JURNAL TEKNOLOGI DAN SAINS AL MA’SOEM

Volume 01 / November / Tahun 2014

ISSN : 2407-3598

Pelindung

Ketua Yayasan Pendidikan Al Ma’soem

Penanggung Jawab

Ir. H. Tonton T. Rachman, MBA.

Pemimpin Redaksi

M. Ryzki Wiryawan, S.Ip., MT.

Anggota

Deni Purwadi, Ir., M.Pd

Yudhy Sirojudin, M.Ag.

Encep Supriatna, SE, S.Kom, MM.

Alamat Redaksi

Kampus AMIK Al Ma’soem. Jl Raya Cipacing KM. 22

Jatinangor, Sumedang.

Telp./Fax. : (022) 7798340

Email : amik@masoem.com

www.amikalmasoem.com

Kebijakan Editorial

Jurnal Teknologi dan Sains Al Ma’soem adalah kumpulan karya  ilmiah dosen dan civitas akademi Dikti Al Ma'soem dengan sub bidang teknologi informasi, komputer akuntansi, perbankan syariah dan lain-lain.

Redaksi menerima sumbangan tulisan, karangan dan ringkasan hasil penelitian empiris dari segenap civitas akademi Dikti Al Ma’soem. Redaksi dapat menyesuaikan tulisan yang akan dimuat danpa mengubah maksud dan isinya.

Naskah yang dikirim ke redaksi harus merupakan karya asli dan tidak sedang dipertimbangkan untuk diterbitkan penerbit lain. Setiap naskah yang dikirim akan direview kelayakannya oleh tim editorial.

Kata Pengantar

Dengan mengucapkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, akhirnya  Jurnal Teknologi dan Sains Al Ma’soem berhasil kami terbitkan untuk nomor yang perdana ini.

Jurnal yang kami susun ini terdiri dari pembahasan karya-karya tulis terkait  bidang teknologi informasi, komputer akuntansi, perbankan syariah dan ilmu pengetahuan lainnya. Rencananya, Jurnal Teknologi   dan Sains Al Ma’soem ini akan terbit dua (3) kali dalam setahun secara periodik dengan tujuan mempublikasikan ide - ide dan temuan para peneliti  di bidang masing-masing sehingga mampu memberikan pencerahan, perspektif dan ekspektasi tentang pentingnya teknologi dan sains membangun masyarakat. Kami harap hasil penelitian tersebut  mampu memberikan pertimbangan dan solusi yang dibutuhkan oleh para stakeholder untuk mengambil keputusan dan pembuatan kebijakan.        

Terbitnya nomor ini juga atas kerja keras dan perhatian dari banyak pihak, oleh karena itu redaksi mengucapkan terimakasih kepada seluruh pihak yang berkenan memberikan masukan kepada redaksi dan juga mereview tulisan yang ada. Juga kepada anggota redaksi yang juga meluangkan waktu untuk bekerja agar jurnal ini dapat terbit dengan baik. Semoga tulisan-tulisan dalam jurnal ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan memberikan banyak pencerahan untuk hal yang lebih baik.

 

Jatinangor, November 2014

 

Redaksi

Daftar Isi

Daftar isi Jurnal Teknologi dan Sains Al Ma’soem edisi 1 Tahun 2014

Kata Pengantar        iii

Daftar Isi        iv

1.         Perancangan Sistem Informasi Inventory dan Keuangan Secara Terpadu

        (Studi Kasus di Bengkel Duta Family Motor Parakanmuncang)

        Oleh : ENCEP SUPRIATNA        1

2.         Pengaruh Komunikasi Budaya Perusahaan Terhadap Perilaku

        Karyawan Ma’soem Group

        Oleh : IDA RAPIDA DJACHRAB        29

3.  Perencanaan Strategis Sistem Informasi  Untuk

        Meningkatkan Efektivitas Proses Bisnis Dan Layanan Apotek

        (Studi Kasus : Jaringan Apotek Al Ma’soem se Jawa Barat)

     Oleh : FIRMAN HAMDANI        42


PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY DAN KEUANGAN TERPADU

UNTUK USAHA KECIL MENENGAH (UKM)

(Studi Kasus di Bengkel Duta Family Motor Parakanmuncang)

ENCEP SUPRIATNA

encep.see@gmail.com

Abstrak

Sistem Informasi Inventory dan Keuangan ini dirancang untuk lebih mengefektifkan proses pengolahan data transaksi dan keuangan di UKM yang bergerak di bidang perdagangan barang dan jasa, seperti Bengkel Duta Family Motor Parakanmuncang.

Sistem Informasi Inventory dan Keuangan dibangun dengan menggunakan metode system depelopment life Cycle (SDLC), yang meliputi tahap perencanaan, analisis terhadap kebutuhan pengguna, kebutuhan software dan hardware, perancangan database dan antarmuka, implementasi, pengujian sistem, dan pemeliharaan sistem.

Kebutuhan pengguna didapat dengan cara observasi, wawancara dan studi pustaka, dan kebutuhan software dianalisis dengan Flowmap, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Kamus Data, dan Structure Chart.

Sistem Informasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual FoxPro 9.0 dengan tujuan untuk memudahkan dalam pengelolaan data transaksi yang ada di Bengkel Duta Family Motor, sehingga laporan-laporan yang diperlukan dari kegiatan transaksi tersebut dapat dihasilkan dengan lebih efektif dan efisien.

Kata kunci        :        Inventory, Keuangan, FoxPro.

I.        PENDAHULUAN

Sistem informasi memiliki peranan yang penting dalam perusahaan. Karena dengan sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.

        Fungsi dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi, penyedia informasi, atau alat untuk pengambilan keputusan. Sekarang sistem informasi dapat berfungsi untuk menolong end user manajerial membangun senjata yang menggunakan teknologi sistem informasi untuk menghadapi tantangan dari persaingan yang ketat.

Sistem informasi inventory dan keuangan dibangun dengan menggunakan Visual FoxPro 9.0 dengan tujuan untuk mengefektifkan pengolahan data, meminimalisir resiko kehilangan bukti-bukti transaksi, mempermudah pembuatan laporan dan pengendalian stock barang.

Metode yang dipakai dalam pembangunan sistem ini adalah metode system depelopment life Cycle (SDLC) dengan tahapan enam tahapan, yaitu planning, analysis, design, implementasi, testing, dan pemeliharaan/perawatan.

II.        KAJIAN PUSTAKA

2.1. Pengembangan Sistem Informasi

2.1.1  Teori Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem informasi memiliki pengertian menyusun sustu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada atau sedang berjalan.

2.1.2  Tujuan Pengembangan Sistem Informasi.

Pengembangan sistem informasi suatu perusahaan umumnya bertujuan untuk :

  1. Menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
  2. Memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada.
  3. Meningkatkan sistem pengawasan akuntansi pengendalian intern.
  4. Menekan biaya ketatausahaan.

2.1.3   Siklus Hidup Pengembangan Sistem.

Pada dasarnya terdapat dua metode pendekatan dalam membangun sistem, yang pertama yaitu top down. Pada metode ini sistem diturunkan dari pemetaan secara global yang kemudian akan menurun kearah yang lebih deskriptif. Metode kedua yaitu metode bottom up, dimana sistem dipetakan dari satuan terkecil hingga kesatuan terbesar.  Proses pengembangan sistem ini melalui beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai sistem tersebut diterapkan. Menurut Balagurusamy (Adi Nugroho, 2010:4) proses pengembangan sistem memiliki kerangka kerja pengembangan sistem informasi (SDLC) seperti pada gambar 2.1

Tahapan awal dari siklus hidup pengembangan sistem adalah perencanaan (planning), yaitu menyangkut studi tentang kebutuhan pengguna (user’s specification), studi-studi kelayakan (feasibility study) baik secara teknis maupun secara teknologi serta penjadwalan pengembangan suatu proyek sistem informasi dan/atau perangkat lunak. Tahap kedua adalah tahap analisis (analysis), yaitu berusaha mengenali segenap permasalahan yang muncul pada pengguna dengan mendekomposisi dan merealisasikan kebutuhan pengguna dengan alat nalisis lebih lanjut (flowmap, DFD, ERD), mengenali komponen-komponen sistem/perangkat lunak, entitas-entitas, hubungan antar entitas, dan sebagainya. Tahap ketiga adalah tahap perancangan (design), yaitu mencari solusi permasalahan yang didapat dari tahap analisis. Tahap keempat adalah tahap implementasi, yaitu mengimplementasikan perancangan sistem ke situasi nyata yang meliputi pemilihan perangkat keras dan penyusunan perangkat lunak aplikasi (pengkodean/coding). Selanjutnya tahap kelima adalah Pujian (testing) yang dapat digunakan untuk menentukan apakah sistem/perangkat lunak yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna atau belum. Tahap yang terakhir adalah tahap pemeliharaan/perawatan, yaitu dimulainya pengoperasikan sistem dan jika diperlukan melakukan perbaikan-perbaikan kecil.

2.2  Perangkat Pengembangan Sistem.

Perangkat pengembangan sistem merupakan alat-alat pemodelan data yang digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan dibuat, baik dalam bentuk tabel, gambar, grafik, atbel, gambar, grafik, ataupun simbol-simbol.

2.2.1  Diagram Alir/Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram/diagram alir data merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan.

  1. Diagram Konteks (Contect Diagram)

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem.

  1. Diagram Nol/Zero (Overview Diagram)

Diagram nol adalah diagram yang menggambarkan proses dari dataflow diagram. Diagram nol memberikan pandangan secara menyeluruh mengenai sistem yang ditangani, menunjukan tentang fungsi-fungsi utama atau proses yang ada, aliran data, dan eksternal entity.

  1. Diagram Rinci (Level Diagram)

Diagram rinci adalah diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram zero atau diagram level di atasnya.

  1. Structure Chart

Struktur chart digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodul. Bagan terstruktur dapat menjelaskan dengan lengkap dari sistem dipandang dari elemen data, elemen control, modul dan hubungan antar modul.

  1. Flowmap/Flowchart

Digunakan untuk mendefinisikan hubungan antar bagian, proses dan aliran data dan menjelaskan aliran data secara fisik.

  1. Diagram Hubungan Antar Entitas (Entity Relationship Diagram)

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstark dan menekankan pada struktur-struktur dan relationshif data. ERD ini digunakan untuk memperlihatkan hubungan antar data store pada DFD.

Elemen-elemen diagram hubungan entitas adalah sebagai berikut :

  1. Entity

        Pada ERD, entity digambarkan dengan sebuah bentuk persegi panjang. Entity adalah sesuatu apa saja yang ada di dalam sistem, nyata maupun abstrak dimana data tersimpan atau dimana terdapat data. Entitas diberi nama dengan kata benda dan dapat dikelompokan dalam empat jenis nama, yaitu orang, benda, lokasi, kejadian (terdapat unsur waktu di dalamnya).

  1. Relationship

        Pada ERD, relationship dapat digambarkan dengan sebuah bentuk belah ketupat. Relationship adalah hubungan alamiah yang terjadi antar entitas. Pada umumnya penghubung (relationship) diberi nama dengan kata kerja dasar, sehingga memudahkan untuk pembacaan relasinya.

  1. Relationship Degree

        Relationship Degree atau Derajat Relasi adalah jumlah entitas yang berpartisipasi dalam satu relationship.

  1. Kardinalitas (Cardinality)

        Kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum tupel yang dapat berelasi dengan entitas pada entitas yang lain. Terdapat tiga macam kardinalitas relasi, yaitu :

  1. One to One

                Tingkat hubngan satu ke satu, dinyatakan dengan satu kejadian pada entitas pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.

  1. One to Many atau Many to One

                Tingkat hubungan satu ke banyak adalah sama dengan banyak ke satu. Tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua. Sebaliknya satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.

  1. Many to Many

                Tingkat hubungan banyak ke banyak terjadi jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya. Baik dilihat pada sisi entitas yang pertama, maupun dilihat dari sisi yang kedua.

  1. Kamus Data

Kamus data sering disebut juga dengan data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan secara detail serta mengorganisasi semua elemen data yang diguanakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses. Kamus data dibuat pada tahap analisa sistem dan digunakan dan diguanakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem.

2.3  Konsep Sistem Database dan File

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi. Database dibentuk dari kumpulan file. File dalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan ke dalam beberapa tipe, diantaranya yaitu sebagai berikut :

  1. File induk (Master File)
  2. File Transaksi (Transaction File)
  3. File Laporan.(Report File).
  4. File Sejarah (History File)
  5. File Pelindung (Backup File)
  6. File Kerja (Working File)

Dalam perancangan sistem database untuk menghasilkan database yang kompak dan efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam pemanipulasian (tambah, ubah, hapus) data, maka dapat dilakukan melalui teknik-teknik perancangan database yaitu teknik normalisasi atau teknik entity relational. Teknik perancangan tersebut dimaksudkan untuk :

  1. Menghindari terjadinya duplikasi data yang dapat menyebabkan inkonsistensi data.
  2. Menghindari terjadinya redudansi data yang berlebihan.
  3. Isolasi data yang standar.
  4. Multiple user.
  5. Security (keamanan data)
  6. Integritas data
  7. Data independent

2.3.1  Konsep Hardware

Hardware merupakan suatu rangkaian peralatan elektronik yang bekerja secara terpadu. Teknologi perangkat keras (hardware) tersebut terdiri dari alat masukan (input), alat pemroses dan alat keluaran (output).

2.3.2  Konsep Software

Hardware tidak dapat bekerja tanpa software, suatu alat yang canggih dari perangkat keras komputer digerakan bila instruksi-instruksi tertentu telah diberikan kepada alat tersebut.

Perangkat lunak terbagi atas 3 kategori yaitu :

  1. Sistem operasi (operating system)

Merupakan suatu alat penghubung antara hardware dengan software dan bertujuan untuk membantu user dalam berkomunikasi dengan komputer.

  1. Software bahasa (langguage software)

Merupakan program khusus yang disediakan dan digunakan untuk pengembangan program aplikasi, software ini merupakan interpreter (penterjemah) antara bahasa manusia dengan bahasa mesin. Langguage software dapat dikategotikan sebagai :

  1. Assembler, yaitu program yang digunakan untuk menterjemaahkan aplikasi yang ditulis dengan bahasa perakit (assembler).
  2. Compiler, yaitu suatu penterjemah antara bahasa umum dengan bahasa mesin.
  3. Interpreter, merupakan program untuk menterjemaahkan program yang ditulis dengan bahasa tingkat rendah atau bahasa mesin
  1. Software aplikasi.

Program yang digunakan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi manusia disebut dengan program aplikasi. Program aplikasi tersebut dapat diperoleh dengan 2 cara yaitu dengan membuat sendiri atau membeli.

2.4  Pengujian Sistem (Testing)

Terdapat dua macam/ metode pendekatan dalam  pengujian sebuah sistem informasi, yaitu black box testing dan white box testing.

2.4.1        Black Box Testing

        Test case ini bertujuan untuk menunjukkan fungsi perangkat lunak tentang cara beroperasinya, apakah pemasukan data keluaran telah berjalan sebagaimana yang diharapkan dan apakah informasi yang disimpan secara eksternal selalu dijaga kemutakhirannya.

        Pengujian black-box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Pengujian inimemungkinkan analis system memperoleh kumpulan kondisi input yang akan mengerjakan seluruh keperluan fungsional program. Tujuan metode ini mencari kesalahan pada:

1.        Fungsi yang salah atau hilang

2.        Kesalahan pada interface

3.        Kesalahan pada struktur data atau akses database

4.        Kesalahan performansi

5.        Kesalahan inisialisasi dan tujuan akhir

                Metode ini tidak terfokus pada struktur kontrol seperti pengujian whitebox tetapi pada domain informasi. Pengujian dirancang untuk menjawab pertanyaan sbb:

1.        Bagaimana validitas fungsional diuji?

2.        Apa kelas input yg terbaik untuk uji coba yg baik?

3.        Apakah sistem sangat peka terhadap nilai input tertentu?

4.        Bagaimana jika kelas data yang terbatas dipisahkan?

5.        Bagaimana volume data yg dapat ditoleransi oleh sistem?

6.        Bagaimana pengaruh kombinasi data terhadap pengoperasian system?

2.4.2        White Box Testing

        Adalah meramalkan cara kerja perangkat lunak secara rinci, karenanya logikal path (jalur logika) perangkat lunak akan ditest dengan menyediakan test case yang akan mengerjakan kumpulan kondisi dan atau pengulangan secara spesifik. Secara sekilas dapat diambil kesimpulan white box testing merupakan petunjuk untuk mendapatkan program yang benar secara 100%.

        

2.5  Teori Pendukung

2.5.1  Pengertian Penjualan

Menurut Rapl Estex menyatakan bahwa penjualan adalah “Transfer atas barang dan jasa untuk mendapatkan sumber daya berupa kas atau sumberdaya berupa kesanggupan membayar (piutang).

2.5.1.1  Terjadinya penjualan

Terjadinya penjualan menurut M Tuannakota adalah terjadinya pemindahan hak dari suatu klaim timbul, karena ada segi-segi teknik hukum sering kali rumit maka para akuntan biaya mengakui adanya penjualan pada saat penyerahan barang kepada langganan atau perusahaan umum.

2.5.1.2  Klasifikasi Penjualan

Klasifikasi penjualan menurut La Midjan dan Azhar Susanto adalah sebagai berikut :

  1. Penjualan Tunai

Penjualan yang bersifat cash and carry pada umumnya terjadi secara kontan, penjualan ini juga dapat terjadi selama waktu pembayarannya tidak melebihi satu bulan.

  1. Penjualan Kredit

Penjualan kredit terjadi apabila jangka waktu pembayarannya lebih dari satu bulan.

  1. Penjualan Tender (Lelang).

Penjualan yang dilaksanakan melalui tender untuk memenuhi permintaan pihak pembeli yang membuka/membeli tender tersebut.

  1. Penjualan ekspor

Penjulan yang dilaksanakan dengan pihak pembeli luar negeri yang mengimpor barang tersebut.

  1. Penjualan Konsinyasi.

Menjual barang secara “titipan” kepada pembeli yang juga sebagai penjual. Bila menjual barang tidak laku dalam jangka waktu tertentu maka barang tersebut diambil kembali oleh pihak penjual.

  1. Penjualan melalui grosir

Penjualan tidak langsung kepada pembeli tetapi melalui pedagang perantara.

2.5.2  Persediaan Barang

Persediaan barang (inventory) merupakan asset yang sangat penting bagi perusahaan baik dalam jumlah maupun peranannya. Persediaan yang dimaksud adalah persediaan barang yang digunakan perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan setiap harinya.

Dalam menilai persediaan ada beberapa cara yang dapat digunakan diantaranya dengan :

  1. Cara first in, first out (FIFO-Methode), diasumsikan bahwa harga barang yang sudah terjual dinilai menurut harga pembelian yang masuk dahulu
  2. Cara rata-rata tertimbang (Weighted Average Methode), cara ini berbeda dengan cara yang telah dijelaskan sebelumnya karena didasarkan atas rata-rata harga dimana harga tersebut di pengaruhi oleh jumlah barang yang diperoleh pada masing-masing harganya.
  3. Cara Last In, First Out (LIFO-Methode), bilamana keadaan harga stabil, maka semua cara penilaian menghasilkan angka yang sama.

Suatu sistem persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahaan mempunyai tujuan-tujuan tertentu. Persediaan dijalankan untuk memelihara agar terdapat keseimbangan antara kerugian-kerugian serta penghematan dengan adanya suatu tingkat persediaan, dan besarnya biaya serta modal yang dibutuhkan untuk mengadakan persediaan tersebut. Tujuan pengolahan data pada persediaan dapat dinyatakan sebagai usaha untuk :

  1. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi.
  2. Menjaga agar pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebih-lebihan sehingga biaya-biaya yang timbul dari persediaan tidak terlalu besar.

2.5.3  Pembelian

        Dalam sistem pembelian terdapat dua kegiatan utama, yaitu kegiatan pembelian dan kegiatan penerimaan barang yang dibeli. Pada perusahaan yang masih kecil fungsi pembelian biasanya dirangkap oleh kepala bagian tertentu seperti kepala bagian umum, atau kepala bagian keuangan, sedang fungsi penerimaan barang kadang dirangkap oleh bagian gudang. Pada perusahaan yang besar fungsi pembelian, serta penerimaan barang ditangani oleh bagian tersendiri.

        

2.5.4  Retur Pembelian

                Retur Pembelian merupakan dokumen yang berisi data-data item barang yang dikembalikan kepada vendor/pemasok karena kondisi tertentu misalnya berlebihan atau cacat/rusak. Retur pembelian bisa dilakukan dengan tunai dan kredit sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2.5.5  Retur Penjualan

        Retur penjualan adalah pengembalian barang dari customer  karena hal tertentu, mungkin karena rusak atau pengiriman barang yang tidak memenuhi spesifikasi yang diinginkan customer, dll.

2.5.6  Laporan Keuangan

        Laporan keuangan utama yang dihasilkan dari proses akuntansi adalah neraca dan laporan rugi-laba. Neraca dibuat dengan maksud untuk menggambarkan posisi keuangan suatu organisasi pada suatu saat tertentu, sedangkan laporan rugi-laba disusun dengan maksud untuk menggambarkan hasil-hasil usaha yang dicapai dalam suatu periode waktu tertentu.

1.        Neraca

                Neraca atau sering disebut juga laporan posisi keuangan adalah merupakan suatu daftar yang menggambarkan aktiva (harta kekayaan), utang-utang dan modal yang dimiliki oleh suatu perusahaan pada suatu saat tertentu.

        a.        Aktiva

        Aktiva adalah sumber-sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan yang biasanya dinyatakan dalam satuan uang. Jenis sumber-sumber ekonomi atau lazim disebut kekayaan perusahaan bisa bermacam-macam. Ada yang dikelompokan dalam aktiva lancar berupa kas, piutang dagang, persediaan dan sebagainya. Dan ada yang dikelompokan kedalam aktiva yang bersifat lebih permanen seperti tanah, gedung, mesin, dan sebagainya.

b.        Utang

        Utang adalah kewajiban-kewajiban yang harus dibayar oleh perusahaan dengan uang atau jasa pada suatu saat tertentu di masa yang akan datang.

c.        Modal

        Modal pada hakekatnya merupakan hak pemilik perusahaan atas kekayaan (aktiva) perusahaan. Besarnya hak pemilik sama dengan aktiva bersih perusahaan, yaitu selisih antara aktiva dan utang.

2.        Laporan Rugi-Laba

                Laporan rugi-laba disusun untuk mengetahui laba atau rugi yang diperoleh perusahaan dalam suatu periode tertentu dimana dirinci juga penghasilan dan biaya yang telah menimbulkan adanya laba atau rugi tersebut.

3.        Laporan perubahan modal

                Untuk memperoleh gambaran yang jelas tentang faktor-faktor yang menambah atau mengurangi modal, maka perusahaan biasanya menyusun laporan keuangan yang disebut laporan perubahan modal.

III.  ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1  Truktur Organisasi

Tugas dan wewenang dari setiap bagian yang terlibat dalam struktur organisasi tersebut adalah sebagai berikut :

  1. Pimpinan Perusahaan

Managerial Sistem atau siklus pengambilan keputusan, membuat rencana, menyusun organisasi, pengarahan organisasi, pengendalian, memberikan penilaian dan pelaporan.

  1. Memotivasi artinya seorang manajer harus mampu mendorong para bawahan untuk bekerja giat dan membina bawahan dengan baik dan harmonis.
  2. Harus berusaha untuk memenuhi kebutuhan bawahannya.
  3. Membina bawahannya agar bekerja secara efektif dan efisien.
  4. Memberikan wewenang pada bawahannya agar bersedia memikul tanggung jawab.
  5. Mewakili dan membina hubungan yang harmonis dengan pihak luar.
  6. Karena belum ada staf khusus bagian pembelian, maka kegiatan pemesanan dan pembelian barang sparepart masih ditangani oleh manajer/pimpinan.
  1. Bagian Keuangan
  1. Memberikan penilaian dan pengawasan hasil dari penjualan barang dan jasa.
  2. Memberikan arahan kerja yang baik terhadap karyawan
  3. Menerima tugas dari pimpinan yang membawahinya
  4. Memberikan pengawasan, perkiraan serta perencanaan terhadap keuangan perusahaan.
  5. Menjalankan pembukuan keuangan perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan hasil dari penjualan dan pembelian barang serta jasa bengkel.
  1. Bagian Administrasi.
  1. Mencatat setiap transaksi yang terjadi di perusahaan, baik transaksi penjualan maupun pembelian.
  2. Membuat laporan mengenai persediaan barang, laporan penjualan dan laporan-laporan lainnya yang dibutuhkan perusahaan.
  3. Mengecek daftar persediaan barang
  4. Membuat daftar barang sparepart yang harus segera dibeli (daftar belanja).
  1. Bagian Penjualan
  1. Melayani kebutuhan konsumen
  2. Bertanggung jawab atas program kerja di unit spare part dan jasa yang ditanganinya.
  1. Bagian Pembelian
  1. Menjalin kerjasama dengan pemasok.
  2. Bertanggung jawab atas pengadaan/pemesanan/pembelian barang.
  1. Mekanik
  1. Melayani kebutuhan konsumen
  2. Bertanggung jawab atas program kerja di unit jasa yang ditanganinya.

  1. Analisis Kebutuhan Sistem
  1. Kebutuhan Informasi

Beberapa informasi yang dibutuhkan oleh pemakai dapat dilihat pada tabel 3.1.

Tabel 3.1  Kebutuhan informasi

No

Informasi Yang Dibutuhkan

Tujuan

Frekuensi

1

Faktur Penjualan Barang Sparepart

Pelanggan

Setiap transaksi

2

Faktur Penjualan Jasa Service

Pelanggan

Setiap Transaksi

3

Laporan Persediaan Barang

Pimpinan

Setiap bulan

4

Laporan Daftar Belanja Barang Sparepart

Pimpinan

Setiap  diperlukan

5

Laporan Harian Penjualan Barang Sparepart

Pimpinan

Setiap hari

6

Laporan Harian Penjualan Jasa Service

Pimpinan

Setiap Hari

7

Laporan Bulanan Penjualan Barang Sparepart

Pimpinan

Setiap Bulan

8

Laporan Bulanan Penjualan Jasa Service

Pimpinan

Setiap Bulan

9

Laporan Bulanan Retur Penjualan Barang Sparepart

Pimpinan

Setiap Bulan

10

Laporan Saldo Piutang

Pimpinan

Setiap Bulan

11

Laporan Pembayaran Piutang

Pimpinan

Setiap Bulan

12

Laporan Bulanan Pembelian Barang Sparepart

Pimpinan

Setiap Bulan

13

Laporan Bulanan Retur Pembelian Barang Sparepart

Pimpinan

Setiap Bulan

14

Laporan Saldo Utang

Pimpinan

Setiap Bulan

15

Laporan Pembayaran Utang

Pimpinan

Setiap Bulan

16

Laporan Jurnal

Pimpinan

Jika diperlukan

17

Laporan Laba Rugi

Pimpinan

Setiap Bulan

18

Laporan Neraca Saldo

Pimpinan

Setiap Bulan

  1. Kebutuhan Aplikasi

Kebutuhan aplikasi dalam Sistem Informasi Bengkel Duta Family Motor adalah Point Of Sale Terminal. Yang dimaksud Point Of Sale Terminal ini adalah mengolah data transaksi yang dilaksanakan di bagian penjualan, meliputi pembuatan faktur penjualan dan pembuatan laporan yang dibutuhkan perusahaan setiap hari/bulan. Selain itu diperlukan juga pengolah data di bagian keuangan untuk memperoleh informasi tentang keungan perusahaan dan harta kekayaan yang dimilikinya. Dengan demikian pimpinan perusahaan akan lebih memudah dalam pengambilan keputusan dan penetapan rencana strategis dalam pengembangan usahanya.

  1. Kebutuhan Perangkat Keras

Sistem komputer yang akan digunakan adalah Stand Alone dimana komputer ditempatkan di bagian administrasi. Berdasarkan analisa penulis di Bengkel Duta Family Motor sudah memiliki satu unit komputer untuk menunjang kelancaran system yang akan diterapkan di perusahaan.

  1. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
  1. Deskripsi Kebutuhan Fungsional

Perangkat lunak aplikasi yang dibuat oleh penulis mempunyai kemampuan-kemampuan untuk memenuhi kebutuhan fungsional dalam memproses data, seperti yang tercantum dalam tabel 3.26.

  1. Permodelan Kebutuhan Fungsional
  1. Fungsi Sistem

Sistem Informasi Bengkel berfungsi untuk mengolah data transaksi penjualan barang & jasa, retur penjualan, pembayaran piutang, pembelian barang sparepart & aktiva tetap, retur pembelian dan pembayaran utang guna mengetahui jumlah persediaan barang, jumlah penjualan barang & jasa, laba rugi, dan harta kekayaan perusahaan. Cakupan ini meliputi pengolahan data induk barang, pelanggan, jasa, pemasok dan perkiraan, pengolahan data transaksi penjualan barang & jasa, retur penjualan, pembayaran piutang, pembelian barang sparepart & aktiva, retur pembelian, pembayaran utang, serta pembuatan laporan-laporan dari setiap kegiatan transaksi di atas.

  1. Data Flow Diagram
  1. Contex Diagram

Contex Diagram dapat dilihat pada gambar 3.10

  1. Diagram Aliran Data Tingkat 0

Diagram Aliran Data Tingkat 0 dapat dilihat pada gambar 3.11

  1. Diagram Aliran Data Tingkat 1
  1. Proses 1.00 Kelola Data Penjualan Barang Sparepart

Proses 1.00 Kelola Data Penjualan Barang Sparepart dapat dilihat pada gambar 3.12

  1. Proses 2.00 Kelola Data Penjualan Jasa Service

                Proses 2.00 Kelola Data Penjualan Jasa Service dapat dilihat pada gb 3.13

  1. Proses 3.00 Kelola Data Retur Penjualan

                Proses 3.00 Kelola Data Retur Penjualan dapat dilihat pada gambar 3.14

  1. Proses 4.00 Kelola Data Pembayaran Piutang

                Proses 4.00 Kelola Data Pembayaran Piutang dapat dilihat pada gb. 3.15

  1. Proses 5.00 Kelola Data Pembelian Barang Sparepart

Proses 5.00 Kelola Data Pembelian Barang Sparepart dapat dilihat pada gambar 3.16

  1. Proses 6.00 Kelola Data Transaksi Jurnal

Proses 6.00 Kelola Data Transaksi Jurnal Pembelian Aktiva Tetap dapat dilihat pada gambar 3.17

  1. Proses 7.00 Kelola Data Retur Pembelian

Proses 7.00 Kelola Data Retur Pembelian dapat dilihat pada gambar 4.18

  1. Proses 8.00 Kelola Data Pembayaran Utang

                Proses 8.00 Kelola Data Pembayaran Utang dapat dilihat pada gb. 4.19

3.3.2.3  Entity Realtional Diagram

3.3.2.4   Kamus Data (Data Dictionary)

  1. Data Store
  1. Barang = @kodebrg + namabrg + stock + stockmin + hargadsr + hargajual
  2. Pelanggan = @nopel + namapel + alamat + type + @nopol + norangka + nomesin + warna + tglprod + saldo_p
  3. Pemasok        = @nopem + nama + perusahaan + alamat + kota + kodepos + telp + fax + hp + email + saldo_u
  4. Mekanik        = @nomek + namamek
  5. Service        = @kode + jenisjasa + tarip
  6. Perkiraan        = @noac + @noper + namaper + saldoa + saldoj + saldots
  7. Faktur                = @nofak + tgltran + @nopel + totjualsp + diskon+ bayar + piutang + saldop
  8. Penjualan        = @nofak + @kodebrg + qty + jumlah
  9. FakturJs        = @nofak + tgltran + @nopel + km + totjasa + diskon + bayar + piutang
  10. Tservice        = @nofak + @kode + @nomek + jmljasa
  11. FakturRJ        = @nobukti + tgltran + @nofak + nopel + totalrj
  12. ReturJual        = @nobukti + @kodebrg + qty + jumlah
  13. Piutang        = @nofak + tgltran + catatan + @nopel + jmlpiutang + saldo
  14. ByrPiutang = @nobayar + tglbayar + catatan + @nofak + @nopel + diskon + jmlbayar + saldo
  15. FakturB        = @nofak + tgltran + @nopem + totbeli + diskon + bayar + utang + saldou
  16. Pembelian = @nofak + @kodebrg + qty + jumlah
  17. FakturRB         = @nobukti + tgltran + @nofak + @nopem + totalrb
  18. ReturBeli        = @nobukti + kodebrg + qty + jumlah
  19. Jurnal                 = @nobukti + tgltran + @nopel + @nopem + catatan + @noper  + debet + kredit
  20. Utang                = @nofak + tgltran + catatan + @nopem + jmlutang + saldo
  21. ByrUtang        = @nobayar + tglbayar + catatan + @nofak + @nopem + diskon + jmlbayar + saldo

2.   Arus Data

  1. IdBrg  = KodeBrg + NamaBrg + Stock + StockMin + HargaDsr + HargaJual
  2. IdPelanggan = KodePel + NamaPel + Alamat + Type + NoPol + NoRangka + NoMesin + Warna + TglProd + Saldo_P
  3. IdPerkiraan = Noac + NoPer + NamaPer + Saldoa + Saldoj + Saldots
  4. IdService = Kode + JenisJasa + Tarip
  5. IdMekanik = NoMek + NamaMek
  6. IdPem = NoPem + Nama + Perusahaan + Alamat + Kota + KodePos + Telp + Fax + Hp + Email + Saldo_U
  7. FakturJual = NoFak + TglTran + NamaPel + Alamat + {KodeBrg + NamaBrg + Qty + HargaJual + Jumlah} + TotJualSp + Diskon + Bayar + Piutang
  8. KartuService = NoUrut + Tanggal + NamaPel + Alamat + NoPol + NoMesin + Jam + Type + Km + CatatanAw + CatatanAh + Sparepart + Mekanik
  9. Fak.J.Service = NoFak + TglTran + NamaPel + Alamat + {Kode + JenisJasa + JmlJasa} + TotJasa + Diskon + Bayar + Piutang
  10. BuktiReturJual = NoBukti + TglTran + NoFak + NamaPel + Alamat + {KodeBrg + NamaBrg + Qty + HargaJual + Jumlah} + TotalRJ
  11. SuratTagihan = NoSurat + Tanggal + NamaPel + Alamat + JumlahTagih + TanggalJT
  12. BuktiByrPiutang  = NoBayar + TglBayar + NoFak + NamaPel + Alamat + SaldoAw + Diskon + JumlahBayar + SaldoAh
  13. FakturBeli = Nofak + TglTran + NamaPem + Alamat + {KodeBrg + NamaBrg + Qty + HargaDsr + Jumlah} + TotBeli + Diskon + Bayar + Utang
  14. BuktiReturBeli = NoBukti + TglTran + NoFak + NamaPem + Alamat + {KodeBrg + NamaBrg + Qty + HargaDsr +   Jumlah} + TotalRB
  15. AjuanPembelian = NamaBrg + Qty + Harga + Jumlah + TotalHrg
  16. FakturBeliAktiva  = NoFak + TglTran + NamaPem +   Alamat + {NamaBrg + Qty + Harga + Jumlah} + TotalHrg
  17. FakturTagihan = Nofak + Tanggal + NamaPem + Alamat + Utang
  18. LapJual = Tanggal + TotJualSp + Diskon + Bayar + Piutang
  19. LapStock = KodeBrg + NamaBrg + StockAwal + QtyBeli + QtyRBeli + QtyJual + QtyRJual + StockAkhir + Rata2Jual
  20. LapPiutang = Tanggal + NoFak + NamaPem + Alamat + Piutang
  21. Lap.J.Service = Tanggal + TotalJasa + Diskon + Bayar + Piutang
  22. LapReturJual = Tanggal + NoFak + NoPel + NamaPel + NoPol + TotalRJ
  23. LapByrPiutang = Tanggal + NoBayar + NoFak + NamaPel+ Diskon + JmlBayar
  24. LapBeli = Tanggal + TotalBeli + Diskon + Bayar + Utang
  25. Daf.Belanja = KodeBrg + NamaBrg + Stock + StockMin + HargaDsr
  26. LapReturBeli = Tanggal + NoFak + NoPem + NamaPem + Perusahaan + TotalRB

        aa.        LapJurnal = Tanggal + NoBukti + NoPer + Catatan + Debet + Kredit

        ab.        LapUtang = Tanggal + NoFak + NamaPem + Alamat + Utang

        ac.        LabaRugi = Tanggal + NamaPer + TotalPend + TotalBiaya + LabaRugi

        ad.        NeracaSaldo = Tanggal + NamaPer + TotalAktiva + TotalUtang + TotalModal + LabaBerjalan + Selisih + TotalPasiva

ae.        LapByrUtang = Tanggal + NoBayar + NoFak + Perusahaan + Diskon + JmlBayar

        af.        LapInsentifMek = Nomek + NamaMek + TotalJasa + Insentif


IV.   Perancangan Sistem

4.1        Skema Relasi Basis Data

4.2  Deskripsi Tabel

1.         Tabel Barang

Nama Tabel         : Barang

Fungsi         : Menyimpan data induk barang sparepart

Jenis         : Tabel Induk

Primary Key         : Kodebrg

Foreign Key         : -

Struktur Tabel         :

Tabel 4.1  Struktur File Barang

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Kodebrg

Character

15

Kode barang

2

Namabrg

Character

35

Nama barang

3

Stock

Numerik

5

Stock barang

4

Stocmin

Numeric

3

Stock minimal

5

Hargadsr

Curency

8

Harga dasar

6

Hargajual

Curency

8

Harga jual

2.         Tabel Pelanggan

Nama Tabel         : Pelanggan

Fungsi         : Menyimpan data induk pelanggan

Jenis         : Tabel Induk

Primary Key         : Nopel

Foreign Key         : -

Struktur Tabel         :

Tabel 4.2  Struktur File Pelanggan

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Nopel

Character

8

Nomor pelanggan

2

Namapel

Character

20

Nama pelanggan

3

Alamat

Character

50

Alamat

4

Type

Character

15

Type motor

5

Nopol

Character

10

Nomor polisi

6

Norangka

Character

18

Nomor rangka

7

Nomesin

Character

14

Nomor mesin

9

Warna

Character

15

Warna motor

10

TglProd

Date

8

Tanggal pembelian

11

Saldo_p

Curency

8

Saldo piutang

3.         Tabel Pemasok

Nama Tabel         : Pemasok

Fungsi         : Menyimpan data induk pemasok

Jenis         : Tabel Induk

Primary Key         : Nopem

Foreign Key         : -

Struktur Tabel         :

Tabel 4.3  Struktur File Pemasok

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Nopem

Character

6

Nomor pemasok

2

Nama

Character

24

Nama pemasok

3

Perusahaan

Character

24

Perusahaan

4

Alamat

Character

50

Alamat

5

Kota

Character

12

Kota

6

Kodepos

Character

5

Kode pos

7

Telp

Character

10

Nomor telepon

9

Fax

Character

10

Nomor fax

10

Hp

Character

12

Nomor handphone

11

Email

Character

20

Email

12

Saldo_u

Curency

8

Saldo utang

4.         Tabel Mekanik

Nama Tabel         : Mekanik

Fungsi         : Menyimpan data induk mekanik

Jenis         : Tabel Induk

Primary Key         : Nomek

Foreign Key         : -

Struktur Tabel         :

Tabel 4.4  Struktur File Mekanik

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Nomek

Character

4

Nomor mekanik

2

Namamek

Character

20

Nama mekanik

5.         Tabel Service

Nama Tabel         : Service

Fungsi         : Menyimpan data induk jasa service

Jenis         : Tabel Induk

Primary Key         : Kode

Foreign Key         : -

Struktur Tabel         :

Tabel 4.5  Struktur File Service

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Kode

Character

5

Kode jasa

2

Jenisjasa

Character

30

Jenis jasa

3

Tarip

Curency

8

Tarip jasa service

6.         Tabel Perkiraan

Nama Tabel         : Perkiraan

Fungsi         : Menyimpan data induk perkiraan

Jenis         : Tabel Induk

Primary Key         : Noper

Foreign Key         : -

Struktur Tabel         :

Tabel 4.6  Struktur File Perkiraan

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Noac

Character

1

Nomor Account

2

Noper

Character

6

Nomor perkiraan

3

Namaper

Character

30

Nama perkiraan

4

Saldoa

Curency

8

Saldo awal

5

Saldoj

Curency

8

Saldo berjalan

6

Saldots

Curency

8

Saldo tahun sebelumnya

7.         Tabel Faktur Penjualan

Nama Tabel         : Faktur

Fungsi         : Menyimpan data transaksi penjualan

Jenis         : Tabel Transaksi

Primary Key         : Nofak

Foreign Key         : Nopel

Struktur Tabel         :

Tabel 4.7  Struktur File Faktur

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Nofak

Character

10

Nomor faktur

2

Tgltran

Date

8

Tanggal transaksi

3

Nopel

Character

8

Nomor pelanggan

4

TotJualSp

Curency

8

Total penjualan

5

Diskon

Curency

8

Diskon penjualan

6

Bayar

Curency

8

Tarip jasa service

7

Piutang

Curency

8

Piutang

8

Saldop

Curency

8

Saldo piutang

8.         Tabel Detail Penjualan

Nama Tabel         : Penjualan

Fungsi         : Menyimpan data transaksi detail penjualan

Jenis         : Tabel Transaksi

Primary Key         : Nofak+Kodebrg

Foreign Key         : Nofak, Kodebrg

Struktur Tabel         :

Tabel 4.8  Struktur File Penjualan

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Nofak

Character

10

Nomor faktur

2

Kodebrg

Character

15

Kode barang

3

Qty

Numeric

4

Kuantitas penjualan

4

Jumlah

Curency

8

Jumlah harga

9.         Tabel Faktur Jasa Service

Nama Tabel         : FakturJs

Fungsi         : Menyimpan data transaksi penjualan jasa

Jenis         : Tabel Transaksi

Primary Key         : Nofak

Foreign Key         : Nopel

Struktur Tabel         :

Tabel 4.9  Struktur File FakturJs

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Nofak

Character

10

Nomor faktur

2

Tgltran

Date

8

Tanggal transaksi

3

Nopel

Character

8

Nomor pelanggan

4

Km

Character

10

Kilometer terakhir

5

TotJasa

Curency

8

Total jasa

6

Diskon

Curency

8

Diskon

7

Bayar

Curency

8

Jumlah bayar

8

Piutang

Curency

8

Piutang

10.Tabel Detail Jasa

Nama Tabel         : TService

Fungsi         : Menyimpan data transaksi detail jasa

Jenis         : Tabel Transaksi

Primary Key         : Nofak+Kode+Nomek

Foreign Key         : Nofak, Kode, Nomek

Struktur Tabel         :

Tabel 4.10  Struktur File TService

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Nofak

Character

10

Nomor faktur

2

Kode

Character

5

Kode jasa

3

Nomek

Character

4

Nomor mekanik

4

Jmljasa

Curency

8

Jumlah jasa

11.        Tabel Faktur Retur Penjualan

Nama Tabel         : FakturRJ

Fungsi         : Menyimpan data transaksi faktur retu penjualan

Jenis         : Tabel Transaksi

Primary Key         : Nobukti

Foreign Key         : Nofak, Nopel

Struktur Tabel  :

Tabel 4.11  Struktur File FakturRJ

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Nobukti

Character

10

Nomor bukti retur

2

Tgltran

Date

8

Tanggal transaksi

3

Nofak

Character

10

Nomor faktur

4

Nopel

Character

8

Nomor pelanggan

5

TotalRJ

Curency

8

Jumlah harga

12.        Tabel Detail Retur Penjualan

Nama Tabel         : ReturJual

Fungsi         : Menyimpan data transaksi detail retur penjualan

Jenis         : Tabel Transaksi

Primary Key         : Nobukti+Kodebrg

Foreign Key         : Nobukti, Kodebrg

Struktur Tabel         :

Tabel 4.12  Struktur File ReturJual

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Nobukti

Character

10

Nomor faktur

2

Kodebrg

Character

15

Kode barang

3

Qty

Numeric

4

Kuantitas penjualan

4

Jumlah

Curency

8

Jumlah harga

13.        Tabel Piutang

Nama Tabel         : Piutang

Fungsi         : Menyimpan data transaksi piutang

Jenis         : Tabel Transaksi

Primary Key         : Nofak

Foreign Key         : Nopel

Struktur Tabel         :

Tabel 4.13  Struktur File Piutang

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Nofak

Character

10

Nomor faktur

2

Tgltran

Date

8

Tanggal transaksi

3

Catatan

Character

40

Catatan

4

Nopel

Character

8

Nomor pelanggan

5

Jmlpiutang

Curency

8

Jumlah piutang

6

Saldo

Curency

8

Saldo piutang

14.        Tabel Pembayaran Piutang

Nama Tabel         : ByrPiutang

Fungsi         : Menyimpan data transaksi bayar piutang

Jenis         : Tabel Transaksi

Primary Key         : NoBayar

Foreign Key         : Nofak, Nopel

Struktur Tabel         :

Tabel 4.14  Struktur File ByrPiutang

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

NoBayar

Character

10

Nomor bayar

2

TglBayar

Date

8

Tanggal bayar

3

Catatan

Character

40

Catatan

4

Nofak

Character

10

Nomor faktur

5

Nopel

Character

8

Nomor pelanggan

6

JmlBayar

Curency

8

Jumlah bayar

7

Diskon

Curency

8

Diskon

8

Saldo

Curency

8

Saldo piutang

15.        Tabel Faktur Pembelian Barang Sparepart

Nama Tabel         : FakturB

Fungsi         : Menyimpan data transaksi pembelian barang

Jenis         : Tabel Transaksi

Primary Key         : Nofak

Foreign Key         : Nopem

Struktur Tabel         :

Tabel 4.15  Struktur File FakturB

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Nofak

Character

10

Nomor faktur

2

Tgltran

Date

8

Tanggal transaksi

3

Nopem

Character

6

Nomor pemasok

4

Totbeli

Curency

8

Total pembelian

5

Diskon

Curency

8

Diskon pembelian

6

Bayar

Curency

8

Jumlah Bayar

7

Utang

Curency

8

Utang

8

Saldou

Curency

8

Saldo utang

16.        Tabel Detail Faktur Pembelian Barang Sparepart

Nama Tabel         : Pembelian

Fungsi         : Menyimpan data transaksi detail pembelian

Jenis         : Tabel Transaksi

Primary Key         : Nofak+Nopem

Foreign Key         : Nofak, Nopem

Struktur Tabel         :

Tabel 4.16  Struktur File Pembelian

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Nofak

Character

10

Nomor faktur

2

Kodebrg

Character

15

Kode barang

3

Qty

Numeric

4

Kuantitas beli

4

Jumlah

Curency

8

Jumlah harga

17.        Tabel Faktur Retur Pembelian Barang Sparepart

Nama Tabel         : FakturRB

Fungsi         : Menyimpan data transaksi retur pembelian

Jenis         : Tabel Transaksi

Primary Key         : Nobukti

Foreign Key         : Nofak, Nopem

Struktur Tabel         :

Tabel 4.17  Struktur File FakturRB

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Nobukti

Character

10

Nomor bukti

2

Tgltran

Date

8

Tanggal transaksi

3

Nofak

Character

10

Nomor faktur

4

Nopem

Character

6

Nomor pemasok

5

TotalRB

Curency

8

Total retur beli

18.        Tabel Detail Retur Pembelian Barang Sparepart

Nama Tabel         : ReturBeli

Fungsi         : Menyimpan data transaksi retur pembelian

Jenis         : Tabel Transaksi

Primary Key         : Nobukti+Kodebrg

Foreign Key         : Nobukti, Kodebrg

Struktur Tabel         :

Tabel 4.18  Struktur File ReturBeli

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Nobukti

Character

10

Nomor bukti

2

Kodebrg

Character

15

Kode barang

3

Qty

Numeric

4

Kuantitas retut beli

4

Jumlah

Curency

8

Jumlah harga

19.        Tabel Jurnal

Nama Tabel         : Jurnal

Fungsi         : Menyimpan data transaksi jurnal

Jenis         : Tabel Transaksi

Primary Key         : Nobukti

Foreign Key         : Noper, Nopel, Nopem

Struktur Tabel         :

Tabel 4.19  Struktur File Jurnal

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Nobukti

Character

10

Nomor bukti

2

Tgltran

Date

8

Tanggal transaksi

3

Nopel

Character

8

Nomor pelanggan

4

Nopem

Character

6

Nomor pemasok

5

Catatan

Character

40

Catatan

6

Noper

Character

6

Nomor perkiraan

7

Debet

Curency

8

Debet

8

Kredit

Curency

8

Kredit

20.        Tabel Utang

Nama Tabel         : Utang

Fungsi         : Menyimpan data transaksi utang

Jenis         : Tabel Transaksi

Primary Key         : Nofak

Foreign Key         : Nopem

Struktur Tabel         :

Tabel 4.20  Struktur File Utang

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Nofak

Character

10

Nomor faktur

2

Tgltran

Date

8

Tanggal transaksi

3

Nopem

Character

6

Nomor pemasok

4

Catatan

Character

40

Catatan

5

JmlUtang

Curency

8

Jumlah utang

6

Saldo

Curency

8

Saldo utang

21.        Tabel Bayar Utang

Nama Tabel         : ByrUtang

Fungsi         : Menyimpan data transaksi bayar utang

Jenis         : Tabel Transaksi

Primary Key         : NoBayar

Foreign Key         : Nofak, Nopem

Struktur Tabel         :

Tabel 4.21  Struktur File ByrUtang

No

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

1

Nobayar

Character

10

Nomor bayar

2

Tglbayar

Date

8

Tanggal bayar

3

Catatan

Character

40

Catatan

4

Nofak

Character

10

Nomor faktur

5

Nopem

Character

6

Nomor pemasok

6

JmlBayar

Curency

8

Jumlah utang

7

Diskon

Curency

8

Diskon

8

Saldo

Curency

8

Saldo utang

4.3  Structur Chart

        Rancangan Structure Chart Sistem Informasi Bengkel Duta Family Motor dapat dilihat pada gambar 4.4


4.3.2  Antarmuka Pemakai

                Tata letak layar merupakan rancangan dalam menata tampilan layar yang akan digunakan dalam pembuatan program sebagai sarana masukan data. Tata letak layar tersebut dapat dilihat pada gambar 4.5 s/d 4.7

V.  KESIMPULAN DAN SARAN

5.1        Kesimpulan

        Berdasarkan hasil penelitian dan pembangunan sistem informasi inventory dan keuangan dengan menggunakan Visual FoxPro 9.0, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1.        Pengolahan data transaksi di Bengkel Duta Family Motor Parakanmuncang menjadi lebih efektif .

2.        Resiko kehilangan bukti-bukti transaksi dapat diminimalisir.

3.        Pengolahan basis data menjadi lebih mudah.

4.        Pembuatan laporan dari setiap kegiatan transaksi menjadi lebih mudah.

5.        Stock barang dapat dengan mudah dikontrol dan dikendalikan.

 

5.2        Saran

        Agar sistem ini berfungsi dengan baik, maka penulis sarankan kepada pemilik Bengkel Duta Family Motor untuk memperhatikan hal-hal berikut :

1.        Untuk peng-entry-an transaksi jurnal, pembelian aktiva tetap, pembayaran utang dan piutang harus dilakukan oleh petugas yang mengerti dasar-dasar akuntansi, mengingat ada aturan-aturan pencatatan akuntansi yang harus diikuti.

2.        Melakukan backup data secara berkala untuk menghindari kerusakan atau kehilangan data akibat gangguan listrik atau hal-hal lain yang tidak dikehendaki.

3.        Lakukan tutup buku setiap akhir tahun, untuk menjaga kinerja sistem, dan penanganan database agar lebih teratur.

4.        Sebaiknya sistem ini diterapkan, karena lebih efektif dan efisien dibanding sistem lama.

5.        Untuk lebih terjaminnya securitas sistem dan lebih efektifnya dalam pengoperasian sistem oleh setiap bagian, serta memudahkan pengontrolan dan pengendalian sistem, maka perlu adanya pengembangan sistem berbasis database client server, hardware berbasis network, dan seting ruangan yang mendukung.

DAFTAR PUSTAKA

Adi Nugroho. (2010). Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan Metode USDP. Yogyakarta : C.V. Andi Offset.

Al-Bahra Bin Ladjamudin. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Al Haryono Jusup, Drs., M.B.A., Ak. (1991). Dasar-dasar Akuntansi. Yogyakarta : Liberti.

Aryanto, S.E., Ak. (2003). “Tip dan Trik Pemrograman Profesional Microsoft Visual FoxPro 6.0”. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.

Aryanto, S.E., Ak. (2002). “Pengolahan Database dengan Microsoft Visual FoxPro 6.0”. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.

Bartee, Thomas. (1975). Introduction to Computer. Kogakusha Ltd.: McGraw-Hill.

Fatansyah. (2001). Basis Data. Bandung : Informatika.

Huni Iskandar Pohan, Kusnassriyanto Saiful Bahri. (1997). Pengantar Sistem, Jakarta : Cetakan I, Erlangga.

Indah Dwianti. (2010). Perancangan Sistem Informasi Gaji Pegawai Pada Sub Bagian Keuangan Berbasis Internet di Dinas Pendidikan Propinsi Jawa Barat. Jurusan Teknik Informatika STMIK “AMIK BANDUNG” Bandung : tidak diterbitkan.

Inge Martina, Ir. (2001). “Visual FoxPro 6.0 ; 36 Jam Belajar Komputer”. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.

James Martin, Carma McClure. (1985). Structure Techniques : The Basis for CASE. New Jersey : Prentice

Knuth, Donald, E. (1973). The Art of Computer Programmeing Volume 1. Inc. : Addison-Wesley Company.

Rusidi. (1993). Pedoman Penelitian dan Penulisan Ilmiah, Jatinangor: UPT Penerbitan IKOPIN.

Wahana Komputer. (2007).  Panduan Praktis Pemrograman Database dengan Visual FoxPro 9.0. Yogyakarta : Andi Offset.

Yogianto HM. (1999). Analisis & Desain Sistem Informasi, Edisi II. Yogyakarta : Andi Offset.

www.gangsir.com

http://whaysworld.wordpress.com/2010/06/18/white-box-testing-dan-black-box-testing/

PENGARUH KOMUNIKASI BUDAYA PERUSAHAAN

TERHADAP PERILAKU  KARYAWAN

(Studi Korelasional Mengenai Pengaruh Pesan, Media Dan Bentuk Komunikasi Budaya Perusahaan Terhadap Perilaku Karyawan Ma’soem Group)

Oleh: Ida Rapida Djachrab

Abstrak

Untuk memberi pandangan yang sama bagi sumber daya manusia dalam perusahaan, perlu ada aturan, pandangan, maupun sikap dalam bentuk budaya perusahaan. Budaya menjadipedoman dan pengikat karyawan dalam bersikap dan berperilaku  khas yang menjadi pembeda dengan perusahaan lain. Melalui budaya perusahaan karyawan yang awalnya mempunyai latar belakang pendidikan dan pengalaman yang berbeda “diikat” menjadi satu kesatuan agar mempunyai arah yang sama dalam pencapaian tujuan organisasi serta mempunyai kekuatan dalam menghadapi persaingan. Perusahaan dengan budaya yang tertanam kuat akan memiliki karyawan yang mempunyai sikap dan perilaku positif diantaranya mempunyai motivasi dan berkomitmen tinggi. Untuk menjaga kelangsungan budaya perusahaan perlu upaya menjaga dan melestarikannya. Merealisasikan dan menjaga kelanggengan budaya perusahaan dalam bentuk pengetahuan, sikap, dan perilaku positif karyawan memerlukan proses komunikasi yang  terencana dan berkesinambungan. Komunikasi budaya perusahaan yang berhasil erat kaitannya diantaranya dengan perilaku karyawan yang mendukung ke arah pencapaian tujuan perusahaan.Budaya yang kuat dan sesuai dengan visi dan misi perusahaan mendorong  pada peningkatan kinerja perusahaan.Agar budaya perusahaan menjadi sebuah komitmen bagi karyawan perushaan perlu  melakukan pewarisan budaya dari generasi ke generasi melalui kegiatan komunikasi. Mengkomunikasikan budaya perusahaan kepada karyawan diharapkan karyawan mengetahui, memahami dan melaksanakan nilai-nilai yang terkandung di dalamnya.

Kata kunci: Budaya, perusahaan, komunikasi.

Latar Belakang Masalah

Untuk memberi pandangan yang sama bagi sumber daya manusia dalam perusahaan, perlu ada aturan, pandangan, maupun sikap dalam bentuk budaya perusahaan. Budaya inilah yang menjadikanpedoman dan pengikat karyawan dalam bersikap dan berperilaku  khas yang menjadi pembeda dengan perusahaan lain. Melalui budaya peusahaan karyawan yang awalnya mempunyai latar belakang pendidikan dan pengalaman yang berbeda “diikat” menjadi satu kesatuan agar mempunyai arah yang sama dalam pencapaian tujuan organisasi serta mempunyai kekuatan dalam menghadapi persaingan.

Begitu juga dengan kegiatan usaha di lingkungan  Ma’soemGroup mempunyai keunikan tersendiri. Pada saat pelaku bisnis sejenis dikota-kota lain Indonesia menjerit karena terjadinya berbagai krisis, kegiatan usaha Ma’soem Group tenang-tenang saja. Tidak mengherankan jika kemudian banyak bank melirik Usaha Ma’soem sebagai lokasi potensial untuk mengucurkan pinjaman.

Ma’soem Group selalu berupaya meningkatkan kualitas layanan melalui penentuan strategi pengelolaan untuk dapat mempengaruhi dan membuktikan kepada masyarakat tentang keistimewaan produk maupun layanan yang diberikan sehingga mampu tetap unggul dalam persaingan. Pengelolaan usaha tidak akan terlepas dari pelaksanaan strategi, yaitu suatu pendekatan untuk menggunakan segala sumber daya yang tersedia didalam kendala iklim kompetitif untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Rhenald Kasali (2000: 35) mengemukakan bahwa “strategi menyangkut hal-hal yang berkaitan dengan mampu atau tidaknya perusahaan menghadapi tekanan yang muncul dari dalam maupun dari luar”.

Manajemen Ma’soemGroup semakin menyadari pentingnya peran budaya perusahaan. Dahulu budaya perusahaan hanya dipandang sebagai salah satu pelengkap agar menjadi pembeda dengan perusahaan lain. Tapi pandangan tersebut sekarang sudah bergeser dimana budaya perusahaan dipandang sebagai salah satu alat yang dapat direkayasa sedemikian rupa menjadi upaya strategi pencapaian tujuan perusahaan. Budaya melakukan sejumlah fungsi untuk mengatasi permasalahan para karyawan untuk beradaptasi baik dengan lingkungan internal maupun eksternal.

BudayaMa’soem Groupbanyak diilhami dari kebiasaan sehari-hari dari Bapak H. Ma’soem (alm). Selanjutnya kebiasaan ini oleh pihak manajemen dijadikan  suatu pola dan asumsi-asumsi dasar yang digali, dikembangkan dan diterapkan dalam lingkungan perusahaan. Dengan pemahaman tersebut, budaya perusahaan mempunyai peranan sebagai sarana untuk menentukan arah perusahaan, mengarahkan apa yang patut dan tidak patut dikerjakan, bagaimana mengalokasi sumber daya organisasional. Hal tersebut tercermin dalam nilai-nilai fundamental organisasi.

Selain itu budayaperusahaan dapat memberikan kesadaran beridentitas para anggota untuk menyerap visi, misi dan menjadi bagian integral dari perusahaan.
Ma’soemGroup melalui penetapan visi: Selalu Berusaha Menjadi yang Terbaik dan misi: Mencari Ridho Allah SWT memiliki nilai-nilai budaya yang dapat menunjang visi dan misi  tersebut. Guna pencapaian visi dan misi diperlukan dukungan dari seluruh karyawan dengan berperilaku  sesuai budaya yang dianut.

Perusahaandengan budaya yang tertanam kuat akan memiliki karyawan yang mempunyai sikap dan perilaku positif diantaranya mempunyai motivasi dan berkomitmen tinggi, seperti: rela berkorban demi kemajuan organisasi, bersedia memberikan perhatian yang besar pada perkembangan organisasi dan memiliki tekad yang kuat untuk menjaga eksistensi organisasi.Untuk menjaga kelangsungan budaya perusahaan perlu upaya menjaga dan melestarikannya sehingga budaya tersebut tetap terjaga dan tertanam dalam diri setiap karyawan. Merealisasikan dan menjaga kelanggengan budaya perusahaandalam bentuk pengetahuan, sikap, dan perilaku positif karyawan memerlukan proses komunikasiyang  terencana dan berkesinambungan. Komunikasi budaya perusahaanyang berhasil erat kaitannya diantaranya dengan perilaku karyawan yang mendukung ke arah pencapaian tujuan perusahaan.

Mengingat persaingan usaha semakin meningkat diperlukan terobosan-terobosan untuk mengungguli usaha sejenis. Memenangkan kompetisi bisnis memerlukan terobosan dan strategi yang berbeda agar bisa menarik calon konsumen dan menjaga hubungan baik dengan  pelanggan. Pengaruh yang dirasakan oleh Ma’soemGroup terutama pada pengorganisasian rencana atau strategi perusahaan menghadapi era kompetitif diantaranya menetapkan budaya perusahaan sebagai prioritas dan modal utama perusahaan. Budaya perusahaan berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan. Budaya yang kuat dan sesuai dengan visi dan misi perusahaan mendorong pada peningkatan kinerja perusahaan.

Agar budaya perusahaan menjadi sebuah komitmen bagi karyawan perlu dilakukan pewarisan budaya dari generasi ke generasi melalui kegiatan komunikasi.Mengkomunikasikan budaya perusahaan kepada karyawan diharapkan karyawan mengetahui, memahami dan melaksanakan nilai-nilai yang terkandung di dalamnya.

Metode Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Explanatory Survey Method, yaitu metode penelitian survei yang bertujuan menguji hipotesis. Penelitian melibatkan empat variabel, yang terdiri dari tiga variabel bebas dan satu variabel terikat. Variabel bebas adalah pesan, media, dan bentuk komunikasi sedangkan variabel terikat adalah perilaku karyawan.                

a.  Pesan (message) adalah ide atau gagasan yang akan disampaikan kepada karyawan sebagai komunikan, yang penyampaiannya diubah menjadi lambang-lambang atau simbol-simbol. Dalam penelitian ini yang menjadi pesan adalah budaya perusahaan Ma’soem Group

b. Media

Media merupakan saluran untuk menyampaikan pesan budaya komunikasi atau saluran dimana karyawan mendapat informasi mengenai budaya perusahaan,baik melalui media yang sifatnya elektronik, cetak, maupun tatap muka

c. Bentuk

Bentuk komunikasi dalam hal ini dititik beratkan kedalam jumlah orang, bagaimana situasi penyampaian pesan budaya perusahaan kepada karyawan. Apakah penyampaiannya dalam lingkup jumlah terbatas, antara atasan dengan bawahan yang melibatkan hanya dua orang seperti dalam dialog atau konseling. Atau penyampaian budaya perusahaan biasanya dilakukan dalam jumlah lebih dari dua orang.

d. Perilaku

Perilaku karyawan merupakan umpan balik atau respon terhadap limgkungannya. Perilaku karyawan bisa diamati, namun demikian perilaku bisa merupakan cerminan sikap seseorang bisa juga merupakan sebuah manipulasi karena adanya dorongan tertentu.

Keempat variabel tersebut kemudian dijabarkan dalam bentuk operasional variabel sebagai berikut:

Tabel 1 Operasionalisasi Variabel Penelitian

No.

Variabel

Sub Variabel

Indikator

Struktur

  • Tersirat-tersurat
  • Pola urutan argumentasi
  • Pola objektivitas

1.

Pesan

(X1)

Gaya

  • Perulangan
  • Kemudahdimengertian
  • Perbendaharaan kata

Appeals

  • Rasional-emosional
  • Fear appeals
  • Reward appeals

Elektronik

  • SMS Centre
  • Website
  • Radio

Cetak

  • Penempelan tulisan yang berisi slogan di tempat-tempat tertentu
  • Buletin
  • Leaflet/selebaran
  • Buku atau pedoman khusus

2.

Media (X2)

Tatap muka

  1. Ritual/Seremoni
  • Ritual/seremoni yang dijalankan pimpinan dalam kegiatan perusahaan
  • Ritual/seremoni yang berkaitan dengan tugas pimpinan
  • Ritual/seremoni yang dilakukan yang tidak terkait langsung dengan pekerjaan
  • Ritual/seremoni organisasi yang mengikutsertakan seluruh karyawan dalam kegiatan perusahaan

  1. Cerita yang sama dan selalu diulang kepada karyawan

3. Sosialitas

  • Aturan atau tata cara yang berlaku
  • Senda Gurau yang sering digunakan dan menjadi ciri khas
  • Privasi yang dimiliki karyawan

4.  Enkulturasi

  • Budaya perusahaan disosialisaikan kepada karyawan baru
  • Budaya perusahaan disosialisasikan secara berkesinambungan
  • Pimpinan memberikan contoh
  • Karyawan menginterpretasikan ucapan   pimpinan

Antar Persona

(2 orang)

  • Dialog
  • Konseling

3.

Bentuk (X3)

Kelompok

(lebih dari 2 orang)

  • Diskusi
  • Rapat
  • Seminar
  • Pelatihan
  • Peringatan rutin tahunan

4.

Perilaku Karyawan

(Y)

1. Artefak

  • Mengetahui logo dan warna khas Ma’soem Group
  • Mengetahui arti/makna logo dan waarna khas Ma’soem Group
  • Mengetahui fungsi dan manfaat pakaian seragam
  • Mengetahui unit-unit usaha yang ada di bawah naungan Ma’soem Group
  • Mengetahui bentuk-bentuk penghargaan dan sanksi yang berlaku
  • Mengetahui istilah/ jargon-jargon yang sering digunakan di lingkungan Ma’soem Group
  • Mengetahui kisah sejarah yang berkaitan dengan  Ma’soem Group
  • Mengetahui kisah kepahlawanan yang terjadi di sekitar Ma’soem Geoup

2. Nilai

  • Kejujuran  dalam bekerja
  • Sifat ulet dalam bekerja
  • Loyalitas  terhadap perusahaan
  • Tingkat kehadiran bekerja
  • Keahlian kerja yang dimiliki
  • Pengembangan diri  untuk lebih maju
  • Hubungan dengan rekan kerja dan atasan
  • Tanggung jawab  terhadap pekerjaan
  • Kerja sama tim
  • Pencapaian target pekerjaan
  • Kualitas pekerjaan yang diselesaikan
  • Inovatif dalam bekerja
  • Keberanian melakukan inisiatif
  • Memiliki ide-ide kreatif
  • Membentuk image positif
  • Improvisasi dalam bekerja

Populasi Dan Sampel

Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh karyawan Ma’soem Group yang berstatus sebagai karyawan tetap. Populasi dibatasi untuk karyawan golongan I, II, III, IV, dan V. Penentuan jumlah sampel minimum menggunakan rumus Slovin (Setiawan, 2007: 6). Perhitungan ini digunakan karena sudah diketahui jumlah karyawan Ma’soem Group sebanyak 706 orang.

Dengan menggunakan rumus Slovin diperoleh jumlah sampel sebanyak 88 orang Rancangan sampling menggunakan sampling berstrata proporsional.

Sumber Data Dan Cara Pengumpulannya

Sumber data primer adalahkaryawan Ma’soem Group yang sudah berstatus sebagai karyawan tetap dan termasuk dalam level menengah dan bawah (Gaji golongan I, II, III, IV, V). Data sekunder melalui studi pustakabaik yang bersifat teoritis dari berbagai literatur, maupun catatan-catatan, laporan-laporan, serta dokumen yang berhubungan dengan permasalahan yang diteliti

Data primer diperoleh melalui berbagai pertanyaan yang dituangkan dalam bentuk kuesioner. Skala pengukuran menggunakan skala Likert dengan data ordinal dimana setiap pertanyaan diranking dengan jawaban : sangat setuju (5), setuju (4), ragu-ragu (3), tidak setuju (2), dan sangat tidak setuju (1). Apabila pernyataannya bersifat negatif, maka penilaian menjadi sebaliknya yaitu sangat setuju (1), setuju (2), ragu-ragu (3), tidak setuju (4), dan sangat tidak setuju (5). Mengingat rancangan uji hipotesis yang akan digunakan adalah analisis statistik dengan model analisis jalur (Path Analysis) yang mengisyaratkan adanya data minimal bersifat interval, sedangkan data yang ada bersifat ordinal, maka terlebih dahulu akan ditransformasikan menjadi data interval melalui “Method of successive Intervals

Kerangka Pemikiran Dan Rancangan Uji Hipotesis

Penelitian  dimaksudkan untuk mengetahui sejauhmana pengaruh komunikasi budaya perusahaan terhadap perilaku karyawan. Untuk menganalisis hubungan kausal yang bentuk modelnya regresi harus dibuat sebuah paradigma yang menggambarkan hubungan kausal antara variabel bebas dan variabel terikat yang disebut dengan Path Diagram. Bilangan yang menyatakan besarnya disebut Path Coeffisient. Oleh karena itu rencana uji hipotesis yang digunakan adalah Path Analysis dengan gambar sebagai berikut:

Gambar 1 Skema Paradigma Penelitian

Diagram Jalur yang menyatakan hubungan kausal dari X1, X2, X3 ke Y

Keterangan :

X1, X2, dan  X3        : Variabel eksogenus (variabel bebas)

                  X1 (pesan), X2 (media), X3 (bentuk)

Y                : Variabel endogenus (variabel terikat)

                  Y (perilaku karyawan)

ε                : Variabel residu sebagai kumpulan variabel lain di luar X1, X2, dan X3

                yang mungkin berpengaruh terhadap Y

Hubungan kausal : X1 dengan Y, X2 dengan Y, dan X3 dengan Y, dan  X1, X2, X3 dengan Y

Korelasi                : X1 dengan X2, X2 dengan X3, dan X1 dengan X3

rx1x2x3                : Parameter struktural, menunjukkan hubungan antara variabel  x1, x2, dan x3

Pyx1                : Parameter struktural, menunjukkan besarnya pengaruh X1 terhadap Y

Pyx2                : Parameter struktural, menunjukkan besarnya pengaruh X2 terhadap Y

Pyx3                : Parameter struktural, menunjukkan besarnya pengaruh X3 terhadap Y

Pyε                : Parameter struktural, menunjukkan besarnya pengaruh variabel lain

terhadap Y

Berdasarkan kerangka pemikiran, maka dirumuskan hipotesis sebagai berikut :

  1. Terdapat pengaruh pesan komunikasi (X1) terhadap perilaku karyawan (Y)
  2. Terdapat pengaruh media komunikasi (X2) terhadap perilaku karyawan (Y)
  3. Terdapat pengaruh bentuk komunikasi (X3) terhadap perilaku karyawan (Y)
  4. Terdapat pengaruh pesan, media, dan bentuk komunikasi (X1, X2, dan X3) secara bersama-sama terhadap perilaku karyawan (Y)
  5. Terdapat hubungan antara pesan (X1) dengan media (X2)
  6. Terdapat hubungan antara media (X2) dengan bentuk (X3)
  7. Terdapat hubungan antara pesan (X1) dengan bentuk (X3)

Uji Validitas dan Realibilitas

Uji validitas dilakuan dengan  mencari terlebih harga korelasi antara bagian-bagian dengan menggunakan rumus korelasi Product Moment Pearson.

Uji reliabilitas menggunakan Uji Belah Dua (Split Half Test) dengan memperhatikan jumlah skor item bernomor ganjil dan genap. Hasil perhitungan kedua jumlah skor dicari korelasinya lalu digunakan untuk memperolah koefisien keandalan melalui rumus Spearman Brown.

Uji Hipotesis

Uji hipotesis menggunakan analisis jalur (path analysis), karena itu data variabel penelitian yang berskala ordinal ditransformasikan terlebih dahulu menjadi skala interval dengan menggunakan  method of succesive intervals (MSI.

Hasil Penelitian Dan Pembahasan

Berdasarkan hasil perhitungan diperoleh data sebagai berikut:

  1. Pengaruh pesan komunikasi terhadap perilaku karyawan

r=0,872, path coefficient= 0,179, t1=2,49

  1. Pengaruh media komunikasi terhadap perilaku kayawan

r=0,934, path coefficient= 0,644, t1=9,07

  1. Pengaruh bentuk komunikasi terhadap perilaku karyawan

r=0.808, path coefficient= 0,178, t1=3,18

Gambaran hasil penelitian ini berarti sesuai dengan hipotesis yang dibuat bahwa terdapat pengaruh antara komunikasi budaya perusahaan dengan perilaku karyawan. Dengan demikian dapat digambarkan secara lengkap koefisien jalur sebagai berikut :

Diagram jalur dituliskan dalam bentuk persamaan matematis sebagai berikut:

                Y = 0,179 X1 + 0,644 X2 + 0,178 X3 + 0,098 ε

Analisis Pengaruh Secara Keseluruhan Dan Individual

Mengingat data yang digunakan dalam analisis adalah data sampel, maka sebelum melakukan penarikan kesimpulan tentang pengaruh pesan, media, dan bentuk komunikasi budaya perusahaan terhadap perilaku karyawan, perlu dilakukan pengujian hipotesis untuk membuktikan secara statistik ada tidaknya pengaruh signifikan dari variabel independent terhadap variabel dependent. Pengujian hipotesis dilakukan dalam dua tahap, yaitu :

  1. Analisis pengaruh secara keseluruhan

a. Bentuk hipotesis statistik uji

Ho : Pyx1 = Pyx2 = Pyx3 = 0          Tidak ada pengaruh dari variabel pesan,

                                        Media, dan bentuk komunikasi budaya peru-

                                        sahaan terhadap perilaku karyawan

Ho : Pyx1       ≠ 0                Ada pengaruh paling sedikit satu variabel

                                        independent baik variabel pesan, media

                                        maupun bentuk komunikasi budaya perusa –

                                        haan terhadap perilaku karyawan

  1. Statisitik uji

Untuk mengetahui adanya penolakan atau penerimaan terhadap hipotesis nol, maka peneliti menggunakan statistik uji F dengan rumus sebagai berikut:

                        (n-k-1) (R²Yx1x2x3)

F  =  

                        k (1-R²Yx1x2x3)

                        (88-2-1) (0,902)

F  =                                             =  391,173

                        2 (1-0,902)

Berdasarkan hasil perhitungan diketahui Fhitung >Ftabel, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa ada pengaruh minimal satu variabel independent baik variabel pesan, media, maupun bentuk komunikasi budaya perusahaan terhadap perilaku karyawan. Hasil pengujian dengan tabel F juga dapat disimpulkan bahwa terdapat pengaruh secara bersama-sama dari pesan, media, dan bentuk komunikasi budaya perusahaan terhadap perilaku karyawan.

2. Analisis pengaruh secara parsial

Pengujian pengaruh secara parsial diperlukan untuk mengetahui apakah variabel independent (pesan, media, dan bentuk komunikasi) secara parsial memberikan pengaruh terhadap perilaku karyawan.

  1. Bentuk hipotesis statistik uji

Ho(x1)   :  Pyx1 ≤ 0        Tidak ada pengaruh signifikan dari variabel pesan

                                komunikasi terhadap perilaku karyawan

Ho(x1)   :  Pyx1 > 0        Ada pengaruh positif dan signifikan dari variabel

                                pesan komunikasi terhadap perilaku karyawan

Ho(x2)   :  Pyx2 ≤ 0        Tidak ada pengaruh signifikan dari variabel media

                                komunikasi terhadap perilaku karyawan

Ho(x2)   :  Pyx2 > 0        Ada pengaruh positif dan signifikan dari variabel

                                media komunikasi terhadap perilaku karyawan

Ho(x3)   :  Pyx3 ≤ 0        Tidak ada pengaruh signifikan dari variabel bentuk

                                komunikasi terhadap perilaku karyawan

Ho(x3)   :  Pyx3 > 0        Ada pengaruh positif dan signifikan dari variabel

                                bentuk komunikasi terhadap perilaku karyawan

  1. Statistik uji        

Untuk pengujian hipotesis secara parsial digunakan uji statistik t dengan rumus:

Sehingga thitung sebagai berikut :

        Ρyx1

t1 =

                        (1 – Ry(x1,x2, …xk)C11

                                (n-k-1)

Berdasarkan hasil perhitungan sebelumnya diketahui nilai-nilai berikut:

Pyx1                = 0,179

C11                  = 4,469

R²yx1x2x3  =  0,902        

K                =  2

Sehingga diperoleh thitung= 2,49

Berdasarkan hasil perhitungan sebelumnya diketahui nilai-nilai berikut:

Pyx2        = 0,644

C22                 = 4,353

R²yx1x2x3  =  0,902        

K                =  2

Sehingga thitung= 9,07

Berdasarkan hasil perhitungan sebelumnya diketahui nilai-nilai berikut:

Pyx3              = 0,178

C33              = 2,731

R²yx1x2x3  =  0,902

K              =  2

Sehingga thitung= 3,18

Untuk mengetahui apakah hipotesis uji Ho ditolak atau diterima, maka nilai thitung dibandingkan dengan nilai ttabel dengan tingkat signifikansi 0,05 dan

derajat kebebasan n-k-1 atau 85. Aturan penerimaan dan penolakan adalah:

Tolak hipotesis uji Ho, jika      :  thitung >ttabel

Terima hipotesis uji Ho, jika    :  thitung ≤ ttabel

Dari tabel t diperoleh nilai 1,671. Dengan membandingkan thitung danttabel diketahui bahwa :

Dengan demikian dapat diambil kesimpulan bahwa ada pengaruh  signifikan dari variabel pesan, media dan bentuk komunikasi budaya perusahaan secara parsial terhadap variabel perilaku karyawan.

3.  Analisis pengaruh langsung dan tidak langsung

Analisis ini digunakan untuk mengetahui pengaruh langsung dan tidak langsung dari variabel independent pesan, media, dan bentuk komunikasi terhadap perilakku karyawan sebagai berikut:

  1. Variabel pesan komunikasi (X1)

Pengaruh langsung pesan komunikasi (X1) terhadap perilaku karyawan (Y)

Y        X1                            Y = (PYX1)(PYX1) X 100%

                                        Y = (0,179)(0,179) X 100%

                                        Y = 3,20%

Pengaruh tidak langsung variabel pesan komunikasi (X1) terhadap perilaku karyawan (Y) melalui variabel media komunikasi (X2) adalah:

Y        X1Ω X2                   Y = (PYX1)(rX3X2X1)(PYX2) X 100%

                                        Y = (0,179)(0,902)(0,644) X 100%

                                        Y = 10,40%

Total pengaruh dari pesan komunikasi terhadap perilaku karyawan adalah = 3,20% + 10,40% = 13,60%

  1. Variabel media komunikasi (X2)

Pengaruh langsung media komunikasi (X2) terhadap perilaku karyawan (Y)

Y        X2                            Y = (PYX2)(PYX2) X 100%

Y = (0,644)(0,644) X 100%

Y = 41,47%

Pengaruh tidak langsung variabel media komunikasi (X2) terhadap perilaku karyawan (Y) melalui variabel bentuk komunikasi (X3) adalah:

Y        X2Ω X3                   Y = (PYX2)(rX3X2X1)(PYX3) X 100%

Y = (0,644)(0,902)(0,178) X 100%

Y = 10,34%

Total pengaruh dari media komunikasi (X2) terhadap perilaku karyawan (Y) adalah = 41,47%  + 10,34% = 51,81%

  1. Variabel bentuk komunikasi (X3)

Pengaruh langsung bentuk komunikasi (X3) terhadap perilaku karyawan (Y)

Y        X3                            Y = (PYX3)(PYX3) X 100%

Y = (0,178)(0,178) X 100%

Y = 3,17%

Pengaruh tidak langsung variabel bentuk komunikasi (X3) terhadap perilaku karyawan (Y) melalui variabel pesan komunikasi (X1) adalah:

Y        X3Ω X1                   Y = (PYX3)(rX3X2X1)(PYX1) X 100%

Y = (0,178)(0,902)(0,179) X 100%

Y = 2,87%

Total pengaruh dari bentuk komunikasi (X3) terhadap perilaku karyawan (Y) adalah = 3,17%  + 2,87% = 6,04%

Tingkat keeratan koefisien korelasi dari pesan, media, dan bentuk komunikasi budaya perusahaan terhadap perilaku karyawan berdasarkan hasil perhitungan diperoleh data sebagai berikut:

Koefisien Korelasi Variabel X dan Y

Matrik korelasi

Pesan (X1)

Media (X2)

Bentuk (X3)

Perilaku (Y)

Pesan (X1)

1,000

0.864

0,772

0.872

Media (X2)

0,864

1,000

0,765

0,934

Bentuk (X3)

0,772

0,765

1,000

0,808

Perilaku (Y)

0,872

0,934

0,808

1,000

Sumber : Hasil olahan SPSS 17.0

Ini artinya adalah:

  1. Koefisien korelasi pesan komunikasi (X1) terhadap perilaku karyawan (Y) sebesar r= 0,872. Ini berarti terdapat hubungan yang sangat kuat karena korelasi r hampir mendekati angka 1, artinya terjadi hubungan yang linier positif, semakin besar variabel pesan komunikasi (X1) maka akan semakin besar nilai perilaku karyawan (Y).
  2. Koefisien korelasi antara media komunikasi (X2) dengan perilaku karyawan yaitu r = 0,934. Artinya terdapat hubungan yang sangat kuat karena nili r hampir mendekati angka 1. Artinya terjadi hubungan linier positif, semakin besar nilai variabel media komunikasi (X2), maka akan semakin besar nilai perilaku karyawan (Y)
  3. Koefisien korelasi antara bentuk komunikasi (X3) dengan perilaku karyawan (Y) yaitu r = 0,808. Artinya terdapat hubungan yang sangat kuat karena nili r hampir mendekati angka 1. Artinya terjadi hubungan linier positif, semakin besar nilai variabel bentuk komunikasi (X3), maka akan semakin besar nilai perilaku karyawan (Y)

Pengaruh bersama pesan (X1), media (X2), dan bentuk komunikasi (X3) terhadap Perilaku karyawan (Y) melalui perhitungan koefisien determinasi, diperoleh besarnya pengaruh pesan (X1), media (X2), dan bentuk komunikasi (X3) secara bersama-sama terhadap perilaku karyawan (Y) sebesar 90,2%, Sedangkan pengaruh dari variabel-variabel lain yang tidak termasuk dalam model sebesar 9,8%. Nilai yang diperoleh dari pengaruh secara bersamaan ini menurut perhitungan statistik menunjukkan signifikan dan bermakna artinya pesan, media, dan bentuk komunikasi berpengaruh secara positif terhadap perilaku karyawan. Berdasarkan gasil pengujian hipotesis terbukti bahwa pesan, media, dan bentuk komunikasi secara bersama-sama memberikan pengaruh yang signifikan terhadap perilaku karyawan dan pengaruh tersebut sangat kuat karena mencapai 90,2%

Kesimpulan

  1. Pewarisan budaya perusahaan melalui sosialisasi dan internalisasi kepada karyawan lebih banyak dilakukan dengan kegiatan-kegiatan yang sifatnya ritual atau seremoni seperti melalui acara Haul, Milad, Peringatan Nuzulul Qur’an, Malam Musafahah, Pembagian Penghargaan “Super Peduli” dan “Langka Tapi Positif“ dan sejenisnya. Sedangkan pewarisan budaya perusahaan melalui kegiatan yang sifatnya lebih fokus seperti pelatihan atau seminar masih sangat jarang dilakukan. Melalui kegiatan-kegiatan yang sifatnya ritual karyawan mengetahu tata cara dan nilai-nilai yang dianut perusahaan.

  1. Walaupun belum ada program formal dalam bentuk pelatihan atau seminar untuk mensosialisasikan budaya perusahaan, namun melalui berbagai acara ritual dan seremoni yang secara berkala  diadakan menjadikan Ma’soem Group sebagai salah satu perusahaan dengan budaya yang tertanam kuat. Hal ini bisa dilihat dari tumbuh dan berkembangnya unit-unit usaha yang berada di bawah naungan Ma’soem Group. Perkembangan perusahaan ke arah yang lebih baik ini dikarenakan karyawan mempunyai sikap dan perilaku positif diantaranya mempunyai integritas yang tinggi seperti jujur, disiplin, penuh tanggung jawab dan loyalitas yang tinggi. Sejak masa perintisan Bapak H. Ma’soem (alm) sudah terbiasa menjalankan usahanya dengan berbekal kejujuran dan kerja keras dengan berpegang pada ajaran agama. Hal tersebut ditularkan kepada penerus dan karyawannya sehingga menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari.

  1. Media Komunikasi

Terdapat beberapa indikator dari variabel media komunikasi  yang dinilai masih lemah dan perlu diupayakan untuk penanganannya, yaitu :

  1. Penyebaran informasi melalui website

Dewasa ini pemanfaatan dunia maya merupakan hal yang tidak bisa dikesampingkan. Melalui dunia maya hambata akan waktu dan tempat bisa dikikis, karena setiap orang kapanpun dan dimanapun bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Demikian juga budaya perusahaan bisa disebarkan kepada seluruh komunitas dengan memanfaatkan website. Selain karyawan, masyarakat luas bisa mengetahui secara langsung berbagai hal mengenai Ma’soem Group tanpa perlu datang ke lokasi. Di website bisa ditampilkan berbagai fitur yang berkaitan dengan Ma’soem Group. Karyawan yang ingin mengetahui mengenai Ma’soem Group secara lengkap bisa membacanya di internet begiru juga dengan masyarakat luas. Konsekuensi dari hal tersebut harus ada petugas khusus yang selalu meng”update” data sehingga informasi yang ada selalu “up to date”.

  1. Elektronik

Pimpinan tertinggi Ma’soem Group kadang diundang stasiun radio ataupun TV untuk tampil dalam acara-acara tertentu yang umumnya seputar bisnis yang digelutinya. Ssudah menjadi tradisi di lingkungan Ma’soem Group bila pimpinan akan tampil di media elektronik ada informasi kepada karyawan untuk menyimak acara tersebut. Informasi ini disampaikan melalui SMS centre. Namun berdasarkan hasil penelitian ternyata hanya sebagian kecil karyawan yang memperoleh tambahan pengetahuan mengenai budaya perusahaan dari hal tersebut. Mengingat sudah besarnya Ma’soem Group tidak ada salahnya bila dipikirkan untuk memiliki stasiun radio sendiri dengan program acara yang sesuai dengan nilai-nulai budaya Ma’soem Group.

  1. Belum memiliki buku khusus tentang Budaya Perusahaan

Bila kita perhatikan, Ma’soem Group termasuk salah satu perusahaan dengan kategori budaya perusahaan yang kuat. Hal ini bisa dilihat dari semakin berkembangnya usaha yang ditangani, seperti semakin bertambahnya jumlah SPBU, Apotik dan Medical Centre, serta cabang-cabang dari Bank Al Ma’soem Syariah. Namun demikian ternyata sampai saat ini Ma’soem Group belum memiliki buku khusus mengenai budaya perusahaan yang bisa dijadikan pedoman karyawan dalam bersikap dan berperilaku. Perlu pemikiran untuk menerbitkan buku pedoman atau semacam “buku sakti-nya” Ma’soem Group yang emnjadi penuntuk seluruh karyawan dalam bersikap dan bertindak.

  1. Sosialisasi budaya perusahaan pada saat awal karyawan bergabung dengan Ma’soem Group

Bagian SDM yang bertanggung jawab terhadap pengadaan karyawan nampaknya harus memiliki program yang berkaitan dengan sosialisasi dan internaslisai budaya Ma’soem Group pada saat awal karyawan bergabung. Hal ini untuk menanamkan sejak dini mengenai kebiasaan dan nilai-nilai Ma’soem Group sehingga tidak mengalami culture shock.

  1. Program khusus yang berkesinambungan penyampaian budaya perusahaan kepada karyawan

Sosialisasi dan internalisasi budaya perusahaan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru saja, tapi juga untuk karyawan lama sehingga mereka disegarkan dan diingatkan kembali akan nilai-nilai yang dianut perusahaan. Selain itu bagi karyawan lama penyegaran ini diperlukan agar mereka pun bisa melakukan sosialisasi dan internalisasi kepada “yuniornya” atau bisa dijadikan teladan oleh karyawan lain.

  1. Bentuk Komunikasi

Terkait dengan pembahasan sebelumnya pada umumnya karyawan memperoleh informasi budaya perusahaan secara informal atau tidak resmi misal melalui bincang-bincang dengan sesama karyawan ataupun pada saat melakukan dialog dengan atasan. Pengkomunikasian budaya perusahaan hampir tidak pernah dilakukan secara formal kecuali oleh pimpinan Ma’soem Group pada upacara puncak peringatan milad. Sudah seyogyanya pihak manajemen mencanangkan pewarisan budaya perusahaan melalui berbagai kegiatan resmi melalui berbagai pelatihan, ataupun pada saat “on the job training” karyawan baru

  1. Perilaku Karyawan
  1. Arti atau makna logo dan warna yang menjadi ciri khas Ma’soem Group

Umumnya karyawan hanya mengetahui bentuk logo dan warna saja. Sedangkan makna yang terkandung dibalik itu tidak tahu. Hal ini terkait erat dengan belum adanya komunikasi secara formal mengenai artefak yang dimiliki Ma’soem Group.

  1. Bila muncul masalah pelik dalam pekerjaan, karyawan menunggu sampai perusahaan menanganinya

Hal ini menunjukkan masih adanya ketergantungan karyawan kepada atasan dalam menyelesaikan suatu masalah yang timbul dalam pekerjaannya. Karyawan belum mempunyai keberanian dan inisiatif untuk menangani hal tersebut.

  1. Karyawan bisa menyelesaikan pekerjaan karena dibimbing dan diawasi atasan.

Hampir senada dengan butir b, sebagian karyawan bisa menyelesaikan karyawan karena dibimbing dan diawasi atasan. Nampaknya perlu menanamkan kepercayaan pada karyawan untuk lebih percaya diri dalam bekerja sehingga melalui pengarahan awal karyawan selanjutnya bisa mengerjakan sendiri sampai tuntas akan tugasnya.

Rekomendasi

  1. Membukukan budaya Ma’soem Group yang meliputi aspek artefak maupun nilai-nilai yang dianut sehingga karyawan mempunyai pegangan dalam bekerja baik menyangkut sikap maupun tindakan
  2. Walaupun tidak disadari pewarisan budaya perusahaan sudah terjadi dengan sendirinya melalui berbagai kegiatan yang sifatnya seremoni atau ritual seperti haul, milad, malam muhasabah, dan sebagainya. Untuk itu kegiatan seperti ini perlu dipertahankan karena merupakan salah satu penyebab kuatnya budaya Ma’soem Group
  3. Membuat program khusus yang berkesinambungan di luar saran nomor 2 yang berkaitan dengan upaya Mengkomunikasikan budaya perusahaan secara formal melalui programpelatihan  yang berkesinambungan sehingga terjadi pewarisan budaya perusahaan baik melalui  sosialisasi maupun internalisasi   bagi karyawan baru maupun karyawan lama. Budaya yang terjaga dan terpelihara menjadikan komitmen yang timbul akan semakin kuat. Komitment yang kuat akan menjadikan budaya perusahaan yang kuat, budaya yang kuat menjadikan personil yang terlibat didalamnya menjadi solid karena sense of belonging terhadap perusahaan tinggi.
  4. Perusahaan harus selalu mengikuti perkembangan jaman, khususnya dalam bidang informasi dan teknologi. Dewasa ini pemanfaatan teknologi informasi sudah merupakan kebutuhan yang mutlak. Nampaknya sudah tidak bisa ditawar lagi pemanfaatan dunia maya harus dilakukan. Ma’soem Group harus mempunyai petugas khusus untuk memanfaatkan jejaring sosial di dunia maya. Sarana ini bisa digunakan selain untuk menyampaikan keberadaan Ma’soem Group juga untuk mengkomunikasikan budaya perusahaan kepada karyawan.
  5. Pemanfaatan layanan sort message service atau sms harus lebih dioptimalkan untuk menyebarluaskan artefak dan nilai-nilai perusahaan, mengingat selama ini lebih banyak digunakan untuk menyebarkan informasi yang berkaitan dengan berita keluarga (sakit atau meninggal), ataupun berbagai kegiatan  yang diikuti siswa.

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI  UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS PROSES BISNIS

DAN LAYANAN APOTEK

(Studi Kasus : Jaringan Apotek Al Ma’soem se Jawa Barat)

Firman Hamdani

fhamdani12@gmail.com

Abstrak

Apotek Al Ma’soem merupakan salah satu Apotek yang memiliki jaringan cabang di beberapa wilayah di Jawa Barat. Dengan adanya beberapa cabang Apotek yang tersebar di beberapa kota seperti : Bandung, Sumedang, Cianjur, Majalengka, Subang dan kota lainnya, merupakan sebuah tantangan bagi Apotek Al Ma’soem untuk meningkatkan efektivitas proses bisnis dan layanan guna mempertahankan dan meningkatkan keunggulan kompetitif yang telah ada. Saat ini Apotek Al Ma’soem sudah menggunakan sistem informasi dalam layanan penjualan obat namun belum terintegrasinya data dari masing-masing cabang Apotek, dan belum memiliki suatu perencanaan strategis sistem informasi yang dapat dipastikan akan tertinggal dengan kompetitor lain apabila perencanaan strategis SI/TI tidak digunakan dalam menjalankan kegiatan usahanya.

Perencanaan strategis sistem informasi untuk meningkatkan efektivitas dan layanan Apotek dilakukan dengan dua pendekatan metodologi, yaitu metodologi John Ward, Pepprad dan metodologi Turban. Metodologi yang digunakan terdiri atas lima tahapan. Tahap pertama mempersiapkan rencana strategi SI/TI, tahap kedua  memahami kebutuhan informasi & bisnis Apotek,  tahap ketiga menentukan target SI/TI, tahap keempat menentukan strategi SI/TI, dan tahap kelima Rencana Implementasi.

                Hasil perencanaan strategis SI/TI berupa portofolio aplikasi, dalam perencanaan strategis sistem informasi Apotek yang telah dilakukan teridentifikasi adanya kebutuhan sistem informasi yang meliputi : Pertama Aplikasi strategis, diantaranya : Profile Apotek Al Ma’soem berbasis website dan Network Mobile. Kedua Aplikasi operasional utama, diantaranya : Pengembangan Aplikasi Pemesanan dan Penjulan Obat, Pengembangan Aplikasi Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO). Ketiga Aplikasi pendukung yaitu Sistem Informasi Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) dan ke empat Aplikasi potensi tinggi, diantaranya : Sistem Pengendalian Mutu Apotek (SPMA) dan Visualisasi informasi layanan Apotek berbasis Multimedia.

Kata Kunci : Perencanaan Strategis, Sistem Informasi, Apotek.

I. Latar Belakang Masalah

        Apotek Al Ma’soem yang berpusat di Jln. Pacuan Kuda No.46 Arcamanik Bandung merupakan Apotek jaringan di beberapa kabupaten dan kota di wilayah Jawa Barat dikelola  oleh Ma’soem Group. Hingga saat ini Apotek Al Ma’soem telah memiliki 17 cabang unit apotek lainnya yang tersebar di wilayah Bandung, Sumedang Majalengka. Cianjur dan kota-kota lainnya di Jawa Barat. Dengan semakin ketatnya persaingan pada kegiatan usaha yang sejenis, maka Apotek Al Ma’soem harus mempunyai strategis bisnis yang tepat dengan didukung oleh sistem Informasi yang tepat pula, sehingga menghasilkan standar sistem informasi di lingkungan Apotek Al Ma’soem, yang pada akhirnya mampu meningkatkan efektivitas proses bisnis dan dapat menumbuhkan daya saing dengan Apotek lainnya.

Identifikasi masalah akan penulis tuangkan ke dalam beberapa pertanyaan sebagai berikut :

  1. Bagaimana strategi sistem informasi dapat mendukung strategi bisnis                       dalam mempertahankan dan meningkatkan keunggulan Apotek Al Ma’soem ?
  2. Bagaimana  penggunaan  sistem  informasi  dapat meningkatkan efektivitas proses bisnis dan layanan Apotek Al Ma’soem?
  3. Bagaimana model perencanaan strategis sistem informasi yang akan di implementasikan sesuai dengan visi misi dan tujuan Apotek Ma’soem?

Tujuan dari penelitian terhadap perancangan model perencanaan strategis sistem informasi yang akan di implementasikan sebagai kebijakan strategis Apotek Al Ma’soem adalah sebagai berikut :

  1. Menyusun  kerangka  kerja  perencanaan  Strategi  Sistem  Informasi yang  dapat membantu  mengoptimalkan  peran  strategis  Sistem  Informasi guna  meningkatkan nilai  informasi,  mendukung  dan  meningkatkan  nilai  usaha  (business  value) serta menciptakan keunggulan kompetitif (Competitive Advantage).
  2. Meningkatkan efektivitas dan layanan dalam menjalankan proses bisnis dengan menggunakan perencanaan strategi bisnis system informasi.
  3. Mengimplementasikan  Perencanaan  Strategi  Sistem  Informasi  tersebut  sehingga mampu menjawab kebutuhan akan informasi yang tepat waktu dan tepat guna.

Ruang lingkup yang akan dikaji adalah penjabaran strategi sistem informasi dari hasil analisis terhadap perencanaan strategi sistem bisnis Apotek Al Ma’soem yang sesuai dengan tujuan strategi bisnis perusahaan untuk tahun 2014 ke depan.

II. Landasan Teori

2.1 Perencanaan Strategis Sistem Informasi

        Menurut John Ward (Ward, 2003) dalam bukunya Strategic Planning For Information Systems, perencanaan strategis adalah Proses mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memutuskan strategi yang dapat disebut formulasi strategi. Proses penetapan cara untuk mencapai strategi tersebut dilakukan dengan merencanakan sejumlah aksi yang diperlukan dan mengembangkan sumber daya secara efektif.

Beberapa Karakteristik Strategi Sistem Informasi (Ward, 2003), yaitu:

  1. Memiliki fokus keluar (eksternal), dan kedalam (internal).
  2. Nilai tambah (add value), bukan mengurangi biaya (cost reduction).
  3. Berbagi keuntungan.
  4. Memahami customer.
  5. Business driven innovation, not technology driven
  6. Pengembangan yang bertahap (incremental development).
  7. Menggunakan informasi yang sudah didapatkan.

Menurut Galliers, (Galliers, 2003) dalam bukunya Strategic Information Management, komponen Strategi Sistem Informasi (SSI) terdiri atas : lingkungan strategi SI, proses strategi SI, bentuk dan isi strategi SI, dan efek strategi SI.  Sedangkan Rosa Lestari Fardani dan Rizki Elisa Nalawati (Lestari, 1999) mengatakan bahwa : “Perencanaan strategis sistem informasi meninjau kebutuhan organisasi dalam menjalankan proses bisnisnya, kemudian memanfaatkan teknologi informasi untuk  membantu proses bisnis dan membuat  suatu sistem informasi yang sesuai  dengan  kebutuhan organisasi”.

Strategi TI digunakan untuk mendefinisikan upaya pemenuhan kebutuhan  organisasi akan sistem dan informasi oleh teknologi sehingga harus selaras dengan strategi bisnis. Sedangkan strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi SI yang dibutuhkan organisasi. Hubungan ketiga strategi tersebut digambarkan pada gambar 2.1

Gambar 2.1 Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi TI (Ward, 2003)

Model keselarasan strategik ini memperhatikan 2 domain yaitu :

  1. Ekternal domain adalah area bisnis dimana perusahaan berkompetisi dan berhubungan dengan keputusan penentuan strategi untuk membedakan dengan pesaingnya.
  2. Internal domain adalah berhubungan dengan pilihan tentang struktur administrasi. Pemilihan rancangan atau rancangan ulang dari proses bisnis dan juga termasuk kegiatan-kegiatan sumber daya manusia untuk mencapai kompetensi organisasi.

Dalam mengembangkan penelitian memerlukan sebuah model strategis SI/TI yang nantinya diharapkan akan menghasilkan perencanaan portfolio aplikasi ke depan yang dapat memberikan kontribusi yang nyata bagi portfolio aplikasi yang ada sekarang. Model ini terdiri dari beberapa input seperti pada gambar 2.3.

Gambar 2.3 Model Strategis SI/TI (Ward & Peppard 2003)

Perencanaan strategis sistem teknologi informasi mempunyai tahapan-tahapan seperti yang diperlihatkan pada gambar berikut ini :

Gambar 2.4 Model Perencanaan Strategis Sistem Informasi, (Van Grembergen, 2003).

  1. Metodologi Perencanaan Strategis Sistem Informasi

                Ada  beberapa  metodologi perencanaan  strategis  SI/TI  yang  popular  dan  sebagai  landasan  teori  dari  penelitian  ini antara  lain :  Metodologi  Perencanaan  Strategis  SI/TI  menurut  John  Ward, Peppard dan Turban.

Menurut Sujono (Sujono, 2009) mengatakan bahwa metodologi Perencanaan Strategik SI/TI Versi Ward dan Peppard meliputi :

  1. Tahapan masukan, meliputi : Analisis lingkungan bisnis internal, Analisis lingkungan bisnis eksternal, Analisis lingkungan SI/TI internal, Analisis lingkungan SI/TI eksternal
  2. Tahapan Keluaran, meliputi : Strategi SI bisnis, Strategi TI dan Strategi Manajemen SI/TI        

                        Sedangkan tahapan metodologi perencanaan strategi sistem informasi menurut  Turban (Turban,1999) didasarkan pada usaha perencanaan, studi literatur, dan analisis beberapa metode yang digunakan sebelumnya. Selain itu metode ini ditekankan pada sisi teknologi. Kegiatan PSSI dibagi menjadi empat tahapan yaitu:

  1. Perencanaan Strategis TI

Aktifitas ini menghubungkan rencana keseluruhan organisasi dalam rencana TI, mengidentifikasi portofolio aplikasi yang membantu bisnis, dan identifikasi aplikasi SI yang meningkatkan keunggulan bersaing organisasi perencanaan strategis TI dilakukan melalui: Business System Planning (BSP), Strategic IT Growth, End/Means (E/M) Analysis

Critical Success Factor (CSF).

  1. Analisis Kebutuhan Informasi (Information Resource Allocation)

Information Resource Allocation (IRA) merupakan analisis yang dilakukan untuk mencari detail kebutuhan informasi yang diperlukan oleh organisasi secara keseluruhan. Metode IRA adalah sebagai berikut :

  1. Menentukan subsistem yang berada didalam suatu organisasi, cara kerja dan analisis produk
  2. Membuat matriks subsistem untuk memperlihatkan keterhubungan antar subsistem yang menggambarkan keterhubungan antara manajer dengan proses
  3. Menentukan dan mengevaluasi kebutuhan informasi dari suatu subsistem organisasi dengan cara mengelompokkan manajer berdasarkan tanggung jawabnya
  4. Menentukan kategori informasi umum dan pemetaannya. Pemetaan tersebut dilakukan pada entitas dan atributnya
  5. Mengukur matriks informasi/subsistem yang memetakan kategori informasi dengan subsistem organisasi
  1. Alokasi Sumber Daya SI/TI
  2. Perencanaan Proyek

2.3 Hasil Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Portofolio aplikasi sebagai hasil dari perencanaan strategi SI, dapat dikategorikan menjadi empat jenis berdasarkan kontribusinya terhadap bisnis, yaitu aplikasi strategis, aplikasi operasional, aplikasi potensi tinggi, dan aplikasi pendukung, matriks portfolio aplikasi dapat dilihat pada tabel 2.2

2.4 Metode Analisis Perencanaan Strategis Sistem Informasi

Metode Analisis Perencanaan Strategis Sistem Informasi yang digunakan dalam perencanaan strategi SI/TI. antara lain :

1. Critical Success Factor (CSF)

Analisis CSF merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. CSF dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan.

Tabel 2.2 Portofolio Aplikasi (Ward, 2003)

Menurut Kenneth, pendefinisian Critical Success Factor (CSF) adalah sejumlah kecil tujuan operational yang bisa diidentifikasi yang telah dibuat perusahaan, manajer yang diyakini akan mengukur kesuksesan atau kegagalan organisasi. CSF sangat kritis untuk menentukan keberhasilan organisasi atau menghentikan usaha manajer dalam rangka meraih tujuan organisasi.

2. Analisis SWOT

        Analisis SWOT dapat digunakan untuk menganalisis kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan sumber daya organisasi/perusahaan, peluang dan ancaman luar perusahaan. Matrik analisis SWOT dapat dilihat pada tabel berikut ini.

Tabel 2.3 Analisis Matriks SWOT (Rangkuti, 1997)

IFA/EFA

Strenghts (S)

Weaknesses (W)

Opportunities (O)

Strategi SO

Menciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanpaatkan peluang. Digunakan jika perusahaan berada pada kuadran I

Strategi WO

Menciptakan Strategi yang meminimalkan kelamahan untuk memanfaatkan peluang. Digunakan jika perusahaan berada pada kuadran III

Treaths(T)

Strategi ST

Menciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatsai ancaman. Digunakan jika perusahaan berada pada kuadran II

Strategi WT

Menciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman. Digunakan jika perusahaan berada pada kuadran IV

3. Analisis Rantai Nilai (Value Chain Porter)

Rantai nilai mengelompokkan sebuah organisasi/perusahaan dalam kegiatan yang penting secara strategis untuk memahami perilaku biaya perusahaan dan sumber deferensiasi yang potensial bagi perusahaan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Gambar 2.7 Model Value Chain (Ward, 2003)

4. Analisis PEST

P.E.S.T adalah singkatan dari Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi. Menurut Anne Gregory (Gregory,2004), teknik ini biasa digunakan dan sangat berguna untuk menganalisis Iingkungan eksternal. PEST membagi Iingkungan dalam empat area dan membahas hampir segala hal yang mempengaruhi organisasi. Empat area tersebut adalah Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi. Gambar 2.8 menunjukan tentang analisis PEST.

  1. Balanced Scorecard

Balanced Scorecard pada awal diperkenalkan merupakan suatu sistem manajemen penilaian dan pengendalian yang secara cepat, tepat, dan komprehensif dapat memberikan pemahaman kepada manajer tentang performance bisnis. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 2.9

Gambar 2.8 Analisis PEST

Gambar 2.9 Balanced Scorecard (Ward, 2003)

  1. Analisis Kompetitif Porter

Menurut Nurcahyani Dewi Retnowati (Dewi, 2009) menyatakan bahwa analisis ini digunakan untuk mengidentifikasikan posisi terhadap persaingan dari pesaing-pesaing yang ada, ancaman pesaing-pesaing baru, ancaman produk-produk atau jasa-jasa substitusi, kekuatan menawar dari pelanggan-pelanggan dan kekuatan menawar dari pemasok-pemasok. Porter membagi kekuatan industri menjadi 5 bagian, kelima bagian tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.10.

Kekuatan industri kelima bagian menurut analisis Kompetitif Porter adalah sebagai berikut : Daya Tawar Konsumen (Bargaining Power Of Buyer), Daya Tawar Pemasok (Bargaining Power Of Supplier), Tekanan dari Pendatang Baru (Threats Of New Entrance), Tekanan dari Produk Pengganti (Threats Of Subtitute Product) dan Rivalitas Intra Industri (Intra Industry Rivalry)

Gambar 2.10 Peta Kekuatan Kompetisi ( Porter, 1985)

III. Obyek Dan Metodologi Penelitian

3.1  Profil Apotek Al Ma’soem

3.1.1  Sejarah Singkat

                Apotek Al Ma’soem pertama kali didirikan pada tahun 1992 yang lokasinya berada di wilayah Rancaekek. Yang melatarbelakangi pendirian Apotek Al Ma’soem ini adalah dikarenakan adanya garis keturunan Keluarga Besar H. Ma’soem yang dikenal sebagai pengusaha di wilayah Bandung Timur dan Jawa Barat, dan sebagai salah satu wujud kontribusi kepada masyarakat dalam memenuhi kebutuhan obat-obatan dan kualitas kesehatan.

                Pada awal berdirinya Apotek Al Ma’soem hanya melayani penjualan obat dan dan pemeriksaan pasien umum. Pada saat itu yang menjadi Apoteker Pengelola Apotek adalah Drs. Nana R Romli, Apt, dengan mengedepankan moto : “Kesembuhan Anda Adalah Kebahagiaan Kami”. Seiring dengan meningkatnya kepercayaan masyarakat terhadap Apotek Al Ma’soem, maka Apotek Al Ma’soem mengembangkan usahanya dengan mendirikan beberapa cabang di beberapa kota dengan berbagai layanan lainnya.

3.1.2  Struktur Organisasi

Untuk lebih jelas mengenai struktur organisasi Apotek Al Ma’soem dapat dilihat pada gambar berikut ini :

(Sumber : Buku Standar Pelayanan Kefarmasian Apotek Al Ma’soem)

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Apotek Al Ma’soem

3.1.3   Visi dan Misi

Visi dari Apotek Al Ma’soem adalah menjadikan Apotek yang professional dengan berlandaskan pada kaidah-kaidah Islam, sehingga kehidupan ummat yang lebih baik pada sisi kesehatan.

Misi Apotek Al Ma’soem adalah sebagai berikut :

  1. Menyediakan layanan kesehatan yang terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat, harga bersaing dan terjamin keasliannya.
  2. Memberikan layanan yang optimal dengan pemanfaatan Teknologi Informasi.

3.1.4  Ciri Khas dan Kultur Pelayanan

Demi menjaga kepuasan serta kepercayaan konsumen, Apotek Al Ma’soem memiliki Ciri khas yang harus dipertahankan yaitu : "Pelayanan yang amanah, ramah yang bernuansa Islami dan beroperasi 24 jam",  Sesuai dengan Visi Apotek Al Ma'soem, yakni “Apotek yang professional dengan berlandaskan pada kaidah-kaidah islam, sehingga kehidupan ummat yang lebih baik pada sisi kesehatan”.

3.1.5  Sasaran dan Tujuan Apotek

Sasaran pelayanan pada Apotek Al Ma’soem adalah :

  1. Layanan pembelian obat-obatan umum
  2. Layanan resep obat dokter
  3. Layanan pesan antar lewat telephone
  4. Layanan klinik kesehatan bagi kontraktor perusahaan
  5. Layanan kesehatan bagi masyarakat umum seperti : Dokter umum, Dokter Spesialis, Rontgen dan Laboratorium kesehatan.

Tujuan dari Apotek Al Ma’som adalah :

  1. Pelaksanaan pengembangan Apotek berorientasi pada teknologi Informasi.
  2. Penyediaan layanan kesehatan dan penjualan obat  yang  memiliki  kemampuan  didalam  melayani konsumen dan pelanggan secara  professional  dengan  selalu  mengacu  kepada  standar pelayanan yang unggul (Service Excellent).
  3. Sebagai  mitra  bagi perusahaan, lembaga dan berpartisipasi didalam kegiatan masyarakat sebagai bentuk kepedulian untuk  meningkatkan kualitas kesehatan.

3.1.6  Keunggulan

        Keunggulan Apotek Al Ma’soem adalah sebagai berikut :

  1. Persediaan obat yang lengkap dengan harga kompetitif
  2. Pelayanan Apotek 24 jam
  3. Memiliki fasilitas yang lengkap seperti : lab. Kesehatan, rongtgen, dokter umum, dokter spesialis, lahan parkir luas, kantin, ruang tunggu, ATM, Mushola dan toilet.

4. Layanan pesan antar lewat telephone

5. Staf (SDM) yang terlatih dan bermotivasi tinggi

6. Dokter yang berkualitas sesuai dengan spesialis masing-masing.

3.1.7  Strategi Bisnis

Dalam menjalankan kegiatan usahanya, Apotek Al Ma’soem memiliki strategi bisnis dalam penentuan arah kebijakan operasionalnya, adapun penjabarannya sebagai berikut:

  1. Persediaan yang lengkap, minimal semua resep terlayani
  2. Harga dan sistem pembayaran kompetitif
  3. Buka lebih awal dan tutup lebih akhir dari kompetitor
  4. Pelayanan yang amanah, ramah dan teliti sesuai norma Apotek.
  5. Administrasi yang sempurna dan pemanfaatan teknologi canggih.
  6. Antisipatif terjadinya obat-obat kadaluarsa, rusak dan efektif dalam setiap aktifitas.
  7. Terbuka menerima kritik dan saran
  8. Lingkungan kerja yang baik, bersih dan berestetika

Strategi bisnis Apotek Al Ma’soem yang telah ada akan diselaraskan dengan kebutuhan SI/TI untuk mendukung daya saing dengan kompetitor.

3.2  Metode Penelitian

Metode yang pengumpulan data digunakan dalam penelitian ini terdiri dari : Studi Literatur, Wawancara dan Kuisioner. Sedangkan untuk metode perencanaan strategis sistem informasi yang penulis gunakan adalah menggunakan metode gabungan antara John Ward Peppard dan Turban. Dari penggabungan kedua metode tersebut, mengghasilkan sebuah kerangka kerja perencanaan strategis SI/TI sebagai acuan gambaran kegiatan yang menyusun Perencanaan Strategis SI/TI yang dilengkapi dengan proses yang dilakukan. Kerangka kerja tersebut dapat di lihat pada gambar 3.3.

IV. Tahapan Kerangka Kerja Perencanaan Strategis SI/TI Yang Diusulkan

Adapun beberapa tahapan kerangka kerja perencanaan strategis SI/TI yang diusulkan adalah sebagai berikut :

4.1. Tahap-1 : Persiapan Perencanaan Strategi SI/TI

Pada tahap ini dilakukan penetapan tujuan, sasaran, dan ruang lingkup dari perencanaan strategi SI/TI di Apotek Al Ma’soem, penjabarannya pada tahap ini adalah sebagai berikut :

  1. Tujuan perencanaan strategis SI/TI Apotek Al Ma’soem adalah :
  1. Untuk mendapatkan keunggulan kompetitif dengan penggunaan SI/TI.
  2. Untuk meningkatkan pelayanan dan efektivitas proses bisnis.
  1. Sasaran perencanaan strategis SI/TI Apotek Al Ma’soem adalah :
  1. Untuk meningkatkan efektivitas proses bisnis dan pelayanan
  2. Untuk meningkatkan keunggulan kompetitif
  3. Untuk meningkatkan pendapatan bagi Apotek Al Ma’soem.
  4. Untuk menjaga agar investasi sesuai dengan kebutuhan, supaya investasi yang digunakan tepat sasaran.

3.        Ruang lingkup perencanaan strategis SI/TI Apotek Al Ma’soem yaitu aktifitas utama pelayanan penjualan dan layanan kesehatan dan aktifitas pendukungnya meliputi pemesanan obat, adminstrasi keuangan, pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dan pengendalian kualitas obat.

4.2 Tahap-2 : Memahami Kebutuhan Informasi & Bisnis Apotek

Pada tahap ini dilakukan identifikasi visi, misi dan tujuan yang berkaitan dengan strategi SI/TI untuk mendapatkan keunggulan kompetitif Apotek, alat analisis yang digunakan adalah analisis Critical Success Factor (CSF).

  1. Visi Apotek Al Ma’soem

Visi dari Apotek Al Ma’soem adalah menjadikan Apotek yang profesional dengan berlandaskan pada kaidah-kaidah Islam, sehingga kehidupan ummat yang lebih baik pada sisi kesehatan.

  1. Misi Apotek Al Ma’soem adalah sebagai berikut :
  1. Menyediakan layanan kesehatan yang terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat, harga bersaing dan terjamin keasliannya.
  2. Memberikan layanan yang optimal dengan pemanfaatan Teknologi Informasi.


Tahap 1

Mempersiapkan Rencana Strategi SI/TI

Tahap 2

Memahami Kebutuhan Informasi

& Bisnis Apotek

Tahap 3

Menentukan Target SI/TI

Tahap 4

Menentukan Strategi SI/TI

Tahap 5

Rencana Implementasi

Detail Kerangka Perencanaan Strategi SI/TI (Ward, Preppard dan Turban)


  1. Tujuan Apotek Al Ma’soem

Tujuan pelayanan pada Apotek Al Ma’soem adalah sebagai berikut :

  1. Pelaksanaan pengembangan Apotek berorientasi pada penggunaan teknologi informasi.
  2. Penyediaan layanan kesehatan dan penjualan obat  yang  memiliki  kemampuan  melayani konsumen dan pelanggan secara  professional  dengan  selalu  mengacu  kepada  standar pelayanan yang unggul (Service Excellent).
  3. Sebagai  mitra  bagi perusahaan, lembaga dan berpartisipasi didalam kegiatan masyarakat sebagai bentuk kepedulian untuk  meningkatkan kualitas kesehatan.
  1. Analisis Critical Success Factor (CSF) Apotek Al Ma’soem

Critical Success Factor (CSF) ini dapat dipetakan dari setiap tujuan utama          Apotek Al Ma’soem, dan dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Tabel 4.1 Critical Success Factor (CSF)

Tujuan Utama Apotek Al Ma’soem

Faktor kunci keberhasilan (CSF)

Ukuran Utama (KPI)

(Key Performance Indicator)

Usulan Penyelesaian

Pelaksanaan pengembangan Apotek berorientasi pada penggunaan teknologi informasi.

Kebutuhan informasi dari cabang Apotek bisa dihasilkan secara cepat, tepat dan bisa di akses dimana saja.

Informasi dapat dihasilkan setiap saat.

Mengintegrasikan data dari setiap proses bisnis masing-masing cabang Apotek.

Promosi dan penyampaian informasi dilakukan secara inovatif

Informasi akan keberadaan & Layanan Apotek Al Ma’soem dapat diketahui oleh masyarakat luas sehingga dapat meningkatkan jangkauan pemasaran.

Pembuatan profil Apotek Al Ma’soem yang dapat memberikan informasi yang cepat, tepat, akurat dan bisa diakses dimana dan kapan saja.

Proses pengendalian, pemesanan, pembelian dan penjualan obat dari masing-masing cabang Apotek menjadi terintegrasi.

Informasi dan laporan dari masing-masing cabang Apotek dihasilkan secara cepat dan bisa dihasilkan setiap saat.

Merancang sebuah Aplikasi Sistem Informasi Apotek yang terintegrasi.

Proses pengadaan dan pengendalian obat dilakukan secara efektif.

informasi mengenai pengadaan dan pengendalian obat bisa dihasilkan secara cepat, sehingga ketersidaan dan kualitas obat terjamin.

Pengembangan Aplikasi pengadaan dan pengendalian obat menjadi lebih efektif.

Penyediaan layanan kesehatan dan penjualan obat  yang  memiliki  kemampuan  melayani konsumen dan pelanggan secara  professional  dengan  selalu  mengacu  kepada  standar pelayanan yang unggul (Service Excellent).

Pelayanan Apotek yang professional dengan berlandaskan pada kaidah-kaidah Islam

Konsumen dan pelanggan dapat terlayani dengan baik.

Merancang aplikasi pengendalian mutu Apotek untuk meningkatkan dan mempertahakan nilai kompetitif yang telah ada.

Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM)

Profesional dalam memberikan layanan dan memiliki etos kerja tinggi.

Merancang sebuah aplikasi untuk pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM)

Peningkatan sarana dan prasana Apotek yang memadai

Kebutuhan dan kenyamanan konsumen & pelanggan Apotek dapat terpenuhi.

Pembuatan visualisasi layanan Apotek dan Pemasangan Wifi di ruang tunggu untuk pasien, konsumen dan pelanggan.

Layanan penjualan obat bagi pelanggan 24 jam.

Kebutuhan informasi dan pembelian obat dapat dilayani setiap saat.

Pengembangan aplikasi penjualan yang bisa melayani pelanggan 24 jam.

Sebagai  mitra bagi perusahaan, lembaga dan berpartisipasi didalam kegiatan masyarakat sebagai bentuk kepedulian untuk  meningkatkan kualitas kesehatan.

Terjalinnya kerjasama layanan kesehatan antara perusahaan, lembaga dan masyarakat.

Terpenuhinya kebutuhan akan layanan kesehatan dan obat-obatan dari kontraktor perusahaan dan masyarakat.

Pembuatan Aplikasi Apotek untuk mengelola kegiatan kemitraan dan kegiatan sosial masyarakat yang bisa diakses oleh semua orang.  

Terjalinnya hubungan kerjasama antara Apotek dan lingkungan sekitar dalam kegiatan sosial masyarakat.

Ikut berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan sosial seperti sunatan massal, pengobatan gratis dan ikut mensponsori sebuah kegiatan dan event.

4.2.1 Proses Bisnis

Identifikasi proses bisnis meliputi analisis lingkungan bisnis organisasi internal dan analisis lingkungan organisasi eksternal.

1. Analisis lingkungan bisnis organisasi internal

Dalam melakukan analisis lingkungan internal Tools yang digunakan dalam penelitian ini adalah Analisis SWOT dan value chain.

a. Analisis SWOT        

  1. Kekuatan
  1. Nama besar dan reputasi PT Ma’soem dan YPAM berpengaruh terhadap pencitraan Apotek Al Ma’soem.
  2. Tiap tahunnya selalu dibuka cabang Apotek baru.
  3. Apotek Al Ma’soem dikenal sebagai Apotek bernuansa Islami dengan memberikan layanan yang ramah dan beroperasi 24 jam.
  4. Memiliki lahan yang cukup luas dan strategis ditunjang dengan unit usaha ma’soem group lainnya.
  5. Fasilitas sarana dan prasarana Apotek sangat memadai.
  6. Persediaan obat yang lengkap dengan harga kompetitif
  7. Dokter yang berkualitas sesuai dengan spesialis masing-masing.
  1. Kelemahan
  1. Sistem dan Prosedur pengendalian dan pengadaan obat yang ada belum sempurna
  2. Komposisi dan kompetensi SDM yang ada belum ideal, karena diposisikan oleh SDM Ma’soem Group.
  3. Belum memiliki SDM di bidang IT
  4. Penerapan disiplin yang tinggi membuat pengelola Apotek merasa tertekan dan kaku
  5. Belum terintegrasinya data dari masing-masing cabang Apotek.
  6. Belum optimalnya pemanpaatan SI/TI dalam pelayanan dan proses bisnis
  7. Infrastruktur Teknologi Informasi masih belum memadai.
  1. Peluang
  1. Meningkatnya kebutuhan layanan kesehatan dan obat dari masyarakat.
  2. Banyaknya industry dan perusahaan disekitar Apotek yang menjalin kemitraan untuk mendapatkan layanan kesehatan bagi kontraktor perusahaan.
  3. Adanya praktek dokter spesialis, laboratorium dan rontgen memudahkan masyarakat untuk mendapatkan layanan kesehatan.
  4. Ikut berpartisipasi dalam kegiatan sosial masyarakta dan mensponsori sebuah event perlombaan membuat Apotek Al Ma’soem semakin dikenal masyarakat.
  5. Adanya perkembangan IT yang semakin pesat memudahkan penyampaian informasi dan promosi Apotek Al Ma’soem.
  1. Ancaman
  1. Bermunculannya kompetitor baru di beberapa wilayah cabang Apotek baik yang sejenis maupun tidak sejenis, seperti : Apotek, klinik 24 jam, toko obat tradisional toko jamu dan minimarket.
  2. Perkembangan IT yang semakin pesat harus diimbangi dengan kompetensi SDM.

Hasil analisa di atas merupakan fakta yang dapat memberikan gambaran mengenai kondisi Apotek Al Ma’soem. Hasil yang didapatkan berupa rincian-rincian analisis, dan dituangkan dalam bentuk matriks SWOT dan dapat dilihat pada tabel 4.2

Tabel 4.2 Analisis Matriks SWOT

IFA/EFA

Strenghts (S)

Weaknesses (W)

Opportunities (O)

  1. Meningkatnya kebutuhan layanan kesehatan dan obat dari masyarakat.
  2. Banyaknya industry dan perusahaan disekitar Apotek yang menjalin kemitraan untuk mendapatkan layanan kesehatan bagi kontraktor perusahaan.
  3. Tingkat kepercayaan pelanggan, konsumen dan masyarakat yang tinggi terhadap Apotek Al Ma’soem.
  4. Adanya penawaran sponsor dalam kegiatan sosial dan event perlombaan membuat Apotek Al Ma’soem semakin dikenal masyarakat.
  5. Adanya perkembangan IT yang semakin pesat memudahkan penyampaian informasi dan promosi Apotek Al Ma’soem.

Strategi SO

  1. Pembuatan website profil Apotek untuk meningkatkan layanan dan jangkauan pemasaran.
  2. Pengembangan Apotek dengan membuka cabang baru di lokasi yang terdapat unit usaha Ma’soem Group.
  3. Peningkatan keunggulan kompetensi yang sudah ada, dengan membuat sistem pengendalian mutu Apotek.
  4. Menyelenggarakan kegiatan sosial sperti khitan massal dan pengobatan gratis, yang informasinya disebarluaskan melalui website profil Apotek.
  5. Peningkatan fasilitas dan sarana prasarana, dengan pemasangan wifi dan visualisasi layanan Apotek di ruang tunggu.

Strategi WO

  1. Melakukan pengembangan sistem pengendalian dan pengadaan obat
  2. Membuat sistem pengelolaan SDM yang terpisah dari Ma’soem group, sehingga posisi pekerjaan sesuai dengan bidang kompetensi.
  3. Membuat sistem yang terintegrasi dari masing-masing cabang Apotek
  4. Mengoptimalkan penggunaan IT untuk peryebarluasan informasi dan layanan Apotek dengan membangun sebuah website.
  5. Membangun infrastruktur Network Mobile yang sesuai dengan perkembangan IT saat ini.

Threats(T)

  1. Bermunculannya kompetitor baru di beberapa wilayah cabang Apotek baik yang sejenis maupun tidak sejenis, seperti : Apotek, klinik 24 jam, toko obat tradisional toko jamu dan minimarket.
  2. Perkembangan IT yang semakin pesat harus diimbangi dengan kompetensi SDM.

Strategi ST

  1. Membuat sistem pengendalian mutu Apotek untuk meningkatkan keunggulan kompetitif dari para pesaing.

  1. Peningkatan kualitas SDM dengan membuat sistem pengelolaan SDM secara desentralisasi.

Strategi WT

  1. Peningkatan layanan penjualan obat dengan membuat aplikasi penjualan yang bisa akses tanpa terbatas oleh ruang dan waktu
  2. Melakukan penambahan Divisi baru untuk memenuhi kebutuhan SDM di bidang IT.

b. Analisis Value Chain

Aktifitas utama dalam pengelolaan Apotek adalah persediaan obat dan layanan kesehatan serta aktifitas pendukungnya meliputi pengadaan obat, penjualan obat, tes laboratorium, rontgen dan pengelolaan keuangan. Aktifitas utama dan aktifitas pendukung pada Apotek Al Ma’soem dengan menggunakan analisis value chain ini dapat dilihat pada gambar 4.1

Gambar 4.1 Aktivitas value chain Apotek Al Ma’soem

2.  Analisis lingkungan bisnis organisasi eksternal

Tools Analisis lingkungan eksternal yang digunakan dalam penelitian ini adalah Analisis PEST, BSC dan Analisis Porter's Five Force.

  1. Analisa PEST

Berikut hasil analisis PEST pada Apotek Al Ma’soem:

1. Faktor Politik

Adanya Kepmenkes 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang ketentuan dan tata cara pemberian izin Apotik yang diberikan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Ketentuan ini menuntut Apotek Al Ma’soem untuk menyediakan anggaran dan persyaratan sebagai berikut :

  1. Bangunan, seperti : Sarana, Ruangan dan Kelengkapan bangunan
  2. Perlengkapan
  3. Tenaga Kesehatan, seperti : APA, Apt. Pendamping dan AA.

Selanjutnya pengelolaan Apotek sebagai diatur dalam Kepmenkes 1332/Menkes/SK/X/2002, Apoteker berkewajiban menyediakan, menyimpan dan menyerahkan sediaan farmasi yang bermutu baik dan yang keabsahannya terjamin. Apoteker pengelola apotek adalah apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA) Apoteker pendamping adalah Apoteker yang bekerja di Apotek disamping Apoteker pengelola Apotek dan atau menggantikannya pada jam-jam tertentu.

2. Faktor Ekonomi

Pertumbuhan ekonomi masyarakat sekitar yang berkembang mempengaruhi terhadap peningkatan kemampuan daya beli obat yang berkualitas. Hal tersebut  ditanggapi oleh Apotek Al Ma’soem dengan penyediaan obat yang komplit dan berkualitas serta memberikan pelayanan yang otptimal. Sebagai bentuk antisipasi dari kemampuan daya beli konsumen terhadap obat yang harganya relatif mahal, maka Apotek Al Ma’soem mengantisipasinya dengan penyediaan obat generik yang harganya relatif terjangkau. Selain itu memberikan diskon atau potongan harga kepada pelanggan yang telah memiliki kartu member Ma’soem Card.

3. Faktor Sosial 

Sebagai bentuk kepedulian terhadap kehidupan sosial masyarakat, Apotek Al Ma’soem selalu ikut serta dan berpartisipasi dalam berbagai kegiatan sosial kemasyarakatan khususnya masalah kesehatan. Kegiatan sosial yang rutin dilakukan setiap tahunnya yaitu : pengobatan gratis, khitanan massal dan ikut berpartispasi dalam berbagai kegiatan atau event kejuaran yang diselenggarakan oleh masayarakt sekitar. Selain kegiatan tersebut dalam kegiatan perekrutan tenaga kerja, Apotek Al Ma’soem lebih memperhatikan masyarakat sekitar sebagai karyawan Apotek.

4. Faktor Teknologi

Mengingat Apotek Al Ma’soem memiliki banyak cabang di berbagai kota dan daerah, maka penggunaan TI/SI yang berbasis website dan Network Mobile sangat diperlukan dalam  proses pengelolaan  data,  baik  data  penjualan, data  pemesanan dan kebutuhan informasi lainnya. Dengan perkembangan World Wide Web (WWW) yaitu sebuah aplikasi untuk mengakses internet, maka penyebarluasan informasi dan promosi kepada masyarakat dapat dengan mudah disampaikan melalui sebuah profil Apotek yang berbasis website. Untuk peningkatan pelayanan kepada konsumen dan pelanggan maka diperlukan sebuah aplikasi Network Mobile yang saat ini menjadi sebuah tren dalam perkembangan teknologi informasi saat ini.

  1. Analisis Porter's Five Force

Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasikan posisi Apotek Al Ma’soem terhadap persaingan dari ancaman pendatang baru, kompetitor dari usaha yang sejenis, daya tawar pemasok, daya tawar konsumen, dan ancaman adanya subsitusi atas layanan kesehatan. Analisis kompetitif Porter dapat dilihat pada gambar 4.2.

c. Strategis Layanan Apotek Al Ma’soem dalam Balance Scorecard

Untuk menggambarkan secara utuh strategis layanan Apotek Al Ma’soem maka dibetuk kerangka Balance Scorecard pada Tabel 4.7 Scorecard layanan Apotek Al Ma’soem, sedangkan gambar 4.3 menjelaskan Strategis Map untuk Scorecard layanan Apotek Al Ma’soem.

        

Gambar 4.2 Analisis Kompetitif Porter Apotek Al Ma’soem


Tabel 4.7 Scorecard layanan Apotek Al Ma’soem

P e r s p e k t i f

Tujuan Strategis

Tolak Ukur Kinerja

Tindakan Perbaikan

Perspektif Keuangan (Financial)

Memaksimalkan target penjualan dan pendapatan Apotek

  1. Peningkatan target pendapatan
  2. Peningkatan penjualan dan layanan kesehatan
  1. Jumlah pendapatan tiap bulan meningkat
  2. Jumlah konsumen dan pelanggan terus bertambah

Pembangunan Sistem informasi penjualan obat secara online berbasis website dan Network Mobile

Perspektif Pelanggan (Customer)

  1. Memberikan layanan informasi dan penjualan 24 jam.
  2. Mengoptimalkan layanan kepada konsumen dan pelanggan
  3. Mempertahankan keunggulan kompetensi yang dimiliki
  4. Menjalin kemitraan dan berpartisipasi dalam kegiatan sosial

  1. Kemudahan mendapatkan informasi dan kebutuhan obat.
  2. Meningkatnya kepercayaan dan kepuasan pelanggan.
  3. Memiliki daya saing yang tinggi dengan kompetitor sejenis.
  4. Jangkauan dan jaringan kerja menjadi lebih luas

  1. Informasi bisa dihasilkan setiap saat
  2. Kepuasan Pelanggan Tinggi
  3. Bertambahnya cabang Apotek baru tiap tahunnya.Keberadaan Apotek Al Ma’soem dikenal oleh masyarakat luas.

        

Mengintegrasikan data dari masing-masing cabang Apotek, Sistem Informasi Apotek berbasis website, SI Pengendalian Mutu Apotek (SPMA), SI pengelolaan SDM dan Visualisasi layanan Apotek.

Perspektif Proses Bisnis Internal

Mewujudkan keunggulan kompetensi Apotek dengan memberikan layanan yang optimal  berbasis IT.

  1. Menintegrasikan data dari masing-masing cabang Apotek.
  2. Mengefektifkan kegiatan operasional Apotek
  3. Promosi dan penyebarluasan informasi

  1. Informasi yang dibutuhkan bisa dihasilkan secara cepat dan akurat.
  2. Kegiatan proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien
  3. Apotek Al Ma’soem diketahui keberadaannya oleh masyarakat luas.

Pengembangan sistem Pengendalian dan Pengadaan Obat (PPO), dan Sistem Informasi Apotek berbasis website dan Network Mobile.

Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan

  1. Peningkatan Kompetensi kualitas mutu SDM pengelola Apotek
  2. Menyediakan dan mempersiapkan SDM yang mampu memiliki visi, misi, dan tujuan Apotek Al Ma’soem
  3. Pemberian penghargaan terhadap pengelola yang memiliki kriteria baik
  4. Pemberdayaan pengelola secara tepat

  1. Peningkatan keunggulan kompetensi SDM Apotek
  2. Pengembangan diri pengelola Apotek
  3. Menumbuhkan produktifitas kerja
  4. Efektivitas proses kerja

  1. Apotek memiliki keunggulan kompetensi daya saing tinggi
  2. Inovasi dan kreativitas pengelola meningkat
  3. Produktifitas kerja pengelola meningkat
  4. Operasional kerja Apotek lebih efektif.

Pembangunan sistem informasi pengelolaan SDM.

KEUANGAN

PELANGGAN

PROSES BISNIS

INTERNAL

PEMBELAJARAN DAN PERTUMBUHAN

Gambar 4.3  Strategis Map untuk Scorecard layanan Apotek Al Ma’soem.


4.2.2 Aplikasi SI/TI

1.  Analisis Lingkungan SI Internal Apotek Al Ma’soem

Analisis ini mencakup seluruh sumber daya (SI) yaitu sistem aplikasi yang telah ada dan dimanfaatkan oleh Apotek untuk keperluan bisnis, diantaranya :

  1. Blog Apotek Al Ma’soem (http://apotekmasoem.wordpress.com)

Blog ini berisi informasi mengenai profil dan layanan Apotek Al Ma’soem, namun penyajian informasinya masih belum lengkap menggambarkan tentang profil Apotek Al Ma’soem.

  1. Program Aplikasi pembayaran berobat & penjualan Obat

Program Aplikasi ini menangani sistem pembayaran berobat jalan dan penjualan obat, namun masih memiliki kelemahan yaitu belum terintegrasinya data pengadaan dan penjualan dari masing-masing cabang Apotek.

  1. Program Aplikasi Pengendalian dan Pengadaan Obat (PPO)

Program Aplikasi ini menangani sistem pengendalian dan pengadaan obat, meliputi : pemesanan obat ke PBF, penerimaan obat dan pengiriman obat ke Apotek internal dan eksternal. Kegiatan PPO selama ini dilakukan dengan menggunakan sebuah aplikasi PPO yang berbasis MS-DOS menggunakan bahasa Cliepeer, namun dalam kegiatannya masih ada kelemahan dan permasalahan yang terjadi diantaranya :

  1. Hak aksesnya tidak multi user
  2. Kebutuhan informasi tidak bisa dihasilkan secara real time karena konsepnya masih stand alone.
  3. Komunikasi data masih belum bisa dilakukan
  4. User interface masih sederhana dan tool-tool yang lainnya belum ada, sehingga aktifitas kerja menjadi tidak efektif

2. Analisis Lingkungan SI/TI Eksternal Apotek Al Ma’soem

Terdapat beberapa proses yang dilakukan guna mengetahui perkembangan teknologi dalam Apotek yaitu :

  1. Perkembangan Teknologi

Perkembangan teknologi Network Mobile dan Ecommerce Online Shoping yang berbasis website, mendorong Apotek Al Ma’soem untuk menggunakan teknologi dalam kegiatan operasional proses bisnis dan untuk meningkatkan layanan kepada konsumen atau pelanggan yang bisa diakses setiap saat tanpa terbatas oleh ruang dan waktu.

  1. Peluang Keunggulan Kompetitif Terhadap Pesaing

Dengan memanfaatkan penggunaan teknologi pada setiap kegiatan operasional proses bisnis, akan menetapkan Apotek Al Ma’soem menjadi yang terdepan di Jawa Barat yang menerapkan penggunaan Network Mobile dan Online Shoping dalam kegiatan operasional proses bisnis dan layanan kepada para konsumen atau pelanggannya, sehingga memiliki nilai keunggulan kompetensi yang tinggi.

4.2.3  Arsitektur Teknologi Informasi (TI)

Apotek Al Ma’soem saat ini belum memiliki infrastruktur jaringan yang dapat mengintegrasikan data dari semua cabang Apotek. Sementara jaringan internet hanya sebatas digunakan untuk pelaporan keuangan melalui email dan untuk mendapatkan informasi, dengan bandwidth yang digunakan hanya 384 kbps untuk masing-masing Apotek sehingga penggunaanya masih belum optimal. Penambahan bandwidth akan terus dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perkembangan teknologi informasi dan mendukung akses layanan informasi yang cepat.

4.3  Tahap-3 : Menentukan Target SI/TI

4.3.1 Kebutuhan Informasi dan Proses Bisnis

Identifikasi kebutuhan informasi dan proses bisnis akan diselaraskan dengan kebutuhan SI/TI Apotek Al Ma’soem, diantaranya adalah :

  1. Profile Apotek Al Ma’soem

Profile  mengenai informasi Apotek Al Ma’soem saat penyampaiannya masih menggunakan cara yang konvensional, yaitu dengan menggunakan brosur spanduk, leaflet dan media cetak lainnya. Dari uraian sebelumnya dipandang perlu untuk pembuatan website dan aplikasi Network Mobile mengenai profile Apotek Al Ma’soem untuk kebutuhan penyebarluasan informasi dan promosi, sehingga profil Apotek Al Ma’soem dan informasi layanan lainnya dapat dengan lengkap disajikan sehingga masyarakat, konsumen dan pelanggan dapat dengan mudah mendapatkan informasi mengenai Apotek Al Ma’soem.

  1. Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO)

Dari uraian sebelumnya mengenai PPO, maka diperlukan sebuah pengembangan SI/TI yang dapat digunakan sebagai solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut yaitu dengan membangaun Sistem Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO) secara  online  yang berbasis website dan Network Mobile, dimana kelebihannya adalah sebagai berikut :

  1. Informasi yang dibutuhkan bisa dihasilkan secara real time.
  2. Penggunaan sistem yang multi user
  3. Terintegrasinya data, sehingga komunikasi data bisa dilakukan.
  4. User interface lebih menarik dan mudah untuk digunakan (user friendly).
  5. Bisa diakses kapan saja menggunakan smartphone

Proses Bisnis Sistem Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO) secara Online yang berbasis website ini meliputi :

  1. Sistem pengelolaan data obat
  2. Sistem pengelolaan pengguna
  3. Sistem pengelolaan data Apotek intern dan pelanggan ekstern.
  4. Sistem pembelian obat
  5. Sistem pengelolaan retur barang dan obat
  6. Sistem pesanan obat dari Apotek dan pelanggan
  7. Sistem pengiriman obat ke Apotek internal dan pelanggan eksternal.
  8. Sistem pemesanan obat kepada supplier (PBF).

  1. Penjualan Obat dan Pembayaran Berobat Jalan

Sistem yang ada sekarang masih memiliki beberapa kelemahan yang mengakibatkan informasi tidak bisa dihasilkan dengan cepat dan kegiatan operasional Apotek menjadi kurang efektif. Dari uraian kegiatan tersebut terdapat beberapa kelemahan sistem yang ada dalam pengelolaan penjualan obat dan layanan kesehatan berobat diantaranya :

  1. Belum terintegrasinya data dari seluruh cabang Apotek Al Ma’soem.
  2. Proses pemesanan barang kepada PPO masih dilakukan dengan cara yang manual, yaitu dengan mengetik ulang kebutuhan obat ke dalam daftar pesanan yang kemudian dikirim melalui email.
  3. Proses pelaporan keuangan yang dilakukan oleh manajer di masing-masih cabang Apotek kepada pimpinan Divisi dilakukan dengan cara dikirim melalui email.
  1. Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM)

Pengelolaan SDM selama ini dilakukan sentralisasi di Direktur SDM PT. Ma’soem, dimana penilaian kinerja pengelola Apotek dilakukan oleh menajer yang kemudian dilaporkan kepada pimpinan Divisi. Dari penilaian tersebut kemudian pimpinan divisi mengusulkan untuk pemberian bonus, kriteria penilaian dan promosi naik golongan yang kemudian di serahkan ke Direktur SDM PT, Ma’soem. Untuk pengolahan data tersebut menggunakan semi kompuetrisasi yaitu menggunakan program aplikasi Ms. Excel.

Dari uraian di atas, permasalahan yang terjadi selama ini adalah kebijakan dan keputusan tidak bisa dihasilkan secara cepat dikarenakan harus mendapat persetujuan dan sepengetahun Direktur SDM. Kemudian pengolahan data menggunakan Ms. Excel riskan terjadinya duplikasi data dan kesulitan dalam pencarian data karyawan sehingga kebutuhan informasi tidak bisa dihasilkan setiap saat.

Dari permasalahan di atas, SI/TI dapat dijadikan solusi pemecahan masalah tersebut melalui perubahan sistem desentralisasi pengelolaan SDM dan Sistem Aplikasi Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM).

Keuntungan dari perbaikan sistem tersebut adalah sebagai berikut :

  1. Kebijakan dan keputusan mengenai pengelolaan SDM bisa dihasilkan secara cepat tanpa melalui beberapa tahapan.
  2. Kebutuhan informasi mengenai SDM bisa dihasilkan secara cepat.
  3. Laporan mengenai kinerja pengelola Apotek bisa dihasilkan setiap saat.

Adapun kebutuhan aplikasi SDM yang dibagi menjadi beberapa modul-modul dapat           di lihat pada tabel 4.8

Tabel 4.8 Modul aplikasi Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM)

No

Modul Aplikasi

Keterangan

1.

Sistem Absensi Pengelola

Modul ini berfungsi sebagai :

Mengelola data absensi pengelola Apotek

2.

Sistem Penggajian

Modul ini berfungsi sebagai :

  1. Mengelola data gaji
  2. Mengelola bonus

3.

Sistem Mutasi, Kenaikan Golongan dan Teguran

Modul ini berfungsi sebagai :

  1. Mengelola data mutasi karyawan
  2. Mengelola data kenaikan golongan karyawan
  3. Mengelola data teguran karyawan

  1. Sistem Pengendalian Mutu Apotek (SPMA)

Permasalahan yang sering terjadi adalah tidak efektif kegiatan pengendalian mutu karena keterlambatan dalam proses pelaporan dan evaluasi semua pengelolaan sistem di atas karena data-datanya tidak terdokumentasi secara baik dan datanya tidak terintegrasi dari setiap prosedur-prosedur standar yang ada. Jalan keluar dari masalah di atas adalah dengan membuat SI/TI yaitu Sistem Pengendalian Mutu Apotek (SPMA) yang berfungsi untuk memberikan kemudahan dalam proses pengelolaan sistem yang lama dan juga dapat memberikan pelaporan hasil evaluasi yang cepat untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan.

4.3.2 Membuat Strategi SI/TI

Dari hasil analisis terhadap kebutuhan SI/TI, Apotek Al Ma’soem masih belum memiliki SI/TI sehingga perlu pengembangan secara menyeluruh terhadap kebutuhan SI/TI yang diselaraskan dengan proses bisnisnya, diantaranya :

  1. Sistem Informasi Apotek Al Ma’soem berbasis Website dan Network Mobile

Dalam menjalankan proses bisnis dan layanannya, Apotek Al Ma’soem belum memiliki akses informasi yang bisa dihasilkan setiap saat. Hal ini dikarenakan belum adanya infrastruktur jaringan untuk mengintegrasikan data dari berbagai kegiatan proses bisnis, sehingga kegiatan tersebut tidak efektif dan efisien. Untuk itu diperlukan sebuah sistem informasi terintegrasi yang dapat menyajikan informasi  secara cepat dan akurat, yang terdiri dari beberapa kebutuhan informasi seperti : Profile Apotek Al Ma’some, Pemesanan Obat kepada PPO, Penjualan Obat, dan Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO).

  1. Sistem Informasi Pengelolaan SDM

        Sistem Informasi SDM digunakan untuk mendukung proses pengelolaan informasi SDM yang efektif dan efisien seperti sistem aplikasi penggajian karyawan, pengelolaan Bonus, pengelolaan absensi karyawan, mutasi, kenaikan golongan dan teguran.

  1. Sistem Pengendalian Mutu Apotek (SPMA)

        Program Aplikasi ini digunakan untuk memberikan kemudahan kepada pengelola Apotek dalam melakukan kendali standar mutu, evaluasi, pendokumentasian data, pengembangan pelayanan, menghindari terulangnya kesalahan dan pengelolaan kemitraan serta hubungan masyarakat. Dengan adanya system ini diharapkan informasi yang dibutuhkan mengenai nilai-nilai mutu Apotek bisa dihasilkan setiap saat secara teapat dan akurat.

4.4  Tahap-4 : Menentukan Strategi SI/TI

4.4.1 Infrastruktur TI

Dalam upaya mendukung strategi bisnis yang akan dijalankan oleh Apotek Al Ma’soem pada masa yang akan datang, maka perlu dibangun infrastruktur Teknologi Informasi (TI) di antaranya :

  1. Merancang infrastruktur berbasis website dan Network Mobile untuk sistem informasi Apotek sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini dan masa yang akan datang, guna menunjang efektifitas proses bisnis sesuai dengan kebutuhan SI/TI pada masa yang akan datang.
  2. Merancang infrastruktur Wifi dan visualisasi layanan Apotek berbasis Multimedia di ruang tunggu lingkungan Apotek Al Ma’soem, untuk layanan informasi dan akses internet dalam upaya meningkatkan layanan terhadap pelanggan dan meningkatkan keunggulan kompetitif.

4.4.2 Aplikasi SI/TI

Strategi bisnis SI/TI yang diusulkan untuk Apotek Al Ma’soem adalah sebagai berikut:

  1. Membangun Sistem Informasi Apotek yang berbasis website dan Network Mobile melalui www.apotekalmasoem.com.
  2. Pengembangan sistem informasi Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO).
  3. Membuat sistem informasi pengeloaan SDM,
  4. Peningkatan kualitas Apotek dengan membangun Sistem Pengendalian Mutu Apotek (SPMA).
  5. Peningkatan layanan kepada konsumen dan pelanggan dengan membangun visualisasi layanan Apotek berbasis multimedia.

4.4.3 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi manajemen SI/TI pada masa yang akan datang harus segera ditangani dengan penyediaan SDM yang memiliki kompetensi di bidangnya. Dalam hal ini perlu adanya penambahan bagian yang menangani pengelolaan SDM dan penanganan IT, dipegang oleh Manajer SDM dan Divisi SI/TI yang dibantu oleh dua orang staf. Usulan struktur organisasi yang baru dapat dilihat pada gambar 4.4.

4.4.4        Portofolio Aplikasi SI/TI mendatang

Aplikasi portofolio, perencanaan strategis SI/TI dan strategis bisnis Apotek Al Ma’soem untuk 4 (empat) tahun mendatang dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel 4.9 Aplikasi Portofolio SI/TI Apotek Al Ma’soem

STRATEGIS

HIGH POTENTIAL

Profile Apotek Al Ma’soem berbasis website dan Network Mobile.

Aplikasi Sistem Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM)

Pengembangan Aplikasi menjadi terintegrasi berbasis website dan Network Mobile :

  1. Pengembangan Aplikasi pemesanan dan penjualan obat
  2. Pengembangan Aplikasi Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO)
  1. Aplikasi Sistem Pengendalian Mutu Apotek (SPMA)
  2. Visualisasi informasi layanan Apotek berbasis Multimedia.

KEY OPERATIONAL

SUPPORT

4.5  Tahap-5 : Rencana Implementasi

Tahap yang kelima yang merupakan tahap akhir bertujuan untuk membuat rencana dan jadwal kerja implementasi solusi strategis SI/TI. Rencana dan jadwal kerja implementasi strategis SI/TI dapat dilihat pada tabel 4.10.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                

Gambar 4.3 Usulan Struktur Organisasi Apotek Al Ma’soem

Catatan :

        Pengembangan divisi atau bagian yang diusulkan


Tabel 4.10  Rencana dan jadwal kerja implementasi strategis SI/TI

No

Rencana Kegiatan

Jadwal Kerja (Tahun)

2014

2015

2016

2017

2018

Bln ke 6-12

Bln ke 1-6

Bln ke 6-12

Bln ke 1-6

Bln ke 6-12

Bln ke 1-6

Bln ke 6-12

Bln ke 1-6

1

Membangun Profile Apotek Al Ma’soem berbasis website dan Network Mobile.

2

Pengembangan Aplikasi menjadi terintegrasi berbasis website dan Network Mobile :

  1. Pengembangan Aplikasi pemesanan dan penjualan obat
  2. Pengembangan Aplikasi Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO)

3

Sistem Informasi Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM).

5

Visualisasi informasi layanan Apotek berbasis Multimedia.

6

Sistem Pengendalian Mutu Apotek (SPMA)


V.  Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari analisis yang telah dilakukan penulis pada strategis bisnis Apotek Al Ma’soem serta perumusan strategi SI/TI untuk meningkatkan efektivitas proses bisnis dan layanan Apotek, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

  1. Penerapan strategi sistem informasi dapat mendukung strategi bisnis Apotek Al Ma’soem, sehingga dapat menciptakan keunggulan kompetitif Apotek dalam menghadapi tantangan persaingan baik di masa sekarang maupun di masa yang akan datang.
  2. Dengan penggunaan sistem informasi yang terintegrasi berbasis website dan Netwok Mobile, serta sistem informasi pengelolaan SDM dapat meningkatkan efektivitas proses bisnis dan layanan Apotek sehingga menciptakan keunggulan kompetitif Apotek Al Ma’soem dalam menghadapi tantangan perkembangan SI/TI dan para kompetitornya di masa yang akan datang.
  3. Dalam perencanaan strategis sistem informasi Apotek Al Ma’soem yang telah dilakukan teridentifikasi adanya kebutuhan sistem informasi yang meliputi :
  1. Aplikasi strategis, yaitu Profile Apotek Al Ma’soem berbasis website dan Network Mobile.
  2. Aplikasi operasional utama, diantaranya :
  1. Pengembangan Aplikasi Pengadaan dan Pengendalian Obat (PPO)
  2. Pengembangan Aplikasi pemesanan dan penjualan obat
  1. Aplikasi pendukung yaitu Sistem Informasi Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM)
  2. Aplikasi potensi tinggi, diantaranya :
  1. Sistem Pengendalian Mutu Apotek (SPMA)
  2. Visualisasi informasi layanan Apotek berbasis Multimedia.

        Dalam kebutuhan sistem informasi ini akan diimplementasikan dalam kurun waktu selama 5 tahun.

DAFTAR PUSTAKA

Galliers, R.D., Leidner, D.E., Strategic Information Managemen, Elsivier Butterworth-Heineman, Burlington, 2003.

Gregory, Anne., Perencanaan dan Manajemen Kampanye Public dan Relations, Erlangga, Jakarta, 2004.

Grembergen, Van. W., Saull, R., and De Haes, S. Linking the IT Balanced Scorecard to the Business Objectives at a Major Canadian Financial Group. Journal of Information Technology Cases and Application, Vol. 5, No. 1. 2003.

Hartono, Jogianto., Pengenalan Komputer: Dasar ILmu Komputer, Pemrograman, Sistem Informasi dan Intekegensi Buatan. Andi, Yogyakarta, 1999.

Lestari, Rosa Fardani & Rizki Elisa Nalawati, Perencanaan Strategis Sistem Informasi Berbasis Zachman Framework pada Disnakertrans Provinsi Jawa Barat, Institut Teknologi Telkom, Bandung, 2013.

Rangkuti, F.,  Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis, Gramedia, Jakarta, 1997.

Sujono., Perencanaan Strategik Sistem Informasi Studi Kasus STMIK ATMA Luhur Pangkalpinang, 2009.

Turban, McLean, Wetherbe,  Information Technology for Management, 2nd Edition, John Wiley & Sons, New York, 1999.

Ward, J., Peppard, J., Strategic Planning For Information Systems, John Wiley & Son, West Sussex, 2003.

Jurnal Teknologi dan Sains Al Ma’soem Vol 01/Nov/2014