문서 양식의 자동 생성 및 이메일 발송 Form Publisher

구글에서 제공하는 설문지에 ‘부가기능'을 추가하면 더욱 다양한 업무에 설문지 이상의 기능을 적용할 수 있습니다.

부가기능 중에 “Form Publisher”는 설문을 작성한 결과마다 별도의 결과 파일(구글 스프레드시트 파일, PDF)이 자동 생성되고, 작성자와 관리자에게 첨부되어 이메일로 자동 전송하는 등의 기능을 제공합니다. 결과 파일을 회사의 서식으로 미리 꾸며두면 회사의 공식 서류 양식에 맞는 문서를 자동 생성할 수 있습니다.

각종 공문 작성, 품의서, 주문서, 견적서, 신청서 등의 고정된 양식에 셀 값만 자동으로 바뀌게 되므로 문서작성이 간편하고, 기록에 남고, PDF로 자동 생성되어 전송, 저장됩니다. 예시로 “Form Publisher”를 활용한 주문서나 견적서 작성을 설명하겠습니다. 각자의 업무 환경에 맞추어 다양하게 응용하시기 바랍니다.

먼저 주문서를 작성하는 예시입니다. 각 지사나 판매점에서 본사에 물품을 주문하는 경우일 수도 있고, 거래처에서 주문을 하는 경우, 사내에서 부서별 주문이나 요청의 경우에도 비슷하게 활용할 수 있을 것입니다.

설문 결과가 주문서의 양식(PDF)으로 만들어지려면 먼저 스프레스드시트로 주문서 양식을 만들어야 합니다.

 

주문서 양식

예시이므로 각 기업의 서식에 맞추어 작성하세요.

이름 란에 “<<이름>>”, 배송지 란에 “<<배송 주소>>” 등 << >> 로 묶인 부분은 구글 설문지에서 작성한 값이 자동으로 들어가는 란입니다. 설문지에서 받을 항목의 제목을 여기서 미리 << >>로 묶어 적어 놓으면 됩니다.

주문일자에는 엑셀 함수인 “=today()”와 “=now()”를 써서 언제든 주문서가 작성된 날짜와 시간이 정확하게 기록되도록 했습니다.

구분은 품목명을 넣었으며, 단가는 고정 값을 넣었습니다. 설문에서는 ‘수량'만 입력하는 예시입니다.

설문에서 수량을 입력하면  ‘금액', ‘합계’가 자동으로 생성됩니다.(수식을 미리 넣어 두세요)

주문서 양식이 모두 작성되었다면 다음으로 ‘Google 설문지'를 활용하여 설문지를 작성합니다.

주문서 설문지 작성

설문항목의 제목인 ‘이름', ‘배송 주소'는 위에 주문서 양식에 <<>>로 묶어 입력한 제목과 동일해야 합니다.

설문지를 모두 작성하였다면 메뉴의 “부가기능 열기…”를 클릭합니다.

부가기능 열기

“Form Publisher”를 검색해 설치합니다. 설치 시 여러 구글 서비스와 연동에 “동의"합니다.

Form Publisher 추가

부가기능이 설치되면 나타나는, 메뉴의 “부가기능"에 “Form Publisher > Get started”를 클릭합니다.

부가기능 Form Publisher - Get Started

우측에 설정창이 나타나며 총 4단계로 진행됩니다.

1단계는 설문작성 결과를 ‘구글 문서(Docs)’로 만들것인지 ‘구글 스프레스시트'로 만들 것인지 선택하는 단계입니다. “Spreadsheets”를 선택합니다.

스프레드시트 선택

미리 만들어 놓은 문서(연결할 문서, Template)가 있는지 묻는데 ‘yes’를 선택하고 새 창에서 ‘주문서' 양식을 선택합니다. 미리 만들어 놓은 문서가 없으면 새로 만들 수도 있으나 미리 만들어 두어야 편합니다. 나중에 연결할 문서(Template)를 변경할 수도 있습니다.

주문서 양식 선택

2단계는 설문지 입력 항목과 연결할 문서(주문서에서 <<>>로 적은 항목)와 비교한 결과를 나타냅니다. V체크는 정상적으로 연결 된 것이고 X표는 설문지 기준에서 입력될 주문서의 <<>>를 찾지 못한 경우입니다.

설문항목과 주문서항목 연결

3단계는 결과 문서를 저장할 폴더를 지정하고 넘어갑니다. 특별히 지정하지 않으면(No, please create one) 주문서 양식이 있는 폴더에 “Form Publisher Output’s Folder”라는 새 폴더가 생성되어 저장됩니다. “주문서"폴더를 만들어 지정하는 것이 좋습니다.

“Naming converntion….” 입력란은 저장될 ‘문서의 제목'이며 동시에 전송되는 ‘이메일 제목'입니다. “<<Template Title>> <<이름>>”으로 넣으면 주문서 양식의 ‘제목’과 주문자 ‘이름'이 표시됩니다. 이 ‘제목'과 ‘이름' 사이에 띄어쓰기를 해주세요.

제목에 포함될 다른 항목이 있다면 <<>> 항목을 넣어주면 됩니다. “<<Increment>>”는 문서가 생성될 때 마다 증가하는 번호입니다. 몇 번째 문서인지 제목에 표시할 필요가 있다면 넣습니다.

파일명 규칙 설정

마지막 4단계는 결과 파일을 누구에게 보낼 것인지, 그리고 누구와 공유하고, 어떤 공유권한을 부여할 것인지 결정합니다.

“Editors”는 설문지를 작성한 뒤 생성되는 결과 파일을 ‘수정'할 수 있는 권한, “Commenters”는 댓글 작성 권한, “Viewers”는 보기 권한입니다. 이메일 주소를 넣으면 되고, 여러 명일 경우 콤마(,)로 구분해 넣습니다. “PDF recipients”는 결과 파일을 PDF로 첨부하여 이메일 받을 사람을 지정합니다. 그 아래에는 드라이브에 PDF로 저장할 것인지, 설문 작성자(user)에게 메일로 전송할 것인지 체크합니다.

가급적 수정 권한보다는 댓글 권한을 부여하고, PDF 저장과 작성자에게 전송은 모두 체크합니다.

메일 알림 및 공유권한 설정

설정을 마치고 테스트로 설문지를 입력 합니다.

주문서 작성

아래 화면같이 설문 작성자(체크했을 경우)와 PDF 결과 파일을 받을 사람의 이메일로 PDF가 첨부되어 전송됩니다.

설문결과 메일 수신

PDF는 양식 그대로 설문 결과가 반영되어 전송되며 지정한 드라이브 폴더에도 저장됩니다.

이메일에 첨부된 주문서 PDF파일

수정이나 댓글, 보기권한을 부여한 사람에게는 해당 결과 파일이 공유 되었음을 알리는 메일이 전송됩니다.

권한부여자의 메일 수신

PDF 문서와 아래 화면과 같이 스프레드 시트도 새로 생성되어 저장됩니다.

설문응답으로 자동생성된 주문서 스프레드시트

저장된 드라이브 폴더에는 설문지 작성 건마다 PDF, 스프레드시트 파일이 하나씩 생성됩니다.

구글 드라이브에 저장된 주문서파일

설문지 응답 시트에는 PDF와 스프레드시트가 저장된 드라이브 폴더의 URL이 기록됩니다.

주문서 설문지 응답시트

주문서의 예시는 이미 고정된 품목과 단가에 ‘수량'만 바꿔 합계를 내는 방식이었습니다. 주문자가 설문 작성자이며 동시에 PDF 수신자이면 됩니다.

조금 더 복잡한 ‘견적서’의 경우에는 수신처는 물론 품목과 단가, 수량, 견적 내용을 설명하는 문장까지 모두 입력해 외부에 전송하기 위한 PDF를 만드는 방식입니다. 설문지 작성자와 견적서(PDF) 수신자가 다릅니다. 기업에 어떻게 활용할 것인지 아이디어가 가장 중요합니다.

견적서의 양식을 다음과 같이 미리 작성합니다.

견적서 양식

견적서에 맞는 설문지를 작성합니다. Form Publisher를 설정하는 방식은 위 ‘주문서’ 사례와 같습니다.

견적서 설문지 작성

설문을 응답하면 폴더에 견적서 파일이 저장되며, 동시에 이메일로 전송됩니다.

이메일은 내가(작성자) 받고, 받은 이메일(PDF)을 거래처에 ‘전달'해 견적서를 제출합니다.

구글드라이브에 저장된 견적서파일

견적서는 작성 건마다(거래처 마다) 파일로 생성, 저장됩니다. 이 파일에 권한(수정, 댓글, 보기)도 미리 지정한 대로 부여됩니다.

자동 생성된 견적서 스프레드시트

이메일로 수신된 견적서 PDF

위의 사례 외에도 설문지를 통해 세미나 신청을 받을 때도 신청내역을 신청자에게 바로 메일로 제공할 수도 있습니다. 이처럼 단순히 설문지를 작성하는 수준에서 작성자에게 ‘피드백'을 제공하는 등 Form Publisher는 매우 막강한 기능을 가지고 있습니다. 기업의 업무에 따라 다양한 용도로 활용해 보세요.

 

구글 앱스 업무 활용 스마트워크 교육 문의 : edu@cbsw.kr