplacement de Geotab selon la nature du poste.

De plus, nous utilisons l’information pour surveiller et analyser les tendances, l’utilisation et les activités liées à notre site Web et aux comptes clients afin d’investiguer et de prévenir les transactions frauduleuses ou l’accès non autorisé à la solution Geotab et autres activités illégales. Nous pouvons également utiliser vos données personnelles à toute autre fin pour laquelle nous avons obtenu votre consentement ou lorsque la loi applicable le permet ou l’exige.

Science des données et analytique

Nous procédons à l’extraction des données de véhicule à l’aide du dispositif Geotab et les comptabilisons dans l’entrepôt de données pour les entreprises BigQuery de Google. Les ensembles de données rendus disponibles par Geotab ne contiennent aucune donnée personnelle et ne peuvent raisonnablement servir à identifier une personne. Le traitement de l’information à l’aide de BigQuery est effectué sur des serveurs situés dans l’Espace économique européen (EEE). Pour en savoir plus sur les solutions de science des données et d’analytique de Geotab, cliquez ici.

Fondement juridique du traitement des données personnelles (applicable uniquement à l’EEE)

Si vous résidez dans l’Espace économique européen (EEE), le fondement juridique de Geotab pour recueillir et traiter les données personnelles que nous recevons dépend du contexte dans lequel nous les recevons. Dans le cours normal des affaires, nous recueillerons et traiterons uniquement les données personnelles qui nous sont transmises par vous ou notre client par : le site Web de Geotab, la plateforme MyGeotab, la plateforme MyAdmin ou Geotab Marketplace. Nous traiterons les données personnelles que vous nous transmettez lorsque vous avez donné votre consentement (au 25 mai 2018 selon l’art. 6 du RGPD) ou lorsque le traitement des renseignements est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le contrôleur ou par un tiers et non remis en cause par vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux à l’égard de la protection de vos données (au 25 mai 2018 selon l’art. 6 du RGPD). Nous pouvons également traiter vos données personnelles lorsque nous sommes légalement tenus de recueillir et de traiter des données personnelles et que nous en avons le contrôle (au 25 mai 2018 selon l’art. 6 du RGPD), ou lorsque le traitement est nécessaire à la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou de ceux d’une autre personne physique (au 25 mai 2018 selon l’art. 6 du RGPD).

Dans des circonstances où nous comptons sur votre consentement pour le traitement de données personnelles, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps. Toutefois, cette mesure pourrait n’avoir aucun effet sur la légalité du traitement fondé sur le consentement reçu par Geotab avant le retrait du consentement.

Si vous fournissez vos données personnelles à Geotab pour vous conformer à une exigence de la loi (p. ex., heures de service) ou pour exécuter un contrat (p. ex., entente d’utilisateur final), nous vous en informerons en temps opportun. Geotab recommande que les clients, utilisateurs et distributeurs prennent des mesures pour réduire la quantité de données personnelles traitées par Geotab.

5. Partage de renseignements

Fournisseurs de services

Geotab peut partager des renseignements, y compris les données personnelles, avec nos fournisseurs de services tiers que nous engageons pour offrir hébergement, maintenance de nos sites Web, applications, sauvegarde, stockage, traitement des paiements, analytique et autres services. Nous ne permettons pas aux fournisseurs de services avec lesquels nous partageons des données personnelles d’utiliser ces renseignements aux fins de marketing ou à toute autre fin autre que dans le cadre des services qu’ils offrent à Geotab. Voir Annexe « A » ci-après pour en savoir plus.

Conformité aux lois et demandes d’application de la loi

Dans certaines circonstances, nous pouvons recevoir une demande des autorités publiques de divulguer des données personnelles en réponse à une demande ayant force de loi de se conformer à une exigence de sécurité nationale ou de la loi. Le cas échéant, nous pouvons divulguer des données personnelles pour nous conformer aux assignations à témoigner, aux ordonnances de la cour ou au processus légal, ou pour faire valoir nos droits légaux et nous défendre dans le cadre d’une poursuite. Dans certains cas, nous pouvons également partager les données personnelles si nous croyons qu’une activité frauduleuse ou illégale se produit ou s’est produite afin que nous puissions enquêter, prévenir et prendre les mesures appropriées à l’égard d’une telle activité pouvant menacer la sécurité physique de toute personne, mener au non-respect de nos ententes avec nos clients, ou pour nous conformer à la loi. Si vos données personnelles deviennent l’objet d’une exigence de divulgation légale et que nous avons l’autorisation de le faire, nous tenterons de vous aviser de ladite divulgation, pourvu que les coordonnées de votre dossier soient à jour.

Histoires de réussite

De temps à autre, nous pouvons publier des histoires de réussite sur notre site Web ou dans d’autres documents distribués au public qui contiennent des données personnelles. Dans ce cas, nous obtiendrons votre consentement écrit avant de publier votre nom ou autres données personnelles avec l’histoire de réussite. Si vous souhaitez supprimer et retirer votre histoire de réussite, vous pouvez communiquer avec nous à l’adresse legal@geotab.com.

Forum communautaire de Geotab

Notre site Web offre aux clients, distributeurs et utilisateurs un accès à un forum communautaire pour les questions, commentaires et autres renseignements. Tout renseignement publié sur ce forum peut être recueilli et utilisé par les personnes qui y ont accès. Vous pouvez demander le retrait de vos données personnelles du forum en communiquant avec nous à l’adresse legal@geotab.com. Si nous ne pouvons pas retirer vos renseignements, nous vous en communiquerons les motifs.

Partage interne de Geotab

Nous pouvons partager des renseignements, incluant vos données personnelles, au sein du groupe de sociétés de Geotab.

Partage avec consentement

Nous pouvons également partager des renseignements avec des tiers lorsque nous avons obtenu votre consentement à cet égard.

6. Transferts internationaux de données

Geotab stocke des données à propos des visiteurs du site Web, des clients et des distributeurs sur des serveurs infonuagiques situés en Amérique du Nord, en Europe et en Asie. Nous pouvons également stocker des données sur des serveurs infonuagiques situés dans d’autres pays de temps à autre. Geotab exerce des activités à l’échelle mondiale et nous pouvons transférer ces données personnelles et y accéder à partir de différentes parties du monde, y compris à partir de pays où Geotab a des clients et exerce des activités. Geotab stocke des données de clients européens sur des serveurs situés dans l’EEE et des données de clients nord-américains sur des serveurs situés en Amérique du Nord. Toutefois, les données (y compris les données personnelles) peuvent être transférées entre les frontières aux fins d’équilibrage de charge, de disponibilité ou à d’autres fins. Nous avons adhéré aux clauses contractuelles types de l’UE avec notre fournisseur de services infonuagiques afin de nous conformer aux lois les plus strictes en matière de confidentialité.

Transferts de données personnelles à l’extérieur de l’EEE (applicable à l’EEE seulement)

Dans la mesure où Geotab est un contrôleur de vos données personnelles et que vous résidez dans l’EEE, veuillez prendre note de ce qui suit. Nous pouvons transmettre certaines de vos données personnelles à un organisme international ou un pays où les lois sur la protection des données n’offrent pas un niveau de protection équivalent à celui des lois de votre juridiction. En vertu des lois applicables, nous offrirons un niveau de protection adéquat à l’égard de vos données personnelles de plusieurs façons, s’il y a lieu :

Tout transfert subséquent est assujetti aux exigences de transfert appropriées ultérieures, conformément à la loi applicable.

7. Préférences de communication

Vous pouvez choisir comment nous utilisons vos données personnelles pour communiquer avec vous par l’entremise de notre site Web, de la solution Geotab ou du courriel. Vous pouvez gérer la réception des communications marketing et non transactionnelles en cliquant sur le lien de désabonnement dans les courriels que nous vous transmettons ou en envoyant une demande à l’adresse legal@geotab.com.

8. Correction, mise à jour et retrait de vos renseignements

Les clients peuvent modifier ou mettre à jour les renseignements associés à leurs comptes MyGeotab et MyAdmin en ouvrant une session dans ces services et en modifiant leur profil. Vous pouvez demander le retour ou le retrait des données personnelles que nous conservons en communiquant avec notre service de soutien à la clientèle ou en écrivant à l’adresse legal@geotab.com. Geotab se réserve le droit de valider les demandes afin d’en assurer la légitimité. Les demandes valides seront traitées dans les 30 jours.

Une personne qui cherche à accéder aux données personnelles stockées ou traitées par Geotab, ou qui souhaite corriger, modifier ou supprimer des renseignements inexacts, devra adresser ce type de requête au client approprié qui a accès à MyGeotab et agit à titre de contrôleur des données. Les clients peuvent alors, au besoin, présenter une demande à Geotab qui traitera les demandes valides dans les 30 jours. Nous conservons certaines données personnelles que nous stockons et traitons au nom des clients, distributeurs et visiteurs du site Web aussi longtemps que nécessaire pour offrir la solution Geotab. Les renseignements (y compris les données personnelles) seront conservés et utilisés au besoin pour nous permettre de nous conformer à nos obligations légales, de résoudre des différends, de soutenir nos clients et distributeurs, et de respecter et d’appliquer nos ententes.

Nous prenons la sécurité de vos données personnelles très au sérieux et nous prenons des mesures technologiques et organisationnelles généralement acceptées pour protéger ces renseignements. Nous recourons à ces mesures pendant la période de transmission, d’utilisation et d’inactivité des renseignements. Pour en savoir plus à propos de notre processus de sécurité, visitez notre page sur la sécurité ou lisez notre énoncé sur les mesures de sécurité technologiques et organisationnelles (en anglais).

Conservation des données

Geotab conservera vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles les données ont été fournies. Geotab supprimera vos données personnelles ou les rendra anonymes lorsque nous n’aurons plus de besoin commercial légitime à leur égard. S’il n’est plus possible de les supprimer parce que, par exemple, elles ont été sauvegardées dans les archives, nous stockerons les données personnelles de façon sécuritaire et les isolerons de tout traitement ultérieur jusqu’à ce qu’il soit possible de les supprimer.

Pour ce qui est des données personnelles que nous traitons au nom de distributeurs et de clients, nous conserverons ces données personnelles conformément aux modalités de notre entente avec eux, sous réserve des lois applicables.

Autres droits relatifs à l’EEE et certaines autres juridictions

Si vous résidez dans l’EEE ou certaines autres juridictions, vous pouvez exercer d’autres droits en vertu de la loi locale applicable :

Dans l’éventualité où vous souhaiteriez vous renseigner sur l’exercice de ces droits, vous pouvez communiquer avec notre agent responsable de la protection des renseignements en envoyant un courriel à l’adresse legal@geotab.com. Afin de protéger votre vie privée et celle d’autrui, nous pourrions prendre des mesures pour confirmer votre identité et la validité de votre requête avant de la traiter.

Vous avez également le droit de communiquer avec une autorité responsable de la protection des données au sujet de notre collecte et de notre traitement de vos données personnelles. Vous pouvez communiquer avec votre autorité locale responsable de la protection des données pour plus d’information.

9. Données personnelles des enfants

Nous ne procédons pas sciemment ou intentionnellement à la collecte ou au traitement des données personnelles d’enfants de moins de 13 ans. Si vous êtes âgé de moins de 13 ans, ne soumettez pas de données personnelles par l’entremise de notre site Web ou de la solution Geotab. Les parents et les tuteurs légaux sont encouragés à surveiller l’utilisation d’Internet par leurs enfants et à nous aider à mettre la présente politique en application en enseignant à leurs enfants à ne jamais fournir de données personnelles par l’entremise de notre site Web ou de la solution Geotab. Si vous avez des raisons de croire que nous avons reçu des données personnelles d’un enfant de moins de 13 ans, communiquez avec nous à l’adresse legal@geotab.com et nous ferons tous les efforts possibles pour supprimer ces renseignements.

10. Cession ou transfert

Si Geotab devait vendre ou se départir de la totalité ou presque de ses activités, actions ou actifs au profit d’une autre entité, nous pourrions céder ou transférer la présente politique ainsi que votre compte et les données connexes (y compris les données personnelles) conformément à la loi applicable.

11. Changements à la présente politique

Si nous apportons des changements à la présente politique, nous publierons une politique mise à jour sur notre site Web. Vous devriez consulter périodiquement cette page pour connaître l’information la plus à jour au sujet de nos pratiques en matière de protection de la vie privée. Si vous continuez à utiliser notre site Web ou la solution Geotab, vous acceptez d’être lié par les changements apportés à la présente politique. Si vous n’êtes pas d’accord avec les changements, veuillez communiquer avec nous. Nous tenterons de répondre à votre préoccupation en vous fournissant une explication ou en vous proposant une mesure d’accommodement. Si nous ne pouvons pas satisfaire à votre demande, votre seule option est de cesser d’utiliser le site Web ou la solution Geotab.

12. Modalités additionnelles pour certaines régions

Canada

En tant que société dont le siège social est situé au Canada, Geotab se conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), à la Loi canadienne antipourriel (LCAP) ainsi qu’à d’autres lois provinciales et fédérales applicables relativement aux données que nous traitons, recueillons, stockons et utilisons pour offrir la solution Geotab. Les normes canadiennes en matière de protection des données ont été jugées adéquates par l’UE.

13. Nous joindre

Si vous avez des questions au sujet de la présente politique ou à propos des pratiques de Geotab en matière de protection de la vie privée, vous pouvez communiquer avec nous par courriel à l’adresse legal@geotab.com ou à :

Geotab Inc.

À l’attention de : Dirk Schlimm, Chef de la protection des renseignements

2440 Winston Park Dr.

Oakville (Ontario) Canada L6H 7V2

14. Autorité de la version anglaise

Les traductions de la politique en d’autres langues que l’anglais, le cas échéant, sont fournies pour des raisons de commodité seulement. En cas de toute ambiguïté ou de tout conflit découlant de ces traductions, la version anglaise fera foi.

Annexe « A » – Sous-processeurs

Sous-processeurs utilisés par Geotab au soutien de la solution Geotab, des activités de recrutement, de Marketplace et du site Web

Google Cloud Platform

G-Suite

Zendesk

Fogbugz

Salesforce.com

Raygun

SendGrid

RingCentral

PagerDuty

Crazy Egg

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