Utiliza Google Drive para almacenar y acceder a tus archivos, carpetas y documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google en cualquier lugar. Cambia un archivo en la Web, el ordenador, el tablet o el dispositivo móvil, y se actualiza en cada dispositivo en el que hayas instalado Google Drive. Siempre tendrás a la mano la última versión de tus archivos y documentos de Google. Lee, edita, comparte y colabora allí donde estés.

Configura Google Drive

1. En tu navegador, ve a drive.google.com.
   
   Cuando accedas a Google Drive por primera vez en la Web, se mostrará una página de bienvenida. Si has utilizado anteriormente Documentos de Google, Google Drive en la Web tendrá un formato similar
   al siguiente:
   
   
   
2. Descarga e instala Google Drive para tu Mac/PC. (O tu administrador podría hacerlo por ti.) Esto te permite sincronizar archivos de tu ordenador a Google Drive en la Web, lo que te permite acceder a tus archivos en cualquier dispositivo y momento. La sincronización está integrada. No tienes que hacer nada para configurarla, solo estar conectado a Internet.
   
   Nota: El enlace para descargar e instalar Google Drive para tu Mac/PC podría estar inhabilitado
   en tu organización. Si no está disponible o si decides no instalarlo, Google Drive en la Web seguirá proporcionando acceso a todos tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google, así
   como a cualquier archivo que subas manualmente.
   
   Una vez instalado, puedes encontrar Google Drive para tu Mac/PC en tu bandeja del sistema de Windows
   o en la barra de menú de Mac. A continuación se indica cómo se muestra en la bandeja del sistema
   de Windows:
   
   
   
   Haz clic en el icono para ver el estado de sincronización, acceder a tu carpeta de Google Drive en tu ordenador o en la Web, detener la sincronización, configurar las preferencias, etc. Así se muestra en un Mac:
   
   

Conoce tu Drive

Hay muchas formas de ver los archivos, carpetas y documentos de Google en Google Drive en la Web. Echemos
un vistazo rápido.  

Mi unidad

Cuando accedas por primera vez a Google Drive en la Web, todos los archivos y carpetas que hayas subido
y los documentos de Google que tengas, se mostrarán en la sección denominada Mi unidad:

Si tú o tu administrador habéis instalado Google Drive para tu Mac/PC, el contenido de Mi unidad se sincronizará con el contenido de una carpeta denominada Google Drive en tu ordenador. Solo se sincroniza el contenido de
Mi unidad. 

Puedes mover los archivos que se han compartido contigo a Mi unidad si quieres que se sincronicen con tu ordenador y dispositivos móviles. También puedes añadir nuevos archivos a Mi unidad. Para ello, mueve o guarda los archivos en la carpeta Google Drive de tu ordenador. En resumen, todo lo que pongas en Google Drive en tu ordenador también lo encontrarás en Mi unidad en los dispositivos web y móviles, y viceversa. Haremos una pequeña demostración.

Compartido conmigo

Compartido conmigo es donde encontrarás los archivos, carpetas y documentos de Google que se han compartido contigo:

Compartido conmigo solo muestra elementos que se compartieron contigo de forma explícita. No encontrarás elementos que se compartieran con “Público” o “Cualquier usuario que reciba el enlace”. (Encontrarás esos elementos buscando en la vista Todos los elementos).  Si vas a consultar a menudo un documento compartido, puedes arrastrarlo a Mi unidad para que también se muestre ahí.  

Vistas destacadas y recientes

Haz clic en Destacados para ver todos los elementos que has marcado con una estrella. Solo tienes que hacer clic en la estrella que aparece a la izquierda de un elemento para marcarlo. Las estrellas son como “marcadores” o “favoritos” de un navegador que marcan sitios web a los que quieres acceder frecuentemente.

Utiliza la vista Reciente para ver todos los archivos privados y compartidos que has abierto en orden cronológico inverso. Es una forma estupenda de encontrar rápidamente tu material más actual.

Actividad y todos los elementos

Haz clic en Más en la columna de la izquierda para ver algunas vistas adicionales:

Las vistas Actividad y Todos los elementos son similares. Ambas incluyen contenido que se ha compartido contigo en la organización (no solo contigo de forma explícita), por lo que probablemente encontrarás contenido que aún no conocías.

• En Actividad se muestra todo lo que se ha editado recientemente.
  
  ¿Hay mucho contenido en tu lista de actividad? Marca los elementos que no quieres que aparezcan ahí y,
  a continuación, haz clic en Eliminar de Actividad:
  
  
  
  Nota: Este botón solo se muestra en la vista Actividad. En otras vistas, haz clic en Más > No mostrar
  en la lista Actividad.

• Todos los elementos muestra todo lo que hay en Google Drive, excepto los elementos que se encuentran en la papelera. No puedes quitar los elementos de ahí (excepto si los eliminas), por lo que este es el mejor lugar para buscar si tienes problemas para encontrar algo.

Vista de la papelera

Papelera contiene todo lo que has eliminado. Para eliminar un elemento, márcalo y haz clic en el icono de la papelera que se muestra:

Nota: Solo puedes enviar a la papelera elementos de los que eres propietario. Para los elementos que no son de tu propiedad, haz clic en Más > Eliminar para quitarlos de tu cuenta de Google Drive, aunque no se eliminarán de la cuenta de los demás.

Tu papelera no se vacía de forma automática, por lo que probablemente sea conveniente que la vacíes cada cierto tiempo. Los elementos de la papelera siguen afectando tu espacio de almacenamiento, por lo que esto te ayudará a liberar algo de espacio. Para limpiarla:

• En la vista Papelera, haz clic en Vaciar papelera para eliminar definitivamente todo el contenido:
  
  
  
•  O bien, marca elementos individuales y haz clic en Eliminar definitivamente:
  
  
  
  Sugerencia: Ten en cuenta que una vez que hayas seleccionado elementos en la papelera, también puedes optar por restaurarlos en el menú Más.

Añadir archivos y carpetas a Drive

Cuando estés preparado para crear nuevos documentos, hojas de cálculo, presentaciones, etc., solo tienes que hacer clic en el botón rojo Crear y seleccionar una aplicación de la lista para empezar.

Consulta Utilizar Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google para obtener más información sobre cómo utilizar estas  productivas aplicaciones de Google.

¿Tienes archivos y carpetas que quieras añadir a Google Drive? Puedes sincronizar o subir fácilmente estos archivos para añadirlos a Google Drive en la Web y en tus dispositivos móviles. A continuación explicamos cómo funciona:

Añade archivos a Google Drive con la sincronización

Si tú o tu administrador habéis instalado Google Drive para Mac/PC, todo lo que añadáis a la carpeta Google Drive de tu ordenador se sincronizará automáticamente con Mi unidad en la Web y en los dispositivos móviles. Así que lo único que necesitas es mover o guardar archivos en la carpeta Google Drive. Por ejemplo:

1. En Microsoft Word, guarda el documento en la carpeta de Google Drive:
   
   
   
   ¡Ya está! Ahora puedes acceder a tu documento de Word en Google Drive en la Web
   y en tus dispositivos móviles:
   
   

Sube archivos y carpetas a Google Drive

También es fácil subir archivos y carpetas a Google Drive en la Web. A continuación se indica cómo subir un archivo (las carpetas funcionan de la misma forma):

1. En Google Drive en la Web, haz clic en el botón rojo Subir y, a continuación, selecciona Archivos:
   
   
   
2. Selecciona el archivo o archivos que quieres subir y haz clic en Abrir. A continuación se muestra
   qué aspecto podría tener en Windows:
   
   
   
   No tienes que hacer nada más. Cuando la subida se haya completado, el archivo se mostrará en Mi unidad:
   
   

Obtén una vista previa o más información sobre un archivo

Hasta el momento hemos visto cómo se muestran los archivos en Google Drive con el modo de lista predeterminado. Se trata de la forma más compacta de ver los archivos. Si prefieres ver una vista previa de cada archivo en Google Drive, haz clic en el icono Cambiar a cuadrícula en la parte superior de Google Drive en la Web:

Ahora tus archivos se muestra en una cuadrícula de vistas previas de miniaturas.  Esto te ayuda a encontrar
un archivo sin tener que ir abriéndolos uno por uno. Asimismo, puedes seleccionar archivos y carpetas para
realizar cambios.

Para volver al modo Lista, haz clic en el icono Cambiar a lista:

No obstante, si quieres trabajar en el modo Lista y obtener una vista previa de un archivo, también puedes hacerlo.

1. En el modo Lista, selecciona un único archivo, carpeta o documento de Google.
2. Haz clic en el icono Vista previa que se muestra cuando solo se selecciona un elemento:
   
   
   
   Tu archivo o documento se muestra como una superposición:
   
   
   
3. En el modo Vista previa, puedes:

1. Desplazarte al documento que se muestra.
2. Obtener una vista previa del documento anterior  o siguiente  de tu cuenta de Google Drive.
3. Seleccionar otro documento de tu cuenta de Google Drive. Para ello, haz clic en Ver todo.
4. Compartir tu documento con los demás.
5. Imprimir tu documento.
6. Abrir el documento para editarlo.
7. Salir de la vista previa haciendo clic en X.
   

Ordena tus archivos

Si tienes muchos archivos, puede resultar más difícil llevar a cabo un seguimiento de todos. Una forma de encontrar tus archivos con más facilidad es ordenándolos. Haz clic en el menú Ordenar para ver tus opciones:

Las opciones para ordenar están disponibles en la mayoría de las vistas de Google Drive. No obstante, la vista Actividad se ordena automáticamente en el orden en que los elementos se modificaron por última vez, por lo que no verás el menú Ordenar ahí. En la vista Reciente puedes ordenar elementos según cuando los abriste o editaste por última vez.

A continuación se indican algunos consejos para ordenar:

• Ordena por Última modificación para ver los elementos que se modificaron recientemente (no solo los modificados por ti). Esta clasificación te puede ayudar a realizar un seguimiento de los elementos que han cambiado recientemente tus colaboradores.
  
• Utiliza Últimos abiertos por mí para encontrar los elementos que has abierto recientemente, tanto
  si los has editado como si no. Se trata de una solución estupenda para volver a los elementos que has consultado recientemente si cerraste por error una pestaña en tu navegador o no añadiste algo
  a marcadores.
  
• Ordena por Título si conoces el nombre del elemento y quieres escanear una lista en orden alfabético para encontrarlo. De este modo, todas las carpetas se colocan en primer lugar en Mi unidad y Compartido conmigo, por lo que es también una forma estupenda de encontrar carpetas.
  
• Ordena por Espacio utilizado para ver los archivos que están ocupando la mayor parte del espacio. Para liberar espacio de almacenamiento, puedes eliminar archivos. Para ello, muévelos a la Papelera, pero no olvides eliminarlos definitivamente de la vista de la papelera si necesitas más espacio de almacenamiento.
  
  
  
  Ten en cuenta que solo los archivos sincronizados o subidos ocupan espacio de almacenamiento. Los archivos compartidos contigo y los documentos de Google (como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones) no afectan a tu espacio de almacenamiento. Los elementos que no afectan a tu almacenamiento se mostrarán como "---" en Google Drive:
  
  

Busca un archivo

Escribe una palabra o una frase en el cuadro de búsqueda de Drive para encontrar un archivo o carpeta específico, o un documento de Google. A medida que escribas, Drive intentará predecir lo que estás buscando y te ofrecerá una lista de documentos entre los que elegir.  

Restringe tus resultados de búsqueda

1. En el cuadro de búsqueda, haz clic en la flecha descendente para ver las opciones de búsqueda avanzada:
   
   
   
2. Haz clic en cualquier opción de búsqueda para restringir tu búsqueda.
   
   Puedes repetir los pasos 1 y 2 varias veces para seguir filtrando tus resultados. Por ejemplo, quizás sepas que el archivo que quieres es una hoja de cálculo que no es de tu propiedad. Si haces clic en estas opciones, tu cuadro de búsqueda tendrá este aspecto:
   
   

3. Puede que, llegados a este punto, ya hayas visto lo que buscabas. En caso contrario, escribe una consulta de búsqueda y haz clic en el botón de búsqueda azul.
   
   

Organiza tus archivos

Probablemente tengas muchos archivos en Mi unidad, o los tendrás en breve. Utiliza carpetas para organizar
el contenido, de la misma forma que lo haces en tu ordenador.  

Crea una carpeta en Google Drive en la Web

1. Haz clic en el botón rojo Crear  y, a continuación, selecciona Carpeta:
   
   
   
2. Escribe un nombre para la carpeta y haz clic en Crear. Tu nueva carpeta se crea en Mi unidad:
   
   

Mueve los archivos a una carpeta

1. Marca la casilla por elemento (o elementos) que quieras mover.
2. Haz clic en el icono con forma de carpeta:
   
   
   
3. En el cuadro de diálogo Mover a, selecciona la carpeta a la que quieres mover tus elementos o crea una carpeta nueva para estos.
   
   
   

4. Haz clic en Mover.

Comparte una carpeta

Puedes compartir una carpeta con la misma facilidad con la que compartes tus documentos de Google.  

1. Marca la casilla junto al archivo o carpeta que quieres compartir.
2. Haz clic en Compartir  y añade a las personas o grupos con los que te gustaría compartir
   la carpeta.

Una vez que se haya compartido la carpeta con los demás, se mostrará un icono de persona  encima.

5. Consulta Compartir y colaborar para obtener información sobre tus opciones para compartir.  

Como administrador, puedes usar Google Drive para administrar, organizar y compartir los archivos de tu organización en un único repositorio centralizado. Una vez que hayas configurado el uso compartido de los archivos en Drive, los usuarios podrán encontrar, guardar y compartir documentos de forma eficiente en una estructura de carpetas organizada.

Nota: Te recomendamos que uses una cuenta de tu confianza como, por ejemplo, tu cuenta de administrador
o una cuenta de función de Google específicamente para este fin (por ejemplo, empresadrive@solarmora.org). Como esta cuenta será propietaria del sistema de archivos de tu empresa, es posible que quieras usar medidas de seguridad adicionales como, por ejemplo, la verificación en dos pasos. En este ejemplo, usaremos la cuenta del administrador para una empresa ficticia llamada Solarmora.

Crea una carpeta de nivel superior para tu organización

Tener una única carpeta de nivel superior en Drive es como tener una carpeta "Mis documentos" para toda
la organización. Esto facilita la administración y el mantenimiento de los documentos de la organización.

1. Abre Google Drive.
2. Si aún no lo has hecho, inicia sesión con tu dirección de correo electrónico (nombreusuario@tudominio.com) y tu contraseña.
3. Haz clic en CREAR y selecciona Carpeta.
   
   
    
4. Introduce un nombre para la carpeta como, por ejemplo, "Company Drive" (Drive de la empresa)
   y haz clic en Crear. La carpeta nueva se creará en Mi unidad.
   
    

Cambia el acceso a la carpeta de nivel superior

A continuación, deberás conceder acceso a la carpeta a los miembros de la organización para que puedan
ver su contenido, pero no puedan realizar cambios. De esta forma, no podrán eliminar subcarpetas o archivos,
por ejemplo. Más adelante, te explicaremos cómo conceder acceso de edición a otras carpetas para que puedas delegar la administración de determinadas carpetas a diferentes departamentos.
 

1. Selecciona la carpeta de nivel superior.
2. Haz clic en el icono  Compartir .
   
   
    
3. Haz clic en Avanzada.
4. Haz clic en Cambiar.
   
    

5. Selecciona Los usuarios de <tu organización> pueden encontrar el elemento y acceder a él.
6. Selecciona Puede ver.
   
   
7. Haz clic en Guardar y, a continuación, en Listo.

Crea subcarpetas para cada departamento

Ahora que ya dispones de un repositorio central para todos los archivos de la organización, es el momento
de configurar las carpetas para cada equipo o departamento.  En este ejemplo, dentro de la carpeta de nivel superior, crearemos una subcarpeta para el departamento de Marketing.

1. Abre la carpeta de nivel superior.
2. Haz clic en CREAR y selecciona Carpeta.

3. Introduce un nombre para la carpeta como, por ejemplo, "Marketing" y haz clic en Crear.
   
    

Ahora, la subcarpeta aparecerá dentro de la carpeta de nivel superior.

Puedes seguir el mismo procedimiento para crear más subcarpetas para el resto de los departamentos
o equipos de la organización, hasta que completes la estructura de carpetas que necesites para toda
la organización.

Crea un grupo de Google para cada departamento

Cómo funciona Grupos de Google

Con Grupos de Google, puedes compartir archivos fácilmente con todas las personas de un equipo
a la vez y administrar el acceso a esos archivos. Si añades a cinco miembros a un grupo (por ejemplo,
a solarmora-marketing@solarmora.com), puedes compartir inmediatamente una carpeta en Drive
con todos ellos: solo tienes que compartir esa carpeta con la dirección del grupo.

Si añades a nuevos miembros al grupo, automáticamente tendrán acceso al contenido que previamente
hayas compartido con ese grupo.

De igual modo, si eliminas a un miembro de un grupo, esa persona ya no podrá acceder al contenido
que compartas con el grupo.

Crea un grupo

Para comenzar, vamos a crear un grupo para el departamento de Marketing de Solarmora.

1. Ve a groups.google.com/a/tudominio.com.
2. Haz clic en CREAR GRUPO.
   
   
    
3. Introduce la información del grupo.
   
   
   

4. Selecciona Lista de correo electrónico.
   
   
    
5. Selecciona Solo usuarios invitados.
   
   
    
6. Haz clic en el botón CREAR en la parte superior de la página.
   
   
    
7. Haz clic en Invitar a personas a unirse al grupo.
   
   
    
8. Introduce las direcciones de correo electrónico de los miembros del grupo.
   
   
    
9. Haz clic en Enviar invitaciones.
10. Haz clic en Aceptar.

Puedes seguir este mismo procedimiento para crear grupos para el resto de los departamentos
de la organización.

Concede acceso a las carpetas a los grupos

Ahora que ya has creado la estructura y los grupos, puedes especificar quién tiene acceso a cada una de
las subcarpetas. Por ejemplo, quizá quieras que el grupo "Marketing" administre la carpeta "Marketing"
y su contenido.

1. Selecciona la subcarpeta.
2. Haz clic en el icono  Compartir .
   
    

3. Haz clic en Avanzada.

4. Introduce el grupo al que quieres conceder acceso y comprueba que esté seleccionada la opción Puede editar.
   
   
    
5. Opcional: para restringir el acceso a los permisos para compartir, haz clic en Cambiar,
   selecciona Solo el propietario puede cambiar los permisos y haz clic en Guardar.
   
   
    
6. Haz clic en Enviar y, a continuación, en Listo.
   
    

En nuestro ejemplo, los miembros del grupo "Solarmora Marketing" pueden ahora realizar cambios en
la carpeta "Marketing" y en sus subcarpetas; por ejemplo, pueden editar y añadir archivos. Sin embargo,
no podrán realizar cambios en las carpetas de nivel superior como, por ejemplo, en "Company Drive".

Si una persona con acceso de edición elimina un archivo de la carpeta compartida "Marketing", la persona que originalmente añadió el archivo y los propietarios de las carpetas de nivel superior, como "Company Drive",
aún podrán encontrar el archivo realizando una búsqueda. Sin embargo, el archivo se eliminará de las unidades de Drive del resto de usuarios.

Como administrador, podrás editar y eliminar los archivos y las carpetas de todas las subcarpetas
de "Company Drive".

Más información sobre la configuración para compartir

Aquí tienes un resumen de los permisos en nuestro ejemplo de Solarmora:

Pasos siguientes para los usuarios

Ahora que el contenido para compartir y los grupos están listos para usarse, es el momento de establecer
la configuración para todos los miembros de la organización. Puedes enviarles un correo electrónico con instrucciones para empezar. A continuación, te mostramos una plantilla que puedes adaptar según tus necesidades.

Correo electrónico de ejemplo para notificar a los usuarios

Te damos la bienvenida a Google Drive. La carpeta [NOMBRE DE LA CARPETA DE NIVEL SUPERIOR] se ha configurado como un sistema para el uso compartido de archivos en [TU ORGANIZACIÓN]. En esta carpeta, podrás encontrar, guardar y compartir documentos de forma rápida y eficiente en un único repositorio organizado, que se ubica en Drive.

Cómo proceder

1. Abre Google Drive.
2. Inicia sesión con tu dirección de correo electrónico completa (nombreusuario@tudominio.com)
   y tu contraseña.
3. Abre la carpeta "Company Drive" haciendo clic aquí.
4. Cuando se abra la carpeta en el navegador, haz clic en [NOMBRE DE LA CARPETA DE NIVEL SUPERIOR] para abrir el menú desplegable.
   
   
    
5. Selecciona Añadir a Mi unidad.

Ahora deberías ver [NOMBRE DE LA CARPETA DE NIVEL SUPERIOR] en "Mi unidad". Para localizar la carpeta
de tu equipo, solo tienes que hacer doble clic en tu departamento y desplazarte por las subcarpetas. Como miembro de [NOMBRE DEL EQUIPO O DEPARTAMENTO] (nombregrupo@tudominio.com), deberías poder añadir y editar archivos en las carpetas de tu equipo. Si quieres acceder rápidamente a esa carpeta, puedes añadirla
a "Mi unidad" siguiendo el mismo procedimiento que usaste para añadir la carpeta "Company Drive".

Cómo funciona

Una vez que hayas añadido [NOMBRE DE LA CARPETA DE NIVEL SUPERIOR] a tu unidad de Google Drive, podrás editar y añadir archivos y carpetas a la carpeta de tu departamento. La próxima vez que crees o guardes un archivo en la carpeta [NOMBRE DE LA CARPETA DEL EQUIPO], todos los demás miembros de tu equipo tendrán acceso inmediato a este.

Los archivos que crees en "Mi unidad" (fuera de [NOMBRE DE LA CARPETA DE NIVEL SUPERIOR]) serán privados
a menos que los compartas de forma explícita con otras personas o los muevas a una carpeta compartida como [NOMBRE DE CARPETA DEL EQUIPO]. Para obtener más información sobre cómo usar Drive, visita el Centro de aprendizaje de Google Apps.

Ahora ya estás listo para empezar a crear y a guardar archivos con tu equipo en Drive.  No dudes en ponerte en contacto conmigo si tienes alguna pregunta.