BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

        Pemanfaatan komputer sebagai sebuah sarana pengembangan pendidikan saat inisudah menjadi suatu kebutuhan utama. Hal ini didasarkan kepada beberapa faktorutama, yaitu

1. Perkembangan teknologi yang semakin pesat.

        Era kesejahatan, dimana perkembangan teknologi merupakan urat nadi utamakehidupan telah membawa perubahan besar terhadap tatanan dan cara hidupmanusia. Setiap jenis pekerjaan dituntut untuk dapat dikerjakan dengan carayang secepat dan setepat mungkin.Dunia industri sebagai garda terdepan pembangunan ekonomi mau tidak mauharus memanfaatkan perkembangan teknologi ini, sebab dengan pemanfaatanteknologi yang optimal, maka akan tercapai efisiensi dan efektifitas kerja,meningkatkan ketelitian dalam suatu biang pekerjaan, serta memperluas jenispekerjaan yang dapat dilakukan tiap satuan waktu.Namun, ada masyarakat tertentu yang belum mampu mengikuti perubahan ini.Mereka terancam terlindas oleh perubahan jaman, sehingga nantinya akanmenjadi penonton di lapangan sendiri dan menjadi tamu di rumah sendiri.Program keahlian ini mencoba untuk mencegah hal itu terjadi, utamanya dalambidang komputerisasi dan pendidikan.

2. Komputer, sebagai salah satu perangkat utama pendidikan

        Perkembangan teknologi ini juga berimplikasi terhadap pemanfaatan berbagaisarana dan prarasana teknologi, contohnya adalah komputer.Beberapa tahun yang lalu, komputer dianggap sebagai sesuatu yang mewahdan hanya digunakan oleh kalangan tertentu saja. Namun, seiring denganperubahan waktu dan tuntutan pekerjaan yang semakin tinggi, maka komputertelah menjadi suatu hal yang biasa dalam kehidupan sehari-hari.Pendidikan, utamanya pada SMK bertujuan untuk menghasilkan tenaga yangterdidik dan terlatih di berbagai bidang. Oleh sebab itu, pengetahuan komputermutlak diberikan kepada peserta diklat, agar mereka dapat bersaing di duniakerja yang telah memanfaatkan teknologi.

2. Rumusan Masalah

Memahami lebih dekat tentang cara mengoprasikan software email client

3. TUJUAN

• Menjelaskan cara cara mengoprasikan email client
• Membedakan antara email dengan web

BAB II

KAJIN PUSTAKA

1. Mempersiapkan Software E-mail Client

Beberapa hal yang diperhatikan dalam mempersiapkan Software E-mail clien adalah sebagai berikut :

1. System Operasi telah diinstall

Seperti : Windows 9x, Windows 2000, Windows ME, Windows XP

2. Software E-mail Client telah terinstall

Seperti : Microsoft Outlook, Outlook express, Eudora Google, Netscape Navigator, Opera, Internet explorer, dll

2. E-Mail (Elektronic Mail)

1. Pengenalan sekilas tentang E-Mail

E-mail adalah surat elektronik. Dengan e-mail kita dapat mengirim surat, mengirim gambar, mengirim file, membaca surat, menyimpan dalam fie dan mencetak file (surat). E-mail mulai diperkenalkan sejak pertengahan tahun 70-an. Penulisan email yaitu dengan cara berkomunikasi melalui internet dan pengetikannya melalui software : Microsoft Outlook, Outlook express, Eudora Google, Netscape Navigator, Opera, Internet explorer.

2. Perbedaan E-mail dengan Web

E-Mail adalah suatu alamat surat untuk berkomunikasi yang ditulis dengan software antara lain : Microsoft Outlook, Outlook express.

Beberapa contoh e-mail antara lain  :

1. shenal_87@yahoo.com
2. zhenhalfaithful@gmail.com
3. harna@hotmail.com
4. aditya@yahoo.co.id

Web mail adalah suatu aplikasi email yang berbasis web antara  lain : Internet Explorer, Nescape Navigator, Opera, dll

Contoh web antara lain :

1. http://www.yahoo.com
2. http://www.liputan6.com
3. http://bolanews.co.id

1. Beberapa model komunikasi dengan email

1. point to point : pengiriman email yang langsung ke alamat tujuan tertentu (pribadi)
2. Carbon Copy (CC) : Pengiriman email dikirim atau ditujukan ke alamat utama, selain itu ada tembusan yang dikirim ke beberapa alamat lain.
3. Blind Carbon Copy (BCC) : pengiriman email kepada seseorang, tetapi kita tidak menghendaki alamat tembusan dari email tersebut diketahui orang lain.
4. Discussion list : salah satu komunikasi yang dibuat oleh orang lain untuk menyebarluaskan kepentingan informasi, hanya dimungkinkan untuk siapa saja yang tergabung menjadi subcriber untuk mengirimkan respon terhadap salah satu email.
5. Distribution list yaitu salah satu cara komunikasi yang dibuat oleh orang lain untuk menyebarluaskan kepentingan informasi, seperti : pengumuman, pemberitahuan, buletin, jurnal, berita, dll.

1. Tata cara penulisan E-mail

Dalam penulisan email ada beberapa tatacara baik itu tertulis ataupun tidak tertulis yang harus ditaati  dalam istilah internet sering disebut dengan istilah Netiket (Netiquette). Dalam penggunaan email kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penulisan kata yang dapat berakibat fatal sangat banyak. Berikut ini cara ber-itiket dalam penulisan email, antara lain sebagai berikut :

1. Jangan menggunakan huruf kapital.

Seperti halnya membaca suratkabar, atau surat, membaca pesan e-mail yang  menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di  samping itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan email/chat,  penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya  hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.

2. Jangan Membicarakan Orang Lain.

Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan- kejelakannya.  Berhati-hatilah terhadap apa yang anda tulis. E-mail memiliki fasilitas  bernama “Forward”, yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya  (forward) ke orang lain.

3. Jangan gunakan CC.

Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list),  jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua  orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-alamat e-mail  orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.

4. Jangan gunakan format HTML

Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami kode  HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong.  Sebaiknya, gunakan plain text.

5. Jawablah Secara Masuk Akal

Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: "Good." Wah, ini sangat  menyebalkan.

6. Jangan terlalu banyak mengutip.

Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas 'Reply' dari sebagian  besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima  secara otomatis ke dalam isi surat Anda.

Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian  yang relevan saja.

7. Perlakukan e-mail secara pribadi.

Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi,  Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup,  atau  mailing-list. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

2. Cara kerja Email

Pada dasarnya email sama  dengan surat biasa (snail mail) yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer yang tersambung ke internet sebuah email masuk ke beberapa

komputer lain di sepanjang jaringan internet yang disebut dengan mail server. Ketika email tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan (seperti yang ditunjuk pada alamat email - kepada siapa kita menulis email), maka email tersebut disimpan pada sebuah emailbox. Si pemilik alamat email baru bisa mendapatkan email itu kalau yang bersangkutan mengecek emailbox-nya.

3. Anatomi  Alamat  Email

Bila kita menerima sepucuk surat dari biasa dari seseorang kita baca alamat pengirimnya maka kita bisa membayangkan seberapa jauh lokasi si pengirim surat dari kita.  Sangat beda sekali dengan  alamat email yang hanya terdiri dari dua bagian yang dipisahkan dengan tanda axon / @ misalnya alamat :

shenal_87@yahoo.com 

Tulisan harna_gk disebut user name, yang menunjukan  identitas si pemilik alamat email. User name bisa merupakan nama si pemilik, singkatan nama, nickname,  nomor, atau apapun juga.

User name juga menjadi nama bagi emailbox yang dimiliki seseorang di sebuah mail server. Sedangkan yang berada sebelah kanan simbol @ yahoo.co.id disebut domain name, yang menunjukkan identitas mail server di mana seorang user memiliki emailbox. Jadi E-mail di atas adalah user name nya :harna_gk sedang domain name atau mail servernya adalah berada di yahoo.

4. Mengenali Menu, Format Alamat, E-mail pada Microsoft Outlook

1. Mengenal Microsoft Outlook

Microsoft Outlook adalah program aplikasi E-mail yang dapat digunakan sebagai alat komunikasi untuk keperluan pribadi ataupun kantor, banyak kemudahan yang kita dapatkan dari program ini. Beberapa hal yang dapat kita lakukan dengan program aplikasi ini antara lain  :

1. Membuat catatan penting
2. Membuat dan mengelola kalender
3. Membuat daftar tugas sehari-hari
4. Mencatat daftar nomor telepon
5. Mencatat event-event penting
6. Membuat jadwal pertemuan
7. Berkomunikasi dengan teman lewat E-mail

Folder List

menampilkan semua folder yang ada, seperti Inbox, Personal Folders, dan Public Folders.

Toolbar

Toolbar berisi shortcuts dari perintah yang umum digunakan, seperti "New Mail Message", "Print", dan"Print Preview".

Note: Toolbar dapat diubah sesuai dengan keperluan/keinginan kita.

Status Bar: menunjukkan banyaknya pesan yang ada pada folder yang ditunjuk, dan berapa banyak pesanyang belum dibaca jika ada.

Outlook Bar

Sama seperti Folder List, Outlook Bar berisi shortcuts untuk fasilitas yang ada pada Microsoft Outlook,

seperti Calendar, Contacts, and Tasks.

2. Menjalankan Microsoft Outlook

Untuk menjalankan Microsoft Outlook langkah yang kita tempuh adalah sebagai berikut :

1. Klik tombol Start
2. Pilih pada pilihan All Programs
3. Klik pada pilihan Microsoft Outlook
4. Maka di layar monitor akan muncul jendela Outlook seperti di bawah :

3. Email Accounts

Pengguna email dengan menggunakan Ms Outlook akan dapat memfungsikan fasilitas yang telah ada di perangkat lunak tersebut, apabila telah memiliki Accounts di mail server, baik yang berada di jaringan lokal maupun internet. Salah satu penyedia mail server seperti “Telkom.net”.

Mendaftarkan Accounts klik menu “Tools” lalu “E-mail Accounts” akan tampil window Email Accounts seperti di bawah ini:

Pada kolom User Information ketikkan Nama, password dan email yang telah dimiliki.

Pada Server Information ketikkan pop3.telkom.net dan smtp.telkom.net jika menggunakan mail server telkom.net. Kemudian klik button “Test Accounts Settings” atau “Next”. Dan konfirmasi akan tampil setelahnya.

4. Membuat dan Mengirim E-mail

Membuat email dengan Outlook langkah yang kita tempuh adalah sebagai berikut :

1. Setelah Program Outlook kita buka dan jendela sudah di tampilkan maka kita klik  tombol New di toolbar

2. Maka akan muncul jendela Untitled-Message

3. Cara Pengisian pada kotak isian

1. Pada kotak TO : Tuliskan nama email yang akan dituju
2. Pada Kotak CC : Tuliskan nama email yang akan dikirimi salinan dari email tersebut.
3. Pada kotak Subject : Tuliskan Judul pesan tersebut
4. Pada Tempat penulisan email : Tuliskan isi pesan pada kotak ini.

1. Untuk mengirim email klik Send to, lalu klik pad apilihan Mail Recepient.

1. Membaca Email atau surat.

Untuk membaca email pastikan Outlook berada pada folder “Inbox”, cukup klik dua kali pada pesan yang ingin dibaca. Pesan akan terbuka pada jendela baru. Untuk mengetahui adanya pesan baru, pada windows toolbar (sudut kiri monitor) akan diberi tanda amplop yang diiringi dengan suara “ding” sebagai bunyi default untuk email yang tiba pada Outlook

2. Membaca File Attachment (lampiran)

Jika Anda menerima pesan berisi file lampiran (attachment), di folder Inbox pada Outlook akan diberi tanda paperclip disebelahnya. Untuk membuka file attachment  lakukan langkah berikut :

1. Buka pesan/mail message.
2. Akan ada icon dengan nama file di body text.
3. Klik dua kali icon file. File attachment akan terbuka sesuai dengan program aplikasinya. Anda bisa menyimpannya atau menutup saja filenya.

Cara menyimpan file attachment.

1. Sorot file attachment
2. Klik menu File – kemudian Save attachment.
3. Pilih folder tempat menyimpan file yang diinginkan

1. Membalas ( Reply ) Pesan

Ketika menerima dan telah membaca sebuah pesan (email) kemungkinan Anda ingin langsung membalas pesan ke orang yang mengirimnya. Untuk melakukan hal tersebut lakukan langkah berikut:

Standard Reply

1. Pada folder Inbox klik dua kali email yang ingin Anda balas.
2. Klik tombol Reply .
3. Alamat pengirim akan otomatis tercantum pada bagian To:
4. Ketik pesan anda pada body pesan.
5. Klik Send.

Reply To All

Fungsi reply to all akan membalas pesan kepada semua penerima pesan yang dituju oleh pengirim pertama.

Untuk melakukan ini :

1.         Klik tombol reply to all.

2.         Semua penerima akan tercantum di bagian To : dan semua alamat bagian Cc akan tercantum pada bagian Cc : juga

3.         Ketik pesan anda pada body pesan.

4.         Klik tombol send.

2. Out Of Office Assistant

Ms Outlook menyediakan fasilitas autoreply, dimana Outlook akan otomatis membalas email yang datang. Jika Anda berada diluar kantor atau sedang tidak di tempat, Anda bisa otomatis mengirim reply pesan ke orang yang mengirim anda pesan, sehingga orang itu tahu bahwasannya Anda belum membaca pesan yang telah dia kirim. Hal ini kita lakukan dengan memanfaatkan fasilitas Outlook yang disebut “Out Of Office Assistant “. Untuk melakukannya lakukan langkah berikut :

1.         Klick Tools pada toolbar.

2.         Klik Out Of Office Assistant.

3.         Jendela Out Of Office Assistant akan muncul. Klik radio button disebelah "I am currentlyout of the office" dan ketik pesan yang ingin Anda sampaikan pada kotak yang tersedia.

4.         Klik tombol OK.

3. Forward ( Meneruskan ) Pesan

Ketika Anda sudah membaca pesan, dan ingin juga menyampaikan/meneruskan pesan tersebut ke orang lain, lakukan langkah berikut :

1.         Buka email/pesan yang ingin Anda teruskan ke orang lain.

2. Klik tombol Forward . Masukkan alamat email penerima. Anda dapat menambahkan komentar di body text pesan jika diinginkan.

3.         Setelah selesai, klik Send.

4. Pemakaian Signature

Kita juga dapat menyertakan “signature” atau tanda tangan elektronik, biasanya ditempatkan pada bagian bawah email kita. Signature terlebih dahulu dibuat formatnya sehingga sewaktu mengirim email tidak perlu dilakukan berulang-ulang tetapi secara otomatis akan tertera pada bagian bawah email kita. Untuk melakukannya ikuti langkah berikut:

1. Pada Outlook klik menu Tools
2. Pilih Options
3. Pilih Mail Format ( ada di atas )

1. Kemudian klik tombol “Signature Picker” akan muncul window untuk mengedit “signature”
2. Pilih New – masukkan nama untuk “signature” Anda.
3. Klik Next – Ketik sesuai yang Anda inginkan, demikian juga anda bisa memilih warna dan bentuk dari font.
4. Klik Finish

Signature biasanya berisi jabatan dan alamat pengirim e-mail, sehimgga penerima dapat mengenal identitas pengirim.

5. Mencetak Email

Kita dapat melakukan pencetakan e-mail yang kita terima, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

4. pada kondisi Ms. Outlook aktif, klik dua kali pesan yang akan kita cetak.

5. Kemudian pilih menu File
6. Pilih dan klik Print

1. Keluar dari Outlook

1. Klik menu File
2. Pilih dan klik Exit

BAB III

PENUTUP

1. KESIMPULAN

Adapun kesimpulan yang penyusun saya dapatkan dari materi ini adalah

1. Pengenalan sekilas tentang E-Mail

        E-mail adalah surat elektronik. Dengan e-mail kita dapat mengirim surat, mengirim gambar, mengirim file, membaca surat, menyimpan dalam fie dan mencetak file (surat). E-mail mulai diperkenalkan sejak pertengahan tahun 70-an. Penulisan email yaitu dengan cara berkomunikasi melalui internet dan pengetikannya melalui software : Microsoft Outlook, Outlook express, Eudora Google, Netscape Navigator, Opera, Internet explorer.

2. Perbedaan E-mail dengan Web

        E-Mail adalah suatu alamat surat untuk berkomunikasi yang ditulis dengan software antara lain : Microsoft Outlook, Outlook express. Sedangkang

Web mail adalah suatu aplikasi email yang berbasis web antara  lain : Internet Explorer, Nescape Navigator, Opera,

2. SARAN

Adapaun saran dari penyusun yaitu Pelajari lebih dekat tentang pengiriman email atau menerima email, alasanya di saat anda bekerja nantinya di Dunia Usaha/Industri

anda sudah terbiasa menggunakan email pada saat anda mengirim data-data kepada pelanngan anda,  dan jika tidak di pahami ini secara jelas kemunkinan anda kesulitan

dan anda harus mencari karyawan lain untuk membantu kalian.

DAFTAR PUSTAKA

zhenhal, 2015. Makalah Mengoprasikan Software Email Client

        http://zhenhal.blogspot.com