GIÁO TRÌNH TIN HỌC 12

Chương II. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Mục lục

I.        Giới thiệu về Microsoft Access        

1.        Giới thiệu về phần mềm Microsoft Access        

2.        Các loại đối tượng chính của Access        

3.        Một số thao tác cơ bản        

3.1.        Khởi động Access 2010        

3.2.        Các thành phần trong cửa sổ khởi động        

3.3.        Cách tạo tập tin CSDL        

3.4.        Mở một CSDL        

3.5.        Thao tác với các đối tượng trong CSDL        

II.        Xây dựng cơ sở dữ liệu        

1.        Bảng dữ liệu (Table)        

1.1.        Khái niệm        

1.2.        Khóa chính (Primary Key) và khóa ngoại (Foreign key)        

2.        Cách tạo bảng        

2.1.        Tạo bảng bằng chức năng Table Design        

2.2.        Tạo bảng trong chế độ Datasheet View        

3.        Hiệu chỉnh cấu trúc của bảng        

4.        Cập nhật dữ liệu:        

4.1.        Nhập dữ liệu cho bảng (thêm bản ghi mới)        

4.2.        Chỉnh sửa        

4.3.        Xóa record        

5.        Sắp xếp và lọc dữ liệu        

5.1.        Sắp xếp        

5.2.        Lọc dữ liệu        

6.        Tìm kiếm đơn giản trong Access        

7.        In dữ liệu        

1. Giới thiệu về Microsoft Access

1. Giới thiệu về phần mềm Microsoft Access

• Microsoft Access là một thành phần trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft. MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện và thao tác đơn giản, trực quan trong công việc xây dựng và quản trị cở sở dữ liệu cũng như xây dựng các ứng dụng cơ sở dữ liệu.
• Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ, Hiệu quản cao và đặc biệt dễ sử dũng do giao diện giống phần mềm khác trong bộ MS Office như MS Word, MS Excel…
• Access còn cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ.
• MS Access 2010 cung cấp hệ thống công cụ rất mạnh giúp người dùng nhanh chóng và dễ dàng xây dựng chương trình ứng dụng thông qua query, form, report kết hợp với một số lệnh Visual Basic.
• Trong Access 2010, bạn có thể xây dựng CSDL web và đưa chúng lên SharePoint site. Người duyệt SharePoint có thể sử dụng ứng cũng CSDL của bạn trong một trình duyệt web.

2. Các loại đối tượng chính của Access

Access có nhiều loại đối tượng, mỗi loại đối tượng có một số chức năng riêng liên quan đến việc lưu trữ, cập nhật và kết xuất dữ liệu.

Các loại đối tượng bao gồm:

• Bảng (Table): dùng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể các định và bao gồm nhiều hàng, mỗi hàng chứa thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó.

Ví dụ: ta xây dựng một CSDL “QuanLyHocSinh”, trong đó có một bảng có tên là HOC_SINH, thì bảng này sẽ lưu trữ thông tin của tất cả học sinh (Mã số, Họ Đệm, Tên, Giới Tính, Đoàn Viên, Địa Chỉ, Tổ) và mỗi hàng trong bảng sẽ là thông tin của từng học sinh cụ thể.

• Mẫu hỏi (Query): dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu xác định từ một bảng hoặc nhiều bảng.

Ví dụ: Đối với CSDL trên thì ta có một số mẫu hỏi sau: xem thông tin của một học sinh hay của cả lớp theo điều kiện nào đó như: điểm trung bình trên 6.5.

• Biểu mẫu (Form): giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin.
• Báo cáo (Report): được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được chọn và in ra.

3. Một số thao tác cơ bản

1. Khởi động Access 2010

Để khởi động MS Access 2010 ta có thể dùng một tring các cách sau:

• Cách 1: Vào Start  (All) Program  Microsoft Office  Microsoft Access 2010
• Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access trên Desktop.

1. Các thành phần trong cửa sổ khởi động

1. Thanh Quick Access: 

• Thanh công cụ Quick Access: hiển thị bên trái của thanh tiêu đề, mặc định thanh Quick Access gồm các nút công cụ như: Save, Undo, Redo.
• Bên phải của Quick Access chưa nút Customize, khi CSDL đang mở, nếu click nút Customize sẽ xuất hiện một menu giúp bạn chỉ định các nút lệnh hiển thị trên thanh Quick Access, nếu các lệnh không có trong menu, bạn có thể click nút More Commands hoặc click phải trên thanh công Quick Access chọn Customize Quick Access Toolbar.

• Để thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh trong khung Chose commands from và click nút Add  OK.

2. Vùng làm việc

Khi khởi động Access, trong cửa sổ khởi động, mặc định tab File và lệnh Nêu trong tab File được chọn, cửa sổ được chia thành 3 khung:

• Khung bên trái gồm các lệnh trong tab File.
• Khung giữa: chưa các loại tập tin CSDL mà bạn có thể tạo mới.
• Khung bên phải: để nhập tên CSDL và chọn vị trí lưu tập tin mới tạo và thực hiện lệnh tạo CSDL.

1. Thanh Ribbon

Bến dưới thanh tiêu đề, Access 2010 hiển thị các nút lệnh trên một thanh dài được gọi là Ribbon, ta có thể thu nhỏ kích thước của thanh Ribbon bằng cách click nút Minimize The Ribbon ở gốc trên bên phải màn hình  hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1.

2. Cách tạo tập tin CSDL

1. Tạo một CSDL mới rỗng:

• Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Database.
• File name: nhập tên tập tin CSDL, trong Access 2010, tập tin CSDL được lưu với tên có phần mở rộng là .accdb

• Nếu không chỉ định đường dẫn thì mặc định tập tin mới tạo sẽ được lưu trong thư mục Document. Để chỉ định đường dẫn lưu tập tin ta click vào nút Browse để chỉ định vị trí lưu tập tin.
• Sau khi hoàn tất các bước trên ta click vào nút Create để tạo tập tin CSDL.

1. Tạo cơ sở dữ liệu theo mẫu có sẵn (Template)

• Khởi động Access 2010.
• Tại cửa sổ khởi động, chọn Sample Template  chọn một mẫu CSDL có sẵn.
• Trong khung File name, nhập tên tập tin CSDL và chọ đường dẫn tương tự như cách tạo CSDL rỗng đã trình bày ở trên.
• Sau cùng nhấn nút Create để tạo CSDL.

1. Mở một CSDL

Để mở một CSDL đã có ta thực hiện một trong các cách sau:

• Cách 1:

• Tại cửa sổ khởi động, trong tab File  Open…
• Chọn tập tin CSDL cần mở  Open.

• Cách 2:

• Double Click vào CSDL (nếu có) cần mở tại cửa sổ khởi động trong tab File.

1. Thao tác với các đối tượng trong CSDL

Để làm việc với các đối tượng, ta chọn đối tượng trên thanh Access object, các thành viên của đối tượng sẽ xuất hiện bên dưới tên của đối tượng.

2. Tạo mới một đối tượng

• Click tab Create trên thanh Ribbon
• Chọn nhóm công cụ của từng đối tượng, chọn cách tạo tương ứng.

3. Chế độ làm việc với các đối tượng

• Chế độ thiết kế (Design View) dùng để tạo mới đối tượng hoặc thay đổi cấu trúc bảng, mẫu hỏi, thay đổi cách trình bày và định dạng biểu mẫu, báo cáo. Để chọn chế độ thiết kế (Design View):

• Nếu đối tượng đang đóng, ta Click phải trên đối tượng cần thiết kế lại  và chọn Design View.
• Nếu đối tượng đang mở thì ta click chọn nút Design View

• Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View) dùng để hiển thị dữ liệu dạng bảng, cho phép xem, xóa hoặc thay đổi các dữ liệu đã có. Để chọn chế độ trang dữ liệu:

• Ta chọn View  Datasheet View
• Hoặc click nút  

4. Xóa một đối tượng

• Click phải chuột trên đối tượng cần xóa, chọn Delete.
• Hoặc chọn đối tượng cần xóa, sau đó phấn phím Delete hoặc click nút  trên thanh công cụ.

1. Đổi tên đối tượng

• Click phải chuột trên đối tượng, chọn Rename.
• Hoặc sau khi chọn đối tượng xong ta nhấn phím F2 và đổi tên lại sau đó nhấn Enter.

1. Xuất dữ liệu từ Access sang ứng dụng khác (Export)

Có thể xuất dữ liệu sang CSDL Access khác hoặc Excel, Word, Pdf,…

Cách thực hiện:

• Chọn đối tượng muốn xuất sang ứng dụng khác.
• Chọn tab External Data.
• Trong nhóm công cụ Export, chọn loại ứng dụng muốn xuất dữ liệu: Excel, Text File, XML File, Word,…

• Click nút Browse…để chịnh định ví trí lưu dữ liệu xuất.
• Click OK để hoàn tất việc xuất dữ liệu.

1. Nhập dữ liệu từ ứng dụng khác vào CSDL Access hiện hành (Import)

Có thể chép dữ liệu từ ứng dụng khác như Excel, ODNC Database, XML File, Access,.. vào CSDL hiện hành.

Cách thực hiện:

• Chọn tab External Data
• Trong nhóm lệnh Import & Link, chọn ứng dụng mà bạn muốn Import dữ liệu.

• Sau đó làm theo trình tự hướng dẫn của Access.

2. Xây dựng cơ sở dữ liệu

Xây dựng CSDL là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ qui trình phát triển một ứng dụng trên Access. Một CSDL được thiết kế và xây dựng tốt sẽ là những thuận lợi trong quá trình phát triển ứng dụng.

1. Bảng dữ liệu (Table)

1. Khái niệm

Bảng (Table): là thành phần cơ bản trong CSDL. Đây là đối tượng quan trọng nhất, dùng để lưu trữ dữ liệu, mỗi bảng lưu trữ thông tin về một đối tượng đang quản lý. Một bảng gồm có nhiều cột (Field) và nhiều hành (Record).

Cột (Field_Trường): mỗi field trong một bảng ghi chưa một loại dữ liệu duy nhất, nó lưu trữ một thuộc tính của đối tượng. Trong một bảng sphải có ít nhất một Field.

Ví dụ: Bảng SINHVIEN, lưu trữ thông tin của đối tượng sinh viên, gồm các field MASV, HOSV, TENSV, PHAI, NGAYSINH, DIACHI, MALOP.

Hàng (Record): là một thể hiện dữ liệu của các field trong bảng. Trong một bảng có thể không có record nào hoặc có nhiều records. Trong một bảng thì dữ liệu trong các record không được trùng lắp.

Ví dụ: Trong bảng SINHVIEN trên, record thứ 1 có bộ dữ liệu là:

{A101, Lê Kiều, Oanh, Nữ, 12/10/78, 12 Nguyễn Trãi Q3, ( )7896746, CDTH1A}.

Kiểu dữ liệu (Data Type): là kiểu dữ liệu lưu trữ trong một field. Mỗi Field có một kiểu dữ liệu. Một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access:

2. Khóa chính (Primary Key) và khóa ngoại (Foreign key)

Khóa chính của một bảng là một hoặc nhiều field kết hợp mà theo đó Access sẽ xác định một record duy nhất trong bảng. Dữ liệu trong field khóa chính không được trùng và không được rỗng. Khi nha6op dữ liệu, Access sẽ tự động kiểm tra khóa chính và không cho phép trùng lắp và rỗng.

Ví dụ: trong bảng SINHVIEN thì MASV xác định một sinh viên duy nhất, nên MASV sẽ được chọn làm khóa chính.

Khóa ngoại là một field hay một nhóm field trong một record của một bảng, trỏ đến khóa chính của một record khác của một bảng khác. Thông thường, khóa ngoại trong một bảng trỏ đến khóa chính của một bảng khác.

Dữ liệu trong field khóa ngoại phải tồn tại trong field khóa chính mà nó trỏ tới. Khóa ngoại dùng để tạo quan hệ giữa bảng trong CSDL.

2. Cách tạo bảng

1. Tạo bảng bằng chức năng Table Design

Bước 1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon, click chọn menu Create, trong nhóm lệnh Table click chọn Table Design, sau đó sẽ xuất hiện cửa sổ thiết kế bảng gồm các thành phần: 

• Field Name: định nghĩa các fields trong bảng.
• Data Type: kiểu dữ liệu để lưu trữ dữ liệu của fields tương ứng (các kiểu dữ liệu thường sử dũng đã trình bày ở trên).
• Description: mô tả fields.
• Fields Properties: thiết lập các tính chất của fileds, gồm có 2 nhóm:

• General: là phần định dạng dữ liệu cho fields trong cột Field Name.
• Lookup: là phần quy định dạng hiển thị/nhập dữ liệu cho Filed.

Bước 2: Trong cửa sổ thiết kế, thực hiện các công việc sau:

• Nhập tên field trong cột Filed Name. Nên đặt tên theo tiêu chí: ngắn gọn, dễ nhớ, gợi nghĩa và không có khoảng trắng.
• Chọn kiểu dữ liệu cho field trong cột Data Type.
• Chú thích cho field trong cột Description (không nhất thiết phải có).
• Lựa chọn tính chất của field trong phần Field Properties.

Bước 3: Xác định khóa chính cho bảng:

• Đặt con trỏ tại field được chọn làm khóa chính (hoặc chọn các field đồng thời làm khóa chính).
• Vào menu Design  Primary Key hoặc click phải chuột chọn Primary Key.

Bước 4: Lưu bảng vừa tạo:

• Click nút Save trên thanh Quick Access

• Nhập tên cho bảng mới tại trong hộp thoại Save As

Lưu ý: nếu bảng chưa được đặt khóa chính thì Access sẽ hiển thị một hộp thoại thông báo như sau:

• Nhấn Yes để Access tự động tạo khóa chính có tên là ID, kiểu Autonumber.
• Nhấn No để lưu bảng mà không cần đặt khóa chính, có thể đặt sau.
• Nhấn Cancel để trở lại cửa sổ thiết kế và đặt khóa chính cho bảng.

• Một số tính chất thường dùng trong Field Properties:

• Field Size (kích thước trường): cho phép đặt kích thước tối đa cho dữ liệu lưu trong trường với các kiểu dữ liệu Text, Number hoặc AutoNumber.
• Format (định dạng): quy định cách hiển thị và in dữ liệu.

Ví dụ: nếu kiểu dữ liệu là Date/Time và giá trị nhập cho tính chất này là Short Date thì dữ liệu nhập vào tương ứng sẽ có dạng dd/mm/yyyy (ví dụ: 14/02/2011).

• Caption: cho phép thay thế tên trường bằng các phủ đề dễ hiểu với người dùng khi hiển thị.
• Default Value (giá trị ngầm định): tính chất này dùng để xác định giá trị tự động đưa vào trường khi tạo bản ghi mới.

2. Tạo bảng trong chế độ Datasheet View

Có thể tạo bảng bằng cách định nghĩa trực tiếp các cột trong chế độ Datasheet View như sau:

• Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn menu Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Table, click nút Table, sau đó sẽ xuất hiện một bảng mới ở chế độ Datasheet View.
• Đặt con trỏ trong ô bên dưới Field mới, sau đó click vào Click to Add và chọn kiểu dữ liệu thích hợp.
• Nhập tên cho Field mới.
• Sau khi nhập xong => Lưu lại table như trên đã trình bày.

• Cách tạo Field tính toán:

Khi thiết kế ở chế độ Datasheet View, bạn có thể tạo field mới mà nó là kết quả của một biểu thức tính toán từ các field trước. Cách thực hiện:

• Click vào tiêu đề Click to Add của Field  Calculated Field…
• Xuất hiện cửa sổ Expression Builder
• Nhập biểu thức tính toán vào => OK.

3. Hiệu chỉnh cấu trúc của bảng

Mở bảng ở chế độ thiết kế (Design View) bằng cách: trong cửa sổ Database, chọn bảng muốn thay đổi cấu trúc, click phải chọn Design View.

Thanh Ribbon chuyển sang Tab Design gồm các công cụ cho phép hiệu chỉnh cấu trúc của bảng.

Insert Rows: chèn thêm một field.

• Delete Rows: xóa các field được đánh dấu.

• Di chuyển field: click chọn tên field muốn di chuyển, drag chuột vào tên field, di chuyển đến vị trí mới.

4. Cập nhật dữ liệu:

1. Nhập dữ liệu cho bảng (thêm bản ghi mới)

Có nhiều các để nhập dữ liệu cho bảng như: import từ file, sử dụng form, nhưng ở đây chủ yếu giới thiệu đến các bạn cách nhập dữ liệu cho bảng ở chế độ trang dữ liệu (Datasheet View).

Trước hết ta mở bảng ở chế độ Datasheet View (cách mở bảng ở chết độ Datasheet View đã được giới thiệu ở trên). Sau đó ta thực hiện một trong các cách sau để thêm một record mới:

Cách 1: Nháy chuột trực tiếp vào vùng bản ghi trống và điền thông tin vào. Mặc định, luôn có một dòng trống ở cuối mỗi bảng để nhập record mới.

Cách 2: Nháy chọn vào nút New  trên thanh Ribbon. Sau đó bắt đầu điền thông tin vào.

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + +.

Lưu ý: Khi nhập dữ liệu theo từng record, dữ liệu nhập vào phải thỏa mãn các thuộc tính của bảng và thuộc tính của field khi thiết kế bảng. Nếu dữ liệu không thỏa mãn thì Access sẽ thông báo lỗi.

2. Chỉnh sửa

Các bước thực hiện:

• Mở bảng ở chế độ Datasheet View.
• Nháy chuột vào ô chưa dữ liệu cần chỉnh sửa và sau đó thực hiện các thay đổi cần thiết.

Lưu ý: Trong chế độ trang dữ liệu, Access tự động lưu những thay đổi trên bản ghi và người dùng không cần phải dùng lệnh Save. Trong khi làm việc, một biểu tượng hình bút chì () chỉ ra rằng ta đang thực hiện thay đổi tại bản ghi nào đó và những thay đổi hiện chưa được lưu. Khi chuyển sang một bản ghi khác, biểu tượng này chuyển thành hình () cho biết những thay đổi trên bản ghi đã được lưu. (Một dấu hoa thị () luôn xuất hiện bên cạnh bản ghi trống ở cuối bảng).

3. Xóa record

Các bước thực hiện:

• Mở bảng ở chế độ Datasheet View
• Chọn record cần xóa
• Nhấn nút Delete trên bàn phím hoặc nhấp vào nút  trên thanh Ribbon.
• Một hộp thoại xuất hiện, nhấm Yes để khẳng định xóa, nhấn No để hủy bỏ thao tác xóa.

Chú ý: Một khi bản ghi đã bị xóa thì không thể khôi phục lại

5. Sắp xếp và lọc dữ liệu

1. Sắp xếp

Để sắp xếp bản ghi theo thứ tự trước tiên ta cẩn mở bảng dữ liệu cần sắp xếp và sau đó thực hiện một trong hai cách sau:

Cách 1:

• Chọn trường cần sắp xếp
• Click phải chuột và chọn:

Sort A to Z: sắp xếp tăng dần

Sort Z to A: sắp xếp giảm dần.

• Lưu lại kết quả sắp xếp.

Cách 2:

• Chọn trường cần sắp xếp
• Nhấp vào nút  hoặc  trên thanh Ribbon trong tab Home để sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần.
• Lưu lại kết quả.

1. Lọc dữ liệu

Lọc là một công cụ của hệ quản trị CSDL cho phép trích ra những bản ghi thỏa mãn một số điều kiện nào đó phục vụ tìm kiếm. Các chức năng lọc dữ liệu trong Access:

• Filter by Selection: giúp bạn chọn ra những Record dựa trên một giá trị hiện hành. Cách thực hiện:

• Mở bảng dữ liệu cần lọc, đặt con trỏ tại trường chứa giá trị làm điều kiện lọc.
• Vào menu Home  Selection trong nhóm lệnh Sort & Filter.

• Chọn một trong các lệnh trong menu:

• Equals…: lọc các records có giá trị bằng với giá trị được chọn.
• Does Not Equal…: lọc các records giá trị khác với giá trị được chọn.
• Contains…: lọc các records chưa giá trị được chọn.
• Does Not Contain…: lọc các records không chứa các giá trị được chọn.

• Filter by form: giúp bạn lọc bằng cách nhập giá trị lọc vào một dòng trên Datasheet. Cách thực hiện:

• Mở bảng dữ liệu cần lọc.
• Vào menu Home  Advanced Filter By Form

• Sau đó điền điều kiện lộc vào:

• Click nút Toggle Filter  trong nhóm lệnh Sort & Filter để thực hiện lọc.

• Advanced Filter: cho phép lọc với nhiều điều kiện ở nhiều trường khác nhau. Cách thực hiện:

• Click nút Advanced, chọn Advanced Filter/Sort => xuất hiện cửa sổ Filter, với các dòng:

• Field: nhập các trường chưa điều kiện lọc.
• Sort: Chọn kiểu sắp xếp.
• Criteria: nhập điều kiện lọc.

• Sau khi nhập xong điều kiện lọc, nhấn Toggle Filter để thực hiện lọc dữ liệu.

6. Tìm kiếm đơn giản trong Access

Chức năng tìm kiếm trong Access giống như chức năng tìm kiếm trong Word.

Các cách để mở hộp thoại tìm kiếm (Tìm kiếm thay thế):

• Cách 1: Vào menu Home Find (Replace).

• Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F

Sau khi sử dụng một trong hai cách trên sẽ xuất hiện hộp thoại Find and Replace sau:

Hình. Hộp thoại Find and Replace

Trong đó:

• Find What: gõ cụm từ cần tìm kiếm vào.
• Look In: Chọn tên bảng hoặc tên trường có dữ liệu cần tìm kiếm.
• Match: Chọn cách thức tìm kiếm, bao gồm: Any Part of Field (cụm từ cần tìm có thể là phần bất kỳ của từng trường); Whole Field (cụm từ cần tìm là nội dung trong 1 ô); Start of Field (Cụm từ cần tìm phải nằm ở đầu của trường).
• Find Next: để đến vị trí tiếp theo thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.
• Match Case: tìm kiếm có phân biệt chữ hoa và chữ thường.

Trong thẻ Replace

Lệnh Replace khác với lệnh Find ở chỗ sau khi tìm được cụm từ thì thay thế nó bởi cụm từ cho trong ô Replace With.

7. In dữ liệu

• Định dạng bảng dữ liệu:

Vào menu Home để định dạng Font, màu chữ…, ở nhóm lệnh Text Formatting:

• Xem trước khi in

Vào menu FilePrintPrint Preview 

• Thiết lập trang in

Thiết lập trang in: File => Print => Print => Setup.

• In ấn: File=>Print=>OK