Edição 5 - Maio de 2014.

Por uma Reitoria mais preocupada com o ICI.

Luciano Santos – estudante de Arquivologia (9º semestre).

Excelente a oportunidade que o DA de Arquivologia proporcionou à comunidade do ICI através dos encontros que estão sendo realizados com candidatos a reitor e vice-reitor da UFBA. Uma chance para professores, alunos e funcionários escutarem as propostas de campanha, como também de fazer com que nossos futuros comandantes enxerguem plenamente o Instituto de Ciência da Informação, que abriga os cursos de graduação em Arquivologia e Biblioteconomia, assim como a Pós-graduação em Ciência da Informação. Os alunos de Arquivologia estão fazendo valer a oportunidade, questionando sobre dois pontos que julgo primordiais tanto para o Instituto como para a própria carreira dos futuros arquivistas. Em primeiro lugar, a tão esperada mudança do ICI para o PAF-Ondina, onde teremos uma estrutura muito mais moderna – pelo menos quando analisamos o projeto – para atender às disciplinas que requerem laboratórios de restauração e informática, por exemplo, além de aproximá-lo de estruturas mais completas para as aulas existentes nos PAF´s. Em segundo lugar, a realização de concurso público para arquivista em todas as unidades da instituição, como já ocorre com os nossos colegas bibliotecários, que têm presença assegurada em cada uma das bibliotecas da UFBA. Um concurso mais amplo do que o realizado até então permitirá que a Resolução 03/2012 - que trata da Comissão Permanente de Arquivo - seja aplicada de forma mais efetiva, contribuindo para a política de arquivos da UFBA. É desta forma que enxergo esta possibilidade criada pelo DA de Arquivologia. Uma oportunidade em fazer a Reitoria, tão próxima “fisicamente”, nos enxergar não apenas como mais um instituto, mas como uma unidade composta por futuros profissionais da informação que muito têm a contribuir para a sociedade e para a economia do país.

Como ver a Gestão de serviços Arquivísticos?

Daniel Rodrigues da Silva

CAARQ-UFF

A demanda de Informação está a cada dia pressionando a sociedade com novidades que criam novas aternativas para facilitar e tornar prática as rotinas dos indivíduos. Nessa sociedade, as instituições desenvolvem sistemas e rotinas de trabalho que facilitam o serviço arquivístico, demonstrando a praticidade informacional. Uma preocupação das instituições, atualmente, é com a imensa quantidade de papel que ainda é produzida e com o armazenamento das informações contidas nestes documentos (de forma que estes não se acumulem no ambiente físico da instituição).

É preciso refletir sobre ato de administrar ou gerenciar documentos arquivísticos, melhorando as atividades da área, como o planejamento, implantação e tratamento da informação, bem como a presevação, organização e direção dos arquivos. A partir da aplicação dos conceitos e teorias da Arquivologia, pode-se garantir às empresas públicas ou privadas a obtenção de maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaços de guarda de documentos, bem como desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades, atendendo adequadamente clientes e cidadãos. Conforme a Lei Federal n° 8.159, que trata dos arquivos públicos e privados, gestão de documentos é "o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

Conforme afirma Valentim, em sua obra Introdução ao Planejamento (VALENTIM, 2013),  "Planejamento é definido como ato ou processo de elaborar ou implementar planos, estabelecendo metas, objetivos, políticas e procedimentos, para uma unidade social ou econômica" (WEBSTER, 2000).

Contudo, a operacionalização dos serviços Arquivisticos (isto é, a organização interna  e externa do trabalho), tem muito impacto nos resultados obtidos pelo planejamento, seguindo a ideias da gestão de qualquer tipo de unidade de trabalho: Organização; Direção; Controle; Planejamento. As Seis perguntas essenciais para elaborar um planejamento:

1. O que fazer?

2. Como fazer?

3. Quando fazer?

4. Onde fazer?

5. Com que meios fazer?

6. Para que fazer?

Tanto a citada Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de se cumprir alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados.

A gestão de documentos aplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico, pois define o ciclo vital dos documentos, indicando aqueles que podem ser eliminados após o uso administrativo, e aqueles que serão transferidos ao arquivo, bem como a temporalidade de guarda.

Diante do exposto, a utilização de padrões de serviços arquivisticos  permite aos usuários dos arquivos a implementação de práticas de gestão que garantem o acesso às informações que sejam satisfatórias as suas necessidades, bem como proporciona a melhoria contínua dos produtos e serviços disponíveis para consolidá-las. As atividades arquivísticas devem atender às demandas de seus usuários em consonância com a contemporaneidade, de forma que é necessário que os arquivistas sejam reconhecidos com o agentes deste processo, para que possam responder às demandas mais tradicionais e às novas necessidades de informação.

Consideração finais:

A gestão documental obedece a uma série de procedimentos que se impõem, tanto para fornecer um efetivo apoio à administração como também para garantir a autenticidade dos documentos que tramitam nos diferentes órgãos/unidades da universidade. De nada adianta produzir ou receber documentos oficiais se não for possível recuperá-los. Por isso, a aplicação desta técnica permite que a instituição utilize a documentação de maneira correta, passando a controlar o seu acervo documental. Desta forma, a instituição soluciona os problemas decorrentes da falta de um programa de gestão, tais como perda, duplicidade e extravio de documentos; falta de espaço; dificuldade no acesso e na localização da informação; controle manual de fluxo; falta de padrão para elaboração e tratamento de documentos.

Da responsabilidade do nosso pensamento.

Daniel Marins – 5º Semestre de Arquivologia UFBA

Presidente do Diretório Acadêmico

Gostaria de pedir licença para ser contraditório e me ausentar da responsabilidade (ou reduzi-la) ao tratar de um tema sobre o qual não possuo o devido aprofundamento.

Em um sistema onde as decisões que tomamos fundamentam-se cada vez mais na lógica econômica, percebo que as pessoas começam a falar mais do que menos sabem, e quase nada do que realmente dominam. Isto cria (e posso estar enganado) uma falta de comprometimento com o próprio ato de pensar, uma falta de ética.

Economizar o que se sabe parece-me uma característica de pobreza do pensamento. Moldar discursos e deixá-los prontos, como fórmulas, para expressar nosso conhecimento, representa um limite claro de desenvolvimento e uma preocupação com o efeito em detrimento do processo de construção pessoal.

Um dos maiores exemplos de ética intelectual com o qual me deparei nos últimos tempos, provém de um filosofo mais que contemporâneo. Em uma cena excluída do documentário do qual é o foco principal, Zizek faz uma afirmação que, de inicio, parece terrível. Ele confessa que não viu metade dos filmes sobre os quais escreveu e não se envergonha disso. Como justificativa, aponta o medo de que ver o filme estrague sua teoria sobre ele. Além disso, ele afirma: “Portanto, como um bom hegeliano, eu prefiro sacrificar o filme, a experiência real”. Ao ler essa história em uma reportagem de Paranhos para a revista Filosofia, comecei a rir enquanto sentia um arrepio “daqueles” na espinha. O que parece um absurdo na afirmação do Zizek transforma-se em profunda sinceridade intelectual após um olhar mais clínico. Precisamos de mais coragem e de ética ao criar nossas realidades, precisamos de um pensamento “fujão” a repetição do mesmo.

Envie sua matéria para o “Arquive”

Caro leitor, você é quem faz o folhetim. Envie sua matéria para nosso e-mail: jornalarquive@hotmail.com

Arquive: folhetim mensal dos alunos de arquivologia (UFBA). 5ª Ed. Maio. 2014.

Idealizador: D.A. de Arquivologia (Gestão Ágora) – Coordenação: Jorge Luiz –

Editor: Jailson Feitas – Revisora: Mabel Mota